1.0. Rutine for Altinn innsending og Altinn retur... 2 1.1. Om Altinn... 2 1.2. Roller og rettigheter i Altinn... 2 1.3. Opprette datasystem-id og passord i Altinn.... 4 1.4 Sette opp Huldt & Lillevik Lønn 5.0... 7 1.5 Elektroniske skattekort... 11 1.6 A-melding... 17 1.7 Hente inn returmeldinger manuelt... 20 1 (21)
1.0. Rutine for Altinn innsending og Altinn retur 1.1. Om Altinn Altinn er det offentliges elektroniske portal for (elektronisk) dialog med næringslivet og privatpersoner. Altinn har sin historie tilbake til årtusenskiftet, og ble åpnet 4. desember 2003. Tanken bak er at skjemaer og rapporteringer til det offentlige, og utsendelser av skjemaer fra det offentlige til brukerne skal skje elektronisk. Ca. 70 leverandører av regnskaps-, årsoppgjørs-, lønns- og personalsystemer og andre systemer har i dag en integrasjon mot Altinn. Næringslivet kan altså bruke sine systemer til å fylle ut, signere og sende inn til det offentlige via Altinn. Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har flere innsendingsmuligheter mot Altinn, disse kommer vi nærmere tilbake til. Altinn inneholder også svært mye informasjon for gründere og små/mellomstore bedrifter. Det finnes oversikter over alle statlige støtteordninger til næringslivet. 1.2. Roller og rettigheter i Altinn Rollene du har bestemmer hva du har tilgang til å gjøre i Altinn, for eksempel hvilke skjema du har rettigheter til å sende inn og signere. Hvilke roller du trenger avhenger av hvilke skjema du skal sende inn og eventuelt signere. De skjemaene det er mulig å sende inn og hente returmelding på fra Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har følgende krav til rolle. A-melding (A01, A02, A06, A07): Rollen Utfyller/Innsender. (Rollen er nødvendig for både innsending og retur). Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. Elektroniske skattekort (RF-1211): Rollen Utfyller/Innsender. (Rollen er nødvendig for både innsending og retur) Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. Når du skal benytte et datasystem, for eksempel Huldt & Lillevik Lønn 5.0, til å sende skjema/rapporter, ferdig utfylt, så må datasystemet registreres i Altinn først. For å få til dette må du ha rollen Tilgangsstyring. Regnskapsfører: Fra 2016 har Altinn opprettet nye spesialiserte roller for regnskapsførere (og revisorer). Disse vil gradvis bli gitt tilgang til ulike tjenester som regnskapsførere og revisorer trenger tilgang til. De nye rollene for regnskapsfører er: 2 (21)
Regnskapsfører med signeringsrettighet tilgang til alle relevante tjenester, inkl muligheten til å signere Regnskapsfører uten signeringsrettighet tilgang til alle relevante tjenester, uten mulighet til å signere Regnskapsfører lønn tilgang til lønnrelaterte tjenester, inkl mulighet til å signere Dersom du er regnskapsfører i enhetsregisteret, inkluderer rollen for Regnskapsfører alle rettigheter i forbindelse med overføring, signering og systeminnsending. En regnskapsfører kan sende inn for alle organisasjonene som er tilknyttet han/henne via enhetsregisteret med en felles datasystem-id og passord. DatasystemId og passord oppretter du på hovedorganisasjonsnummeret i Altinn under Profil, roller og rettigheter, som beskrevet nedenfor. 3 (21)
1.3. Opprette datasystem-id og passord i Altinn. Logg inn på www.altinn.no. Klikk på menyvalget Profil, roller og rettigheter. Velg hvilket firma som du skal opprette datasystem-id for. Velg Avanserte innstillinger nederst i bildet. Litt nede i bildet finner du valget Datasystemer. For å få lov til å opprette/se DatasystemID for et selskap må du ha rollen Tilgangsstyring. 4 (21)
Legg inn et navn slik at du lettere kan skille på de ulike systemet du skal sende inn til altinn fra. Velg Huldt & Lillevik i nedtrekkslisten der det står «Hvilket system bruker du?». Legg inn et passord, passordet må være på minst 7 tegn, både tall og bokstaver. Bekreft passordet. Passordet skal du benytte videre i Huldt & Lillevik Lønn 5.0, så dette må du huske. Trykk på Legg til. Du får nå tildelt en ID automatisk. Denne ID en skal du benytte videre i Huldt & Lillevik Lønn 5.0, så denne må du notere deg. 5 (21)
6 (21)
1.4 Sette opp Huldt & Lillevik Lønn 5.0 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett Integrasjon. 2. Når du generer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse oppgavene direkte, eller via skjermbildet Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Altinn Integrasjon Send skjema automatisk ved generering. Vår anbefaling er at du velger Nei i dette feltet. 3. Velg menyen Fil Bruker 4. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere oppgaver fra HL Lønn 5.0 til Altinn: Merk feltet Tilgang Altinn portal. Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn Portal oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren har angitt i Altinn portalen. Denne informasjonen må være registrert for å kunne hente tilbake opplysninger via Altinn retur, f.eks A-melding retur og skattekortopplysninger. 5. Fyll inn påloggingsinformasjon for bruker i Altinn portal. Passordet for bruker i Altinn portal er det passordet som er registrert, og som kan endres, under Profil, roller og rettigheter Avanserte innstillinger Innloggingsinformasjon. Du skal IKKE i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 angi passord fra MinId, Buypass, BankId, det vil bli feil hvis dette er et annet passord en det som ligger under Innloggingsinformasjon. 7 (21)
Det er viktig å sette på hake i boksen foran Tillat innsending fra applikasjon eller system med dette brukernavn og passord. Det er ikke nødvendig at det angis brukernavn. Koblingen vil da skje i forhold til fødselsnummer. Sørg i tillegg for at det ligger riktig telefonnummer i boksen for mobilnummer. 8 (21)
6. Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal oppgir du ID og passord som lønnssystemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten. Merk den aktuelle klienten under «Valgte» og sørg for at du ser klientnummeret i feltet Firma. Passordet og ID en som skal registreres under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn, er det passordet du oppga i Altinn under menyvalget Profil, roller og rettigheter i valget Avanserte innstillinger Datasystemer. 9 (21)
6. Trykk Bekreft dersom det aktuelle datasystemid nummeret kun skal brukes på den aktuelle klienten. Dersom du har rollen regnskapsfører og skal bruke samme Id på alle klientene, trykker du på Oppdater alle klienter. 7. Trykk på lagre. 8. Du er nå klar til å begynne innsending av oppgaver fra Huldt & Lillevik Lønn 5 til Altinn på den angitte klienten (0040 i vårt eksempel). 10 (21)
1.5 Elektroniske skattekort For å hente inn nye eller endrede skattekort til lønnssystemet må du først sende en forespørsel til skatteetaten. Dette gjøres i oppgavevalg Periodens lønn Oppdatere skattekort Forespørre skattekortopplysninger. 1. Velg varseltype. Velger du Varsel ved første endring vil du få varsel hver gang en av dine ansatte endrer skattekortet sitt, slik at du kan hente inn det nye skattekortet. Dersom du velger å ikke ta i bruk varsler, må du passe på å forespørre før hver lønnskjøring i tilfelle noen har endret skattekortet sitt. 2. Systemet forslår automatisk inneværende år. Skattekortene for neste år er vanligvis klare i midten av desember. 3. Fyll inn kontaktperson. Det er denne informasjonen som brukes når Skatteetaten sender ut varsler om endrede skattekort. 4. Angi et personutvalg. Spør på alle. Dette valget MÅ du bruke ved første forespørsel i året, men det kan også brukes ellers i året. Systemet vil forespørre på alle personer, bortsett fra de som har status Sluttet i Kartotek Personer. Spør på endringer og de som mangler skattekortinfo. Her vil systemet forespørre etter endrede skattekort og skattekort på f.eks nyansatte som det ikke tidligere er hentet inn skattekort fra systemet på. Dersom det ikke er ansatte i systemet som du ikke har hentet skattekort på, vil systemet endre forespørselen til å bli «Spør på kun endringer». Spør kun på endringer. Ved å spørre kun på endringer vil systemet forespørre etter endrede skattekort. Det vil si skattekort som er endret siden forrige gang du forespurte. 5. På høyre side under Personer funnet vil man se hvor mange og hvilke ansatte det blir sendt forespørsel på. Dersom du har registrert en ansatt uten gyldig fødselsnummer, vil den ansatte ikke komme med i filen, og du vil få beskjed om det nederst på siden. 11 (21)
6. Dersom du har tatt i bruk samme datasystemid på flere klienter vil du i tillegg ha følgende valg: Klientutvalg. Her kan du enten velge mellom Kun pålogget klient eller Velg blant tilgjengelige klienter. Velger du Kun pålogget klient forespør du skattekort bare på de ansatte i den klienten du er pålogget på. Bruker du Velg blant tilgjengelige klienter, kan du velge hvilke klienter du ønsker å sende forespørsel for. Hvis du under Klientutvalg har valgt Velg blant tilgjengelige klienter, vil Innsendingsfordeling bli aktivt. Velger du Alle valgte i samme innsending, vil det sendes inn èn fil med ansattinformasjon for alle valgte klienter. Det vil da også bare komme èn returfil tilbake. Hvis du velger En innsending pr klient, vil det lages èn fil pr klient med klientens organisasjonsnummer som innsender. Uavhengig av hva du velger her må du allikevel inn på hver klient for å oppdatere klienten med de nyeste skattekortene etter at filen er hentet inn fra Altinn. Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil du under Innsender kunne velge om innsender skal være Pålogget klient eller Felles overordnet innsender. Felles overordnet innsender kan brukes av regnskapsbyråer og lønnssentraler, der det er regnskapsbyrået eller lønnssentralen som har fått delegert Altinn-rettighetene fra sine klienter. Informasjonen her angir firma i Altinn hvor skattekortinformasjonen ønskes returnert. Dette firmaet behøver ikke være en klient i Lønn 5.0, men må være registrert med samme datasystemid i Altinn som pålogget klient. 12 (21)
7. Klikk Eksport. 8. Du blir nå sendt inn i Verktøy Altinn innsending. Skattekortforespørselen vil ligge øverst i skjemaoversikten. Pass på at det er riktig melding, merk meldingen og trykk på knappen Send. Systemet sender inn skattekortforespørselen. Dersom behandlingstiden i mottaket er under 30 sekunder, vil du systemet automatisk sende deg videre, slik at du kan hente inn returmeldingen. Er behandlingstiden er mer enn 30 sekunder, må du følge oppskriften under punkt 1.7. 9. Velg autentiseringsmetode mot Altinn. Dette vil vanligvis være Pinkode på SMS. Trykk på knappen Pinkode. Du vil nå motta en pinkode på det telefonnummeret du har registrert i Altinn. Tast inn pinkoden og trykk ok. 13 (21)
10. Du blir nå sendt inn i bildet Altinn retur Oversikt hentede meldinger. Skattekortfilen vil nå ligge under korrespondanseoversikten og ha status ubehandlet. 11. Lukk bildet og gå på Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdatere skattekortopplysninger. Filen ligger nå klar til behandling. Dobbeltklikk på filen. 12. Dersom det er personer som mangler skattekort vil du først få beskjed om dette. Trykk på skriverikonet dersom du ønsker en utskrift av disse. Trykk på fortsett. 14 (21)
13. Du vil først få opp en oversikt over hvilke skattekort du får inn. Trykk på Importer. Skattekortene leses inn på hver enkelt person. Trykk på skriverikonet dersom du ønsker en utskrift av hvilke skattekort du har lest inn. 14. På Kartotek Personer vil du nå se at de nye skattekortene er lest inn. Du kan også ta ut skattekortlisten under Rapporter Personalrapporter Skattekortliste. 15 (21)
16 (21)
1.6 A-melding Når du har satt opp systemet mot Altinn, kan du sende inn A-melding og hente returmeldinger fra lønnssystemet. 1. A-meldingen lages i oppgavevalg Periodens lønn A-melding. 2. Dersom du har en godkjent lønnskjøring vil denne ligge klar for generering. Hvis du ikke har noen godkjente lønnskjøringer vil haken for «innsending av kun arbeidsforhold» være på. 3. Trykk på utfør. Bekreft at du har valgt riktig kalendermåned. 4. Systemet lager en a-melding 5. Dersom du skal sende inn en lønnskjøring, må du kontrollere at alle tallene er riktig. Du kan få utskrift ved å trykke på skriverikonet. 17 (21)
6. Hvis informasjonen som dukker opp er korrekt, trykker du på Eksport for å eksportere meldingen. 7. Du blir automatisk sendt inn i Verktøy Altinn innsending. Meldingen legger seg øverst i listen. Merk linjen og trykk på Send. 8. Systemet starter innsendingen. Dersom behandlingstiden er mindre enn 30 sekunder vil du automatisk bli sendt videre for å hente inn returmelding. Dersom behandlingstiden er mer enn 30 sekunder, må du følge oppskriften under kapittel 1.7. 9. Velg autentiseringsmetode mot Altinn. Dette vil vanligvis være Pinkode på SMS. Trykk på knappen Pinkode. Du vil nå motta en pinkode på det telefonnummeret du har registrert i Altinn. Tast inn pinkoden og trykk ok. 10. Du blir sendt inn i bildet Altinn retur Oversikt hentede meldinger. A-meldingsreturen vil nå ligge øverst under korrespondanseoversikten og ha status Ikke lest. 18 (21)
11. Høyreklikk på linjen og trykk på Vis vedlegg Utskrift a-melding retur. Du vil nå se returmelding på a-meldingen din. 12. Du vil også finne igjen returmeldingen under Rapporter A-melding A-melding retur etter at den er hentet inn i lønnssystemet. 19 (21)
1.7 Hente inn returmeldinger manuelt Dersom behandlingstiden på returmeldinger er mer enn 30 sekunder, må du hente returmeldingen manuelt. 1. Verktøy Altinn Altinn retur. Åpne fanen Hent returmeldinger fra Altinn. Kryss av for type melding du ønsker å hente, f.eks a-melding eller oppdaterte skattekortopplysninger. Trykk på Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 2. Du vil få opp dialogboksen for autentisering mot Altinn. Velg autentiseringsmetode. Dette vil vanligvis være Pinkode på SMS. Trykk på knappen Pinkode. Du vil motta en pinkode på det telefonnummeret du har registrert i Altinn. Tast inn pinkoden og trykk ok. 20 (21)
3. Returmeldingen legger seg under Tilgjengelige meldinger for nedlastning fra Altinn. 4. Merk linjen og trykk på Hent valgte meldinger fra Altinn. 5. Du blir sendt inn i fanen Oversikt hentede meldinger, hvor returmeldingen legger seg under Korrespondanseoversikt. 6. Videre behandling er som beskrevet ovenfor. Fortsett på punkt 11 i kapitlene for skattekort eller a-melding, ettersom hva slags returmelding du har hentet inn. 21 (21)