Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 13.09.2016, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:45 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 16/30-16/39 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt og seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: rådmann Unni Skaar, rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen, rådgiver stab velferd Arne Holmstøen (til sak 16/31), teamleder enhet barnevern Gro Elvestad (til sak 16/31), kommunesjef samfunn Sigmund Viser (til sak 16/32), kommunesjef teknisk Hasse Ekman (til sak 16/33), rådgiver stab teknisk Ellen Terese Bråtekas (til sak 16/33), kommunesjef oppvekst Kristia Svendsen (til sak 16/35) Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 16/33 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel. KL. 31 pkt. 5, jf. Offl. 5 andre. ledd Sak 16/33 ble behandlet etter sak 16/36. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 13.09.2016 Sakliste PS 16/30 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.6 2016 PS 16/31 PS 16/32 PS 16/33 PS 16/34 PS 16/35 Orientering fra rådmann om barnevernet Oppfølging av KU-sak 16/27 - angående Bodalstranda og pålegg om ROS-analyse og ny henvendelse angående bystyrevedtak 12.5 2005 «tiltaksplan Isesjø» Kartlegging av fakta angående varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale (Eget vedleggshefte u. off. jmf. Offl 5 andre avsnitt) Prosjektplan "Oppfølging av kompetansekrav" Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" PS 16/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016 PS 16/37 Overordnet revisjonsstrategi for 2016 PS 16/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 PS 16/39 Eventuelt PS 16/30 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.6 2016 1. Protokoll fra møtet 14.6, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 14.6, godkjennes PS 16/31 Orientering fra rådmann om barnevernet 1. Rådmannens orientering om overholdelse av tidsfrister i barnevernet, tas til orientering Rådgiver stab velferd, Arne Holmstøen og teamleder enhet barnevern, Gro Elvestad, informerte om en positiv utvikling av overholdelse av ulike tidsfrister. 1. Rådmannens orientering om overholdelse av tidsfrister i barnevernet, tas til orientering
PS 16/32 Oppfølging av KU-sak 16/27 - angående Bodalstranda og pålegg om ROS-analyse Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering. Sandbakken Velforening m. fl. orienteres om vedtaket. kommunesjef samfunn Sigmund Vister orienterte kort om status for ROS-analyser Kontrollutvalget fikk anledning til å stille spørsmål til kommunesjefen. Kontrollutvalget var enige om å avslutte saken og utvalget ga KU-leder mandat til å vurdere om evt. nye henvendelser fra Sandbakken Velforening m. fl., bør legges fram for utvalget 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering og avslutter saken 2. KU-leder gis fullmakt til å vurdere om eventuelle nye henvendelser om saken, bør legges fram for utvalget 3. Sandbakken Velforening m. fl. underrettes om vedtaket PS 16/33 Kartlegging av fakta angående varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Seksjonsleder Jolanta Betker fra revisjonen presenterte revisjonens funn hittil. Kontrollutvalget vedtok at revisjonen skulle fullføre sine undersøkelser 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide et sluttnotat om saken PS 16/34 Prosjektplan "Oppfølging av kompetansekrav" 1. Prosjektplan «Oppfølging av kompetansekrav», vedtas Seksjonsleder Anders Svarholt fra revisjonen informerte kort om innholdet i prosjektplanen 1. Prosjektplan «Oppfølging av kompetansekrav», vedtas PS 16/35 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne
etableres, er grunnleggende ivaretatt. Kontrollutvalget merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves: ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: bruke rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formalisere og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikre at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksette tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsette arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeide prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016 3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Bystyret merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk
uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Bystyret merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Seksjonsleder Anders Svarholt fra revisjonen gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. med en endring av navn på utvalget som skal følge opp rapporten funn: «Komité for tjenesteutvikling» rettes til «Komité for oppvekst og kultur». 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Kontrollutvalget merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekker fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves: ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen
Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: bruke rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formalisere og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikre at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksette tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsette arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeide prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for oppvekst og kultur. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016 3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Bystyret merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes.
iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Bystyret merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for oppvekst og kultur innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 16/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning PS 16/37 Overordnet revisjonsstrategi for 2016 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering PS 16/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 1. Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 med en kostnadsramme på kr. 3 942 177,-, vedtas, med forbehold om at representantskapet i ØKR IKS godkjenner styrets forslag til budsjettramme på kr. 3 340 277.-. 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Bjørn Gulbrandsen i sekretariatet og Administrerende direktør Laila Nagelhus i revisjonen redegjorde for budsjettinnholdet. Laila Nagelhus la særlig vekt på å forklare budsjettøkningen for revisjonen. Budsjettet ble godkjent av representantskapet 9.september.
Kontrollutvalgets leder Per Gunnar Stordal og medlem Else Marie Hagen uttrykte sin betenkning over budsjettøkningen og utvalgets leder refererte et mulig forslag til vedtak som innebar å be bystyret vurdere om framtidig revisjonsoppdrag skal legges ut på anbud. 1. Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 med en kostnadsramme på kr. 3 942 177,-, vedtas, 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 16/39 Eventuelt Ingen saker