Kompetansehevingsprogram for kontorfag Trine Olsen Lovisenberg Diakonale Sykehus
Hva skal jeg snakke om Kort om hvorfor Lovisenberg Diakonale Sykehus starter eget kompetanseprogram Forankring og organisering av prosjektet Betraktninger om kontorfaget som ligger til grunn for programmet Rammer for kompetanseprogrammet Praktisk gjennomføring side 2
Forprosjekt i 2011 Prosjektfokus var glidning av oppgaver fra helsepersonell til merkantilt personell og dermed en bedre bruk av sykehusets arbeidskraft Målsetting: Styrke kvaliteten på pasientrettet arbeid og støttefunksjoner Håndtere fremtidig knapphet på helsepersonell Øke medarbeidertilfredsheten ved å gi faglige utfordringer og utviklingsmuligheter Mandat: Definere kategorier av merkantil arbeid Direkte pasientarbeid Indirekte pasientarbeid Lederstøtte Definere stillingsbetegnelser skissere jobbinnhold Jobbglidning fra andre profesjonsgrupper? Behov kompetanseøkning Utarbeide stillingsbeskrivelser Organisasjonsmodell for merkantil tjeneste Avgrensning: Gjelder ikke ansatte i faglige stabsavdelinger som f.eks økonomi personal kommunikasjon side 3
Datamaterialet er samlet inn gjennom tre ulike spørreskjemaer Kartlegging av detaljoppgaver Skjemaet kartlegger detaljoppgavene til merkantilt personell og hvor ofte disse blir gjort Skjemaet er delt inn i fem hovedkategorier. Hver hovedkategori er delt inn i mellomkategorier som igjen dekker ca 140 oppgaver Oppgavene er gradert fra ikke aktuelt til flere ganger daglig Kartlegging av arbeidsoppgaver mulige for jobbglidning Skjemaet kartlegger oppgaver som kan være passende for jobbglidning Målgruppen for skjemaet var alle ansatte på LDS Spørreskjemaet var strukturert på samme måte som detaljkartleggingsskjemaet med de samme hovedkategoriene og laget slik at man fikk åpne besvarelser Kartlegging av kompetanse Skjemaet kartlegger de ansattes kompetanse som skole utdanning kurs og språk Målgruppen for skjemaet var alle de kontorfaglige ansatte side 4
36 % av de merkantilt ansatte har tatt diverse kontorrelaterte kurs som er relevante for arbeidet de gjør på LDS Høyeste fullførte utdannelse 30 25 36 % 20 15 10 20 % 16 % 5 0 4 % 11 % 3 % 8 % 1 % Grunnskole Videregående skole Diverse kurs Diverse Kortere høyere merkantile kurs utdanning 1 årig høyere utdanning 3 årig høyere utdanning 5 årig høyere utdanning 12 % av de merkantilt ansatte har høyere utdanning eksempelvis grunnfag i statsvitenskap og bachelor i psykologi Nærmere 50 % av de uten høyere utdanning har relevante merkantile kurs. Eksempel på merkantilrelaterte kurs er medisinsk sekretær på Utdanningshuset og regnskapskurs på Kompetanseinstituttet * ¾ av de 74 respondentene har ikke høyere utdanning. side 5
Merkantile funksjoner/retninger Pasientarbeid/Klinikerstøtte Merkantil funksjon Lederstøtte Kompetanseoppbygging Pasientarbeid/klinikerstøtte Lederstøtte Pasientarbeid Basiskompetanse for alle merkantile funksjoner er Pasientarbeidet Deretter spisse funksjon og kompetanse knyttet til veivalg/retning tilpasset de ulike nivå Nivå 1 Felles LDS Nivå 2 - Klinikk/Avd. Nivå 3 - Seksjon Drift/Service hva videre m denne kategorien Jobbglidning fra/til Ny yrkesgruppe servicemedarbeider Generell del av alle merkantile funksjoner side 6 side 6
Forankring av prosjektet Styringsgruppe Direktørens ledergruppe Adm.dir. Direktør for helsefag Prosjektgruppe For å sikre deltagelse i programmet vil ledere av merkantile og de ansatte informeres i to parallelle løp. side 7
Prosjektgruppen Siri Jensen NWI prosjektleder Sissel Moen Psykiatrisk avdeling Siv Aasan Lovisenberg DPS Ragni Johansen administrasjonen Karianne Waller medisin Trude von Trepka kirurgen Kristin Stræte dokumentsenteret Trine Olsen direktørens kontor side 8
Betraktninger om kontorfaget som ligger til grunn for programmet Kontorfaglig ansatte likeverdig faggruppe side 9 9
Kontorfaget utformes i stor grad i feltet en jobber i: Kontorfaget forts Består både av ferdigheter som data og håndtering av ulike former for teknologi og grundig kjennskap til feltet bl.a. Avdelingens organisering og rutiner og forholdet til andre avdelinger Kommunikasjonskanaler innad og utad Hvem jobber med hva og er hvor Hvordan de andre faggruppene tenker og jobber side 10
Kontorfaget forts I stor grad taus kunnskap arbeidet er noe en bare gjør mangler ord og begreper for arbeid og funksjon viktig å øke den faglige bevisstheten og utvikle et språk som gjør det mulig å dele kunnskap/kompetanseutvikling Et handlende fag likevel forstås kontoransatte ofte som noen som er: Velvillige serviceminded hjelpsomme tilgjengelige side 11
Kontorfaget forts Både formelle og uformelle oppgaver begge deler nødvendige i organisasjonen Felles funksjoner på tvers av ulike fagområder Sentralbord/resepsjon/møter med menneskene som tjenestene er til for. Nøkkelfunksjon i faget og for kontorfagtjenesten som helhet den direkte kontakten til dem tjenesten er for. Ikke hver enkelt alle må ha kunnskap om dette side 12 12
Funksjoner for kontoransatte i organisasjonen Flyt Struktur og system Kontroll nedenfra Kommunikasjonsknutepunkt Formidling koordinering og uformell kunnskapsbase Bidra til at de som henvender seg når fram og loses inn i organisasjonen side 13
Rammer for kompetanseprogrammet side 14
Noen målformuleringer Øke kjennskapen til organisasjonen avdelingen og tenkningen Forankre kompetansen i pasientarbeidet og pasientenes behov Styrke kontorfaglige ferdigheter Øke bevissthet om eget fag Få utvide nettverk og fellesskapsfølelse på tvers av klinikker side 15
Generelle rammer for kompetanseprogrammet Tilbud til alle - opplegg der det er mulig å delta på flere nivåer Opplegg over ett år skal tilsvare 15 studiepoeng på høgskolenivå ved full gjennomføring Dette innebærer to skriftlige oppgaver 750 sider pensum og eksamen Fullt mulig å delta uten å skrive oppgaver og ta eksamen men med noe forberedelser til samlingene Full gjennomføring gir lønnsøkning Vi vurderer å tilby et påbyggingsår side 16
Samlingsbasert opplegg Samlingsbasert opplegg 2-3 hele dager av gangen til sammen 12 dager Noe av opplegget felles for alle noe delt etter fagområder: medisin kirurgi psykiatri psykisk helsevern for barn og unge Vekt på egenaktivitet og erfaringsutveksling både forelesninger og gruppearbeid side 17
Deltakelse Åpent for alle som er fast ansatt i sykehuset og har jobbet som kontorfaglig ansatt i minimum et år Kjøres to år på rad slik at interesserte på den enkelte avdeling kan deles på to kull og alle får delta Kompetanseprogrammet forankres i ledergruppa slik at travelhet på avdelingene ikke skal hindre folk i å delta side 18
Tidsperspektiv Oppstart 12.-14. mars 2013 To samlinger før sommeren og to samlinger på høsten Programmet gjentas 2014 side 19
Oppgaveskriving To oppgaver rundt 6 sider en i semesteret Tema som er knyttet til arbeidet/klinikken Veiledning underveis Godkjennes ingen karakterer side 20
Aktuelle temaer Lovisenbergs oppdrag/ samfunnsoppdraget hvordan bydelene ser ut betydningen av stor andel psykiatri forpliktelsene overfor Helse Sør-Øst etc. Sykehusets organisering i lys av punktet over (inkludert ulike avdelinger til dels ulike bydeler Fritt sykehusvalg) side 21
Aktuelle temaer forts. Samhandlingsreformen overordnet og hva den betyr konkret for ulike avdelinger Brukermedvirkning/perspektiv hva betyr det i LDS/ulike avdelinger/for kontorfaglig ansatte side 22
Aktuelle temaer forts. Møte med pasienter og pårørende i resepsjon/telefon Møte med mennesker med minoritetsbakgrunn/grupper med særegne helseproblemer side 23
Aktuelle temaer forts. Lovverk (pasientrettighetsloven helsepersonelloven lov om psykisk helsevern spesialisthelsetjenesteloven) Taushetsplikten Etikk side 24
Kontorfaglig ansattes rolle og funksjon Aktuelle temaer forts. Informasjon om hvordan er kontortjenesten organisert på de ulike avdelingene Organisasjonsteori linje/stab - hvordan jobbe i team side 25
Fagspesifikke temaer Avdelingenes historie og utvikling Behandlingstenkning satsingsområder i avdelingene Spesifikt lovverk eks. tvang i VOP ev. andre særlige ting for psykiatrien side 26
Kvalitetssikring og dataopplæring: Sette arbeidet med enkelttall/kontroller i sammenheng med kvalitetssikringen på sykehuset og avtalen med Helse Sørøst. Hva rapporteres hvor og hvorfor? Elektronisk arbeidsflyt i sykehuset (og med legekontorer) Spesielle datafunksjoner/program kan både være felles og avdelingsspesifikt kan også være delt dag/døgn/poliklinikk. side 27
Kvalitetssikring forts. GAT Nissy/alle former for pasienttransport nettverktøy Excel Word Powerpoint DIPS spesielle funksjoner/problemer (Eks. hvordan registrere i DIPS pasienter som er på ferie i Norge papirløse asylsøkere med avslag) Prosedyrekoder/diagnosekoder side 28
Praksisnær kompetanseutvikling Setter det daglige arbeidet inn i en sammenheng som gir det mer mening Gir større trygghet på det en kan Gir ny kunnskap og ny nysgjerrighet på hvorfor og hvordan ting gjøres Gjør det mulig å lære av hverandre Gir nettverk side 29