Konkurransegrunnlag Språkundersøkelse 2011 Samarbeidspartnere: WebSak 11/22 1
Innholdsfortegnelse I Tilbudsinnbydelse... 4 1. Kort om oppdraget og konkurransen... 4 1.1 Oppdragsgivere... 4 1.2 Oppdraget... 7 1.2.1 Oppdraget omfatter... 8 1.2.2 Kartlegge samiske språkbrukere... 8 1.2.3 Kartlegge språkbruk i ulike samfunnsarenaer... 8 1.2.4 Kartlegge foreldres språkvalg... 9 1.2.5 Kartlegge behov for språklæring og språkutvikling... 9 1.3 Alternative tilbud... 9 1.4 Antall avtaler og avtalens varighet... 9 1.5 Anskaffelsesprosedyre... 10 1.6 Kunngjøring... 10 1.7 Tilleggsopplysninger / oppdragsgivers kontaktperson... 10 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 11 1.9 Offentlighet... 11 1.10 Tentativ fremdriftsplan... 11 2 Kvalifikasjonskrav krav til tilbyder... 12 2.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 12 2.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling... 12 2.2.1 Lovlig etablert foretak... 12 2.2.2 Skatt og mva... 13 2.2.3 HMS egenerklæring... 13 2.3 Tilbyder økonomiske og finansielle stilling... 13 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 14 3 Krav til tilbudet... 15 3.1 Tilbudets utforming og levering... 15 3.2 Tilbudsfrist tidspunkt for innlevering... 16 3.3 Vedståelsesfrist... 16 3.4 Fremdriftsplan... 16 3.5 Forbehold... 16 3.6 Endring og tilbakekall av tilbud... 17 3.7 Komplett tilbud... 17 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene avgjørelse av... 17 konkurransen... 17 4.1 Registrering av tilbud... 17 4.2 Åpning av tilbud... 17 4.3 Avviste tilbud... 18 4.4 Avlysning og totalforkastelse... 18 4.5 Tildelingskriterier og evaluering... 18 III Kontraktsbestemmelser... 18 1 Beskrivelse av oppdraget... 18 2 Kontrakten. Kontraktsdokumenter. Tolkningsregler... 18 2.1 Kontraktsdokumentene... 18 2.2 Tolkningsregler... 19 3 Betaling... 19 4 Priser og fakturering... 19 4.1 Priser og fakturering... 19 2
4.2 Prisendringer... 19 5 Mislighold... 19 6 Force majeure... 19 6.1 Definisjon... 19 6.2 Virkning... 20 7 Evt. forlengelse av kontraktsperioden... 20 8 Tvister... 20 Tilbudsbrev... 22 3
I Tilbudsinnbydelse 1. Kort om oppdraget og konkurransen 1.1 Oppdragsgivere Sametinget, Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet og Kunnskapsdepartementet vil i fellesskap ta initiativ til en undersøkelse hva gjelder bruken av samiske språk i Norge. Undersøkelsen skal ha fokus på bruken av nordsamisk-, lulesamisk og sørsamisk språk i Norge. Samelovens språkregler 1-5 slår fast at samisk og norsk er likeverdige språk og at de skal være likestilte språk etter bestemmelsene i språkreglene. Sametinget ble opprettet i medhold av lov av 12. juni 1987 nr. 56 om Sametinget og andre samiske rettsforhold (sameloven). Sametinget er opprettet som et representativt folkevalgt organ av og for samene. Sametinget er et parlamentarisk politisk system, der Sametingsrådet har det politiske ansvaret for den utøvende og administrative virksomheten. Sametinget er samenes folkevalgte organ i Norge med 39 representanter fra hele landet fordelt på syv valgkretser. Sametinget arbeider med å sikre samiske rettigheter og utvikle de samiske samfunnene. Sametinget har også en del forvaltningsoppgaver knyttet til kulturminnevern, opplæring, språk m.m. Ytterligere informasjon om Sametinget finnes på hjemmesiden www.sametinget.no. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets (FAD) har det overordnede samordningsansvaret for statlig samepolitikk. Videre har departementet ansvar for samelovens språkregler og utvikling av mål og tiltak for å styrke bruken av de samiske språkene i Norge. Departementet har også ansvar for implementering av den Europeiske pakten for regions- og minoritetsspråk og ILO-konvensjon nr. 169 om urfolk og stammefolk i selvstendige stater. Kunnskapsdepartementet (KD) har ansvaret for opplæring i og på samiske språk på alle opplæringsnivå utenfor samiske distrikter. 1.1.1 Om samiske språk De samiske språkene er tradisjonelt klassifisert som en del av den finno-ugriske grenen av den uralske språkfamilien. Ifølge dagens teorier, er deres nærmeste levende språklige slektninger balto-finske språk. Disse inkluderer estisk, finsk, ingrisk, karelsk, livisk, vepsisk og votisk. Men forfedrene til de moderne samiske og baltofinske språk har vært adskilt fra hverandre i mer enn 3000 år (Sammallahti 1998). Lingvister i dag anerkjenner ni forskjellige levende samiske språk. Disse utgjør to hovedgrupper basert på geografisk, historisk og språklig tilhørighet - øst og vest. Disse to gruppene er videre delt inn i subgrupper, språk, hoveddialekter og sub-dialekter. En grov tilnærming av områdene hvor disse språkene 4
tradisjonelt tales / ble talt illustreres på kartet. Figur 1 Kart over Saemie/Sábme/Sápmi (Det samiske området), Morén-Duolljá 2010 I internasjonal sammenheng er alle samiske språk karakterisert som truede eller utdødde språk. Et truet språk defineres som språk med nedgang i antallet barn som kan snakke språket, mens et alvorlig truet språk forstås som et språk som nesten bare voksne bruker. Av de samiske språkene som er og har vært i bruk i Norge har UNESCO i sin røde liste klassifisert østsamisk, pitesamisk og umesamisk som utdødde, lulesamisk og sørsamisk som alvorlig truede språk, mens nordsamisk er klassifisert som truet. Utviklingen for nordsamisk språk har på mange måter vært positiv de siste tiårene. Utviklingen av samiskspråklige rettigheter fastsatt i samelovens språkregler, rett til opplæring i og på samisk i henhold til opplæringsloven, samiske media og litteratur og en rekke tiltak for å styrke samisk språk har ført til at nordsamisk har fått en sterkere posisjon i samfunnet. Lulesamisk og sørsamisk språk er minoritetsspråk også i samisk sammenheng og har i mange sammenhenger kommet i skyggen av utviklingen sammenlignet med nordsamisk. Dette har medført at disse språkene har vært lite synlige i samfunnets satsing på samisk språk. Lulesamiske og sørsamiske språkbrukere har derfor færre muligheter til å møte sitt språk i litteratur, film, musikk, i media og i det offentlige rom generelt, sammenlignet med nordsamisk. Det generelle inntrykket er at bruken av de samiske språkene som dagligspråk er i tilbakegang. Spesielt gjelder dette i områder hvor samisk språk har vært utsatt for sterkt press fra 5
majoritetssamfunnet og i de små samiske språksamfunnene. Dette gjelder særlig i lulesamisk og sørsamisk område og i markasamiske og sjøsamiske områder. Det er altså fortsatt store utfordringer knyttet til å bevare og utvikle samisk som levende bruksog samhandlingsspråk også i framtiden. Handlingsplanen for samiske språk, som er utarbeidet i dialog med Sametinget, skal legge til rette for en bred og langsiktig innsats for samiske språk i Norge. 1.1.2 Sammendrag fra språkundersøkelsen i 2000 I rapporten Undersøkelse av bruken av samisk språk, Samisk språkråd 2000, ble det sett på ulike sider ved bruken av samisk språk. Det ble sett på bruken av samisk språk når det gjelder privatpersoner i samiske områder, offentlige institusjoner, undervisning og samiske organisasjoner og bedrifter. På bakgrunn av telefonundersøkelsen og sekundære data ble det i rapporten anslått at ca. 25.000 personer i Norge er samiskspråklige i den for stand at de kan følge med i en vanlig samtale på samisk. Undersøkelsen hadde likevel bare tatt for seg bruken av samisk språk i områder hvor det på forhånd ble antatt at en viss andel av befolkninga ville være samiskspråklige. Gjennom undersøkelsen kom det fram at det er ganske store forskjeller mellom nord-, lule- og sørsamisk. Det ble konkludert at det er nødvendig med ulike tiltak for å styrke situasjonen for alle disse samiske språkene. Sørsamisk ser likevel ut til å være i en spesielt vanskelig situasjon, særlig fordi en relativt stor andel av de samiskspråklige her ser ut til først å ha lært seg samisk i voksen alder. Av tall fra Sametingets utdanningsavdeling kommer det fram at ingen grunnskoleelever hadde sørsamisk som førstespråk skoleåret 1999 / 2000. Det vil derfor være spesielt viktig å sette inn tiltak for å sikre at sørsamiske barn lærer samisk. Jf 1 UNESCOs rapport i 1993 ble det anslått at det var færre enn 500 sørsamisk-talere, og mindre enn 2.000 lulesamiske talere. 2 Ifølge lulesamiske språkaktivister har antall flytende talere blitt sterkt overdrevet i litteraturen. Estimater fra språksamfunnet antyder at det er færre enn 650 som taler lulesamisk flytende Utenfor forvaltningsområdet for samisk språk er også situasjonen for nordsamisk spesielt vanskelig. For eksempel oppga bare 16 % av de samiskspråklige i forvaltningsområdet at barna ikke kunne samisk i det hele tatt, mens hele 60 % av de samiskspråklige i de øvrige nordsamiske kommunene sier at barna ikke kunne samisk. I undersøkelsen ble det ikke sett spesielt på bruken av andre samiske språk i Norge, som for eksempel østsamisk, men det ble antatt at situasjonen for de minste samiske språkene er vesentlig verre enn for de språkene som ble sett på i 2000-undersøkelsen. Gjennom å ta for seg offentlige institusjoners bruk av samisk, kom det fram i hvor stor grad samiskspråklige kunne benytte samisk i kontakten med institusjonene. I følge svar fra institusjonene ble det sett at denne muligheten var liten, og at også en stor andel av kommunale 1 UNESCOs Røde liste: http://www.helsinki.fi/~tasalmin/europe_report.html 2 Bårjås, populærvitenskapelig tidsskrift, Morén-Duolljá 2010 6
institusjoner og institusjoner i forvaltningsområdet for samisk språk så ut til å bryte språkloven, for eksempel når det gjaldt å svare på skriftlige og muntlige henvendelser på samisk. Den delen av undersøkelsen som handler om offentlige institusjoner har for det meste tatt for seg institusjoner som betjener befolkninga innenfor forvaltningsområdet for samisk språk, men det ble påvist at muligheten til å bruke samisk overfor offentlige institusjoner så ut til å være svært liten for den samiskspråklige befolkninga utenfor forvaltningsområdet. Offentlige institusjoner som skilte seg positivt ut var de institusjonene som ble definert som samiske institusjoner. I lag med samiske organisasjoner og bedrifter dannet disse viktige steder for utvikling og styrking av samisk språk. I undersøkelsen om privatpersoners bruk av samisk fikk samiskspråklige svart på spørsmål om ulike virkemidler. Selv om bruk av samisk språk i offentlige institusjoner er kommer langt ned på lista over virkemidler man mente at det burde satses mest på i de nærmeste årene, så oppga likevel over halvparten av de samiskspråklige at de anså det som svært viktig at offentlige institusjoner bruker samisk. Undersøkelsen avdekket også et sterkt savn etter å kunne bruke samisk mer overfor helsevesen og andre offentlige institusjoner. Dette savnet gjaldt særlig helsevesenet, hvor også en relativt stor andel av samiskspråklige, som ikke brukte samisk så ofte, savnet å bruke samisk mer. I rapporten ble det bare tatt med en del av det som har kommet fram i undersøkelsene. Datamaterialet er svært stort, noe som særlig gjelder materialet fra undersøkelsen om privatpersoners bruk av samisk. Både forskere og studenter har anledning til å benytte seg av de mulighetene 2000-undersøkelsen ga og gå dypere ned i materialet for å se etter flere sammenhenger og forklaringer enn det som kom fram i 2000. Undersøkelsen vil også kunne brukes som utgangspunkt for andre undersøkelser, både av kvantitativ og kvalitativ art. Den kan bli brukt til å finne ut mer om bruken av samisk språk i Norge og i de andre landene i Sápmi, men også for å forstå mer om minoritets- og urbefolkningsspråk generelt. 1.1.3 Handlingsplanen for samiske språk Regjeringen la i 2009 frem Handlingsplan for samiske språk. Første statusrapport ble lagt frem i januar 2011.Handlignsplanens hovedfokus er å legge forholdene til rette for å øke antallet aktive samiske språkbrukere. Gjennom handlignsplanen vil regjeringen legge grunnlag for en bred og langsiktig innsats for de samiske språkene på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. 1.2 Oppdraget Det er behov for mer systematisert kunnskap om bruken av de samiske språkene. Sametinget, FAD og KD vil derfor gjennomføre en større språkundersøkelse som kartlegger språksituasjonen på individnivå blant den samiske befolkningen. Formålet med undersøkelsen er å få en oversikt over hvor mange som behersker hvert av de samiske språkene muntlig og skriftlig, i hvilke sammenhenger de bruker språket og i hvor stor grad samisk språk brukes som samhandlingsspråk i barnehage, skole, jobb, utdannelse, fritid, lokalsamfunn og i frivillig eller politisk arbeid. Det er også viktig å kartlegge om språkbrukerne bruker samisk i kontakt med offentlige tjenester og tilbud, og hva som er grunn dersom de ikke bruker samisk i de sammenhenger. 7
Resultatene av undersøkelsen er ment å være et grunnlag for språkplanleggingen på alle nivå i samfunnet, herunder på statlig, regionalt og kommunalt nivå. Resultatene skal brukes til å utforme og iverksette tiltak som fører til bevaring og utvikling av de samiske språkene. Videre skal resultatene brukes til å utforme Sametingets melding om samiske språk. Sametinget, FAD og KD innbyr til åpen anbudskonkurranse om å gjennomføre en større språkundersøkelse og kartlegge ferdigheter i og bruken av samiske språk hos et representativt utvalg av befolkningen i sør-, lule- og nordsamisk område. 1.2.1 Oppdraget omfatter Den som får oppdraget må velge ut et representativt utvalg av befolkningen for å kartlegge språksituasjonen. Undersøkelsen må omfatte områder i og utenfor forvaltningsområdet for samiske språk. Større byer med samisk befolkning må også tas med. Utvalget må begrunnes dersom det settes begrensninger/avgrensninger. Oppdraget omfatter kartlegging av hvor mange som behersker samisk på ulike nivå, i hvor stor grad samisk språk brukes, hvilke språkvalg foreldre tar i forhold til barn og hvor mange som ønsker å lære seg samisk. Det er videre ønskelig at det utarbeides forslag til mulige innsatsområder på bakgrunn av resultatene fra undersøkelsen. Rapporten skal foreligge på norsk og et av de samiske språkene. Oppdraget vil medføre en del reisevirksomhet da undersøkelsen omfatter både nord-, lule- og sørsamiske områder og samer som bor i byer og i distrikter. Reiseutgifter må således kalkuleres med i tilbudet. 1.2.2 Kartlegge samiske språkbrukere Sametingets språkundersøkelse fra 2000 viser at bruken av samisk varierer fra kommune til kommune og fra språkgruppe til språkgruppe. For å få en bedre oversikt over hvor mange som bruker hvert av de samiske språkene, hvor de bor og alderen på språkbrukerne, er det ønskelig at oppdraget har fokus på følgende problemstillinger: - alder på språkbrukerne - språkbrukernes bosted - antall som snakker samisk (nordsamisk, lulesamisk og/eller sørsamisk), flytende/til en viss grad/noe/ikke i det hele tatt (eller lignende) - antall som forstår men som ikke snakker samisk selv - antall som skriver på samisk men som ikke snakker - antallet som snakker samisk men som ikke skriver - antall som leser samisk men som ikke skriver (vi vet at det er flere eldre samisktalende som ikke har hatt muligheten til å lære seg skriftspråket, men leser til en viss grad aviser, salmer og enkelte tidsskrifter) - antall som behersker flere samiske språk 1.2.3 Kartlegge språkbruk i ulike samfunnsarenaer Vi har i dag liten systematisert kunnskap om i hvor stor grad samiske språk brukes på 8
de forskjellige samfunnsarenaer. Et viktig fokus i undersøkelsen må være å kartlegge i hvor stor grad samisk språk brukes som samhandlingsspråk, på arenaer utenfor hjemmet, herunder på skolen, på jobb, i utdannelse, i fritidssysler, i lokalsamfunnet, i næringen eller i frivillig/ politisk arbeid. - I hvilke situasjoner/arenaer bruker språkbrukeren samisk? - Er det arenaer der språkbrukeren ikke bruker samisk, i så fall hvorfor? - Bruker språkbrukeren samisk i kontakt med offentlige organer? - Opplever språkbrukeren at den får tilfredsstillende offentlige tjenestetilbud på samisk? 1.2.4 Kartlegge foreldres språkvalg Undersøkelsen bør også kartlegge foreldrenes valg om å bruke samisk som kommunikasjonsspråk med barna, og hvilke valg som gjøres når barna skal i barnehage og skole, samt bakgrunnen for valgene som gjøres. Tall fra Grunnskolens informasjonssystem (GSI) viser at det de siste årene har vært en nedgang i antallet grunnskoleelever som velger samisk som første- og andrespråk. Det er dessuten betydelig færre elever som velger samisk i videregående opplæring enn i grunnskolen. Undersøkelsen bør derfor kartlegge hvorfor det er slik, og gi en vurdering av tiltak som kan bidra til at flere ønsker og velger samisk i grunnskole og videregående opplæring. - Kartlegge hvilket/hvilke kommunikasjonsspråk foreldre bruker med sine barn - norsk og samisk, bare samisk, flere samiske språk eller bare norsk? - Kartlegge hvorfor foreldre velger/ ikke velger å bruke samisk i kommunikasjon med sine barn - Kartlegge om barna får samisk opplæring på skole eller om de går i samiske barnehager/avdelinger. - Opplever barna/foreldre noen utfordringer i forhold til å få tilbud om opplæring i samisk i barnehagen eller skolen? 1.2.5 Kartlegge behov for språklæring og språkutvikling Mange voksne samer har ikke fått anledning til å lære seg samisk verken gjennom oppveksten eller gjennom skolen. Et viktig fokus i arbeidet med å legge til rette for flere samiske språkbrukere er å gjøre flere voksne samer i stand til å lære seg og bruke samisk språk. Det er derfor ønskelig at undersøkelsen avdekker hvor mange voksne som ønsker å lære seg samisk og hvilket samisk språk de ønsker å lære: - antall som vil lære seg ett av de samiske språkene eller utvikle sine språklige ferdigheter - på hvilket nivå ønsker de å lære språket bare muntlig, bare skriftlig, både muntlig og skriftlig - hvordan ønsker de å lære seg samisk heltid eller deltid, nettbasert eller vanlige forelesninger 1.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud. 1.4 Antall avtaler og avtalens varighet 9
Oppdragsgiver vil inngå avtale på grunnlag av en vurdering av det som anses som økonomisk mest fordelaktig i henhold til tildelingskriteriene, jf. Nærmere beskrevet i punkt 4.5. Avtalens varighet er inntil 1 år fra avtaleinngåelse. Det forventes at oppdraget gjennomføres innen 9 mnd fra avtaleinngåelse. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Informasjon om regelverket er å finne på hjemmesiden til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD): http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/veiledninger_og_brosjyrer.html?id=2125 For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften 14-1. Denne prosedyren tillater alle interesserte tilbydere å gi tilbud, men det er ikke tillatt med forhandlinger. Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av tilbyder. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort både i DOFFIN-databasen. Konkurransegrunnlaget er lagt ut som elektroniske dokumentvedlegg til utlysningen på DOFFIN. Det innebærer at alle tilbydere må registrere seg på DOFFIN for å sikre seg konkurransegrunnlaget, se også punkt 1.7 og 1.8 om tilleggsinformasjon og endringer. Oppdraget annonseres på doffin.no og kan lastes ned fra doffin.no og Sametingets hjemmeside: sametinget.no 1.7 Tilleggsopplysninger / oppdragsgivers kontaktperson Dersom en tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller noe på annen måte er uklart, kan tilbyderen skriftlig be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver ved: e-post: samediggi@samediggi.no Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger - konkurranse Språkundersøkelse 2011 Spørsmål bes innkommet snarest mulig. Dersom spørsmål kommer inn senere enn seks dager før tilbudsfristens utløp, er det ikke sikkert at spørsmålene vil bli besvart før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli sendt pr e-post til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Svarene vil bli lagt ut som tilleggsdokumenter til utlysningen på Doffin.no. Dette betyr at alle de som har meldt interesse på Doffin.no automatisk vil motta dette dokumentet per e-post. 10
Oppdragsgiver fraskriver seg ansvar for evt. svikt i denne tjenesten. Tilbyderne oppfordres således til å følge med på Doffin. Spørsmål vil således ikke bli besvart på individuell basis. Anonymiteten er ivaretatt ved at det ikke vil fremgå hvem som har stilt spørsmålene. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Slike vil umiddelbart bli varslet pr e-post samtidig til alle som i følge registreringer på DOFFIN har hentet ut konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver fraskriver seg ansvar for evt. svikt i denne tjenesten. Tilbyderne oppfordres således til å følge med på Doffin. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere vil i så fall bli varslet om forlengelsen. 1.9 Offentlighet Den nye offentleglova, som trådte i kraft 1.januar 2009, innebærer en betydelig endring for åpenhet om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet om at anskaffelsesprotokollen og tilbudene i en anskaffelse kan unntas offentligheten er endret. Det er fortsatt slik at protokollen og tilbudene i en anskaffelse kan unntas frem til valg av tilbyder er gjort, men fra det tidspunktet tildelingsbeslutningen er meddelt deltakerne i konkurransen, blir protokollen og tilbudene offentlige. Sametinget, som offentlig oppdragsgiver, har likevel en plikt til å påse at det ikke gis innsyn i forretningshemmeligheter. På denne bakgrunn må derfor tilbyderne sende inn ytterligere en versjon av tilbudet, i tillegg til de forannevnte, jf 3.1. Dette skal være en versjon av tilbudet hvor alle forretnings-hemmeligheter er sladdet. På denne måten blir også oppdragsgiver raskere i stand til å ta stilling til hva som anses som forretningshemmeligheter, ved en eventuell innsynsbegjæring. Enhetsprisene anses som forretningshemmeligheter. 1.10 Tentativ fremdriftsplan Anbudskonkurransen er planlagt gjennomført etter den tentative tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at endringer kan inntreffe. Kunngjøring 28. mars 2011 Tilbudsfrist 9. mai 2011 Tilbudsåpning 10. mai 2011 kl. 12.00 Innstilling tildeling Innen 31. mai 2011 Klagefrist 14. juni 2011 Kontraktsinngåelse 5. juli 2011 11
Vedståelsesfrist 9. august 2011 2 Kvalifikasjonskrav krav til tilbyder 2.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver ber om tilbud på kvantitativ og delvis kvalitativ undersøkelse hvor målet er å kartlegge antall språkbrukere og hvilke holdninger den enkelte språkbruker har til bruk av samisk. Tilbyder må velge ut et representativt utvalg av befolkningen for å kartlegge språksituasjonen. For å få et tilfredsstillende grunnlag må undersøkelsen omfatte områder både i og utenfor forvaltningsområdet for samiske språk. Større byer med samisk befolkning skal tas med. Utvalget må begrunnes. Det er en viktig forutsetning for oppdraget at tilbyder har kunnskaper om hvordan fornorskningspolitikken i Norge og dens konsekvenser for enkeltpersoner kan påvirke en slik undersøkelse. Denne kunnskapen skal beskrives. Det er av avgjørende betydning at leverandøren viser hensyn til enkeltindividers opplevelse av sin språksituasjon. Det skal også tas forskningsmessige etiske hensyn. Tilbyders kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbyder som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. Dette innebærer at: Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. anskaffelsesforskriften 20-12 (1) a). Tilbyder kan bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, eller etterspurt dokumentasjon ikke kan fremlegges (eksempelvis fordi det dreier seg om et nyetablert selskap) bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under punkt 2.2, jf. anskaffelsesforskriften 20-12 (1) b), c) og e). Forskriften gir mulighet for oppdragsgiver å be om at enkelte uteglemte dokumenter ettersendes, men tilbyder kan ikke kreve at slik tilleggsfrist blir gitt. 2.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling 2.2.1 Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt 12
Krav: Det kreves at tilbyderen har et lovlig, etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest 2.2.2 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Evt. restanser vil kunne medføre avvisning Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp 2.2.3 HMS egenerklæring Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyderen skal ha et HMSsystem. Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Signert HMS egenerklæring jf. vedlegg 3 2.3 Tilbyder økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt 13
Krav: Det kreves økonomisk forsvarlig drift Foretakets årsregnskap med revisorbekreftelse for siste tre år Ved evt. tvil om kravet anses oppfylt kan oppdragsgiver be om at det oversendes kredittratingsrapport fra Dun & Bradstreet el. Der tilbyderen har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyderen har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Krav 1: Det kreves erfaring fra lignende kartlegginger Krav 2: Det kreves god kapasitet/gjennomføringsevne Krav 3: Liste over de viktigste leveranser/utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på oppdragsgiver, kontaktperson og telefonnummer for minimum 3 leveranser/utførte tjenester. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen de siste 3 år, samt organisasjonskart Redegjørelse for hvilke underleverandører som vil bli benyttet for utførelse av tjenesten, herunder opplysninger om evt. tidligere samarbeid. Redegjørelse for kvalitetssikringssystem Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem Krav 4: Det kreves en god beskrivelse av oppdraget med de opplysninger som er listet til høyre i tabellen Beskrivelse av metode og gjennomføring av oppdraget. Kostnadsoverslag. Angivelse av tid for ferdigstillelse av rapporten etter vårt 14
krav. Hvor stor del av kontrakten vil leverandøren bruke andre til å gjennomføre. Utdanning og faglige kvalifikasjoner. Her ønskes CV for ansatte som skal jobbe med undersøkelsen samt fra ledelsen. Det understrekes at det under krav 1 er spørsmålet om selskapet har erfaring med tilsvarende arbeid som er tema. Hvilken erfaring/kompetanse nøkkelpersoner for utførelse av tjenesten har, herunder sentrale underleverandører, er et konkurranseparameter, og blir evaluert under tildelingskriteriene, jf. punkt 4.5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at referanselisten også vil bli benyttet dersom oppdragsgiver bestemmer seg for å innhente referanser, jf. punkt 4.5. Det er derfor viktig at referanselisten inneholder opplysning om navn på kontaktperson og telefonnummer for minimum 3.. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal inneholde tilbyders navn, organisasjonsnummer, adresse, telefonnummer, telefaksnummer, kontaktperson med e-post adresse, og være signert av person med nødvendig fullmakt, jf. vedlegg 1. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer i papirversjon innsatt i ringperm, organisert i henhold til punkt 3.8. I tillegg skal det innleveres en sladdet versjon, jf. punkt 1.9. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse. Det vil si i en konvolutt eller pakke, som er fysisk lukket igjen med tape/lim. Forsendelsen skal være merket Språkundersøkelse 2011. Det understrekes at manglende merking av tilbudet innebærer plikt til avvisning, jf. anskaffelsesforskriften 20-13 (1) bokstav b. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes pr post: Sámediggi/Sametinget Ávjovárgeaidnu 50 9730 Kárášjohka/Karasjok Det er tilbyderen som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp, jf. punkt 3.2. 15
Med i hende menes at forespørselen fysisk er kommet frem til oppdragsgiver. Det er således ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften 20-13 (1) a) Tilbudet kan ikke sendes pr e-post eller telefaks, verken tilbudsbrevet eller øvrige dokumenter omfattet av tilbudet. Dette vil medføre avvisning av tilbudet. I tilbudet skal det fremkomme priser på en slik måte at Sametinget kan få en totaloversikt. Tilbudet skal ha en øvre beløpsgrense og informasjon om hva det inkluderer. Prisen skal være ekskl. MVA. Utgifter til reiser i forbindelse med oppdraget, pålaget eller på forhånd godkjent av Sametinget, dekkes etter statens satser. Vi vil benytte STATENS STANDARDAVTALER Bistandsavtalen Avtale om bistand fra Konsulent ved kontraktsinngåelse. Leverandører som unnlater å innlevere disse, kan avvises. 3.2 Tilbudsfrist tidspunkt for innlevering Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen 09.05.2011 kl 12.00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften 20-13 (1) a. 3.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til 9. august 2011 kl. 24.00. 3.4 Fremdriftsplan Leverandøren skal utarbeide fremdriftsplan for arbeidet. Fremdriftaplanen vil bli vektlagt ved evaluering av tilbudene, jf. tildelingskriteriet «fremdrift» under punkt 4.5 3.5 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige, jf. anskaffelsesforskriften 20-13 (1) bokstav d) og e). Evt. forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer). Evt. forbehold som ikke fremgår av tilbudsbrevet vil ikke bli ansett for gyldige. Det innebærer at tilbudet vil bli evaluert som om det ikke er tatt forbehold, og at forbeholdet ikke vil kunne påberopes av leverandøren etter evt. kontraktsinngåelse. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist: Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen, jf. anskaffelsesforskriften 20-3. Tilbyderen bes beskrive de økonomiske konsekvensene forbeholdet vil ha for oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil i evalueringen likevel selv forsøke å prissette de økonomiske konsekvensene, og ta dette med i evalueringen. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 16
Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige vil bli avvist, jf. 20-13 bokstav f). Det anbefales at tilbyderen stiller spørsmål i forkant av tilbudsinnleveringen om forståelsen av konkurransegrunnlaget, heller enn å legge inn forbehold i tilbudet. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Forbehold mot kontraktsbestemmelser vil innebære stor risiko for avvisning som følge av forbudet mot vesentlige forbehold. 3.6 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med punkt 3.1 og 3.8. 3.7 Komplett tilbud Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i perm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor: 1) Signert tilbudsbrev, jf. vedlegg 1. 2) Fremdriftsplan, jf. punkt 3.4. 3) Dokumentasjon for kvalifikasjoner: a. Skatteattest. Utstedes av kemner/kommunekasserer b. Attest for betalt merverdiavgift. Utstedes av Skattefogden c. Attest fra foretaksregisteret d. Signert HMS egenerklæring, jf. vedlegg 2 e. Foretakets årsregnskap med revisorbekreftelse for siste tre år, jf. punkt 2.3 f. Beskrivelse av selskapet og personell, samt organisasjonsplan, jf pkt.2.4 g. Beskrivelse av kvalitetssikringssystem, jf. pkt. 2.4 h. Referanseliste for tilsvarende oppdrag, jf. pkt. 2.4 4) Signert bekreftelse på tilslutning til ILO-konvensjon nr. 94, jf. vedlegg 3. 5) Tilbudsbeskrivelse, som viser at produktet oppfyller kravene til tjenesten, og beskrivelse som har relevans for vurdering av tildelingskriteriene i punkt 4.5. Det vises for øvrig til punkt 3.1. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene avgjørelse av konkurransen 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Åpning av tilbud Tilbudet vil bli åpnet første virkedag etter fristdato. 17
Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Tilbyderen har ikke rett til å være tilstede ved åpningen. 4.3 Avviste tilbud Avviste tilbud vil ikke bli returnert. 4.4 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver har rett til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. anskaffelsesforskriften 22-1 (2). 4.5 Tildelingskriterier og evaluering Oppdragsgiver vil velge det tilbud som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktige, basert på en evaluering av tildelingskriteriene listet opp nedenfor. Det er således disse kriteriene som er konkurranseparametre og som tilbudene blir vurdert opp mot og rangert i henhold til: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Oppdragsforståelse 30 % Oppfyllelse av Sametingets bestilling, jf. punkt 1.2. Leverandøren skal beskrive/gjøre rede for forståelse av oppdraget, samt hvordan dette oppdraget vil bli utført. Kvalitet på leveransen 40 % Referanser på tilsvarende relevante oppdrag med referanser/resultater/rapporter som kan gi grunnlag for vurdering av forventet kvalitet på den tilbudte leveransen. Jf. punkt 2.4 Pris 30 % Pris, herunder timepris, reisekostnader og oversettingskostnader III Kontraktsbestemmelser Ved forhold som ikke dekkes av denne avtalen gjelder kjøpsloven av 13. mai 1988. 1 Beskrivelse av oppdraget Avtalen omfatter kjøp av som beskrevet i del I pkt 1.2 og opsjoner beskrevet i del I pkt 1.3 2 Kontrakten. Kontraktsdokumenter. Tolkningsregler 2.1 Kontraktsdokumentene Med mindre annet er avtalt, inngår følgende dokumenter i kontrakten: a) Avtaledokumentet (opprettes ved kontraktsinngåelse) a) Evt. referater fra kontraktsmøte b) Leverandørens tilbud c) Konkurransegrunnlaget 18
2.2 Tolkningsregler De dokumenter som utgjør kontrakten utfyller hverandre. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt i 2.1. For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre, og spesielle foran generelle bestemmelser. 3 Betaling Betaling skjer en gang pr kvartal på grunnlag av faktura med 30 dagers forfallsfrist. 4 Priser og fakturering 4.1 Priser og fakturering Betaling for varene skjer i henhold til avtalte priser, jf. Tilbudsskjemaet, vedlegg 2. Alle fakturaer skal være påført referansenummer i samsvar med den vareadressen varen blir levert til. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. 4.2 Prisendringer Dersom ikke annet er avtalt skal alle prisreguleringer begrunnes skriftlig minst 1 måned før tidspunktet for regulering, og skal ikke benyttes før oppdragsgiver har gitt sin skriftlige godkjenning. Leverandøren kan regulere prisene tidligst etter 12 måneder fra avtaledato og deretter ikke oftere enn med 12 måneders mellomrom. Prisendringen er begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrå sin konumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått. 5 Mislighold Det foreligger mislighold fra leverandørens side hvis leveransen ikke er i samsvar med de formål, krav, spesifikasjoner og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis avviket fra de avtalte krav skyldes oppdragsgivers forhold eller force majeure, jf. punkt 6. 6 Force majeure 6.1 Definisjon Med force majeure menes en hendelse utenfor partenes kontroll som ikke burde ha vært forutsett da avtalen ble inngått, og som vedkommende part heller ikke med rimelighet kunne forventes å overvinne eller avverge virkningen av, slik som eksempelvis ekstraordinære værforhold, streik, krig og boikott 19
6.2 Virkning Leverandøren skal ikke anses for å ha misligholdt sine kontraktsforpliktelser i den utstrekning det kan godtgjøres at misligholdet skyldes force majeure. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold gjenoppta de aktiviteter som har vært forhindret av force majeure så snart force majeure-begivenheten er opphørt. I tilfelle force majeure skal hver av partene dekke sine egne omkostninger som skyldes force majeure situasjonen. 7 Evt. forlengelse av kontraktsperioden Ved evt. forlengelse av avtalen fortsetter kontraktsvilkårene å gjelde. Oppdragsgiver vil senest 2 måneder før initiell kontraktsperiode går ut, gi melding til leverandør om man vil benytte opsjonsretten. Dersom oppdragsgiver ikke gir slik melding innen fristen, opphører avtalen å gjelde ved utløp av opprinnelig kontraktsperiode. 8 Tvister Oppstår det tvist om tolking eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, avgjøres tvisten ved de ordinære domstoler. 9 Annet Oppdragsgiverne påberoper seg retten til å holdes orientert om fremdriften i arbeidet og vil kunne ha muligheten til å lese rapporten og komme med kommentarer før den offentliggjøres 20
Vedlegg: Vedlegg 1 Tilbudsbrev Vedlegg 2 HMS-egenerklæring Vedlegg 3 Bekreftelse på tilslutning til ILO-konvensjon nr 94 21
Vedlegg nr 1 Tilbudsbrev Opplysninger om tilbyder Foretaksnummer Firmanavn Gateadresse Postadresse Kontaktperson Telefonnummer Telefaksnummer E-postadresse Følgende dokumentasjon er vedlagt kryss av (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest for betalt merverdiavgift HMS-erklæring Bekreftelse på tilslutning til ILOkonvensjon nr 94 Foretakets årsregnskap samt revisjonsberetning, Ja Nei Vedlegg nr. Liste over relevante oppdrag En redegjørelse av organisasjon, kvalifikasjon osv Utfylt prisskjema Tilbudsbeskrivelse Brosjyrer 22
Vedlegg nr 2 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Egenerklæring om HMS Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted: Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: 23
Vedlegg nr 4 Bekreftelse på tilslutning til ILO-konvensjon nr 94 Denne bekreftelse gjelder: Firma: Adresse: Postnr./ -sted: Land: Det bekreftes med dette at denne virksomheten følger ILO-konvensjon nr 94 om rett til gjengs lønnsnivå for alle arbeidstakere. Ingen ansatte i denne virksomheten, eller hos våre underleverandører, har dårligere lønnsvilkår enn det som er vanlig for samme type arbeid i Norge. Sted: Dato:.. (sign. og stempel) 24