Kongsberg kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Styre for Kongsberg kommunale eiendom Møtested: Kirkegt. 4 Møtedato: 01.10.2013 Tid: 15:30 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 27/13 13/4641 GODKJENNING AV REFERAT I STYREMØTET 27.08.2013 28/13 13/4642 REFERAT- OG INFORMASJONSSAKER 29/13 13/4587 2. TERTIALRAPPORT 2013 KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM KF 30/13 13/2056 SALG- OG KJØPSPLAN BUDSJETT FOR TILFØRSEL OG BRUK AV KKES EIENDOMSFOND STATUS OKTOBER 2013 31/13 13/4090 BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2014-2017 KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM KF 32/13 13/4677 OPPFØLGING EIERSKAP KKP EIENDOM AS I KONGSBERG KOMMUNE/ KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM 33/13 13/4643 EVENTUELT Eventuelt forfall meldes til tlf. 32866117 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Kongsberg, 25.09.2013 ------------------------------ -------------------------------- Kåre Hjalland Geir Ø. Andersen Styreleder Eiendomsdirektør
Sak 27/13 Side: GODKJENNING AV REFERAT I STYREMØTET 27.08.2013 Saksbehandler: Geir Øystein Andersen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 13/4641 Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE VEDTAK: Styret godkjenner og undertegner referat fra styremøte 27. august 2013. Organisasjonssak: Vedlegg: Referat fra styremøtet 27.08.2013
Sak 28/13 Side: REFERAT- OG INFORMASJONSSAKER Saksbehandler: Geir Øystein Andersen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 13/4642 Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE VEDTAK: Styret tar referat- og informasjonsaker til orientering. Organisasjonssak: Saksopplysninger: 1. Politiske saker 1. Kommunestyresak 83/13 Realisering av Musikkteater Kongsberg, protokoll (vedlegg) 2. Kommunestyresak 85/13 Gave fra innbyggerne til nytt krisesenterbygg samt økning av byggeprosjektets investeringsramme, protokoll (vedlegg) 2. Byggeprosjekter, byggutvikling og vedlikehold 1. KKEs bestiller/utfører-organisering (muntlig) 2. Nybygg (vedlegg) 3. Vedlikehold (vedlegg) 3. KKEs arbeid knyttet til Kunnskaps- og kulturpark 1. Leiekontrakter Informasjon om tidspunkt for ferdigstillelse Byggherreombud 2. Beslutning om byggestart (vedlegg) 4. KKEU AS (vedlegg) 5. Energirapport (vedlegg) Utredning: 1. Politisk saker Kommunestyret har vedtatt at Kongsberg kommune skal inngå leiekontrakt med KKP eiendom AS om leie av lokaler for Musikkteater. KKE har i notat vedlagt kommunestyresak
83/12 sagt seg villig til å inngå leiekontrakt for Musikkteater Kongsberg. Det er forutsatt at Kongsberg kommune er inneforstått med å i neste omgang inngå leiekontrakt med KKE på tilsvarende vilkår og med tillegg for FDV-kostnader som ikke er inkludert i avtalen med KKPE. Dette er i tråd med hva som allerede er gjennomført for bibliotek, kino, norsksenter og kontorarealer. Rådmannen har bekreftet denne forståelsen før leiekontrakt ble signert av eiendomsdirektør. KKE sendte 30. august rådmannen forslag til bestillingsbrev for nytt krisesenter. Bestillingsbrevet kvalitetssikret kostnad ved å bygge det nivå utvalg for helse og omsorg hadde innstilt på overfor kommunestyret. Innholdet i bestillingsbrevet ble lagt fram for kommunestyret 11. september. Kommunestyret sendte saken tilbake til rådmannen for kvalitetssikring, inkludert arealbehov og kostnadsnivå. Eiendomsdirektøren er tilfreds med dette, selv om prosessen fram mot denne kvalitetssikringen burde vært bedre. Gitt at kommunestyret avklarer rammer for prosjektet i sitt oktobermøte, får ikke ekstrarunde angående kvalitetssikring konsekvenser for nødvendig framdrift. 2. Byggeprosjekter, byggutvikling og vedlikehold KKEs enhet for forvaltning har ansvar for å utvikle KKEs egen bestiller/utfører-organisering, og orienterer nærmere om status for dette arbeidet i styremøtet. Rapporter fra KKEs enhet produksjon vedlagt. Rapportene omhandler arbeidet med å levere innen nybygg, ombygg, byggutvikling, vedlikehold og energiøkonomisering. KKEs hovedfokus er å gjennomføre prosjekter i god dialog med kommunen som bestiller, bruker og leietaker. KKE styrer nybyggprosjektene innenfor de rammene kommunestyret har vedtatt. Disse rammene har framkommet gjennom de kommunale tjenestenes vurdering av egne behov, kvalitetssikret av KKE innenfor vårt kompetanseområde. Eventuelle endringer i rammene må bestilles spesifikt. Ingen av prosjektene KKE har til gjennomføring initierer forslag til endringer utover opprinnelige rammer grunnet KKEs kvalitetssikring og dialog før rammevedtak i kommunestyret og påfølgende bestilling fra rådmannen. Det vil imidlertid ofte komme forslag til endringer i større prosjekter. Noen av disse initieres av prosjektet, som resultat av utviklingen et prosjekt gjennomgår i forhold planmyndighet og interessenter. Noen endringer initieres av bestiller/leietaker, fordi det av ulike grunner blir økt bevissthet rundt forhold som ikke lar seg løse innenfor prosjektets rammer. 3. KKEs arbeid knyttet til Kunnskaps- og kulturpark På grunn av utsatt byggestart melder KKP eiendom AS at ferdigstillelse av prosjektet i Hasbergtjerndalen vil skje i to etapper, den første for undervisningsfunksjoner inkludert kino og bibliotek til skolestart 2015, den andre for musikkteater og kommunale kontorer i 6. etasje, til 1. september. KKE har engasjert byggeherreombud for å påse at KKPE leverer bygg i tråd med leveransebeskrivelse. Byggherreombud skal bidra til å håndtere beslutninger og brukermedvirkning i samspill med kommunale leietakere. KKEs enhet for forvaltning er ansvarlig for denne prosessen. KKE inngår avtale med Høgskolen i Buskerud og Buskerud Fylkeskommune om samlet oppfølging av alle leietakere, forutsatt enighet om forholdsmessig dekning av kostnader.
KKP Eiendom AS har oversendt utkast til protokoll fra styremøte i selskapet i sak om beslutning av byggestart for prosjektet Silver Factory. Eiendomsdirektøren har meddelt at vedtaket tas til etterretning. 4. KKEU Vedlagt protokoll fra styremøte. På grunn av situasjonen rundt ordinær generalforsamling, som skyldtes tidsnød i fbm forsinket leveranse fra revisor, ble ikke saken drøftet på ordinær generalforsamling. Vedtaket følges opp ved å oversendelse til ordfører. Selskapet eier tomt på Gamlegrendåsen, der det er veiframføring til nabo. Veien har behov for vedlikehold, og KKEs administrasjon følger opp dette pva selskapet. 5. Energirapport Vedlagt energirapport pr september 2013. Konklusjon: Det anbefales at styret tar referat- og informasjonsaker til orientering.
Sak 29/13 Side: 2. TERTIALRAPPORT 2013 KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM KF Saksbehandler: Kristoffer Grette Arkiv: 150 &14 Arkivsaksnr.: 13/4587 Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 / Kongsberg kommunestyre EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE INNSTILLING: Økonomirapport for 2. tertial 2013 Kongsberg kommunale eiendom KF tas til orientering. Organisasjonssak: Vedlegg: 1. Regnskapsrapport enhet forvaltning, 20.09.13 2. Regnskapsrapport enhet produksjon, 20.09.13 3. Regnskapsrapport stab, eiendomsutvikling og finans, 20.09.13 4. Månedsrapport byggeprosjektene i KKE, pr 31.08.13 5. Rapport for vedlikeholds- og byggutviklingstiltak KKE, 20.09.13 Ingress: Denne saken bygger på styrets vedtak av særbudsjett for Kongsberg kommunale eiendom KF (KKE) den 18.12.12. Dette vedtaket baserer seg igjen på kommunestyrets budsjettvedtak fra 12.12.12. Videre gjorde styret en avgrenset budsjettjustering av investeringsbudsjettet i styresak 11/13. Saken gir et bilde av foretakets regnskapsituasjon ved utgangen av 2. tertial 2013 sammenstillet med disse vedtakene. Utredning: Driftsregnskap: Pr 31.08. har KKE et regnskapsresultat som er 2,19 millioner bedre enn periodebudsjett. En samlet oppstilling på overordnet nivå vises i tabellen under:
Vedlagt følger rapportene levert fra enhet produksjon, enhet forvaltning og stab, eiendomsutvikling og finans pr august. Når det gjelder lønn, er forbruket grunnet feilbudsjettering høyere enn budsjettert for renholdsavdelingen, dette er prognosert til et overforbruk på ca 1,5 millioner kroner året under ett. Dette dekkes inn gjennom omprioriteringer innen enhet produksjon. For de øvrige avdelingene i enhet produksjon rapporteres det at årsbudsjettet vil overholdes etter justering for inndekking av overforbruket innen renhold. Innen enhet for forvaltning holdes budsjettene, og det ligger an til at det leveres et årsresultat som er bedre enn budsjettert, først og fremst knyttet til avdelingene formålsbygg og annen eiendom. Deler av et evt overskudd på avdeling formålsbygg vurderes avsatt til fond for å dekke kostnader til byggherreombud i forbindelse med oppfølgning av inngåtte leiekontrakter med KKPE gjennom byggeperioden i 2014 og 2015. Prognosen for stab og eiendomsutvikling er balanse mot budsjett. For finans er prognosen et resultat som er ca 1,2 mill bedre enn budsjett. Av dette skal ca 300.000 kroner avsettes som renter på eiendomsfond. I kommunestyrets budsjettvedtak for Kongsberg kommune 2013, manglet det midler til dekning av avtalt husleie fra KKE. Vedtaket var 2,986 millioner kroner lavere enn den beregnede husleien for 2013. Rådmannen og KKE ble i april enige om å jobbe sammen med å finne en løsning på de 2,986 millionene. KKE jobber derfor nå med å genere midler til å gi et eieruttak på 1,4 millioner kroner ved årets slutt. Slik situasjonen er ved utgangen av august ser dette ut til å kunne realiseres. Investeringsregnskap: KKEs investeringsregnskap består av nybyggprosjekter og byggutviklingsprosjekter. Byggutvikling er arbeider på eksisterende eiendommer som ikke skal klassifiseres som vedlikehold, dette er oppgraderinger av byggene til et høyere nivå. Vedlikehold er å opprettholde byggets standard, og må kostnadsføres i driftsregnskapet. Enhet for produksjon sin oppsummering av nybyggprosjektene og byggutviklingstiltakene følger i henholdsvis vedlegg 4 og 5. Pr utgangen av august viser rapportene at KKE har kontroll i forhold til budsjett.
Konklusjon: KKE prognoserer med et driftsmessig mindreforbruk på ca 1,8 millioner kroner ved årets slutt. Av dette vil 1,4 millioner kroner kunne gis som eieruttak til Kongsberg kommune for å dekke Kongsberg kommunes manglende budsjettering av inngåtte husleieavtaler. Rådmannens kommentar: Rådmannen har gjennomgått tertialrapporten til KKE og har ingen spesielle merknader til saken.
Sak 30/13 Side: SALG- OG KJØPSPLAN BUDSJETT FOR TILFØRSEL OG BRUK AV KKES EIENDOMSFOND STATUS OKTOBER 2013 Saksbehandler: Geir Øystein Andersen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 13/2056 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 16.04.2013 30/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE VEDTAK: Styret tar Salg- og kjøpsplan for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond - status oktober 2013 til orientering. Organisasjonssak: Vedlegg: PLAN for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond 2013, datert oktober 2013 (unntatt offentlighet, Offl 23, 1. ledd) Saksopplysninger: Eiendomsdirektøren fremmer rullering av Plan for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond 2013. Versjon pr oktober er som foregående år laget som en statusrapport i fht hovedrulleringen 1. halvår. Noen saker er ført inn. Styret har gitt eiendomsdirektøren i fullmakt å planlegge og prioritere tiltak innen bygg- og eiendomsutvikling, salg og kjøp, samt vedlikeholdsetterslep, innenfor rammene av innestående på henholdsvis kapitaldel og driftsdel av eiendomsfondet. Kommunestyret vedtok i sak 103/10 at KKE skal frigjøre kommunal eiendomskapital, der dette er hensiktsmessig, for å reinvestering i annen kommunal eiendom. Slik reinvestering vil handle om kjøp, samt bygg- og eiendomsutvikling. Eiendomsfondet er et virkemiddel for å nå KKEs formål, i følge vedtektene. Endring av budsjett for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond 2013, fremmes i forbindelse med budsjettjustering. Det blir da, i tråd med tidligere års praksis, også fremmet forslag om å gi eiendomsdirektøren fullmakt til å gjennomføre endelig budsjettjustering administrativt i forbindelse med årsavslutning 2013.
Konklusjon: Det anbefales at styret tar Salg- og kjøpsplan budsjett for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond - status oktober 2013 til orientering. Behandling/vedtak i Styre for Kongsberg kommunale eiendom den 16.04.2013 sak 12/13 Vedlegget Plan for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond 2013 sendt styremedlemmene pr egen postsending, unntatt offentlighet av hensyn til foretakets forhandlingssituasjon. STYRETS VEDTAK: 1. Styret ber eiendomsdirektøren gjennomføre aktivitet i fbm salg og kjøp etter Plan for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond 2013 2. Eiendomsdirektøren fremmer sak til behandling der sakens innhold eller politisk vedtak sier dette. Rullering av av planen fremmes for styret 2. halvår. 3. Budsjettmålet for netto tilførsel og bruk kapitaldel av KKEs eiendomsfond 2013 settes til 5 mill kr. Eiendomsdirektøren har fullmakt til bygg- og eiendomsutvikling, salg og kjøp innenfor rammene av innestående på fondets kapitaldel. 4. Budsjettmålet for netto tilførsel og bruk driftsdel av KKEs eiendomsfond 2013 settes til 5 mill kr. Eiendomsdirektøren har fullmakt til planlegge og prioritere tiltak innen vedlikeholdsetterslep innenfor rammene av innestående på fondets driftsdel. 5. Justering av budsjett for tilførsel og bruk av KKEs eiendomsfond 2013, fremmes i forbindelse med budsjettjustering.
Sak 31/13 Side: BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2014-2017 KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM KF Saksbehandler: Kristoffer Grette Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 13/4090 Saksnr.: Utvalg Møtedato 24/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 27.08.2013 31/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 / Formannskapet / Kongsberg kommunestyre EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE INNSTILLING: 1. KKEs forslag til budsjett og økonomiplan 2014 2017 vedtas. 2. Forslaget er i tråd med de inngåtte forpliktelser KKE har i husleie- og tjenesteleveransekontrakter med leietakerne i formålsbygg, boliger og annen eiendom. 3. KKE får i 2014 ta opp lån fra Kongsberg kommune iht vedlegg 2 investeringsbudsjett, stort inntil kroner 312,352 millioner, og vedlegg 5 Hovedprinsipper eiendomskapital Kongsberg kommune. Organisasjonssak: Vedlegg: 0 KKEs forslag til budsjett og økonomiplan 2014 2017. 1 Forslag til driftsbudsjett og økonomiplan 2014 2017 (talldel). 2 Forslag til investeringsbudsjett og økonomiplan 2014 2017 (talldel). 3 Sammendrag av tiltakslister vedlikehold og byggutviklingstiltak formålsbygg. 4 Uttalelse fra ESAMU. 5 Hovedprinsipper eiendomskapital Kongsberg kommune. 6 KKEs vedtekter. Saksopplysninger: KKE fremmer forslag til budsjett og økonomiplan 2014 2017, drift og investering. Dette ligger vedlagt saken.
KKEs budsjettforslag forutsetter at Kongsberg kommune oppfyller sine forpliktelser i eksisterende leie- og tjenestekontrakter, og er regulert iht disse. KKE ber ikke om noe ekstra bevilgninger fra kommunestyret i inneværende periode, men foreslår heller ikke noe eieruttak før vedlikeholds- og byggutviklingsetterslepet på formålsbyggene er nullstilt. Iht kommuneloven 61 75, arbeider styret for Kongsberg kommunale eiendom KF etter netto budsjettrammer vedtatt av Kongsberg kommunestyre, innenfor de rammer vedtektene gir. Dette innebærer også bruk av disposisjonsfonds. Konklusjon: KKEs budsjett og økonomiplan for 2014 2017 leveres i balanse. Behandling/vedtak i Styre for Kongsberg kommunale eiendom den 27.08.2013 sak 24/13 Behandling: Styret ble presentert for tre hovedområder i administrasjonens arbeid med eiendomsdirektørens budsjettforslag som fremmes for styret til neste møte: Finans/eiendomsavkastning/likviditet Administrasjonen gjennomgikk hovedelementene rundt husleiens kapitalkomponent som er iverksatt fra og med 2013. Kommunestyret vedtok i sak 69/12 hovedprinsippene for ny kapitalmodell i Kongsberg kommunes husleieordning for kommunale formålsbygg. Modellen som helhet ble vedtatt i sakene 126/12 og 127/12, budsjettvedtakene for perioden 2013-2016 for Kongsberg kommune og Kongsberg kommunale eiendom KF. Eiendomsdirektøren forbereder et budsjettforslag som bygger opp under de muligheter husleieordningen gir generelt, og spesielt kapitalkomponenten i husleieordningen. For foretaket er det avgjørende at denne ordningen bekreftes av kommunestyret gjennom kommende vedtak i budsjett og økonomiplan. Samvirke mellom kapitalmodellen og det kommunale eiendomsfondet, som er hjemlet i kommunestyrets vedtekter for KKE, skal utvikles videre i budsjettforslaget. Nullvisjon vedlikeholdsetterslep formålsbygg Målet med samvirke mellom kapitalmodellen og det kommunale eiendomsfondet vil være å reinvestere frigjort eiendomskapital og marginer i kapitalordningen tilbake i kommunale eiendommer, særlig med vekt på komme ajour i forhold til etterslep på vedlikehold og byggutvikling på formålsbygg. Løpende arbeid pågår med avklaring av den kommunale byggporteføljen, følge opp husleieordningen, kvalitetssikre nye tilstandsanalyser, samt aktiv forvaltning og bruk av eiendomsfonds investerings- og driftsdel. Disse elementene blir også behandlet i budsjettforslaget. Renhold KKE skal ha en renholdsavdeling som er konkurransedyktig og bærekraftig, med trygge arbeidsplasser. Innenfor foretakets renholdsavdeling arbeides det nå med en økonomisk utfordring i størrelsesorden 2-4 millioner kroner. Utfordringen framkommer ved avvik mellom inntektsrammene, der husleieordningen for formålsbygg er viktigst, holdt opp mot kostnadsnivå ved videreføring av dagens driftsmodell. Besluttede omstillingstiltak har ikke kommet i gang i det omfang som var forutsatt. Arbeid med disse omstillingstiltakene må
styrkes og tiltakene videreutvikles. Elementer i dette vil være flere ambulerende team, opplæring og utvikling av ledende renholdere, påse at avtalt brukermedvirkning følges opp inkludert fakturering av merarbeid når slik medvirkningen ikke skjer, innføring av system for måling av kvalitet, og reduksjon med 4-6 årsverk. STYRETS VEDTAK: Styret tar administrasjonens gjennomgang av vedtak og utfordringer knyttet til arbeidet med budsjett og økonomiplan 2014-2017 til orientering.
Sak 32/13 Side: OPPFØLGING EIERSKAP KKP EIENDOM AS I KONGSBERG KOMMUNE/ KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM Saksbehandler: Eirik Rudi Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 13/4677 Saksnr.: Utvalg Møtedato 32/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 / Formannskapet / Kongsberg kommunestyre EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE INNSTILLING: KKEs styre forvalter eierskapet i KKPE i henhold til foretakets vedtekter og denne sakens gjennomgang av ansvarsforhold og samordning. Organisasjonssak: Vedlegg: 1. Illustrasjon rollefordeling KK/KKE 2. Aksjonæravtale for KKP Eiendom 3. Vedtekter for KKP Eiendom 4. Kongsberg kommunes eierskapsmelding 2009 Ingress: Kongsberg kommunale eiendom KF (KKE) har etablert felles selskap med Bolten Eiendom. Denne saken gjennomgår og tydeliggjør rammene for kommunens styring av selskapet. Saksopplysninger: I kommunestyresak 53/12 ble samarbeidsavtalen mellom Kongsberg kommune og Bolten Eiendom godkjent og det ble bestemt at kommunen skulle danne et felles selskap med Bolten Eiendom. I samarbeidsavtalen mellom Kongsberg kommune og Bolten Eiendom står det at formålet til selskapet var i første omgang å stå som utbygger og eier av KKP-prosjektet på Vestsiden herunder eiendommene og annet som måtte inngå i prosjektet. Selskapet skulle videre ha som formål å kunne bygge og/eller eie andre anlegg som Kongsberg kommune definerer å inngå som en del av KKP, evt. anses som anlegg som bygger opp under målsettingen for KKP.
I KKEs vedtekter står det i formålsparagrafen at KKE skal ivareta kommunens eier- og leierinteresser i den samlede eiendomsmassen. være kommunens kompetansesenter innen eiendomsområdet, også ved tilrettelegging for sambruk og områdeutvikling i tråd med kommuneplan der andres eiendom er involvert og som samtidig berører KKEs formål. Et av virkemidlene KKE har til rådighet er å kunne opprette aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendom eller konkrete prosjekter med mål å redusere kommunens økonomiske risiko, jfr vedtektenes 6. Med bakgrunn i KKEs vedtekter ble det i kommunestyresak 53/12 derfor konkludert med at det var KKE som skulle etablere selskapet på vegne av Kongsberg kommune. Det ble fremforhandlet aksjonæravtale og vedtekter. KKP Eiendom AS (KKPE) ble deretter stiftet 23.11.2012. Faktaframstilling: I kommuneloven 61 står det at kommunalt foretak er en del av kommunen. Det betyr at overfor KKPE er KKE og kommunen å betrakte som én juridisk person. En rekke ulike roller må sorteres i kontakten med KKP Eiendom AS. Oppfølging av eierskap KKEs eierskap koordineres og saksbehandles hos eiendomsdirektøren inn mot KKEs styre Observatørplass i styret, «kommunens» styremedlemmer og generalforsamling, herunder forberede generalforsamling, samt vurdere aktuelle saker i lys av samarbeidsavtale og aksjonæravtale kommunen i eierforum Samordningsmøter KKs eierskap v/rådmann og eiendomsdirektør KKPEs administrasjon Bolten Eiendom AS Oppfølging av leiekontrakter for kommunale funksjoner KKE har inngått leiekontrakter for kommunale formålsfunksjoner knyttet til kontorer og undervisning (Kongsberg norsksenter) for å tilby forskriftsmessige, moderne og arealeffektive lokaler til virksomheter som i dag er plassert i mange ulike eide og innleide bygg. Kommunestyret har i tillegg vedtatt at kulturfunksjoner skal plasseres i KKP-prosjektet. KKE har med utgangspunkt i rådmannens kulturfaglige føringer og politiske vedtak også forhandlet frem og inngått leiekontrakter knyttet til bibliotek, kino og musikkteater. KKEs enhet forvaltning koordinerer all kontakt med selskapet som utleier, ifht inngått leiekontrakter inklusiv oppfølging av byggleveranse v/byggherreombud, samt all virksomhet knyttet til videreutleie til ulike kommunale formålsfunksjoner og andre. Samfunnsutvikling, kommunal infrastruktur og planmyndighet Rådmannen har ansvaret for samfunnsprosjektet KKP, og leder KKPs styrings- og koordineringsgruppe der alle sentrale aktører deltar. Rådmannen saksbehandler bruk av selskapet som instrument for samfunnsutvikling, samt forhold til kommunal infrastruktur eksklusiv eiendom og har i tillegg plan og bygningsmyndighet.
Utredning: I den fasen prosjektet nå går inn i er det behov for å gjennomgå og tydeliggjøre rammene for kommunens styring av KKPE. Generalforsamling Generalforsamling er selskapets øverste myndighet. Generalforsamlingen kan treffe vedtak i alle selskapssaker, med mindre loven forbeholder avgjørelsesmyndigheten for andre organer. Som selskapets øverste myndighet kan generalforsamlingen instruere andre selskapsorganer, omgjøre deres beslutninger eller direkte treffe avgjørelser i andre selskapsorganers saker med mindre lov på særskilte områder fratar generalforsamlingen dens myndighet. Det er gjennom generalforsamlingen aksjeeierne utøver den øverste myndighet i selskapet. Ordføreren representerer kommunen i generalforsamling. Kommunens eierskap i KKPE er organisert slik at forberedelse til generalforsamling vil følge normal saksgang for KKE-saker. Kommunestyrets fullmakt i sak 53/12 gir KKE ansvar for å vurdere spørsmål rundt eierskap, aksjer, kapital, kommunale eiendomsverdier og økonomi i prosjekter. Rådmannen involveres i denne vurderingen når eiendomsdirektøren forbereder relevante saker for KKEs styre. Innstillingsaker sendes rådmannen for kommentar før utsendelse til KKEs styre, og til kommunestyret sendes styrets innstilling via formannskapet for uttalelse. Eierforvaltning Hovedformålet med eierskapsforvaltningen er å sikre utvikling for KKPE og forutsigbar eierstyring, samt sørge for å følge opp vedtatt eierpolitikk og eierstrategier. Løpende eierskapsforvaltning innebærer regelmessig og formalisert kontakt mellom kommunen og selskapet, for å sikre informasjon og prosesser for rapportering på mål og forventninger, og sikre gjennomføring av valg, strategiendringer med videre. Kommunestyret Vedtar kommunens eierpolitikk gjennom behandling av kommunens eiermelding, i praksis for KKPE ved samarbeidsavtalen mellom KK og Bolten Eiendom og aksjonæravtalen. Vedtar kommunens eierstrategier for selskapet, herunder ordførers mandat i saker til generalforsamlingen. KKE styret Iverksetter kommunestyrets vedtatte eierpolitikk overfor selskapet. Innstiller når kommunestyret skal behandle prinsipielle saker som omhandler kommunens eierskap i KKPE, herunder saker til generalforsamlingen. Fremmer innstilling til generalforsamling på kommunens kandidater til KKPEs styre. Gjennomfører eiermøter med selskapet, sammen med formannskapet. Formannskapet Gjennomfører eiermøter med selskapet, sammen med KKEs styre. Innstiller i saker når kommunestyret skal behandle saker som omhandler å bruke selskapet i samfunnsutviklingsprosjekter. Får til orientering saker som skal til kommunestyret med KKE styrets innstilling.
Eiendomsdirektør Følger opp styrets iverksettelse av kommunestyrets vedtatte eierpolitikk overfor selskapet. Utvikler forslag til eierstrategier for behandling i KKE styret og kommunestyret. Påser rutiner for løpende eieroppfølging, herunder styringsdialog med styrer, rutiner for styrevalg, forberedelse til møter i eierorgan, eiermøter m.m. Rådmannen Møter i KKPEs styre som observatør. Koordinerer forslag til og oppfølging når kommunestyret beslutter å bruke selskapet i samfunnsutviklingsprosjekter. Fremmer innstilling til formannskapet i saker som omhandler å bruke selskapet i samfunnsutviklingsprosjekter. Eierforum I aksjonæravtalens punkt 5 fremgår det at eierne er enige om å opprette et eierforum hvor alle aksjonærer er representert. I aksjonæravtalen er det avtalt at møter skal gjennomføres ved behov, dog minst 1 gang i året. Det bør gjennomføres fast møte i forkant av selskapets generalforsamling. På vegne av kommunen foreslås det at formannskapet og KKEs styre gjennomfører møtene. Eierforumet har ikke vedtaktsmyndighet, men skal være et forum for å sikre god dialog mellom selskapets ledelse og aksjonærene om utvikling av KKP og selskapets virksomhet. Administrative møter Det er i forkant av saker til styremøter og generalforsamling behov for møter mellom administrativ ledelse i Kongsberg kommune, KKE og KKPE. Eiendomsdirektøren har ansvar for å koordinere disse møtene. Formålet er å ha en gjennomgang av saker i lys av aksjonæravtalen og samarbeidsavtalens bestemmelser om eiernes vetorett og andre relevante forhold. Dette gir kommunen anledning til å vurdere innhold og innstillinger i saker som administrativ ledelse i KKPE saksbehandler overfor styret i KKPE. For å kunne samkjøre godt internt mellom KK og KKE er det administrativt løpende kontakt og møter etter behov. Rådmannens kommentar: I punkt 4 i aksjonæravtalen står følgende: "Rådmannen i Kongsberg kommune har rett til å delta i styremøtene som observatør". Rådmannen kommer til å møte personlig. Ved fravær er Petter Naper Hansson personlig vara høsten 2013. Fra januar 2014 er det kommunalsjef Øistein Brinck. Eiermøtet slik det beskrives, blir veldig stort, og egner seg lite som et strategisk forum. Rådmannen har ingen annen løsning å foreslå. Formannskapet er et selvsagt forum, og det er lett å se at styret i KKE har behov for informasjon og involvering. Det blir viktig å rette innholdet i disse møtene mot forsamlingens størrelse, og gjensidig informasjon om status og fremdrift må være et nøkkelord.
Konklusjon: KKEs styre forvalter eierskapet i KKPE i henhold til foretakets vedtekter og denne sakens gjennomgang av ansvarsforhold og samordning.
Sak 33/13 Side: EVENTUELT Saksbehandler: Geir Øystein Andersen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 13/4643 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/13 Styre for Kongsberg kommunale eiendom 01.10.2013 EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE VEDTAK: Organisasjonssak:
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Geir Ø. Andersen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 13/4641 Saken behandles i følgende utvalg: Utvalg: Styre for Kongsberg kommunale eiendom Dato: GODKJENNING AV REFERAT I STYREMØTET 27.08.2013 EIENDOMSDIREKTØRENS ANBEFALTE VEDTAK: Styret godkjenner og undertegner referat fra styremøte 27. august 2013. Organisasjonssak: Vedlegg: Referat fra styremøtet 27.08.2013
Kongsberg kommunale eiendom KF Referat styremøte 27.08.13 Tilstede : Fra adm. : Kåre Hjalland, Øystein Senum, Arne F. Olsen, Marit Røraas, Berit Storfossene, Kurt Barbala, Eva Løcka Geir Øystein Andersen, Kristoffer Grette, Kirsten Wolff, Brynjar Henriksen. Varighet: Kl. 15.30 18.30. Sted: Kirkegata 4 Ingen merknad til innkalling og saksliste. Sak 21/13 Godkjenning av referat i styremøtet 29.05.2013 Referat sendt ut med innkallingen. Ingen merknader. Vedtak: Styret godkjenner og undertegner referatet. Sak 22/13 Referat og informasjonssaker Referat- og informasjonsaker er kommentert av eiendomsdirektøren i saksframlegget. Utover dette informerte eiendomsdirektøren ytterligere under følgende punkter i styremøtet: 1.4. Politiske saker Arbeidet med nytt Krisesenter holder framdriften. Endringer utover bestilling i kommunestyresak i februar 2013 må bestilles fra rådmannen for eventuell gjennomføring. Kommunestyret utsatte saken til sitt møte i september, og KKE vil før dette oversende kvalitetssikrede kalkyler knyttet til Utvalg for helse- og omsorg-utvalgets forslag om økning på bygg og tomt. 5.2. Salg av kommunale eiendommer, unntatt offentlighet, Ofl 23 Hovedelementene i enighet mellom KKP eiendom AS og KKE om oppfølging av kommunestyrets vedtak om salg av tom på Skauløkka ble gjennomgått. 5.4. Kongsberg kommunes eierskap i KKP Eiendom AS, unntatt offentlighet, Ofl 23 Vedlegg utsendt pr post, unntatt offentlighet. Det forberedes sak for styret for evaluering og videre oppfølging av Kongsberg kommunes eierskap i KKP Eiendom AS. 10. Status aktuelle salg/kjøpsaker, unntatt offentlighet, Ofl 23 Status Sildetomta og Bjørkebo ble drøftet. Eiendomsdirektøren arbeider videre med sakene i tråd med gjeldende mandat. Eiendomsdirektøren orienterte om vurderinger rundt mulige strategiske kjøp, og håndterer disse innenfor rammene av styrets tilbakemelding. Kjøp innarbeides i salgs- og kjøpsplan. Styrets vedtak: Styret tar referat- og informasjonsakene til orientering. Sak 23/13 Regnskapsstatus pr 27. august 2013 Administrasjonen orienterte om regnskapsstatus pr styremøtet. 1