Møteinnkalling Utvalg: Oppvekst- og kulturutvalget Tidspunkt: 02.02.2016, kl 15:30 Sted: Næringsbygget, 2. etg., møterom Smutthullet OKU skal besøke Longyearbyen lokalstyres barnehager med omvisning og kort orientering om barnehagens drift. Kl. 14.00-14.30 Polarflokken barnehage Kl. 14.45-15.15 Kullungen barnehage Det er ikke organisert transport. Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 26.01.2016 Kristin Furu Grøtting leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 8.12.2015 PS 2/16 Revisjon av Longyearbyen lokalstyres kvalitetssystem for skoleeier PS 3/16 Oppnevning av styremedlem til Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen 2016-17 - Orienteringer fra utvalgsleder, sektorsjef og representant fra Ungdomsrådet. Side 2
PS 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 8.12.2015 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/818-9-040 Unn Martinsen 21.01.2016 Revisjon av Longyearbyen lokalstyres kvalitetssystem for skoleeier Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 2/16 02.02.2016 Anbefaling 1. Lokalstyret vedtar å endre Longyearbyen lokalstyres kvalitetssystem for skoleeier slik at krav om skriftlig rapport tas ut og erstattes med et møte med skolens ledergruppe om skolens utviklingsplan. Særegne forhold som det ønskes rapportering på behandles i januar samtidig med systemrevisjonen. 2. Administrasjonssjefen ber utvalget vurdere om det er særskilte forhold man vil be om rapportering på i tilstandsrapport 2016. Saksopplysninger Longyearbyen lokalstyres kvalitetssystem for skoleeier ble vedtatt i oppvekst- og kulturutvalget 18.11.2014. Kvalitetssystemet skal revideres hvert år og utvalget skal uttale seg om analyseområder man vil se nærmere på i tilstandsrapporten. Saken legges frem for utvalget til vedtak. Vurdering Kvalitetssystemet har vist seg å være et godt redskap for å følge opp grunnopplæringa. Planer og prosedyrer dokumenteres fortløpende og skolen har avgitt tilstandsrapport og utarbeidet utviklingsplan med kompetanseutviklingstiltak. Utviklingsdialog er gjennomført, men rapport ble ikke skrevet etter dialogen. Administrasjonssjefen valgte heller å gjennomføre et møte med skolens ledergruppe der utviklingsdialogen ble fulgt opp. Dette fungerte svært bra og la et godt grunnlag for skolens utviklingsplan. I kvalitetssystemet står det at oppvekst- og kulturutvalget kan på forhånd uttale seg om hvilke særegne forhold man ønsker rapportering på. I forrige års rapport var mobbing et slikt forhold. Andre områder kan f.eks. være spesialundervisning, elevers trivsel eller grunnleggende ferdigheter. Erfaringen viser at dette bør skje i januar samtidig med revisjonen av kvalitetssystemet og ikke i november. Administrasjonssjefen foreslår derfor å endre kvalitetssystemet slik at krav om skriftlig rapport tas ut og erstattes med et møte med skolens ledergruppe om skolens utviklingsplan. Særegne forhold som det ønskes rapportering på behandles i januar samtidig med systemrevisjonen. Vedlegg: 1 Longyearbyen lokalstyres kvalitetssystem for skoleeier Side 4
Deres referanse: Vår referanse: 2014/818-10-040 Saksbehandler: Unn Martinsen Dato: 26.01.2016 Longyearbyen lokalstyres kvalitetssystem for skoleeier Skoleeiers rolle og ansvar Longyearbyen lokalstyre er politisk skoleeier og skal arbeide aktivt for å skape kvalitet i skolen. Lokalstyret har delegert til oppvekst- og kulturutvalget (OKU) å forme tjenestetilbudet. Politisk nivå skal vedta lokale målsettinger for opplæringa ved Longyearbyen skole. Vellykkede utviklingsstrategier tar utgangspunkt i få og tydelige mål. Målene må følges opp av et systematisk kvalitetsarbeid. Kvalitetsarbeidet må være nært knyttet til lærernes undervisning og elevenes læring. Skoleeierskapet utøves i stor utstrekning av administrativt nivå på delegert myndighet fra lokalstyret. God kontakt og kommunikasjon mellom politisk og administrativt nivå er derfor nødvendig. Dette må være bygd på respekt, dialog, klare forventninger og avklarte roller. Styringsinformasjonen må tilrettelegges slik at lokalstyret kan være en aktiv skoleeier. Det må også etableres møtearenaer og samhandlingsformer som strekker seg utover tradisjonell saksbehandling. Longyearbyen skole Det er en offentlig skole i Longyearbyen. Rektor ved Longyearbyen skole har ansvaret for skolefritidsordning med 70-80 barn, 1-10 trinn med 220-230 elever og videregående avdeling med treårig utdanningsprogram for studiespesialisering og ett yrkesfaglig utdanningsprogram med vg1 og muligheter for vg 2 med til sammen 20-40 elever. Det gis også tilbud i norsk med samfunnsfag for fremmedspråklige voksne. Skolens nettoramme er om lag 32 millioner. Det gjelder en egen Forskrift om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard av 18.januar 2007. Her står det at Longyearbyen lokalstyre skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring på Svalbard og at lokalstyret også kan drive videregående opplæring. Det er viktig å merke seg 3 Regelverk for opplæringsvirksomheten som slår fast at opplæringsloven og forskrifter gitt med hjemmel i opplæringsloven gjelder så langt de etter forholdene passer. Kunnskapsdepartementet avgjør hvilke bestemmelser som passer. Kunnskapsdepartementet har avgjort at for videregående opplæring gjelder ikke opplæringslovens kap.5 om spesialundervisning. Det er også avgjort at det totale årstimetallet for elever i videregående opplæring kan reduseres med et gjennomsnitt på tre undervisningstimer pr uke pr elev. Longyearbyen lokalstyre prioriterer å gi tilbud om videregående opplæring ved Longyearbyen skole selv om dette ikke er lovpålagt. Tilbudet skal imøtekomme målet om at Longyearbyen lokalstyre vil søke å gi et videregående opplæringstilbud som fanger opp flest mulig fastboende unge i alderen 16-19 år (Plan for oppvekst og undervisning av 22.09.2009). Side 5
Side 2 av 4 Longyearbyen lokalstyres forsvarlige system Kvalitetssystem med lovkrav, planer, prosedyrer og rutiner og dokumentasjon Tilstandsrapportering Utviklingsdialog Utviklingsplan(tiltaksplan) med kompetanseutviklingstiltak for Longyearbyen skole Kvalitetssystem Longyearbyen lokalstyre har etablert et overordnet kvalitetssystem basert på verktøyet TQM. I dette systemet er opplæringsvirksomheten lagt inn med skoleeier Longyearbyen lokalstyre på nivå 1 og Longyearbyen skole på nivå 2 (to-nivå kommunemodell). Alle lovkrav er knyttet opp mot lokale prosedyrer og dokumentasjon på oppfyllelse av lovkravene. Tilstandsrapportering Opplæringsloven pålegger Longyearbyen lokalstyre å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i grunnskoleopplæringa og den videregående opplæringa knyttet til læringsresultater, frafall og læringsmiljø. Den årlige rapporten skal drøftes av politisk skoleeier i april hvert år. Rapporten skal legges frem for oppvekst- og kulturutvalget som grunnlag for vedtak om politiske mål for opplæringa ved Longyearbyen skole. OKU må også vurdere om vedtaket vil kunne få budsjettmessige konsekvenser. Tilstandsrapporten skal være forankret i lokalstyret, hos skoleeier og i skoleledelsen. Den skal analysere skolens resultater i lys av lokale forutsetninger og gi begrunnete vurderinger. Tilstandsrapporten skal brukes til oppfølging av læringsresultater, til vurdering av måloppnåelse innen områdene læringsresultat, læringsmiljø og frafall, til kvalitetsutvikling i opplæringa og i utviklingsdialogen med Longyearbyen skole. Longyearbyen lokalstyre kan bruke Utdanningsdirektoratets mal for tilstandsrapportering med tillegg av spesialundervisning og forhold som er særegne for Longyearbyen. Oppvekstog kulturutvalget kan på forhånd uttale seg om hvilke særegne forhold man ønsker rapportering på. Lokalstyret kan bruke skoleeieranalysen fra Utdanningsdirektoratet som et verktøy for å utarbeide og følge opp tilstandsrapporten. Denne analysen skal bidra til en prosess der politikere og administrasjonen sammen avklarer oppgaver, roller og ansvar knyttet til et forsvarlig kvalitetssikringssystem. Utviklingsdialog Det skal hvert år innen utgangen av mai gjennomføres en utviklingsdialog mellom sektorsjef for oppvekst og kultur og Longyearbyen skoles ledergruppe. Dialogen skal baseres på tilstandsrapporten og behandlingen av denne i oppvekst- og kulturutvalget. Målet er å gi skoleeier og skolen grunnlag for dialog om behovet for støtte og veiledning. Dialogen skal også gi grunnlag for beslutninger hos skoleeier og på skolenivå om nødvendige prioriteringer og tiltak. Side 6
Side 3 av 4 Det skal skrives rapport basert på dialogen som er ment å skape motivasjon og gi et godt grunnlag for utviklingsarbeid på skolen. Rektor ved Longyearbyen skole skal skape positiv overgang fra rapporten til videre aktivt arbeid på skolen og rapportere på oppfølgingsarbeidet i neste utviklingsdialog. Foreldrene skal involveres i arbeidet gjennom foreldrerådets arbeidsutvalg og samarbeidsutvalget. Sektorsjef for oppvekst og kultur kan medvirke til å formidle resultatene av utviklingsdialogen og til å iverksette prosesser for forbedring og utvikling. Sektorsjef skal orientere oppvekst- og kulturutvalget om hvilke prioriteringer og tiltak som besluttes. Utviklingsplan med kompetansetiltak for Longyearbyen skole Longyearbyen skole skal hvert skoleår innen juni utarbeide en kortfattet utviklingsplan med konkrete tiltak for forbedring og utvikling som også inkluderer kompetanseutvikling. Lokalsamfunnsplanen, plan for oppvekst og undervisning og strategisk kompetanseplan legger føringer for skolens utviklingsplan sammen med politiske vedtak og rapporten fra utviklingsdialogen. I utviklingsplanen skal rektor beskrive hvordan Longyearbyen skole vil oppfylle kravene i 2-1 Skolebasert vurdering i forskrift til opplæringsloven. Den pålegger skolen å jevnlig vurdere i hvilken grad organiseringa, tilrettelegginga og gjennomføringa av opplæringa medvirker til å nå målene som er fastsatt i Læreplanverket for Kunnskapsløftet. Longyearbyen skole kan bruke ståstedsanalysen fra Utdanningsdirektoratet som et verktøy for kvalitetsvurdering og skoleutvikling. Målet er å skape felles refleksjon over skolens praksis og hvilke områder skolen vil prioritere i utviklingsarbeidet sitt. Lovkrav Opplæringslovens 13-10 Ansvarsomfang pålegger Longyearbyen lokalstyre å ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i opplæringsloven og forskrifter blir oppfylte. Systemet skal også sikre oppfølging av disse vurderingene og av de nasjonale kvalitetsvurderingene. Forskrift til opplæringslovens kap.2 Rapportering og evaluering av opplæringsverksemda pålegger skoleeier å se til at skolen driver skolebasert vurdering, at nasjonale undersøkelser og prøver blir gjennomført og fulgt opp lokalt og å etablere administrative systemer og innhente de opplysningene som trenges for å vurdere tilstanden og utviklinga innenfor opplæringa. Side 7
Side 4 av 4 Årshjul Januar Mars April Mai Juni August November Desember Revisjon av kvalitetssystemet Tilstandsrapport OKU behandler tilstandsrapporten Utviklingsdialog Utviklingsplan for skolen OKU informeres om skolens utviklingsplan OKU uttaler seg om analyseområder i neste års tilstandsrapport Økonomiplan og handlingsprogram Ver. 3.11.2014 uma Side 8
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/56-1-037 Roger Zahl Ødegård 25.01.2016 Oppnevning av styremedlem til Stiftelsen Kåre Tvetersamlingen 2016-17 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 3/16 02.02.2016 Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre oppnevner kst. kultursjef Roger Zahl Ødegård til styremedlem i Stiftelsen Kåre Tveter samlingen. Oppvekst- og kulturutvalget anbefales å oppnevne personlig vara for Ødegård blant utvalgsmedlemmene. Videre gis administrasjonen i oppgave å oppnevne styremedlem fra reise- /næringsliv med Sissel Danielsen som vara. Saksopplysninger: Sissel Danielsen ble i 2011 valgt som styremedlem av Longyearbyen lokalstyre fram til 2012. Danielsen er reist «på slutt» og det må velges en ny. For å ivareta kontinuiteten har Sissel Danielsen sagt seg villig til å være personlig vara i kommende valgperiode. Kristine Lidin Hansen var siden 2011 personlig vara for Danielsen fram til 2012. Einar Buø har vært styremedlem siden 2008 med Roger Zahl Ødegård som personlig vara fra 2011. Begge er valgt for perioden fram til 2012. I tillegg består styret av ett medlem + personlig vara oppnevnt av Kåre Tveters familie hittil har dette vært Trond B. Olsen. Ingen vara for ham. Det er ikke foretatt valg etter utløpet av Danielsen m/vara og Buø m/vara etter utløpet av deres valgperiode i 2012. Av vedtektene ( 4) skal LL oppnevne to styremedlemmer med personlige varamedlemmer. I henhold til vedtektene konstituerer styret seg selv, men det har i alle år vært tradisjon for at avdelingssjef /daglig leder/enhetsleder (ulike titler gjennom tidene avhengig av organisasjonsmodell) er styrets leder. Ødegård overtok Buøs funksjon i fm konstitueringen som kultursjef fra 24.8.2015. Stiftelsens styre har kommet med innspill overfor administrasjonen om at den som erstatter Danielsen har erfaring fra reise- og/eller næringslivet. En tettere knytning mot næringsliv og reiseliv anses som svært viktig i en tid der Tveter-samlingens posisjon bør styrkes i håp om enda større interesse fra turister og andre besøkende. Tveter-samlingen står også overfor utfordringer med hensyn til vedlikeholdet av samlingen samtidig som inntektene er beskjedne. Her er det et potensial både i forhold til å utvikle nye salgsprodukter og det å styrke markedsføringen av samlingen slik at flere besøker Galleri Svalbard og på den måten bidrar til inntektsforbedring. Side 9
2016/56-1 Side 2 av 2 Vurdering: Administrasjonen støtter vurderingen som stiftelsens styre har gitt om at et nytt styremedlem kommer fra reise-/næringslivet. Longyearbyen lokalstyre skal derfor oppnevne to styremedlemmer med personlige varamedlemmer. Roger Zahl Ødegård foreslås valgt som den ene representanten. Vi foreslår videre at OKU oppnevner personlig vara for han blant utvalgsmedlemmene. Videre anbefaler vi at administrasjonen får i oppdrag å oppnevne det andre styremedlemmet med Sissel Danielsen som personlig vara. Vedlegg: 1 Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen - vedtekter pr. 21.1.2011 Side 10
Stiftelsen 1 Navn Stiftelsens Kåre Tveter-samlingen navn er Kåre Tveter-samlingen. 2 Formål Stiftelsens formål er å forvalte, drive og spre kunnskap om malerisamlingen. utvide samlingen til å omfatte ander arbeider av Kåre Tveter. Stiftelsen kan Stiftelsen kan samarbeide med andre om lokalisering, forvaltning og drift av samlingen. Stiftelsen er en allmennyttig stiftelse. 3 Grunnkapital Stiftelsens grunnkapital er på kr 1 161 800. Grunnkapitalen kan økes gjennom gaver eller tilskudd fra stifterne eller andre. k/ 4 Styre Stiftelsen skal ha et styre på 3 medlemmer med personlige varamedlemmer som oppnevnes slik: o Kåre Tveter eller den han bemyndiger oppnevner 1 styremedlem med vara o Longyearbyen Iokalstyre (LL) oppnevner 2 styremedlemmer med vara Styret konstituerer seg selv. Etter Kåre Tveters død skal hans eldste barn ha rett til å oppnevne 1 styremedlem Dette med mindre Kåre Tveter i testamente har bestemt at andre skal ha denne oppnevningsretten. med vara. 5 Styrets oppgaver Styret representerer stiftelsen utad og er ansvarlig for at stiftelsen blir drevet i samsvar med vedtektene og stiftelsesloven. Herunder har styret ansvar for at det blir ført regnskap for stiftelsen. Styret velger revisor. Stiftelsen forpliktes av styrets formann og ett styremedlem i fellesskap. 6 Drift LL stiller Iokaler til disposisjon for samlingen. Dersom stiftelsen på varig basis ikke er i stand til å oppfylle formålet i paragraf 2, har Kåre Tveter eller hans etterlatte rett til å kjøpe tilbake samlingen mot å betale kr 265 000 som tilfaller LL. Retten til å kjøpe tilbake samlingen omfatter bare de Kåre Tveter-arbeider som Kåre Tveter eller hans etterlatte eller representanter har overlatt vederlagsfritt til stiftelsen. Dersom det skulle oppstå tvist om hvorvidt vilkårene for slikt tilbakekjøp er tilstede, avgjøres tvisten med endelig virkning av Sysselmannen på Svalbard eller den han måtte oppnevne i sitt sted. Sysselmannen avgjør på tilsvarende måte omfanget av retten til tilbakekjøp. 7 For øvrig kommer bestemmelsene i stiftelsesloven av 15. juni 2001 nr 59 til anvendelse. Sist oppdatert i styremøte 21.1.2011 Side 11