SAKSLISTE: INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I SKARSDALEN VEL ONSDAG 16. februar 2011 KL.1830 PÅ NORCONSULT Vestfjordgt. 4 Sandvika Hvis døren er låst, ring 45 40 13 34 for åpning. 1. GODKJENNING AV INNKALLING 2. KONSTITUERING 3. ÅRSBERETNING FOR PERIODEN 10.02.2010 TIL 16.02.2011 4. REGNSKAP 2009 5. FASTSETTELSE AV KONTINGENT for 2012 OG BUDSJETT 2012 6. INNKOMNE FORSLAG 6.1. Løypeavtale 6.2. Utslipp ved Damtjernhallin 6.3. Forslag til alternativ veiavtale 6.3.1. Veiavtale for Flagligrend 6.3.2. Styrets forslag til alternativ veiavtale 6.3.3. Uendret veiavtale 6.4. Endring i oppkreving av innbetaling til vel, vei og løyper 7. VALG I HENHOLD TIL VEDTEKTENE Nedenfor er adgangstegn med stemmerett ved Generalforsamlingen. Den skal leveres til styret ved fremmøte. Det forenkler registreringen av fremmøtte og opptelling ved valg. --------------------------------------------------KLIPP HER----------------------------------------------- Gnr: Bnr.: Fnr: Navn på hytteeier: e-postadresse på hytteeier: Navn på den som møter på GF: 1 av 11
Sak 3 Årsberetning for perioden 10.02.2010 til 16.02.2011 Velmedlemmer Skarsdalen vel hadde ca 210 medlemmer pr. 31.12.2010, se punkt 4, Regnskap. Styret (valgperiode 2 år): Leder: Hans Jørgen Mikkelsen Asker (tar ikke gjenvalg) På valg Sekretær: Sverre Høven Høvik (tar ikke gjenvalg På valg Kasserer: Ketil Omberg Kolsås På valg Styremedlem: Kjetil Gamre Oslo (ønsker å trekke seg av styret) På valg Styremedlem: Erik-Frode Hansen Drøbak Andre på valg: (valgperiode 1 år): Valgkomité: Lars Bjørnstad, Oslo På valg Ove Steinar Soltvedt Kolsås På valg Camilla Akcora Oslo På valg Revisor: Ulf Terje Olsen På valg Grupper og komitéer mv: Styret oppfordrer alle som har interesse av å bidra i en eller flere av velets grupper og komitéer om til å ta kontakt med styret. Fiskegruppe: Skirennkomité: Tore Axelson Karstein Helge Mevik Roar Haaland Johansen Andreas Åsheim Fam. Jan Melvik Drammen Slemmestad Lier Oslo (Ny) Oslo Løype- og turstikomité: Kontaktperson: Arne Rødland Oslo Steinar Schou Haslum Øystein Valdal Blommenholm Rolf Syvertsen Hokksund (Ny) Harehoppkomité: Bjørn Axel Gran (leder) Steinar Schou Horst Vogel Ketil Omberg Halden Haslum Rykkinn Kolsås 2 av 11
Aktivitetskalender Aktivitetskalender - Skarsdalen Vel Styremøte årsmeldinger, komiteer og budsjettskisse Forslag til GF innen utgangen av desember Styremøte, innkalling til GF GF Innbetaling av kontingent og veiavgift Okt Sep Nov Aug Des Jan Skarsdalen Vel Aktivitetskalender Juli Juni Mai Feb Mar Apr Styremøte GF referat på webbside Påskeskirenn Styremøte Sommeraktivitet? Møte med veilaget Styremøte Møter generelt: Det har i perioden vært holdt 5 styremøter, 1 generalforsamling, 1 møte med Veilaget. Enkelte av møtene omtales nærmere under egne overskrifter nedenfor. Sørvestre Vassfaret Vel De 2 velene har hatt kommunikasjon og diskutert samarbeid fremover. Samarbeidet forventes fortsatt videre i 2011. Skarsdalsveien Velet har diskutert en skisse for en ny veiavtale med grunneiere for perioden 2011-2012. Veilaget har ikke respondert etter møtet. Innspill fra velets medlemmer er løpende tatt opp med Veilaget. Dette gjelder veistandard, vedlikehold og snørydding. Fiskegruppen Ingen vesentlig aktivitet i fiskegruppen i 2010. Kulturkomitéen Denne komiteen legges foreløpig på is om det ikke er noen som melder seg. 3 av 11
Løype- og turstikomitéen Ingen vesentlig felles aktiviteter i 2010. Ingen dugnader ble gjennomført. Harehopp Avtalen med Karsten Ekeren om bruk av Harehopp for Vellets medlemmer fortsettes. Årsberetning fra Harehoppkomitèen fremgår av vedlegg 3.1. Skirennkomitéen Beretning for Påskeskirennet 2010 vedlegg 3.2. Påskeskirennet 2011 er planlagt avholdt påskeaften, 23.04. I og med at det nå er kun en familie som har denne jobben, håper styret om at andre familier kan melde seg for bistand i denne gruppen. Kun litt å gjøre i påsken og påskeaften, ellers relativ rolig gruppe. Avtale om løypekjøring Velet har foreløpig ingen bindende avtale om løypekjøring. Grunneierne kjøpte i 2008 en ny brukt løypemaskin. Den skulle testes i 2008-2009 og 2009-2010. På siste års generalforsamling ble løypekjøringen for 2009-2010 likevel budsjettert med kr 40 000, da løype standarden frem til GF var god. Imidlertid fikk grunneierne problemer med maskinen, noe som resulterte i mangelfull løypekjøring resten av sesongen. Dette førte til at styret i velet bevilget kr. 20.000,- av de budsjetterte 40.000,- til støtte til løypekjøring 2009/2010. Dette ble begrunnet og styret igjen ba om en uttalelse fra grunneierne om hva de har for planer for fremtiden. Vellet ønsker et videre samarbeid som kan føre til mer forutsigbarhet, bedre kvalitet og muligens flere løyper. Styret har gjentatte ganger lagt frem et forslag med et frittstående løypelag som skal stå for løypekjøring og planlegging av finansiering av denne jobben. Laget skal bestå av representanter fra grunneiere, vellene og andre. Vi er imidlertid usikre på grunneiernes holdning til dette samt om det er rett vei å gå. Et slikt lag krever engasjement fra enkeltpersoner, og dette kan bli en utfordring. WEB-sidene Etter at websidene er revidert og modernisert er tilbakemeldingene fra medlemmene positive og besøkstallet godt. Noen sider har generell tilgang for alle, andre sider er bare tilgjengelige for medlemmer som har betalt kontingent for inneværende år. Styret arbeider løpende med forbedring av innholdet på hjemmesidene. Styret oppfordrer medlemmene til å ta kontakt hvis man har innspill til innholdet på hjemmesidene. Turkart for Skarsdalen Det ble solgt 16 kart i 2010. Så langt viser totalt kartsalg + inntekter fra annonser på kartet et overskudd på kr 16 950, dvs 22,8 %. (Utgifter til porto og konvolutter er ikke med i dette overslaget.) Vi har 168 kart på lager. 4 av 11
Sak 4 Regnskap Regnskapet for 2010 viser et underskudd på kr 14 285,78, dvs ca kr 24 000 lavere enn budsjettert (kr 38 150,-). Både inntekter og utgifter har blitt lavere enn budsjettert, men utgiftene mest. Lavere inntekter skyldes i det vesentlige tregere kontingentinnbetaling enn budsjettert. Lavere utgifter skyldes for det meste at velets utbetalte bidrag til løypekjøring var kr 20 000,- mindre enn budsjettert, samt at det ikke er betalt noe tilskudd til gruppene. Det har ellers vært gjennomgående lavere utgifter enn budsjettert på de fleste utgiftspostene. Ny nettside kostet litt mer enn antatt, men resultatet ble svært bra. En gledelig nyhet for 2010 var tilskudd fra Telenor på kr 5 000 til startnummer for påskeskirennet. Regnskapet står i vedlegg 4.1. Nærmere om betaling av velkontingent Pr 31.12.2010 har velstyret oversikt over 246 hytter i Skarsdalen. Av disse var det for 179 betalt velkontingent for 2011. 1 tidligere velmedlem har meldt seg ut, og 7 står bokført som ikke medlem. En del av disse er strøket som medlem på grunn av manglende kontingentbetaling, resten er nye hytteeiere / tomteeiere i 2010. De resterende 59 kan ut fra dette oppfattes som restanser for medlemskontingent for 2011 ved årets utgang. Samtidig sto 17 hytteeiere til rest med betaling for 2010. Av disse har 13 heller ikke betalt for 2011, og 9 av dem heller ikke for 2009. Velmedlemskapet for disse kan dermed anses som utgått. Betalingsvarsel sendes som en fakturaside på e-post. Medlemmer som styret ikke har registrert e- postadresse på får fakturaen i brevpost. Det er derfor viktig at alle ser over alle sidene i informasjonen styret sender ut. Betalingsrestansene gir styret mye ekstra arbeid og påfører vellet ekstra utgifter. Det innkreves derfor purregebyr på kr 50 for betaling etter tidsfristen. Manglende kontingentbetaling fører til at medlemskapet i velet opphører. Sak 5 Fastsettelse av kontingent for 2012 og budsjett for 2011 Budsjettforslaget for 2011 viser et underskudd på kr 34 000, mot et underskudd på kr 14 286 på regnskapet for 2010. Den store utgiftsposten er løypekjøring med kr 20 000. Deretter er bidrag til gruppene foreslått øket til kr 15 000, vesentlig ut fra påregnelige utgifter til økt vedlikehold på Harehopphytta, som ble en del skadet av vann og is høsten 2010. (Se referat fra Harehoppgruppen.) Budsjettforslaget står i vedlegg 5.1. Medlemskontingent Forslag til vedtak: Generalforsamlingen slutter seg til styrets forslag om medlemskontingent på kr 200, med tillegg av purregebyr på kr 50 for betaling etter forfall. 5 av 11
Sak 6 Innkomne forslag 6.1. Løypeavtale Forslag fra styret: Styret foreslår at det arbeides videre med å frem en avtale om løypekjøring i Skarsdalen for sesongen 2011/2012. Forslag til vedtak Generalforsamlingen slutter seg til styrets forslag om å forhandle frem en avtale om løypekjøring i Skarsdalen for sesongen 2011/2012. 6.2. Utslipp ved Damtjernhallin Kontroll av utslipp i Damtjernhallin hyttefelt: I forbindelse med siste utbygging i Damtjernhallin ble det gitt utslippstillatelse for avløpsvann i Damtjernhallin hyttefelt. Det er i perioden etter at utslippstillatelsen ble gitt registret kraftig lukt og synlig avløpsvann i terrenget. Forslag til vedtak: GF henstiller til styret å ta dette opp med kommunen slik at utbedring foretas. 6.3. Forslag til ny veiavtale Styret ble på GF 2010 bedt om å vurdere veinettets omfang og fremlegge dette på GF i 2011. Dette basert på et samarbeid om totalt budsjett for hele veinettet. Styret har ikke mottatt budsjett eller tilbakemelding om avtale etter møte med veilaget og kan derfor ikke fremlegge nytt forslag. Dagens avtale er med mindre justeringer oversendt veilaget for videreførelse. Styret avventer veilagets godkjennelse. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å signere ny veiavtale med veilaget, som viderefører dagens ordning. Sak 7 Valg i henhold til vedtektene Valgkomitéens innstillinger: Til styret: Formann: 3 styremedlemmer Til valgkomiteen: 1) Ove Soltvedt 2) Liv Jacobsen 3) Lars Bjørnstad 4) Camilla Akcora Som revisorer: Ulf Terje Olsen foreslås valgt som revisor for 2011. 6 av 11
Ønsket tilbakemelding om eierskifte: Det er nødvendig at medlemslistene til velet er løpende oppdatert. Styret bruker gårdsnummer (Gnr), bruksnummer (Bnr) og festenummer (Fnr) som entydig identifikasjon av den enkelte eiendom. Styret bør få bedre informasjon ved eierskifte, og oppfordrer alle hytteeiere til å melde fra til både velstyret og veilaget om både gammel og ny eier ved slikt skifte. Medlemsopplysninger kan gis med dette skjema: Skjema for å melde inn medlemsopplysninger til styret Eiendom Gnr: Bnr: Fnr: Eier Gammel eier Ny eier Etternavn Fornavn Gateadresse Postnr. Postkontor E-postadresse Telefon Skjemaet fylles ut og sendes til post@skarsdalenvel.net 7 av 11
VEDLEGG 3.1 ÅRSBERETNING FRA HAREHOPPGRUPPEN Harehoppgruppen ble opprettet i 2008 med Bjørn Axel Gran (koiesjef), Horst Vogel, Steinar Schou og Ketil Omberg. I tillegg har informasjon blitt formidlet til Steinar Steinarsson (grunneierlag). Hytteboka viser at koia er godt besøkt hele året, og dekker et viktig behov for et enkelt utfartssted inne på vidda. I vinteren 2009-10 var Harehopp stengt i perioden desember - påske. På grunn av mildvær frøys døra igjen, og den lot seg først åpne igjen i påska. Fra påske har Harehopp blitt flittig besøkt, og således blitt utstyrt med ny hyttebok. På velets nettside er det også kommet en fin tegning gjort av Jenny Rødland. Siste skitur ble gjennomført i mai, mens den første skituren fant sted 24. september 2010. Flere personer benyttet Harehopp i forbindelse med rypejakt. I 2010 har det ikke vært noen felles dugnad, litt på grunn av lav oppslutning om dugnad i 2009. Men flere av medlemmene i Harehoppgruppen har likevel gjort mye nyttig arbeid med løpende vedlikehold og reparasjoner. Resultatet var at hytta tidlig på høsten var satt i god stand for å møte vinteren. Noen jobber er mer arbeidskrevende enn andre. Fundamentet gir etter i grunnen, slik at hytta siger og blir litt skjev. Dermed kan døra ikke lukkes riktig. I høstferien var Horst flere turer på Harehopp for å fikse dette. Til slutt måtte han bruke en 5 t jekk for å løfte hytta. Resultatet var at døra igjen kunne lukkes riktig, så vi slapp å få regn og snø inn i hytta. Stor takk for innsatsen! For vinteren 2010-11 er Harehopp dessverre nok en gang stengt. På grunn av den kalde høsten har bekken fra Harehoppvann frosset, og vannet har funnet seg ny vei. Det innebærer at vann og is står ca 40 cm opp på tre av ytterveggene. Inne i hytta ligger isen til høyde med senga. Foreløpig er det vanskelig å si hvor store skadene er blitt på grunn av vannet og isen. Nyttårshelga spadde Bjørn Axel bort snøen foran døra og hugg hull i isen. Under 10 cm is var det frittflytende vann (ca 20cm), under det antagelig mer is. Mengden is han klarte å hugge på en time var knapp målbar i forhold til hvor mye is som er foran hytta og på sideveggene. På vestsida er det et vakkert gjenfrosset isfall der vi pleier å sitte i solveggen og nyte matpakka... På grunn av den nye situasjonen med is og vann rundt og i koia må det påregnes en stordugnad og større reparasjoner i 2011. Alle som kan bidra er sterkt velkomne. Bjørn Axel Gran Gruppeleder Ketil Omberg Styrets kontakt i Harehoppgruppen 8 av 11
VEDLEGG 3.2 ÅRSBERETNING FRA Påskeskirennet Påskerennet 2010 ble arrangert i god tradisjon. Føreforholdende var gode selv om solen ikke skinte fra klar himmel. Totalt 109 deltagere var med i rennet (antall deltagere i 2009 var 119) Rennet var som tidligere delt inn i fem klasser (0-5, 6-8, 9-11, 12-15 og 16-100 år) fordelt med fra 17 til 25 personer i hver klasse. Rangering ble som tidligere gjort i forhold til idealtids-plassering. Klassen for 12-15 år hadde raskest idealtid med 3 min og 10 s, etterfulgt av 3 min og 32 s for klassen 9-11 år. Dette var samme rekkefølge som i 2009. Ca 10 voksne deltok aktivt med arrangeringen dette året og sørget for at alt gikk som planlagt. Alle fikk diplom og medalje. Rennet startet kl 12 og tilriggingen begynte 1-2 timer før. Litt problematisk var det at mange av numrene manglet etter tidligere renn. Det er derfor planlagt å anskaffe nye numre før årets renn. System for registrering av deltakere, tidtaking og tidsberegning fungerte godt. Det er nødvendig at beregningene går relativt raskt da flere deltakere fort blir litt utålmodige med diplom-og medlajeutdelingen. Utdeling av drikke og sjokolade etter målpassering synes å bli verdsatt blant deltakerne og mange hygget seg med mat og grilling. Musikalsk innslag fra Skarsdalen Snerk og Rust sørget som tidligere for en meget god stemning. Familiene Rui/Vinje og Heglund går nå ut av arrangementkommiteen etter flere års aktiv og god innsats. Vi takker dem for arbeidet og nye familier er velkomne og nødvendige for å opprettholde arrangementet. Jan Egil VEDLEGG 3.3 ÅRSBERETNING FRA WEBSIDEKOMITEEN Websidene er blitt noe oppdatert og oppgradert i 2010. 17 mai 2010 lanserte vi ny web på skarsdalenvel.net Vi har nå fått en oppdatert web som støtter de nyeste nettlesere og som er vesentlig enklere og vedlikeholde. Vi har lansert funksjoner som gjestebok og kjøp/ salg annonser. I pakken vi har kjøpt finnes det mange utviklingsmuligheter som spørreundersøkelse, mailinglister og medlemsarkiv. Vi ser frem til lansere nye funksjoner og forbedre dagens innhold. Håper dere er fornøyd med resultatet og send gjerne inn bidrag Dersom noen har bilder de vil ha lagt ut på websiden kan de sendes til post@skarsdalenvel.net eller gis til styret på generalforsamlingen. Erik Frode Hansen Styrets kontakt i Webside komiteen 9 av 11
VEDLEGG 4.1 REGNSKAP FOR 2010 10 av 11
VEDLEGG 5.1 BUDSJETTFORSLAG FOR 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Konto Post Antall Stk. pris Beløp Antall Stk. pris Beløp B 2010 RESULTAT -34 000-14 285,78-37 650 100 INNTEKTER 50 000 51 952,97 66 850 110 Medlemskontingent (restanseinnbet. vår) 40 250 10 000 34 212 7 200,00 18 250 111 Medlemskontingent (ordinær innbet. høst) 180 200 36 000 175 200 35 050,00 45 000 112 Medlemskontingent for neste år 4 200 800 3 200 600,00 1 000 120 Salg turkart 12 250 3 000 16 250 4 000,00 2 500 130 Renter 200 102,97 100 150 Sponsorinntekter 0 5 000,00 0 200 UTGIFTER 84 000 66 238,75 104 500 201 Porto for utsending til medlemmene 1 500 660,00 1 500 202 Kopiering for utsending til medl. 400 0,00 400 203 Kontorutgifter (Konvolutter mv.) 500 0,00 500 204 Finansutgifter (Kontogebyr mv.) 100 32,00 100 205 Utgifter til generalforsamling og styremøter 2 500 1 089,00 2 000 206 Reiseutg. til møter m. Flå kom. + Veilaget 1 500 0,00 1 500 221 Abonnement og medlemsskap 3 500 3 140,00 3 500 225 Nettside 7 500 7 131,25 7 000 230 Løypekjøring uten avtale årets sesong 40 000 20 000,00 40 000 231 Løypekjøring uten avtale 2008-2009 0 30 000,00 30 000 232 Skilting av stier og løyper 3 000 0,00 3 000 235 Påskeskirenn 7 500 2 186,50 4 000 260 Bidrag til komitéene (inkl. drift Harehopp) 15 000 0,00 10 000 261 Harehopp: Årsavgift etter avtale med eier 1 000 2 000,00 1 000 300 Postbanken konto 0530 58 36143 310 Saldo pr 1.1.2011 85 405,21 320 Resultat 2010-34 000,00 330 Saldo pr 31.12.2011 51 405,21 Postmerknader 110 Samlekonto for restanser. Stykkpris kr 250 inkl. purregebyr kr 50. 111 Det er ca 245 registrerte hytter i Skarsdalen. Det budsjetteres med at 220 betaler velkontingent, derav 180 om høsten. 112 Konto for å fange opp medlemmer som betaler 2x for samme år. Nr 2 bokføres på neste år. 120 Antar 12 solgte kart. 130 Renteinntekten er lav på foreningskonto. Høyere rente krever personlig konto, noe som ikke er aktuelt for velet. 150 Inntekten i 2010 anses som et engangstilfelle, det antas ingen inntekt i 2011. 201 Tar ut fra erfaring høyde for noe utsending med papirpost. Tilsvarende for postene 202 og 203. 204 Fanger opp eventuell moderat gebyrøkning. 205 Fanger opp eventuell moderat kostnadsøkning. Tilsvarende for post 206 221 Hallingdølen og Norges hytteforbund. Fanger opp en viss økning i abonnementsprisene. 225 Utgifter til full omlegging ble tatt i 2010. Tar høyde for evt oppgradering med webkamera i 2011. 230 Maksimal beløpsramme. Styret kan betale for løypekjøring innenfor denne rammen etter nærmere vurdering etter sesongen. 231 Ekstraordinær betaling i 2010, for tidligere år. Ikke aktuelt for 2011. Posten er bare med pga regnskapet for 2010. 232 For å dekke opp eventuell supplering av skiltingen samt reparasjon av skadete skilt. 235 Startnummer og premier mv. 260 Fiskegruppen, løype- og turstigruppen og Harehopp-gruppen (drift og vedlikehold). Harehopp-hytta ble skadet av isgang høsten 2010. Budsetterer med økte utgifter til rep. og vedlikehold. 261 Årsavgift kr 1000 etter bruks- og vedlikeholdsavtale mellom velet og eieren av Harehopp. 11 av 11