Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Offentlige anskaffelser endringer 214 Skreddersydd rapport Link til spørreskjema: https://easyfact.no/reply/zspkfvoohxp Totalt antall besvarelser: 151 Sendt til 16 mottakere, 14,2% komplette svar Har du som arbeidsoppgave å delta i eller være ansvarlig prosesser knyttet til offentlige anskaffelser i hht LOA? Vennligst angi den rollen du har som passer best. Ved å svare ja angir du at du selv har erfaring på området. 6 1 Ja, jeg medvirker som representant for statlig virksomhet Ja, jeg medvirker som representant for kommunal/fylkeskommunal virksomhet Nei, men andre i min organisasjon deltar i slike prosesser 17 Nei, vår virksomhet er ikke berørt av LOA Totalt antall svar: 151 Kommentarer: som rådgiver uten bestillingsfullmakt Gjelder anskaffelser innen bygg og anlegg i kommunen Prosjektleder, eiendomsseksjonen Andre i organisasjonen er meir involvert enn meg. jeg har gjennomført en rekke utlysinger Min rolle er prosjektleder og/eller fagkoordinator i tilknytning der oppdragsgiver kjøper tjenester hos rådgivere og bygg- og anleggstiltak. Deltar som juridisk rådgiver/controller Innkjøpsrådgiver, kommune Interkommunal virksomhet Jeg er prosjektleder i kommunen og deltar sammen med innkjøpssjef anskaffelser på større og mindre bygg samt ombygginger/ oppgraderinger. Delvis medvirkning Ansvarlig for rammeavtaler i kommunalt eiendomsforetak Ja, medvirker som rep for en offentlig rettslig virksomhet (Helseforetak) Som rådmann er jeg sjelden med på hele prosessen Ansvarlig for innkjøp av bygge og anleggsarbeider. side 1
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Har relativt lite erfaring på grunn av at jeg ikke har jobbet med dette så lenge Erfaring med ulike faser i innkjøpsprosessen Vennligst angi fra hvilken fase du har erfaring fra de siste 1 år (du kan angi flere faser) 135 18 3 95 139 15 81 54 27 4 Totalt antall svar: 151 Kommentarer: Jeg styrer utarbeidelsen av anbudsunderlaget, anskaffelsen og kontraktsforhandlingen og leveringen. Følger prosjektene heler vegen. Som PL mer inngående enn i rollen som fagkoordinator der andre har PL- rollen. Deltar i utarbeidelsen av konkurransegrunnlag og bistår i gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Kontrollerer kontraktsforslag. Jeg jobber som leder og har ingen av ovennevnte som arbeidsoppgaver, men kjenner godt til prosessene. Jeg er avtalepart. Prosjektleder for byggeprosjekt i Statsbygg side 2
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Levere høringsuttalelse til NOU 214:4 innen 31.1.14? Vennligst angi om din virksomhet vil levere høringsuttalelse, evt støtte andres uttalelse (du kan sette flere kryss) 75 79 6 45 3 22 23 3 15 Vi vil levere egen høringsuttalelse Vi er dekket av høringsuttalelse som gis av annen organisasjon Vi vil ikke avgi noen uttalelse Vet ikke Totalt antall svar: 151 Kommentarer: Sør-Trøndelag fylkeskommune, Bygge- og eiendomstjenesten Forsvarsbygg Drammen kommune Har gitt innspill til NBEF, antar de tar det videre Vet ikke om kommunen ved innkjøpskontoret avgir uttalelse. Har bedt om at innkjøpsenheten som dekker fem kommuner gir sin uttalelse på vegne av oss. Har ikke fått noe svar tilbake. NBEF vil kunne representere oppdragsgiveres interesse på en god måte. Akershus fylkeskommune leverer egen høringsuttalelse. Den er politisk behandlet. Undervisningsbygg KF Oslo Jeg antar at Statsbygg gjør dette Fylkeskommune side 3
Antall Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Erfaring dagens anskaffelsesregelverk Gi din vurdering av følgende påstander ut fra dine erfaringer Vet ikke, ikke relevant/ingen erfaring 72 Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig 7 6 59 56 55 46 42 28 14 15 16 2 2 1 Det er en jungel av saksbehandlingsregler som må forenkles Redselen for å gjøre prosedyrefeil overskygger målet om gode innkjøp 6 5 21 18 Vår manglende bestillerkompetanse fører til lavere effektivitet Vet ikke, ikke relevant/ingen erfaring Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig 7 67 56 54 55 56 6 47 42 3 28 24 14 Forbudet mot forhandlinger er til hinder for gode innkjøp 8 2 14 Vi har problemer med vurdering av leverandørenes kvalifikasjoner 9 Innsynskrav fra leverandører skaper uforholdsmessige adm.kostnader 5 side 4
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Vet ikke, ikke relevant/ingen erfaring Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig 7 67 65 56 42 49 43 28 27 27 14 Totalt antall svar: 151 Livssykluskostnader (LCC) som tildelingskriterium er krevende pga mangel på standard metode 6 1 12 Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og ehandel gir økt effektivitet 4 Kommentarer: Det er VELDIG vanskelig å vurdere en leverandørs kvalifikasjoner. Oppgitt informasjon kan være mangelfull, feiltolkes, være uriktig, kan gjelde underleverandører, subjektive referanser, osv. Forhandlingsadgang er bra for alle parter, men lemping må ikke gå på bekostning av forutberegneligheten. Merk at det i del II i dag er adgang til å forhandle! Lov om offentlige anskaffelser er laget av jurister for jurister. Har fått inntrykk av at off. anskaffelser som skal gjøres med en verdi på over kr. 1 million (Doffin), vil ikke forenkles i den samme grad som anskaffelser av lavere verdi. Det er meget uheldig.. Bedre og enklere retningslinjer til konkurransepreget dialog, kutte ut LCC kostnader som tildelingskriterie. Hva ligger i setningen det mest økonomiske fordelaktige tilbudet som en bare setter på som et tillegg? De får jo en poengsum ut i fra tildelingskriteriene, dersom en har vektet dette feil så kan en vel ikke si at basert på en type løsning så er den den beste selv om poengsummen er lavere? Dersom du vekter pris lavt og kvalitet/løsning høyt så vil du få den beste løsningen, men dersom noen vet at de er de beste på markedet så er det en fare for at de setter opp prisen. Dette er ikke lett... det som ser ut som billigste tilbud skjelden er det når sluttoppgjøret foreligger. Dagens regler fører ofte til at det blir dårligere kvalitet Vi har rutiner/kvalitetssikringssystem blant annet for konkurransegjennomføring Tilgjengelige KGV-systemer er for lite helhetlige / har for mange mangler / innebærer små eller ingen effektiviseringsgevinst. Forhandlede kontrakter er meget viktig for gode innkjøp og smidige anbudsprosesser. Er helt nødvendig prosedyre!!! Prosedyre med forhandling er ikke forbudt ved bygg/ anleggstilbud, men en stor fordel for avklaringer i forkant. Anskaffelsesregelverket krever at det settes av tid og ressurser til planlegging, utarbeidelse av innkjøpsgrunnlag, evaluering av kvalifikasjoner og tildelingskriterier mm. Omfanget av antall tilbud kan vbli for stort eller for lite. Begge deler er uheldig og kan medføre konsekvenser mhp tid og ressursmangel. side 5
Antall Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Dine synspunkter på foreslåtte endringer i NOU 214:4 Her er noen sentrale forslag til endringer, der de fleste som blir presentert representerer flertallets forslag. Vennligst gi din vurdering Vet ikke, ikke relevant/ingen erfaring Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig 9 85 72 54 72 5 49 56 54 18 2 Formålsparagrafen rendyrkes til "effektiv bruk av samfunnets ressurser og konkurranse om offentlige kontrakter" (flertallets forslag) 5 4 6 7 Prinsippene om likebehandling, gjennomsiktighet, konkurranse og forholdsmessighet bør rendyrkes i lovteksten (flertallets forslag) 3 Gjeldende anskaffelsesprosedyrer i del II utgår og skal erstattes av to nye prosedyreformer; åpen og begrenset tilbudskonkurranse (flertallets forslag) 4 Vet ikke, ikke relevant/ingen erfaring Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig 9 78 72 67 54 18 5 38 38 38 Forhandlingsforbudet fjernes og forhandlinger gjøres til en mulig og valgfri del av alle konkurranser (flertallets forslag) 7 5 25 13 8 1 Leverandørene kan levere Oppdragsgiver skal ha adgang egenerklæringer som foreløpig til å bestemme at tilbudene skal bevis på at de oppfyller leveres med epost frem kvalifikasjonskrav (flertallets permanent ordning med forslag) levering via doffin.no etableres (flertallets forslag) 16 8 side 6
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 72 Vet ikke, ikke relevant/ingen erfaring Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig 58 54 51 18 9 4 7 27 45 27 42 38 32 31 27 23 41 19 Protokollplikten fremstår overflødig og gammeldags og bør fjernes (flertallets forslag) Totalt antall svar: 151 Oppdragsgiver gis en avvisningsrett, avvisningsplikt skal kun gjelde forhold av rent anskaffelsesfaglig art (mindretallets forslag) Bygge- og anleggskontrakter skal ikke gis en høyere terskelverdi enn andre anskaffelser, dvs 5. kroner (flertallets forslag) Det "økonomisk mest fordelaktige tilbud" som tildelingskriterium i BAEanskaffelser må baseres på livssykluskostnader (LCC). Dette er et anskaffelsesfaglig tema som hører hjemme i regelverk (NBEF forslag) Kommentarer: NBEF ønsker å vektlegge LCC, men hvordan skal konkurransen gjennomføres og evalueres. Det har stått LCC i loven, men de færreste har forstått hvordan dette skal brukes. Jeg tror det er viktigere å innføre LCC via andre systemer enn LOA. LCC må gjerne gjøres obligatorisk så fremt det utarbeides omforent standard metode for beregning (tilbudene må sammenlignes etter samme kostnadsmal). Evt fjerning av protokollplikt må ikke vurderes før det er foretatt konsekvensutredning ifht offentliglova; Det advares mot merarbeid for offentlige saksbehandlere og for tilbyderne dersom "samledokumentet" protokoll fjernes. Forhandlingsadgangen må være forutberegnelig, likebehandlingsprinsippet må ivaretas. Effektivitet bør ikke gå på bekostning av likebehandling; dette uthuler hele konkurranseprinsippet! Dersom vi kan "smi det til" sånn at vi kan velge det tilbudet vi helst vil ha uavhengig av levert utgangspunkt fremstår det unødig byråkratisk å avholde konkurranse i det hele tatt. Siste punk: Vi setter vanligvis pris, utførelse, kvalitet/funksjonskrav, miljø som tildelingskriterier. Har forsøkt oss på LCC uten hell da det var vanskelig å vurdere. Bør en også sette det økonomisk mest fordelaktige tilbudet her som tildelingskriterie i tillegg til pris og vekte dette med en viss prosent? det virker litt rart. Usikker på hvordan en bør gjøre dette. Intensjonen med å ha med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet er veldig god, men ikke helt enkel... Oppdragsgiver kan fritt velge konkurranse med forhandling etter dagens ordning i del ll. Uheldig å ha forskjellig "system" i del ll og lll. Å føre protokoll er ikke den store jobben - det sikrer sporbarhet og prinsippene om likebehandling. Denne bør beholdes. Det vil være svært krevende å skulle basere alle vurderinger på LCC. Det vil helt avhenge av hva som skal anskaffes. Det bør ikke legges for sterke føringer her. side 7
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Bruker Mercell (dataportal) som verktøy i anskaffelser, protokoll vil da automatisk genereres. Epost er da uaktuelt. LCC kan ikke gis for sterk konsekvens. Det er pengene oppdragsgiveren har i dag som betyr noe. Høyere kostnad i dag kan velte prosjekter, selv om prosjektet over tid, LCC, er mer økonomisk fordelaktig. Hvem utsteder garanti for at det faktisk blir slik, feks. at et produkt har lengre levetid? B/A kontrakter bør ha terskelverdi på 1 MNOK. 5` er lite i dagens prisnivå. Protokoll beholdes, men det er ikke avvisningsplikt ved bagatellfeil som forsinket levering med 5 min, åpen konvolutt, oa. Er ikke ferdig med Ad siste forslag: dersom dette innebærer at eneste tildelingskrit. er LCC-kostnader, er det vanskelig pga manglende tall/verktøy for dette. Konsekvensen av å gjennomføre flertallets forslag (enkeltvis og samlet) Dette er påstander som har fremkommet. I hvilken grad er du enig eller uenig i at forslagene vil.. Vet ikke Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig 55 46 44 42 37 39 37 4 33 28 29 25 22 2 17 14 5 8 Motvirke et seriøst og velfungerende marked Gi økt fare for korrupsjon Bidra til at "hoffleverandører" blir valgt av makelighetshensyn side 8
Antall Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Vet ikke Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig 55 5 55 47 46 5 44 33 22 4 33 21 2 2 17 25 6 8 5 Gi redusert interesse for offentlige oppdrag og mindre konkurranse Øke utfordringer med useriøse aktører og sosial dumping Gjøre det vanskeligere for lokale leverandører å vinne anbud Vet ikke Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig 55 51 46 44 4 35 33 29 22 17 2 9 1 Gi høyere konfliktnivå på grunn av manglende forutsigbarhet og etterprøvbarhet Medføre dårligere forarbeid (konkurransegrunnlag) og dårligere tilbud fordi alt kan repareres Totalt antall svar: 151 side 9
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Kommentarer: Mange av problemene har vi allerede i dag. Ofte skyldes det manglende kunnskap hos innkjøpere. Jeg håper regelverk endringer kan gjøre livet enklere for mange av innkjøperne her i landet. Det vil gjøre det enklere å velge lokale leverandører (i strid med diskrimineringsforbudet) og beholde hoffleverandører. Makelighet, herunder forutsigbare leveranser fra "de vi kjenner" er sterk driver for offentlige oppdragsgivere... VI forutsetter at oppdragsgiverne er profesjonelle aktører og opptrer som dette. Jeg vil tro at alle ønsker den beste leverandøren if orhold til kvalitet sett opp mot pris, kan ikke se at de nye forslagene vil ha noen negativ konsekvens. Tildelingen må baseres på tillitt. Det er altfor lett å klage på noe nå, det tar mye tid og koster mange penger. Prosjekter kommer ikke i gang. Det må kunne være mulig å gjøre reglene enklere slik at de blir lett forståelige og lette å bruke. jeg har ikke satt meg inn i forslagsteksten. Ingen bør avvikle sunne rutiner bare pga. forskriftsendringen. Der hvor man tildeler kontrakt basert på beste tilbuds prinsipp, bør protokollplikten opprettholdes. Her er det naturlig å angi de mer detaljerte momentene som ligger til grunn for valget og ikke i et tildelingsbrev. Svar gitt iht flertallets forslag om IKKE å gi høyere terskelverdi for bygge- og anleggskontrakter som angitt ovenfor. Hvis dokumentasjonskrav i form av at protokoll ikke skal føres vil det øke faren for korrupsjon. Protokollføring er også viktig for etterprøvbarhet. Enklere regelverk vil gjøre det lettere for mindre bedrifter å levere tilbud. Ser ikke at forslagene betyr store endringene. Får større grad av forhandling noe vi opplever gavner de mindre entreprenørene. Man må ikke tro at å gå tilbake til det som var tidligere er sååååå mye bedre enn det som er i dag. Dette er vanskelig!! enten må man la ALLE konkurrere på like vilkår eller så får man la det være! En kommune eller staten skal aldri forfordele kontrakter selm om det er gode skatteytere eller noe deromkring. Det offentlige må drive bisniss selv det blir en lek fordi det aldri får blitt fullt alvor i og med at det ikke er krav til salg og fare for konkurs. For lite bakgrunnsmateriale i spørsmålsstillinga til å kunne gi "gode" svar! Forhandlinger må følge et spesifikt regelverk og innsyn må sikres. Dette vil sikre at forhandlingene er gjennomføres mhp likhet og transparens. Har du andre kommentarer til oss? Fritekst Forslag om en sentral innkjøpsstab for offentlig forvaltning (spesielt for kommunene). Forslag om sertifisering for å kunne foreta offentlige innkjøp. Det er så mye feil som gjøres i dag av lite kompetente innkjøpere, og også mer erfarne innkjøpere som har lagt seg til uvaner eller feiltolkninger av regelverket. Det vil ofte være vanskelig å kunne ta hensyn til det lokale næringslivet i forbindelse med rammeavtaler, da disse fort overstiger de nasjonale terskelverdier ved en avtaleperiode på 4 år. Større bedrifter vil da levere inn tilbud og ofte vinne konkurranser, da de lokale (små)leverandørene ikke kan konkurrere på pris og betingelser. Regelverket med nåværende terskelverdier resulterer fort i at kommuner blir uglesett av det lokale næringslivet, da kontrakter gjerne sendes ut av kommunen. Høyere terskelverdi for nasjonal utlysning vil kunne gjøre det lettere å tildele mindre rammekontrakter til det lokale næringslivet, sammenlignet med hvordan situasjonen er i dag. Evt. bør det vurderes andre tiltak for å kunne tildele mindre rammeavtaler til lokale leverandører. Flott at dere innhenter uttalelser fra medlemmene på denne måten! Takk for det! I forhold til konkurransepreget dialog: Dersom det etter en dialogfase ser at tildelingskriteriene burde ha vært noe endret så bør dette være lov i forhold til endelig tilbudsinnbydeles. Vi skulle samarbeide med en svensk kommune i forhold til innkjøp av arkitekt. Konkurransegrunnlaget skulle være likt. Dette er et EU prosjekt. Svenskene krevde å få det som de ville og tildelingskritereien var ikke gode. Vi forenklet de ved endelig tilbudsinnbydelse da vi så at ikke kunne bruke det vi hadde. Nå har vi en som klager og spørsmålet er om vi tør å gå videre...vi står nå i fare for å ikke kunne få det samarbeidet med svenskene som var tenkt. EU har støttet prosjektet med 16 mill kr. Hvor er forutsigbarheten for kommunene? Bare som et eksempel på et problem. DIFI er her samarbeidspartner men ikke de en gang kan gi oss et konkret svar. side 1
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 Forbud mot krav til merke/type produkt i utlysingen er til hinder for å få den beste kvalitet. Det bør være opp til kjøper å bestemme merke/type produkt. Innkjøper har erfaring med produkter som brukes og vet hva som er best for dem. Vil noen ha en Rolls Roys og ikke en Lada, så burde det være greit. Ferske erfaringer viser at mens leverandørene/entreprenørene kan tillate seg å levere mangelfulle anbud blir det oppdragsgivers utfordring hvordan dette skal behandles. Avvisningsplikten gjelder kun i det tilfellet at det oppstår rangeringstvil. Dette momentet alene kan være gjenstand for tvist/uenighet. Hvis man først velger i avvise pga. av plikt, kan man ikke ved en fornyet behandling (som følge av en klage) velge retten til å avvise. Denne muligheten har man kun ved første gangs tildeling. KOFA' s praktisering er på enkelte områder mer problematisk enn forskriften i seg selv. Flertallets forslag fører først og fremst til endringer - ikke forenklinger. Lov og forskrift om offentlige tjenester har bidratt til å øke kompetanse rundt innkjøp. Vi er inne i en fase hvor fokuset er mer på å tilfredsstille endeløse krav og formaliteter - enn å få jobben gjort. Å kjøpe en vare oppleves som ganske greit, det er mye vanskeligere å kjøpe en tjeneste, for eksempel en rådgivertjeneste. I mange tilfeller der dette løst med at kommuner inngår rammeavtaler med firmaer. Innføring av virkemiddelet forhandling vil kunne bedre oppdragsgivers posisjon. I noen tilfeller har dette vært et savn i byggeprosjekter. Vi er positiv til et forbedret rammeverk knyttet til innkjøp som styrker fokus på anskaffelser og ikke bidrar til at jurister får mer å gjøre. De siste ti år har fokuset rundt anskaffelse blitt flyttet fra "å anskaffe" til "å unngå feil". Forenkling gjennom blant annet KGV har bidratt positivt. Terskelen for å klage er for lav. Det har ingen konsekvens for et firma å klage inn til KOFA (bortsett fra et lite klagegebyr). Dette blir feil, særlig i store prosjekter hvor prosjekter i verste fall må utsettes i tid, og til slutt får ikke klager medhold. Jeg er tilhenger av en god klageordning, men det må også være risiko for klager hvis klagen ikke fører frem. Generell kommentar: Regelverket rundt offentlig anskaffelser er svært dyrt og tidkrevende å etterleve. Tror det ofte koster mer enn det smaker. Forenkling nødvendig! Må ikke gå ut over forutsigbarhet slik at markedet forsvinner. Det er vanskelig å regelstyre alle prosesser i det offentlig! Noen prøver så godt de kan å regelstyre alt som skal foregå pga at det ikke er samme markedsmekanismer i det offentlige som næringslivet. Og man tror nok gjerne at det som foregår i næringslivet er fasiten på "noe" som fungerer! Men det er ikke nødvendigvis sånn! Det offentlige må forske mye mer på hvordan kulturen i Norge innser at det ER forskjell på det offentlige og næringslivet. Politikere og høy utdannede akademikerer må innse dette selv om de ofte jobber i næringslivet! Skattepenger er ikke inntekter!! Å betale skatt er ikke noe du gjør for å shoppe noe! Skattepengene er ikke "dine" penger!! Du får ikke tjenester fra det offentlige i tråd med shoppekultur! Her har Norge en jobb å gjøre!! Dagens regelverk må forenkles slik at innkjøper kan gjøre gode innkjøp. Med dagens regelverk er det lite en kan gjøre for å påvirke. Forhandlinger bør kunne utføres i en hver kontraktsinngåelse. En får ikke de beste kjøpene med dagens regelverk, det må også endres slik at det blir vanskeligere for tilbydere å klage. Fordelene er større enn ulempene. Hvordan annskaffelsesordningen skal overvåkes og kontrolleres må planlegges og iverksettes. Nedenfor kommer noen kommentarer til departementets NOU214:4 som er sendt på høring: Punkt 2.1 Formål og grunnleggende prinsipper Vi støtter forslaget Punkt 2.2 Nye prosedyreregler Det nye forslaget innebærer at det ikke kunngjøres på forhånd hvorvidt det skal forhandles, omfanget av de eventuelle forhandlingene, hvem det skal forhandles med eller hvordan forhandlingene eventuelt skal foregå. Utvalget har foreslått dette da deres oppfatning er forenklingen av regelverket vil føre til lavere transaksjonskostnader og det ikke er forventet noen endringer i konkurransen i markedet. Spørsmålet er imidlertid hvorvidt forslaget rent faktisk vil kunne få noen innvirkning på konkurranseeffekten. Den samfunnsmessige effekten av bruk av anbudskonkurranser tas ikke bare ut i kunngjøringen, men prosedyren benyttes i hovedsak fordi den har bidratt til å hindre korrupsjon og neopotisme, sikre likebehandling mellom entreprenørene og øke bevisstheten hos oppdragsgiver når det gjelder å utarbeide et godt konkurransegrunnlag. Vi mener det er en viss risiko for at forslaget til endringen i regelverket på sikt vil kunne medføre noen langsiktige, negative konsekvenser (ineffektivitetskilder) for konkurranseeffekten som at oppdragsgiver tar ineffektive valg eller at det faktisk blir mindre konkurranse i markedet. Med ineffektive valg menes valg som tas på grunn av eksempelvis et eller flere av følgende forhold: 1. Makelighet hos både oppdragsgiver og entreprenør Oppdragsgiver setter ikke inn gode nok ressurser på å fjerne uklarheter i konkurransegrunnlaget siden han uansett kan løse dette i etterfølgende forhandlinger. Entreprenør setter ikke inn gode nok ressurser på å utarbeide tilbud av samme grunn. 2. Forbehold i tilbud Vil entreprenøren kunne ta forbehold i en konkurranse for å posisjonere seg til en side
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 forhandling? Han har da et «forhandlingskort» ved at han kan fjerne dette senere. (Forbehold vil fortsatt kunne medføre avvisning etter innføringen av forenklingen av regelverket, og dette punktet vil da fortrinnsvis dreie seg om forbehold som ikke medfører avvisning). 3. Nepotisme hos oppdragsgiver - urettmessig begunstigelse av slektninger og sambygdinger til fortrengsel for andre; vil oppdragsgiver innkalle disse til forhandlinger og ikke de andre? 4. Oppdragsgiver tar ulovlige samfunnshensyn Politiske hensyn, skatteinngangshensyn og arbeidsplass-tankegang vektlegges i forhandlingene. 5. Korrupsjon. Risikofaktorene som nevnes i pkt. 3-5 vil alltid være til stede i anskaffelsessammenheng, men det er her dokumentasjonskravene kommer inn slik at denne atferden forhindres, jf. pkt. 2.5 nedenfor. Når det gjelder påstanden om mindre konkurranse så er dette begrunnet i et utgangspunkt om at det er en sammenheng mellom størrelsen på entreprenørens deltakerkostnader og prosedyresensitiviteten. Jo større anskaffelsen er i verdi og jo større ressurser entreprenøren bruker på å utarbeide et tilbud, jo større vil også hans villighet til å konkurrere være. Dersom forslaget vedtas, vil imidlertid dette medføre usikkerhet hos entreprenøren når han utarbeider tilbud. Dette vil kunne medføre at prosedyresensitiviteten blir større, og at hans villighet til å delta i konkurransen, å presse tilbudsprisene ned, å prise uten forbehold osv. reduseres. Vi antar at prosedyresensitiviteten til entreprenøren vil øke proporsjonalt med anskaffelsens anslåtte verdi. Det er da de større entreprisene (del II i forskriften gjelder kjøp helt opp til 39 MNOK) som de som er mest prosedyreømfintlige. Vi mener derfor at det er behov for å fastholde prinsippet om å kunngjøre prosedyrereglene på forhånd i disse anskaffelsene. I stedet bør man ha en utvidet avklaringsadgang ved at oppdragsgiver har adgang til å rette en nøytral forespørsel til leverandøren om alle forhold som kan skape tvil om innholdet i tilbudet, selv om svaret vil kunne ha betydning for rangrekkefølgen av tilbudene. Hvorvidt det foreligger forbehold, avklares dermed i en avklaringsrunde. Det åpnes da for en korrigeringsadgang, også når rangrekkefølgen endres. Dette forutsetter nødvendigvis at entreprenørene ikke kjenner hverandres priser. Det kan således ikke avholdes offentlige tilbudsåpninger. Generelt så er det et poeng at dersom forslaget vedtas, så kan ikke de konkurransene som utelukkende har «lavest pris» som tildelingskriterium avholde offentlige tilbudsåpninger. Dersom offentlig tilbudsåpning benyttes vil det i sin tur kunne medføre at entreprenørene er pristaktiske i de etterfølgende forhandlingene fordi de vet hvordan de ligger an i utgangspunktet. Dersom forslaget blir vedtatt er det også grunn til å stille spørsmål ved om oppdragsgiver i det hele tatt makter å bedømme forhandlingspotensialet i konkurranse når tilbudene er mottatt. For at oppdragsgiveren skal kunne makte dette ser vi for oss at det er nødvendig å styrke kompetansen hos oppdragsgiveren ved å gjennomføre ulike former for opplæringstiltak. I og med at det gjennomgående er anbudskonkurranser som benyttes i entreprisene hos oss i dag, er det heller ikke alt byggherrepersonell som har opplæring i gjennomføring av forhandlinger osv. som sådan. Det er også grunn til å stille spørsmål ved hvorvidt transaksjonskostnadene i anskaffelsene reduseres totalt sett når bruken av forhandlinger vil øke. Dette er en fremgangsmåte som fordrer at både oppdragsgivere og entreprenører setter av tid til forhandlinger, og at forhandlingene dokumenteres med møtereferat og lignende. Vi er også av den oppfatning at de endrede prosedyrereglene, som vil fravike såpass mye for de over EØS-terskelverdi, også vil kunne medføre at oppdragsgiver ikke foretar realistiske anslag av anskaffelsens verdi fordi de ønsker å bruke prosedyreregelen i del II. Vi støtter i det vesentlige mindretallets syn. Vi er skeptiske til hvorvidt vi klarer å overholde kravene til forutberegnelighet og likebehandling dersom det blir full adgang til avklaringer/dialog etter tilbudsfristens utløp. Videre kan en slik forhandlingsadgang føre til dårligere bestillinger/kravspesifikasjoner fra vår side, da det ikke er så nøye om vår bestilling opprinnelig er mangelfull, siden vi kan rette opp undervegs i prosessen. Vi mener også at en tilbudskonkurranse vil føre til dårligere tilbud fra leverandørenes side, da de «vet» at disse kun vil være utgangspunkt til videre forhandlinger. Vi er dessuten redd for at en slik adgang vil føre til tilpasning av anskaffelsens verdi, for å komme inn under den nasjonale terskelverdien. Vi støtter derfor mindretallets syn om å gjøre dagens regler for supplering, avklaring og ettersending av dokumenter mer fleksible. Vi stiller også spørsmål om det er mulig å komme i mål ved å øke muligheten til å bruke konkurranse med forhandling som konkurranseform? Punkt 2.3 Konkrete anskaffelser som er unntatt EUs anskaffelsesdirektiv Vi kan ikke se at de unntak som er fastsatt i EUs nye anskaffelsesdirektiv vil innebære noen endring for oss i forhold til gjeldende regelverk. Punkt 2.4 Unntak for kontrakter med en anslått verdi under 1 kroner Tilbakemeldingen fra oss er delt: 1. De grunnleggende anskaffelsesrettslige prinsipper (herunder forholdsmessighetsprinsippet) skal gjelde for alle anskaffelser uansett verdi. Vi tror blant annet det vil kunne bli spekulert i anslått verdi og en tendens til å dele opp anskaffelser for å komme under denne grensen, og dermed slippe unna de prosessuelle reglene som gjelder for konkurranser over 1. kroner. 2. Det kan alltid stilles spørsmål ved beløpsgrenser, men ut fra et forenklingshensyn og prinsippet om forholdsmessighet, så mener vi at grensen på 1. kroner er ok. 3. Når det gjelder entrepriser så vil anskaffelser i denne størrelsesorden i praksis bli priset i henhold til entreprenørens side 12
Survey om forenklingsutvalgets forslag «Enklere regler, bedre anskaffelser» gjennomført av NBEF i perioden 2.1 5. 214 listepriser for mannskap og maskiner samt priser for masser. Det vil i liten grad være mulig å få rabatter i forhold til dette på så små oppdrag. Våre kostnader med å gjennomføre oppdrag, og entreprenørens kostnader med å kalkulere tilbud vil derfor ikke stå i forhold til det vi vil oppnå med konkurransen. Vi mener derfor at den nedre grensa for anvendelsesområdet for forskriften bør differensieres mellom entrepriseanskaffelser og vare- og tjenesteanskaffelser; grensen på kr. 1. kan beholdes på vare- og tjenesteområdet, men den bør økes betydelig for bygge- og anleggsanskaffelsene. I tillegg støtter vi Utvalgets betenkelighet over at KOFA har behandlet klager relatert til anskaffelser under 1 kroner. Det fremstår som en svært unødig ressursbruk. Punkt 2.5 Skriftlighetskrav Tilbakemeldingen er delt når det gjelder skriftlighetskravet: 1. Det generelle skriftlighetskravet bør gjelde for alle anskaffelser som er omfattet av forskriften. Dersom grensen for å benytte anskaffelsesregelverket settes til 1. kroner, så mener vi også at skriftlighetskravet må fremgå eksplisitt av loven slik at den gjelder for alle kjøp, det vil si også de mellom -1. kroner. Skriftlighet sikrer ikke bare bevis, men skaper etter vår mening økt bevissthet rundt beslutningen. 2. Det lovpålagte skriftlighetskravet bør gjelde for anskaffelser over 1. kroner. Vi må imidlertid innføre interne rutiner som sikrer en viss grad av skriftlighet også for anskaffelser som ikke er omfattet av forskriften. Når det gjelder protokollplikt er vi uenige i forslaget til utvalgets flertall om at oppdragsgivers plikt til å føre anskaffelsesprotokoll bør oppheves. Innholdet i dagens protokoll er standardisert og gir god veiledning for alle oppdragsgivere. Dette sikrer også, i alle fall til en viss grad, at anskaffelsene dokumenteres på lik måte i etatene som er underlagt anskaffelsesregelverket. Vi støtter derfor mindretallets uttalelse om at de ikke ser at «oppdragsgiver vil få en bedre situasjon ved å «tvinges til selv å ta stilling til hvilke vurderinger og beslutninger som må nedtegnes i den aktuelle anskaffelse», slik som flertallet legger til Tilbyders rettigheter til å klage i det "uendelige" skaper mye ekstraarbeid og utrygghet hos innkjøper. Greit med innsynsrett, men et sted går grensen. Leverandørene må akseptere at det noen ganger er forholdsvis små forskjeller i tilbudene og innkjøper må gjøre et valg etter beste skjønn. Ellers er det vanskelig å bruke negative erfaringer med en leverandør ved neste anskaffelse. Det må lønne seg å gjøre en god jobb. Altfor mange leverandører kommer i betraktning ved neste anskaffelse på tross av at innkjøper har negative erfaringer med tilbyder. side 13