TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 10.3.2010 15.30 17.50 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 17-22/10 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Åshild Fause Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen (tilstede under sakene 17-18/10) Forvaltningsrevisor Tone Steffensen (tilstede under sakene 17-19/10) Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede under sakene 17-19/10) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Martin S. Krane Rådgiver Odd Kr. Solberg Fra administrasjonen: Økonomisjef Geir Andersen (tilstede under sak 18/10) Rådgiver Ann-Karin Dimmen (tilstede under sak 18/10) Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Rolleiv O Lind Åshild Fause sign Britt Sofie Illguth
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 3.3.2010 som ble enstemmig godkjent. SAKSLISTE Saknr Tittel U.off. 17/10 Godkjenning av protokollen fra møte 10.2.2010 18/10 Økonomisk intern kontroll orientering 19/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden 20/10 Svar på revisjonsbrev nr. 10 Tromsø Miljøpark KF manglende oppfølging av kommunestyrevedtak 21/10 Gjennomgang av formannskapssaker 22/10 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 17/10 Godkjenning av protokollen fra møtet 10.2.2010 Protokollen fra møtet 10.2.2010 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 10.2.2010 godkjennes. 18/10 Økonomisk intern kontroll orientering Administrasjonen v/økonomisjef Geir Andersen og rådgiver Ann-Karin Dimmen informerte i møtet om kommunens rutiner for økonomisk internkontroll. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen vedrørende kommunens rutiner for økonomisk internkontroll til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar informasjonen vedrørende kommunens rutiner for økonomisk internkontroll til orientering.
Blad 4 19/10 Forvaltningsrevisjonsrapporten Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kommunestyret tar rapporten Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden til orientering. Forslag til vedtak fra Bjørn-Gunnar Jørgensen: Sluttbehandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden utsettes til arbeidet med 2014-søknaden er implementert. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sluttbehandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden utsettes til arbeidet med 2014-søknaden er implementert. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.3.2010 til: KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Protokolltilførsel fra Tor Zachariassen: 1. Tor Zachariassen viser til at kontrollutvalgets leder har nektet sekretariatet å utlevere dokumenter som skal være offentlig. 2. Kontrollutvalget forutsetter at sekretariatet kan utlevere dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, til de som ønsker det, uten å måtte forespørre leder av kontrollutvalget om tillatelse.
Blad 5 20/10 Svar på revisjonsbrev nr. 10 Tromsø Miljøpark KF Manglende oppfølging av kommunestyrevedtak Brev av 9.3.2010 fra KomRev NORD ble delt ut i møtet. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til svarbrev av 5.3.2010 fra Tromsø Miljøpark KF og revisjonens vurdering av svaret i brev av 9.3.2010. 2. Kontrollutvalget konstaterer at kommunestyrets vedtak i sak 144/09 ikke er fulgt opp. Underskuddet i Tromsø Miljøpark KF skal dekkes inn i tråd med foretakets vedtekter og i henhold til husleieavtalene med Remiks Tromsø KF slik kommunestyrevedtaket la opp til. Kostnadene som per avslutningen av KFet står udekket er et element i selvkostregnskapet. Tromsø kommune har ikke anledning til å subsidiere selvkostøkonomien innenfor husholdning. 3. Kontrollutvalget ber kontrollutvalgets leder i felles møte med revisjonen og de fungerende styrelederne i Tromsø Miljøpark KF og Remiks Tromsø KF drøfte hvordan saken videre bør følges opp. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til svarbrev av 5.3.2010 fra Tromsø Miljøpark KF og revisjonens vurdering av svaret i brev av 9.3.2010. 2. Kontrollutvalget konstaterer at kommunestyrets vedtak i sak 144/09 ikke er fulgt opp. Underskuddet i Tromsø Miljøpark KF skal dekkes inn i tråd med foretakets vedtekter og i henhold til husleieavtalene med Remiks Tromsø KF slik kommunestyrevedtaket la opp til. Kostnadene som per avslutningen av KFet står udekket er et element i selvkostregnskapet. Tromsø kommune har ikke anledning til å subsidiere selvkostøkonomien innenfor husholdning. 3. Kontrollutvalget ber kontrollutvalgets leder i felles møte med revisjonen og de fungerende styrelederne i Tromsø Miljøpark KF og Remiks Tromsø KF drøfte hvordan saken videre bør følges opp. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.3.2010 til: - Tromsø Miljøpark K v/styret (styrets leder Jarle Heitmann) - Remiks Tromsø KF v/styret (styrets leder Sidsel Helene Meyer) - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor
Blad 6 21/10 Gjennomgang av formannskapssaker Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Britt Sofie Illguth redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 22/10 Referatsaker Referert: A. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD IKS o Brev av 27.1.2010 fra KomRev NORD B. KONTROLLRAPPORT 2009 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVER- FUNKSJONEN I TROMSØ KOMMUNE o Brev av 15.2.2010 fra Skatt Nord C. OPPFØLGINGEN MED KONTO 21710135 REFUSJON SYKEPENGER o Brev av 17.2.2010 fra KomRev NORD D. SAKSPROTOKOLL KOMMUNSTYREMØTET 24.2.2010 - Sak 18/10 Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 E. TVIBIT NORDISK UNGDOMS FILMFESTIVAL (NUFF) ENDRET ORGANISERING o Brev av 1.3.2010 fra KomRev NORD
Blad 7 Felles forslag til vedtak: Referatsakene A-E tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A-E tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø den 15. april 2010 Martin S. Krane