INNHOLD INNHOLD Innføring av nye mva-satser, Januar 2006 1 INNLEDNING... 4 1.1 Stortingets vedtak... 4 1.1.1 Hva gjør Mamut?... 4 1.1.2 Hva må du gjøre?... 4 1.1.3 Nye priser på produkter med middels eller lav sats... 5 1.1.4 Dette heftet... 5 1.2 Når bør jeg bruke verktøyet for oppdatering?... 5 1.3 Viktig om versjon av programmet!... 5 2 HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK?... 6 2.1 Verktøy for oppdatering av mva-satser... 6 2.1.1 Oppdater kontoplan... 7 2.1.2 Oppdater produkt... 7 2.1.3 Oppdater tilbud/ordre... 8 2.1.4 Oppdater avgiftsregister... 8 2.1.5 Avgiftsoppgaven... 9 2.2 Sortering av avgiftssatsene... 10 3 OVERGANGSREGLER... 12 3.1 Forskrift om overgangsregler... 12 4 NYTTIG Å VITE... 14 4.1 Fakturere delvis leverte ordre... 14 4.1.1 Jeg får ikke fakturert delvis leverte ordre?... 14 4.2 Oppdatere ordrelinjer på innkjøp... 15 4.3 Krediteringer/korreksjoner... 16 4.3.1 Føre kreditnota i Ordremodulen... 16 4.3.2 Føre kreditnota i Bilagsregistrering... 17 4.3.3 Endre navn på Hovedbokskonto... 17 4.3.4 Fakturadato... 18 4.3.5 Fakturering med ny sats i 2005... 19 4.3.6 Fakturering med gammel sats i 2006... 20 4.4 Hvem tar kostnaden?... 21 4.5 Oppdatere nettbutikken... 22 3
INNLEDNING 1 INNLEDNING 1.1 Stortingets vedtak Stortingets vedtak om merverdiavgift for budsjetterminen 2006 innebærer at standardsatsen på 25 % forblir uendret. For omsetning av mat- og drikkevarer økes satsen fra 11 til 13 %. Satsen for persontransport, kino og kringkastingsavgiften skal økes fra 7 til 8 %. Det innføres mva. på teletjenester i utlandet. Dansetilstelninger unntas for merverdiavgift. Endringene innføres med virkning fra 1. januar 2006. For å få et fullstendig bilde av alle avgrensningene i forbindelse med avgiftsomleggingen anbefaler vi at du besøker Skatteetatens Internettsider på www.skatteetaten.no. 1.1.1 HVA GJØR MAMUT? Mamut sørger for at ditt Mamut-program vil støtte nye avgiftssatser ved hjelp av et verktøy du har fått tilgang til, enten via nedlasting eller CD. Vi vil oppdatere våre Internettsider med informasjon etter hvert som overgangsreglene blir klare. Se www.mamut.no/mva. Vi vil ved hjelp av Mamut Usermail fortløpende oppdatere våre brukere med informasjon. Ønsker du å motta Mamut Usermail? Ta kontakt med Mamut Supportsenter på e-mail: support@mamut.no. På Mamut Information Desk (MID) oppdaterer vi deg daglig via Internett med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Har du ikke tatt i bruk MID kan du gjøre dette i programmet via menyen Vis Innstillinger Brukerprofil Skrivebord. 1.1.2 HVA MÅ DU GJØRE? Du må installere verktøyet for oppdatering av mva-satser i henhold til instruksjonene i følgebrevet til dette heftet. Ved hjelp av verktøyet må du deretter oppdatere mva-satsene. Dette er spesielt viktig for deg som selger produkter med middels eller lav sats. Dette må du gjøre før du tar i bruk Mamut for kalenderåret 2006. Se mer detaljer om når de ulike operasjonene bør utføres i avsnitt 1.2 Når bør jeg bruke verktøyet for oppdatering? Dersom du ikke selger produkter med middels eller lav sats, bør du likevel oppdatere mvasatsene, men da er det ikke fullt så viktig å gjøre dette akkurat ved årsskiftet. Vær oppmerksom på at du vil trenge oppdaterte avgiftssatser når du eventuelt skal føre bilag eller leverandørfaktura med middels eller lav sats. 4
INNLEDNING 1.1.3 NYE PRISER PÅ PRODUKTER MED MIDDELS ELLER LAV SATS Selger du produkter med middels eller lav sats, vil verktøyet oppdaterer dine produkter med ny mva-sats. Som standard vil dermed dine salgspriser endres. Ønsker du å korrigere salgsprisene etterpå, kan du gjøre dette. Les mer om dette i avsnitt 4.4 Hvem tar kostnaden? 1.1.4 DETTE HEFTET Dette heftet beskriver hvordan du benytter verktøyet for å oppdatere mva-satsene i ditt program. Den gir i tillegg svar på en rekke spørsmål knyttet til bruken av avgifter i programmet i forbindelse med overgangen til nye satser. 1.2 Når bør jeg bruke verktøyet for oppdatering? Mva-verktøyet gir deg fire valg for oppdatering av mva-satsene i tillegg til at du kan skrive ut Avgiftsoppgaven. Oppdater kontoplan Det anbefales å utføre dette når du har gjort ferdig hoveddelen av registreringsarbeidet for 2005 og skal begynne å føre for 2006. Oppdater produkt Det anbefales å utføre dette første arbeidsdag i 2006. Oppdater tilbud/ordre Det anbefales å utføre dette første arbeidsdag i 2006. Oppdater avgiftsregister Dersom du benytter Bilagsregistrering til å føre reskontroposter anbefaler vi at du venter en stund med å oppdatere avgiftsregisteret, ettersom du trenger de gamle satsene til eventuelle krediteringer. Se avsnitt 2.1.4 Oppdater avgiftsregister for detaljer om når dette skal utføres. 1.3 Viktig om versjon av programmet! Mamut vil kun støtte nye merverdiavgiftssatser fra og med versjonsnummer 8.0 av Mamut Business Software. Har du en eldre versjon enn dette, dvs. har et lavere versjonsnummer, må du først oppdatere ditt Mamut-program før du kan benytte deg av verktøyet for oppdatering av mva-satser. Er du usikker på hvilken versjon av Mamut du benytter i dag, kan du kontrollere dette ved å velge menyen Hjelp Om i ditt Mamut-program. Her vil du se versjonsnummeret. 5
HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? 2 HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? 2.1 Verktøy for oppdatering av mva-satser Verktøyet for oppdatering av mva-satser installeres i programfilmappen der du har installert Mamut. Verktøyet inneholder det du trenger for å oppdatere mva-satsene. De ulike operasjonene gjøres på ulike tidspunkter. Start verktøyet fra snarveien på skrivebordet ditt. Merk! I en flerbrukerinstallasjon er det viktig å være oppmerksom på at endringer som gjøres ikke vil bli tilgjengelig før alle brukere som er pålogget har startet Mamut-programmet på nytt. Det kan være enklest å sørge for at alle brukerne er logget av når du skal oppdatere mva-satsene. Før oppdateringene starter vil du få mulighet til å velge Klient/Firmadatabase. Som standard er alle firmadatabasene markert. Dermed kan du oppdatere alle firmadatabasene, dersom du ikke fjerner noen av hakene. 6
HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? Det anbefales at alle brukere starter Mamut-programmet på nytt etter oppdateringene. 2.1.1 OPPDATER KONTOPLAN Klikk på denne knappen for å sette de nye mva-satsene 13 % og 8 % som standard i Kontoplanen. Dette valget vil dermed føre til at de nye satsene blir standard for kontoene som i dag benytter 11 % og 7 %. Det vil fortsatt være mulig å overstyre til gamle satser ved behov i Bilagsregistrering. Det anbefales å utføre dette når du har gjort ferdig hoveddelen av registreringsarbeidet for 2005 og skal begynne å føre for 2006. Merk! Navnene på kontoene i kontoplanen blir ikke endret av dette verktøyet. Årsaken til dette er at disse kan ha vært endret i din database. Det kan ofte være slik at navnet på kontoen gjenspeiler avgiftssatsen, for eksempel: 3020, salgsinntekter 11 % mva. Dette vil ikke ha noen betydning for hvilken sats som vil bli brukt. Les mer om dette nedenfor under 0 Endre navn på Hovedbokskonto. 2.1.2 OPPDATER PRODUKT Klikk på denne knappen for å gjøre de nye mva-satsene til standard satser i Produktregisteret. Når gamle satser er angitt direkte på produktene vil disse bli oppdatert, slik at du heretter vil få beregnet avgift etter nye satser på alle nye Tilbud/Ordre/Faktura du oppretter. Merk likevel at dersom du etter årsskiftet oppretter en ordre fra et tilbud, eller en faktura fra en ordre, så må du først også Oppdatere tilbud/ordre (se neste side). Det anbefales å utføre dette første arbeidsdag i 2006. 7
HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? 2.1.3 OPPDATER TILBUD/ORDRE Her oppdaterer du Tilbud og Ordre som allerede er opprettet. Avgiftskodene for middels og lav sats vil bli oppdatert. Det vil fortsatt være mulig å overstyre til gamle satser ved behov i Orde- og Tilbudsmodulen. Prosedyren for dette tilsvarer prosedyren for å Oppdatere ordrelinjer på innkjøp i avsnitt 4.2. Det anbefales å utføre dette første arbeidsdag i 2006. 2.1.4 OPPDATER AVGIFTSREGISTER Klikk på denne for å fjerne visningen av de gamle satsene, 11 % og 7 % i bilagsregistreringen. Du vil fremdeles kunne benytte gamle satser i Ordre/Faktura. Funksjonen Oppdater avgiftsregister gjør at du slipper å se de gamle satsene i bilagsregistrering. Dermed unngår du feilføringer og slipper å måtte bla gjennom et stort register når du skal føre mva. på bilag. Dersom du benytter Bilagsregistrering til å føre reskontroposter anbefaler vi at du venter en stund med å oppdatere avgiftsregisteret, ettersom du trenger de gamle satsene til eventuelle krediteringer. Inntil alle åpne reskontroposter fra 2005 og tidligere er lukket vil du kunne få behov for de gamle satsene. Merk! Dersom du har oppdatert avgiftsregisteret, og likevel trenger å benytte gamle mva-satser i Bilagsregistrering, kan du markere Vis i Regnskap på den aktuelle avgiftskoden i avgiftsbehandling. Du kommer til avgiftsbehandlingen via menyen Vis Innstillinger Firmadatabase Avgiftsregister. Se også avsnitt 2.2 Sortering av avgiftssatsene for mer informasjon om avgiftsbehandling. 8
HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? 2.1.5 AVGIFTSOPPGAVEN Det femte valget i mva-verktøyet gjelder Avgiftsoppgaven. Inntil du har installert oppdatert versjon av Mamut er det helt nødvendig at du benytter dette valget for å skrive ut avgiftsoppgaven. Første avgiftsoppgave som normalt vil inneholde nye avgiftssatser, 1. termin 2006, skal innleveres senest 10. april 2006. Forsøker du å skrive ut avgiftsoppgaven på vanlig måte vil du få en melding som forteller deg at du må benytte mva-verktøyet til dette. Slik skriver du ut Avgiftsoppgaven fra og med 1. termin 2006 1. Dobbeltklikk på snarveien på skrivebordet for å starte mva-verktøyet der du kan skrive ut avgiftsoppgaven basert på oppdaterte mva-satser. 2. Klikk på knappen Avgiftsoppgave for å skrive ut en avgiftsoppgave basert på de nye mvasatsene. 3. Velg år/termin og klikk deretter OK. 4. Har du flere klienter/firmadatabaser kan du velge klient(er) det skal skrives ut avgiftsoppgave for. Velg klient(er) og klikk OK. 5. Du får en forhåndsvisning av oppgaven. Klikk på skriverikonet for å skrive ut. Avgiftsoppgaven skrives ut. Du vil senere motta ny versjon av ditt Mamut-program. Etter at den er installert vil knappen Avgiftsoppgave ikke lenger være synlig i mva-verktøyet. Du kan da skrive ut avgiftsoppgaven på vanlig måte i Mamut. Benytter du tilleggsprogrammet Mamut for Altinn må du også installere ny versjon av denne. Du vil motta ny versjon før innleveringsfristen for 1. termin 2006. Mamut for Altinn er et frittstående program for å opprette og sende skjemaer til www.altinn.no myndighetenes offisielle kanal for rapportering til det offentlige over Internett. Fordelene med Altinn er at du sparer tid, automatiserer rapporteringen, reduserer mulige feilkilder og lagrer historikk på skjemaene. 9
HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? 2.2 Sortering av avgiftssatsene I nedtrekkslistene for mva. vil de ulike avgiftssatsene være sortert i en bestemt rekkefølge. Denne rekkefølgen kan du endre på, slik at du for eksempel får 13 % Utgående mva sortert høyt oppe i listen. Rekkefølgen endrer du i Avgiftsbehandling. Nedtrekkslistene for mva. finner du blant annet på fanekortet Produktlinjer i innkjøp og i ordreregistrering. Du kan se et eksempel på bruken av en nedtrekksliste i avsnitt 4.2 Oppdatere ordrelinjer på innkjøp. Slik endrer du sorteringen av avgiftssatsene i nedtrekkslister 1. Velg Vis Innstillinger Firmadatabase Avgiftsregister. I vinduet Avgiftsbehandling er det kolonnen Avgiftskode som bestemmer sorteringsrekkefølgen for de ulike postene. 2. Endre rekkefølgen ved å dobbeltklikke på den aktuelle satsen, eller markere den og klikke Rediger. To satser kan ikke ha samme kode. Hvis Kode 2 hos deg er 11 % Utgående mva, og du ønsker at den nye 13 % Utgående mva skal ha denne koden, må du først gi 11 % Utgående mva en ny, ledig kode (høyere tall). Merk! Du endrer altså feltet Avgiftskode. Mva-verktøyet legger til en ny avgiftssats for 13 % Utgående mva. i avgiftsbehandling: 361 13 % Utgående mva. I eksempelet under endrer vi denne til avgiftskode 2, 13 % Utgående mva. Den nye satsen, 13 % Utgående mva. kan da overta kode 2. (Se neste side) 10
HVORDAN TAR JEG DE NYE MVA-SATSENE I BRUK? I vårt eksempel vil dermed den nye satsen 13 % Utgående mva etter våre endringer overta avgiftskode 2, og dermed sorteres øverst i nedtrekkslistene etter kode 1. På illustrasjonen under er avgiftskode 361 endret til kode 2. Legg merke til at 6 % Utgående mva ikke har fått ny kode ennå. 11
OVERGANGSREGLER 3 OVERGANGSREGLER 3.1 Forskrift om overgangsregler Det foreligger per 8. desember 2005 ingen nye forskrifter om overgangsregler ved beregning av redusert merverdiavgift fra 1. januar 2006 fra skatteetaten. Innholdet i kapittel 3 og 4 baserer seg derfor i stor grad på tidligere praksis ved endringer i merverdiavgiften, senest i fjor: Fra 1. januar 2005 er satsene for merverdiavgift endret. Ved levering av varer og tjenester etter 31. desember 2004 skal de nye satsene benyttes. Dette gjelder selv om det er inngått avtale om levering i 2004. Løpende ytelser som er fakturert før 31. desember 2004, men som først leveres etter denne dato, skal også avgiftsberegnes med de nye satsene. Varer og tjenester som ble levert før 1. januar 2005 skal avgiftsberegnes med tidligere satser selv om faktura utstedes etter denne dato. Kilde: Skattedirektoratets melding nr 12/04, 26. november 2004 www.skatteetaten.no Hva betyr dette? Dersom samme praksis skal følges i år betyr dette at det er tidspunktet varene faktisk leveres som avgjør hvilken avgiftssats som gjelder. Avtaler om pris som er inngått tidligere gjelder ikke for den delen av ordren som gjelder mva. Selv om du utsteder faktura etter nyttår må du beregne 11 % mva. dersom varene er levert før nyttår. Som hovedregel skal faktura ikke utstedes før levering har skjedd. Normalt skal du heller ikke fakturere etter levering, men næringsdrivende som følger gammel regnskapslov (1977) kan fakturere innen tretti dager etter levering og innberette omsetningen i den terminen faktura utstedes. Dersom du selger tjenester er det kun de tjenestene som er utført før det nye året som skal ha gammel avgift. For innkjøp gjelder de samme prinsippene: Dersom du har mottatt varene før årsskiftet skal avgiftssatsene for 2005 benyttes. Dette gjelder også selv om din leverandør har utstedt faktura etter nyttår. Kom à jour med bokføringen Først bør du sørge for å planlegge å fakturere ut alle varer du har levert før årsskiftet. Det beste er om du rekker å faktisk gjøre dette før årsskiftet også. På denne måten blir det enklere å holde orden på hvilke ordre som skal ha gammel og ny sats. Har du levert deler av en ordre før nyttår, bør du fakturere det som er levert til nå til satsene som gjelder før årsskiftet. Når ordren er levert i sin helhet kan du fakturere resten til nye satser. Avgiftssatsen for salg av tjenester er uendret. Tjenester som er utført før årsskiftet skal faktureres med fakturadato for 2005, på samme måte som varer som er levert. Har du forhåndsfakturert tjenester som ennå ikke er utført bør du korrigere dette i henhold til en oppstilling over hvor mye av arbeidet som er utført før årsskiftet. 12
OVERGANGSREGLER Gjør du dette vil du kunne kjøre verktøyet for nye mva-satser ved nyttår og arbeide videre med nye satser. Mamut vil imidlertid også gi deg mulighet til å føre over begge regnskapsårene, med gamle og nye mva-satser om hverandre. Videre i dette heftet kan du lese om hvordan du håndterer dette. Les mer om overgangsregler på www.skatteetaten.no. 13
NYTTIG Å VITE 4 NYTTIG Å VITE Trenger du hjelp vedrørende spørsmål om hvilke produkter som skal avgiftsberegnes og til hvilke satser, eller har andre spørsmål vedrørende overgangsreglene, anbefaler vi å drøfte dette med din regnskapsfører/revisor. 4.1 Fakturere delvis leverte ordre Dette er kun aktuelt for brukere som selger produkter med lav eller middels sats. En ordre som er opprettet i 2005, men bare delvis levert, kan faktureres i Mamut. Faktura vil da som standard bli utstedt på den delen av ordren som er levert. Dette vil være praktisk for deg som selger produkter til lav eller middels sats. Du kan da fakturere ut en ordre som er delvis levert til gammel sats, og etter årsskiftet fakturere ut resten til ny sats. Merk! Denne beskrivelsen er gjort med tanke på produkter som selges med middels eller lav sats. Er du usikker på hvorvidt du skal fakturere ut delvis leverte ordre for øvrig anbefaler vi at du kontrollerer med din regnskapsfører/ revisor. Slik anbefaler vi å håndtere ordre som delvis leveres før, og delvis etter årsskiftet 1. Fakturer den delen av ordren som er levert før årsskiftet. Gjør dette for alle relevante ordre før årsskiftet. 2. Oppdater Tilbud/ordre ved hjelp av mva-verktøyet. Se 2.1.3 Oppdater tilbud/ordre. 3. Fakturer ordrene etter hvert som de er ferdig levert. Det blir da opprettet 2 fakturaer for hver av ordrene, en før og en etter årsskiftet. Den siste vil ha nye mva-satser. 4.1.1 JEG FÅR IKKE FAKTURERT DELVIS LEVERTE ORDRE? Dersom du ikke får fakturert delvis leverte ordre kan dette skyldes modulinnstillingene eller spesielle innstillinger på den aktuelle ordren. På selve ordren kan avmerkingsboksen Klar til fakturering på fanekortet Diverse stoppe muligheten for å fakturere ut. Modulinnstillingene for hvordan denne avmerkingsboksen skal fungere finner du under Vis Innstillinger Firmadatabase Modulinnstillinger Ordre/Faktura Generelt. Dersom det er et kryss i avmerkingsboksen Skal ikke være mulig å fakturere produkter som ikke er klar til fakturering, må du enten ta bort avmerkingen i modulinnstillingen, eller merke selve ordren Klar til fakturering på fanekortet Diverse. 14
NYTTIG Å VITE 4.2 Oppdatere ordrelinjer på innkjøp Dersom du fikk levert produkter fra et innkjøp før nyttår skal du ha fått beregnet gammel mva. I Mamut er det slik at dersom du har opprettet et innkjøp med gamle satser vil disse følge innkjøpet over på leverandørfaktura. Dermed må du passe på at faktura får riktig mva. Er innkjøpet opprettet i 2005, og produktene mottatt først i 2006, må du overstyre mvasatsen slik at leverandørfaktura får ny sats. Her beskriver vi hvordan du kan gjøre dette. Før du kan oppdatere innkjøpslinjene må du kjøre verktøyet som oppdaterer mva-satsene. Se kapittel 2 Hvordan tar jeg de nye mva-satsene i bruk? på side 6. På innkjøpet kan du på fanekortet Produktlinjer se hvilken mva-sats som er benyttet. I nedtrekkslisten vil du kunne endre denne dersom det er behov for det. Kolonnene på fanekortet Produktlinjer Dersom du ikke kan se kolonnen Mva. på fanekortet Produktlinjer kan det skyldes at brukerinnstillingene er satt opp slik at kolonnen ikke skal synes. Du kan legge til denne kolonnen ved å klikke på Brukerinnstillinger på verktøylinjen i Innkjøp og merke av for Mva-behandling på fanekortet Innkjøp. I eksempelet under er den øverste ordrelinjen allerede mottatt før årsskiftet med 11 % mva. Den nederste ordrelinjen er ikke mottatt og må endres til 13 % mva. Beløpet i feltet Mva. vil bli omregnet når du henter inn den nye satsen. Vi anbefaler våre kunder som selger varer med lav eller middels sats å fakturere ut ordrelinjer for produkter som er levert, til gammel sats ved årsskiftet. Dersom dine leverandører også gjør dette, vil du motta 2 ulike fakturaer. Dersom din leverandør oppretter bare én faktura vil denne måtte ha ulike satser for mva. 15
NYTTIG Å VITE 4.3 Krediteringer/korreksjoner Korreksjoner som følge av heving av kjøp, tap på utestående fordringer, innbetalinger på tidligere avskrevne fordringer o.l., etter 31. desember 2005 som gjelder omsetning/leveranser før 1. januar 2006, skal medtas i den ordinære omsetningsoppgaven. I Mamut kan du opprette kreditnotaer i Ordremodulen eller i Bilagsregistrering. I Ordremodulen vil du få en utskrift som du kan sende til kunden, samtidig som et bilag bokføres i hovedbok. Ved føring i Bilagsregistrering må du opprette et bilag som du manuelt overfører til hovedbok. Ved kreditering i Bilagsregistrering oppdateres kun regnskapet, ikke Ordre/ Fakturamodulen. 4.3.1 FØRE KREDITNOTA I ORDREMODULEN Dersom du skal kreditere en faktura som er utstedt med gammel mva. må også kreditnotaen ha samme sats, selv om du krediterer i 2006. Følg denne prosedyren for å forsikre deg om at kreditnotaen får samme avgiftssats som den opprinnelige fakturaen: Slik fører du kreditnota i ordremodulen 1. Velg Vis, pek til Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Velg status Faktura i nedtrekkslisten øverst til høyre. 3. Bla eller søk deg frem til fakturaen du ønsker å kreditere, og klikk Slett. 4. Svar Ja til spørsmålet om du ønsker å generere en kreditnotaordre. 5. Det vil bli opprettet en ubehandlet kreditnotaordre. Denne kan redigeres om ønskelig. 6. Klikk knappen Faktura i verktøylinjen for å effektuere kreditnotaen. Dersom du får beskjed om at ordren ikke er ferdigbehandlet må du gå til fanekortet Diverse og merke av for Ferdigbehandlet. 7. Velg Kreditnota og Send til skriver, og klikk OK. 8. Sjekk testutskriften og lukk forhåndsvisningen ved å klikke Close Preview. Bildet Lageroppdatering av kreditnota vises. Dersom alle produkter skal oppdateres i lagerbeholdningen klikker du Lukk. 9. Svar Ja til å fakturere ordren. Kreditnotaen vil nå bli bokført. Svar Ja til å godkjenne utskriften dersom denne er riktig. Dersom du fører en kreditnota på annen måte, eller oppretter en såkalt uavhengig kreditnota altså en kreditnota som ikke er linket eller matchet mot en opprinnelig faktura, må du manuelt påse at mva-satsene som benyttes er korrekte. 16
NYTTIG Å VITE 4.3.2 FØRE KREDITNOTA I BILAGSREGISTRERING Fører du reskontroposter i Bilagsregistrering bør du ikke Oppdatere avgiftsregisteret før du har lukket alle reskontropostene med gamle avgiftssatser. Se avsnitt 2.1 Verktøy for oppdatering av mva-satser på side 6. Slik fører du en kreditnota i bilagsregistrering 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny og velg bilagstype Utgående kreditnota. 3. Tast konto 1510 i kontofeltet og trykk [Tab] eller [Enter]. Velg kunden som skal krediteres i listen som kommer opp. 4. Velg deretter fakturaen som skal krediteres. 5. Fullfør bilagsregistreringen på vanlig måte. NB! Vær spesielt nøye med å velge korrekt avgiftsbehandling i nedtrekkslisten. Har du fakturert med mva-satser for 2005 må du også velge dette for kreditnotaen. 4.3.3 ENDRE NAVN PÅ HOVEDBOKSKONTO Navnene på kontoene i kontoplanen blir ikke endret av dette verktøyet. Årsaken til dette er at disse kan ha vært endret i din database. Det kan ofte være slik at navnet på kontoen gjenspeiler avgiftssatsen, for eksempel slik: 3020, salgsinntekter 11 % mva. Det vil være ønskelig å endre navnet på denne kontoen når de nye satsene er tatt i bruk i 2006. Programmet Mamut, nye mva-satser kan ikke oppdatere navn på dine kontoer. Årsaken til dette er at navnene kan endres av deg som bruker. Slik går du fram for å endre navnet på en konto 1. Velg Vis Regnskap Kontoplan for å åpne kontoplanen. 2. Klikk på Liste for å få opp kontolisten. Velg kontoen du ønsker å redigere ved å dobbeltklikke fra listen. Tips! Det kan komme endringer i avgiftssatsene flere ganger. For å slippe å endre kontonavn kan du for eksempel gi kontoen navnet Salgsinntekter, avg.pl. middels sats. Middels sats er begrepet som brukes om 13 % mva. Tilsvarende benyttes begrepet Lav sats (8 %). 3. I feltet Navn kan du nå skrive inn den nye betegnelsen på kontoen. 17
NYTTIG Å VITE 4. Klikk Lagre for å lagre endringene. Gjenta prosedyren for andre kontoer du ønsker å endre. I forrige utgave av standard kontoplan i Mamut hadde ingen kontoer navn som sa noe om selve prosentsatsen. I stedet ble for eksempel konto 2716 kalt Utgående, lav mva. Vi anbefaler likevel at du sjekker kontoene som kan være berørt, og endrer navnene på kontoer som eventuelt du eventuelt ikke endret ved forrige mva-endring: Følgende standard kontoer kan være berørt; 2716, 2717, 2725, 2726, 2745, 2746, 3020 og 3025. Det kan også være andre kontoer som bør få nytt navn. Disse kan være fra eldre kontoplaner, eller kontoer du har lagt til selv. Du kan skrive ut kontoplanen din for å få oversikt. Slik skriver du ut kontoplanen 1. Velg Vis Regnskap Rapporter. 2. På fanekortet Regnskap velger du rapporten Kontoplan, liste. 3. Klikk Skriv ut. 4.3.4 FAKTURADATO I Mamut er det mulig å styre hvilken periode og år (dato) en faktura skal bokføres ved å sette aktuell fakturadato i feltet Fakturadato i Ordre/Faktura modulen. Husk at faktura bør ha fakturadato på utstedelsesdagen. Det er den datoen du legger inn i feltet Fakturadato som bestemmer hvilken periode fakturaen blir bokført i. Hvis ingenting legges inn her, er det dagens dato som benyttes ved fakturering. 18
NYTTIG Å VITE Dersom du ikke har rukket å fakturere ut alle ordrene før nyttår og ønsker å gjøre dette en av de første dagene etterpå, kan du sette systemdatoen til ønsket dato. På den måten slipper du å overstyre fakturadato for hver enkelt faktura. Systemdatoen endrer du ved å velge Fil Systemdato. Husk å sette systemdato til dagens dato igjen når du er ferdig med å fakturere. Se detaljer om overgangen mellom to regnskapsår og årsavslutning i heftet Enklere årsavslutning i ditt Mamut-system. 4.3.5 FAKTURERING MED NY SATS I 2005 I følge tidligere praksis ved endringer i merverdiavgiften har avgiftsmyndighetene for enkelte typer salg akseptert at faktura utstedes før levering. Dette gjelder for persontransport og servering samt for løpende ytelser som abonnementer, leier, avgifter ol. Når faktura utstedes før årsskiftet for slike tjenester og levering først skjer etter årsskiftet, har det vært praksis at de nye merverdiavgiftssatsene angis på faktura og legges til grunn for avgiftsberegningen. I Mamut kan du også i 2005 fakturere med nye satser. Er du usikker på om din type salg faller innenfor forskriftenes avgrensning av hvilke typer salg der faktura kan utstedes før levering, anbefaler vi å ta kontakt med din revisor/regnskapsfører. For å kunne fakturere med nye satser må du først installere programmet Mamut, nye mvasatser og deretter Oppdatere kontoplan, Oppdatere produkt og Oppdatere tilbud/ordre. Prosedyrene for dette er beskrevet i avsnitt 2.1 Verktøy for oppdatering av mva-satser. Når ordrelinjene på tilbud/ordre oppdateres etter at kontoplanen og produktene er oppdatert, vil disse få ny mva-sats. Gjennomfører du prosedyren med oppdatering av kontoplan og produkt før årsskiftet bør du være særlig påpasselig når du skal opprette nye ordre. Ettersom de nye satsene da har blitt standard vil alle nye ordre få nye satser. Skal du fakturere andre produkter som leveres før årsskiftet enn de som omfattes av forskriftene nevnt her, må du overstyre slik at disse får gammel mva-sats. 19
NYTTIG Å VITE 4.3.6 FAKTURERING MED GAMMEL SATS I 2006 I følge tidligere praksis ved endringer i merverdiavgiften har næringsdrivende som følger gammel regnskapslov (1977) kunnet fakturere innen tretti dager etter levering og innberette omsetningen i den terminen faktura utstedes. Dette betyr at varer og tjenester som leveres i desember 2005 og som faktureres i januar 2006 har kunnet avgiftsberegnes med tidligere satser og innberettes i omsetningsoppgaven for 1. termin 2006. I Mamut kan du også i 2006 fakturere med gamle satser. Er du usikker på om din virksomhet faller inn under bestemmelsene her, anbefaler vi å ta kontakt med din revisor/regnskapsfører. Du kan fremdeles fakturere med gamle satser etter at du har installert programmet Mamut, nye mva-satser, og utført operasjonene Oppdater kontoplan, Oppdater produkt, Oppdater tilbud/ordre og Oppdater avgiftsregisteret. Vær imidlertid oppmerksom på at gamle satser ikke vil være tilgjengelig i Bilagsregistrering etter at du har oppdatert avgiftsregisteret. Dette er fordi denne oppdateringen fjerner visningen av de gamle satsene i Bilagsregistrering. De vil imidlertid fremdeles vises i Tilbud/Ordre/Faktura. Dersom du har oppdatert avgiftsregisteret, og trenger å benytte gamle mva-satser i Bilagsregistrering, kan du markere i avmerkingsboksen Vis i Regnskap i avgiftsbehandling. Se avsnitt 2.1.4 Oppdater avgiftsregister for mer informasjon om avgiftsbehandling. For å fakturere med gamle satser må du overstyre ordrelinjer. Prosedyren for dette tilsvarer prosedyren for å Oppdatere ordrelinjer på innkjøp i avsnitt 4.2. 20
NYTTIG Å VITE 4.4 Hvem tar kostnaden? Etter oppdatering av produkter vil bruttoprisene på de produktene som har fått ny mva-sats endres. Som standard vil dermed dine salgspriser endres slik at prisene øker tilsvarende avgiftsøkningen. Merk! Dette gjelder kun for de produktene som selges med middels eller lav sats. Ønsker du å beholde de samme utsalgsprisene som før, og altså ta kostnadene for mvaøkningen selv, kan du endre utsalgsprisene ved hjelp av funksjonen Global Prisjustering. Slik endrer du prisene på et utvalg produkter Ta sikkerhetskopi før du utfører denne operasjonen! 1. Velg Vis Innstillinger Firmadatabase Produkt og fanekortet Standardverdier. 2. Klikk på ikonet til høyre for Priskalkulator. 3. Velg Vis Produkt Global Prisjustering. 4. Velg Avanse, fast kostnad i nedtrekkslisten Salgsprisendr. skal påvirke. 5. Klikk OK. 6. Velg Vis Produkt Global Prisjustering. 7. Velg fanekortet Avansert i utvalgsvinduet som kommer opp. 8. Klikk Ny. Marker for Utgående mva. under Produkt og velg produktene med avgiftssatsen du skal endre i nedtrekkslisten Verdi for eksempel 13 % Utgående mva. 9. Dersom det finnes produkter som svarer til utvalget du har gjort får du nå opp vinduet Innstillinger for prisjustering. 10. Velg Salgspris under Pris som skal justeres (eks. mva.) 11. Sett inn prisendringen du ønsker i prosent under Justeringsfaktor og klikk OK. Tips! Skal du redusere prisene for produkter med middels sats, slik at de får samme salgspriser som før mva-endringene, kan du skrive inn tallet 0,98 % i feltet Justeringsfaktor. Det er kun 2 desimaler her, så endringer blir ikke eksakt, men du kan også velge Avrundingsregel for endrede priser, og for eksempel runde av til nærmeste hele krone. Dette vil kunne gi færre avvik mellom gammel og ny pris. Viktig! Punkt 1 til 5 i prosedyren over endrer regelen for oppdatering av priser ved endringer i salgsprisen i priskalkulatoren på samtlige produkter. Dersom du benytter individuelle oppdateringsregler på produktene dine bør du ikke ta i bruk denne prosedyren. 21
NYTTIG Å VITE 4.5 Oppdatere nettbutikken Har du tatt i bruk nettbutikk er det viktig at du oppdaterer denne ved årsskiftet, slik at mvasatsene oppdateres. For å få de nye mva-satsene i nettbutikken må du først Oppdatere produkt ved hjelp av mva-verktøyet. Se mer om dette i avsnitt 2.1.2 Oppdater produkt. Slik oppdaterer du nettbutikken 1. Velg Vis, pek til Netthandel og klikk Oppdater. Dersom det finnes tilgjengelige oppdateringer for ditt nettsted vil det komme opp et ekstra vindu i veiviseren som gjør deg oppmerksom på dette. 2. Klikk Neste. 3. Merk av for hvilket nettsted som skal oppdateres. 4. Merk av for Full oppdatering. 5. Klikk Oppdater. 6. Ditt Mamut program vil nå generere ditt nettsted, pakke filene som skal overføres til server og aktivere din vanlige internett tilkobling. Deretter vil overføringen av filer vil starte og ditt nettsted automatisk publiseres. Prisene i nettbutikken hentes fra salgspris-feltet i priskalkulatoren. Når filene er overført til server vil du kunne klikke på knappen Gå til hjemmeside og se ditt nettsted på Internet. Du kan bestemme type avrunding i nettbutikk og visning av desimaler under Vis Netthandel Nettstedinnstillinger Innstillinger Nettbutikk. 22