1. INNKJØP...2 2. OPPSETT... 2 2.1. VALUTA... 2 2.1.1. Oppdater (legg til) en kurs...3 2.2. LEVERANDØRER... 3 2.2.1. Opprette en leverandør...4 2.3. BUDSJETTER...7 2.3.1. Opprette budsjett...8 2.3.2. Budsjetthierarki... 9 2.3.3. Overføring mellom budsjetter...10 2.4. OPPRETT EN POST MED HENBLIKK PÅ INNKJØP...11 2.4.1. Hurtigkatalogisering i innkjøpsklienten... 11 3. OPPRETT EN ORDRE...11 3.1. ORDRETYPER...12 3.1.1. Monografi... 12 3.1.2. Tidsskrift og Stående ordre...13 3.1.3. Legg til og Kopier...13 3.2. SEND ORDRE...14 3.3. SKRIV UT / AVBEST....14 3.4. SLETT ORDRE...14 4. GJENFINNING...15 4.1. DIREKTE SØK...15 4.2. OPPSLAG I ORDREREGISTER...15 4.3. SØKING I SØKEMODULEN... 16 5. MOTTAK... 17 5.1. FAKTURERING AV ÉN ENKELT ORDRE... 17 5.2. MOTTA ÉN ENKELT ORDRE...18 5.3. FELLESFAKTURA...18 5.3.1. Knytt ordre til fellesfaktura via Enkeltfaktura...20 5.4. RESERVERT MATERIALE...20 6. PURRING...20 6.1.1. Manuell purring...21 7. AVBESTILLING... 21 8. OPPRETTE ET NYTT BUDSJETTÅR... 22 8.1. NYTT BUDSJETTÅR...22 8.2. OVERFØRE DISPONERINGER... 23 8.3. OVERFØR RESTSALDO...24 9. STATUSKODER... 25 10. SYSTEMADMINISTRASJON...25 10.1. UTSKRIFTSJOBBER... 25 10.1.1. Send ordreliste til leverandør... 25 10.1.2. Purring...26 10.2. BUDSJETTILGANG... 26 Januar 2006 Innkjøp Side 1 av 27
1. Innkjøp I Innkjøpsmodulen foregår styringen av hele innkjøpsprosessen. Oppretting av ordre Utskrift av ordre og purringer Mottak av materiale Fakturering Modulen gir i tillegg mulighet til å administrere valuta, leverandører og budsjetter. Innkjøpsklienten håndterer ordre på alle typer av materiale. Også ordre på tidsskriftsabonnementer ivaretas av innkjøpsklienten, mens selve styringen av de enkelte heftene foregår i tidsskriftsklienten. 2. Oppsett 2.1. Valuta For i det hele tatt å kunne opprette en ordre og sende den til en leverandør kreves valutakurser. En ordre må ha en pris (angitt i en valuta). I tillegg må man ved registrering av en leverandør beskrive hvilken valuta man vil handle med vedkommende i. Valuta ligger under fanekortet Administrasjon i Navigasjonsruten: Her registreres og vedlikeholdes valutaer, d.v.s. valutakoder og kurser. Legg til kurs brukes for å oppdatere kursen på en eksisterende valuta. Tidligere kurser lagres Slett kurs sletter den aktuelle og henter den forrige kursen Legg til valuta brukes hvis man skal registrere en ny valuta. Legg først til valutakoden, som dermed lagres i listen. Marker den og legg til valuta Slett valuta sletter den gjeldende valutaen. Listen vises pr. gitt dato - som standard dagens dato. Hvis man overskriver datoen med en tidligere dato og trykker Søk kan man se valutakursene pr. denne dato. Januar 2006 Innkjøp Side 2 av 27
2.1.1. Oppdater (legg til) en kurs Marker den valutaen hvor kursen skal oppdateres og trykk Legg til kurs. Dermed åpnes nederste rute med fanekortet Kurs. Skriv kursen (= prisen for 1 enhet) og rett eventuelt opp datoen. 2.2. Leverandører En ordre skal sendes til en leverandør, og leverandøren skal være registrert i leverandørregisteret. Dette registeret vedlikeholdes under fanekortet Administrasjon i Navigasjonsruten. Øverste rute viser listen over leverandører. Til venstre for listen de søke- og avgrensningsmulighetene du kan ta i bruk for å få vist den delen som angår ditt arbeidsområde. Januar 2006 Innkjøp Side 3 av 27
1. Velg søkemetode 2. Skriv inn søkeord (automatisk trunkering, ved søk på stikkord automatisk høyre- og venstretrunkering) 3. Søk og listen avgrenses I tillegg til søking kan man avgrense på leverandørens status (satt opp i registeret): Alle Ikke aktiv Aktiv Etc. Man kan avgrense på filial. Dermed fanges de leverandørene opp som er knyttet til denne filialen, og de leverandørene som IKKE har en filialtilknytning. Dessuten kan man avgrense på valuta. Nullstill blanker ut avgrensningsfeltene. 2.2.1. Opprette en leverandør Aktiver knappen Legg til (eller Kopier) til høyre for leverandørregistret for å opprette en ny leverandør. Da får du en registreringsrute nederst. Det er mulig å fylle ut følgende felter over 4 fanekort: Fanekort 1 Felt Innhold Obligatorisk Leverandørkode Maks. 20 tegn, ingen blanke Ja Leverandør-EDI Leverandørens EDI-kode. Inntil 35 tegn Hvis EDI: Ja EDI-type Velg fra listen Hvis EDI: Ja Ekstra kode Maks. 20 tegn, ingen blanke Nei Leverandørnavn Maks. 80 tegn. Fremgår av leverandørregistret Ja Status Velg evt. fra liste (NA = ingen bestilling) Nei Språk Språket på brev til leverandøren Ja Land Orienterende note, søkbar Nei Materialtype Orienterende note, søkbar Nei Note Orienterende note, søkbar Nei Januar 2006 Innkjøp Side 4 av 27
Fanekort 2 Felt Innhold Obligatorisk Konto (monogr.) Bibliotekets kontonr. for monografier. Kun til Nei informasjon Konto (periodika) Bibliotekets kontonr. for tidsskrifter (og andre Nei periodika). Kun til informasjon Leverandørkonto Leverandørens kontonr. Kun til informasjon Nei Valuta 1/2/3/4 Velg fra liste. Valuta 1 foreslås i ordre Ja (Valuta 1) Rabatt/ekstra - hvis biblioteket alltid får rabatt Nei + hvis biblioteket alltid skal betale ekstra Prosent Hvor mange prosent biblioteket får i rabatt eller Nei betaler ekstra Ordreforsendelse Velg fra liste Ja Brev- / listeformat Biblioteket kan bruke flere formater på brev Ja (ordre, purringer). Velg fra liste Brev / liste sendes som Velg forsendelsesform Ja Fanekort 3 Felt Innhold Obligatorisk Kontaktperson 1 / Skriv eventuelt inn. Kun til informasjon, søkbar Nei 2 / 3 / 4 / 5 Lev.måte 1 / 2 / 3 Leverandørens leveringsmåte. Velg fra liste Ja (nr.1) (mono.) Leveringsfrist 1 / 2 Antall dager fra sendt ordre til forventet mottak Ja (nr. 1) / 3 Lev.måte 4 / 5 Leverandørens leveringsmåte. Velg evt. fra Nei (period.) listen (alternativt brukes lev.måte 1) Leveringsfrist 4 / 5 Antall dager fra sendt ordre til forventet mottak (alternativt brukes frist 1) Nei Når leverandøren er opprettet, kan man begrense bruken av denne til bestemte filialer. Dette gjøres på fanekort 4, hvor man markerer de tillatte filialene. Avslutt med å registrere leverandørens adresse(r). Aktiver knappen Adresse til høyre for leverandørregistret. Januar 2006 Innkjøp Side 5 av 27
2.2.1.1.Leverandøradresse Hvis alle adressene er identiske, kan du klare deg med å registrere ordreadressen på fanekort 1. Det gjelder imidlertid ikke EDI på fanekort 5. Her gjelder følgende: Adresselinje 1: IP-adressen eller dens alias Adresselinje 2: Brukernavn Adresselinje 3: Passord Januar 2006 Innkjøp Side 6 av 27
2.3. Budsjetter Hvis biblioteket har valgt å bruke budsjetter, må disse finnes frem. Budsjetter finner du under fanekortet Administrasjon i Navigasjonsruten. Øverste rute til høyre viser listen over budsjetter. Til venstre for listen vises de søke- og avgrensningsmulighetene du kan ta i bruk for å få vist de budsjettene som vedrører ditt arbeidsområde. 1. Velg søkemetode 2. Skriv inn søkeord (automatisk trunkering) Stikkord: søk på navn, eksternt budsjett samt avdeling 3. Søk og listen avgrenses Januar 2006 Innkjøp Side 7 av 27
Man kan avgrense på filial. Dermed vises de budsjettene som er knyttet til denne filialen, og de budsjettene som IKKE har noen filialtilknytning. I tillegg til søking kan man avgrense på status (satt i registeret): Aktiv Passiv Nullstill blanker ut all avgrensning. Hvis det er en hake i feltet Kun mine budsjetter, avgrenses det slik at systemet kun viser de budsjettene som den aktuelle brukeren har tillatelse til å disponere, dvs. tildele, overføre til/fra, disponere og /eller forbruke. 2.3.1. Opprette budsjett Aktiver knappen Legg til (eller Kopier) til venstre for budsjettregisteret for å opprette et nytt budsjett. Dette åpner for registrering i nederste rute. Det er mulig å fylle ut følgende felter over 5 fanekort: Fanekort 1 Felt Innhold Obligatorisk Avdeling Velg fra listen. Til informasjon, søkbart Nei Eksternt budsjett Til informasjon, søkbart Nei Budsjettkode Maks. 50 tegn. Unngå blank. Suffiks bør være Ja ÅÅÅÅ av hensyn til videreføring og overføring av budsjett til etterfølgende år, f.eks. 2005 Overordnet Velg fra registeret. Budsjetter kan på denne Nei budsjett måten inngå i hierarkier Bruk overordnet Sett hake her, hvis overordnet budsjett skal Nei budsjett brukes til fakturarapporter Budsjettype Velg fra listen Nei Navn Budsjettets navn, søkbart Anbefales Fra / Til Budsjettårets start- og sluttdato Ja Budsjettgruppe (5) Velg fra liste eller skriv inn Nei Budsjettstatus Velg fra liste Ja Note (4) Til informasjon Nei Fanekort 2 Felt Innhold Obligatorisk Materialtyper Marker (kun til informasjon) Ja Uttrykt i prosent Sett markering hvis Maks. over/under disponert Ja og forbruk er uttrykt i prosent. Hvis det ikke er noen markering, er de uttrykt i kroner og ører Begrens til Sett markering hvis Maks. over/under disponert Ja og forbruk KUN gjelder underdisponering og -forbruk. Uten markering er både over- og underdisponering og forbruk tillatt Årlig budsjett Sett markering hvis budsjettet skal kunne fremskrives Ja Trykk på Lagre, og budsjettet legges til i registeret. Januar 2006 Innkjøp Side 8 av 27
Deretter må det tildeles et beløp til budsjettet. Aktiver fanekort 4 og trykk Tildel. Dermed kommer det opp en dialog: Velg type bevilgning (grunnbeløp eller ekstra beløp) og skriv inn beløpet i feltet Sum. Hvis du ikke velger valuta, brukes den valutaen som er satt som standard (NOK). Hvis budsjettet skal begrenses til bestemte filialer, skal du aktivere fanekort 5. Marker de tillatte filialene. Fanekort 3 viser den til enhver tid gjeldende saldoen. Denne kan skrives ut. 2.3.2. Budsjetthierarki Budsjettene kan ordnes i et hierarki, slik at du kan lage oversikter på øverste nivå. Sett det overordnede nivået, som skal være opprettet på forhånd, i feltet Overordnet budsjett. Sett en hake ut for feltet Bruk overordnet budsjett i rapporter, hvis budsjettet skal inngå i budsjettoversikter og fakturarapporter. Et budsjett kan både ha et overordnet budsjett og selv være overordnet budsjett til et annet. På denne måten kan man operere med flere nivåer i hierarkiet. Januar 2006 Innkjøp Side 9 av 27
2.3.3. Overføring mellom budsjetter Hvis det skal overføres et beløp fra ett budsjett til et annet, må du aktivere Overfør budsjett i Navigasjonsruten. Søk frem de to budsjettene det gjelder ved trykk på. Noter beløpet i feltet mellom de to budsjettene. Overfør beløpet ved trykk på en av pil-knappene. Du kan knytte en note til overføringen nederst i ruten. Overføringen oppdateres med én gang i ruten. Den fremgår også av begge budsjettenes transaksjonsliste. Januar 2006 Innkjøp Side 10 av 27
2.4. Opprett en post med henblikk på innkjøp Før du kan lage en ordre, må det opprettes en bibliografisk post i den bibliografiske basen. Posten kan opprettes i katalogmodulen og overføres til innkjøpsmodulen, eller den kan hurtigkatalogiseres i innkjøpsmodulen (innkjøpsklienten). 2.4.1. Hurtigkatalogisering i innkjøpsklienten Aktiver Ordre / Katalogiser post for å hurtigkatalogisere. Velg den bibliografiske basen posten skal lagres i. Da kommer det opp en dialog med de feltene som er definert av biblioteket. Fyll ut så mange data som mulig og trykk OK. Dialogen lukkes, posten lagres, og du kommer automatisk til ordrefunksjonen. 3. Opprett en ordre Etter en hurtigkatalogisering eller overføring av en post fra katalogmodulen kommer man automatisk til ordrefunksjonen. Skift til høyre del av skjermen (Ctrl+2) og aktiver Legg til (Alt+T). Velg én av ordretypene: Monografier Tidsskrifter Stående ordre Nederste rute blir aktivert og er klar til å skrive inn i. En ordre skal knyttes til en filial. Skal du bestille til flere filialer, må du opprette flere ordre. Når du har registrert opplysningene, avsluttes ordreopprettelsen med klikk på Lagre. Januar 2006 Innkjøp Side 11 av 27
3.1. Ordretyper 3.1.1. Monografi Felt Innhold Obligatorisk Fanekort 2 Ordre Ordrenummer Genereres automatisk, kan overskrives Ja Ordrestatus Standard er NEW. Velg evt. en annen Ja Ordrenummer 2 / 3 Ekstra ordrenumre kan skrives inn Nei Ordrens ISBN Hentes fra første forekomst av 021$a, hvis feltet Nei er utfylt Ordregruppe Velg fra liste Nei Materialtype Velg fra liste Ja Filial Velg fra liste Ja Innkjøpsmetode Velg fra liste Ja Bestilt av Velg fra lånerregister Nei Handling Velg fra nedtrekk (Send e-post -> bestiller får Nei beskjed ved mottak) 1 Godkjenner-ID Velg fra lånerregister Nei Bibliotekets note Kan vises ved mottak (oppsett) Nei Fanekort 3 Leverandør Leverandørkode Hent fra leverandørregister Ja Leverandør ref.nr. Nei Leverandørnote Kan skrives ut på ordrene Nei Kontaktperson Velg evt. fra liste Nei Ordreforsendelse Hentes sammen med leverandørregistreringen Ja Brevtype Hentes sammen med leverandørregistreringen Ja Lev.måte Hentes sammen med leverandørregistreringen Ja Forsendelsesmåte Hentes sammen med leverandørregistreringen Ja Haster Hvis feltet er markert med en hake, vil man bli Nei varslet ved mottak i henhold til oppsettet i klienten Forventet mottatt = dagens dato + leverandørens leveringsfrist. - Fylles ut ved lagring av ordren Fanekort 4 Antall og pris Antall eksemplarer Ja Pris pr. stk. Ja Pris i alt Regnes ut Ja Note om antall Nei Opprett eksemplar Fjern evt. markering Nei Avdeling Velg fra liste Nei Prisfelter Hentes fra leverandørregisteret og regnes ut - Disponert budsjett Velg fra budsjettregister Evt. 1 Skal den låneren som bestiller materialet både ha en reservering og beskjed ved mottak, må du på fanekort 2 / Handling angi Lag reserv. Når ordren er opprettet og sendt, rettes handlingen til Send e-post. Januar 2006 Innkjøp Side 12 av 27
3.1.2. Tidsskrift og Stående ordre Felt Innhold Obligatorisk Fanekort 2 Ordre Ordrenummer Genereres automatisk, kan overskrives Ja Ordrestatus Standard er NEW. Velg evt. en annen Ja Ordrenummer 2 / 3 Ekstra ordrenumre kan skrives inn Nei Ordrens ISBN Hentes fra 021$a Nei Ordregruppe Velg fra liste Nei Materialtype Velg fra liste Ja Filial Velg fra liste Ja Innkjøpsmetode Velg fra liste Ja Bestilt av Velg fra lånerregister Nei Handling Velg fra nedtrekk (Send e-post -> bestiller får Nei beskjed ved mottak) Godkjenner-ID Velg fra lånerregister Nei Bibliotekets note Kan vises ved mottak (oppsett) Nei Fanekort 3 Leverandør Leverandørkode Hent fra leverandørregister Ja Leverandør ref.nr. Nei Leverandørnote Kan skrives på ordrene Nei Kontaktperson Velg evt. fra liste Nei Øvrige felter hentes fra leverandørregistreringen - Abonnement fra og Ja til Budsjettsyklus Antall år for fornyelse av abonnementet (normalt 1 år) Ja, hvis budsjetter Fornyelsesdato Av hensyn til disponering av budsjett Ja Fanekort 4 Antall og pris Antall eksemplarer Ja Pris pr. stk. Ja Pris i alt Regnes ut Ja Note om antall Nei Prisfelter Hentes fra leverandørregisteret og regnes ut - Disponert budsjett Velg fra budsjettregister Evt. 3.1.3. Legg til og Kopier Skal man opprette flere ordrer (f.eks. til andre filialer), kan man markere en eksisterende ordre på samme post og trykke Kopier. Dermed opprettes en ny ordre, hvor dataene er kopiert fra den eksisterende. Rett opp og lagre ordren. Januar 2006 Innkjøp Side 13 av 27
3.2. Send ordre Når ordren er lagt til, kommer den frem på listen i øverste rute. Trykk på Send for å sende ordren. Hvis leverandøren får tilsendt brev eller e-poster enkeltvis, skifter ordrens status til SV (sent to vendor). Får leverandøren tilsendt en liste, som skal skrives ut med en utskriftsjobb, får ordren i første omgang status RSV (ready to send to vendor). Statusen endres til SV, når utskriftsjobben er utført. Oversikten viser som standard: Ordrenummer: hver ordre har sitt unike nummer Leverandørkoden Filial Status for ordren (se avsnitt 9 for statuskoder) Fakturastatus (se avsnitt 9 for statuskoder) Mottaksstatus (se avsnitt 9 for statuskoder) Ordretype Budsjett Lokal pris, dvs. pris i norske kroner Pris omregnet i Euro 3.3. Skriv ut / Avbest. Marker en ordre i listen og aktiver knappen Skriv ut/avbest. Da får du opp en liten dialog hvor du skal velge: Skriv ut bare informasjon om posten (til internt bruk) Skriv ut avbestilling til leverandør (ordrens status endres til LC library cancelled biblioteket har avbestilt) Send ordre til leverandør (identisk funksjon som ved knappen Send) 3.4. Slett ordre Skal en ordre slettes, må det skje fra ordrelisten. Trykk Slett og bekreft at du vil slette. Hvis det er opprettet eksemplarer ved dannelsen av ordren, må man bekrefte at disse skal slettes. Januar 2006 Innkjøp Side 14 av 27
4. Gjenfinning Gjenfinning av en ordre kan gjøres ved hjelp av direkte søk, oppslag i ordreregistrene eller søkemodulen. 4.1. Direkte søk Man må søke frem ordre for å registrere mottak mm. Man kan foreta direkte oppslag ved hjelp av funksjonen i øverste verktøylinje. Her kan man gjøre oppslag på ISBN, tittel, ordre- eller systemnummer. Resulterer oppslaget i flere enn 1 treff, vil man få vist postene i søkemodulens korte oversikt. Herfra kan man velge en tittel i fullt format, før den overføres til innkjøp. Manglende treff resulterer i forslag om oppslag i ordreregisteret: 4.2. Oppslag i ordreregister Bruker du oppslag i ordreregister, aktiveres et avgresningsfilter som foretar oppslaget. Oppslaget aktiveres ved trykk på F7 eller ved å velge dette fanekortet i navigasjonsruten: Da vises ordreregisteret i høyre del, hvor øverste rute viser det filteret som ble brukt sist, og midterste del en liste over de ordrene som passer på kriteriene. Nederste del viser mer informasjon om den markerte ordren. Du kan endre på de foreslåtte kriteriene i ordreregisteret for å gjøre et oppslag som passer til den aktuelle situasjonen. Velg endrede kriterier og trykk Lagre filter. Som standard er følgende registre tilgjengelige: Bibliografiske data: Tittel; Forfatter; ISBN Administrative data: Ordrenummer; Leverandørkode; Leverandørens ekstra kode; Budsjett; Faktura (leverandørkode + fakturanummer); Faktura (fakturanummer + leverandørkode); Leverandørens referanse Januar 2006 Innkjøp Side 15 av 27
Det gjøres oppslag på kriteriet på begynnelsen av oppslagstermen i det valgte registeret. Setter du hake i boksen for Eksakt treff, skal hele kriteriet stemme. Marker en ordre i listen og trykk Velg. Dette sender deg over til ordreoversikten, hvor den valgte ordren vises. 4.3. Søking i søkemodulen Man kan også foreta søk på bibliografiske data. Det skjer fra søkemodulen i innkjøpsklienten. Søkemodulen aktiveres med trykk på F9 eller klikk på fanekortet i navigasjonsruten: Søk frem eksemplaret i søkemodulen og få det vist i fullt format. Herfra kan du overføre til innkjøp ved klikk på knappen Innkjøp. Du kan også overføre en ordre fra en annen modul eller en annen klient ved hjelp av funksjonen Oversikt i Navigasjonsruten. Fra katalogiseringsklienten er det dessuten en direkte snarvei (Ctrl+B). Januar 2006 Innkjøp Side 16 av 27
5. Mottak Du kan registrere et eksemplar som mottatt på flere måter: Direkte på ordren: her kan du registrere mottak og/eller faktura. Du kan motta en ordre uten å registrere faktura, hvis denne f.eks. registreres i et annet ledd eller kommer senere Ved registrering av en fellesfaktura skal du tilknytte de enkelte ordrene. Også her kan du registrere mottak i tillegg til fakturadata 5.1. Fakturering av én enkelt ordre Hvis du mottar en faktura som gjelder for én ordre kan du registrere fakturaen direkte på ordren. Du kan også registrere mottak og fakturering som ved fellesfaktura. Dette er beskrevet i avsnitt 5.3. Søk frem det mottatte eksemplaret, og aktiver Faktura i navigasjonsruten. Aktiver Legg til i høyre rute, og du får opp en dialog hvor du skal skrive inn fakturanummeret. Når du har gjort det, blir ruten nederst aktiv. Fyll som minimum ut nettobeløp og fakturadato. Fjern markeringen ved Komplet faktura, hvis ikke alle eksemplarer er mottatt og rett opp antallet. Avslutt med klikk på Lagre. Der foretas en kontroll på om en eventuell prisstigning faller innenfor den tillatte prosentvise grensen som er registrert på budsjettet. Det kommer opp en dialog hvor du skal ta stilling til om eksemplarene skal registreres som mottatt. Svarer du ja, endres eksemplarenes prosesstatuskode i henhold til oppsettet. Januar 2006 Innkjøp Side 17 av 27
5.2. Motta én enkelt ordre Man kan registrere en ordre som mottatt uten å registrere fakturaen, f.eks. dersom fakturaen kommer senere. Søk frem ordren og aktiver funksjonen Mottak i navigasjonsruten eventuelt via Ctrl+Alt+A. Trykk Legg til i Mottak-ruten, og ruten nederst blir aktiv. Hvis det er registrert en note i ordren (i feltet Bibliotekets note), kommer innholdet i noten opp. Som standard foreslås mottatt det antallet eksemplarer som er bestilt, samt at mottaket er komplett. Rett antallet hvis du ikke mottar alle bestilte eksemplarer, og fjern haken i Komplett mottak. Du kan skrive inn dato for når det er sendt, men det er ikke obligatorisk. Klikk på Lagre. Eksemplaret endrer prosesstatus i henhold til oppsettet. Hvis det var satt opp en handling i ordren, f.eks. send e-post, gjennomføres den ved registrering av mottaket. OBS! Ordrens status endres ikke fra SV (sendt) til CLS (lukket), før fakturaen er registrert. 5.3. Fellesfaktura En fellesfaktura registreres med utgangspunkt i en leverandør og et fakturanummer. Skriv inn leverandørkode i første felt og fakturanummer neste felt i verktøylinjen øverst. Kjenner du ikke leverandørkoden, kan du slå opp i leverandørregistret ved å klikke på oppslagsknappen til høyre for feltet. Hvis fellesfakturaen finnes fra før, vil ruten til høyre bli utfylt med fakturaens data. Finnes den ikke, må du bekrefte opprettelsen av en ny, evt. ved trykk på <enter>. Januar 2006 Innkjøp Side 18 av 27
Fyll som minimum ut nettobeløp og fakturadato i registreringsruten. Klikk på Lagre. Hvis du oppdager at fakturanummeret ikke er korrekt, kan du endre det ved trykk på Rett fakturanr. Det kommer opp en dialog, hvor du skal skrive inn det riktige nummeret. På fanekort 1 kan du skrive inn følgende kun nettobeløp og fakturadato er obligatoriske: Felt Innhold Obligatorisk Nettobeløp Nettobeløp oppført på fakturaen Ja Frakt Fraktgebyr (del av totalprisen) Ekspedisjonsgebyr Ekspedisjonsgebyr (del av totalprisen) Forsikring Forsikring (del av totalprisen) Rabatt Rabatt (beløp) som trekkes fra nettobeløpet Total Totalprisen (regnes automatisk ut) Lokal pris Prisen omregnet til NOK Refererer til faktura Til informasjon Type Til informasjon. Velg eventuelt annen type Status Til informasjon. Velg eventuelt annen status Valuta Leverandørens valuta foreslås. Velg eventuelt en annen hvis leverandøren bruker flere Kurs Den aktuelle kursen på valutaen Debet / Kredit Debet er som standard merket av Fakturadato Overskriv eller velg fra kalenderen Ja Mottatt dato Dagens dato foreslås, overskriv eventuelt Sendt dato Fylles ut med fakturadatoen, med mindre du skriver inn en dato mva.-mottaker Velg fra liste, ikke del av standard mva. prosent Prosent av totalprisen. Kan fylles ut hvis det ikke er noen hake i mva. pr. ordre mva. beløp Fyll ut. Beløpet regnes automatisk ut hvis mva. prosent er utfylt mva. pr. ordre Sett hake her hvis det skal registreres særskilt mva. pr. ordre Note Til informasjon Avslutt med klikk på Lagre. Du kan beregne beløp underveis ved trykk på Beregn. Dette lagrer ikke posten. Januar 2006 Innkjøp Side 19 av 27
5.3.1. Knytt ordre til fellesfaktura via Enkeltfaktura Nå må de respektive ordrene tilknyttes i form av enkelte fakturaer. Aktiver punktet Enkeltfaktura i Navigasjonsruten eller trykk Ctrl+Alt+E. Klikk på Legg til, og få opp en dialog hvor du må velge ordren. Du kan foreta oppslag på bl.a. ordrenummer og leverandørkode. Gir oppslaget ikke bare ett treff, må du velge fra ordreregisteret. Du får en advarsel hvis du skriver inn en ordre som ikke er knyttet til fakturaens leverandør. Når du har valgt en ordre fylles registreringsruten med ordrens data: Fyll ut ruten nederst med minimum nettobeløp. Fjern markeringen ved Komplett faktura hvis ikke alle eksemplarer er mottatt, og rett antallet. Avslutt med klikk på Lagre. Der foretas en kontroll på om en eventuell prisstigning faller innenfor den tillatte prosentvise grensen som er registrert på budsjettet. Du må ta stilling til om eksemplarene skal registreres som mottatt. Svarer du ja, endres eksemplarenes prosesstatuskode i henhold til oppsettet. Gjenta prosessen til alle enkeltordre er tilknyttet fakturaen. 5.4. Reservert materiale 6. Purring Purring kan gjøres manuelt, eller settes opp til å kjøres automatisk. Automatisk purring skjer med utgangspunkt i forventet mottaksdato. Man kan generere purringer via automatiske rutiner avhengig av ordretypen M monografi (p_acq_12): purringer kan genereres for en gitt leverandør, filial eller for en ordreenhet. Purringer kan også genereres med utgangspunkt i utdrag av databasen. O stående ordre (p_acq_11): purringer kan genereres for en gitt periode for en filial eller ordreenhet S tidsskrifter (p_acq_19): purringer kan genereres for en gitt leverandør, filial eller for en ordreenhet, samt antall dager siden siste purring. Januar 2006 Innkjøp Side 20 av 27
6.1.1. Manuell purring Man kan purre ordre enkeltvis fra funksjonen Purring i navigasjonsruten. Aktiver denne, f.eks. via Ctrl+Alt+C, da får du en dialog med purreoversikt. Klikk på Legg til for å sette i gang en purring. Fyll ut nederste del av skjermbildet. Hvis du ønsker ytterligere tekst på purringen enn standardteksten, kan du fylle ut feltet Purretekst. Som purredato foreslås dagens dato, men denne kan overskrives. Klikk på Lagre og purringen skrives ut (eller sendes på e-post, hvis leverandøren benytter det). Svarer leverandøren på purringen, må svaret tilknyttes. Finn frem ordren og aktiver Purring. Marker purringen og fyll inn svaret i nederste rute. Fyll ut svardato og selve svaret. Hvis svaret medfører en endring av forventet mottaksdato, må denne oppdateres. 7. Avbestilling En ordre kan avbestilles fra ordreoversikten. Klikk på Skriv ut/avbest. og velg utskriftstype fra dialogen: Ordren får status LC biblioteket har avbestilt. Beløpet nullstilles i budsjettet. Januar 2006 Innkjøp Side 21 av 27
8. Opprette et nytt budsjettår Opprettelse av et nytt budsjettår består av tre trinn: Først opprettes det nye budsjettåret Deretter overføres disponeringer Til slutt overføres restsaldo Alle tre trinn utføres via tjenestemenyen. Aktiver Tjenestemeny / Budsjettstyring og velg jobbene enkeltvis. 8.1. Nytt budsjettår Velg Tjenestemeny / Budsjettstyring / Åpne årlige budsjetter (p_acq_05). Oppgi nytt budsjettår Sett opp en grunnbevilgning med utgangspunkt i forrige års bevilgning Prosentvis stigning i forhold til siste års budsjett. Fyll kun inn hele tall Hvis du ikke setter opp en grunnbevilgning, må den senere settes opp for hvert enkelt budsjett. Januar 2006 Innkjøp Side 22 av 27
8.2. Overføre disponeringer Når budsjettene er opprettet, må du overføre disponeringer fra forrige år til det nye året. Dette må gjøres for henholdsvis monografiordre (p_acq_06_a) og stående ordre/tidsskriftsordre (p_acq_06_b), hvor ordrestatusen er SV. Hver jobb skriver ut en rapport over fornyede dvs. overførte disponeringer. Du kan la være å oppdatere disponeringene for å få skrevet ut en rapport, før du faktisk foretar overføringene. Rapportfil må fylles ut Fyll inn det budsjettåret overføringene gjelder Velg ordretype: Tidsskrifter eller Stående ordre Januar 2006 Innkjøp Side 23 av 27
8.3. Overfør restsaldo Når de utestående disponeringene er overført, kan restbeløpet fra det forrige budsjettåret overføres. Aktiver Tjenestemeny / Budsjettstyring / Overfør restsaldo. Rapportfil må fylles ut CRO carryover Se nedenfor Flytt markeringen til Nei, hvis den negative saldoen ikke skal oveføres Utdatafil (rapportfil) må fylles ut CRO carryover Denne funksjonen overfører udisponerte midler fra forrige år til det nye. Avhengig av valg skjer følgende: Ja: overfører det udisponerte beløpet og lukker det gamle budsjettet, så det får status NA Nei: lukker det gamle budsjettet med status NA Januar 2006 Innkjøp Side 24 av 27
9. Statuskoder En ordre kan benytte følgende statuskoder: Kode Forklaring Kode Forklaring NEW Ny RSV Klar til sending WP Klar til prosess SV Ordre sendt PS Prosessering startet VC Kansellert fra leverandør WB Budsjettbekreftelse mangler LC Avbestilt av bibliotek QSV Forespør før sending REJ Avvist CNB Annulert - intet budsjett RET Returnert DNB L Forsinket - intet budsjett CLS Ordre lukket Mottaksstatus: Kode None Ptl Cmp Forklaring Ikke mottatt Delvis mottatt Mottatt Fakturastatus Kode None Cmp Paid Forklaring Ingen betalinger Mottatt Betalt 10. Systemadministrasjon 10.1. Utskriftsjobber En del jobber kan settes opp til å avvikles automatisk. De kan også avvikles manuelt. 10.1.1.Send ordreliste til leverandør I registreringen av leverandøren fremgår det om ordre skal sendes enkeltvis eller i form av liste. Hvis de skal sendes som liste, skal det skje ved at du velger Tjenestemeny / Ordre og purringer / Send ordreliste til en leverandør. Oppgi leverandørkode (eller slå opp i leverandørregisteret) og eventuelt filial, ordreenhet, innkjøpsmetode og ordregrupper. Du kan også velge å lage en liste uten å sende den, ved å markere Nei ved Oppdater database. Listen skrives ut eller sendes på e-post via Jobbmodulen. Januar 2006 Innkjøp Side 25 av 27
10.1.2.Purring I tillegg til manuell purring finnes det forskjellige muligheter for å samle opp purringer via ulike jobber. De finnes under menypunktet Tjenestemeny / Ordre og purringer / Purrerapport Purrerapport og brev for monografiordre (p_acq_12): Marker om det bare skal genereres rapport til internt bruk eller om det i tillegg skal genereres purrebrev (eller e-post) som sendes til leverandøren Purrerapport og brev for stående ordre (p_acq_11): Genererer en rapport for å sende purringer manuelt Purrerapport og brev for tidsskriftsordre (p_acq_19): Genererer en rapport for å sende purringer manuelt 10.2. Budsjettilgang En bestemt bruker kan ha følgende tilganger til å bruke budsjett: Tildele Overføre mellom budsjetter Disponere Fakturere (forbruke) For å kunne sette opp budsjettilgang må man være logget inn med ALEPH-brukernavn. Velg Rettigheter under nøkkelikonet nederst til høyre, og merk det brukernavnet som skal ha tilgang til å bruke budsjetter. Klikk på knappen Budsjetter, og du får opp en liste over mulige administrative bibliotek. Velg bibliotek og klikk OK. Du får da opp en dialog som viser en liste over de budsjettene denne brukeren har tilgang til, med tilhørende rettigheter. Denne brukeren har tilgang til å overføre mellom budsjetter for budsjettårene 1999-2004 samt alle rettigheter til å bruke budsjetter hvor koden starter med BOK. Januar 2006 Innkjøp Side 26 av 27
Man kan legge til rettigheter for alle budsjettene i et gitt år. Skriv inn *-2006 for å tildele rettigheter for alle budsjetter i 2006. Klikk på Legg til og fyll ut f.eks.: Man kan tildele rettigheter for et gitt budsjett uansett budsjettår, f.eks. BOK* som i eksempelet ovenfor. Tilgang til alle budsjetter gis ved å gi tilgang til budsjettkoden * og sette hake i de respektive feltene. OBS! Hvis systemadministrator oppretter en bruker som proxy av en eksisterende bruker, kan man også opprette dem som budsjett-proxy. Dvs. at den nye brukeren har samme budsjettrettigheter som den eksisterende. Hvis man lar feltet Budsjett-proxy være tomt, må man gi den nye brukeren budsjettillatelser i etterkant. Januar 2006 Innkjøp Side 27 av 27