Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Østfold interkommunale arkivselskap IKS, Rådhusveien 27, Borgenhaugen, møterom Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Leder, Per Gunnar Stordal (s) 1

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/40 Virksomhetsbesøk - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 3 PS 16/41 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/42 Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg 13 PS 16/43 Forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom - del 1 35 PS 16/44 Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale 62 Arkivselskap IKS PS 16/45 Revisjonsrapport - Kontroll av en rammeavtale 165 PS 16/46 Møteplan 1. halvår PS 16/47 Referater og meldinger 187 PS 16/48 Eventuelt 212 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/123 Dokumentnr.: 78 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /40 Virksomhetsbesøk - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgets har tidligere ønsket å legge til rette for virksomhetsbesøk til kommunens virksomheter eller selskaper. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS eies av 18 kommuner/fylkeskommune i Østfold. Etter forespørsel fra sekretariatet ønsker daglig leder i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS å gi kontrollutvalget informasjon om selskapet i møtet 12. desember Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter orienteringssekvens (ca minutter). Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om selskapets organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på selskapets organisering, fremtid, utfordringer mv. Felles meningsutveksling Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, tas til orientering. 3

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/122 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /41 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fram møtet godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:45 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 16/30-16/39 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt og seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: rådmann Unni Skaar, rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen, rådgiver stab velferd Arne Holmstøen (til sak 16/31), teamleder enhet barnevern Gro Elvestad (til sak 16/31), kommunesjef samfunn Sigmund Viser (til sak 16/32), kommunesjef teknisk Hasse Ekman (til sak 16/33), rådgiver stab teknisk Ellen Terese Bråtekas (til sak 16/33), kommunesjef oppvekst Kristia Svendsen (til sak 16/35) Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 16/33 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel. KL. 31 pkt. 5, jf. Offl. 5 andre. ledd Sak 16/33 ble behandlet etter sak 16/36. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder) 5

6 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/30 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/31 PS 16/32 PS 16/33 PS 16/34 PS 16/35 Orientering fra rådmann om barnevernet Oppfølging av KU-sak 16/27 - angående Bodalstranda og pålegg om ROS-analyse og ny henvendelse angående bystyrevedtak «tiltaksplan Isesjø» Kartlegging av fakta angående varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale (Eget vedleggshefte u. off. jmf. Offl 5 andre avsnitt) Prosjektplan "Oppfølging av kompetansekrav" Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" PS 16/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016 PS 16/37 Overordnet revisjonsstrategi for 2016 PS 16/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 PS 16/39 Eventuelt PS 16/30 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 14.6, godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet 14.6, godkjennes PS 16/31 Orientering fra rådmann om barnevernet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens orientering om overholdelse av tidsfrister i barnevernet, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Rådgiver stab velferd, Arne Holmstøen og teamleder enhet barnevern, Gro Elvestad, informerte om en positiv utvikling av overholdelse av ulike tidsfrister. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Rådmannens orientering om overholdelse av tidsfrister i barnevernet, tas til orientering 6

7 PS 16/32 Oppfølging av KU-sak 16/27 - angående Bodalstranda og pålegg om ROS-analyse Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering. Sandbakken Velforening m. fl. orienteres om vedtaket. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : kommunesjef samfunn Sigmund Vister orienterte kort om status for ROS-analyser Kontrollutvalget fikk anledning til å stille spørsmål til kommunesjefen. Kontrollutvalget var enige om å avslutte saken og utvalget ga KU-leder mandat til å vurdere om evt. nye henvendelser fra Sandbakken Velforening m. fl., bør legges fram for utvalget Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering og avslutter saken 2. KU-leder gis fullmakt til å vurdere om eventuelle nye henvendelser om saken, bør legges fram for utvalget 3. Sandbakken Velforening m. fl. underrettes om vedtaket PS 16/33 Kartlegging av fakta angående varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Jolanta Betker fra revisjonen presenterte revisjonens funn hittil. Kontrollutvalget vedtok at revisjonen skulle fullføre sine undersøkelser Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide et sluttnotat om saken PS 16/34 Prosjektplan "Oppfølging av kompetansekrav" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Oppfølging av kompetansekrav», vedtas Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt fra revisjonen informerte kort om innholdet i prosjektplanen Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan «Oppfølging av kompetansekrav», vedtas PS 16/35 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne 7

8 etableres, er grunnleggende ivaretatt. Kontrollutvalget merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves: ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: bruke rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formalisere og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikre at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksette tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsette arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeide prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Bystyret merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk 8

9 uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Bystyret merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt fra revisjonen gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. Vedtak ble som innstilling med en endring av navn på utvalget som skal følge opp rapporten funn: «Komité for tjenesteutvikling» rettes til «Komité for oppvekst og kultur». Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Kontrollutvalget merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekker fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves: ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen 9

10 Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: bruke rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formalisere og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikre at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksette tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsette arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeide prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for oppvekst og kultur. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Bystyret merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. 10

11 iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Bystyret merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for oppvekst og kultur innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 16/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning PS 16/37 Overordnet revisjonsstrategi for 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering PS 16/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas, med forbehold om at representantskapet i ØKR IKS godkjenner styrets forslag til budsjettramme på kr Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Bjørn Gulbrandsen i sekretariatet og Administrerende direktør Laila Nagelhus i revisjonen redegjorde for budsjettinnholdet. Laila Nagelhus la særlig vekt på å forklare budsjettøkningen for revisjonen. Budsjettet ble godkjent av representantskapet 9.september. 11

12 Kontrollutvalgets leder Per Gunnar Stordal og medlem Else Marie Hagen uttrykte sin betenkning over budsjettøkningen og utvalgets leder refererte et mulig forslag til vedtak som innebar å be bystyret vurdere om framtidig revisjonsoppdrag skal legges ut på anbud. Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas, 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 16/39 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Ingen saker 12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 50 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /42 Forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Bystyret merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. Fredrikstad, Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg, Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/24, (Prosjektplan) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Forvaltningsrevisjonsplan for Sarpsborg kommune ble vedtatt av Bystyret I planen fremkommer blant annet: 13

14 «I følge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet.» Prosjektets problemstilling: Gjennomføres det tilfredsstillende fakturakontroll i Sarpsborg kommune? Revisjonens funn og vurderinger: Av totalt fakturaer ble 399 enkeltfaktura med tilhørende bilag fra 217 leverandører kontrollert. Utplukket resulterte i at 32 enkeltfaktura ble oversendt kommunen for nærmere gjennomgang. Totalt ble det funnet avvik knyttet til 18 av disse. For ti av fakturaene var det brukt feil merverdiavgiftskode. For ytterligere to fakturaer har henholdsvis fakturadato og kundenummer blitt tolket som fakturanummer. Videre er én faktura betalt to ganger og to fakturaer inneholder to kontonummer. De to siste fakturaene har oppføring av feil leverandør i reskontro. Sett i forhold til omfanget av kontrollene, og opp mot de funn som er gjort, er det revisjonens konklusjon at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Revisjonens anbefalinger: Ingen Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 17 i rapporten). Rådmannen sier at hun godt fornøyd med kommunens gjennomgang og at hun vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingen i kapittel 3 og i sin helhet i vedlegg i kapittel 5. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, e- post intervjuer og fakturagjennomgang. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er beskrevet i metodekapittelet. Revisjonen gjør her greie for grunnlaget for utplukket av fakturaer. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp. 14

15 Røde Flagg Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 25. november 2016 østfold kommunerevisjon iks 1 15

16 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier Litteratur- og dokumentliste GJENNOMFØRES DET TILFREDSSTILLENDE FAKTURAKONTROLL I SARPSBORG KOMMUNE? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger og konklusjon RÅDMANNENS UTTALELSE REVISJONSKRITERIER LISTE OVER FAKTURA østfold kommunerevisjon iks 2 16

17 1 SAMMENDRAG I følge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt om det gjennomføres tilfredsstillende fakturakontroll i Sarpsborg kommune. Revisjonens gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden september til oktober Kriteriene er utarbeidet med utgangspunkt i rådmannens internkontroll med fokus på fakturahåndtering. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingen i kapittel 3, og i sin helhet i vedlegg i kapittel 5. Fakta er hentet inn ved bruk av dokumentanalyse og e-post intervju. Det er i tillegg blitt foretatt en gjennomgang av kommunens reskontro. Av totalt fakturaer ble 399 enkeltfaktura med tilhørende bilag fra 217 leverandører gjennomgått. Revisjonens funn og konklusjon Rådmannens internkontroll innebærer blant annet at det skal være etablert rutiner og prosedyrer som bidrar til tilfredsstillende fakturabehandling. Gjennomgangen viser at kommunen har etablert flere rutiner, prosedyrer og sjekklister når det gjelder fakturabehandling. Samlet sett er det revisjonens vurdering at utarbeidelse av disse er tilfredsstillende. Videre må det være etablert kontrollmekanismer som følger opp at rutiner og prosedyrer vedrørende fakturahåndtering etterleves. Etter vår vurdering er dette implementert i kommunen. Vi er også av den oppfatning at det er etablert en tilfredsstillende praksis når det gjelder internkontroll på dette området. Det gjennomføres en rekke kontroller i etterkant av at attestant og anviser har utført sine oppgaver. Dette omfatter blant annet kontroll når det gjelder bruk av merverdiavgiftskoder og dokumentasjon knyttet til fakturaen. Ved feil når det gjelder disse to faktorene sendes fakturaen tilbake til saksbehandler slik at vedkommende selv kan rette opp feilen. Etter vår vurdering er denne praksisen med på å forebygge at det skjer gjentagende menneskelige feil. Videre finner vi det tilfredsstillende at alle steg og endringer som blir gjort loggføres på fakturaen i systemet, Visma fakturabehandling. «Rutine for test av internkontroll» benyttes for å teste om internkontrollen i tilknytning til hvorvidt fakturahåndtering etterleves. Her fremgår det blant annet hvilke tester som skal gjennomføres, og etter hver test utarbeides en rapport. Rapporten skal beskrive tiltak dersom det er funnet avvik på noen av punktene. Hvis det avdekkes vesentlige feil eller mangler rapporteres disse videre. I tilknytning til denne rutinen er det også utviklet en egen mal for fakturakontroll. Våren 2016 gjennomførte kommunen stikkprøvekontroller av faktura som resulterte i oppfølgingsmøter med både attestanter og leverandører. Alle nye leverandører og nye bankkontonummer kontrolleres. Når det gjelder å endre kontonummer på leverandør er denne tilgangen begrenset til 15 personer i kommunen. Det føres logg, i systemet, på alle endringer som blir iverksatt, og det blir tatt østfold kommunerevisjon iks 3 17

18 jevnlige stikkprøver i form av rapporter som viser hvilke endringer som er gjort. Alle stikkprøvene dokumenteres i kommunens kvalitetssystem. Fakturagjennomgangen resulterte i at 32 enkeltfaktura ble oversendt kommunen for nærmere kontroll. Totalt var ble det funnet avvik knyttet til 18 av disse. For ti av fakturaene var det brukt feil merverdiavgiftskode. For ytterligere to fakturaer har henholdsvis fakturadato og kundenummer blitt tolket som fakturanummer. Videre er én faktura betalt to ganger og to fakturaer inneholder to kontonummer. De to siste fakturaene har oppføring av feil leverandør i reskontro. Revisjonen finner det positivt at kommunen, basert på våre funn, har gått gjennom sine rutiner. I denne forbindelse er det også tilfredsstillende at kommunen vil rette fokus på de områdene hvor avvikene er avdekket. Sett i forhold til omfanget av våre kontroller, og opp mot de funn som er gjort, er det vår konklusjon at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. østfold kommunerevisjon iks 4 18

19 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonsplan for Sarpsborg kommune ble vedtatt av Bystyret 11. februar I planen fremkommer blant annet: «I følge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet. Typiske eksempler på fakturasvindel er fiktive fakturaer for tjenester man ikke har bestilt eller mottatt. En annen typisk form for svindel, er fakturering for tjenester man har mottatt, men hvor faktureringen er høyere enn avtalte betingelser eller det som er levert. Østfold kommunerevisjon har gjennomført begrensede fakturakontroller i de fleste av sine kommuner, og revisjonen har i nær sagt alle saker avdekket forhold som det har vært grunn til å følge opp videre. Slike undersøkelser har vært knyttet opp til konkrete temaer for revisjon enten investeringsprosjekter eller undersøkelser av kommunenes anskaffelsespraksis. Revisjonen har imidlertid aldri foretatt en detaljert gjennomgang av fakturaer på generelt nivå med utgangspunkt i analyser av reskontro 1. En slik gjennomgang vil være egnet til å avdekke både rene former for fakturasvindel, og vil også kunne bidra til å avdekke useriøse eller falske leverandører. Det er ikke noe som tilsier at Sarpsborg kommune er mer utsatt enn andre kommuner for fakturasvindel. Sett i forhold til erfaringer fra andre kommuner og det store antallet fakturaer som blir attestert og anvist hvert eneste år, mener vi imidlertid at sannsynligheten er høy for at slike fakturaer kan forekomme i større eller mindre grad.» 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstilling: Gjennomføres det tilfredsstillende fakturakontroll i Sarpsborg kommune? Problemstillingen er besvart ved å gjennomgå kommunens rutiner og prosedyrer som omhandler fakturakontroll i kombinasjon med en reskontrogjennomgang av samtlige fakturaer som har blitt betalt av Sarpsborg kommune i Formålet med gjennomgangen har vært å identifisere fakturaer som av ulike grunner ikke burde blitt betalt eller som bør underkastes en nærmere undersøkelse. Revisjonen presiserer at gjennomgangen ikke har bestått i en detaljert etterprøving av 1 Reskontro er en konto i regnskapet for mellomværende mellom virksomheten og dens kunder (debitorer) eller leverandører (kreditorer) og kalles gjerne reskontrooversikt. Kilde: dfo.no- Direktoratet for økonomistyring østfold kommunerevisjon iks 5 19

20 fakturainnhold opp mot rammeavtaler eller annet bestillingsgrunnlag. Vår undersøkelse har vært begrenset til å vurdere selve fakturaen, hvor formålet var å identifisere såkalte «røde flagg». Med dette menes eksempelvis uoverensstemmelse mellom organisasjonsnummeret på fakturaen og det som er registrert i Brønnøysundregisteret, ulike kontonummer på samme leverandør, manglende overenstemmelse knyttet til fakturanummer, forfallsdato som ikke stemmer overens med fakturadato osv. Dette er forhold som man typisk vil kunne finne på falske fakturaer, men det presiseres at slike forhold ikke nødvendigvis betyr at fakturaene må være falske. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Prosjektet er gjennomført ved bruk av dokumentanalyse og e-post intervjuer. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Fakturagjennomgang Revisjonen plukket ut fakturaer etter en gjennomgang av kommunens reskontro for 2015 som inneholder fakturaer. Utplukk ble gjort basert på følgende kriterier: Ulike serier på fakturanummer Fakturanummer er like Ikke samsvar mellom dato og fakturanummer Ikke samsvar mellom fakturadato og forfallsdato Dato for fakturering er i forbindelse med høytid Lik fakturadato har likt beløp Rundt beløp Høyt beløp Varierende utdrag av mva. fra samme leverandør Totalt ble 399 enkeltfakturaer, med tilhørende bilag fra 217 leverandører, gjennomgått. Gjennomgang av enkeltfaktura ble gjort med følgende sjekkpunkt: Bilagsnummer Fakturanummer Firma Organisasjonsnummer Kontonummer Beløp Kommunens referanseperson Varespesifikasjon Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem og Bjørnar Bakker Eriksen i perioden september til oktober Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Lov av 25. september 1992, nr. 107). Ot. prp. nr. 70 ( ) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7. østfold kommunerevisjon iks 6 20

21 Utledning av revisjonskriteriene følger under problemstillingen. 2.5 Litteratur- og dokumentliste Følgende dokumenter ligger til grunn for faktafremstillingen: «Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune» Godkjent av Bystyret , sak 16/ «Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Sarpsborg kommune» Godkjent 16. november «Prosedyre for anvisning og attestasjon av alle utbetalinger» Godkjent av kommunens ledergruppe «Sjekkliste for attestanter/anvisere» Loggføringer og endringer i sjekkliste fremgår av kommunens kvalitetssystem, RiskManager «Rutine for post og skanning» Loggføringer og endringer i rutine fremgår av kommunens kvalitetssystem, RiskManager «Krav til faktura (salgsdokument)- kap Bokføringsloven» Datert «Rutine for fakturabehandling» Loggføringer og endringer i rutine fremgår av kommunens kvalitetssystem, RiskManager «Rutine for test av internkontroll ved fakturahåndtering» Godkjent av Økonomisjef. «Mal for fakturakontroll» Loggføringer og endringer av mal fremgår av kommunens kvalitetssystem, RiskManager Forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll knyttet til oppfølgning av leverandør- Sarpsborg kommune» publisert østfold kommunerevisjon iks 7 21

22 3 GJENNOMFØRES DET TILFREDSSTILLENDE FAKTURAKONTROLL I SARPSBORG KOMMUNE? 3.1 Revisjonskriterier Krav til fakturakontroll Rådmannen har ansvar for etablering av internkontroll, herunder at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. Dette innebærer at det må være etablert rutiner og prosedyrer som bidrar til tilfredsstillende fakturahåndtering. Det må være etablert kontrollmekanismer som følger opp at vedtatte rutiner og prosedyrer som omhandler fakturahåndtering etterleves. 3.2 Fakta Det fremgår av kommunens delegeringsreglementet at rådmannen, som øverste leder for kommunens administrasjon, har et særlig ansvar for blant annet å: «Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for internkontroll.» I forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll knyttet til oppfølgning av leverandører» Sarpsborg kommune 2016, beskrives blant annet kommunens delegering. I tillegg til delegeringsreglementet vises det i denne rapporten til delegering gjennom lederavtalene. Lederavtaler foreligger mellom rådmann og kommunesjefsnivå og kommunesjefsnivå og enhetsledernivå. I tillegg benytter kommunen lederavtaler i forholdet mellom enhetsleder og teamleder. I henhold til lederavtale mellom rådmannen og kommunesjefsnivå skal kommunesjef blant annet søke å lukke eventuelle økonomiavvik gjennom dialog med sine enhetsledere. med kommunesjef iverksette tiltak som bringer enhetens aktivitet i overenstemmelse med avtalt økonomisk ramme.» I lederavtale mellom enhetsleder og teamleder er økonomiansvaret formulert på følgende måte: «Teamleder følger opp og tar medansvar for økonomi innenfor definert ramme (det fremgår at punktet skal spesifiseres i avtalens spesielle/individuelle del).» Kommunen har etablert en rekke reglementer, rutiner og prosedyrer som skal ivareta kravet til tilfredsstillende økonomistyring. I denne rapporten redegjøres det for de som er relevante når det gjelder fakturahåndtering. Inngående fakturaer Enhet økonomi ligger under kommuneområde organisasjon og har ansvar for: Handlingsplan og budsjett Tertial- og årsrapportering Regnskap Saksbehandling innenfor økonomiområdet Finansforvaltning Økonomifaglig støtte og veiledning Innkjøp Internkontroll Enhet økonomi består av «område økonomi og innkjøp» og «team regnskap». Det foreligger ingen funksjonsbeskrivelser for disse to avdelingene. Når det gjelder oppgaver knyttet til økonomiavvik fremgår det av lederavtale mellom kommunesjef og enhetsleder at enhetsleder skal: «Rapportere eventuelle avvik til kommunesjef umiddelbart og i dialog østfold kommunerevisjon iks 8 22

23 Figur 1: Organisasjonskart Enhet HR Kommuneområde Organisasjon Enhet Kommunikasjon og service Enhet Kemner Enhet Økonomi Alle inngående fakturaer til kommunen mottas ved team regnskap. Fakturakontrollen som foretas ved mottak beskrives i rutinene «Rutine for post og skanning» og «Rutine for fakturabehandling». Disse to rutinene er gjeldene for Enhet økonomi. «Rutine for post og skanning» har som formål å sikre en riktig kontroll av alle inngående fakturaer som mottas pr. post, e-post og elektronisk handelfaktura (ehf) samt sørge for at disse skannes inn i Visma fakturabehandling 2. I rutinen fremgår det at alle papirfakturaer stemples med dagens dato i tillegg til at innholdet sjekkes i henhold til bokføringsforskriften. Dersom det er mangler returneres kopi av faktura til leverandør med henvisning til hva som mangler. Faktaboks 4: Bokføringsforskriften Salgsdokumentets innhold Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: 1. Nummer og dokumentasjonsdato, 2. angivelse av partene, 3. ytelsens art og omfang, 4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen, 5. vederlag og betalingsforfall, og 6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner 7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftslovens 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt- Merverdiavgift ikke beregnet» 2 Visma er kommunes økonomissystem som tilbyr en rekke løsninger blant annet innenfor regnskap, lønn, faktura og innkjøp. Kilde: Visma.no Dokumentasjonsdato er dato for utsendelse av dokumentet med mindre annet følger av denne forskrift. Kilde: Forskrift om bokføring Delkapittel 5-1. Dokumentasjon av salg av varer og tjenester I rutine for post og skanning vises det til sjekkliste for bokføringsforskriften. Sjekklisten har som formål å sikre at formelle krav til faktura (salgsdokument) er oppfylt. Listen viser til hvilke krav som stilles til et salgsdokument, krav til referanser og hvilke kontroller som skal gjøres ved mottak av faktura. Fakturaer skal minimum inneholde følgende elementer: 1. Navn og adresse til den næringsdrivende (leverandøren) som yter tjenesten/varen. 2. Organisasjonsnummer som er tildelt den næringsdrivende i henhold til lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret. 3. Navn og adresse til den som mottar tjenesten/varen. 4. En beskrivelse av hvilke tjenester/varer som er levert (ytelsens art og omfang). 5. Opplysninger om det er levert varer som er tatt med i andre fakturaer akonto utbetalinger. 6. Vederlaget for tjenesten/varen uten avgift og betalingsforfall. 7. Selve avgiftsbeløpet, mva % av nettobeløpet. 8. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen (adresse til leveringsstedet). 9. Fakturanummer 10. Fakturadato 11. Dersom selger (leverandør) er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap skal organisasjonsnummer, og i tilfelle MVA, etterfølges av ordet «Foretaksregisteret». Hovedkontorets adresse skal fremgå av salgsdokumentet til slik selger. Dersom slik selger er under avvikling, skal dette fremgå av salgsdokumentet. østfold kommunerevisjon iks 9 23

24 Videre fremgår det av sjekklisten: «De leverandørene som har MVA etter organisasjonsnummeret er i tillegg registrert i Merverdiavgiftsmanntallet (merverdiavgiftspliktige). Nyttige tilleggsopplysninger: Bankkontonummer, e- postadresse, telefon, ordrenummer og ordredato. Ved mottak av fakturaer på kjøp og tjenester skal fakturaen sjekkes mot disse 11 punktene. Hvis fakturaen mangler organisasjonsnummer, skal fakturaen utbetales gjennom lønnsregnskapet som utbetaling til selvstendig næringsdrivende/oppdragstaker.» Regnskapssjef viser til at når papirfakturaene er skannet sjekkes alle felt. Tolkeprogrammet i Visma plasserer betalingsinformasjon i ferdigdefinerte felt. Saksbehandler på team regnskap sjekker at tolkeprogrammet har plassert riktig informasjon i riktig felt. Dersom fakturaen ikke er fullstendig tolket registreres riktig informasjon i riktig felt manuelt. For elektroniske fakturaer blir riktig informasjon plassert automatisk i riktig felt. Alle felt blir sjekket av fakturamottaket før utsendelse til attestasjon og anvisning 3. Fakturaer med profiler 4 går sømløst ut til saksbehandlerne. Ved avvikende informasjon, som eksempelvis endring av bankkontonummer, eller endrede fullmakter hos saksbehandlerne, blir faktura stoppet i fakturamottaket og behandlet manuelt. Regnskapssjef informerer om at team regnskap høsten 2015 gjennomførte en risikovurdering for oppbevaring av elektroniske bilag. Denne risikovurderingen tok ikke for seg risikovurdering knyttet til fakturakontroll men inngikk som en del av internkontrollarbeidet i enheten. «Rutine for fakturabehandling» har som formål å sikre riktig behandling av alle inngående fakturaer. Her fremgår det at enhetene er ansvarlig for riktig kontering 5 og behandling før forfall i henhold til prosedyre for attestasjon og anvisning. Det fremgår videre av rutinen at det skal kontrolleres at alle felt i fakturabehandlingen stemmer overens med fakturaen. Det som måtte være tolket feil skal rettes opp. Ved purring av faktura oppgis følgende rutiner: Søk opp fakturanummeret i fakturahistorikk og se om den er betalt Betalt, sjekk når og om den er betalt til rett konto Har det gått lang tid siden betaling i forhold til utsendt purring, skriv en kontoutskrift fra bank og send til leverandør på epost Ikke betalt, se hvem som har den. Legg inn notat via web på at vi har mottatt purring og send epost fra Visma til den som har fakturaen liggende. Videre angir rutinen retningslinjer for rentenota, kreditnota, hvordan splitte en faktura, behandling av sensitive fakturaer, hvordan opprette, eventuelt sperre en leverandør og hvordan opprette utenlandske kontonummer. Når det gjelder feilfakturerte fakturaer opplyser regnskapssjef om at kommunen aldri retter disse, men krever ny og riktig faktura samt kreditnota eller en skriftlig bekreftelse. Kilde: freeeimages.com 3 Attestasjon og anvisning foretas av den som har bestilt varen/tjenesten ute på den enkelte enhet. 4 Profiler er et hjelpemiddel for å forenkle saksbehandlingen av inngående fakturaer. 5 Kontering betyr å fastsette hvilke kontoer et bilag skal føres på ved å føre kontonumre på bilaget. Kilde: snl.no østfold kommunerevisjon iks 10 24

25 Internkontroll med kommunens utbetalinger «Prosedyre for anvisning og attestasjon av alle utbetalinger» gjelder for alle med anvisningsmyndighet og attestasjonsrett i Sarpsborg kommune. Prosedyren gjelder for alle utbetalinger. Formålet med prosedyren er å ha en effektiv håndtering og god internkontroll av kommunens utbetalinger. Her fremgår det at alle utbetalinger må attesteres før de anvises. Å anvise vil si å godkjenne for utbetaling og budsjettbelastning og attestasjon er en bekreftelse på at de varer og, eller tjenester som er mottatt er i samsvar med bestillingen. Det er attestant som må påse at beløp er korrekt og at dette utbetales til rett person eller enhet. En person kan ikke både attestere og anvise på samme utbetaling. Når det gjelder attestasjon av faktura må attestanten påse at: Varemottak/utført tjeneste stemmer med bestilling og priser, og at varene er levert til rett adresse. Pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale/kontrakt. Arbeidet er utført og at timetallet er korrekt. Korrekt utfylling i fakturabehandlingssystemet. Anskaffelsen er inventarført der dette er aktuelt. Faktura skal være i henhold til krav om betalingsdokument i Bokføringsloven. Faktura skal attesteres senest 3 dager før forfallsdato. Merverdiavgiftskode skal kontrolleres. Sjekkliste for attestanter/anvisere angir en rekke kontrollpunkter knyttet til den enkelte faktura: Ved fravær av attestanter/anviser skal man legge inn stedfortreder. Hvis en faktura holdes igjen, må det legges inn notat på hvorfor. Faktura for reise, bevertning, hotellopphold og lignede skal inneholde årsak og hvem som har deltatt. Dersom dette ikke fremgår av fakturaen må man legge inn notat ved fakturabehandling. Kommunens fakturaadresse er postboks 505, 1703 Sarpsborg. Alle fakturaer skal sendes til fakturaadressen, merket med enhet/team og attestantens navn. Får man en feilsendt faktura og vet hvem som skal ha den, sidesender man til rett person. Vet man ikke, sender man den tilbake. Utenlandske fakturaer må inneholde BIC og SWIFT. Gjør de ikke det, må man innhente dette. Husk også å sjekke at utenlandske fakturaer er lagt inn med rett valuta i fakturabehandling. Når regnskap mottar purring/inkassovarsel, legges det inn notat på den ubetalte fakturaen. Det sendes også ut en epost til den som har fakturaen liggende. Om det går så langt at fakturaen går til inkasso, arkiveres fakturaen med notat med henvisning til inkassoens saksnummer. Inkassoen legges inn i fakturabehandling. Vareleveranse skal aldri forekomme til privatadresse. Regnskapssjef informerer om at følgende kontrollsteg ble innført i 2015: Etter at attestantene og anviser har gjennomført sine oppgaver kontrolleres alle fakturaer før de overføres til økonomimodulen i Visma. Det gjennomføres kontroll av mva./merverdiavgiftskoder, kontering, og navn på leverandør. Videre kontrolleres akonto-fakturaer og om det vises til hvor dokumentasjon finnes eller om det er vedlagt fakturaen. Ved mangelfull dokumentasjon eller feil bruk av koder/konteringsbegreper sendes fakturaen tilbake til saksbehandlerne slik at de selv kan rette opp feilen. I noen tilfeller rettes mva.kode og arter av regnskap når fakturaen har forfalt. Alle steg og endringer loggføres på fakturaen i Visma fakturabehandling. Oppfølging av kontroll «Rutine for test av internkontroll ved fakturahåndtering» gjelder for alle ansatte i enhet økonomi. Denne skal benyttes til å teste om internkontrollen vedrørende fakturahåndtering etterleves, og om innkomne fakturaer er i henhold til inngåtte avtaler eller bestilling. Rutinen angir fremgangsmåte og det vises i denne østfold kommunerevisjon iks 11 25

26 forbindelse blant annet til at det skal legges en plan på hvilke kjøp som skal kontrolleres hver måned. Planen skal også inneholde en oversikt over beløpsintervall og antall faktura som skal kontrolleres. Videre fremgår det at beløpsintervall og antall faktura skal variere fra måned til måned samt at det i løpet av året skal være gjennomført fakturakontroll på alle kommuneområdene. Ved inngåelse av ny rammeavtale skal det etter 2-3 måneder foretas en kontroll om avtalen etterleves. Kontrollen skal gjøres innenfor 3-4 timer hver måned og innebærer følgende: 1. Faktura skal være i henhold til bokføringsforskriftens formelle krav 2. Varens navn og omfang skal være beskrevet og underlagsdokumentasjon skal ligge ved 3. Kontroller at det foreligger en bestilling eller avtale 4. Priser er i henhold til inngåtte avtaler 5. Kontroller at fakturaer fra underleverandør ligger ved Ytelsens art og omfang Opplysninger om andre fakturaer Vederlag uten avgift Selve avgiften Tidspunkt og sted for levering Fakturanummer Fakturadato Enhetspris opp mot kontrakt Kommentar/avvik Regnskapssjef opplyser at det våren 2016 var en prioritert oppgave å vurdere internkontroll i forbindelse med fakturakontroll. I denne forbindelse ble det gjennomført flere stikkprøvekontroller som blant annet resulterte i oppfølgingsmøter med attestanter og leverandører. Dokumentasjon på stikkprøvene legges i en egen mappe «Oppfølgingsaktiviteter» under enhet økonomi på RiskManager 6. Her fremgår det også hvilke andre kontroller som er gjennomført. Etter hver gjennomført test skal det utarbeides en rapport. Rapporten skal beskrive tiltak dersom det er funnet avvik på noen av de fem punktene. Dersom det oppdages vesentlige feil eller mangler skal det rapporteres til regnskapssjef og økonomisjef som vurderer om det er behov for å utvide kontrollen. Vesentlige feil og mangler betyr avvik fra inngåtte avtaler eller andre bestillinger. Dersom det oppdages alvorlige avvik skal dette rapporteres fra regnskapssjef eller innkjøpssjef til økonomisjef, som tar dette med ansvarlig kommunesjef. Kommunesjef organisasjon skal en gang pr. år få fremlagt en oppsummering av hvilke funn som er avdekket i kontrollen. I tilknytning til denne rutinen er det utviklet en egen mal for fakturakontroll som inneholder følgende punkter: Navn på leverandør (reskontro): Fakturanummer Navn og adresse til leverandør Org.nr Navn og adresse til mottaker Kilde: freeeimages.com 6 RiskManager er kommunens kvalitetssystem, og er et komplett system for kvalitets- og styringsprosesser, avvikshåndtering og risikovurdering av virksomheter. Kilde: Forvaltningsrevisjonsrapport «Rådmannens internkontroll, Sarpsborg kommune 2014: 15, Østfold kommunerevisjon IKS østfold kommunerevisjon iks 12 26

27 Figur 2: Oppfølgingsaktivteter enhet økonomi Leverandører Nye leverandører sjekkes i Brønnøysundregisteret. Bankkontonummer blir sjekket gjennom hva som er registrert på leverandør fra før og hva som står på fakturaen. Dersom en leverandør endrer bankkontonummer på de elektroniske fakturaene stopper systemet denne og fakturaen må behandles manuelt. Det innebærer at kontonummeret må endres i reskontro av regnskapsmedarbeider før fakturaene sendes til saksbehandler ute i organisasjonen. Ved skannede fakturaer blir det foretatt en manuell sjekk av regnskapsmedarbeider. En leverandør kan ha flere kontonummer men da er leverandøren registrert med flere reskontronummer i økonomisystemet. Det er kun mulig å registrere et kontonummer pr. reskontronummer. En leverandør kan ha flere kontonummer knyttet til samme organisasjonsnummer. Tilgang til å endre kontonummer er begrenset til brukergrupper, dette utgjør totalt 15 personer. Det er logger på alle endringer og hendelser i Visma modulene. Ved endring av kontonummer skal eventuell dokumentasjon på dette legges inn som vedlegg på reskontroinformasjon. Regnskapssjef viser til at det kan tas ut rapporter på endringer som er gjort på leverandører og det blir foretatt stikkprøver med jevne mellomrom. Som nevnt over legges dokumentasjonen på stikkprøvene i Riskmanager under oppfølgningsaktiviteter. Gjennomgang av faktura Kommunens reskontro for 2015 inneholder totalt fakturaer, og som beskrevet under kapittel 2.3 ble det gjort et utplukk av disse basert på følgende kriterier: Ulike serier på fakturanummer Fakturanummer er like Ikke samsvar mellom dato og fakturanummer Ikke samsvar mellom fakturadato og forfallsdato Dato for fakturering er i forbindelse med høytid Lik fakturadato har likt beløp Rundt beløp Høyt beløp Varierende utdrag av mva. fra samme leverandør østfold kommunerevisjon iks 13 27