System for registrering og rapportering av kvalitets- og sikkerhetskontroller Ruter As 2015/1037
Innholdsfortegnelse 1. Orientering om oppdraget... 3 2. Bakgrunn... 3 3. Krav til oppdraget... 4 3.1 Krav Elektronisk system for registrering... 5 3.2 Krav Rapportering og oppfølgning... 6 4. Tjenestenivå... 7 5. Organisering av arbeidet og kontaktperson... 7 6. Implementering... 7 7. Fremdriftsplan... 7 8. Pris... 7 9. Kundens krav til leveransen... 8 10. Pris... 8 11. Kvalitet... 9 12. Leverandørens besvarelse... 10 3.1 Krav Elektronisk system for registrering... 10 3.2 Krav Rapportering og oppfølgning... 11 3.2 Krav Rapportering og oppfølgning... 12 Side 2 av 14
1. Orientering om oppdraget Ruter As gjennomfører kvalitets- og sikkerhetskontroller (heretter brukes betegnelsen kvalitetskontroller) om bord på busser som trafikkerer linjer i Oslo og Akershus. Linjene driftes av operatører på kontrakt for Ruter As. Kvalitetskontrollene skal avdekke om materiellet tilfredsstiller krav som stilles i operatørkontrakten. Ved avvik fra krav kan operatørene gebyrlegges. Målet med oppdraget er at Ruter As har Et elektronisk system for registrering av kvalitetskontroller Et elektronisk system for rapportering av resultater av kvalitetskontroller samt System for oppfølging av rapporterte kvalitetskontroller. Dette for å gi både Ruter as og operatørene oversikt over levert kvalitet (via foretatte kontroller), oversikt over avvik fra kontrakt samt frister for utbedring. 2. Bakgrunn Kvalitetskontrollene gjennomføres i dag ved visuell inspeksjon som dokumenteres ved elektronisk skjema og foto via mobil enhet, av Ruters eget personell i Oslo og Akershus. Det gjennomføres i dag 500 kvalitetskontroller, 250 i Oslo og 250 i Akershus, per måned gjennom hele året. Dagens elektroniske skjema for kvalitetskontroller består av ca. 35 spørsmål/registreringspunkter. Alle kontroller registreres og dokumenteres med bildedokumentasjon. All dokumentasjon rapporteres til Ruter As ved komplett datafil. Alle kontroller, men primært kontroller med avvik fra godkjent kvalitet, kvalitetssikres og behandles internt i Ruter As. Etter kvalitetssikring får kvalitetskontrollene følgende saksbehandling: o o o Godkjent ikke avvik arkiveres Avvik mindre, ikke gebyrleggende avvik operatør varsles per epost. Avvik gebyrleggende avvik operatør varsles per epost og eventuelt gebyrlegges. Operatør varsles. Varslingen gjøres i dag per epost per kontroll. Registrerte avvik har frist for utbedring, f.eks tagging 24 timer og gebyrgivende avvik 14 dager. Side 3 av 14
Illustrert saksgang per desember 2015: Visuell inspeksjon Dokumentasjon rapporteres # # Kvalitetssikring og behandling Operatør 3. Krav til oppdraget Tilbyder skal beskrive hvordan målet, ref. pkt. 1, kan oppnås på best mulig måte. Beskrivelsen gis som besvarelse av krav 3. i kravtabellen under. Det forventes også at leverandøren gir råd og veiledning i hvordan oppdraget kan gjennomføres mer effektivt og funksjonelt. Under punkt 3.1 3.3 er det beskrevet de kravene som er satt til oppdraget. Leverandøren skal beskrive hvordan kravene løses og dette blir lagt til grunn ved evalueringen. Se kravtabell under. Viser til Vedlegg 1, skjema for detaljert oversikt over registreringspunktene som ønskes automatisert. Registreringspunktene er dynamiske og disse må det være mulig å endre, i tillegg til endringer ved skifte av bussoperatør, se krav 3.1.3 i kravtabellen under. Ved endringer som leverandøren må utføre skal utført arbeid faktureres med timepris. Pristilbudet skal inneholde leverandørens timepris for denne type arbeid, se prisskjema i dette dokumentets Bilag 2. Viser til Vedlegg 2. Saksbehandling for oversikt over Hvilke avvik som utløser gebyr og gebyrets størrelse Hvilke avvik som utløser varsling per epost Hvilke frister som gjelder for utbedring av avvik Tilbyder kan velge å tilby tredjeparts løsninger, så lenge dette møter kravene til oppdraget. Side 4 av 14
Kravtabell Kravene er gitt prioritet som følger: Kode Betydning -krav som er obligatoriske krav. Manglende oppfyllelse vil føre til avvisning. -krav: Leverandøren kan velge om han ønsker å tilby tjenesten under hvert krav og i hvilken grad kravet oppfylles. Graden av oppfyllelse vurderes under tildelingskriteriet Kvalitet. For besvarelse av kravspesifikasjonen, se Bilag 2. Kravtabell 3.1 Krav Elektronisk system for registrering 3. Ruter As skal ha et elektronisk system for registrering av kvalitetskontroller. 3.1.2 Det elektroniske skjema skal på en enkel og oversiktlig måte registrere punkter definert i Bilag.1 Skjema. 3.1.3 Det må være mulig å konfigurere registreringspunktene i skjema (se Vedlegg 2) etter behov. Dette vil også gjelde bla oversikt over operatører samt linjeoversikt. 3.1.4 Kvalitetsregistreringene og avvikene skal dokumenteres med foto. 3.1.5 Det elektroniske skjema bør være mest mulig brukervennlig/tidseffektiv for kvalitetskontrollørene. 3.1.6 Det bør være mulig å integrere løsningen mot Ruters baksystemer som for eksempel Reise API og fileshare for innhenting av informasjon om operatører linje og holdeplasser. 3.1.7 Det bør være mulig å legge inn skisser/illustrasjoner av transportmidlene, slik at det kan markeres hvor skadene/avvikene er i/på vognen. 3.1.8 Det bør være mulig å etter-registrere kontroller i systemet. Side 5 av 14
3.2 Krav Rapportering og oppfølgning 3.2.1 Ruter As skal ha et elektronisk system for rapportering av resultater av kvalitetskontroller 3.2.2 Fotodokumentasjon skal kunne rapporteres i det elektroniske systemet. 3.2.3 Alle resultater av kvalitetskontrollene /rådata skal kunne leses i Excel. 3.3.4 Rapporteringsløsningen må ha tilfredsstillende sikkerhet. Brukere hos operatørene skal kun se resultater fra egne kontrakter, men brukere fra Ruter As skal ha tilgang til alle kontrakter. 3.2.5 Rapporteringsløsningen bør være brukervennlig og fleksibel. 3.2.6 Alle kontroller med avvik bør kvalitetssikres internt i Ruter As før operatørene blir varslet om avvik. 3.2.7 Systemet bør legge til rette for at operatør skal kunne varsles når det er registrert avvik etter den interne kvalitetskontrollen. 3.2.8 Det bør være mulig å legge inn skisser/illustrasjoner av transportmidlene i det elektroniske skjema og dette bør kunne vises i rapporteringen. 3.3.9 Resultater etter kvalitetskontrollene bør gjøres tilgjengelig i rapporteringsløsning, både for Ruter As og operatører, i tilnærmet sanntid. - Dette for å sikre at Ruter til enhver tid har oversikt over hvilke kontroller som er gjennomført, og med hvilket resultat. 3.3.10 Det bør være enkelt å registrere og tildele brukerrettigheter, samt administrering av disse i det elektroniske systemet for rapporteringsløsning. 3.3.11 Rapporteringsløsningen bør vise frister for utbedring av avvik. 3.3.12 Rapporteringsløsningen bør vise at et avvik er rapportert rettet. 3.3.13 Rapporteringsløsningen bør vise oversikt over ilagte gebyr, eller gebyrgivende avvik eller tilsvarende. Side 6 av 14
4. Tjenestenivå Ruter AS ønsker å benytte leverandørens standard tjenestenivåavtale. Standard tjenestenivåavtale skal vedlegges tilbudet. 5. Organisering av arbeidet og kontaktperson Ruter As skal ha en fast kontaktperson hos leverandør som er ansvarlig for alle aspekter ved leveransen. Navn på prosjektleder skal angis i tilbudet. Dersom endring av prosjektleder er aktuelt, skal Ruter As informeres umiddelbart og informasjon vedrørende ny prosjektleder forelegges Ruter As. 6. Implementering Hvilken informasjon Oppdragsgiver må fremskaffe, og når denne informasjonen må være tilgjengelig for Leverandør, må beskrives i tilbudet. Det må også beskrives i tilbudet omfanget eventuell annen assistanse/bistand fra Ruter As som leverandør mener er påkrevet frem til Kontroller bussmateriell, Kvalitets- og sikkerhetskontroller settes i drift. Leverandøren skal uten tillegg i prisen gi opplæring av Oppdragsgivers kontaktperson, som igjen vil lære opp kontrollørene, i bruken av systemet som skal leveres, i den grad det er nødvendig. Opplæring blir gitt hos Ruter As. Pris for implementering skal inngå i pris elementet: «Kjøp av systemet». 7. Fremdriftsplan Leverandør skal utarbeide en detaljert fremdriftsplan for gjennomføring av oppdraget som angir hovedaktiviteter og milepæler samt tid for kvalitetssikring og opplæring. Det forutsettes at Kontroller bussmateriell, Kvalitets- og sikkerhetskontroller kan settes i drift fra 1. mai 2016. Detaljer avtales nærmere med Oppdragsgiver. 8. Pris Det skal gis pris på tilgang til løsningen, som skal inkludere implementering og opplæring av Ruteransatt. I tillegg skal det gis pris på årlig vedlikehold. Det skal også gis timepriser for utført arbeid, se bilag 2 for nærmere Side 7 av 14
BILAG 2 Leverandørene skal svare på Kundens Bilag 1, kravspesifikasjon i dette bilaget. Det skal inngås avtale på kjøp av et elektronisk system for registrering av kvalitetskontroller som beskrevet i Bilag 1. 9. Kundens krav til leveransen I Leverandørens besvarelse (dette bilaget) skal kravene dokumenteres slik det fremgår av svartabellen. -kravene som beskrevet i tabellen under vurderes til oppfylt eller ikke ut fra etterspurt dokumentasjon/leverandørenes egenerklæringer. Manglende oppfyllelse vil føre til avvisning. -kravene som beskrevet i denne kravspesifikasjonen vurderes under tildelingskriteriet «Kvalitet» og evalueres skjønnsmessig ut fra beste oppfyllelse av hvert krav. For vurdering av grad av oppfyllelse vil det skriftlige tilbudet og resultat av forhandlingene legges til grunn. Som nevnt vil Ruter As vil gjennomføre forhandlinger med de leverandørene som har levert de 3 beste skriftlige tilbudene. Det er ikke mulig å fastsette hvor mange forhandlinger som vil bli gjennomført med hver av disse 3 leverandørene på forhånd. 10. Pris Det skal gis pris på kjøp av systemet, som skal inkludere implementering og opplæring av Ruteransatt, i tillegg til årlig vedlikehold. Det skal også gis timepriser, jf krav nummer 3.1.3. Pris er vektet 20 % med undervekt som vist i prisskjemaet under. Prisene bes oppgitt i NOK eks MVA som følger: Priselement Vekt Leverandørens pris Kjøp av systemet, engangskost 30 % Årlige driftsutgifter 50 % Timepris jf krav 3.1.3 20 % Det skal kun oppgis 1 pris under «timepris», det skal ikke gis differensierte priser for f. eks junior og senior konsulent. Timeprisene skal oppgis inkludert evt andre sosiale utgifter. Reisetid vil i utgangspunktet ikke bli dekket, men kan vurderes i særskilte tilfeller. Side 8 av 14
11. Kvalitet -kravene for hhv Elektronisk system for registrering og Elektronisk system for registrering som beskrevet i denne kravspesifikasjonen vurderes under tildelingskriteriet «Kvalitet» og evalueres skjønnsmessig ut fra beste oppfyllelse av hvert krav. For vurdering av grad av oppfyllelse vil skriftlig tilbud og resultat av forhandlingene legges til grunn. Tildelingskriteriet Kvalitet er vektet til 80 % med følgende undervekt: Gruppering Vekt Undervekting av Bør-kravene 3.2 Elektronisk system for registrering 3.3 Elektronisk system for registrering 50 Kapittelet inneholder 4 -krav, og kravene 3.1.5 og 3.1.8 vil vektlegges høyest. 50 Kapittelet inneholder 13 -krav, og kravene vil vektlegges likt unntatt krav 3.2.10 som vil vektlegges noe mindre enn de øvrige kravene i dette kapittelet. Det vil benyttes en poengskala fra 1 10, hvor beste oppfyllelse av kravene/laveste pris oppnår 10 poeng og videre forholdsmessig lavere poeng. Poengene multipliseres deretter med vekting som beskrevet. Side 9 av 14
12. Leverandørens besvarelse I leverandørens besvarelse av kravene i tabellen under, må det gis klar henvisning i teksten hvilket kravnummer besvarelsen gjelder for, f eks med overskrifter. Eventuelt kan besvarelsen gis i tabellen. Leverandørens pristilbud skal gis i prisskjema som vist over, både kravtabell og prisskjema vil i tillegg til dette dokumentet legges ved konkurransegrunnlaget i redigerbar versjon. Ved motstrid gjelder dette dokumentet foran de redigerbare dokumentene. 3.1 Krav Elektronisk system for registrering Nr Krav / 3. Ruter As skal ha et elektronisk system for registrering av kvalitetskontroller. 3.1.2 Det elektroniske skjema skal på en enkel og oversiktlig måte registrere punkter definert i Vedlegg 1 Skjema. 3.1.3 Det må være mulig å konfigurere registreringspunktene i skjema (se Vedlegg 2) etter behov. Dette vil også gjelde bla oversikt over operatører samt linjeoversikt. 3.1.4 Kvalitetsregistreringene og avvikene skal dokumenteres med foto. 3.1.5 Det elektroniske skjema bør være mest mulig brukervennlig/tidseffektiv for kvalitetskontrollørene. 3.1.6 Det bør være mulig å integrere løsningen mot Ruters baksystemer som for eksempel Reise API og fileshare for innhenting av informasjon om operatører linje og holdeplasser. 3.1.7 Det bør være mulig å legge inn skisser/illustrasjoner av transportmidlene, slik at det kan markeres hvor skadene/avvikene er i/på vognen. 3.1.8 Det bør være mulig å etterregistrere kontroller i systemet. Dokumenteres med beskrivelse beskrivelse beskrivelse beskrivelse Side 10 av 14
3.2 Krav Rapportering og oppfølgning Nr Krav / 3.2.1 Ruter As skal ha et elektronisk system for rapportering av resultater av kvalitetskontroller Dokumenteres med 3.2.2 Fotodokumentasjon skal kunne rapporteres i det elektroniske systemet. 3.2.3 Alle resultater av kvalitetskontrollene /rådata skal kunne leses i Excel. 3.3.4 Rapporteringsløsningen må ha tilfredsstillende sikkerhet. Brukere hos operatørene skal kun se resultater fra egne kontrakter, men brukere fra Ruter As skal ha tilgang til alle kontrakter. 3.2.5 Rapporteringsløsningen bør være brukervennlig og fleksibel. 3.2.6 Alle kontroller med avvik bør kvalitetssikres internt i Ruter As før operatørene blir varslet om avvik. 3.2.7 Systemet bør legge til rette for at operatør skal kunne varsles når det er registrert avvik etter den interne kvalitetskontrollen. 3.2.8 Det bør være mulig å legge inn skisser/illustrasjoner av transportmidlene i det elektroniske skjema og dette bør kunne vises i rapporteringen. 3.3.9 Resultater etter kvalitetskontrollene bør gjøres tilgjengelig i rapporteringsløsning, både for Ruter As og operatører, i tilnærmet sanntid. - Dette for å sikre at Ruter til enhver tid har oversikt over hvilke kontroller som er gjennomført, og med hvilket resultat. 3.3.10 Det bør være enkelt å registrere og tildele brukerrettigheter, samt administrering av disse i det elektroniske systemet for rapporteringsløsning. Side 11 av 14
3.2 Krav Rapportering og oppfølgning Nr Krav / 3.3.11 Rapporteringsløsningen bør vise frister for utbedring av avvik. 3.3.12 Rapporteringsløsningen bør vise at et avvik er rapportert rettet. 3.3.13 Rapporteringsløsningen bør vise oversikt over ilagte gebyr, eller gebyrgivende avvik eller tilsvarende. Dokumenteres med Side 12 av 14
Vedlegg EGENERKLÆRING PÅ OPPFYLLELSE AV MINIMUMSKRAVENE Det bekreftes herved at leverandøren kan tilby tjenestene som beskrevet i tabell under og at skalkravene dermed er oppfylt, samt at det aksepteres at brudd på denne egenerklæringen vil anses som vesentlig mislighold av kontrakten. Krav nr Minimumskrav Akseptert Kommentar (Ja/Nei) 3. Ruter As skal ha et elektronisk system for registrering av kvalitetskontroller. 3.1.2 Det elektroniske skjema skal på en enkel og oversiktlig måte registrere punkter definert i Vedlegg 1 Skjema. 3.1.3 Det må være mulig å konfigurere registreringspunktene i skjema (se Vedlegg 2) etter behov. Dette vil også gjelde bla oversikt over operatører samt linjeoversikt. 3.1.4 Kvalitetsregistreringene og avvikene skal dokumenteres med foto. 3.2.1 Ruter As skal ha et elektronisk system for rapportering av resultater av kvalitetskontroller 3.2.2 Fotodokumentasjon skal kunne rapporteres i det elektroniske systemet. 3.2.3 Alle resultater av kvalitetskontrollene /rådata skal kunne leses i Excel. 3.3.4 Rapporteringsløsningen må ha tilfredsstillende sikkerhet. Brukere hos operatørene skal kun se resultater fra egne kontrakter, men brukere fra Ruter As skal ha tilgang til alle kontrakter. Tilbyders underskrift Side 13 av 14
Vedlegg 1.2 EGENERKLÆRING PÅ OPPFYLLELSE AV LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det bekreftes herved at leverandøren oppfyller sine forpliktelser om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt i SSA-K, punkt 2.4 og i SSA-D punkt 5.7, samt at dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Tilbyders underskrift Side 14 av 14