Forespørsel om leveranse av Arbeidspakker til SARINOR-prosjektet LAYOUT: INNHOLDSFORTEGNELSE: DEL 1 (GENERELL), DEL 2, VEDLEGG Interesserte tilbydere inviteres med dette til å inngi tilbud på leveranse av følgende Arbeidspakke i SARiNOR-prosjektet i henhold til spesifikasjon under og vedlagte prosjektbeskrivelse: WP7 "Trening og Kompetanseutvikling" 1. Generelt Oppdragsgiver: Maritimt Forum Nord SA (MFN) Kontaktperson: Prosjektleder Frode Nilssen, Universitetet i Nordland, tlf. 75517701 Mobil: 975 81 824 e-post: frode.nilssen@uin.no Tilbudet som merkes «SARINOR» sendes: Ett eksemplar til: Frode Nilssen, Nordområdesenteret, Universitetet i Nordland, Postboks 1490, 8049 Bodø Tilbudet kan gjerne sendes per Epost i PDF-format. Kopi til: Tor Husjord tor.husjord@maritimt-forum.no Maritimt Forum Nord, Havnegata 2, 8514 Narvik Frist for innlevering av tilbud: 27.11.2015 Økonomiske rammer for arbeidspakken er satt med øvre grense på inntil: WP7 NOK 1,2 millioner (inkl. MVA)
2. Om tilbudet SARiNOR s Visjon er at Norge skal være verdensledende i planlegging, koordinering og gjennomføring av søk- og redningsoperasjoner i Nordområdene. Et av prosjektets hovedmålsettinger er å skape en arena for samarbeid innen søk og redning mellom relevante private og offentlige aktører som skal bidra til utvikling og testing av nye prosesser/metoder som kan øke redningseffektiviteten og - kapasiteten. Det ønskes en fast pris inklusive MVA på leveranse av hele arbeidspakken som blant annet må inneholdespesifisering av følgende punkter: 1. Beskrivelse av gjennomføringen av prosjektet, valg av metode og hvordan oppdraget vil utføres for å sikre en bred deltagelse av relevante offentlige og private aktører slik at SARiNOR s hovedmålsettinger oppnås 2. Beskrivelse av hvordan samarbeidspartnere skal involveres, og eventuelt spesifikasjon av arbeidsomfang og oppgavedeling mellom hovedkontraktspartner og samarbeidsparter/ underleverandører 3. Spesifikasjon av hvilke myndighetsorganer som skal involveres 4. Beskrivelse av leveransene fra arbeidspakken 5. Total fastpris inkludert mva., nedbrutt i spesifiserte kostnadselementer Tidligere erfaringer som er relevant for oppdraget, samt CV av nøkkelpersonell 6. Referanser 7. Beskrivelse av tilbyder, herunder eierforhold, internt kvalitetssikringssystem og kopi av skatteattest 8. Kontaktperson/ oppdragsansvarlig Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av innsendte tilbud, der også følgende kriterier vektlegges: Dokumentert erfaring fra Nordområdene Kunnskap om søk og redning i Nordområdene Deltagende nøkkelpersonell i prosjektet Involvering av andre kompetansemiljøer Innovasjon og nytenkning Plan for gjennomføring Pris Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten begrunnelse og uten ansvar for tilbyders kostnader med utarbeidelsen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne eller avvise underleverandører som eventuelt ønskes benyttet.
Offentlige forvaltningsorgan skal ikke inngå som partnere i tilbudet. Disse skal være generelt tilgjengelig for gjennomføring av SARiNOR uavhengig av hvilke miljøer som gjennomfører arbeidspakkene. Følgende organisasjoner er blant de som bør kunne involveres i arbeidet: Hovedredningssentralen i Nord-Norge Telenor Maritim Radio Forsvaret herunder også Forsvarets Operative Hovedkvarter Kystverket / BarentsWatch / Vardø VTS Helse Nord / UNN Sysselmannen på Svalbard Politiet (LRS) Kystvakta 330-Skvadronen 3. Leveranser Arbeidspakken skal resultere i en rapport bestående av følgende elementer: Identifisering av de viktigste utfordringer, svakheter og mangler ved dagens SAR-struktur innenfor gjeldende arbeidspakke. Konkrete og prioriterte forslag til forbedringstiltak som kan inngå i prosjektets endelige og totale veikart. Prioriteringene skal begrunnes. Forslag til eventuelle funksjonskrav Forslag til konkrete utviklingsprosjekter basert på kjent teknologi og / eller allerede gjennomførte forskningsprosjekter. Forslag til fremtidige forskningsområder innenfor temaet i arbeidspakken. Forslag til prosedyrer og tester av dagens systemer og teknologier der dette er relevant. I tillegg skal det leveres en kortfattet rapport på maksimalt ti sider som oppsummerer de viktigste funn og øvrige leveranseelementer fra arbeidet med arbeidspakken. Presentasjoner som er laget og brukt i forbindelse med arbeidet med arbeidspakken skal også legges ved. 4. Rammer for gjennomføring Valgte tilbyder skal etter tildeling kalle inn til et møte med sine samarbeidspartnere og underleverandører der plan for gjennomføring, med milepæler og leveranser etableres. Resultater fra dette møtet skal presenteres for SARiNOR-prosjektets Prosjektleder/Arbeidsutvalg. Prosjektleder skal inviteres til alle arbeidsmøter som har til hensikt å samle samarbeidspartnere. Dersom prosjektleder ikke har anledning til å delta, vil / kan en stedfortreder stille. Det skal gjennomføres en detaljert GAP-analyse for problemstillinger i denne arbeidspakken, som bygger videre på tidligere rapporter og presenterte resultater fra SARINOR. Det bør gjennomføres litteraturstudier for å gi solid bakgrunn for foreslåtte tiltak.
Valgte tilbyder skal levere en kort rapport om fremdrift og økonomi hver måned. Vesentlige avvik skal rapporteres umiddelbart. Fakturering skjer etter avtale. 5. Spesielle forventninger til gjennomføring av Arbeidspakke 7 WP7 "Trening og Kompetansedeling" Hovedmålet med Arbeidspakke 7 er å bidra med kompetente innspill til hvordan øvelser og trening kan forbedre planlegging, gjennomføring, og evaluering av SAR-operasjoner Arbeidspakken skal bidra med forslag til hvordan en kan utføre trening og dele erfaringer mellom ulike deltagere i en redningsaksjon. Det forutsettes at forslagene er basert erfaringer fra faktiske øvelser og/eller hendelser. En del av denne arbeidspakken vil være å planlegge, gjennomføre og rapportere en treningssamling samt å gjennomføre et erfaringsutvekslingsseminar der personell som har sentrale oppgaver i internasjonale beredskapsøvelser, slik som Barents Rescue og Nord- Atlantisk SAR-samarbeid. Gode systemer for trening og kompetansedeling er viktig for å bedre SAR beredskapen. En faktor som ligger tett opp mot dette er tilførsel av grunnleggende kompetanse for personell som skal ivareta SAR funksjonar i alle ledd fra ledelse til det utøvende ledd. Følgende bør identifiseres: Hvilke kompetanse bør personell som deltar i SAR-operasjoner ha? Hvor er det i dag klare forbedringspotensial for trening og kompetanseutvikling Hvor og hvordan kan arbeidet med trening og kompetansedeling bør styrkes og forbedres I forbindelse med dette arbeidet bør det gjennomføres en spørreundersøkelse blant redningsaktører, fartøy, personell og nødstedte som har erfaring med søk- og redningsoperasjoner i dette området med vekt på operative og kommunikasjonsmessige utfordringer og løsninger. HRS kan bistå med å skaffe oversikt over relevante hendelser og involverte fartøy. Arbeidspakken bør også fange opp hva som eksisterer av utdanning, kurs og kompetanseheving innan SAR i Norge med tanke på øving/trening. Det er eksempelvis ingen som gjennomfører utdanning innen ACO rolla. Bør dette ivaretas med tanke på SAR-utdanning nasjonalt eller skal man basere seg på kurs i utlandet?
Viktige aktiviteter i WP7 vil være: Arbeidsmøter med myndigheter og organisasjoner som deltar i SAR-operasjoner Utarbeide forslag til Utvikling, testing og dokumentasjon av treningsscenarier Planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av erfaringsutvekslingsseminar Utvikling av en guide for gjennomføring av trening i forbindelse med SAR-operasjoner Gjennomføring av en øvelse Det er en forutsetning at arbeidspakken inkluderer nasjonale så vel som internasjonale operasjoner i arbeidet. Forsikringsselskaper, deriblant SARiNOR-partneren Norwegian Hull Club, har lang erfaring med å trene rederier innen kriseberedskap og kan være en viktig ressurs for denne arbeidspakken. Der det er aktuelt bør det legges opp til å redegjøre for et anslagsvis ressursbehov som må til for få til en høyt fungerende system som representerer en klar forbedring i forhold til det man har i dag. Se for øvrig også dokumentene» SARiNOR Hovedprosjekt» og «SARiNOR Gap-analyse». Arbeidet bør også bygge på funn og forslag fra tidligere arbeidspakker. Denne beskrivelsen av arbeidspakkens innhold er ikke uttømmende. Dersom man ønsker å introdusere ande faktorer eller elementer anses det som positivt. Oppstart: Januar 2016 Avslutning: Mai 2016
6. Plan for gjennomføring av arbeidspakkene 1-7 Oppstart WP2: 20. august 2014 04. November 2014 WP 1 GAP-analyse gjennomført av DNV. Rapport foreligger: http://www.sarinor.no/?a_id=2438&ac_parent=1 20. august 2014 WP 2 er tildelt Marintek. 27.januar 2015 SARINOR Seminar - Oppstart WP3 / sluttseminar WP2 Rapport fra WP2: http://www.sarinor.no/?a_id=2483&ac_parent=1 19. Mai 2015 SARINOR Seminar - Oppstart WP4-5 / sluttseminar WP3 WP 4 og 5 slås sammen til en arbeidspakke (se mer under pkt Utlysninger) Rapport fra WP3: http://www.sarinor.no/?a_id=2497&ac_parent=1 Gjennomføringen av WP 4/5 er tildelt DNV-GL 09. September 2015 SARINOR Seminar - Oppstart WP6 / midtveisseminar WP4-5 Gjennomføringen av WP 6 er tildelt Sintef IKT 14. Januar 2016 SARINOR Seminar - Oppstart WP7 / sluttseminar WP6 26. Mai 2016 SARiNOR-seminar Sluttseminar WP7/ inkludert presentasjoner av hovedfunn fra øvrige WP (2-6) 20. Oktober 2016 Sluttseminar SARiNOR Presentasjon av hovedfunn og veikart