Forespørsel om deltakelse Begrenset anbudskonkurranse for kjøp av elektronisk spørreskjemaverktøy for Politidirektoratet Søknadsfrist: 4. juni 2009
Innholdsfortegnelse 1 Innbydelse til å delta i anbudskonkurranse... 3 2 Anskaffelsesprosedyren... 3 3 Om rammeavtalen... 3 3.1 Forbehold i rammeavtalen... 3 4 Om oppdraget... 4 5 Krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon... 4 6 Krav til søknaden... 5 6.1 Utforming av søknaden... 5 6.2 Adresser og frist for levering av søknad... 5 6.3 Endre og tilbakekalle søknad... 5 6.4 Eventuelle spørsmål... 5 7 Kvalifisering for videre konkurranse... 6 8 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse... 6 9 Kostnader ved å delta i konkurransen... 6 2
1 Innbydelse til å delta i anbudskonkurranse Politidirektoratet inviterer herved til deltakelse i anbudskonkurranse om inngåelse av rammeavtale for kjøp av elektronisk spørreskjemaverktøy til Politidirektoratet og utvalgte deler av politi- og lensmannsetaten, se spesifisert nedenfor under pkt 3. Politi- og lensmannsetaten består totalt av 27 politidistrikter og 6 særorganer med Politidirektoratet som overordnet organ. Ytterligere informasjon om Politidirektoratet og politi- og lensmannsetaten finnes på www.politi.no. 2 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsesprosedyren er begrenset anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, del I og III, begge med senere endringer. Konkurransen er delt i to faser. Fase 1 er en invitasjon til å delta i konkurransen om å bli kvalifisert. Fase 2 er en konkurranse på grunnlag av innleverte tilbud fra de kvalifiserte leverandørene. På bakgrunn av krav som fremsettes i dette dokumentet, vil Politidirektoratet kvalifisere inntil 5 leverandører. Søkere som blir kvalifisert til å delta i den videre konkurransen vil få tilsendt konkurransegrunnlaget. Samtidig vil de utvalgte leverandørene bli invitert til et møte i Politidirektoratet for å gi en demonstrasjon av spørreskjemaverktøyet sitt. Innleverte tilbud kan ikke endres under eller etter demonstrasjonen. Politidirektoratet vil velge en leverandør ut fra kravene i konkurransegrunnlaget. Forespørselen om deltakelse er kunngjort i DOFFIN-databasen, se www.doffin.no. Oppdragsgiver kan innen fristens utløp foreta rettelser, suppleringer og endringer i forespørselen som ikke er vesentlige. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer blir publisert på Politidirektoratets nettsider. Gå til adressen www.politi.no. Klikk på Velg sted under teksten Hvor vil du?. Klikk deretter på Politidirektoratet og videre på Anbud øverst i høyre hjørne av skjermbildet. Den aktuelle anbudskonkurransen står da oppført i en grå boks på høyre side av skjermbildet. 3 Om rammeavtalen Rammeavtalen vil gjelde for 3 år fra kontraktssignering med mulighet for et års forlengelse. Prisene skal være faste i det første året av kontraktsperioden. Justering av prisene kan deretter skje årlig i tråd med konsumprisindeksen. Politidirektoratet anslår verdien av kontrakten i hele avtaleperioden til å ligge over EØSterskelverdien på NOK 1,05 millioner. Foruten Politidirektoratet vil 15 politidistrikter og 5 særorganer inngå i rammeavtalen. 3.1 Forbehold i rammeavtalen De politidistrikter/særorganer som ikke har umiddelbar behov for elektronisk spørreskjemaverktøy av de 21 deltakerne, kan gjøre avrop under rammeavtalen på et senere tidspunkt. Kostnadene løper ikke før avrop gjøres. 3
Enkelte av de 21 politidistrikter/særorganer har i dag avtale med ett års varighet med leverandør for elektronisk spørreskjemaverktøy. De vil først gjøre avrop på rammeavtalen når kontrakten deres med nåværende leverandør utløper Det vil være opp til politidistriktene/sæorganene selv å bestemme hvor mange brukertilganger 1 de vil ha. De kan også la vær å gjøre avrop i perioder av avtalens varighet, eks. gjøre avrop det første og det tredje året, ut fra hvilke behov de har til enhver tid for verktøyet. 4 Om oppdraget Politidirektoratets funksjon som overordnet organ for politi- og lensmannsetaten er å lede og samordne arbeidet med bekjempelsen av kriminalitet og skape trygghet for befolkningen. Politidirektoratet og flere av våre underliggende virksomheter har behov for et elektronisk spørreskjemaverktøy som kan brukes til å gjennomføre alt fra evalueringer/undersøkelser av større eller mindre format til påmeldinger til kurs og seminarer. Som overordnet organ har Politidirektoratet behov for å gjennomføre undersøkelser som kan omfatte alt fra etatens ca 12-13 000 ansatte til noen få, utvalgte personer i politidistriktene/særorganene. Tilsvarende gjelder enkelte av våre særorganer som tilfører politidistriktene kunnskap og bistår med ulike typer politioppgaver. For politidistriktenes del vil et spørreskjemaverktøy helst brukes til ulike typer undersøkelser internt. Det vil være nødvendig med opplæring i bruk av verktøyet og support. 5 Krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon 1. Leverandører av elektroniske spørreskjemaverktøy skal dokumentere eventuell relevant sertifisering (ISO-sertifisering el. tilsvarende), bredden og kompetansen i de tjenestene de kan tilby og kapasiteten til å yte support og opplæring. Det må også redegjøres for hvilken kompetanse firmaet besitter til videreutvikling av verktøyet. Leverandøren må levere liste på minimum tre referansepersoner hos kundene sine med kjennskap til kvaliteten på verktøyet og opplæring/support. 2. Attest for betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd.). 3. Attest for betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd.) 4. Helse-, miljø og sikkerhet: HMS egenerklæring skal være underskrevet av daglig leder og representant for de ansatte. (Skjema er vedlagt). 5. Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor søker er etablert (firmaattest). 6. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette, samt en utskrift av foretakets totale omsetning de tre siste regnskapsår for de ytelser oppdraget omhandler. 1 Med brukertilganger menes her tildeling av lisens og tilgang til systemet 4
6 Krav til søknaden 6.1 Utforming av søknaden Søknadsbrev skal være skriftlig, datert, stemplet med firmaets navn og undertegnet bemyndiget person hos leverandøren. Søknaden skal leveres på norsk. Søknaden skal utformes med henvisning til pkt. og nummerering oppført i dette dokumentet. Dokumenter etterspurt i pkt. 5 skal følge søknaden. Det skal leveres en signert original og en kopi av søknadsbrevet. En kopi av søknaden kan også leveres på Cd-rom. Søknader levert pr. telefaks eller e-post, aksepteres ikke. Manglende informasjon og dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av søknaden. 6.2 Adresser og frist for levering av søknad Søknaden kan sendes pr. post eller leveres i Politidirektoratets resepsjon. Postadresse Politidirektoratet Att: Kathrine Berg Postboks 8051 Dep 0031 OSLO Leveringsadresse Politidirektoratet Att: Kathrine Berg Hammersborggt. 12 (samme inngang som Sentrum politistasjon) Resepsjon i 1. etasje Innleveringstid: Kl. 0800-1400 Søknaden sendes/leveres i lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes Søknad om deltakelse i konkurranse om kjøp av elektronisk spørreskjemaverktøy. Siste frist for mottak er kl. 14.00 4. juni 2009 Søknader som er mottatt senere enn kl. 14.00 4. juni 2009 vil bli avvist uansett grunn Det gis skriftlig bekreftelse på at søknaden er mottatt. 6.3 Endre og tilbakekalle søknad En søknad kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad. 6.4 Eventuelle spørsmål Dersom det skulle være spørsmål til dette dokument eller konkurransen, sendes disse skriftlig til kathrine.berg@politiet.no eller hc.holdt@politiet.no. Det svares ikke på spørsmål muntlig. All kommunikasjon skal være på norsk. Frist for å stille spørsmål settes til 10 dager før innleveringsfrist, 25. mai 2009. Oppdragsgivers svar på spørsmål blir publisert på Politidirektoratets nettsider, se nærmere beskrivelse i pkt. 2. 5
7 Kvalifisering for videre konkurranse Søkere som blir kvalifisert til å delta i den videre konkurransen vil få tilsendt konkurransegrunnlaget 12. juni 2009 med invitasjon til å levere tilbud innen 4. august 2009. Den enkelte tilbyder vil samtidig inviteres til møte i Politidirektoratet for å gi en demonstrasjon av spørreskjemaverktøyet sitt. Søkere som ikke blir kvalifisert vil få skriftlig melding om dette 8 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for det. Dersom konkurransen avlyses, skal oppdragsgiver snarest mulig gi tilbyderne melding om det. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 9 Kostnader ved å delta i konkurransen Tilbyders kostnader forbundet med å delta i konkurransen dekkes ikke av oppdragsgiver. 6