Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 11.10.2016, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 4.oktober 2016 Arild Olsen leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 79/16 Godkjenning av protokoll fra møte i AU 27.9.2016 PS 80/16 Rapport om finansforvaltning pr. 31.08.2016 PS 81/16 Tertialrapport pr. 31.8.2016 - Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi PS 82/16 Avtale om deling av kostnader til utbygging av gangvei mellom Elvesletta Nord og Melkeveien - Informasjon om Svalbardbudsjettet 2017 - Orienteringer ved lokalstyreleder og administrasjonssjef Side 2
PS 79/16 Godkjenning av protokoll fra møte i AU 27.9.2016 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-27-250 Vigdis Jensen 30.09.2016 Rapport om finansforvaltning pr. 31.08.2016 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 80/16 11.10.2016 Lokalstyret 25.10.2016 Anbefaling: Finansforvaltningsrapport pr 31.08.16 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre ble revidert og vedtatt av lokalstyret den13.09.2016. Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. Reglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i forbindelse med tertialrapportering, samt ved årets utgang, skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Finansforvaltningsrapporten viser at Longyearbyen lokalstyre følger vedtatte reglement. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr. 31.08.2016 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 4
Finansforvaltningsrapport 31. August 2016 Side 5
Innledning Iht. finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapport for lokalstyret som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre sin hovedbankforbindelse: 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 122,1 132,3 201,4 134,2 SNN 0,0 31.08.15 31.12.15 30.04.16 31.08.16 Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at inntil 300 mill. kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 20,4 20,8 20,8 20,8 20,1 20,2 20,3 20,3 31.08.15 31.12.15 30.04.16 31.08.16 Åfjord sparebank Stadsbygd sparebank Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 40 mill. kr. Side 6
Samlet innskudd i hovedbankforbindelse og plasseringsbanker: 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 162,6 173,3 242,5 175,3 Total likviditet - 31.08.15 31.12.15 30.04.16 31.08.16 Kommentar: Beløp i millioner kroner. Plassering av likviditet Generelt for alle innskudd: 31.08.2015 31.12.2015 30.04.2016 31.08.2016 Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 300 mill kr JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager Største innskudd med tidsbinding Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 40 mill kr. 20,4 mill 20,8 mill 20,8 mill 20,8 mill JA JA JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning 1,16 1,14 0,98 1,08 Side 7
på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor **: Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 1,56-2,20 1,3-2,0 1,83-2,24 1,93-2,18 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 01.02.12 og varer til 01.04.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. Opsjon er tatt ut, dvs. at avtalen gjelder til 01.04.2018. ** Opplysningen er hentet hos Oslo Børs, http://www.oslobors.no/oslo-boers/statistikk/nibor Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering I følge «Bankrapporten 2015» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes rating slik: Bank 2016 2015 2014 2013 2012 Sparebank 1 Nord-Norge A+ A+ A+ A+ A Stadsbygd Sparebank BBB+ BBB+ A- BBB BBB Åfjord Sparebank BBB+ BBB+ BBB+ BBB+ BBB Likviditeten er plassert iht. finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Opptak av lån siden forrige rapportering: Ingen Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde Gjenværende rentebinding: Er på 3,57 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 32 % av total lånegjeld har fast rente, 68 % har flytende rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets regler. Total lånegjeld 31.08.16 er 158,80 mill. kr. 200,0 160,0 120,0 80,0 40,0 Lån med flytende rente Lån med fast rente 0,0 31.08.15 31.12.15 30.04.16 31.08.16 Side 8
Lån pr. 31.08.16 fordelt på formål (beløp i mill. kr) Kulturhus; 13,3 Ubrukte lånemidler; 16,0 Skolebygg; 1,2 Lagerbygg; 3,4 Fundamenter bolig; 1,4 Veier og nærmiljø; 7,3 Brann; 0,6 Kjøp av boliger; 5,1 Næringsbygget; 1,8 Energiverket: tilstandsanalyse; IKT-skole; 0,4 20,4 Bør være selvfinansierende: [VERDI] Vann; 8,3 Ledlys; 0,4 Fjernvarme; 40,1 Avløp; 1,7 Havn; 25,3 Energiverket; 5,7 Renovasjon; 6,4 Figuren viser; 87,9 mill. kroner er knyttet til låneformål som skal være selvfinansierende. Det er følgende; Vann 8,3 mill. kr. Ledlys 0,4 mill. kr. Fjernvarme 40,1 mill.kr. Avløp 1,7 mill.kr. Havn 25,3 mill. kr. Energiverket 5,7 mill.kr. Renovasjon 6,4 mill.kr. Lån til kulturhuset 13,3 mill. kr. betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lån som betjenes av Longyearbyen lokalstyrets økonomi er følgende; Skolebygg; 1,2 mill. kr. Lagerbygg 3,4 mill.kr. Fundamenter bolig 1,4 mill. kr. Veier og nærmiljø 7,3 mill. kr. Brann 0,6 mill. kr. Kjøp av boliger 5,1 mill. kr. Næringsbygget 1,8 mill. kr. Energiverket (Tilstandsanalyse) 20,4 mill. kr. IKT-skole 0,4 mill. kr. Det er altså 36,3 % (57,6 mill. kr.) av totalt lånebeløp som belastes «kommunekassen». Inkludert ubrukte lånemidler. Ubrukte lånemidler på 16 mill. kr er oppstått fordi prosjekter ikke har hatt den planlagte framdrift i 2015. De største beløpene er knyttet til renseanlegget på energiverket (11,7 mill. kr) og heis energiverket (1,2 mill. kr.). Prosjektene gjennomføres i 2016. Side 9
Plassering lån Kommentar: Tabellen viser rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. Forestående finansieringsbehov: Vedtatte låneopptak for 2016, til sammen kr. 112.194.000 fordeler seg slik: Prosjektnr. Låneopptak til følgende investeringstiltak: Lånebeløp 2016 Justering pr. 2 tertial Justert lånebeløp 6005 HP avfall - restavfallscontainere 850 000 850 000 6009 Los-båt 569 000 569 000 6016 Dieseltank havna 500 000 500 000 6018 Forlengelse av turistkaia 4 000 000 4 000 000 6019 Ny strømforsyning turistkaia 250 000 250 000 Renovasjonsutstyr / andel 6021 komprimator 200 000-200 000 0 6023 Rehabilitering avfallsanlegg 5 000 000-3 000 000 2 000 000 Rehabilitering avfallsanlegg 6024 (Utstyr) 5 000 000 5 000 000 6035 Kjøp av tjenesteboliger 15 000 000 15 000 000 6041 HP avfall - sigevannsrensing 1 266 000-1 016 000 250 000 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg 24 000 000-23 000 000 1 000 000 Tiltak i hht HP vei - 6062 fjernvarme sin andel 1 800 000-1 800 000 0 6070 Nytt fyrhus H320 - bygget 5 200 000 5 200 000 Side 10
6072 SD anlegg fjernvarme 300 000-300 000 0 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurdering 5 121 000-700 000 4 421 000 6079 Heis Energiverket 1 173 000 1 173 000 6081 Slagg- og askedeponi 500 000 500 000 Utbedring fundamenter 6085 boliger 300 000-300 000 0 6090 HP vann - nylegging inntaksledning Energiverket 345 000 345 000 6092 HP vann - manganfilter 84 000 84 000 HP vann - ledning fram til 6099 energiverket 449 000 449 000 6103 HP vann - overløp Isdammen 14 800 000-2 000 000 12 800 000 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler 4 550 000 300 000 4 850 000 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 2 500 000-2 000 000 500 000 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 500 000-300 000 200 000 6209 TA Energiverk - Sperredamp/elektrokjøler turbin 2 2 125 000 2 125 000 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 3 140 000 3 140 000 6214 TA Energiverk - Smøroljekjøler 1 072 000 1 072 000 6250 Forprosjekt dieselstasjon energiverket 1 000 000 1 000 000 6314 Flytte biblioteket til næringsbygget 9 300 000-6 300 000 3 000 000 6317 Nye rørledninger Blåmyra 1 300 000 1 300 000 Tilsammen 112 194 000-40 616 000 71 578 000 I forbindelse med 2. tertialrapportering kommer det fram at flere prosjekter vil gå over i 2017. Kolonnen «justert pr. 2 tertial» viser hvor mye av lånet som først vil bli realisert i 2017. Dersom alle endringer blir vedtatt vil opptak av lån i 2016 være 71.578.000. Av erfaring vet vi at det kan bli ytterligere endringer i lånebehovet. Administrasjonssjefen avventer derfor å ta opp lån til november / desember når grunnlaget er sikrere. Likviditet og gjeld inkludert forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Side 11
Våre bankforbindelser vil nå, etter vedtak i lokalstyre 13. september få oversendt revidert finansreglement. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet For likviditet: Ingen avvik For lån: Ingen avvik Utvikling i Norges bank sin styringsrente 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten 5.2.2009 25.3.2009 6.5.09 17.6.2009 28.10.2009 16.12.2009 5.5.2010 12.5.2011 14.12.2011 15.3.2012 11.12.2014 19.03.2015 07.05.2015 18.06.2015 24.09.2015 05.11.2015 17.12.2015 17.03.2016 12.05.2016 23.06.2016 Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd (opp til en viss kvote) i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. På rentemøte 17.03.2016 satte Norges bank styringsrenten ned til 0,50 %, siden da har de valgt å holde renten på dette nivået. Etter rentemøte 26.06.2016 kom de med følgende pressemelding: Prognosen for styringsrenten er lite endret siden forrige pengepolitiske rapport, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Veksten i verdensøkonomien er moderat, og oljeprisen har steget videre siden mars. Den siste tiden har finansmarkedene vært preget av usikkerhet knyttet til utfallet av folkeavstemningen i Storbritannia om fortsatt EU-medlemskap. Forventede styringsrenter hos handelspartnerne har falt siden forrige rapport. Kronen har vært sterkere enn lagt til grunn. Veksten i norsk økonomi ser ut til å forbli svak den nærmeste tiden, selv om økningen i oljeprisen kan redusere usikkerheten og bidra til noe høyere etterspørsel. Dersom den høye boligprisveksten vedvarer, vil det kunne gjøre husholdningene mer sårbare. Inflasjonen har den siste tiden vært høyere enn 2,5 prosent, men lavere lønnsvekst og en noe sterkere krone vil bidra til at prisveksten avtar fremover. Det er fortsatt utsikter til at styringsrenten kan bli satt ned i løpet av året, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Side 12
Den siste pengepolitiske rapporten (Pengepolitisk rapport 2/16) ble lagt ut 23.06.2016. De neste rapportene kommer i september og desember. Mer informasjon finnes i Pengepolitisk rapport: http://static.norgesbank.no/pages/105195/ppr_2-16.pdf?v=14072016120753&ft=.pdf Figuren viser styringsrenten i prosent de siste fem årene og anslag fremover fra siste Pengepolitisk rapport med vurdering av finansiell stabilitet. Administrasjonssjefens vurderinger av konsekvenser av forventet utvikling i markedet frem til neste rapporteringstidspunkt: Ut fra teksten ovenfor antar administrasjonssjefen at det er ikke er usannsynlig at styringsrenten vil bli satt ytterligere ned. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr. 31.08.16 har Longyearbyen lokalstyre 159 mill.kr i lån (herav 51 mill. kr med fastrente og 108 mill. kr med flytende rente) og 175 mill. kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring samlet sett ikke vil påvirke Longyearbyen lokalstyre i vesentlig grad. Valutausikkerhet: Finansreglementet åpner nå for kjøp av utenlandsk valuta. Det betyr at når Longyearbyen lokalstyre gjør avtaler der det skal betales i utenlandsk valuta, kan administrasjonssjefen kjøpe valuta til avtalt pris, slik at en tar bort risikoen for svingninger (både opp og ned ) i valutakursen fra inngått kjøpsavtale til betalingstidspunkt. Det skjer stadig noe i markedene Side 13
som gjør at kursene endrer seg, og det er ikke mulig å si noe om det er lønnsomt å kjøpe valuta eller ikke, men en reduserer usikkerheten rundt kjøpsavtalens totalpris. Side 14
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/565-4-210 Vigdis Jensen 30.09.2016 Tertialrapport pr. 31.8.2016 - Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 81/16 11.10.2016 Lokalstyret 25.10.2016 Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr 31.08.16 tas til orientering. Premisser for avleggelse av regnskapet for 2016 for renter på korkpengefond og velferdshytter vedtas. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Saksopplysninger: Vedlagte tertialrapport inneholder: Rapport om måloppnåelse pr 31.8.16 i hht handlingsprogrammet 2016 2019 Nøkkeltall vedr personalforvaltningen Kvalitetsstyring og beredskap Økonomisk rapport pr. 31.8.16 for driftsregnskapet, de største driftsprosjektene samt investeringsprosjekter Forslag til budsjettendringer I lokalsamfunnsplan 2013 2023, vedtatt av lokalstyret 10.12.13, er 8 satsingsområder med tilhørende delmål for planperioden beskrevet. I «Handlingsprogram og økonomiplan 2016 2019, Budsjett 2016» vedtatt av lokalstyret 15.12.15 er det vedtatt tiltak for 2016 2019 som skal gjennomføres for å nå de enkelte delmålene. I vedlagte tertialrapport rapporteres status på tiltakene. Nøkkeltall vedr personalforvaltningen gir informasjon om årsverk, sykefraværsprosent og turnover. Avsnittet om kvalitetsstyring og beredskap gir informasjon om status for disse områdene. I hht Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i økonomien sett i forhold til årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Lokalstyret får rapporter utarbeidet med utgangspunkt i regnskapstall pr. 30.4. og 31.8. Tall pr 31.12. danner grunnlaget for årsregnskapet. Også her kommenteres forholdet mellom regnskap og budsjett. Årets driftsbudsjett vedtas av lokalstyret på enhetsnivå og som nettobevilgninger. Nettobevilgninger (også omtalt som netto budsjettramme) er budsjetterte kostnader minus budsjetterte inntekter. I hht det administrative delegasjonsreglementet har enhetslederne det økonomiske ansvaret innen egen enhet. Enhetsledernes anvendelse av vedtatt budsjett skal være i samsvar med Longyearbyen Side 15
2016/565-4 Side 2 av 2 lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Økonomisk innebærer dette bl.a. at enhetslederne kan disponere evt merinntekter eller mindrekostnader i driftsbudsjettet. Samtidig betyr det at enhetslederne må bestrebe seg på å holde netto budsjettramme om det skulle oppstå uforutsette økninger i kostnadene eller svikt i inntektene i løpet av året. For investeringsprosjekter kan enhetslederne disponere vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme (som tilsvarer prosjektets forventede kostnad i år) for det enkelte investeringsprosjekt. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 og 11 omtaler budsjettendringer: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik (gjelder både mer- og mindreforbruk) mellom regnskap og budsjett, skal det foreslå nødvendige tiltak for å lukke avviket. Dette kan være justering av økonomiske rammer (budsjettendringer) eller justering av mengden eller innholdet i tjenesten / prosjektet. Budsjettendringer vedtas på samme nivå som budsjettet er vedtatt. Det betyr at for driftsbudsjettet gjøres korrigeringene i fht enhetens netto budsjettramme. For investeringsprosjekter gjøres korrigeringene i fht det enkelte prosjekt sin brutto budsjettramme Dokumentet «Handlingsprogram og økonomiplan 2016 2019, Budsjett 2015» gir informasjon om årets drifts- og investeringsbudsjett. Det dokumentet, sammen med budsjettkorrigeringssaker som er fremmet for lokalstyret tidligere i år, danner grunnlaget for økonomisk rapport pr. 31.8.16. Premisser for avleggelse av regnskapet for 2016. Longyearbyen lokalstyre følger kommunalt regnskapsregelverk ved avleggelse av regnskapet. På to områder, korkpengeordningen og velferdshytter, har lokalstyret de siste årene gitt utfyllende bestemmelser. Disse bestemmelsene foreslås også lagt til grunn for avleggelse av regnskapet for 2016: Korkpengefondet godskrives med renteinntekter fra bankkonti som gjelder korkpenger. Longyearbyen lokalstyre har 3 velferdshytter. 1.1.10 ble det innført betaling for bruk av hyttene, i den hensikt at inntektene skulle brukes på hyttene. Ubrukte inntekter pr. 31.12.16 avsettes derfor til disposisjonsfond øremerket velferdshyttene. Vedlegg: 1 Tertialrapport pr. 31.08.2016 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 16
Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi 31. august 2016 Side 17
Innhold Rapport om måloppnåelse pr. 31.08.16 iht. handlingsprogrammet 2016-2019... 3 Nøkkeltall personalforvaltning... 9 Kvalitetsstyring og beredskap... 10 Status driftstiltak 2016... 11 Økonomisk rapport per 31.08.2016... 13 Oppsummering foreslåtte budsjettendringer... 81 2 Side 18
Rapport om måloppnåelse pr. 31.08.16 iht. handlingsprogrammet 2016-2019 1. Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Være gode ombudsmenn for befolkningen Politisk ledelse 2016-2019 Både lokalt og sentralt er det viktig mål å fremsnakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for å hevde vår suverenitet. Både lokalt og sentralt er det viktig mål å fremsnakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for å hevde vår suverenitet. Gjennomføre folkemøter i fbm arealplan og sentrumsplan Politisk ledelse 2016 Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser, f.eks ved streaming av lokalstyremøtene Politisk ledelse 2016-2019 Prosess for kjøp av streaming utstyr pågår. I fmb. arealplanen var det avsatt et fast tidspunkt på rabalder fra 1600 til 1700, 1 gang i uken, over en periode på 4 uker. Streamingutstyr innkjøpt, blir montert og satt i drift i oktober Påvirke nasjonal svalbardpolitikk, deriblant innholdet i Svalbardmeldingen, ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter Politisk ledelse 2016 Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Info gitt ulike stortings komiteer. Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Info gitt ulike stortingskomiteer. 3 Side 19
2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Legge til rette for at reiselivet kan nå målene i Masterplan Svalbard mot 2025 Politisk ledelse 2016 2019 Masterplan presenteres jevnlig. Lokalstyreledere sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard Masterplan presenteres jevnlig. Lokalstyreledere sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan Politisk ledelse 2016 2019 Strategisk næringsplan presenteres i jevnlig. Har deltatt på et medlemsmøte, samt årsmøte hos Samfunn- og næringslivsforskning (SNF) Strategisk næringsplan presenteres i jevnlig. Har deltatt på et medlemsmøte, samt årsmøte hos Samfunn- og næringslivsforskning (SNF) Gjennomføre tiltak i hht Strategisk havneplan Politisk ledelse 2016 2019 Havneplaner og behov presenteres i jevnlig. Deltar aktivt inn mot Kystverkets konseptvalgutredning (KVU). Havneplaner og behov presenteres i jevnlig. Deltar aktivt inn mot Kystverkets konseptvalgutredning (KVU). Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Politisk ledelse 2016 2019 Område med særlig fokus og kontinuerlige avveginger. Område med særlig fokus og kontinuerlige avveginger. Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter, bl.a. i Longyearbyen lokalstyre. Politisk ledelse 2016 2019 Ingen egne tiltak utført Ingen egne tiltak utført Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016 2019 Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan. Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016 Arealplanen har nå vært ute på høring, og vi arbeider med sammenstilling av merknadene. I tillegg starter arbeidet med delplan sentrum og strategi for boligutvikling. Arealplanen har nå vært ute på høring, og vi arbeider med sammenstilling av merknadene. I tillegg er arbeidet med delplan sentrum godt i gang. Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. 4 Side 20
3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Informasjon og bevisstgjøring av innbyggere og næringsliv, om energisituasjonen i Longyearbyen og muligheter for redusert energiforbruk Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Dette vil være et av fokusområdene til strategikonferansen. Det ble i tillegg fokusert på dette knyttet til konferansen som vi hadde i januar. Dette var et av fokusområdene på strategikonferansen, som det vil arbeides videre med ut over høsten og mot budsjett 2017 Sikre fastboenes mulighet til å ferdes på Svalbard Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom Politisk ledelse 2016-2019 Ingen egne tiltak utført Administrasjonssjef 2016-2019 Planlegging av sommerrydding er i gang. Ingen egne tiltak, men presiseres i alle møter med Sysselmannen hvor dette tema er passende. Sommerjobb for ungdom er gjennomført. I tillegg har Visit Svalbard i samarbeid med næringslivet og LL ryddet i sentrum. Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner og etablering av merkete stier Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Camp Svalbard vinter er gjennomført. Camp Svalbard sommer er gjennomført. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Administrasjonssjef 2016-2019 I det små: dobbeltsidig kopiering, i det store miljømessig opprydding etter skredulykken. Miljømessig opprydding i skredområdet er gjennomført. 5 Side 21
4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Det har vært avholdt møte i forbindelse med delplan sentrum med påfølgende arbeidsmøte hvor dette har vært tema. Det har vært avholdt møte i forbindelse med delplan sentrum med påfølgende arbeidsmøte hvor dette har vært tema. Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid Administrasjonssjef 2016-2019 Forebyggende forum har jevnlige møter. Forebyggende forum har jevnlige møter. Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Administrasjonssjef 2016 Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen Politisk ledelse 2016-2019 Administrasjonen fremmer sak om boligbygging i løpet av våren Administrasjonen fremmer sak om boligbygging i løpet 2016. 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Avklaring av LL sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere. Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Avklaringer gjort mht barnevern og videregående opplæring. Forslag til lokal forskrift til inntak i videregående opplæring er sendt til behandling i Utdanningsdirektoratet. Arbeide for statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Søknad sendt i forbindelse med statsbudsjett og revidert statsbudsjett, i tillegg til at dette alltid er fokus i møter med politisk ledelse/komiteer etc. Tas opp i alle møter med statlige myndigheter. 6 Side 22
Påvirke staten til å starte arbeidet med utredning av ny energibærer, både produksjon og distribusjon Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren 2016. Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren 2016. Dette vil også kommenteres i forhold til Svalbardmeldingen Arbeide for statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan ved energiverket Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren 2016. Tas opp i alle møter med statlige myndigheter. Bruke forskningsparkens kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016-2019 Godt samarbeid med forskningsparken blant annet gjennom campusutviklingsplanen. Godt samarbeid med forskningsparken blant annet gjennom campusutviklingsplanen. Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole Administrasjonssjef 2016 Under forberedende politisk behandling for budsjett 2017-økonomiplan 2017-2020. Ble drøftet under strategikonferansen. Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skoles utviklingsplan Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene Administrasjonssjef 2016 Sak til politisk behandling i OKU i mai. Administrasjonssjef 2016 Utredningen starter opp høsten 2016. Skolens utviklingsplan for 2016/17 er behandlet OKU. Ble drøftet under strategikonferansen. Sak fremmes for OKU i oktober. 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Politisk ledelse 2016-2019 Ingen egne tiltak utført Ingen egne tiltak utført Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken Politisk ledelse 2016-2019 Ingen egne tiltak utført bort sett fra i "Finnair" saken. Ingen egne tiltak utført bortsett fra i "Finnair" saken. 7 Side 23
7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Utarbeide kulturplan Administrasjonssjef 2016-2017 Starter høsten 2016. Starter høsten 2016. Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen Administrasjonssjef 2016-2019 Under arbeid. Under arbeid. Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning Administrasjonssjef 2016-2019 Blir en del av kulturplanen. Blir en del av kulturplanen. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per 30.04.2016 Kommentar per 31.08.2016 Kostra-tallene er brukt til å sammenligne vår Opplæring i bruk av Kostra planlagt i 3. tertial Bruke Kostra-tall ifm utvikling av Administrasjonssjef 2016-2019 produksjon i barnehage og skole med Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon nasjonalt nivå/sammenlignbare kommuner. Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Administrasjonssjef 2016 2019 Administrasjonssjef 2016 Brosjyre er laget i samarbeid med sysselmannen. Kontinuerlig prosess. Videre ledertrening vurderes av ny adm. ledelse. Arbeidet med nye etiske retningslinjer er startet, vil bli fullført i 2. halvår. Brosjyre er laget i samarbeid med sysselmannen. Kontinuerlig prosess. Ledersamling planlagt i oktober. Arbeidet med nye etiske retningslinjer er startet, er planlagt fullført i 2. halvår. 8 Side 24
Nøkkeltall personalforvaltning Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: 31.08.2016 168 158,9 250* 3,20 % 30.04.2016 165 158,9 220 5,70 % 31.12.2015 165 162,85 220 4,10 % 30.08.2015 161 162,85 220 4,60 % 30.04.2015 161 162,85 221 4,70 % 31.12.2014 161 163,4 220 5,40 % 31.08.2014 160,4 163,4 220 5,60 % 30.04.2014 160 163,4 215 5,80 % *Antall ansatte personer er gjennomsnittlig genererte lønnslipper per måned Turnover i Longyearbyen lokalstyre Hittil i 2016: 20 oppsigelser 2015: 33 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2014: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14% 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15% 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 18 % 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 11,5 % 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 16 % 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % 9 Side 25
Kvalitetsstyring og beredskap A. Kvalitetsstyring. Avviksregistrering. Pr. 31.08.2016 er det rapportert totalt 57 hendelser. De fleste hendelser rapporteres fra enhet for barn- og unge samt energiverket. Det er rapportert inn 3 røde hendelser som handler om fare for personskade samt fare for miljøforurensning. Disse avvikene analyseres nærmere. Det jobbes kontinuerlig med å få opp avviksregistreringen. Det er tydelig at der opplæringen har funnet sted, er aktiviteten for å registrere avvik høyere. Driftsavvik på eiendom og teknisk infrastruktur registreres i et eget FDV verktøy. 10 Side 26
B. Beredskap. Longyearbyen lokalstyre er representert i prosjektgruppen og styringsgruppen i Sysselmannens ROSarbeid for Svalbard. LL følger Sysselmannens rotasjon på ROS-analyse og gjennomfører i skrivende stund revisjon av eksisterende beredskapsplan og ROS-analyser. DSBs skredrapport blir offentliggjort i 3.tertial og oppfølgingen av den vil bli prioritert. Dette arbeidet vil bli gjort i samarbeid med Sysselmannen. Status driftstiltak 2016 Prosjektnr. Usikkerhet Budsjett 2016 Kommentar pr. 30.04.2016 Adm.sjefen: 1106 Ledertrening Finansieres via 0 % 0 % 150 000-150 000 Løpende prosjekt enhetenes kursbudsjett 1521 Delplan Sentrum +/-20% 1 200 000 Arbeid iverksatt Tilkobling til digitalt nødnett Utviklingsplan 2040 for forskningsparken og Longyearbyen +/-20% 400 000 Kontrakt skrevet med Polarcom. Leveranse 2016. Kommentar pr. 31.08.2016 Kurs i samtaleteknikk for enhetsledere, sektorsjefer og adm.sjef arrangeres 17.- 18.10.2016 1.gangsbehandling av delplanen i TU 04.10.2016 Kontrakt skrevet med Polarcom. Leveranse oktober 2016. 0 % 150 000 Iverksatt Plan behandlet av lokalstyret i møte 13.09.2016 Eiendom: Skolen: Ny "trekkspillvegg", evt rehab av gammel vegg Finansieres via vedlikeholdsbudsj. Svalbardhallen: 2. Skifte filtre i renseanlegget i svømmehallen for å utsette full rehabilitering til 2020, +/-20% 200 000 OK, er utført via drift. Har reparert den gamle og har bestilt opp nye deler.kostet ca 100 000-200 000 +/-20% 500 000 Har innhentet tilbud, skal bestille i år. OK Har innhentet tilbud, skal bestille i år. 11 Side 27
jfr tilstandsrapport. Økt bemanning: 1 snekker og 1 maler/snekker/vvs el.l. til vedlikehold/rehab boliger og rørkasser. Utstyr til nye håndverkere, inkl biler Finansieres via vedlikeholdsbudsj. Supplering av møbler på Blåmyra Finansieres via inntekt møbelleie 0 % 600 000 Er ansatt, innkjøp av biler og utstyr vil skje i sommer 0 % 500 000-1 100 000 0 % 507 000-507 000 Er i ferd med å bestille, har innhentet tilbud Er ansatt, bil kjøpt. Utstyr kjøpes forløpende Bestilt, venter på leveranse Energiverket: Utskifting av +/-50% 500 000 Startet opp arbeid avløpsledninger 1443 Etablering av +/-10% 2 000 000 Iverksatt Går etter plan energiledelse Støtte fra Enova +/-10% -1 000 000 Fjernvarme: Simulering og oppdatering av tegninger Nytt trykkholdesystem for FH1 og FH2. Det som står i FH2 flyttes til nye H 320. 1300 Oppgradere undersentraler hvert år 1301 Rørkasse Blåmyra 232-7;9;11;13;15; og 17 +/-20% 300 000 Forespørsel rettet til konsulenter. +/-25% 500 000 Sommer 2016 Forespørsel rettet til konsulenter. Blir ikke gjennomført i 2016. +/-20% 750 000 Iverksatt Iverksatt +/-25% 2 300 000 Iverksatt Iverksatt Renovasjon: 1566 Resipientundersøkelse i fjorden 1567 Revidering av avfallsplanen (utsatt fra 2015) +/-20% 250 000 Tilbud kommet inn +/-30% 500 000 Konsulent kontrahert Tilbud kommet inn Konsulent kontrahert Vann: 1279 Utredning krisevann +/-25% 350 000 Iverksatt Iverksatt 12 Side 28
Vei / nærmiljø: Tiltak i hht hovedplan vei 0 % 1 000 000 Sommer 2016 Sommer 2016/Høst 2016 Kullungen barnehage: 100 % pedagogstilling til 20.8.16 100% assistentstilling pga særskilte behov 0 % 340 000 Går som planlagt fram til 20.08.2016 0 % 470 000 Fortsetter ut 2016 så lenge det er behov. Avsluttet Fortsetter ut 2016 så lenge det er behov. Personal og organisasjon: Lærlingemidler 0 % 100 000 Ikke iverksatt noe Ikke iverksatt noe Økonomisk rapport per 31.08.2016 Vedlagt følger rapporter som viser status per 31.08.2016 Driftsregnskapet Driftsprosjekter Investeringsprosjekter For driftsregnskapet vises status for de enkelte enhetene. Driftsbudsjettet er periodisert. Periodiseringen er vanskelig å få helt rett da utgiftene kan påløpe annerledes enn lagt til grunn ved fordelingen. Noen avvik blir derfor forklart som periodiseringsavvik. Det er behov for å justere noen av enhetenes budsjettrammer, dette kommer fram i tabellene. For prosjektregnskap er ikke prosjektene framstilt avdelingsvis. Her er kun prosjektnummer og prosjektnavn oppgitt. Driftsprosjektene det rapporteres på, er de som gjelder vedlikeholdsplan (VHP) under energiverket. Status per 31.08.2016 viser at det ikke er behov for å justere budsjettrammene. Det foreslås en flytting av midler mellom et par prosjekter, samt et merbehov på 3,6 MNOK som dekkes inn internt hos energiverket. På investeringsprosjektene rapporteres det status på prosjektets framgang, kvalitet, økonomi og generelle avvik, tiltak for å lukke avvik og HMS (Helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og evt. SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne jobber for Longyearbyen lokalstyre). Ingen kommentar betyr at det er ingenting å melde. Status per 31.08.2016 viser at det er ønskelig med en flytting av midler mellom noen av prosjektene, samt flytting av midler fra 2016 til 2017. 13 Side 29
Forklaring til tabellene: «Enhet» samsvarer med organisasjonskartet for Longyearbyen lokalstyre. «Regnskap pr. 2. tertial» viser regnskapstall per 31.08.2016 «Budsjett pr. 2 tertial» viser periodisert årsbudsjett, inkl. evt. tidligere vedtatte budsjettendringer. «Årsbudsjett inkl. endring» viser årsbudsjettet, inkl. evt. tidligere vedtatte budsjettendringer «Avvik pr. 2 tertial» er differansen mellom «regnskap pr 2.tertial» og «budsjett pr 2.tertial». Negativt tall viser at regnskapsførte utgifter er høyere enn periodisert budsjett. «Korreksjon» viser antatt regnskapsavvik 31.12. i forhold til netto budsjettramme, ut fra de opplysninger vi har pr. dato. Når kolonnen «korreksjon» viser 0, betyr det at det forventes et regnskapsresultat tilnærmet likt budsjettet. Negativt beløp i kolonnen «korreksjon» betyr forventet mindreforbruk / merinntekt i forhold til netto årsbudsjettramme. Positivt beløp betyr forventet merforbruk / mindreinntekt i forhold til netto årsbudsjettramme. 14 Side 30
RAPPORT: DRIFTSREGNSKAPET PER 31.08.2016 Enhet Regnskap pr Budsjett pr Avvik pr Årsbudsjett Korreksjon 2.tertial 2.tertial 2.tertial inkl endring Kommentar/tiltak E10 Politisk virksomhet 1 721 728 1 882 886 161 158 3 030 000 0 Forventer tilnærmet balanse ved årsslutt. E11 Administrasjonssjef m/stab 4 454 532-2 016 571-6 471 103 5 533 296 784 000 5,6 mill kr av avviket skyldes feil periodisering av korkpengene. Resten av avviket, 0,9 mill kr, skyldes at boka Longyearbyen skoles historie ble noe dyrere enn budsjettert samt gir mindre salgsinntekter enn budsjettert, høyere rekrutteringsutgifter enn budsjettert (adm.sjefstillingen), høyere flyttekostnader (adm.sjef og sektorsjefer) enn budsjettert samt utgifter til advokat som følge av skredet 19.12.15. Det antas at disse kostnadene fører til et merforbruk ved årsslutt, og budsjettet foreslås derfor styrket. 15 Side 31
E13 Økonomi og IKT 6 634 689 6 092 286-542 403 7 688 601 0 Det ser ut til å bli et merforbruk på enheten ved årets slutt på kr. 300'. Dette skyldes i hovedsak ekstra kostnader på IKT som er vanskelig å forutse. IKT: Det skal sluttføres et prosjekt for innmelding av feil og annen korrespondanse med IT, som heter SenseDesk. Microsoftlisensen blir en del dyrere enn forutsatt pga mange nye maskiner. Vi prøver å kutte på andre plasser for at merforbruket ikke skal bli større. Økonomi: Flyttekostnader, konsulenttjenester innkjøp større utgifter enn beregnet. 16 Side 32
E15 Personal og organisasjon 3 945 934 4 112 257 166 323 4 817 440 0 Personal- og organisasjon har ikke mottatt søknad om lærlingeplass. Disse midlene vil derfor ikke bli brukt til lærlinger i 2016. Det er foretatt en omdisponering av lønnsbudsjettet fra infotorg til arkiv, samt internt i infotorget fra fast stilling til midlertidig på grunn av konstitueringer i organisasjonen. Forventet balanse ved årsslutt. 17 Side 33
E16 Plan og utvikling 3 198 888 4 921 524 1 722 636 5 029 000 0 Avvik per august 2016 forklares med ubenyttede midler til kontormateriell (400.000) og at konsulentutgifter til delplanarbeid så langt i år ikke har hatt kostnad som antatt. Det vil i årets siste måneder være arbeid med delplan sentrum. Det er allerede utført konsulentarbeid som ikke er rapportert inn (100.000-200.000), i tillegg ønsker plan og utvikling å bruke midler på en materialveileder for sentrum. Avhengig av detaljeringsnivå vil en slik veileder koste +/- 300.000. For arealplanarbeidet er det ventet faktura på karttjenester på inntil 100.000. Forventer tilnærmet balanse ved årsslutt. 18 Side 34
E17 Eiendom 9 369 801 13 176 139 3 806 338 14 475 238-1 900 000 Vil antakelig få et mindreforbruk på enheten på ca. 1, 9mill. Mindreforbruk på barnehage/skole totalt på 1 500 000 (herav LYB 800 000). Mindreforbruk på tjenesteboliger på 800 000. Egne snekkere har kommet i gang først nå på høsten Mindreforbruk på brannstasjonen på 200 000 Merforbruk på eiendom felles 600 000. Kostnader rekruttering, innleie ekstern tjenestebolig, overtid ekstremvær. Det er noe usikkerhet rundt hvor stort mindreforbruket blir ved årets slutt, men det ser ut som aktiviteten på de forskjellige bygg ikke har vært like stor som planlagt. 19 Side 35
E20 Barn og unge 4 335 853 2 982 575-1 353 278 5 362 304 0 Avvik på barnevern skyldes utestående refusjonskrav. Omfanget av refusjonskravet er uklart, noe som kan resultere i et overforbruk av ukjent størrelse. Det er ikke budsjettert med tiltak for barn som bor hjemme eller for diverse konsulenttjenester på barnevernstjenester. Sistnevnte gjelder innleie av sakkyndig i forhold til barn som bor hjemme. Til og med 31.12.16 vil det gå ut lønnsmidler til 2 hele stillinger på barnevern. Enhetsleders lønn er fra og med mai ført på barnevern og ikke fordelt på de ulike ansvarene. Feilføring i oppvekst felles og refusjoner; skal fordeles på barnehagene. Avvik på ungdomsvirksomheten skyldes underbudsjettering i forbindelse med UKM. Dette skyldes et større antall deltakere en antatt. Det er også utestående KORK-penger i forbindelse med UKM pr 31.08. Det kan komme større utgifter enn antatt i forbindelse med oppussing av klubben, men usikkert pr 31.08. 20 Side 36
På PPT er det budsjettert med 0,5 årsverk. Her er også enhetsleders andel på 0,2 årsverk belastet fire første mnd. av året, derfor overforbruk. 21 Side 37
E22 Kultur og idrett 7 565 536 7 027 055-538 481 10 625 467 0 Regnskapet viser noe merforbruk pt. Vedlikehold utført i Svalbardhallen: Arbeidet var planlagt i 2015, men ble utført i 2016, budsjettmidler ikke videreført. Kostnad på ca. 320'. Resterende avvik skyldes periodiseringsfeil, og forventer balanse ved årsslutt. E32 Longyearbyen skole 22 000 329 22 069 334 69 005 34 865 797 0 Regnskapet per 31.08. er i tråd med budsjettet. Enheten vil bemerke at vi fra høsten 2016 ble det startet opp et nytt yrkesfaglig program Vg1 bygg- og anleggsfag. Vi forventer at oppstartskostnadene ikke vil kunne dekkes innenfor det opprinnelige driftsbudsjettet. Vg har også et mye større elevtall fra denne høsten - inkludert 6 fastlandselever. Vi tilbyr fordypning innenfor realfag og språk, økonomi og samfunnsfag på studieforberedende. Vi forventer at Vgs vil gå utover rammene, og er usikre på hvorvidt dette kan dekkes inn av et tilsvarende mindreforbruk på andre områder. 22 Side 38
E36 Longyearbyen barnehage 1 546 580 1 412 941-133 640 2 234 000 0 Alle salgsinntekter som hører til Rypa blir ført under Kullungen, dette betyr at regnskapet for ansvarsområde 36 og 37 må sees under ett. E37 Kullungen barnehage 4 261 102 4 562 109 301 008 7 102 000 0 Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse for barnehagene totalt sett. Alle inntektene fra Rypa (ansvarsområde 36) blir ført under Kullungen (ansvarsområdet 37), så regnskapene må sees under ett. E38 Polarflokken barnehage 5 177 533 4 229 508-948 024 7 125 184 0 Vi har hatt en del ekstra kostnader på personal etter skredulykken i desember. Noe overtid, noe ekstra personalressurs for oppfølging og forebygging. Høyere lønnskostnader på grunn av svært mange små barn store deler av året. Redusert betaling for kost i april på grunn av ombygging av kjøkken. Lavere inntekter på grunn av svært mange små barn. 23 Side 39
E40 Tekniske tjenester -7 427 707-59 185 7 368 522 7 305 000 0 Kart- og oppmåling: I henhold til budsjett Personell teknisk infrastruktur: Utskifting av personell har ført til større utgifter. En del uforutsett på drift av bilpark med store reparasjoner. Vei og nærmiljø: I henhold til budsjett. Noe feilperiodisering av utgifter, som genererer avvik ved tertialrapport. Vann: I henhold til budsjett Avløp: I henhold til budsjett Renovasjon: I henhold til budsjett Fjernvarme: Inntekt mindre enn budsjettert og noe høyere driftskostnader knyttet til oppgradering undersentraler, rørkasser Blåmyra samt dieselkostnader. Dette finansieres ved bruk av fjernvarmefond Forventer balanse ved årsslutt. 24 Side 40
E42 Brann og redning 4 381 564 3 871 506-510 058 6 112 881 500 000 Vi har i 2. tertial et totalt merforbruk på driftsregnskap i størrelsesorden kr 510 000. Dette skyldes i hovedsak påløpte kostnader kr 303 000 etter raset som rammet Longyearbyen i desember 2015. Feriepengegrunnlag kr 80 000 er ikke tatt med i budsjett, korreksjon El kraft/lys og varme kr 200 000, samt at avtalefestede tillegg er underbudsjettert. Lagt inn en styrking av budsjettet på 500' (Brannforebygging inkl. brannøvingsfelt) Driftsinntekter på salg av varer og tjenester i 2. tertial ligger ca kr 383 000 over budsjett, noe som kan tilskrives periodiseringsavvik. Dette vil nok balansere seg ut i løpet av året. Beredskapsmessig har det vært mindre utrykninger på brann og ambulanse, sammenlignet med samme periode for 2015. 25 Side 41
E80 Energiverket -7 828 442-1 928 837 5 899 604 4 459 792 0 Driftsregnskapet viser pt et underforbruk. Mye tyder på at det blir et positivt resultat ved årsslutt. Noe av underforbruket vil gå til å dekke overforbruk på diverse VHP-prosjekter 26 Side 42
E90 Longyearbyen havn -4 129 390-2 748 235 1 381 154 0 0 Fordeling kostnader og inntekter knyttet til myndighetsutøvelse og anløpsavgifter er ujevnt fordelt over året. Mens hovedinntektene er fra perioden juni-september er kostnadene fordelt over hele året. Budsjett på havn- og kaidrift og drift/vedlikehold havnebygg er periodisert, mens kostnadene treffer tilfeldig gjennom året. LOS-tjenesten: Venter forsikringsoppgjør på skadet fendring. Samt noe uavklart ifm kostnadsfordelingen, da noe skal gå på garantiordningen. Dette kan måtte vente til endelig avregning ved utgang av garantiperioden april 2017 Det er forventet balanse men økt inntjening som følge av økt aktivitet ved årsslutt. 27 Side 43
E99 Finans -129 246 298-107 717 380 21 528 919-125 766 000-2 571 000 Renteinntekter bank blir kr. 1.150' høyere enn budsjettert og inntekten økes tilsvarende i budsjett. Vi har mottatt utbytte som ikke er budsjettert kr. 797' og inntekten økes tilsvarende. Avsetning bundne fond (renteinntekter korkpenger) er ikke budsjettert, utgiften må budsjetteres med 80' Konto 14900 Reservert bevilgning (kun budsjettpost) er ikke brukt så langt. Konto 14901 Avsetning lønnsoppgjør (kun budsjettpost) er ikke fordelt etter lønnsoppgjøret. Dette vil bli gjort i oktober. Konklusjon: vi har kr. 2.571' og fordele til andre enheter eller sette av til disp.fond. ALLE -70 037 768-38 130 090 31 907 678 0-3 187 000 28 Side 44
RAPPORT: DRIFTSPROSJEKTER (VHP - Energiverket) PER 31.08.2016 Prosjekt Regnskap pr. 2 tertial Årsbudsjett Avvik Korreksjon Kommentar/tiltak Uten prosjekt 1 098 868 4 055 123 2 956 255-2 400 000 Fremdrift: Måles ikke i framdrift. Kun lønn som trekkes herfra. Økonomi: Ny prosjektleder startet 14.mars 2016, og hans lønn og mobilutgifter skal dekkes herfra. Også mobilutgifter til intern prosjektleder dekkes herfra. Hans lønn dekkes direkte av forskjellige TA- og VHP-prosjekter. I tillegg er det budsjettert med usikkerhet for prosjektene i VHP, regner med at vi må bruke noe av usikkerheten i år. Ser at spesielt prosjekt 1423 blir større og mer omfattende enn tidligere planlagt, det samme gjelder også for 1402, 1404 og 1406. HMS: Ikke relevant SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: 29 Side 45
1401 VHP energiverk - Bunkringsanlegg 939 649 2 050 000 1 110 351-200 000 Fremdrift: Vi har i år byttet kullknuser, da den gamle var fra 1962. Den nye er montert og tilpasset av interne ressurser, men pga behov for stopp for å kunne gjøre byttet har det vært nødvendig å benytte til dels mye overtid under vedlikeholdsstoppen for å få dette utført. Utover interne ressurser har Energiverket leid inn LNS for løfte av knuseren og til å lage hull i taket, samt tetting av dette. JM Hansen har koblet til det elektriske. Andre delprosjekter i 1401 er blant annet: - Etablering av nytt støvavsug i Siktehus og Kullkasse. Støvavsug er innkjøpt, men ikke montert. - Nytt transportbånd mellom Siktehus og Energiverket er bestilt, men ikke ankommet. Det gamle er slitt og det er derfor behov for å ha et nytt på lager. Dette vil bli byttet så fort vi anser at det er nødvendig eller ved neste planlagte stopp. Det er forventet at det er behov for 3 dager stopp i anlegget for å bytte dette båndet. - Det er gjennomført en kartlegging i forhold til eksplosjonsfare av Norsk Energi. De har kommet med noen anbefalinger i forhold til å minske kullstøv og dermed eksplosjonsfaren i forbindelse med bunkringsanlegget. Disse tiltakene er planlagt gjennomført i høst og i 2017. Økonomi: Antar mindre forbruk på kr 200.000,- 30 Side 46
HMS: OK Generelle utfordringer: 31 Side 47
1402 VHP energiverk - Kjeler 813 612 3 050 000 2 236 388 0 Fremdrift: I våres hadde vi inspeksjon av kjele 1 for å avdekke hva som eventuelt måtte utbedres før kjelen skulle klargjøres for ett års drift. Noen utbedringer ble anbefalt, og disse er utbedret av BWE under vedlikeholdsstoppen i sommer. BWE har overhalt ventiler tilhørende kjele 1 og 2, samt skiftet ut ventiler der de var så slitt at det ikke var mulig med overhaling. I tillegg har BWE hatt service på alle feieapparatene på kjele 1 og 2. Alle ristelementene på kjele 1 er slipt slik at forbrenningen på rista skal være så likt fordelt som mulig. I tillegg har interne ressurser rengjort kjelene, overhalt kastere og matere, samt gjort nødvendig annet vedlikehold på kjel 1. Vedlikehold på kjele 2 vil bli gjort i høst. Det har også vært service på paratkjelen. Den ble utført før vedlikeholdsstoppen siden denne kjelen blir brukt for produksjon av fjernvarme når de andre kjelene står. DNV GL har utført kjelekontroll, og nå er alle 3 kjeleanlegg godkjent for 5 nye år med drift. Økonomi: Om ikke noe uforutsett skjer er det antatt balanse på VHP 1402 innen utgangen av 2016. HMS: OK 32 Side 48