Ny medarbeiderundersøkelse 10-faktor
Hva skal jeg si noe om? Bakgrunn De 10- Faktorene Rapporter Utviklingsarbeid
Bakgrunn www.10faktor.no Innspill fra storbynettverket Arbeidsgruppe og referansegruppe Tydeliggjøring av mål og ønsket resultat Kartlegging av medarbeiderundersøkelser Kontaktet ulike forskningsmiljøer Valgt forskningsmiljø Samarbeid mellom flere aktører Kommuneforlaget, KS K, KS Agenda, KS, kommunesektoren og Professor Linda Lai.
Kommunene som har gjennomført pilot 10-FAKTOR
Kort om undersøkelsen Forskningsbasert- måler variabler som er avgjørende for å oppnå gode resultater- og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid Fokusert og avgrenset Både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert Utviklingsorientert
Forskningsbasert Internasjonal og norsk forskning, m.a. mange kommuner, med mange tusen medarbeidere Kunnskap om sammenhenger og hvilke variabler som er viktigst for å oppnå ønskede resultater Kvalitetssikrede ( godt validerte) målemetoder Pilotgjennomføring med nesten 2000 deltagere, støtter alle tidligere funn fra forskning.
Kort om undersøkelsen Måleindikatorene er ikke årsaker, men indikatorer. Vektlegging av hver enkelt måleindikator er derfor ikke hensiktsmessig for å få innsikt i den enkelte faktor, eller for å jobbe med utvikling Bakgrunnsinformasjon om dem som svarer Undersøkelsen resulterer i to typer, enkle rapporter som inneholder gjennomsnittsverdier for hver faktor pluss en grafisk illustrasjon av svarfordelingen
1. Oppgavemotivasjon motivasjon for selve oppgavene (fagbegrep: indre motivasjon) 2. Mestringstro 3. Selvstendighet opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig (fagbegrep: autonomi). 4. Bruk av kompetanse opplevd bruk av egen kompetanse (fagbegrep: kompetansemobilisering). 5. Mestringsorientert ledelse ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger. 6. Rolleklarhet tydelig kommuniserte forventninger. 7. Relevant kompetanseutvikling 8. Fleksibilitetsvilje villighet til å være fleksibel på jobb. 9. Mestringsklima kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode. 10. Nytteorientert motivasjon ønske om å bidra til andres måloppnåelse (fagbegrep: prososial motivasjon). 10-FAKTOR
En selvstendig undersøkelse Skal ikke blandes med andre spørsmål, da sammensetningen og rekkefølgen på spørsmål påvirker svarene. Kvalitetssikring/validering bygger på denne forutsetningen.
Mer om de ti faktorene www.10faktor.no
Faktor 1 - Oppgavemotivasjon Motivasjon for oppgaven i seg selv, oppleves som interessante, spennende, energigivende. Regnes ofte som den viktigste formen for motivasjon for å sikre en rekke positive effekter over tid Lav oppgavemotivasjon skyldes ofte: Lav selvstendighet ( autonomi), svakt mestringsklima, svak mestringsorientert ledelse eller lav mestringstro.
Faktor 2 - Mestringstro Tro på egenkompetanse og mestringsmulighet når situasjonen ikke er rutinemessig, men byr på utfordringer. Avgjørende for: bruk av kompetanse, innsats og ytelse Lav mestringstro skyldes ofte: Lav selvstendighet ( autonomi) og svak mestringsorientert ledelse
Faktor 3 - Selvstendighet Opplevd mulighet til å gjøre selvstendige vurderinger og valg under ansvar og innen gitte rammer Gjenspeiler opplevd tillit til medarbeidernes kompetanse Avgjørende for: Oppgavemotivasjon ( indre motivasjon), bruk av kompetanse, innsats og ytelse Lav opplevd autonomi skyldes ofte: Lav rolleklarhet og svak mestringsorientert ledelse
Faktor 4 Bruk av kompetanse Medarbeidernes opplevde mulighet til å bruke sin relevante kompetanse Kompetanse = potensial Avgjørende for: God( dårlig) bruk av kompetanse har mange positive(negative) effekter for medarbeidere, grupper og organisasjon. Lav bruk av kompetanse skylde ofte: Lav selvstendighet ( autonomi), lav oppgavemotivasjon, svak mestringsorientert ledelse, svakt mestringsklima og/eller lav mestringstro.
Redusert uønsket avgang (tap av verdifull kompetanse) Økt verdiskapning og måloppnåelse (tjenestekvalitet) Økt indre motivasjon Sterkere lojalitet, bedre omdømme og rekrutteringsmuligheter Økt mestringstro, innsats og ytelse, og forsterket læring Mer kollegial hjelpeatferd, ekstrarolleatferd og høyere fleksibilitet Bedre helse, lavere fravær, lavere personalkostnader og bedre psykososialt arbeidsmiljø Effekter av høy kompetansemobilisering
Faktor 5 Mestringsorientert ledelse Lederatferd med vekt på læring, utvikling og motivasjon ut fra medarbeiderens individuelle forutsetninger. Ikke en fastlåst måte å lede på, men praktiseres på mange ulike måter. Retning : hvor skal vi ( mål og rolleavklaring) Mening: hvorfor skal vi dit ( motivasjon) Individuell oppmerksomhet
Kjennetegn ved mestringsorienterte ledere - 1 Gir individuelt tilpasset selvstendighet (autonomi). Gir konkrete og nyttige tilbakemeldinger på arbeidsprestasjoner. Gir konkrete råd og støtte til å forbedre arbeidsprestasjoner. Tilbyr videreutvikling og utviklingsmål. Tilbyr utfordringer som gir læring og utvikling. Gi ære til den som fortjener det. Bruker et inspirerende, positivt språk. 10-FAKTOR
Kjennetegn ved mestringsorienterte ledere - 2 Gir anerkjennelse Av den enkeltes unike egenskaper og personlighet Støtte til utvikling av mestringstro (jeg kan) og selvfølelse (jeg betyr noe/jeg er viktig). Er tilgjengelighet Fysisk og psykisk. Sørger for at andre føler seg «sett». Setter klare krav og grenser Rolleklarhet tydelig kommunikasjon av forventninger Involverer medarbeidere Er imøtekommende og raus
Faktor 6 - Rolleklarhet Tydelige forventninger Medarbeiderens opplevelse av å vite hva som er forventet av en på jobb, dvs oppgaver og ansvarsområdet, hvilke oppgaver som bør prioriteres, koordineres med andre, og hva som skal til for å gjøre en god jobb. Leders ansvar å kommunisere forventninger Avgjørende for: Bruk av kompetanse og aksept for lavere selvstendighet (autonomi)
Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling Medarbeiderens opplevelse av egne muligheter til relevant kompetanseutvikling, ut fra egen jobbrolle, oppgaver og behov. Relevans er avgjørende for nytteverdien av kompetanseutvikling: mestringstro, oppgavemotivasjon, måloppnåelse og tjenestekvalitet. Gir bedre informasjonsverdi enn volum, generelt tilbud og tilfredstillelse av personlige ønsker.
Faktor 8 - Fleksibilitetsvilje Medarbeiderens villighet til å være fleksibel, dvs tilpasse måten å jobbe på ved behov. Avgjørende for bruk av kompetanse og tjenestekvalitet Eksempel på måleindikator: jeg er villig til å gjøre ting på en annen måte enn jeg pleier, hvis min leder ønsker det.
Faktor 9 - Mestringsklima I mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. Forskning viser at et mestringsklima, der man legger vekt på samarbeid og gjensidig støtte, gir et bedre grunnlag for læring, oppgavemotivasjon, innsats og utholdenhet over tid enn prestasjonsklima. Et mestringsklima stimulerer også til bedre bruk og deling av kompetanse.
Faktor 10 - Nytteorientert motivasjon Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en drivkraft for mange. Har en rekke godt dokumentert positive effekter Handler om å være motivert til å bidra til andres måloppnåelse Forskning viser at nytteorientert motivasjon gir: bedre ressursutnyttelse, effektivitet, lavere kostnader, lavere gjennomtrekk av medarbeidere.
Faktorenes betydning for arbeidsmiljøet?
Eksempel: Påstander under faktorene
Svarskala - 5 alternativer - grad av enighet med validerte påstander. Oddetallsskalaer er internasjonal standard for målinger/forskning innen samfunnsvitenskapene, noe Difi/Staten har fått en stor utredning om og anbefaler som norm. Gir mulighet for å gjenspeile «normalfordeling» og gjøre nødvendige beregninger og statistiske analyser. Bruk av partallsskalaer, spesielt med få alternativer, innebærer ofte at respondentene tvinges til å svare på en annen måte enn de faktisk ønsker. - Det er ofte flest på midten så den må med! 10-FAKTOR 28
Tabell Kommune X Faktor Navn Beskrivelse Snitt Faktor 1 Indre motivasjon Motivasjon for selve oppgavene. 4,4 Faktor 2 Mestringstro Tiltro til egen jobbkompetanse. 4,4 Faktor 3 Selvstendighet Opplevd tillit og handlingsrom. 4,3 Faktor 4 Bruk av kompetanse Opplevd bruk av egen kompetanse. 4,2 Ledelse med vekt på å gjøre hver medarbeider best mulig ut fra Faktor 5 Mestringsorientert ledelse sine forutsetninger. 3,9 Faktor 6 Rolleklarhet Tydelig kommuniserte forventninger. 4,3 Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling Kompetanseutvikling knyttet til konkrete oppgaver og behov. 3,3 Faktor 8 Fleksibilitet Vilje til å tilpasse måten man jobber på ved behov 4,4 Faktor 9 Mestringsklima Klima for å lære, samarbeide og gjøre hverandre gode 4,0 Faktor 10 Nytteorientert motivasjon Ønske om å bidra til nytte og måloppnåelse for andre. 4,7 Eksempel - Tabell = rapport del 1 10-FAKTOR 29
100% Faktor 2 - Mestringstro 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1 2 3 4 5 Faktor 2 - Mestringstro Eksempel 1 - Diagram rapport del 2 10-FAKTOR 30
100% Faktor 9 - Mestringsklima 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1 2 3 4 5 Faktor 9 - Mestringsklima Eksempel 2 - Diagram rapport del 2 10-FAKTOR 31
Informasjon og opplæring Forslag: Egen nettside med mye informasjonsmateriell: Generell informasjon Et kort veiledningshefte - i PP-format. Lengre og mer utfyllende veiledningshefter og artikler Et videoforedrag på ca 1 time med Linda Lai Lenker til relevant stoff Verktøy som kan benyttes i utviklingsarbeid Åpne seminarer på tre-fire timer hvert halvår For interesserte fra kommunesektoren og/eller de som bruker undersøkelsen. 11 november og 12 april m/ Professor Linda Lai Støtte til utviklingsarbeid Hvordan følge opp 10-Faktor undersøkelsen? Seminar 7 desember Hvordan bli en mestringsorientert leder? Seminar 21 januar 34
Undersøkelsen skal kunne brukes uten bistand, men det forutsettes et minimum av innsikt i de ti faktorene for å kunne nyttiggjøre seg resultatene Nettsiden vil inneholde mye informasjon Kunnskap om de ti faktorene bør sees på som grunnleggende lederkompetanse. DET KREVES KOMPETANSE FOR Å LYKKES MED LEDELSE 10-FAKTOR 35
Les mer om det faglige grunnlaget her og på nettsiden til 10-FAKTOR: Lai, Linda (2013). «Strategisk kompetanseledelse» (3. utg.), Fagbokforlaget Helt nytt kap. 7. Lai, Linda (2014). «Makt og påvirkningskraft», Cappelen Damm Akademisk. Se også professor Linda Lais fagprofil på Bis sider, med mange korte, norske artikler: : http://www.bi.no/bizreview/fagligeprofiler/linda-lai/ 36 Linda Lai
10-faktor Lansering 21.09 kl 16.00
Hva gjør du når resultatene foreligger?
Virksomhetslederen har fått resultatene fra sin enhet 1. Lederens forberedelser før personalmøtet Skriv ned dine tanker og refleksjoner Som leder kan du påvirke alle faktorene, hva er det du gjør som leder som gjør at du har fått tilfredsstillende eller gode skår på noen faktorer og hva skal til for at du skårer bedre på de andre som ligger lavt? 2. Lederens invitasjon til ansatte Lederskap og medarbeiderskap henger nært sammen i en organisasjon. For å videreutvikle de 10 faktorene må alle være med å bidra. Alle som har vært med må få informasjon om resultatene.
Forslag til e-post invitasjon Hvordan kan vi videreutvikle vår arbeidsplass sammen? Nå foreligger resultatene. Sammen med tillitsvalgte og verneombud inviterer jeg til et møte. Før møtet vil jeg be hver enkelt om å tenke igjennom følgende spørsmål: -Hvordan ser hovedbildet ut? Hva er bra, og hva bør vi gjøre noe med? Undersøk hver faktor -Hva skal til for at vi skal skåre bedre på faktorene du mener vi bør gjøre noe med? Hva kan leder gjøre? Hva kan vi gjøre sammen? Hva kan du bidra med?
Rapport fra vår enhet Snittverdier fordelt på hver av de 10 faktorene Faktor Navn Beskrivelse Snitt Faktor 1 Indre motivasjon Motivasjon for selve oppgavene 4,5 Faktor 2 Mestringstro Tro på egne muligheter til å mestre oppgaver og utfordringer 4,4 Faktor 3 Autonomi Opplevd tillit og handlingsrom 4,3 Faktor 4 Kompetansemobilisering Opplevd bruk av egen kompetanse 4,2 Faktor 5 Mestringsledelse Støtte til utvikling, mestring og ytelse 3,8 Faktor 6 Rolleklarhet Tydelige krav og forventninger til jobben som skal gjøres 4,2 Faktor 7 Satsing på kompetanseutvikling Satsing på kompetanseutvikling i egen avdeling 3,3 Faktor 8 Fleksibilitet Vilje til å tilpasse måten man jobber på ved behov 4,5 Faktor 9 Mestringsklima Klima for å lære, samarbeide og gjøre hverandre gode 4,0 Faktor 10 Prososial motivasjon Ønske om å gjøre noe som er nyttig for andre 4,6
3. Regi for selve møtet Leder innleder med å fortelle litt om de 10 faktorene. Hvorfor disse er viktige for at vi skal ha en god og helsefremmende arbeidsplass med medarbeidere som får brukt kompetansen sin, som yter og trives godt. Lederen kan invitere til en dugnad på å finne fram til hva vi bør jobbe med for at vi fortsatt skal holde oss på et høyt nivå på det som er bra.
Deretter utfordrer leder på oppgave 2 Hvilke av de 10 faktorene mener dere det er viktig å jobbe med fremover? Hva kan vi gjøre for å forbedre scoren på disse? Oppgave 2 Flippoverne henges opp og det dannes nå et bilde. Lederen kommenterer bildet og kommer nå med sine tanker. Lederen kan invitere til en prioriteringsøvelse De danner seg da et bilde av hvilke punkter som er viktigst I neste møte kan man jobbe med en handlingsplan for å følge opp.