Visma Enterprise - ebudsjett. Versjon Grunnopplæring

Transkript

1 Visma Enterprise - ebudsjett Versjon 2015 Grunnopplæring

2 Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garantien for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring: Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring: Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs, kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@visma.no) eller via telefon ( ). II

3 Innhold DEL I - BRUK AV VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT... 5 INNLEDNING...5 KORT OM VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT...5 TILGANG TIL EBUDSJETT...6 Oversiktsbildet...6 Vertikalmenyen...6 Selskap år...6 Under arbeid...7 Tiltak...7 Arkiv...7 Innstillinger...7 BUDSJETTERE PÅ WEB...8 Åpne en budsjettversjon...8 Vedlegg og budsjettnotat...9 Filtrering og sortering...9 Filtrere...9 Sortere...9 Fanene Budsjettlinjer og Ansatte...10 Budsjettlinjer...10 Ansatte...10 FANA BUDSJETTLINJER...10 Velge sammenlikningstall...10 Visning av budsjettlinjer...11 Endre budsjettbeløp...11 Formelberegnede tall...11 Notat på budsjettlinje...11 Slette ei budsjettlinje...11 Tallets opprinnelse...12 Registrere ei ny budsjettlinje...12 Periodisere budsjettet...13 FANA ANSATT...14 Lønnsbudsjettering...14 Summeringsfelt...14 Filterlinje...14 Detaljvisning for alle ansatte...14 Detaljvisning for en ansatt...14 Kolonnebeskrivelser persondetaljer...15 III

4 Endre beløp Endre beløp i beløpskolonnen på aktuell budsjettlinje Endre fordelingsprosent/stillingsstørrelse på aktuell budsjettlinje Slette en lønnslinje Slette all lønn på en ansatt Hente fram slettede lønnslinjer Legge til en ny stilling på en ansatt Legge til en ny ansatt/ stilling TILTAKSBUDSJETTERING Nytt tiltak Kopiere tiltak Endre tiltak Simulere/ aktivere ferdige tiltak UTSKRIFTER TIL EXCEL GODKJENNE OG SENDE INN BUDSJETTET SPØRRING OG RAPPORTERING MOT EBUDSJETT DEL II - GRUNNDATA OG HÅNDTERING I VISMA ENTERPRISE BUDSJETT INNLEDNING Om opplæringsheftet del II SELSKAPSOPPLYSNINGER Tiltaksbudsjettering Arter som inngår i fordelings-% VIKTIG OM LØNNSGRUNNLAG FRA HRM Fordelings-% Formelberegning av lønnsgrunnlag BUDSJETTOMRÅDER OPPGAVETYPER Registrere oppgavetyper ETABLERE BUDSJETTGRUNNLAG/VERSJONER FOR EBUDSJETT HÅNDTERING AV FERDIGE WEB - VERSJONER BRUKERADMINISTRASJON Brukergrupper Modulspesifikke egenskaper IV

5 DEL I - BRUK AV VISMA ENTERPRISE EBUDSJETT Innledning Denne delen henvender seg til alle brukere av programmet både ordinære brukere og systemansvarlige. Om opplæringsheftet del I Denne delen av opplæringsheftet gir en oversikt over hvordan Visma Enterprise ebudsjett fungerer. Vi gir deg tips, råd og enkel veiledning som kan bidra til at programmet blir brukt på en mest mulig effektiv måte. Vi starter opp med å gi en grov oversikt over hva Visma Enterprise ebudsjett er og noen viktige rammer knyttet til bruk av programmet. Deretter fokuserer vi litt på registreringsbildet og gjennomgående funksjoner. Til slutt omtaler vi enkeltfunksjonalitet opp mot tiltak, lønnsgrunnlag, periodisering og spørremuligheter mot web-versjoner. Kort om Visma Enterprise ebudsjett Visma Enterprise ebudsjett er en tilleggsmodul til Visma Enterprise Budsjett. I denne modulen kan den enkelte budsjettansvarlige ute på en enhet eller virksomhet enkelt registrere inn sitt budsjett via web. Administrasjonen av løsningen ligger i Visma Enterprise Budsjett. Budsjettversjoner opprettes, etableres og distribueres til web i Visma Enterprise Budsjett. Budsjettversjonene kan inneholde kun konteringer eller inneholde et konsekvensjustert forslag. Ved hjelp av etablering av oppgavetyper for web, kan systemansvarlig /de som har tilgang til dette, tilpasse modulen til virksomhetens budsjettprosess med hensyn til årsbudsjettering eller økonomiplanbudsjettering og om periodisering benyttes eller ikke. Det er også mulig å sette opp at man på web skal benytte tiltaksbudsjettering for registrering og håndtering av aktivitetsendringer. Dersom budsjettversjonen inneholder lønnsgrunnlag som er importert fra HRM, finnes det parameter for om brukerne kan endre dette i ebudsjett. Registreringen er basert på en alltid oppdatert kontoplan og gjeldende fordelingsnøkler, kun begrenset av de kontroller som er iverksatt sentralt. Virksomhetene har kun tilgang til det budsjettområdet som er tildelt i Brukeradmin. Sentralt kan man legge på budsjettramme for versjonen på den enkelte virksomheten / det enkelte budsjettområdet. Det er gode filtreringsfunksjoner i Visma Enterprise ebudsjett. Brukeren kan til enhver tid se endringer i budsjettets ulike deler opp mot virksomhetens registrerte rammer. Rammene kan undervegs endres i Visma Enterprise Budsjett slik at disse blir oppdatert på web. Virksomhetene kan om ønskelig velge sammenlikningstall både fra regnskap og budsjett for å utarbeide et godt budsjett. Virksomhetene kan ta ut sine tall i Visma Enterprise Økonomirapportering i hele budsjettprosessen. Budsjettforslag som sendes inn til Visma Enterprise Budsjett for sammenstilling /konsolidering, vil alltid være tilgjengelig på web i arkiv. 5

6 Tilgang til ebudsjett Visma Enterprise ebudsjett ligger på oppstartssiden. For å åpne ebudsjett, velg fana «Økonomi» og trykk deretter på valget «ebudsjett»: Oversiktsbildet Når du klikker på valget ebudsjett, kommer du inn i et oversiktsbilde. Budsjettversjonene som vises er de versjonene som finnes på ditt område i det året du er innlogget. Status på budsjettversjonen kan være: Under arbeid Avvist Arkivert I ebudsjett vises de områdene du har tilgang til og som er merket for budsjettering i web, - uavhengig om det finnes budsjettversjoner på området eller ikke. Dersom du har tilgang til flere områder, kan du skifte til et annet område som du har tilgang til ved hjelp av «Innstillinger» i vertikalmenyen. Se mer om dette under avsnittet «Innstillinger». Vertikalmenyen Til venstre finner du vertikalmenyen. Denne inneholder følgende valg: Selskap år Øverst i vertikalmenyen vises på sort bunn hvilket selskap og år du er innlogget 6

7 Under arbeid Her finner du alle budsjettversjoner med status «Grunnlag/Under arbeid» og «Avvist» på aktuelt område. Avviste budsjettversjoner er merket med rødt. Tiltak Viser alle tiltak på aktuelt område. For å registrere nye eller redigere eksisterende tiltak, trykk på dette valget. Menyvalget er alltid tilgjengelig. Dersom du ikke har tilgang til å registrere tiltak, vil du få melding om dette når du klikker på menyvalget «Tiltak». Arkiv Her finner du alle budsjettversjoner med status «Godkjent» på det aktuelle området. Dette er versjoner du har ferdigstilt og sendt videre til Visma Enterprise Budsjett. Innstillinger Når du velger «Innstillinger» i menyen, kommer du inn i et bilde som viser hvilke lovlige verdier du har som bruker i Økonomi, Budsjett og ebudsjett. Du kan også se hvilke registreringskrav som finnes på ditt budsjettområde. Du kan skifte selskap, budsjettår og budsjettområde (dersom du har tilgang til flere) ved hjelp av nedtrekkspilene til høyre i disse feltene: 7

8 Budsjettere på web Åpne en budsjettversjon Før du begynner, - se etter at du er innlogget i rett selskap, år og rett område. 1. Velg i menyen Under arbeid og du får opp de versjonene du har tilgjengelig som grunnlag. På bildet under er det kun en versjon: 2. Klikk på ønsket versjon, og du får opp budsjetteringsbildet: Den øverste delen av bildet viser fortløpende alle summeringer i budsjettet pluss tildelt ramme. (Se innrammet felt på bildet over.) I bildet vises alle konteringer som ligger i grunnlagsversjonen med tilhørende beløp. Alle linjer du har tilgang til å redigere, vises med hvite felt. Dersom versjonen inneholder formelberegnede tall, har du ikke tilgang til å endre beløpet på disse. Linjene er grå. I ebudsjett er det slik at når du endrer beløpet på en art som utløser formelberegning, skjer denne beregningen automatisk. 8

9 Vedlegg og budsjettnotat Du kan legge til et vedlegg til eget bruk ved budsjettering, for eksempel budsjettrundskrivet. Lenken med vedlegget kan du klikke på underveis for å lese /endre dokumentet etter behov. Vedlegget blir ikke med når du sender inn budsjettet ditt for godkjenning. Du kan også legge til et notat gjeldende for hele budsjettversjonen. Dette notatet blir med når du sender budsjettet videre. 1. Klikk på nedtrekkspila til høyre for teksten Ingen vedlegg, og du får opp både notatfeltet og et utforskerfelt for å laste ned et vedlegg. 2. Skriv inn notatet. Dette blir med når du sender budsjettversjonen din videre 3. For å knytte et vedlegg til budsjettversjonen, velg knappen for å finne den fila du skal ha. Velg deretter knappen. Vedlegget vil nå vises som en link over dette feltet, og du kan klikke på linken for å få det fram. Vedlegget er til eget bruk i budsjetteringen og blir ikke med når du sender inn budsjettet ditt. Filtrering og sortering Over budsjettlinjene finner du ei lyseblå linje for å filtrere fram en eller flere konteringsverdier. Når du klikker i feltet, får du mulige operander fram. Filtrere Fyll inn aktuelle verdier for å filtrere fram den delen av budsjettet du ønsker. Trykk deretter tabulator på tastaturet for å filtrere. Sortere For å sortere på et kontobegrep, trykker du på overskriften (for eksempel «Art»). Ved å trykke en gang til på overskriften, endrer du fra stigende til synkende sortering (eller omvendt) 9

10 Fanene Budsjettlinjer og Ansatte Bildet består av to faner: Budsjettlinjer Her endrer du budsjettlinjer med utgangspunkt i konteringesverdier. Se eget punkt under. Ansatte Dersom budsjettversjonen inneholder importert lønnsgrunnlag fra HRM, vil denne fana være aktiv. Her kan du budsjettere med utgangspunkt i den enkelte ansatte på tvers av konteringer og stillinger. Se eget punkt under. Fana Budsjettlinjer Velge sammenlikningstall Velg med nedoverpila ett eller to sett med sammenlikningstall i kolonnene til høyre for budjsettlinjene. Valgte du feil eller vil endre sammenlikningstall, kan du nullstille tidligere valg i disse to kolonnene. Vær obs på at det kun er de konteringene som ligger i budsjettet ditt (alle budsjettlinjene) som henter opp tall i sammenlikningskolonnen. Det betyr at det kan ligge flere tall/linjer i talsettet du sammenlikner med enn det som vises i sammenlikningskolonnene: 10

11 Visning av budsjettlinjer Du kan velge å skjule budsjettlinjer med ansattposter fra HRM ved å huke av for valget Ikke vis budsjettlinjer med ansattposter : Endre budsjettbeløp Du kan endre beløp i de hvite budsjettlinjene, men ikke de grå. Gråfargen indikerer at dette er formelberegnede tall. Endre aktuelt beløp ved å merke og skrive over beløpet, og du vil se at dette blir lagret når du går ut av feltet. Du kan gå ut av feltet ved hjelp av tabulatortasten, piltaster opp/ned eller ved å klikke i et annet felt. I øverste del av bildet ser du fortløpende opplysninger om tildelt ramme, hva som er budsjettert,- og differansen mellom rammer og budsjett. Dersom du har filtrert fram et utvalg budsjettlinjer, ser du også en egen linje med summering for filtreringen. Formelberegnede tall Når du gjør endring på en art som utløser formelberegning, for eksempel en lønnsart som påvirker artene for arbeidsgiveravgift og pensjon, vil formelberegningen foregå automatisk. Notat på budsjettlinje Legg eventuelt til et notat på det beløpet du endret ved å klikke på ikonet for notat til høyre på budsjettlinja: Slette ei budsjettlinje Du kan slette ei linje ved å trykke på ikonet med søppelspannet helt til høyre på budsjettlinja: Vær obs på at det ikke finnes noen angreknapp. Sletter du ei linje, er den borte for godt og må i tilfelle legges inn igjen manuelt ved å registrere ei ny budsjettlinje i registreringspanelet. Se under overskriften Registrere ei ny budsjettlinje 11

12 Tallets opprinnelse Trykk på symbolet til høyre for budsjettlinja for å se tallets opprinnelse Registrere ei ny budsjettlinje For å registrere nye budsjettlinjer med kontokombinasjoner som ikke ligger i grunnlaget fra før, benytter du registreringspanelet: 1. Skriv inn konteringene du skal ha. Konteringsfeltene har autofullfør, slik at når du begynner å skrive et tall eller bokstaver (navn på arten/kontoen), kommer lista med forslag opp. Vær obs på at du kun får opp forslag til konteringer som det er gitt tilgang til på ditt budsjettområde. 2. Etter som du fyller ut feltene, vises navnet på valgt kontering på linja under. 3. Fyll inn minst de pliktige feltene. Disse er merket med rød stjerne. 4. Fyll inn beløpet 5. Trykk til slutt på knappen til høyre i registreringspanelet, og den nye budsjettlinja faller ned i registreringsbildet. 12

13 Periodisere budsjettet Dersom den budsjettversjonen du har åpnet inneholder periodiserte tall, vil budsjettlinjene ha en + til venstre for konteringene. Du vil også ha en kolonne til høyre som viser hvilken fordelingsnøkkel som ligger til grunn for periodiseringen: 1. For å se periodiseringen, trykker du på + til venstre for ønsket budsjettlinje 2. Før du har periodisert, vil alle linjer ligge med den fordelingsnøkkelen som ligger i grunnlaget fra før. Dersom det finnes budsjettlinjer uten fordelingsnøkkel, vil ikke disse være periodisert. Du kan periodisere disse linjene ved å skrive inn en nøkkel i kolonnen fordel til høyre på aktuell linje. Når du forlater feltet, vil periodiserinegn være foretatt. 3. I sjeldne tilfeller kan det være behov for å periodisere budsjettet på nytt. Trykk da på valget Flere funksjoner øverst i budsjettbildet og velg Periodiser budsjettlinjer For å se periodiseringen, åpner du + tegnet. På bildet under er koden 0. Det er derfor blitt en jevn periodisering av beløpet: For å endre, må du skrive inn den periodiseringsnøkkelen du skal ha. I det du går ut av feltet for fordelingskoden, - ved hjelp av piltaster eller tabulatortasten, er den nye periodiseringen på plass. 13

14 Fana Ansatt Dersom budsjettversjonen du har oppe i ebudsjett inneholder importert lønnsgrunnlag fra HRM, vil disse budsjettlinjene være grå. Det vil si at du ikke kan endre beløpet på disse linjene direkte i beløpsfeltet. Alle endringer må gjøres via fana «Ansatt» Lønnsbudsjettering 1. Trykk på fana Ansatt for å få fram lønnsgrunnlaget fra HRM, og du får opp lønnsbudsjett. I utgangspunketet vises alle ansatte i listevisning: Summeringsfelt Øverst i lønnsbildet ser du summer og gjennomsnittstall. Dette vil endre seg fortløpende når du endrer lønnsbudsjettet. Filterlinje Ved hjelp av den blå filtreringslinja, kan du hente fram det aktuelle utvalget du skal jobbe med. Ønsker du for eksempel å se alle som har et ansattnummer som begynner med 10, skriver du inn 10% i filteret. Trykk deretter TABULATORTASTEN for å utføre filtreringen Detaljvisning for alle ansatte Ønsker du å åpne detaljer for alle ansatte, trykker du på knappen til venstre for den blå filtreringslinja: Detaljvisning for en ansatt Ønsker du å åpne detaljer for en enkelt ansatt, klikker du på navnet til aktuell person i lista: 14

15 Kolonnebeskrivelser persondetaljer Ansattnr Dette er et fortløpende nummer generert i Budsjett, - kan ikke endres Navn Navnet på den ansatte, - kan ikke endres Beløp Årsbeløpet for den stillingen som ligger på denne budsjettlinja. Kan endres på to ulike måter, - se under «Endring av lønn» St. id Stillings-id er hentet fra HRM. En person kan ha en eller flere stillings-id i virksomheten. Unik for den enkelte person i HRM St. beskrivelse Beskrivelse av stillingen, hentet fra HRM St. - % Stillingsprosent er den samlede stillingsprosenten vedkommende har i slekapet/ organisasjonen. Denne kan bestå av flere delstillinger på ulike kostnadsteder/ budsjettområder. Stillingsprosenten er hentet fra HRM, og er et informasjonsfelt som ikke kan endres. Ford.- % Fordelingsprosenten er den delen av vedkommendes stillingsprosent som finnes på denne budsjettlinja. Se punkt over. I din budsjettversjon vil du bare se den / de delstillingene som finnes på ditt budsjettområde. Dersom din organisasjon praktiserer at de ansatte får tildelt en egen stillings-id for hver delstilling eller kostnadssted, vil stillingsprosent og fordelingsprosent være identiske. Notat Fritt skrivefelt. Her vil teksten i utgangspunktet være «Importert fra HRM» Art, Ansvar osv. Viser konteringsbegrepene stillingen er budsjettert på Fordel Viser valgt fordelingsnøkkel for periodisering 15

16 Endre beløp Du kan endre beløpet på den enkelte budsjettlinje på to måter, - enten ved å skrive nytt beløp inn I feltet Beløp, eller ved å endre fordelingsprosenten på linja. Vær oppmerksom på at du sjelden skal benytte begge disse metodene, - ellers får du en dobbel effekt av endringen. Endre beløp i beløpskolonnen på aktuell budsjettlinje Dersom personen skal beholde den samme fordelingsprosenten/stillingsstørrelsen på denne budsjettlinja, men det skal budsjetteres med høyere lønn på stillingen, skriver du riktig budsjettbeløp rett inn i kolonnen «Beløp». Endre fordelingsprosent/stillingsstørrelse på aktuell budsjettlinje Dersom du skal budsjettere med samme lønn for stillingen men endre på personens stillingsstørrelse/fordelingsprosent, endrer du kun prosenten i kolonnen «Ford. - %». Når du forlater feltet, vil beløpet endre seg i henhold til den prosenten du satte inn. 16

17 Slette en lønnslinje Du kan slette en enkelt lønnslinje på en ansatt ved å bruke ikonet til høyre for linja: Slette all lønn på en ansatt Skal du slette all lønn på en ansatt, bruker du ikonet til høyre for navnet på den ansatte: Dette ikonet er bare tilgjengelig ved detaljvisning av den ansatte. Hente fram slettede lønnslinjer Både når du har slettet all lønn på en ansatt og når du har slettet en enkelt lønnslinje, kan du hente linjene fram igjen. Velg «Flere funksjoner» øverst i menylinja og klikk på «Vis/skjul slettede lønnslinjer» i valgene du får opp i lista: De slettede linjene som du har hentet fram i visningen igjen, kan du aktivere ved å trykke på ikonet til høyre for linja: 17

18 Legge til en ny stilling på en ansatt Du kan legge til ei ny linje på en ansatt ved å klikke på linken «Ny» til venstre for navnet på den ansatte Fyll inn aktuelt beløp, stillings-id, fordelings-%, notat og kontering. Trykk deretter på ikonet for å lagre linja: Konteringsfeltene har auto-fullfør-funksjon. Dersom du benytter formler, blir disse automatisk regnet ut når du trykker på lagreknappen. Du kan benytte en stillings-id som finnes fra før på den ansatte, eller du kan skrive inn en helt ny på den ansatte. Dersom du benytter en stillings-id som finnes fra før på den aktuelle personen, blir feltet «St. beskrivelse» fylt ut automatisk. Benytter du en helt ny stillings-id, må du også fylle ut feltet for stillingsbeskrivelse. Har du startet registreringen og angrer, kan du nullstille denne ved å klikke på Lenken «Nullstill» til høyre på linjen. Dette valget lukker også linjen. Hvis du forsøker å registrere en ny linje som er identisk med en eksisterende linje, får du en feilmelding. Du har altså ikke anledning til å registrere to helt identiske linjer. 18

19 Legge til en ny ansatt/ stilling Du kan legge til en ny ansatt/ stilling ved å klikke på lenken «Legg til ny ansatt» øverst til høyre i bildet: Du får opp dette bildet: Registrer inn den ansattes navn, beløp, stillings-id, stillingsbeskrivelse, fordelings-%, notat og konteringsverdier og trykk på lagreknappen for å lagre. Benytter du formler, vil disse automatisk regnes ut. Feltene «Navn», «St.beskrivelse» og konteringsfeltene, er obligatoriske felt. Visma Enterprise ebudsjett plukker automatisk fram neste ledige ansattnummer fra et register i Budsjett. Nye stillinger blir tildelt et nummer som begynner med «NY» slik at det er enkelt å skille nye og gamle stillinger i rapporter. 19

20 Tiltaksbudsjettering Når det er lagt til rette for det, er det mulig å benytte Visma Enterprise ebudsjett til tiltaksbudsjettering. (Se del II Grunndata). Nytt tiltak 1. Velg Tiltak i vertikalmenyen: 2. Velg deretter knappen til høyre for vertikalmenyen, og du får opp registreringsbildet for tiltaket: 3. Skriv inn TiltaksID og Navn og velg Startår. Dette er obligatoriske felt, og de er derfor merket med rød stjerne. Pålogget år er automatisk foreslått som startår, men dette kan du endre ved å trykke på nedtrekkspila til høyre i dette feltet. 4. Velg eventuelt Type tiltak og Prioritet ved hjelp av listepilene i disse feltene. Valgene du får opp, er definert i grunndata av systemansvarlig. 5. Klikk på knappen oppe til høyre i bildet for å få opp registreringspanelet: Tiltaket har i utgangspunktet hake for at dette er Under Arbeid Om du får opp 4 eller 1 kolonne for beløp, avhenger av hva det er lagt til rette for i grunndata. Om du har fire kolonner, kan du huke av for kopier beløp til alle år 6. Legg inn aktuell kontering i registreringspanelet og fyll ut beløp. Kolonnene for kontering har autofullfør- funksjon. Det vil si at når du begynner å skrive inn tekst eller tall, vil du få opp forslag du kan klikke på for å velge : 20

21 7. Klikk på knappen, og budsjettlinja lagres: 8. Øverste delen av bildet gir deg en oversikt over hva du har lagt inn av beløp i tiltaket 9. Skriv inn notat og legge ved vedlegg ved å åpne listepila for dette feltet: 10. Skriv eventuelt ut tiltaket ved å velge Flere funksjoner og deretter Skriv ut : 11. Når du er ferdig med tiltaket, må du ta bort avhukingen for Under arbeid og trykke på knappen for å lagre: 21

22 12. Tiltaket er nå ferdig til å simuleres og til å aktiveres (dersom du har tilgang til aktivering) For å slette hele tiltaket, trykk på knappen øverst til høyre i bildet. Dersom tiltaket har status «Klar», må du endre statusen til «Under arbeid» først. Dersom tiltaket allerede er aktivert, må du deaktivere tiltaket i Budsjetteringsbildet først. (Se under «Simulere/ aktivere ferdige tiltak») Kopiere tiltak 1. Trykk på Tiltak i vertikalmenyen, og åpne aktuelt tiltak 2. For å kopiere, velg Flere funksjoner og deretter Kopier tiltak 3. Du får opp bildet for å registrere et nytt tiltak. Her må du fylle ut ny tiltaksid og navn før du får lagre. 4. Etter lagring, får du fram kontering og beløp tilsvarende det tiltaket du kopierte fra. Endre det du vil endre på, legg inn notat og vedlegg osv. 5. Lagre 6. Når tiltaket er ferdig for simulering / aktivering, tar du bort avhukingen for Under arbeid Endre tiltak Det er mulig å endre på alle tiltak som har status «Under arbeid». Dersom tiltaket har status «Klar», må du endre statusen til «Under arbeid. Dersom tiltaket allerede er aktivert, må du deaktivere tiltaket i Budsjetteringsbildet først. (Se under neste punkt) 1. Trykk på Tiltak i vertikalmenyen, og åpne aktuelt tiltak 2. Endre eventuelt statusen fra Klar til Under arbeid ved å huke av for Under arbeid 3. Endre tiltaket 4. Fjern til slutt haken på Under arbeid for å endre statusen til Klar Simulere/ aktivere ferdige tiltak Etter å ha registrert inn aktuelle tiltak, kan du simulere og/ eller aktivere de tiltakene som har status ferdig. (Ingen hake på «Under arbeid»). Om du har tilgang til å simulere eller aktivere, styres av grunndata. Simulering og aktivering gjøres i Budsjetteringsbildet. 1. Velg Under arbeid i vertikalmenyen og deretter den aktuelle budsjettversjonen 2. Trykk på listepila i feltet Flere funksjoner og velg Simuler tiltak/ aktiver tiltak : 22

23 3. Du får nå opp ei liste over tilgjengelige tiltak som har status Klar (uten avhuking på Under arbeid ) 4. Ønsker du å se detaljene på tiltaket, trykker du på navnet til tiltaket 5. Huk av for de tiltakene du vil simulere eller aktivere, og du ser at tiltakene blir tatt med i summeringsfeltet øverst i budsjettbildet: Både når du simulerer og aktiverer, blir summeringstallene oppdatert, men når du simulerer, blir summene ikke lagret i budsjettet. Dersom du aktiverer, får tiltaket automatisk den nye statusen Aktivert Tiltaket er nå låst for redigering. Ønsker du å endre på et tiltak som er aktivert, må tiltaket først deaktiveres. Du deaktiverer tiltaket ved å fjerne haken for Aktiver. Aktiverte tiltak blir med når budsjettet eller økonomiplanen sendes over til Visma Enterprise Budsjett for godkjenning. Utskrifter til Excel Du har flere valg når det gjelder å skrive ut budsjettet til Excel, både med og uten lønnsgrunnlag. Trykk på symbolet for Excel øverst i høyre hjørne og velg fra lista: 23

24 Godkjenne og sende inn budsjettet Når du er ferdig med å budsjettere, sender du inn budsjettet til Visma Enterprise Budsjett. Dette vil da komme inn i lista over budsjettversjoner i Budsjett (Windows) med status «Godkjent». I vertikalmenyen, vil denne versjonen vises i menyvalget «Arkiv». Du kan hente den opp og se alle detaljer, men ikke endre på noe: Den som er ansvarlig for dette i Visma Enterprise Budsjett, kan så kontrollere og eventuelt avvise budsjettversjonen. Dersom versjonen blir avvist, finner du den igjen i vertikalmenyen under menyvalget «Under arbeid». Den er da markert med rød skrift. Herfra kan du hente den opp og arbeide videre med den. 24

25 Spørring og rapportering mot ebudsjett Det ligger ingen egne spørrebilder i ebudsjett. Spørring løses ved å benytte filterfunksjonen i budsjetteringsbildet eller ved å benytte Visma Enterprise Økonomirapportering. I Visma Enterprise Økonomirapportering, må du definere aktuelt budsjettområde, velge riktig budsjettype (talltypen Budsjettversjon) og deretter velge versjon under «Kolonner». Valg av budsjettområde: Hvilke tilganger du får opp her, vil avhenge av tildelt område i Brukeradmin. I radene definerer du konteringene, - Art, Ansvar osv. I kolonnene definerer du talltypene, - det vil si data hentet fra Økonomi og/eller Budsjett Valg av riktig budsjettype og versjon: Under detaljene på kolonner i rapporten, velger du «Budsjettversjon» Du får da fram ekstra valg for versjon. Ved å klikke på listepila, får du opp tilgjengelige budsjettversjoner og kan velge den du skal ha. Mer informasjon om å lage rapporter finner du i kursheftet for Økonomirapportering på web. 25

26 DEL II - GRUNNDATA OG HÅNDTERING I VISMA ENTERPRISE BUDSJETT Innledning Denne delen er i første rekke rettet inn på den/de i organisasjonen som skal fungere som systemansvarlig(e) for Visma Enterprise Budsjett. Om opplæringsheftet del II Denne delen av opplæringsheftet gir en oversikt over hva du må gjøre i Visma Enterprise Budsjett for å få ebudsjett til å fungere. Vi gir deg enkel veiledning i oppsett av grunndataene, distribusjon av web-versjoner og videre håndtering av ferdige web-versjoner i Visma Enterprise Budsjett. Opplæringsheftets del II betinger grunnleggende kunnskap i Visma Enterprise Budsjett i henhold til eget opplæringshefte for applikasjonen. Selskapsopplysninger Velg i Hovedmenyen: «Grunndata > Selskap/ Region» Tiltaksbudsjettering For å legge til rette for tiltaksbudsjettering (gjelder både Visma Enterprise Budsjett og ebudsjett), må antall år for tiltak angis. Verdien 0 i feltet «Ant år pr tiltak/prosjekt», innebærer at tiltaksmodulen ikke kan benyttes,- verken i Visma Enterprise Budsjett eller i ebudsjett. Ved å legge inn en verdi i dette feltet, enten 1 (årsbudsjett) eller 4 (økonomiplan), åpnes det for bruk av tiltaksmodulen både i Visma Enterprise Budsjett og ebudsjett. 26

27 Arter som inngår i fordelings-% Dersom du skal benytte lønnsgrunnlag fra HRM (på personnivå uavhengig avstillingshjemler), setter du inn hvilke lønnsarter som skal inngå i summen av fordelingsprosent. Dette feltet gjelder for ebudsjett, siden all endring av et slikt lønnsgrunnlag fra HRM foregår fra ebudsjett. Viktig om lønnsgrunnlag fra HRM Hvordan lønnsfil fra HRM genereres og hvilke grunnleggende valg som gjøres i HRM, er det konsulent fra HRM som veileder i. Danning av fil i HRM vil derfor ikke bli tatt opp eksplisitt i dette kursheftet. Under følger litt informasjon når det gjelder begrepet «fordelingsprosent»: Fordelings-% For ansatte som innehar mer enn en stilling eller som delvis skal lønnes fra ett kostnadssted og delvis fra et annet, kan man i HRM velge 2 ulike metoder. 1. Personen blir ansatt i to forskjellige stillinger (med hver sin stillings-id) på to forskjellige kostnadssteder (for eksempel 50% i hver stilling) 2. Personen blir ansatt i 1 stilling, men lønnes fra to ulike kostnadssteder (med en fordeling på for eksempel 50% på hver) For alternativ 2 benytter man det som i HRM kalles for stillings-% på linjenivå. Stillingsprosent på linjenivå kan også benyttes dersom en ansatt skal avlønnes på ett kostnadssted fram til en bestemt dato og deretter på et annet kostnadssted. Danning av fil i HRM og import av denne i Budsjett, tar høyde for begge disse metodene. Ved produksjon av lønnsgrunnlaget i HRM, blir både stillings-% og stillings-% på linjenivå lagt ut i fila. Dersom du ikke benytter stillings-% på linjenivå, vil stillings-% og stillings-% på linjenivå være lik. Se bilde fra HRM under: 27

28 HRM Stillings-% på linjenivå blir i Visma Enterprise Budsjett og Visma Enterprise ebudsjett kalt «Fordelings-%. Budsjett: I ebudsjett er det fordelings-% du må endre på dersom du skal endre stillingsstørrelsen til en ansatt. 28

29 Formelberegning av lønnsgrunnlag I rapporten «Budsjettgrunnlag lønn» i HRM har du nå mulighet til å velge bort å beregne feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon. Som standard er disse valgene IKKE huket av for. Feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon blir da formelberegnet automatisk på basis av formler i Visma Enterprise Budsjett - som en del av importjobben. Dette fordrer da at det finnes formler i Budsjett. Det er også mulig lage en lønnsbudsjett-fil som inkluderer beregnede feriepenger men ikke arbeidsgiveravgift og pensjon.. Det er kun endringer som gjøres i ebudsjett, som blir beregnet på nytt i henhold til formlene i grunndata i Budsjett. Vi vil derfor anbefale å importere lønnsgrunnlag uten pensjon og arbeidsgiveravgift, men med feriepenger. Dette fordi: Når du importerer uten arbeidsgiveravgift og pensjon, vil formelberegnede tall også etter endringer alltid gjenspeile formlene i Budsjett. Når du importerer med arbeidsgiveravgift og pensjon, er det bare endringer du gjør som blir formelberegnet og resultatet vil ikke nødvendigvis avspeile formlene i Budsjett hvis beregningene foretatt i HRM avviker fra formelen i Budsjett. Hvis feriepenger utgiftsføres på fastlønnskontoen, er det ikke mulig å lage formler i Budsjett som kan beregne dette. Den eneste løsningen er å importere en fil inklusive feriepenger. Hvis feriepenger utgiftsføre på en egen konto, er det mulig å lage formler i Budsjett som kan beregne feriepenger. Beregning av feriepenger i HRM vil sannsynligvis likevel gi et mer nøyaktig resultat enn ved å bruke formler i Budsjett. 29

30 Budsjettområder Selskapet/ virksomheten er inndelt i budsjettområder. Dette er deler av selskapet som det skal budsjetteres på. Det enkelte budsjettområdet vil avgrense hvilke deler av kontoplanen brukeren kan budsjettere på. Det er defineringen av budsjettområdet som avgjør om brukeren på aktuelt område skal arbeide i Visma Enterprise ebudsjett eller i Visma Enterprise ebudsjett. Et område kan altså ikke være både og. Brukere som skal arbeide i ebudsjett, må ha fått tildelt et område som på forhånd er definert som web-område. Registrering i web: Ved å huke av for valget «Registrering i web», blir alle versjoner som opprettes på det aktuelle området opprettet som web-versjoner. Versjonene blir altså tilgjengelig i ebudsjett: Oppgavetyper Ved hjelp av oppgavetypene kan du legge til rette for ulike oppgaver eller funksjoner i ebudsjett. Oppgavetypene benyttes i forbindelse med etablering av budsjettgrunnlag (se egen omtale). Oppgavetypene legger til rette for periodisering eller ikke, om det skal være et krav at alle tall skal være periodisert, om det skal være mulig å benytte ebudsjett til økonomiplanbudsjettering, om det skal være mulig å registrere og aktivere tiltak og om det skal være mulig å endre lønnsgrunnlaget på web. 30

31 Det er mulig å opprette mange forskjellige oppgavetyper: Årsbudsjett uten periodisering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt Årsbudsjett med delvis periodisering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjon, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. Årsbudsjett med full periodisering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. Årsbudsjett uten periodisering med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt, men det er mulig å registrere og simulere tiltak. Årsbudsjett uten periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er ikke mulig eller ønskelig at brukeren skal periodisere budsjettet sitt, men det er mulig å registrere, simulere og aktivere tiltak. Årsbudsjett med delvis periodisering med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjonen, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. I tillegg er det mulig å registrere og simulere tiltak. Årsbudsjett med delvis periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er mulig for brukeren å periodisere hele eller deler av budsjettversjonen, men det er ikke et krav at tallene skal periodiseres. I tillegg er det mulig å registrere, simulere og aktivere tiltak. Årsbudsjett med full periodisering med tiltaksbudsjettering uten aktivering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. I tillegg er det lagt til rette for registrering og simulering av tiltak. Årsbudsjett med full periodisering med tiltaksbudsjettering og aktivering: Det er et krav om at budsjettversjonen er periodisert på alle budsjettransaksjoner og brukeren får ikke ferdigstilt budsjettet før dette er gjort. I tillegg er det lagt til rettet for registrering, simulering og aktivering av tiltak. Økonomiplan: 31

32 ebudsjett skal benytte til registrering/budsjettering av økonomiplan. Det er ikke lagt til rette for bruk av tiltak. Økonomiplan med tiltaksbudsjettering men uten aktivering: ebudsjett skal benyttes til registrering/budsjettering av økonomiplan, og det er lagt til rette for registrering og simulering av tiltak. Økonomiplan med tiltaksbudsjettering og aktivering: ebudsjett skal benyttes til registrering/budsjettering av økonomiplan, og det er lagt til rette for registrering, simulering og aktivering av tiltak. Årsbudsjett med tillatt endring av lønnsgrunnlag Er det huket av for dette valget, har den enkelte bruker lov til å opprette nye stillinger, kopiere stillinger og slette nyopprettede stillinger i opprinnelsesbildet. Dersom det ikke er huket av for dette valget, har den enkelte bruker ikke lov å gjøre endringer i opprinnelsesbildet. Dette valget kan benyttes sammen med tiltak og periodisering. Økonomiplan med lønnsgrunnlag Ikke mulig Økonomiplan og periodisering Ikke mulig Rammeavvik Velg om rammeavvik skal resultere i advarsel når budsjettversjonen sendes inn, ingen advarsel eller at overføringen av budsjettversjonen stoppes Registrere oppgavetyper For å registrere en ny oppgavetype, benytt første ledige linje, skriv inn nummer og tekst, velg kategori og huk av for aktuelle valg. Nummer er et fritt unikt nummer for oppgavetypen som påvirker sorteringen av oppgavetypene. Det vil si hvilken oppgavetype som dukker opp først når du skal velge denne i forbindelse med oppretting og spredning av en budsjettversjon til web-områder. Nummereringen har ingen funksjonalitet utover dette. Tekst er en beskrivelse av oppgavetypen, for eksempel «Årsbudsjett med periodisering». I kolonnen «Kategori» kan du velge mellom årsbudsjett eller økonomiplan. Når du oppretter en oppgavetype som skal benyttes for å legge til rette for periodisering, huker du av for «Periodisering». Huker du av for «Full periodisering» vil det i tillegg være et krav at alle tall periodiseres. Ønsker du å legge til rette for tiltaksbudsjettering, huker du av for valget «Tiltak». Ønsker du i tillegg å legge til rette for aktivering, huker du av for valget «Aktiver». Ønsker du å legge til rette for at brukeren skal kunne endre på lønnsgrunnlag fra HRM (dersom dette inngår i budsjettversjonen) huker du av for «Tillat endring i lønnsgrunnlag» 32

33 MERK! Det er ikke mulig å kombinere kategorien «Økonomiplan» og valget «Periodisering» og/eller «Tillat endring i lønnsgrunnlag» Etablere budsjettgrunnlag/versjoner for ebudsjett Budsjettversjoner som skal benyttes på web, etableres i Visma Enterprise Budsjett. Det er selve området som bestemmer om du får en web-versjon eller ikke. Velg fra Hovedmenyen: Grunndata > Budsjettversjoner og knappen NY eller benytt valget i Hovedmenyen «Etablere budsjettgrunnlag». Fyll inn nødvendige opplysninger i venstre og høyre side i bildet. Dette gjøres først. Når alle aktuelle felt er fylt ut, distribuerer du til flere eller alle områder i områdestrukturen ved å benytte knappen Du får opp dette bildet: 33

34 Merk av de områdene du ønsker å spre versjonen til. Du kan eventuelt bruke knappen Er budsjettområdet definert som et web - område, («Registrering i web»), vil dette symbolet framkomme når du markerer området: På budsjettområder som ikke definert som web - områder, vil dette symbolet framkomme: Hvis du av en eller annen grunn ønsker å produsere en web-versjon på et område som ikke er definert som et web-område, kan du få dette til ved å høyre-klikke med musa på det aktuelle området, og motsatt. Velg til slutt knappen Når du etablerer web-versjoner, må du i tillegg ta stilling til hvilken oppgavetype du ønsker å benytte. Dette feltet blir først aktivt etter at du har merket av for at du vil spre versjonen til ett eller flere områder som er definert som web-område. Velg med listepila hvilken oppgavetype du skal benytte: Vi anbefaler også at du huker av for: 34

35 Du finner igjen budsjettversjonen på de områdene du har spredt den til i bildet «Versjoner» på fana «Versjoner Alle tilgjengelige områder»: Skriv inn ramme for det enkelte området i dette bildet. Velg om du vil legge inn ramme for både inntekter og utgifter, eller om du bare vil legge inn nettoramme. Det siste gjøre du ved å fylle ut kolonnen «Ramme- Utgifter». Kolonnen for «Ramme Resultat» fylles ut automatisk. Denne er låst for redigering. Du kan endre rammer undervegs i prosessen, og brukeren vil da få opp den nye ramma på sitt område neste gang versjonen åpnes i web. Den eller de ferdige etablerte web-versjonene får status lik «Grunnlag» i Visma Enterprise Budsjett. I ebudsjett finner du versjonene igjen i boksen «Under arbeid» i Vertikalmenyen Versjonene kan ikke endres/redigeres i Visma Enterprise Budsjett kun i ebudsjett. Opprettede versjoner vil først bli tilgjengelig for videre behandling i Visma Enterprise Budsjett når brukeren har ferdigstilt aktuell versjon i ebudsjett. Når brukeren sender webversjonen videre til Visma Enterprise Budsjett, blir status endret fra «Grunnlag» til «Godkjent». I ebudsjett flyttes web-versjonen fra boksen «under arbeid» til boksen «Arkiv». Når versjonen har status «Godkjent», vil ikke web-brukeren lengre kunne endre data i budsjettversjonen. Ønsker web-brukeren å gjøre endringer etter dette, må versjonen først avvises i Visma Enterprise Budsjett. 35

36 Håndtering av ferdige web - versjoner En versjon med opprinnelse i ebudsjett, kan ikke endres direkte i Visma Enterprise Budsjett. Den kan kun avvises, slettes eller inngå i en ny konsolidert/kopiert versjon. Skal tallgrunnlaget endres/behandles videre, har du følgende alternativer: Budsjettversjonen slettes Budsjettversjonen avvises og endres i ebudsjett Budsjettversjonen konsolideres opp til overordnet summeringsområde i en ny versjon og endringer gjøres på overordnet budsjettområde Budsjettversjonen kopieres til en ny versjon i kopiering/simulering med overstyring av web til Windows på gjeldende område. Budsjettversjonen slettes: For å slette en budsjettversjon, må du først endres status til «Settes». Dette gjør du i bildet «Grunndata > Budsjettversjoner». Endre status til «Slettes» og trykk deretter på knappen. Vær obs på at du må stå på versjonens budsjettområde for å slette versjonen med denne knappen. Budsjettversjonen avvises og endres i ebudsjett: Status endres til «Avvist» i bildet «Grunndata > Budsjettversjoner». Versjonen blir nå tilgjengelig for endring/redigering i ebudsjett. 36

37 Budsjettversjonen konsolideres opp til toppområdet i en ny versjon og endringer gjøres på overordnet budsjettområde Budsjettversjonen konsolideres og behandles på lik linje som versjoner registrert i Visma Enterprise Budsjett, i bildet «Budsjett > Konsolidering». Etter konsolidering, kan tallene endres på den versjonen som er resultatet av konsolideringsjobben. Budsjettversjonen i web kopieres til ny versjon i Visma Enterprise Budsjett Ved å kjøre etablere budsjettgrunnlagsjobben i Visma Enterprise Budsjett, kan du ta kopi av en web-versjon og endre denne til en Windows - versjon. Det er imidlertid viktig å være klar over at budsjettområdet versjonen er laget på er et web-område. Du må derfor overstyre dette når du kjører jobben. Overstyringen gjøres ved å høyre klikke på web-symbolet i rutinen for å kopiere til flere budsjettområder. Brukeradministrasjon Denne delen av heftet forutsetter at du har grunnleggende kjennskap til Visma Enterprise Brukeradministrasjon. For grunnleggende kjennskap til Visma Enterprise Brukeradministrasjon, vises det til et eget kurshefte. For å kunne administrere brukere, må du minimum være definert som systemadministrator for Visma Enterprise Budsjett. Brukergrupper Brukere som skal ha tilgang til Visma Enterprise ebudsjett, kan legges inn i en allerede eksisterende og egnet brukergruppe, eller du kan opprette en egen brukergruppe for ebudsjett. Vi anbefaler at du lager en egen brukergruppe for ebudsjett. Åpne Brukeradministrasjon fra Verktøymenyen i Budsjett: 37

38 For å opprette en ny brukergruppe, velg «Brukergrupper» i utforskeren i venstre del av bildet: høyreklikk i bildet og velg «Ny innførsel». I dialogboksen skriver du inn navnet på brukergruppa og trykker «OK». Marker den aktuelle gruppa og klikk på fana «Modultilganger» i høyre del av Brukeradministrasjonsbildet: 38

39 Velg «YES» for tilgang til ebudsjett. Du er nå klar til å legge de aktuelle brukerne inn i den aktuelle gruppa. Klikk på fana «Medlemmer»: I dette bildet vises medlemmer i gruppa som standard. For å få fram alle aktuelle brukere, også de som ennå ikke er medlemmer, trykk på den blå filterlinja i kolonnen «Medlemskap»: Velg blank eller tom linje. Du får nå fram alle registrerte brukere. Søk deg fram til aktuell(e) bruker(e) ved hjelp av filteret. Når du har får fram aktuell(e) bruker(e), huker du av i kolonnen «Medlemskap». Fortsett slik til du har knyttet alle brukere til den aktuelle gruppa. 39

40 Modulspesifikke egenskaper Modulspesifikke egenskaper må håndteres pr. bruker. Velg «Brukere» i utforskeren i venstre del av bildet, og søk fram aktuell bruker. Via fana «Modulspesifikke egenskaper», begrenser du tilgangene til den enkelte brukeren slik at vedkommende kun får tilgang til sitt budsjettområde. Under «Modulspesifikke egenskaper» angir du også hvilket selskap og hvilket budsjettår brukeren skal jobbe i. Vær oppmerksom på at området må være på plass før du velger selskap og år som oppstartsverdier. Se mer beskrivelse under. Områdetilgang: Du starter i nedre del av bildet: Skriv inn aktuelt selskap og år. I kolonnen «Nr.» skriver du inn tallet 1. Til slutt velger du aktuelt budsjettområde ved hjelp av nedtrekkspila i feltet «Område». En bruker skal ha tilgang til det området som befinner seg høyest i områdestrukturens hierarki. Brukeren vil da automatisk få tilgang til underliggende områder. Standardverdier: Etter at du har registrert hvilket selskap og budsjettområde brukeren skal ha tilgang til, legger du inn det selskapet og det budsjettåret brukeren skal komme inn i ved pålogging. Region benyttes vanligvis ikke. MERK 1!: Hvis en bruker skal ha tilgang til budsjettområder i flere selskap, registrerer du tallet 1 på den første linjen (for det første selskapet og budsjettområde), tallet 2 på den andre linjen (for det andre selskapet og budsjettområde) osv. MERK 2!: Hvis en bruker skal ha tilgang til budsjettområder på samme nivå i områdestrukturen og i samme selskap, registrerer du tallet 1 på den første linja (for det første budsjettområdet), tallet 2 på den andre linja (for det andre budsjettområde) osv. 40