Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Helsehuset Fredrikstad, Jens Wilhelmsens vei 1, Tidspunkt: 20.06.2014 kl. 09:00 (antatt varighet ca. 2,5 timer) Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon/sms: 41471166, e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer inviteres til å delta på omvisningen og informasjonsmøte på Helsehuset. (kl. 09.00 til ca. 10.30). Dette må skje på frivillig basis (ingen møtegodtgjørelse) Oppmøte: vestibylen i Helsehuset, alle innganger fører til vestibylen Fredrikstad, 13.06 2014 Lars Petter Kuran (s) leder

Saksnr Innhold PS 14/20 Virksomhetsbesøk - Helsehuset Kråkerøy PS 14/21 Rapport om utført regnskapsrevisjon for 2013 PS 14/22 Foreløpig orientering fra revisor ihht revisjonsforskriften 3 - ***** PS 14/23 Møteplan 2. halvår 2014 PS 14/24 Referater og meldinger PS 14/25 Eventuelt

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/70 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: 83170/2014 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 20.06.2014 14/20 Virksomhetsbesøk - Helsehuset Kråkerøy Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Omvisning og Informasjon om Helsehuset tas til orientering Fredrikstad, 15.05 2014 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgets har uttrykt ønsket å legge til rette for en omvisning/virksomhetsbesøk til det nye Helsehuset på Kråkerøy. Sekretariatet har fått positivt tilbakemelding på kontrollutvalgets ønske. Administrasjonen (kommunale delen) på Helsehuset vil gi utvalget en orientering om virksomhetenes drift og oppgaver. Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter orienteringssekvens. Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Helsehuset, tas til orientering

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/56 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 87622/2014 Klassering: 106-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 20.06.2014 14/21 Rapport etter utført regnskapsrevisjon for 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport om utført revisjonsarbeid for 2013 regnskapsrevisjon, tas til orientering Fredrikstad, 05.06 2014 Vedlegg 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Fredrikstad kommune 2013, datert 04.06 2014 (Unntatt offentlighet jfr. Offl. 13 og Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU sak 13/25, den 14.06 2013, Overordnet revisjonsstrategi for Fredrikstad kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2013 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Fredrikstad

kommune. Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Fredrikstad kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 13/25 i kontrollutvalget den 14.06 2013. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i 2013. Revisjonen har brukt 93,8 % av budsjettert ressursbruk til regnskapsrevisjon av kommuneregnskapet inkludert særregnskapene. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport med vedlegg. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport etter utført revisjonsarbeid for 2013 regnskapsrevisjon, til orientering.

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/70 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: 77672/2014 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 20.06.2014 14/23 Møteplan 2. halvår 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2014: 19. september kl. 09.00 21. november kl. 09.00 Fredrikstad, 9. mai 2014 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2014 er det foreslått en møtefrekvens på fem til seks møter. I løpet av første halvår 2014 er det gjennomført fire møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på fredager med start kl. 09.00. Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår 2014. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer: 19. september 21. november Møtestart foreslås fra kl. 09.00.

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/67 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: 84626/2014 Klassering: 106-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 20.06.2014 14/24 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 2.6 2014 Vedlegg 1. Protokoll fra KU-møte 9.5 2014 2. Revisjonsberetning Fredrikstad overformynderi Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering

Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 09.05.2014, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 11:00 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 14/14 14/19 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Lars Petter Kuran, leder x Ann-Cathrin Becken, nestleder Forfall Marit Werner Haabeth Vigdis Giltun Forfall Kjell Petter Holen Arild Skau x Stian Bjerkebakke Westin x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Jolanta Betker og Jostein Ek Møtende fra administrasjonen: Rådmann Lasse Hansen hele møte, Kemner Hilde Pedersen til sak 13/14, Avdelingssjef plan- og økonomi Egil Olsen, regnskapssjef Thomas Jahreie, konstituert kommunalsjef Kari H Sørum alle tre til sak 13/16 Møtende fra FREVAR: Økonomisjef Ann-Kristin Stedjeberg til sak 13/15. Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.... Lars Petter Kuran, leder Martit Werner Haabeth, 2. vara Arild Skau Kontrollutvalget Fredrikstads møte 09.05.2014

Sakliste PS 14/14 PS 14/15 Orientering om skatteregnskapet 2013 - Fredrikstad kommune Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for FREVAR PS 14/16 Kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet 2013 PS 14/17 PS 14/18 PS 14/19 Rådmannens interkontroll - en sammenligning - kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad Referater og meldinger Eventuelt PS 14/14 Orientering om skatteregnskapet 2013 - Fredrikstad kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2013, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.05.2014: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 09.05.2014: 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2013, tas til orientering PS 14/15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for FREVAR Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.05.2014: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 09.05.2014: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 14/16 Kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.05.2014: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 09.05.2014: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 14/17 Rådmannens interkontroll - en sammenligning - kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar sammenligningsrapport: «Rådmannens internkontroll en sammenligning kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad», til orientering 2. Rapporten sendes til rådmann og ordfører til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.05.2014: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 09.05.2014: 1. Kontrollutvalget tar sammenligningsrapport: «Rådmannens internkontroll en sammenligning kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad», til orientering 2. Rapporten sendes til rådmann og ordfører til orientering PS 14/18 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.05.2014: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 09.05.2014: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/19 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.05.2014:

Ingen saker

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/70 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: 82766/2014 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 20.06.2014 14/25 Eventuelt