Mediehåndbok HLF Hørselshemmedes Landsforbund Din hørsel vår sak
Boken er utviklet av HLF i samarbeid med Arve Paulsen Kommunikasjon. Design av Markus Design. Foto: istockphoto
Innhold Viktig for HLFs omdømme... 4 10 huskeregler når du skal ta kontakt med media... 7 10 huskeregler når journalisten ringer... 9 Slik fanger du journalistens nysgjerrighet... 11 Slik kommer du i media... 13 Brev/leserbrev... 15 Tips til avisintervjuet... 17 Tips til radio- og nettintervjuet... 19 Tips til TV-intervjuet... 21 Slik takler du kritiske spørsmål... 22 Vær varsom-plakaten... 23 3
Viktig for HLFs omdømme Kontakt med media er viktig for å styrke kjennskapen til HLF, bygge kunnskap om hva vi gjør for samfunnet/våre medlemmer og forsterke vårt positive omdømme. Et sterkt omdømme er forutsetningen for å være og videreutvikle seg som den ledende organisasjonen for hørselshemmede. Et godt og sterkt omdømme gjør det lettere å vinne fram med saker på vegne av de hørselshemmede. Kjennskapen og omdømmet betyr også mye for vår evne til å rekruttere og beholde medlemmer, ikke minst ungdommer. Omdømmet er dessuten avgjørende for våre muligheter til å få gode samarbeidspartnere i næringslivet. Svært mye av dette omdømmet skapes og forvaltes lokalt. Derfor er den lokale mediekontakten viktig. Jo mer positivt synlig vi er i forhold til våre kjerneverdier engasjement, kunnskap og omsorg, jo sterkere blir vårt omdømme. Bygg langsiktige relasjoner til journalister. Gi bort visittkort. Ta kontakt når du har gode saker. Ikke mas, ta et nei for et nei hvis redaksjonen/journalisten ikke tar saken likevel. Din mulighet kommer senere. 4
Denne håndboken kan fungere som et oppslagsverk for deg som er i kontakt med media. Bruk rådene som en huskeliste, og har du egne løsninger som fungerer enda bedre, så bruker du dem. Hovedbudskapet er; ikke vær redd for å ta kontakt med media 5
6
10 huskeregler når du skal ta kontakt med media 1. Bestem deg for et hovedbudskap du skal ha fram. Har du flere budskap du vil ha fram, fordel dem i tid. 2. Sjekk at budskapet har nyhets- eller aktualitetsverdi. 3. Finn fakta som kan underbygge saken. 4. Finn spissformuleringer som kan øke oppslagets størrelse/v erdi. 5. Sjekk fakta du skal gi fra deg. 6. Forbered skriftlig dokumentasjon på maks en side. Bruk kulepunkter. 7. Hvilke bilder eller bildemuligheter kan du tilby. 8. Tenk ut eventuelle kritiske motspørsmål og hvordan du vil svare på dem. 9. Ring journalisten og send gjerne en epost i forkant. Hold deg til saken det gjelder og budskapet du skal ha fram. Hvis dere møtes, gi gjerne bort visittkortet ditt hvis du har. 10. Følg opp med mail/sms slik at journalisten ikke glemmer deg. 7
8
10 huskeregler når journalisten ringer 1. Svar aldri uforberedt og svar aldri Ingen kommentar. 2. Få vite hva saken dreier seg om og i hvilken sammenheng intervjuet skal brukes. 3. Be om å få ringe tilbake så fort du kan, gjerne innen 15-20 minutter. 4. Ta kontakt og diskuter saken med HLFs kommunikasjonsansvarlige eller en kollega. 5. Bestem deg for hvem som skal stille opp til intervju og/eller gi en skriftlig kommentar. 6. Prioriter maks tre hovedbudskap og disse SKAL du ha fram. 7. Bestem deg for hva du eventuelt ikke ønsker å kommentere og hvordan du skal forklare hvorfor du ikke kan si noe om det. Unngå personkarakteristikker, hold deg til saken. 8. Sjekk fakta. 9. Forbered deg på spørsmål som går utenfor det journalisten allerede har nevnt for deg. 10. Ring tilbake til journalisten innen avtalt tid. 9
10
Slik fanger du journalistens nysgjerrighet Nyheter og sterke synspunkter vekker journalistenes nysgjerrighet. De er opptatt av hendelser, unntak fra det normale, forandringer, kritikkverdige forhold og tydelige meninger. Hvordan lar det seg kombinere med HLFs verdier engasjement, kunnskap og omsorg? Engasjement passer utmerket. Kunnskap likeså, fordi den kan gi dybde til hendelser og bakgrunn for meninger. Omsorg? Javisst, og i kombinasjon med engasjement er den uslåelig. Journalister er under sterkt produksjonspress. De skal gjerne ha saker ferdige til morgendagens avis eller kveldens TV-sending, for ikke å snakke om nettjournalistene som gjerne skal ha saken ferdig på en time. Med HLFs kunnskap og engasjement i bunnen, kan vi være de som hjelper journalistene til å lage de gode sakene. Vi står opp for en funksjonshemmet gruppe. Vi kjenner på kroppen hvordan ulike løsninger skal tilrettelegges for å dekke hørselshemmedes behov. Ikke minst kan vi forebygge. God kontakt over tid gjør at journalistene betrakter deg som en oppdatert og troverdig person og gjerne ringer deg flere ganger. 11
Send gjerne bidrag til faste spalter som Dagens ros(e) når det er grunnlag for det. Leses av mange. 12
Slik kommer du i media Kjør en god idemyldring. Snakk med andre i styret, bli enige om hovedsaker og fordel dem i tid. Start med en av sakene. Tenk ut en såkalt nyhetsknagg å henge saken på. Teleslyngeanlegget på rådhuset har vært ute av drift i et år. Tenk lokalt lokale medier trenger lokale vinklinger. Russen i vår by deltar i nasjonal ørepropp-kampanje. Tenk på tall og vær konkret. Antall hørselshemmede barn i kommunen har økt med 10% hvert år de siste tre årene. Tenk på case som kan illustrere saken. Ungdomsband søker hjelp mot tinnitus. Kjendisvinkel? Kjent skuespiller vil snakke om meniere som truer karrieren. Kan du synliggjøre omsorg? Kan journalisten bli med tre likemenn som reiser kommunen rundt hver onsdag? Tenk på mulige bildeideer du kan foreslå for journalisten. Ring journalisten, redaksjonsleder eller avisens sentralredaksjon (desken) eventuelt send en epost for å tipse om arrangement/sak og ring etterpå. Ha kortfattet skriftlig materiale med kontaktinformasjon klart. Send over dette etter telefonsamtalen. Ring for å følge opp dersom du ikke hører noe innen dagen etter, men ikke mas mer enn det. Tenk heller ut en ny ide. 13
14
Brev/leserbrev Dersom du føler at redaksjonen ikke ønsker å ta opp en sak du mener er viktig, kan et leserbrev være på sin plass for å få offentliggjort hva lokal- eller fylkeslaget mener. Send gjerne med illustrasjonsfoto (digitalt) for å få mer oppmerksomhet. Vær oppmerksom på at brev som sendes fra lokal- eller fylkeslaget til f.eks kommunen, er offentlige og kan fanges opp av journalister. Vil du ha oppmerksomhet, tips gjerne en journalist om brevet. Husk også at brev, som f.eks sendes til NRK om kanalens manglende tv-teksting, kan sendes med kopi til lokalavisen. 15
16
Tips til avisintervjuet Forbered inntil tre budskap (om samme sak) du vil ha fram. Tenk på et par gode formuleringer. Tenk ut mulige bildeideer. Lag kort, skriftlig bakgrunnsinformasjon, gjerne litt utdypende om akkurat den hørselshemmingen du vil snakke om journalisten vet ikke alt. Ring journalisten/redaksjonen. Send over bakgrunnsinformasjon. Prioriter så langt det er mulig å stille opp til intervju når det passer journalisten best. Tilby å lese gjennom saken dersom journalisten virker usikker på hvordan han/hun skal omtale hørselshemmingen. Det er ikke sikkert journalisten vil gi deg hele saken til gjennomlesning. Du har bare krav på å se dine egne sitater før de går i trykken, og da må dette uansett avtales før intervjuet starter. 17
18
Tips til radio- og nettintervjuet Radio- og nettformatene er korte. Forbered inntil tre budskap (om samme sak) du vil ha fram. Tenkt på et par gode og korte formuleringer. Tenk ut mulige lydeffekter som kan egne seg for radio. Lyden av tinnitus? Tenk på hvilke lenker/websider som kan være aktuelle for journalisten å bruke, radiosaker havner ofte på web. Noe på HLF-sidene? Kan nettjournalisten lenke til noen av HLFs videosnutter på Youtube? Lag kort, skriftlig bakgrunnsinformasjon, gjerne litt utdypende om akkurat den hørselshemmingen du vil snakke om journalisten vet ikke alt. Ring journalisten/redaksjonen. Send over bakgrunnsinformasjon. Tren høyt for deg selv på å fremføre radiobudskapet, eventuelt sammen med en god kollega. Snakk rolig og tydelig under radiointervjuet. Ha gjerne en lapp med stikkord foran deg. Hvis radiointervjuet ikke går direkte, kan du be om å få gjøre nytt opptak om du sier noe feil eller begynner å stotre. 19
20
Tips til TV-intervjuet TV-formatet er kort, og du har kort tid på å få sagt det du skal si. Forbered inntil tre budskap (om samme sak) du vil ha fram. Tenkt på et par gode og korte formuleringer. Tenk ut hvor opptaket kan gjøres for at fjernsynsbildene blir best mulig. Gjør evt forhåndsavtale med personer som kan filmes, evt stå fram som case. Lag kort, skriftlig bakgrunnsinformasjon, gjerne litt utdypende om akkurat den hørselshemmingen du vil snakke om journalisten vet ikke alt. Ring journalisten/redaksjonen. Send over bakgrunnsinformasjon. Tren høyt for deg selv på å fremføre budskapet, eventuelt sammen med en god kollega. Vær representativ. Still i rene klær. Be om å få det første spørsmålet. Glem kameraet. Snakk rolig og tydelig. Se journalisten rolig i øyene under intervjuet ikke la blikket flakke. Hvis intervjuet ikke går direkte, kan du be om å få gjøre nytt opptak om du sier noe feil eller begynner å stotre. 21
Slik takler du kritiske spørsmål Ikke svar før du har forberedt deg. Noter journalistens navn, mobilnummer og epostadresse. Noter så godt som mulig hva saken dreier seg om. Be om å få ringe tilbake når du har sjekket fakta. Ta evt kontakt med HLFs kommunikasjonsavdeling og avklar hvem som svarer. Forbered deg på de kritiske spørsmålene og sannsynlige oppfølgingsspørsmål. Ha fakta klare. Hvis HLF har gjort noe uheldig/klanderverdig: Bekreft fakta, beklag det som har skjedd, forklar hvorfor det ikke burde skjedd, vis hva HLF gjør for å rette opp skaden og fortell hva HLF gjør for at det ikke skal skje igjen. Kritikk mot HLF tar du først opp internt i organisasjonen. Be om å få lese igjennom det som blir skrevet, og det må du avtale FØR intervjuet starter. Du kan få dine egne sitater endret hvis du faktisk er feilsitert, men husk at du må gi rask tilbakemelding til journalisten. 22
Vær varsom-plakaten Vær-varsom-plakaten er pressens egne etiske regler. Her er noen av punktene: 3.7. Pressen har plikt til å gjengi meningsinnholdet i det som brukes av intervjuobjektets uttalelser. Direkte sitater skal gjengis presist. 3.8. Endring av avgitte uttalelser bør begrenses til korrigering av faktiske feil (fork). 4.4. Sørg for at overskrifter, henvisninger, ingresser og innog utannonseringer ikke går lenger enn det er dekning for i stoffet. 4.13. Feilaktige opplysninger skal rettes og eventuelt beklages snarest mulig. 4.14. De som utsettes for sterke beskyldninger skal såvidt mulig ha adgang til samtidig imøtegåelse av faktiske opplysninger. Debatt, kritikk og nyhetsformidling må ikke hindres ved at parter ikke er villig til å uttale seg eller medvirke til debatt. 4.15. De som er blitt utsatt for angrep skal snarest mulig få adgang til tilsvar, med mindre angrep og kritikk inngår som ledd i en løpende meningsutveksling. Ha som krav at tilsvaret er av rimelig omfang, holder seg til saken og har en anstendig form. Tilsvar kan nektes dersom den berørte part, uten saklig grunn, har avvist tilbud om samtidig imøtegåelse i samme spørsmål (fork). 23
Trenger du bistand og/eller gode råd til mediehåndteringen? Kontakt: Informasjonssjef Trym Helbostad Mobil: 90633543 Epost: helbostad@hlf.no HLF Hørselshemmedes Landsforbund Din hørsel vår sak