DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 10 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA) Del I og Del III.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.2 Kontaktpersoner... 3 1.3 Om anskaffelsen... 3 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering... 4 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Fremdriftsplan... 5 2.2 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Leverandørens deltakelseskostnader... 5 2.4 Sosialt og etisk ansvar... 5 2.5 Sikkerhet: Autorisasjon/ sikkerhetsklarering... 6 3 TILBUDET... 6 3.1 Tilbudsstruktur... 6 3.2 Tilbudsformat... 7 3.3 Adresse og leveringssted... 7 3.4 Tilbudsfrist... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 8 3.6 Alternative tilbud... 8 3.7 Tilbud på deler av leveransen... 8 3.8 Forbehold... 8 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon)... 8 3.10 Retur av tilbud... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Innledning... 8 4.2 Obligatoriske krav... 9 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 5 TILDELINGSKRITERIER... 10
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 10 1 Innledning 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av Forsvaret logistikkorganisasjon/divisjon for forsyning ved Seksjon for Felles- og støttesystem. FLO/Divisjon for forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Seksjon for Felles- og støttesystem har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for kommersielle varer og tjenester. Brukere under rammeavtalen vil være: Forsvarsbygg Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) 1.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktperson for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter og Torkil Brødholt merkantil saksbehandler: Telefon: 63 80 81 36 E-post: tbrodholt@mil.no Alle spørsmål og henvendelser, samt tilbud skal rettes til merkantil saksbehandler. Spørsmålene og tilbud skal være skriftlige på norsk med referanse 2014018660 Kredittkorttjenester. Eventuelle spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt via www.doffin.no. Det anbefales sterkt at Leverandør registrer seg på www.doffin.no for å få med seg eventuelle svar på spørsmål og endringer. 1.3 Om anskaffelsen 1.3.1 Formål, omfang og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å møte Brukerens behov for kredittkorttjenester gjennom etablering av en hensiktsmessig og fleksibel rammeavtale som blant annet muliggjør en mer effektiv reiseadministrasjon og redusere behovet for midlertidige utlegg for de ansatte ved tjenestereiser. Kredittkort (revolverende kreditt) skal kun gjelde for tjenestebruk. Anskaffelsen skal bidra til å gi Oppdragsgiver rimelige kredittkorttjenester, gunstig reiseforsikring for de reisende og tilfredsstillende brukerstedsdekning. Ved f.eks. innkjøp over nettløsninger vil det være et behov for å ha kredittkort med bedriftsansvar. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang og Vedlegg E Kravspesifikasjon.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 10 Rammeavtalen er gyldig i to (2) år fra avtaledato. Opsjon: Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge avtalen én eller flere ganger på samme vilkår i inntil ytterligere 24 mnd., til sammen maksimalt 4 år. Rammeavtalens verdi vil avhenge av brukernes behov og bruk av kredittkort og tilhørende tjenester. I estimert totalverdi (omsetning) på NOK 141 mill. for inntil fire (4) år er det lagt til grunn at både selve kredittbeløpene og eventuelle rente-/gebyrkostnader er inkludert, både på bedriftssiden og personlig ansvars side. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for rammeavtalen. Det konkrete omfanget er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og verdi er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Økonomisk forpliktelse for Bruker skjer først ved bruk av kredittkorttjenestene. Kjøper ønsker å kunne tilby sine ansatte et alternativ til kredittkort, men kan ikke pålegge noen til å binde seg til en personlig avtale med rammeavtaleleverandør. Dette blir etter hver enkelt ansatt sitt behov og ansvar. Enhver ansatt i Forsvarssektoren vil kunne bruke egne private kredittkort for tjenestereiser. Kjøper vil legge til rette for sine ansatte å anskaffe og benytte kredittkorttjenestene i denne rammeavtalen. Leverandør vil etter egne rutiner måtte gjøre en individuell vurdering av hver enkelt ansatt hos Kjøper som søker om kredittkort. Denne rammeavtalen er ikke-eksklusiv. 1.3.2 Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I og III 4-2 og 14-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er Avtalebestemmelser inklusive krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter:
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 10 Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring 06.06.2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 08.07.2014 Tilbudsfrist 17.07.2014, kl. 12.00 Tilbudsevaluering Uke 30-34 Tildeling av rammeavtale 22.08.2014 Klagefrist 01.09.2014, kl. 15.00 Kontraktssignering 03.09.2014 2.2 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.3 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøper. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.4 Sosialt og etisk ansvar 2.4.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 10 2.4.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet. 2.5 Sikkerhet: Autorisasjon/ sikkerhetsklarering Det vil kunne være behov for å autorisere/ sikkerhetsklarere leverandørens personell som skal være involvert i rammeavtalens leveranser. Se ellers punkter angående Sikkerhet i Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev (Del 1 Vedlegg A). 2 Skatteattester (jfr. punkt 4.2) 3 HMS egenerklæring (jfr. punkt 4.2, Del 1 Vedlegg B) 4 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (jfr. punkt 4.3) 5 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (jfr. punkt 4.4) 6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. punkt 4.5) 7 Prismatrise (Del 2 Vedlegg B-1) 8 Oppfyllelse av kravspesifikasjoner (Del 2 Vedlegg E), inkl. ev. utfyllende besvarelse i separate vedlegg iht. Del 2 Vedlegg E. 9 Eventuelle forbehold (jfr. punkt 3.8) 10 Eventuell taushetsbelagt informasjon 11 Eventuelt forpliktelseserklæring fra underleverandører (jfr. punkt 4.1) 12 Ved behov: Morselskapsgaranti (Del 2 Vedlegg M) 13 Annen relevant informasjon
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 10 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Tilbud: 2014018660 Kredittkorttjenester og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 3.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbud skal være på norsk. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i tre originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på minnepinne eller CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være forsvarlig pakket i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: På baksiden: Tilbud: 2014018660 Kredittkorttjenester Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/ Forsyning / DAA / Seksjon for felles og støttesystemer Postboks 10 2027 Kjeller Att: Torkil Brødholt 3.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 9.00-15.00 mandag - fredag dersom dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/ Forsyning / DAA / Seksjon for felles og støttesystemer Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Torkil Brødholt 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøper i hende senest innen 17.07.2014 kl. 12.00.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 10 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 10.11.2014, kl. 12.00. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold har for ytelsen, prisen eller andre forutsetninger i tilbudet. Eventuelle forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 3.1. 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning. 3.10 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Merk: Dersom Leverandøren må støtte seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav, skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon på at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos angitte foretak, f.eks. ved å fremlegge en signert forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene, eller annen tilsvarende dokumentasjon som f.eks. en samarbeidsavtale. Det bemerkes herunder at forpliktelseserklæring eller samarbeidsavtale også må fremlegges for foretak i samme konsern.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 10 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Del 1 Vedlegg B skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, ledelse og kapasitet. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 mnd. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. Dersom leverandøren må støtte seg på morselskap for
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 10 oppfyllelse av kravet til økonomisk og finansiell stilling skal morselskapsgaranti, jfr. Vedlegg M, signeres og vedlegges. 4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring med å håndtere lignende leveranser og virksomhetskunder. Beskrivelse av minimum to (2) relevante referanser for de viktigste leveransene innen kredittkorttjenester mot virksomhetskunder fra de siste tre år på eget ark. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren bes oppgi navn, stilling, telefonnummer og e- postadresse for oppgitte kontaktpersoner. Leverandøren bes orientere referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir kvalifikasjonskravene og spesifikasjonene som angitt i konkurransegrunnlaget (herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen), vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingskriterium Vekt % Dokumentasjonskrav Pris 100 % Utfylling av Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise Pris evalueres på bakgrunn av Leverandørens oppgitte effektive rente, jfr. Vedlegg B-1 Prismatrise, punkt 1 «Beregning av effektiv rente». Effektiv rente skal være iht. gjeldende regler og forutsetninger som forklart i Vedlegg B-1 Prismatrise.