KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 18 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over/under EØS terskelverdi iht. FOA.

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 18 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets logistikkorganisasjon Kjøperen og brukere av rammeavtalen Kontaktpersoner Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet...5 Avrop på rammeavtalen Sosialt og etisk ansvar Innledning Varsomhet og habilitet Grunnleggende samfunnsansvar Konkurransegrunnlagets organisering Kunngjøring av anskaffelsen GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Veiledning til Leverandøren Innledning Kvalifisering Tilbudet Utforming av tilbudet Fremdriftsplan Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Innsyn Tilbudskonferanse og besiktigelse Sikkerhet og hittegods KRAV TIL LEVERANDØREN Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Sosiale og etiske krav KRAV TIL TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Innbinding Antall kopier Pakking og merking Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud...14 Leveringsadresse for tilbud Tilbudsfrist...14

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Retur av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Krav Evaluering Tildelingskriterier...15

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 18 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: Forsvarets logistikkorganisasjon (Flo) Forsvarets logistikkorganisasjon Flo stab Forsvarets materielltilsyn Investeringsavdeling Systemstyringsavdeling Forsyningsavdeling Produksjonsavdeling Informasjons- og kommunikasjonstjenester Avdeling for tungt vedlikehold 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO/ Divisjon for Forsyning/ Driftsanskaffelsesavdelingen/ Seksjon for felles- og støttesystemer. FLO/ Divisjon for Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelsesavdelingen/ Seksjon for felles- og støttesystemer har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for kommersielle varer og tjenester. Hele Forsvaret og Forsvarsbygg unntatt Troms, Finnmark, Andøya, Sortland og Ramsund skal være bruker av rammeavtalen, se også Vedlegg A-I Leveringsomfang og leveringssteder.

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Kontaktpersoner Forsvarets kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Hoved kontakt (er ikke til stede pga. ferie fra til , samt fra til ): Porteføljeforvalter Torkil Brødholt Telefon E-post tbrodholt@mil.no Alternativ kontakt fra til og ev. fra til : Porteføljeforvalter Kristin Opøien Telefon/ mobil / E-post (settes som kopi for alle spørsmål) kopoien@mil.no Leverandøren skal ikke kontakte andre personer vedrørende denne anskaffelsen. Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. ALLE SPØRSMÅL SKAL VÆRE SKRIFTLIGE (E-POST) og på norsk med referanse: Spørsmål Det er p.g.a. ferie avvikling svært viktig at alle spørsmål sendes skriftlig til tbrodholt@mil.no MED KOPI til kopoien@mil.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt via Spørsmål fra Leverandører vil bli samlet opp og som utgangspunkt bli besvart én gang per uke, avhengig av kompleksiteten og omfanget av spørsmålene, samt tidspunkt jf. ferieavvikling for hovedkontakt beskrevet over. FRA TIL VIL SPØRSMÅL I UTGANGSPUNKTET IKKE BLI BESVART. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 1.4 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Formålet med rammeavtalen er å dekke hele Forsvaret og Forsvarsbygg unntatt Troms, Finnmark, Andøya, Sortland og Ramsund sitt behov for (punkt 1 4 er hoved behovene): 1. Vask, rens, impregnering og annen behandling og etterbehandling av bekledning/ tøy/ intendanturmateriell - bl.a. ulike typer klesplagg og uniformer, sengetøy, håndklær og annet tøy/ tekstiler. Tjenesten kalles heretter bare vask (vask inkluderer da rens). 2. Leie med vask av sengetøy og håndklær. 3. Søm og småreparasjoner - f.eks. reparasjon av uniformer/ tøy, reparasjon av membran med forsegling av søm på bekledning. Tjenesten kalles heretter reparasjonssøm. For reparasjonssøm omfatter rammeavtalen kun reparasjon/ vedlikehold og ikke nyproduksjon/ nysøm/ omsying/ tilpasning.

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Lagerhold/ oppbevaring og all annen håndtering (inkl. vask) av Forsvarets eget sengetøy og håndklær, samt henting og levering av dette direkte på Kjøpers kaserner/ befalsmesser og ev. andre aktuelle bygg. 5. Andre tjenester - leie av vaskerivogner/ traller/ stativer/ tøysekker 6. Diverse tilleggstjenester/ -artikler (Leverandørens øvrige sortiment). Leverandør MÅ, eventuelt ved hjelp av underleverandører, samlet dekke ABSOLUTT ALLE enheter/ avdelinger/ lagre for Forsvaret og Forsvarsbygg i HELE landet for BÅDE vask, rens, reparasjonssøm, leie av sengetøy og håndklær, samt oppbevaring/ lagerhold og håndtering av Forsvarets eget sengetøy og håndklær, unntatt Troms, Finnmark, Andøya, Sortland og Ramsund. Leverandør skal besørge all frakt/ transport av artikler (DDP varemottaker, Incoterms 2010) inkl. absolutt alle kostnader knyttet til dette, enten selv eller ved hjelp av underleverandører/ tredjepart. Det tas forbehold om at leveranser knyttet til Forsvarets fartøy vil kunne dekkes over andre avtaler eller andre aktiviteter. Det totale volumet av vask, rens og annen behandling er grovt anslått til ca kg årlig. Dette inkluderer i tillegg til Forsvaret, også Forsvarsbygg som har en del sengetøy og håndklær. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang. Grovt anslått vil verdien på vask, rens, reparasjonssøm, leie av sengetøy og håndklær, samt oppbevaring/ lagerhold og håndtering av Forsvarets eget sengetøy og håndklær være mellom ca og NOK årlig (verdien vil kunne endres i kontraktsperioden bl.a. p.g.a. gradvis utfasing av Forsvarets eide sengetøy og håndklær). Estimatene er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Rammeavtalens varighet er 3 år fra avtaledato. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen en eller flere ganger med inntil 12 mnd. Det er 6 mnd ensidig oppsigelsestid for Kjøper Avrop på rammeavtalen Det skal inngås rammeavtale med én Leverandør. Inngåelse av rammeavtale innebærer ingen kjøpeplikt for Forsvaret, eller at Leverandøren har krav på et bestemt volum eller leveranse overhodet.

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøper skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøper har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøper betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøper er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av punkt 3 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 1.6 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Vedlegg C: Referanseskjema Vedlegg D: Prismatrise (Del 1 Vedlegg D Prismatrise vil når det er utfylt av Leverandør tas inn i kontrakten og bli et undervedlegg til Del 2 Vedlegg B Pris- og betalingsbetingelser og bli kalt Vedlegg B-1 Prismatrise. For enkelhetens skyld blir kun Vedlegg B-1 Prismatrise som navn benyttet i konkurransegrunnlaget og ikke Vedlegg D Prismatrise). Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter:

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 18 Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser. 1.7 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( Gjennomføring av konkurransen 2.1 Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 2.2 Veiledning til Leverandøren Innledning Dette punkt 2.2 gir Leverandøren en kort oversikt over hva tilbudet skal inneholde, samt gi referanser til hvor mer utfyllende informasjon finnes Kvalifisering For å kunne delta i konkurransen må Leverandøren oppfylle alle kvalifikasjonskravene som er nevnt i punkt 3. Se dette punkt for hvilken dokumentasjon som skal leveres Tilbudet Avtalebestemmelser Leverandøren skal basere sitt tilbud på avtalebestemmelsene som finnes i Del 2 Avtalebestemmelser. Leverandøren må derfor sette seg inn i denne Leveringsomfang, leveringstid og kravspesifikasjoner Leveringsomfanget og leveringstid er definert i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang. De tekniske kravene til leveringsomfang er spesifisert i Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon med undervedlegg. Leverandøren skal besvare de spørsmål og levere den dokumentasjon som her er stilt Priser Leverandøren skal gi sine priser på leveringsomfanget i Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise (kalt Del 1 Vedlegg D Prismatrise før utfylt av Leverandør, se punkt 1.6) Andre forhold De øvrige momenter som Leverandøren skal besvare og ta hensyn til i tilbudet er nevnt i punktene nedenfor og konkurransegrunnlaget forøvrig Utforming av tilbudet Leverandøren skal utforme tilbudet sitt i henhold til kravene i punkt 4.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Fremdriftsplan Forsvaret vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist , kl Tilbudsevaluering Uke 8-10 (tentativt) Tildeling av rammeavtale (tentativt) Klagefrist 10 dager etter tildeling Kontraktssignering (tentativt) 2.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Forsvaret. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandøren, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Innsyn Leverandøren skal gi autorisert representant fra Forsvaret eller andre som Forsvaret bemyndiger innsyn i alle opplysninger, dokumenter mv. som denne representant mener er av betydning for å utføre sitt oppdrag i forbindelse med gjennomføringen av denne anskaffelsen. Leverandøren må også gi fysisk adgang til alle eiendommer og lokaliteter for Forsvarets representanter der det er nødvendig for at disse skal kunne utføre sine oppdrag. Forsvaret vil kunne kreve rett til innsyn i forbindelse med kvalitetssikring, leverandøranalyse, kostnadskontroll og inspeksjon av produksjonsprosessen, tekniske innretninger og utførelse etc. og/eller materiell eid av Forsvaret. 2.7 Tilbudskonferanse og besiktigelse Det blir ikke lagt opp til noen tilbudskonferanse eller besiktigelse av lokalitetene hvor artikler skal hentes og leveres.

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Sikkerhet og hittegods Ved henting og levering ved Forsvarets avdelinger må Leverandør forholde seg til lokale bestemmelser for ferdsel på militært område. Sikkerhetsklarering av Leverandøren (personell) kan være nødvendig enkelte steder. Leverandør vil fra tid til annen kunne finne sensitivt hittegods, dvs. gjenglemt informasjon/ materiale, i bekledning/ artikler som er sendt til Leverandør. Forsvaret kan derfor kreve at Leverandør inngår en sikkerhetsavtale vedr. håndtering av sensitivt hittegods. 3 Krav til Leverandøren 3.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte Leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. 3.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske Leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske Leverandører: Utenlandske Leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal Leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av Leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i vedlegg B skal fylles ut. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske Leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 18 er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor Leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets kjernekompetanse relatert til leveransen. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan Leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Samarbeidspartnere/ underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal tilbyder legge ved en beskrivelse av: Navn og adresse, omfang av ansvar og rolle i forholdet, forholdets formalitet samt hvorvidt Leverandøren har til hensikt å ta underleverandør med som en aktiv deltaker i kontraktsforhandlingene. VED BRUK AV UNDERLEVERANDØRER SKAL DET VEDLEGGES FORPLIKTELSESERKLÆRING FOR HVER ENKELT UNDERLEVERANDØR HVOR DET FRAMGÅR AT DENNE POSITIVT STADFESTER AT DEN STILLER SINE RESSURSER TIL RÅDIGHET I AVTALEPERIODEN. 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Forsvaret krever at Leverandøren leverer kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 3 mnd. Leverandør skal videre levere årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/ innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at Leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Leverandøren må være forberedt på å tillate Kjøpers tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 3.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet En beskrivelse av leverandørens kapasitet/ ressurser med

12 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 18 til å gjennomføre leveransen. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Leverandøren skal ha tilstrekkelig faglige kvalifikasjoner til å gjennomføre rammeavtalen. Styringssystemer (gjelder kun i forhold til vask og rens, men ikke søm): For å sikre lav miljøbelastning av vaskeritjenesten i kontraktsperioden, kreves det at leverandøren har systemer for styring og oppfølging av følgende forhold: Kjemikalieforbruk Avfallshåndtering Energiforbruk Vannforbruk Vaskeprosessene Hygiene og renhold Vedlikehold av maskiner og lokaler Opplæringsprogram (kjemikalier, riktig dosering etc.) Skriftlige arbeidsinstrukser bl.a. maskiner og utstyr, produksjonsprosesser/ produksjonsanlegg, lokaler og lagringsplass, logistikk etc., samt hvor egnet Leverandøren anser dette for å være i forhold til leveransen/ tjenesten(e). En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av leveransen, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Beskrivelse av bemanning for oppdraget. Beskrivelse av nøkkel personellet sin erfaring og faglige kvalifikasjoner med fremleggelse av ev. relevante fagbrev, sertifiseringer eller annen dokumentasjon (spesielt for sømtjenester). Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravene er dekket. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem en kopi av gyldig sertifikat. Eventuelt kopi av lisens for Svanemerket, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. 3.6 Sosiale og etiske krav KRAV Forsvaret krever at Leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Vedlegg H Corporate Responsibility og Vedlegg I Etisk egenerklæring - Forsvarsdepartementet. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal:

13 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 13 av 18 Seksjon nr. 4.2 Tilbudsformat Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. Del I Vedlegg A. 2 Skatteattester jf. punkt HMS erklæring, jf. punkt Firmaattest, jf. pkt Organisasjon og kapasitet, jf. punkt Finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Egenerklæring på oppfyllelse av Vedlegg H Corporate Responsibility og Vedlegg I Etisk egenerklæring Forsvarsdepartementet, jf. punkt Prismatrise, jf. punkt Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jf. punkt Eventuelle forbehold til avtalebestemmelsene, jf. punkt Eventuelle forbehold eller endringer til tekniske krav, jf. punkt Annen relevant informasjon Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med: Vask, rens og reparasjonssøm av bekledning/ tøy/ intendanturmateriell og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på norsk Antall kopier Tilbudet skal leveres i tre originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: [Tilbud Vask, rens og reparasjonssøm av bekledning/ tøy/ intendanturmateriell]

14 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 14 av 18 På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt nedenfor. 4.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/ Divisjon for Forsyning/ Driftsanskaffelsesavdelingen/ Seksjon for felles- og støttesystemer Postboks Kjeller Att: Torkil Brødholt Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt på forhånd med merkantil saksbehandler: FLO/ Divisjon for Forsyning/ Driftsanskaffelsesavdelingen/ Seksjon for felles- og støttesystemer Fetveien 80-84, Bygning 11 C 2007 Kjeller Att: Torkil Brødholt 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Forsvaret i hende senest innen , kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til , kl Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbyderen å tilby parallelle løsninger/produkter/tjenester innenfor de krav Kjøperen har stilt. 4.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Forsvaret kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jf. punkt Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning Retur av tilbud Forsvaret vil ikke returnere tilbud til de Leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale.

15 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 15 av 18 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Krav Leverandøren skal legge inn sin besvarelse på Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon ved å fylle ut kolonnene i dokumentet. Leverandøren skal fylle svarene direkte inn i kolonnen Leverandørens besvarelse. I tilfeller der tilbyder har vedlegg skal det fylles inn en henvisning til vedlegget i den aktuelle kolonnen i behovsspesifikasjon. I tillegg må Leverandøren gi en tilstrekkelig beskrivelse av og ev. dokumentasjon på hvordan kravet vil etterkommes. Dersom et eller flere krav ikke er tilstrekkelig utdypet til at FLO på forsvarlig måte kan vurdere hvorvidt kravet er oppfylt, forbeholder FLO seg retten til å vurdere kravet som ikke oppfylt uten nødvendigvis å kontakte tilbyder for en nærmere avklaring. 5.2 Evaluering Rammeavtalen tildeles den Leverandøren som har lavest pris. Lavest pris gir høyest score. Skal-kravene er beskrevet i Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. Merytelse utover kravene vektlegges ikke. 5.3 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjon, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. TILDELINGSKRITERIER PRIS Prismatrisen i Vedlegg B-1 skal fylles ut. Avvik i forhold til prismatrisen og utfylling av denne kan medføre avvisning. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. VEKT I PROSENT 100

16 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 16 av PROSENT PRIS ER FORDELT PÅ FØLGENDE KATEGORIER MED VEKTING, SAMT UNDERKATEGORIER MED UNDERVEKTING NEDENFOR: KATEGORI A) Vask, rens og vask med impregnering VEKTING I PROSENT NR. UNDERKATEGORI UNDER VEKTING I PROSENT 40 1a VASK AV BEKLEDNING/ TØY/ KOKKETØY ETC. (omfatter vaskegruppe A: 85 grader, vaskegruppe B: 60 grader, vaskegruppe C og D: 40 grader), i henhold til kravspesifikasjon, inkl riktig etterbehandling, sortering og pakking/ bunting 1b VASK AV SENGETØY OG HÅNDKLÆR (vaskegruppe A: 85 grader), i henhold til kravspesifikasjon, inkl riktig etterbehandling, sortering og pakking/ bunting 2 RENS, i henhold til kravspesifikasjon VASK MED IMPREGNERING (VANNAVVISENDE) i henhold til kravspesifikasjon (omfatter både vanlig vask og impregnering) 10 B) Leie med vask av sengetøy og håndklær 30 1 Laken 25 2 Dynetrekk 40 3 Putevar 5 5 Frotté håndklær små 10 6 Frotté håndklær store 20 C) Søm og småreparasjoner 7,5 1 SØM OG SMÅREPARASJONER med f.eks. reparasjon og tilpasning av uniformer/ tøy, reparasjon av membran med forsegling av søm på bekledning og omsying av enkelte artikler 100

17 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 17 av 18 D) Andre tjenester - leie av vaskerivogner/ traller/ stativer/ tøysekker 2,5 1 Leie av vaskerivogn/ tralle inkl. tilhørende emballasje (leverandørens standard type). 2 Leie av stativ med lokk for tøy/ beholder inkl. ev. tilhørende emballasje (leverandørens standard type) Leie av tøysekk/ transportsekk (leverandørens standard type). 20 E) Leveransepunkt (stopp) 2,5 1 Pris per leveransepunkt (stopp) utover 2, inkludert både avlessing og pålessing, samt frakt/ ombæring av vaskerivogner og/ eller sekker etc. inn på kasernene/ befalsmessene eller ev. andre aktuelle bygg/ lager. Gjelder for hele landet unntatt Troms, Finnmark, Andøya, Sortland og Ramsund. Se også punkt i Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser 100 F) Lagerhold/ oppbevaring og all annen håndtering (inkl. vask) av Forsvarets eget sengetøy og håndklær 10 1 Pris per laken - oppbevaring/ lagerhold 25 2 Pris per dynetrekk - oppbevaring/ lagerhold 3 Pris per putevar - oppbevaring/ lagerhold 5 4 Pris lite håndkle - oppbevaring/ lagerhold 10 5 Pris stort håndkle - oppbevaring/ lagerhold G) Rabatt på veiledende priser på diverse tilleggstjenester/ - artikler (Leverandørens øvrige sortiment) 7,5 1 Flat rabatt i prosent på veiledende priser på alle andre tilleggstjenester/ -artikler (Leverandørens øvrige sortiment) som Leverandøren tilbyr i markedet. Se for øvrig punkt i Vedlegg A Leveringsomfang og i Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser. 100

18 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 18 av 18 Se for øvrig Vedlegg B-1 Prismatrise, i tillegg til Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser og Vedlegg A Leveringsomfang for mer detaljer vedr. kategorier og underkategorier.