Politidirektoratet IDeALT programmet. Prosjekt Pass og ID Veiledende kunngjøring. Teknisk markedsdialog

Politidirektoratet IDeALT programmet Prosjekt Pass og ID Veiledende kunngjøring Teknisk markedsdialog 2014101839 Teknisk markedsdialog Sist oppdatert: 26.05.2014

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INTRODUKSJON... 3 2 ANSKAFFELSEN(E)S GJENSTAND... 3 2.1 SAKSBEHANDLINGSSYSTEM FOR PASS OG NASJONALT ID-KORT... 4 2.1.1 Biometriutstyr... 4 2.1.2 Dokumentkontroll og opptak systemer, og/eller skannere... 4 2.1.3 Betaling... 4 2.1.4 Innlevering av søknad på nett og timebestillingsystem... 5 2.1.5 Utleveringsbokser... 5 2.1.6 Pass og ID-kort database... 5 2.2 PRODUSENT AV PASS OG ID-KORT... 5 2.3 EKSPRESSPASS PRODUKSJON... 6 2.4 EID... 6 2.5 KRAV TIL LEVERANDØREN... 6 3 TEKNISK MARKEDSDIALOG... 7 3.1 HENSIKT... 7 3.2 OMFANG OG TEMA... 7 3.3 MÅLGRUPPE FOR TEKNISK MARKEDSDIALOG... 7 3.4 SPRÅK... 7 3.5 GJENNOMFØRING, TID OG STED... 7 3.6 VIKTIGE PRINSIPPER MED HENSYN TIL DIALOGEN... 8 4 ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER... 9 4.1 KUNNGJØRING... 9 4.2 TIDSPLAN... 9 4.3 KOMMUNIKASJON... 9 4.4 SPØRSMÅL... 9 4.5 PÅMELDING... 9 4.6 KOSTNADER VED Å DELTA... 10 4.7 TILDELTE MIDLER... 10 Teknisk markedsdialog Side 2 av 10

1 INTRODUKSJON Politidirektoratet, heretter kalt «POD», er en del av den sentrale politiledelse og et forvaltningsorgan underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. Direktoratets hovedoppgaver er faglig ledelse, styring, oppfølging og utvikling av politidistriktene og politiets særorganer. POD opprettet IDeALT programmet høsten 2012 med mandat om å koordinere direktoratets oppgaver innenfor ID-området; ID-utstedelse som pass og ID-kort med eid, ID-kontroll på grensen og på territoriet, og teknisk og taktisk ID-kriminalitet. Pass og ID 2016, heretter kalt «PoID 2016», er et av flere prosjekt i IDeALT programmet og gjennomfører anskaffelser for å understøtte regjeringens beslutninger om nasjonalt ID-kort med e-id og nytt saksbehandlingssystem for pass. G3kko er et av flere prosjekt i IDeALT programmet. Prosjektet har ansvar for å levere ny grensekontrollfunksjonalitet. I første omgang (Q4 2015) skal prosjektet levere grensekontrollprogram med støtte for mobile enheter og forbedret søkefunksjonalitet. Denne leveransen skal følge åpne standarder og kan enten bli en del av, eller erstattes, i en modulbasert "Integrated border management" pakke med både hardware og software innhold som vil kunne bli utvidelsen av prosjektet i perioden frem mot 2021. Eventuelle anskaffelser til dette prosjektet blir ikke omtalt i dette dokumentet. Som offentligrettslig organ er POD underlagt lov om offentlige anskaffelser og er således forpliktet til blant annet å konkurranseutsette sitt innkjøpsbehov. POD ønsker med denne veiledende kunngjøringen å initiere teknisk markedsdialog om fremtidig anskaffelser av systemer, produkter, tjenester og produksjon innenfor feltene pass og ID-kort, evt. andre områder. Vi ønsker å komme i dialog med de leverandørene som kan tilby de ønskede produkter og tjenester, derfor vil POD v/ programmet IDeALT og for prosjektet PoID 2016 særskilt, gjennomføre en teknisk markedsdialog før konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon utarbeides, og i god tid før kunngjøring av de(n) faktiske anskaffelsen(e). Om din bedrift har mulighet til å tilby slike tjenester, ønsker vi at du leser igjennom denne innbydelsen og tar stilling til om du vil delta. For nærmere informasjon om POD/politietaten vises det til www.politi.no/politidirektoratet/om_pod/. 2 ANSKAFFELSEN(E)S GJENSTAND Bakgrunnen for denne veiledende kunngjøringen er at POD har behov for tilgang til fremtidsrettede løsninger, produkter og tjenester som best vil ivareta sikker utstedelse av ID på biometri, overholde nasjonale og internasjonale lover, regler og forpliktelser samt sikre en effektiv og sikker forvaltning og organisering. Prosjekt PoID 2016 administrerer anskaffelsene innenfor sitt prosjekt med leveranse til POD. POD skal anskaffe følgende tjenester / leveranser: Nytt saksbehandlingssystem for pass og nasjonalt ID-kort Avtaler for produksjon av pass, oppholdskort, nasjonalt ID-kort, ekspresspass og andre relaterte dokumenttyper Teknisk markedsdialog Side 3 av 10

Sertifikattjenester for elektronisk ID på nasjonalt ID-kort Opptaksutstyr for biometri; herunder foto, fingeravtrykk og signatur. Annet utstyr som understøtter kontroll av identitet, eksempelvis dokumentlesere I det følgende gis en overordnet beskrivelse av PODs behov knyttet til de respektive leveranseområder. Det er foreløpig ikke tatt stilling til hvorvidt behovene skal konkurranseutsettes som en samlet leveranse eller i separate konkurranser om et eller flere leveranseområder. POD har som målsetting å inngå langsiktige avtaler med få og meget konkurransedyktige leverandører eller leverandørkonstellasjoner, og oppfordrer således leverandørene om å innlede samarbeid for om mulig kunne representere en samlet leveranse. 2.1 SAKSBEHANDLINGSSYSTEM FOR PASS OG NASJONALT ID-KORT Saksbehandlingssystemet benyttes på politiets passkontorer og på utenriksstasjoner for å håndtere søknader og utstedelse av norske pass og nasjonalt ID-kort. Saksbehandlingssystemet benyttes av saksbehandler til å samle og behandle informasjon om pass-søker og tar opp biometri gjennom bruk av opptaksutstyr for biometri. Systemet kontrollerer hvorvidt pass-søker har rett på norsk pass ved oppslag i ulike registre. Etter at beslutning om pass eller ID-kort er godkjent av saksbehandleren, videreformidler saksbehandlingssystemet nødvendig informasjon til produsent for personalisering og utlevering. POD har et mål om alle prosesser skal være i samsvar med «ICAO Assessment Guide Part 1: Best Practices» og saksbehandlingssystemet må understøtte dette målet. Blant annet må systemet inneholde sporbarhets- og sikkerhetsmekanismer for å forhindre misbruk og sikre dokumentasjon i en eventuell klagesituasjon. POD ønsker å legge til rette for innlevering av søknad på nett, med forhåndsbetaling og timebestilling (se under). 2.1.1 Biometriutstyr Opptak av ansiktsfoto, fingeravtrykk og signatur må gjøres ved personlig oppmøte, og utstyret er tilkoplet saksbehandlingssystemet. POD ser behov for utstyr som enkelt lar seg vedlikeholde på de mange passkontorene og utenriksstasjonene, og som kan tilpasses de ulike kontorenes størrelse og behov. 2.1.2 Dokumentkontroll og opptak systemer, og/eller skannere For å bedre kontroll av identiteten til søker planlegges det å innføre bruk av utstyr for kontroll av dokumenter som søker legitimerer seg med. POD har et mål om å bygge opp nye prosesser for identifisering av søkere basert på internasjonal best praksis, og ser for seg utstyr som kan kontrollere ekthet av legitimasjonsdokumenter, kontrollere chip i biometriske reisedokumenter, lagre kopi av grunnlagsdokumenter som fremvises med videre. Utstyret må være tilknyttet saksbehandlingssystemet på samme måte som opptaksutstyr for biometri. 2.1.3 Betaling POD ser behov for betalingsløsninger som skal være mest mulig integrert med saksbehandlingssystem, og hvor løsningen er enkel å forvalte og vedlikeholde for den enkelte lokasjon. I dag gjennomføres kort- og kontantbetaling på mange passkontorer og utenriksstasjoner med systemer som ikke er integrert med saksbehandlingssystemet. Dette skaper utfordringer for saksbehandlere når de mottar betaling fra sluttbrukere, og ved regnskapsmessig Teknisk markedsdialog Side 4 av 10

avstemming. Samtidig er det behov for å muliggjøre betaling på nett dersom det muliggjøres at søkere kan levere inn søknad på nett. 2.1.4 Innlevering av søknad på nett og timebestillingsystem Når en person i dag skal søke om pass, må vedkommende møte opp personlig på passkontoret. Flere passkontor har kølappsystem for å administrere rekkefølgen av søkere. I periodene før ferier og inneklemte fridager er det erfaringsmessig svært stor pågang til passkontorene, i mange tilfeller større pågang enn kontorets kapasiteter. Denne ordningen fører til at mange bruker mye tid på venting, samt at saksbehandlerne får en stresset hverdag. Dette kan igjen føre til feil og mangler i forhold til utstedelse av pass. Et timebestillingsystem/bookingløsning på nett gir søkere mulighet til å bestille tid for søknadsbehandling, samt at det gjennom systemet blir gitt nødvendig informasjon om hvilke dokumenter som er nødvendig å ta med av søker. Løsningen gir også saksbehandlere en mer forutsigbar hverdag. POD ser behov for funksjonalitet som muliggjør innlevering av søknad på nett og timebestilling og som skal være mest mulig integrert med saksbehandlingssystem. Det er behov for en løsning som er enkel å forvalte og vedlikeholde for den enkelte lokasjon. 2.1.5 Utleveringsbokser Som alternativ til postkasseutlevering av pass og ID-kort planlegges det å anskaffe utstyr med funksjonalitet som sikrer at pass og ID-kort utleveres til riktig person. Ved å benytte «utleveringsbokser» som innehar nødvendige sikkerhetsmekanismer, kan en få bedre kontroll på utleveringen og redusere manuelle prosesser ved utlevering av pass og ID-kort. 2.1.6 Pass og ID-kort database POD har behov for å etablere et nytt register over søkere og innehavere av nasjonalt ID-kort med eid. Denne databasen vil ha et grensesnitt mot saksbehandlingssystemet. Samtidig har POD et tilsvarende register (database) over pass hvor databasemodellen må fornyes. Det vil være naturlig å se passdatabasen i sammenheng med databasen for nasjonalt ID-kort siden de administreres fra samme saksbehandlingssystem. Det vil vurderes hvordan disse databasene bør realiseres og hva slags bistand som eventuelt vil anskaffes fra leverandøren av saksbehandlingssystem. 2.2 PRODUSENT AV PASS OG ID-KORT POD har behov for nye avtaler for produksjon av pass, oppholdskort, nasjonalt ID-kort, ekspresspass og andre relaterte dokumenttyper med biometri i henhold til krav fra ICAO og EU (emrtds). Det vil også være behov for produksjon av dokumenttyper uten biometri, eksempelvis nødpass og «hjemreisedokumenter» i A4 format. Norge har i dag avtaler med to leverandører for produksjon av pass og kort i ID-format. Produsenten av pass er en leverandør som trykker, personaliserer og sender ut norske pass og ID-kort til pass-søker på vegne av politiet etter at nødvendig informasjon er oversendt fra saksbehandlingssystemet for pass og ID-kort. Tilsvarende er produsent av kort en leverandør som trykker, personaliserer og sender ut ulike varianter av oppholdskort til søker på vegne av politiet, Utlendingsdirektoratet (UDI) eller Utenriksdepartementet (UD) etter at nødvendig informasjon er oversendt fra Teknisk markedsdialog Side 5 av 10

saksbehandlingssystemet. For disse kortene benyttes et annet saksbehandlingssystem (Norvis, eies av UDI). I tillegg til de dokumenttypene som produseres i dag vil POD ha behov for avtale på produksjon av nasjonalt ID-kort med eid. Hvorvidt deler av prosessen kan/skal legges under sikkerhetsloven skal vurderes. I alle tilfeller er det behov for at personalisering gjennomføres i Norge. 2.2.1 Produksjon av ekspresspass og nødpass Norge utsteder i dag nødpass i tilfeller hvor søkeren ikke kan vente på et ordinært pass. Nødpasset er i dag personalisert for hånd, inneholder ikke biometri og har få optiske sikkerhetselementer. POD har som mål å redusere bruken av disse nødpassene gjennom å utstede ekspresspass på de største utreisepunktene/flyplassene i Norge. Ekspresspass er pass som utstedes «der og da» med nesten tilsvarende kvalitet og sikkerhet som ordinært pass (avhenger av fysisk størrelse og funksjonaliteten til produksjonsutstyr). For å utstede ekspresspass må det installeres en produksjonslinje for personalisering lokalt. Det er viktig at løsningen er funksjonell og kan skalere. POD ser samtidig behov for å se på bedre kvalitet på produksjonen av nødpass gjennom bruk av produksjonsutstyr som er tilkoplet saksbehandlingssystemet. 2.3 EID Det skal realiseres en offentlig utstedt eid på nasjonalt ID-kort. Innehaver av nasjonalt ID-kort skal kunne benytte denne for pålogging til tjenester via ID-porten (se www.eid.difi.no/nb/idporten ). POD har med dette behov for å realisere teknisk infrastruktur og systemer for å muliggjøre utstedelse, administrasjon og bruk av eid på høyt sikkerhetsnivå for autentisering, signering og kryptering. Det er under vurdering om sentral teknisk infrastruktur (slik som Certification Authority) for utstedelse av eid skal driftes av en leverandør eller om denne skal driftes av politiet. Uavhengig av hvordan tjenesten driftes og settes opp vil sertifikatpolicy eies av det offentlige. For å sikre god utbredelse av eid ser POD det som avgjørende at det etableres brukervennlige og sikre løsninger for administrasjon og bruk av eid. Med administrasjon av eid menes nødvendige funksjonalitet for å håndtere livssyklushendelser til eid, eksempelvis funksjonalitet for aktivering- fornyelse, håndtering av glemt/blokkert PIN og sperring av eid. 2.4 KRAV TIL LEVERANDØREN Deler av anskaffelsen(e)s kravspesifikasjon(er) kan bli gradert i henhold til sikkerhetsloven. Leverandører som blir kvalifisert må i så fall inngå en sikkerhetsavtale med POD før spesifikasjonen overleveres til leverandør. Teknisk markedsdialog Side 6 av 10

3 TEKNISK MARKEDSDIALOG 3.1 HENSIKT Knyttet til ovenstående anskaffelsesbehov ønsker POD å gjennomføre en teknisk markedsdialog med interesserte leverandører i god tid før konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon utarbeides, og i god tid før kunngjøring av de(n) faktiske anskaffelsen(e). Hensikten med en slik dialog er å kunne gi en overordnet presentasjon av PODs samlede behov knyttet til pass og ID-kort, og på dette grunnlaget motta innspill fra leverandørmarkedet som skal legge til rette for: Oversikt over leverandørmarkedet og på hvilken måte PODs behov kan dekkes basert på eksisterende og standardiserte løsninger God konkurranse om leveransene Innretting av anskaffelsen på en måte som best mulig dekker PODs behov Informasjonsutveksling om aktuelle løsninger som kan dekke PODs behov Innovasjon og utforming av kravspesifikasjon og tilbud 3.2 OMFANG OG TEMA Den tekniske markedsdialogen skal gi POD informasjon om hvordan markedets nåværende og fremtidige løsninger, produkter og tjenester: Ivaretar sikker utstedelse av ID basert på biometri Overholder nasjonale og internasjonale lover, regler og forpliktelser Sikrer en effektiv og sikker forvaltning og organisering Dialogen vil ikke omfatte drøftelser av kvalifikasjonskrav, utvelgelseskriterier eller tildelingskriterier, slik at det for de leverandørene som velger å delta ikke skal drøftes forhold som kan forrykke eller på annen måte påvirke konkurransen om leveransene. Følgelig vil det heller ikke lagt opp til en dialog om detaljerte/konkrete prisforhold utover generelle forhold som f.eks. å avdekke kostnadsdrivende elementer. 3.3 MÅLGRUPPE FOR TEKNISK MARKEDSDIALOG Leverandører av programvare, utstyr og tjenester som leverer løsninger som dekker deler eller hele behovet som er beskrevet over. Vi forventer at leverandørene er representert med teknisk fagkompetanse. På grunn av plasshensyn, vil hver leverandør kunne melde på inntil 5 deltakere. 3.4 SPRÅK Informasjonsmøtet vil bli holdt på norsk. Presentasjonsmaterialet vil bli oversatt til engelsk. 3.5 GJENNOMFØRING, TID OG STED Teknisk markedsdialog er planlagt gjennomført i to deler: Del 1: Informasjonsmøte tirsdag i Oslo, Norge 10. juni 2014 Teknisk markedsdialog Side 7 av 10

Felles informasjonsmøte med POD og de påmeldte leverandørene hvor programledelsen i IDeALT programmet gir en generell programinformasjon. Prosjektet PoID 2016 presenterer sine anskaffelsesbehov på et overordnet nivå. Informasjon om hvilke leverandører som er til stede på informasjonsmøtet blir gjort tilgjengelig. POD oppfordrer leverandørene om å innlede samarbeid for om mulig kunne representere en samlet leveranse. Del 2: Innhenting av informasjon fra leverandører Tid og sted: Vil bli bestemt senere, sannsynligvis i august/september 2014. Målgruppe er tekniske ressurser fra bedrifter med potensielle leveranser til PoID 2016. Metoden for å innhente mer informasjon fra markedet er på nåværende tidspunkt ikke klar. Det er et mål å kunne gjennomføre dette mest mulig effektivt for alle parter. Dersom vi ønsker en dialog i form av individuelle møter, vil det bli meddelt de leverandørene som var påmeldt informasjonsmøtet i juni med rimelig frist. En alternativ måte som vurderes, er å sende ut en spørreundersøkelse til de deltakende leverandørene. 3.6 VIKTIGE PRINSIPPER MED HENSYN TIL DIALOGEN POD vil under gjennomføringen av den tekniske markedsdialogen forvalte anskaffelseslovens grunnleggende krav om likebehandling, slik at ikke noen leverandører gis konkurransefordeler ved å: Prege utformingen av konkurransegrunnlaget Prege utformingen av kravspesifikasjonen Oppnå større innsikt om faktiske forhold Oppnå større forståelse av oppdragsgivers ønsker Oppsummert vil POD søke ikke å gi informasjon som gir en konkurransefordel eller bruke mottatt informasjon på en måte som gir en konkurransefordel. Informasjonsfordeler vil utlignes ved å gi samme informasjon til alle leverandører og gi dem tilstrekkelig tid til å inngi tilbud basert på mottatt informasjon. Leverandører skal dermed kunne delta i markedsdialogen i forvissning om at likebehandlingsprinsippet gjøres gjeldende og at de ikke skal være forhindret fra å delta i de(n) etterfølgende konkurransen(e) pga. informasjon som er mottatt fra- eller meddelt til POD. Teknisk markedsdialog Side 8 av 10

4 ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER Nedenfor angis administrative retningslinjer for leverandørene. 4.1 KUNNGJØRING Denne veiledende kunngjøring publiseres på www.doffin.no samt TED (http://ted.europa.eu). Det vil bli foretatt separat(e) kunngjøring(er) av anskaffelsesbehovet når dette er definert etter avsluttet teknisk markedsdialog med foreløpig plan i løpet av høsten 2014. 4.2 TIDSPLAN Den tekniske markedsdialogen er foreløpig tenkt gjennomført etter den tentative og overordnede milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Aktivitet Dato Veiledende kunngjøring sendt til Doffin og til TED 23. mai 2014 Frist for påmelding evt. spørsmål til leverandørmøtet 10. juni 5. juni 2014 Trinn 1 Leverandørmøte 10. juni 2014 Trinn 2 Videre dialog, evt. annen type informasjonsinnhenting august / september 2014 Kunngjøring av anskaffelse(r) prosjekt Pass og ID Q3/Q4 2014 Konkrete tidsplaner for den enkelte anskaffelse vil fremgå av kvalifikasjons- /konkurransegrunnlag for disse. 4.3 KOMMUNIKASJON POD administrerer denne markedsdialogen via Doffin (www.doffin.no) og veiledende kunngjøring. Dette vil omfatte selve kunngjøringen, hvor dette dokumentet er vedlagt og etterfølgende utsendelse av informasjon og dokumentasjon. For å sikre tilgang til kontinuerlig informasjon, må leverandøren klikke på knappen «melde interesse» på siden til denne veiledende kunngjøringen på www.doffin.no. 4.4 SPØRSMÅL Det vil bli begrenset mulighet til å stille spørsmål til selve presentasjonen på informasjonsmøtet. Spørsmål til programmet IDeALT eller prosjektene G3kko eller PoID 2016 sine fremtidige anskaffelser kan stilles i forkant og sendes inn sammen med påmeldingen jf. kapittel 4.5 under. Vi henstiller til at det i spørsmålsstillingen kommer tydelig frem om det er på programnivå eller prosjektnivå spørsmålene gjelder. Spørsmålene vil enten bli besvart som en del av presentasjonen på informasjonsmøtet eller bli besvart i etterkant gjennom egen dokumentasjon lastet opp på www.doffin.no. 4.5 PÅMELDING For å delta på i denne markedsdialogen må leverandøren sende samlet påmelding til programmet IDeALT v/ Aimée Eilertsen. Teknisk markedsdialog Side 9 av 10

Fyll inn inntil 5 navn slik tabellen under angir, kopier tabellen og send den i en e-post til: aimee.eilertsen@politiet.no Påmeldingsfrist er 5. juni 2014 kl. 1200. Nr. Leverandørnavn Deltakers navn E-post adresse Tittel / funksjon Leveranseområde 1) Ex Fujitsu John Doe jd@fujitsu.com Technical Advisor 2.2, 2.3 1 2 3 4 5 1 Skriv inn hvilke områder, jf. kapittel 2 som leverandøren kan levere produkter og tjenester til. Bare leverandører som har meldt seg her vil bli innkalt til leverandørmøtet og bli informert om videre dialogmøte eller få delta på spørreundersøkelsen. Påmeldingen bekreftes med informasjon om sted i Oslo og klokkeslett for gjennomføringen. 4.6 KOSTNADER VED Å DELTA Leverandøren deltar i markedsdialogen for egen regning og risiko. POD påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med deltakelsen. 4.7 TILDELTE MIDLER Da programmet og dets prosjekter er avhengig av at det tildeles midler i statsbudsjettet 2015 og 2016 er det på nåværende tidspunkt ingen garanti for at anskaffelsene vil bli gjennomført. Teknisk markedsdialog Side 10 av 10