Visma Enterprise - ebudsjett Versjon 2016 Grunnopplæring
Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garantien for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring: Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring: Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside www.vismasoftware.no/kurs. Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs, kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@visma.no) II
Innhold DEL I - BRUK AV VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT... 5 INNLEDNING...5 KORT OM VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT...5 TILGANG TIL EBUDSJETT...6 Oversiktsbildet...6 Vertikalmenyen...7 Under arbeid...7 Tiltak...7 Søk tiltak...7 Arkiv...7 Innstillinger...7 BUDSJETTERE PÅ WEB...8 Åpne en budsjettversjon...8 Rammer og summering...8 Fana «Budsjettlinjer»...8 Fana «Ansatt»...9 Vedlegg og budsjettnotat på hodenivå...9 Filtrering og sortering...9 Filtrere...9 Sortere...9 BUDSJETTERE PÅ FANA BUDSJETTLINJER...10 Velge sammenlikningstall...10 Visning av budsjettlinjer...10 Endre budsjettbeløp...10 Formelberegnede tall...10 Notat på budsjettlinje...11 Slette ei budsjettlinje...11 Tallets opprinnelse...11 Opprette nye budsjettlinjer...11 Periodisere/ endre periodisering av budsjettet...12 BUDSJETTERE PÅ FANA ANSATT...13 Lønnsbudsjettering...13 Summeringsfelt...13 Filterlinje...13 Detaljvisning for alle ansatte...13 Detaljvisning for en ansatt...13 Kolonnebeskrivelser persondetaljer...14 III
Endre beløp på en ansatt... 15 Endre beløp i beløpskolonnen på aktuell budsjettlinje... 15 Endre fordelingsprosent/stillingsstørrelse på aktuell budsjettlinje... 15 Slette ei lønnslinje... 16 Slette all lønn på en ansatt... 16 Hente fram slettede lønnslinjer... 16 Legge til en ny stilling på en ansatt... 17 Legge til en ny ansatt/ opprette ny stilling... 18 TILTAKSBUDSJETTERING... 19 Nytt tiltak... 19 Kopiere et tiltak... 21 Importere tiltak fra Excel... 21 Simulere/ aktivere ferdige tiltak... 22 FERDIGSTILLE OG SENDE INN BUDSJETTET... 23 SPØRRING OG RAPPORTERING MOT EBUDSJETT... 24 DEL II - GRUNNDATA OG HÅNDTERING I VISMA ENTERPRISE BUDSJETT... 25 INNLEDNING... 25 Om opplæringsheftet del II... 25 SELSKAPSOPPLYSNINGER... 25 Avrunding formelberegning... 25 Tiltaksbudsjettering... 25 Arter som inngår i fordelings-%... 26 Vis navn på første konteringsdimensjon i ebudsjett... 26 VIKTIG OM LØNNSGRUNNLAG FRA HRM... 26 Fordelings-%... 26 Formelberegning av lønnsgrunnlag... 28 BUDSJETTOMRÅDER... 29 Web-område:... 29 Saksgangsvarsling ved innsendt versjon fra web:... 29 OPPGAVETYPER... 30 Registrere oppgavetyper... 31 ETABLERE BUDSJETTGRUNNLAG/VERSJONER FOR EBUDSJETT... 32 HÅNDTERING AV FERDIGE WEB - VERSJONER... 35 BRUKERADMINISTRASJON... 36 Brukergrupper... 36 Modulspesifikke egenskaper... 39 IV
DEL I - BRUK AV VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT Innledning Denne delen henvender seg til alle brukere av programmet både ordinære brukere og systemansvarlige. Om opplæringsheftet del I Denne delen av opplæringsheftet gir en oversikt over hvordan Visma Enterprise ebudsjett fungerer. Vi gir deg tips, råd og enkel veiledning som kan bidra til at programmet blir brukt på en mest mulig effektiv måte. Vi starter opp med å gi en grov oversikt over hva Visma Enterprise ebudsjett er og noen viktige rammer knyttet til bruk av programmet. Deretter fokuserer vi litt på registreringsbildet og gjennomgående funksjoner. Til slutt omtaler vi enkeltfunksjonalitet opp mot, lønnsgrunnlag, periodisering, tiltak og spørremuligheter mot web-versjoner. Kort om Visma Enterprise ebudsjett Visma Enterprise ebudsjett er en tilleggsmodul til Visma Enterprise Budsjett. I denne modulen kan den enkelte budsjettansvarlige ute på en enhet eller virksomhet enkelt registrere inn sitt budsjett via web. Administrasjonen av løsningen ligger i Visma Enterprise Budsjett. Budsjettversjoner opprettes, etableres og distribueres til web i Visma Enterprise Budsjett. Budsjettversjonene kan inneholde kun konteringer eller inneholde et konsekvensjustert forslag. Ved hjelp av etablering av oppgavetyper for web, kan systemansvarlig /de som har tilgang til dette, tilpasse modulen til virksomhetens budsjettprosess med hensyn til årsbudsjettering eller økonomiplanbudsjettering og om periodisering benyttes eller ikke. Det er også mulig å sette opp at man på web skal benytte tiltaksbudsjettering for registrering og håndtering av aktivitetsendringer. Dersom budsjettversjonen inneholder lønnsgrunnlag som er importert fra HRM, finnes det parameter for om brukerne kan endre dette i ebudsjett. Registreringen er basert på en alltid oppdatert kontoplan og gjeldende fordelingsnøkler, kun begrenset av de kontroller som er iverksatt sentralt. Virksomhetene har kun tilgang til det budsjettområdet som er tildelt i Brukeradmin. Sentralt kan man legge på budsjettramme for versjonen på den enkelte virksomheten / det enkelte budsjettområdet. Det er gode filtreringsfunksjoner i Visma Enterprise ebudsjett. Brukeren kan til enhver tid se endringer i budsjettets ulike deler opp mot virksomhetens registrerte rammer. Rammene kan undervegs endres i Visma Enterprise Budsjett slik at disse blir oppdatert på web. Virksomhetene kan om ønskelig velge sammenlikningstall både fra regnskap og budsjett for å utarbeide et godt budsjett. Virksomhetene kan ta ut sine tall i Visma Enterprise Økonomirapportering i hele budsjettprosessen. Budsjettforslag som sendes inn til Visma Enterprise Budsjett for sammenstilling /konsolidering, vil alltid være tilgjengelig på web i arkiv. 5
Tilgang til ebudsjett Visma Enterprise ebudsjett ligger på oppstartssiden. For å åpne ebudsjett, velg fana «Økonomi» og trykk deretter på valget «ebudsjett»: Oversiktsbildet Når du klikker på valget ebudsjett, kommer du inn i et oversiktsbilde. Budsjettversjonene som vises er de versjonene som finnes på ditt område i det året du er innlogget. Status på budsjettversjonen kan være: Under arbeid Avvist Arkivert I ebudsjett vises de områdene du har tilgang til og som er merket for budsjettering i web, - uavhengig om det finnes budsjettversjoner på området eller ikke. Dersom du har tilgang til flere områder, kan du skifte til et annet område som du har tilgang til ved hjelp av «Innstillinger» i vertikalmenyen. Se mer om dette under avsnittet «Innstillinger». 6
Vertikalmenyen Til venstre finner du vertikalmenyen. Denne inneholder følgende valg: Under arbeid Her finner du alle budsjettversjoner med status «Grunnlag/Under arbeid» og «Avvist» på aktuelt område. Avviste budsjettversjoner er merket med rødt. Tiltak Viser alle tiltak på aktuelt område. For å registrere nye eller redigere eksisterende tiltak, trykk på dette valget. Menyvalget er alltid tilgjengelig. Dersom du ikke har tilgang til å registrere tiltak, vil du få melding om dette når du klikker på menyvalget «Tiltak». Søk tiltak Her kan du søke opp tiltak som er registrert på de områdene du har tilgang til. Arkiv Her finner du alle budsjettversjoner med status «Godkjent» på det aktuelle området. Dette er versjoner du har ferdigstilt og sendt videre til Visma Enterprise Budsjett. Innstillinger Når du velger «Innstillinger» i menyen, kommer du inn i et bilde som viser hvilke lovlige verdier du har som bruker i Økonomi, Budsjett og ebudsjett. Du kan også se hvilke registreringskrav som finnes på ditt budsjettområde. Du kan skifte selskap, budsjettår og budsjettområde (dersom du har tilgang til flere) ved hjelp av nedtrekkspilene til høyre i disse feltene: 7
Budsjettere på web Åpne en budsjettversjon Før du begynner, - se etter at du er innlogget i rett selskap, år og rett område. Dette vises oppe til høyre i bildet. 1. Velg menyen Under arbeid,- og du får opp de versjonene du har tilgjengelig som grunnlag. På bildet under er det kun en versjon: 2. Klikk på ønsket versjon. Du får nå opp budsjetteringsbildet: Rammer og summering Den øverste delen av bildet viser fortløpende alle summeringer i budsjettet pluss tildelt ramme. (Se innrammet felt på bildet over.) Fana «Budsjettlinjer» På første fane vises alle konteringer som ligger i grunnlagsversjonen med tilhørende beløp. Alle linjer du har tilgang til å redigere, vises med hvite felt. Dersom versjonen inneholder formelberegnede tall, har du ikke tilgang til å endre beløpet på disse. Linjene er grå. I ebudsjett er det slik at når du endrer beløpet på en art som utløser formelberegning, skjer denne beregningen automatisk. 8
Fana «Ansatt» Dersom budsjettet inneholder lønnstall og opplysninger på personnivå (importert fra HRM), vil du kun ha tilgang til å endre lønnstall vi a denne fana. Tall som ligger på lønnsarter i første fane «Budsjettlinjer», vil da være undertrykt slik at redigering må skje under fana «Ansatt». Se eget avsnitt. Vedlegg og budsjettnotat på hodenivå Du kan legge til et vedlegg til eget bruk ved budsjettering, for eksempel budsjettrundskrivet. Lenken med vedlegget kan du klikke på underveis for å lese /endre dokumentet etter behov. Vedlegget blir ikke med når du sender inn budsjettet ditt for godkjenning. Du kan også legge til et notat gjeldende for hele budsjettversjonen. Dette notatet blir med når du sender budsjettet videre. 1. Klikk på binders-symbolet øverst til høyre i bildet, og du får opp et utforskerfelt for å laste ned et vedlegg. I feltet beskrivelse, kan du legge inn en mer beskrivende tekst på fila før du laster den opp (dersom du ønsker det) 2. Klikk på symbolet for notat for å legge til et notat som gjelder hele budsjettversjonen din. Dette blir med når du sender budsjettversjonen din videre Filtrering og sortering Rett over budsjettlinjene finner du ei lyseblå linje for å filtrere fram en eller flere konteringsverdier. Her er også overskrifter på de ulike kolonnene i budsjetteringsbildet. Filtrere Fyll inn aktuelle verdier for å filtrere fram den delen av budsjettet du ønsker. Trykk deretter tabulator på tastaturet for å filtrere. Du kan fylle inn så mange kolonner du vil når det gjelder filtrering. Sortere For å sortere på et kontobegrep, trykker du på overskriften (for eksempel «Art»). Ved å trykke en gang til på overskriften, endrer du fra stigende til synkende sortering (eller omvendt) Du kan kun velge å sortere på en kolonne av gangen. 9
Budsjettere på fana Budsjettlinjer Velge sammenlikningstall Velg med nedoverpila ett eller to sett med sammenlikningstall i kolonnene til høyre for budjsettlinjene. Valgte du feil eller vil endre sammenlikningstall, kan du nullstille tidligere valg i disse to kolonnene. Vær obs på at det kun er de konteringene som ligger i budsjettet ditt (alle budsjettlinjene) som henter opp tall i sammenlikningskolonnen. Det betyr at det kan ligge flere tall/linjer i talsettet du sammenlikner med enn det som vises i sammenlikningskolonnene: Visning av budsjettlinjer Du kan velge å skjule budsjettlinjer med ansattposter fra HRM ved å huke av for valget Ikke vis budsjettlinjer med ansattposter : Endre budsjettbeløp Du kan endre beløp i de hvite budsjettlinjene, men ikke de grå. Gråfargen indikerer at dette er formelberegnede tall eller tall hentet fra lønnsgrunnlag HRM. Endre aktuelt beløp ved å merke og skrive over beløpet, og du vil se at dette blir lagret når du går ut av feltet. Du kan gå ut av feltet ved hjelp av tabulatortasten, piltaster opp/ned eller ved å klikke i et annet felt. I øverste del av bildet ser du fortløpende opplysninger om tildelt ramme, hva som er budsjettert,- og differansen mellom rammer og budsjett. Dersom du har filtrert fram et utvalg budsjettlinjer, ser du også en egen linje med summering for filtreringen. Formelberegnede tall Når du gjør endring på en art som utløser formelberegning, for eksempel en lønnsart som påvirker artene for arbeidsgiveravgift og pensjon, vil formelberegningen foregå automatisk så fort du forlater feltet. 10
Notat på budsjettlinje Legg eventuelt til et notat på det beløpet du endret ved å klikke på ikonet for notat til høyre på budsjettlinja: Slette ei budsjettlinje Du kan slette ei linje ved å trykke på ikonet med søppelspannet helt til høyre på budsjettlinja: Vær obs på at det ikke finnes noen angreknapp. Sletter du ei linje, er den borte for godt og må i tilfelle legges inn igjen manuelt ved å registrere ei ny budsjettlinje i registreringspanelet. Se under overskriften Registrere ei ny budsjettlinje Tallets opprinnelse Trykk på symbolet til høyre for budsjettlinja for å se tallets opprinnelse. Opprette nye budsjettlinjer Rett over budsjettlinjene finnes et eget panel for å opprette nye konteringskombinasjoner i budsjettet, - linjer som ikke finnes i den opprinnelige budsjettversjonen. (Klarer med systemansvarlig dersom dette er aktuelt) Skriv inn aktuell kontering og beløp og trykk på knappen «Registrer». Dersom det finnes en budsjettlinje med denne konteringen fra før, vil du få beskjed om dette. For å nullstille registreringspanelet, trykk på knappen til høyre: 11
Periodisere/ endre periodisering av budsjettet Dersom den budsjettversjonen du har åpnet inneholder periodiserte tall, vil budsjettlinjene ha et symbol til venstre for budsjettlinjene: Du vil også ha en kolonne til høyre som viser hvilken fordelingsnøkkel som ligger til grunn for periodiseringen. Trykk på symbolet for å åpne periodiseringen på en budsjettlinje: Før du har periodisert, vil alle linjer ligge med den fordelingsnøkkelen som ligger i grunnlaget fra før. Dersom det finnes budsjettlinjer uten fordelingsnøkkel, vil ikke disse være periodisert. For å endre periodiseringen (eller periodisere linjer som ikke er periodisert), skriver du inn aktuelle fordelingsnøkkel i kolonnen under «Fordel». Dersom du ikke kjenner nummeret til fordelingsnøkkelen, kan dy trykke på overskriften over fordelingskolonnen: Fordel og velge fra lista som kommer opp. Når du forlater feltet, blir periodiseringen gjennomført. I sjeldne tilfeller kan det være behov for å periodisere budsjettet på nytt. Trykk da på valget Flere funksjoner øverst i budsjettbildet og velg Periodiser budsjettlinjer 12
Budsjettere på fana Ansatt Dersom budsjettversjonen du har oppe i ebudsjett inneholder importert lønnsgrunnlag fra HRM, må alle endringer på lønn gjøres via fana «Ansatt» Lønnsbudsjettering Trykk på fana Ansatt for å få fram lønnsgrunnlaget fra HRM. I utgangspunketet vises alle ansatte i listevisning: Summeringsfelt Øverst i lønnsbildet ser du summer og gjennomsnittstall. Dette vil endre seg fortløpende når du endrer lønnsbudsjettet. Feltet inneholder: Antall ansatte Sum budsjettert beløp Sum fordelings-%: Stillingsprosenter summert til antall hele stillinger Antall stillings-id Gjennomsnitt budsj beløp: Gjennomsnittslønn inkl. sosiale utgifter Gjennomsnitt fordelings-%: Gjennomsnittlig stillingsbrøk Filterlinje Ved hjelp av den blå filtreringslinja, kan du hente fram det aktuelle utvalget du skal jobbe med. Du kan søke på eksakte opplysninger, eller litt av opplysningen pluss % etter. Ønsker du for eksempel å se alle som har et ansattnummer som begynner med 10, skriver du inn 10% i filteret. (%brukes som jokertegn) Trykk deretter TABULATORTASTEN for å utføre filtreringen Detaljvisning for alle ansatte Ønsker du å åpne detaljer for alle ansatte, trykker du på Vis linjer til venstre for den blå filtreringslinja. Detaljvisning for en ansatt Ønsker du å åpne detaljer for en enkelt ansatt, klikker du på navnet til aktuell person i lista: 13
Kolonnebeskrivelser persondetaljer «Vis /skjul linjer»: Trykk på teksten til venstre i bildet og få opp en visning hvor alle linjer på alle ansatte vises Ansattnr Dette er et fortløpende nummer generert i Budsjett, - kan ikke endres Navn Navnet på den ansatte, - kan ikke endres Beløp Årsbeløpet for den stillingen som ligger på denne budsjettlinja. Kan endres på to ulike måter, - se under «Endring av lønn» St. id Stillings-id er hentet fra HRM. En person kan ha en eller flere stillings-id i virksomheten. Unik for den enkelte person i HRM St. beskrivelse Beskrivelse av stillingen, hentet fra HRM St. - % Stillingsprosent er den samlede stillingsprosenten vedkommende har i selskapet/ organisasjonen. Denne kan bestå av flere delstillinger på ulike kostnadsteder/ budsjettområder. Stillingsprosenten er hentet fra HRM, og er et informasjonsfelt som ikke kan endres. Ford.- % Fordelingsprosenten er den delen av vedkommendes stillingsprosent som finnes på denne budsjettlinja. Se punkt over. I din budsjettversjon vil du bare se den / de delstillingene som finnes på ditt budsjettområde. Notat Fritt skrivefelt du benytter ved for eks endring eller oppretting av en stilling. Her vil teksten i utgangspunktet være «Importert fra HRM» Art, Ansvar osv. Viser konteringsbegrepene stillingen er budsjettert på Fordel Viser valgt fordelingsnøkkel for periodisering (dersom du har et periodisert budsjett). 14
Endre beløp på en ansatt Du kan endre beløpet på ei budsjettlinje på to måter, - enten ved å skrive nytt beløp inn i feltet Beløp, eller ved å endre fordelingsprosenten på linja. Vær oppmerksom på at du sjelden skal benytte begge disse metodene, - ellers får du en dobbel effekt av endringen. Endre beløp i beløpskolonnen på aktuell budsjettlinje Dersom personen skal beholde den samme fordelingsprosenten/stillingsstørrelsen på denne budsjettlinja, men det skal budsjetteres med høyere årslønn på stillingen, skriver du riktig budsjettbeløp rett inn i kolonnen «Beløp». Endre fordelingsprosent/stillingsstørrelse på aktuell budsjettlinje Dersom du skal budsjettere med samme lønn for stillingen men endre på personens stillingsstørrelse/fordelingsprosent, endrer du kun prosenten i kolonnen «Ford. - %». Når du forlater feltet, vil beløpet endre seg i henhold til den prosenten du satte inn. 15
Slette ei lønnslinje Du kan slette en enkelt lønnslinje på en ansatt ved å bruke ikonet til høyre for linja: Sosiale utgifter blir automatisk oppgradert. Slette all lønn på en ansatt Skal du slette all lønn på en ansatt, bruker du ikonet til høyre for navnet på den ansatte: Dette ikonet er bare tilgjengelig ved detaljvisning av den ansatte. Sosiale utgifter forsvinner. Hente fram slettede lønnslinjer Både når du har slettet all lønn på en ansatt og når du har slettet ei enkelt lønnslinje, kan du hente linjene fram igjen. Velg «Flere funksjoner» øverst i menylinja og klikk på «Vis/skjul slettede lønnslinjer» i valgene du får opp i lista: De slettede linjene vises med rød skrift. Disse kan du nå aktivere ved å trykke på ikonet til høyre for linja: 16
Legge til en ny stilling på en ansatt Klikk på aktuelt navn for å få opp detaljene på den ansatte.du til ei ny lønnslinje på en ansatte ved å klikke på linken «Ny linje» til venstre for navnet på den ansatte: Du får opp ei ny linje hvor kolonne for id, årslønn, fordelingsprosent pluss kontering skal fylles ut. Husk også å skrive begrunnelse for budsjettendringen i feltet «Notat»: Fyll inn aktuelt årsbeløp, stillings-id, stillingsbeskrivelse, fordelings-%, notat og kontering. Konteringsfeltene har auto-fullfør-funksjon. Når du fyller ut kontering Trykk deretter på ikonet for å lagre linja: Sosiale utgifter blir automatisk regnet ut når du trykker på lagreknappen, etter de formlene som systemansvarlig har lagt inn i Budsjett. Du kan benytte en stillings-id som finnes fra før på den ansatte, eller du kan skrive inn en helt ny på den ansatte. Dersom du benytter en stillings-id som finnes fra før på den aktuelle personen, blir feltet «St. beskrivelse» fylt ut automatisk. Benytter du en helt ny stillings-id, må du også fylle ut feltet for stillingsbeskrivelse. Har du startet registreringen og angrer, kan du nullstille denne ved å klikke på Lenken «Nullstill» til høyre på linja. Dette valget lukker også linja. Hvis du forsøker å registrere ei ny linje som er identisk med ei eksisterende linje, får du en feilmelding. Du har altså ikke anledning til å registrere to helt identiske linjer. 17
Legge til en ny ansatt/ opprette ny stilling Du kan legge til en ny ansatt/ stilling ved å klikke på lenken «Legg til ny ansatt» øverst til høyre i bildet: Du får opp dette bildet: Registrer inn den ansattes navn, beløp, (stillings-id), stillingsbeskrivelse, fordelings-%, notat og konteringsverdier. Fyll også inn i notatfeltet. Feltene «Navn», «St.beskrivelse» og de tre første konteringsfeltene er obligatoriske felt. Trykk på lagreknappen for å lagre og lukke linja. Benytter du formler, vil disse automatisk regnes ut. Visma Enterprise ebudsjett plukker automatisk fram neste ledige ansattnummer fra et register i Budsjett. Nye stillinger blir tildelt et nummer som begynner med «NY» slik at det er enkelt å skille nye og gamle stillinger i rapporter og gjennom filtrering. 18
Tiltaksbudsjettering Når det er lagt til rette for det, er det mulig å benytte Visma Enterprise ebudsjett til tiltaksbudsjettering. (Se del II Grunndata). Nytt tiltak Velg i vertikalmenyen: «Tiltak», og du får opp registreringspanelet for tiltak: Velg knappen, og du får opp dette bildet: Feltene «Tiltaksid», «Navn», «Startår» og «Type tiltak» er obligatoriske felt. Trykk på listepila i feltet for type tiltak og velg fra lista. Feltet «prioritet» er valgfritt, og er ment for en videre inndeling av tiltakene, etter det som systemansvarlig har lagt til rette for. Feltet «Under arbeid» er huket av i utgangspunktet. Når du har fylt ut overskriften, trykk på, og bildet utvider seg for videre utfylling: 19
For å legge til notat og vedlegg, bruker du knappene oppe til høyre i bildet: Fyll inn konteringen og beløp. Felt med rød stjerne er obligatoriske. Konteringsfeltene har «autofullfør», det vil si at du får opp liste med aktuelle forslag når du begynner å skrive inn tall eller bokstaver. Du vil se fullt navn på konteringene under linja. Hvor mange du beløpsfelt du har, avhenger av hvor mange år du har anledning til å fylle ut på tiltaket. (Lagt til rette av systemansvarlig) Har du et tiltak over flere år og ønsker at samme beløp automatisk skal lagres i alle år, huker du av for «Kopier til alle år» øverst i bildet før du skriver inn beløpet. Når du har fylt ut feltene, trykk på knappen fylt inn feil, velger du knappen «Nullstill» for å blanke ut. til høyre for linja. Har du Når du har valgt knappen «registrer», lagres linja du har fylt ut. Eventuelle formler (i dette eksemplet sosiale utgifter for løø), blir disse linjene med utregnet beløp automatisk lagt til. Formelbergnede linjer kan ikke redigeres: Du kan registrere så mange linjer du har behov for på tiltaket. Over linjene vil summeringsfeltet oppdateres etter hvert som du registrerer beløpene. Når alle linjer er registrert, tar du bort haka i feltet «Under arbeid» og trykker på knappen for å lagre og gi tiltaket statusen «Klar». Det vil si at tiltaket kan simuleres, men det er ikke aktivert ennå. Gå tilbake til forsiden og vertikalmenyen ved hjelp av knappen til venstre I bildet. Tiltaket vises i lista slik: oppe Klikk på tiltaket for å gå inn og se eller endre på tiltaket. For å endre eller slette det, må du ta på igjen haka for «Under arbeid» når du er inne på tiltaket. 20
Kopiere et tiltak Ønsker du å kopiere et tiltak, åpner du aktuelt tiltak og velger «Flere funksjoner» oppe til høyre i arbeidsbildet. Klikk på listepila og deretter på valget «Kopier tiltaket»: Du må fylle inn ny overskrift, og deretter trykke på. Sett også på hake på «Under arbeid» Legg til notat og vedlegg, og gjør nødvendige endringer på konteringslinjene. Huk til slutt av haka for «Under arbeid» og trykk Importere tiltak fra Excel Du kan importere ett eller flere tiltak fra Excel ved hjelp av funksjonsknappene når du står på menyen «Tiltak». Excel-fila må ha dette formatet: Importen starter fra A2, - det vil si at overskriftsraden skal være med. Kolonner du ikke skal benytte, skal stå tomme. Trykk først på knappen «Velg fil» for å velge fra utforskeren. Når du har valgt rett fil, bruker du knappen «Importer tiltak» for å importere fila. Når importen er uten feil, får du opp dette bildet: 21
Du kan bla deg gjennom tiltakene ved hjelp av listepila i overskriftskolonnen «Tiltaksid» og importere ett og ett tiltak ved hjelp av knappen «Importer», eller du kan importere alle ved å velge knappen «Importer alle» nede til høyre i bildet. Lukk bildet og se at tiltakene kommer opp når du velger «Tiltak» i vertikalmenyen. Disse har nå en statur «Under arbeid» Gå inn på tiltakene og rediger og sett dem til «Klar» (ta bort haka i «under arbeid» og trykk lagre) Simulere/ aktivere ferdige tiltak Etter å ha registrert inn aktuelle tiltak, kan du simulere og/ eller aktivere de tiltakene som har status «Klar» inn i budsjettet. Om du har tilgang til å simulere eller aktivere, styres av grunndata. Åpne budsjettversjonen og trykk på listepila i feltet «Flere funksjoner»:. Velg «Simuler tiltak» eller «Aktiver tiltak» dersom dette er tilgjengelig. Du får opp budsjettbildet med nytt felt for tiltak. Det er bare tiltak med status «Klar» du får opp: 22
Huk av de tiltakene du ønsker å simulere/aktivere, og du får opp egne linjer for summen av tiltak oppe i summeringsfeltet øverst i bildet. Du vil ha en linje for «Grunnlag», det vil si budsjettet utenom tiltak, en for tiltak og en for total (grunnlag + tiltak). Har du aktivert tiltak, - egen kolonne til høyre for «Simuler» dersom du har tilgang til dette, må du trykke på lagre før du går ut av bildet Ferdigstille og sende inn budsjettet Når du er ferdig med å budsjettere, sender du inn budsjettet til Visma Enterprise Budsjett. Dette vil da komme inn i lista over budsjettversjoner i Budsjett (Windows) med status «Godkjent». I vertikalmenyen, vil denne versjonen vises i menyvalget «Arkiv». Du kan hente den opp og se alle detaljer, men ikke endre på noe. Den som er ansvarlig for dette i Visma Enterprise Budsjett, kan så kontrollere og eventuelt avvise budsjettversjonen. Dersom versjonen blir avvist, finner du den igjen i vertikalmenyen under menyvalget «Under arbeid». Den er da markert med rød skrift. Herfra kan du hente den opp og arbeide videre med den. 23
Spørring og rapportering mot ebudsjett Det ligger ingen egne spørrebilder i ebudsjett. Spørring løses ved å benytte filterfunksjonen i budsjetteringsbildet eller ved å benytte Visma Enterprise Økonomirapportering. I Visma Enterprise Økonomirapportering, må du definere aktuelt budsjettområde, velge riktig budsjettype (talltypen Budsjettversjon) og deretter velge versjon under «Kolonner». Valg av budsjettområde: Klikk på aktuelt område i områdeoversikten du får opp. Det er kun de områdene du har tilgang til som vises. I radene definerer du konteringene, det vil si Art, Ansvar osv. I kolonnene definerer du talltyper som skal hentes, - det vil si data fra Økonomi og/eller Budsjett. Valg av riktig budsjettype og versjon: Under kolonner i rapporten, velger du «Budsjettversjon». Klikk på redigeringsblyanten til høyre i bildet «kolonner» for å få fram detaljene. Du får da fram ekstra valg for versjon. Klikk på listepila og velg den versjonen du ønsker. Mer informasjon om å lage rapporter, finner du i kursheftet «Økonomirapportering på web». 24
DEL II - GRUNNDATA OG HÅNDTERING I VISMA ENTERPRISE BUDSJETT Innledning Denne delen er i første rekke rettet inn på den/de i organisasjonen som skal fungere som systemansvarlig(e) for Visma Enterprise Budsjett. Om opplæringsheftet del II Denne delen av opplæringsheftet gir en oversikt over hva du må gjøre i Visma Enterprise Budsjett for å få ebudsjett til å fungere. Vi gir deg enkel veiledning i oppsett av grunndataene, distribusjon av web-versjoner og videre håndtering av ferdige web-versjoner i Visma Enterprise Budsjett. Opplæringsheftets del II betinger grunnleggende kunnskap i Visma Enterprise Budsjett i henhold til eget opplæringshefte for applikasjonen. Selskapsopplysninger Velg i Hovedmenyen: «Grunndata > Selskap/ Region» Avrunding formelberegning Her er det viktig at avrundingen avstemmes med de som jobber i HRM, slik at denne blir lik i Budsjett og i HRM. Tiltaksbudsjettering For å legge til rette for tiltaksbudsjettering (gjelder både Visma Enterprise Budsjett og ebudsjett), må antall år for tiltak angis. Verdien 0 i feltet «Ant år pr tiltak/prosjekt», innebærer at tiltaksmodulen ikke kan benyttes,- verken i Visma Enterprise Budsjett eller i ebudsjett. 25
Ved å legge inn en verdi i dette feltet, enten 1 (årsbudsjett) eller 4 (økonomiplan), åpnes det for bruk av tiltaksmodulen både i Visma Enterprise Budsjett og ebudsjett. Arter som inngår i fordelings-% Dersom du skal benytte lønnsgrunnlag fra HRM (på personnivå uavhengig avstillingshjemler), setter du inn hvilke arter som skal inngå i summen av fordelingsprosent. Dette feltet gjelder for ebudsjett, siden all endring av et slikt lønnsgrunnlag fra HRM foregår fra ebudsjett. Vis navn på første konteringsdimensjon i ebudsjett Ved å huke av for dette valget, vil navnet på arten komme fram til høyre for konteringen i ebudsjett på fana «Budsjettlinjer» Viktig om lønnsgrunnlag fra HRM Hvordan lønnsfil fra HRM genereres og hvilke grunnleggende valg som gjøres i HRM, er det konsulent fra HRM som veileder i. Danning av fil i HRM vil derfor ikke bli tatt opp eksplisitt i dette kursheftet. Under følger litt informasjon når det gjelder begrepet «fordelingsprosent»: Fordelings-% For ansatte som innehar mer enn en stilling eller som delvis skal lønnes fra ett kostnadssted og delvis fra et annet, kan man i HRM velge 2 ulike metoder. 1. Personen blir ansatt i to forskjellige stillinger (med hver sin stillings-id) på to forskjellige kostnadssteder (for eksempel 50% i hver stilling) 2. Personen blir ansatt i 1 stilling, men lønnes fra to ulike kostnadssteder (med en fordeling på for eksempel 50% på hver) For alternativ 2 benytter man det som i HRM kalles for stillings-% på linjenivå. Stillingsprosent på linjenivå kan også benyttes dersom en ansatt skal avlønnes på ett kostnadssted fram til en bestemt dato og deretter på et annet kostnadssted. Danning av fil i HRM og import av denne i Budsjett, tar høyde for begge disse metodene. Ved produksjon av lønnsgrunnlaget i HRM, blir både stillings-% og stillings-% på linjenivå lagt ut i fila. 26
Dersom du ikke benytter stillings-% på linjenivå, vil stillings-% og stillings-% på linjenivå være lik. HRM Stillings-% på linjenivå blir i Visma Enterprise Budsjett og Visma Enterprise ebudsjett kalt «Fordelings-%». Budsjett: I Budsjett vises fordelings - % i kolonnen til høyre for «Stillings-%». I ebudsjett vises også fordelings-% i eget felt. Det er fordelings-% du må endre på i ebudsjett dersom du skal endre stillingsstørrelsen til en ansatt. 27
Formelberegning av lønnsgrunnlag I rapporten «Budsjettgrunnlag lønn» i HRM har du nå mulighet til å velge bort å beregne feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon. Som standard er disse valgene IKKE huket av for. Feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon blir da formelberegnet automatisk på basis av formler i Visma Enterprise Budsjett - som en del av importjobben. Dette fordrer da at det finnes formler i Budsjett. Det er også mulig lage en lønnsbudsjett-fil som inkluderer beregnede feriepenger men ikke arbeidsgiveravgift og pensjon. Det er kun endringer som gjøres i ebudsjett, som blir beregnet på nytt i henhold til formlene i grunndata i Budsjett. Vi vil derfor anbefale å importere lønnsgrunnlag uten pensjon og arbeidsgiveravgift, men med feriepenger. Dette fordi: Når du importerer uten arbeidsgiveravgift og pensjon, vil formelberegnede tall også etter endringer alltid gjenspeile formlene i Budsjett. Når du importerer med arbeidsgiveravgift og pensjon, er det bare endringer du gjør som blir formelberegnet og resultatet vil ikke nødvendigvis avspeile formlene i Budsjett hvis beregningene foretatt i HRM avviker fra formelen i Budsjett. Hvis feriepenger utgiftsføres på fastlønnskontoen, er det ikke mulig å lage formler i Budsjett som kan beregne dette. Den eneste løsningen er å importere en fil inklusive feriepenger. Hvis feriepenger utgiftsføre på en egen konto, er det mulig å lage formler i Budsjett som kan beregne feriepenger. Beregning av feriepenger i HRM vil sannsynligvis likevel gi et mer nøyaktig resultat enn ved å bruke formler i Budsjett. 28
Budsjettområder Selskapet/ virksomheten er inndelt i budsjettområder. Dette er deler av selskapet som det skal budsjetteres på. Det enkelte budsjettområdet vil avgrense hvilke deler av kontoplanen brukeren kan budsjettere på. Det er defineringen av budsjettområdet som avgjør om brukeren på aktuelt område skal arbeide i Visma Enterprise Budsjett eller i Visma Enterprise ebudsjett. Et område kan altså ikke være både og. Brukere som skal arbeide i ebudsjett, må ha fått tildelt et område som på forhånd er definert som web-område. Web-område: Ved å huke av for valget «Registrering i web», blir alle versjoner som opprettes på det aktuelle området opprettet som web-versjoner. Versjonene blir altså tilgjengelig i ebudsjett: Saksgangsvarsling ved innsendt versjon fra web: Dersom du ønsker at det skal sendes ut e-postvarsel til ansvarlig overordnet når en enhetsleder eller andre som jobber på et webområde sender budsjettet fra seg som godkjent, må du fylle inn navnet på vedkommende i feltet for «Ansvarlig» på nærmeste overordnet Windows-område. 29
Oppgavetyper Ved hjelp av oppgavetypene kan du legge til rette for ulike oppgaver eller funksjoner i ebudsjett. Oppgavetypene benyttes i forbindelse med etablering av budsjettgrunnlag (se egen omtale). Oppgavetypene legger til rette for periodisering eller ikke, om det skal være et krav at alle tall skal være periodisert, om det skal være mulig å benytte ebudsjett til økonomiplanbudsjettering, om det skal være mulig å registrere og aktivere tiltak og om det skal være mulig å endre lønnsgrunnlaget på web. Det er mulig å opprette mange forskjellige oppgavetyper: Årsbudsjett uten periodisering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt Årsbudsjett med delvis periodisering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjon, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. Årsbudsjett med full periodisering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. Årsbudsjett uten periodisering med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt, men det er mulig å registrere og simulere tiltak. Årsbudsjett uten periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt, men det er mulig å registrere, simulere og aktivere tiltak. Årsbudsjett med delvis periodisering med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjonen, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. I tillegg er det mulig å registrere og simulere tiltak. Årsbudsjett med delvis periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjonen, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. I tillegg er det mulig å registrere, simulere og aktivere tiltak. 30
Årsbudsjett med full periodisering med tiltaksbudsjettering uten aktivering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. I tillegg er det lagt til rette for registrering og simulering av tiltak. Årsbudsjett med full periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. I tillegg er det lagt til rettet for registrering, simulering og aktivering av tiltak. Økonomiplan: ebudsjett skal benytte til registrering/budsjettering av økonomiplan. Det er ikke lagt til rette for bruk av tiltak. Økonomiplan med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: ebudsjett skal benyttes til registrering/budsjettering av økonomiplan, og det er lagt til rette for registrering og simulering av tiltak. Økonomiplan med tiltaksbudsjettering og aktivering: ebudsjett skal benyttes til registrering/budsjettering av økonomiplan, og det er lagt til rette for registrering, simulering og aktivering av tiltak. Årsbudsjett med tillatt endring av lønnsgrunnlag Er det huket av for dette valget, har den enkelte bruker lov til å opprette nye stillinger, kopiere stillinger og slette nyopprettede stillinger i opprinnelsesbildet. Dersom det ikke er huket av for dette valget, har den enkelte bruker ikke lov å gjøre endringer i opprinnelsesbildet. Dette valget kan benyttes sammen med tiltak og periodisering. Økonomiplan med lønnsgrunnlag Ikke mulig Økonomiplan og periodisering Ikke mulig Rammeavvik Velg om rammeavvik skal resultere i advarsel når budsjettversjonen sendes inn, ingen advarsel eller at overføringen av budsjettversjonen stoppes Varsle ved etablering og/eller avvisning E-post blir sendt til personen som har tilgang til aktuelt web-område. Varsle ved videresending Personen som er registrert som ansvarlig på nærmeste overordnede Windows-område blir varslet med e-post når budsjettet blir videresendt fra et underordnet web-område Registrere oppgavetyper For å registrere en ny oppgavetype, benytt første ledige linje, skriv inn nummer og tekst, velg kategori og huk av for aktuelle valg. Nummer er et fritt unikt nummer for oppgavetypen som påvirker sorteringen av oppgavetypene. Det vil si hvilken oppgavetype som dukker opp først når du skal velge denne 31
i forbindelse med oppretting og spredning av en budsjettversjon til web-områder. Nummereringen har ingen funksjonalitet utover dette. Tekst er en beskrivelse av oppgavetypen, for eksempel «Årsbudsjett med periodisering». I kolonnen «Kategori» kan du velge mellom årsbudsjett eller økonomiplan. Når du oppretter en oppgavetype som skal benyttes for å legge til rette for periodisering, huker du av for «Periodisering». Huker du av for «Full periodisering» vil det i tillegg være et krav at alle tall periodiseres. Ønsker du å legge til rette for tiltaksbudsjettering, huker du av for valget «Tiltak». Ønsker du i tillegg å legge til rette for aktivering, huker du av for valget «Aktiver». Ønsker du å legge til rette for at brukeren skal kunne endre på lønnsgrunnlag fra HRM (dersom dette inngår i budsjettversjonen) huker du av for «Tillat endring i lønnsgrunnlag» MERK! Det er ikke mulig å kombinere kategorien «Økonomiplan» og valget «Periodisering» og/eller «Tillat endring i lønnsgrunnlag» Etablere budsjettgrunnlag/versjoner for ebudsjett Budsjettversjoner som skal benyttes på web, etableres i Visma Enterprise Budsjett. Det er selve området som bestemmer om du får en web-versjon eller ikke. Velg fra Hovedmenyen: Grunndata > Budsjettversjoner og knappen NY eller benytt valget i Hovedmenyen «Etablere budsjettgrunnlag». Fyll inn nødvendige opplysninger i venstre og høyre side i bildet. Dette gjøres først. Når alle aktuelle felt er fylt ut, distribuerer du til flere eller alle områder i områdestrukturen ved å benytte knappen Du får opp dette bildet: 32
Merk av de områdene du ønsker å spre versjonen til. Du kan eventuelt bruke knappen Er budsjettområdet definert som et web - område, («Registrering i web»), vil dette symbolet framkomme når du markerer området: På budsjettområder som ikke definert som web - områder, vil dette symbolet framkomme: Hvis du av en eller annen grunn ønsker å produsere en web-versjon på et område som ikke er definert som et web-område, kan du få dette til ved å høyre-klikke med musa på det aktuelle området, og motsatt. Velg til slutt knappen Når du etablerer web-versjoner, må du i tillegg ta stilling til hvilken oppgavetype du ønsker å benytte. Dette feltet blir først aktivt etter at du har merket av for at du vil spre versjonen til ett eller flere områder som er definert som web-område. Velg med listepila hvilken oppgavetype du skal benytte: Vi anbefaler også at du huker av for: 33
Du finner igjen budsjettversjonen på de områdene du har spredt den til i bildet «Versjoner» på fana «Versjoner Alle tilgjengelige områder»: Skriv inn ramme for det enkelte området i dette bildet. Velg om du vil legge inn ramme for både inntekter og utgifter, eller om du bare vil legge inn nettoramme. Det siste gjøre du ved å fylle ut kolonnen «Ramme- Utgifter». Kolonnen for «Ramme Resultat» fylles ut automatisk. Denne er låst for redigering. Du kan endre rammer undervegs i prosessen, og brukeren vil da få opp den nye ramma på sitt område neste gang versjonen åpnes i web. Den eller de ferdige etablerte web-versjonene får status lik «Grunnlag» i Visma Enterprise Budsjett. I ebudsjett finner du versjonene igjen i boksen «Under arbeid» i Vertikalmenyen Versjonene kan ikke endres/redigeres i Visma Enterprise Budsjett kun i ebudsjett. Opprettede versjoner vil først bli tilgjengelig for videre behandling i Visma Enterprise Budsjett når brukeren har ferdigstilt aktuell versjon i ebudsjett. Når brukeren sender webversjonen videre til Visma Enterprise Budsjett, blir status endret fra «Grunnlag» til «Godkjent». I ebudsjett flyttes web-versjonen fra boksen «under arbeid» til boksen «Arkiv». Når versjonen har status «Godkjent», vil ikke web-brukeren lengre kunne endre data i budsjettversjonen. Ønsker web-brukeren å gjøre endringer etter dette, må versjonen først avvises i Visma Enterprise Budsjett. 34
Håndtering av ferdige web - versjoner En versjon med opprinnelse i ebudsjett, kan ikke endres direkte i Visma Enterprise Budsjett. Den kan kun avvises, slettes eller inngå i en ny konsolidert/kopiert versjon. Skal tallgrunnlaget endres/behandles videre, har du følgende alternativer: Budsjettversjonen slettes Budsjettversjonen avvises og endres i ebudsjett Budsjettversjonen konsolideres opp til overordnet summeringsområde i en ny versjon og endringer gjøres på overordnet budsjettområde Budsjettversjonen kopieres til en ny versjon i kopiering/simulering med overstyring av web til Windows på gjeldende område. Budsjettversjonen slettes: For å slette en budsjettversjon, må du først endres status til «Settes». Dette gjør du i bildet «Grunndata > Budsjettversjoner». Endre status til «Slettes» og trykk deretter på knappen. Vær obs på at du må stå på versjonens budsjettområde for å slette versjonen med denne knappen. Budsjettversjonen avvises og endres i ebudsjett: Status endres til «Avvist» i bildet «Grunndata > Budsjettversjoner». Versjonen blir nå tilgjengelig for endring/redigering i ebudsjett. 35
Budsjettversjonen konsolideres opp til toppområdet i en ny versjon og endringer gjøres på overordnet budsjettområde Budsjettversjonen konsolideres og behandles på lik linje som versjoner registrert i Visma Enterprise Budsjett, i bildet «Budsjett > Konsolidering». Etter konsolidering, kan tallene endres på den versjonen som er resultatet av konsolideringsjobben. Budsjettversjonen i web kopieres til ny versjon i Visma Enterprise Budsjett Ved å kjøre etablere budsjettgrunnlagsjobben i Visma Enterprise Budsjett, kan du ta kopi av en web-versjon og endre denne til en Windows - versjon. Det er imidlertid viktig å være klar over at budsjettområdet versjonen er laget på er et web-område. Du må derfor overstyre dette når du kjører jobben. Overstyringen gjøres ved å høyre klikke på web-symbolet i rutinen for å kopiere til flere budsjettområder. Brukeradministrasjon Denne delen av heftet forutsetter at du har grunnleggende kjennskap til Visma Enterprise Brukeradministrasjon. For grunnleggende kjennskap til Visma Enterprise Brukeradministrasjon, vises det til et eget kurshefte. For å kunne administrere brukere, må du minimum være definert som systemadministrator for Visma Enterprise Budsjett. Brukergrupper Brukere som skal ha tilgang til Visma Enterprise ebudsjett, kan legges inn i en allerede eksisterende og egnet brukergruppe, eller du kan opprette en egen brukergruppe for ebudsjett. Vi anbefaler at du lager en egen brukergruppe for ebudsjett. Åpne Brukeradministrasjon fra Verktøymenyen i Budsjett: 36
For å opprette en ny brukergruppe, velg «Brukergrupper» i utforskeren i venstre del av bildet: høyreklikk i bildet og velg «Ny innførsel». I dialogboksen skriver du inn navnet på brukergruppa og trykker «OK». Marker den aktuelle gruppa og klikk på fana «Modultilganger» i høyre del av Brukeradministrasjonsbildet: 37
Velg «YES» for tilgang til ebudsjett. Du er nå klar til å legge de aktuelle brukerne inn i den aktuelle gruppa. Klikk på fana «Medlemmer»: I dette bildet vises medlemmer i gruppa som standard. For å få fram alle aktuelle brukere, også de som ennå ikke er medlemmer, trykk på den blå filterlinja i kolonnen «Medlemskap»: Velg blank eller tom linje. Du får nå fram alle registrerte brukere. Søk deg fram til aktuell(e) bruker(e) ved hjelp av filteret. Når du har får fram aktuell(e) bruker(e), huker du av i kolonnen «Medlemskap». Fortsett slik til du har knyttet alle brukere til den aktuelle gruppa. 38
Modulspesifikke egenskaper Modulspesifikke egenskaper må håndteres pr. bruker. Velg «Brukere» i utforskeren i venstre del av bildet, og søk fram aktuell bruker. Via fana «Modulspesifikke egenskaper», begrenser du tilgangene til den enkelte brukeren slik at vedkommende kun får tilgang til sitt budsjettområde. Under «Modulspesifikke egenskaper» angir du også hvilket selskap og hvilket budsjettår brukeren skal jobbe i. Vær oppmerksom på at området må være på plass før du velger selskap og år som oppstartsverdier. Se mer beskrivelse under. Områdetilgang: Du starter i nedre del av bildet: Skriv inn aktuelt selskap og år. I kolonnen «Nr.» skriver du inn tallet 1. Til slutt velger du aktuelt budsjettområde ved hjelp av nedtrekkspila i feltet «Område». En bruker skal ha tilgang til det området som befinner seg høyest i områdestrukturens hierarki. Brukeren vil da automatisk få tilgang til underliggende områder. Standardverdier: Etter at du har registrert hvilket selskap og budsjettområde brukeren skal ha tilgang til, legger du inn det selskapet og det budsjettåret brukeren skal komme inn i ved pålogging. Region benyttes vanligvis ikke. MERK 1!: Hvis en bruker skal ha tilgang til budsjettområder i flere selskap, registrerer du tallet 1 på den første linjen (for det første selskapet og budsjettområde), tallet 2 på den andre linjen (for det andre selskapet og budsjettområde) osv. MERK 2!: Hvis en bruker skal ha tilgang til budsjettområder på samme nivå i områdestrukturen og i samme selskap, registrerer du tallet 1 på den første linja (for det første budsjettområdet), tallet 2 på den andre linja (for det andre budsjettområde) osv. 39