Visma Enterprise Økonomirapportering

Transkript

1 Visma Enterprise Økonomirapportering Versjon 2014

2 II Visma Enterprise - Økonomirapportering

3 Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring. Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@vismaunique.no) eller via telefon ( ). Visma Enterprise Økonomirapportering III

4 Innhold INTRODUKSJON... 1 ØKONOMIDATA ETTER SELVBETJENINGSPRINSIPPET... 2 BRUK AV VISMA ENTERPRISE ØKONOMIRAPPORTERING... 4 ÅPNINGSBILDET OPPSTART AV SYSTEMET... 4 Velg rapport... 4 Ny rapport... 5 Innstillinger... 6 Oppgavetyper... 6 DEFINISJON AV RAPPORTER... 9 Lage ny rapport... 9 Rediger rapport... 9 Rader og kolonner Lagring av rapporten Kjøring av den definerte rapporten Visning av rapportresultat KOPIERE RAPPORT FRA «FELLES RAPPORTER» TIL «PRIVATE RAPPORTER» PROSESSEN VIRKSOMHETSRAPPORTERING BRUK AV VARSLING GENERELL BESKRIVELSE OPPRETTE VARSEL ENKEL ANBEFALING I BRUK AV VARSLER IVERKSETTE VARSLING I ØKONOMIRAPPORTERING EKSEMPEL MED VARSEL BRUK AV ARKIV HVA ER ARKIV? ARKIVERE EN RAPPORT ARKIVERTE RAPPORTER BEHANDLINGEN AV ARKIVERT RAPPORT ADMINISTRERE RAPPORTER PRESENTASJON AV ARKIVERTE RAPPORTER IV Visma Enterprise - Økonomirapportering

5 BRUK AV PROGNOSE GENERELL BESKRIVELSE...42 ETABLERE PROGNOSE I RAPPORT...42 BESTEMME RAPPORTERINGSNIVÅ FOR PROGNOSE...42 OPPRETTE PROGNOSEKOLONNER...43 BRUKE PROGNOSEN I ARKIV...43 KORREKSJONSKOLONNE SØK SØK BILAG...47 KONTOPLAN...50 RESKONTRO...51 FAKTURA...54 BUDSJETTENDRING...57 INNSTILLINGER...59 Visma Enterprise Økonomirapportering V

6

7 INTRODUKSJON Dette kursheftet presenterer Visma Enterprise Økonomirapportering på web. Det tar også for seg funksjonalitet beregnet på virksomhetsrapportering. Økonomirapportering på web omfatter funksjonalitet for å lage sine egne rapporter og presentere resultatene på ulike måter. Rapportering: En rapportgenerator med et enkelt og intuitivt grensesnitt. Et verktøy hvor brukeren selv på en enkel måte kan definere sine egne rapporter og benytte modulens funksjoner for drilldown helt ned til bilagsnivå og opprinnelse for bilaget. Virksomhetsrapportering på web omfatter funksjonalitet for å kjøre og lagre rapporter sentralt til faste rapporteringer, innhente kommentarer, prognoser og forslag til tiltak ute i organisasjonen og sammenfatte dette til bruk i administrativ og /eller politisk ledelse. Avviksvarsling: Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet for egen varslingskolonne. Den enkelte organisasjon kan selv definere de grenseverdier som skal utløse et varsel om avvik i kolonnen. Avviksvarsling krever tilgang til applikasjonen Ve81-vra i Brukeradministrasjonen (ressurs til systemet Økonomi) Arkiv: Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet som gjør at det kan kjøres rapporter sentralt. Det ferdige resultatet kan lagres i et arkiv. Deretter kan virksomhetsledere / avdelingsledere legge inn kommentarer / tiltak til de områder de er ansvarlig for og kvittere for at dette er gjort. Ledelsen kan kontrollere tiltakene og eventuelt avvise tiltaket. Arkivfunksjonaliteten sikrer at rapporteringens tallresultat er fast gjennom hele rapporteringsfasen. Kommentarene kan lagres for gjenbruk til analyse eller senere rapportering. Arkivfunksjonalitet styres i Brukeradministrasjon under modulspesifikke egenskaper i Økonomi, og det kan der gis tilgang til å lagre rapporter i fellesarkiv og arkivere rapporter (til bruk i virksomhetsrapportering). Brukere som ikke har tilgang til noen av de to valgene, vil kun ha tilgang til å arkivere rapporter i Mine rapporter. Prognose: Arkivfunksjonen i Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet som gjør at virksomheten kan benytte gamle prognoser og endre disse etter nye forutsetninger direkte i web. Virksomheten kan selv bestemme hvilket nivå prognosene skal utarbeides på og prognosene kan om ønskelig inngå som historikk til senere arbeid. Avviksvarsling, tiltaksrapportering og prognoser kan brukes som separate funksjoner eller samtidig i samme rapport. Korreksjonskolonne Korreksjonskolonnen kan benyttes til å korrigere selve regnskapstallene. Hvis for eksempel en inntekt eller en kostnad er kommet på feil periode og du ikke ønsker å åpne perioden fir å korrigere feilen, kan det heller korrigeres i rapporteringssammenheng. Visma Enterprise Økonomirapportering 1

8 Søk på bilag og kontoplan I menyvalget «Søk» er det en egen modul for søk i regnskapsbilagene, reskontro, faktura og budsjettendringer. Økonomidata etter selvbetjeningsprinsippet I takt med stadig mer desentrale styringsmodeller oppstår behovet for å gi virksomhetsledere enkel tilgang til oppdaterte økonomidata, og om nødvendig selv fremstille rapporter som tilfredsstiller egne behov. Dette er utgangspunktet for Visma Enterprise Økonomirapportering, et system som benytter moderne WEB basert teknologi. Visma Enterprise Økonomirapportering gir en rekke fordeler: Alltid tilgang til oppdaterte data Ved spørring direkte på skjerm sikres det at brukerne av systemet alltid spør mot de mest oppdaterte tall som finnes, det gjelder både økonomirapporter og mulighet for søk på bilag. Enkel tilgang til data Det er lagt vekt på at skjermbildene skal være så enkle og intuitive som mulig. Reduserte kostnader til distribusjon av rapporter Fremdeles er hverdagen for mange preget av at det sendes ut rapporter i papirform. Visma Enterprise Økonomirapportering bidrar til å redusere dette. Forbedret virksomhetsstyring Med enkel tilgang til oppdaterte data, sikres det at virksomhetsledere kan ta riktige beslutninger basert på effektive ledelsesverktøy. Tid brukt til å lete etter gamle bilag kan også enkelt reduseres ved å benytte funksjonen finn bilag. Effektiv virksomhetsrapportering Med funksjonalitet for virksomhetsrapportering kan det kjøres rapporter fra sentralt hold som dekker hele eller store deler av organisasjonen og det ferdige resultatet kan deretter lagres i en arkivfunksjon. Virksomhetsledere/ avdelingsledere kan legge inn kommentarer/tiltak på de områder de er ansvarlig for og kvittere for at dette er gjort. Den ansvarlige for det organisasjonsledd rapporten omfatter kan deretter lese kommentarer/tiltak og eventuelt avvise disse. Avviste kommentarer vil fremkomme med egne symboler i rapportvisningen. Kommentarer / tiltak kan om ønskelig merkes for gjenbruk og automatisk tas med neste gang rapporten kjøres. Når en slik virksomhetsrapport er ferdig kommentert og godkjent på alle nivåer i organisasjonen, vil den bli låst i forhold til endring av kommentarer og vil være tilgjengelig for oppslag senere. Rapporter som kjøres til arkiv, hentes opp fra en egen knapp under «Velg rapport» i Økonomirapportering. Selv om en rapport dekker hele organisasjonen, vil brukerne av rapporten kun få tilgang til de områder av rapporten som de har fullmakt til i Økonomi. Kjøres en rapport på et helt overordnet nivå, f.eks. bare på konto, vil brukeren få se hele kontoen på toppnivået, men ved drilldown nedover i tallmaterialet vil begrensning i fullmakt slå inn, slik at brukeren ikke får tilgang til mer enn fullmaktene tilsier på mer detaljert nivå. I virksomhetsrapporteringen er det åpnet opp for at organisasjonen kan benytte symboler i rapportresultatet for å varsle avvik eller områder som det særlig bør rettes fokus på i 2 Visma Enterprise - Økonomirapportering

9 rapporteringen. Arkivfunksjonaliteten har ikke gått på bekostning av organisasjonens mulighet til å analysere dataene på detaljnivå under utarbeidelse av tiltak og kommentarer. Vi skal illustrere disse fordelene i dette kursheftet. Visma Enterprise Økonomirapportering 3

10 BRUK AV VISMA ENTERPRISE ØKONOMIRAPPORTERING Åpningsbildet oppstart av systemet Økonomirapportering er lagt på Enterprise oppstartssiden under fanen «Økonomi > Rapportering». Modulens hovedmeny er utført som en tradisjonelt vertikalmeny med funksjon for autokollaps og ekspander. Menyen viser innlogget selskap og år. Visma Økonomirapportering henter de til enhver tid sist oppdaterte regnskapsdata fra økonomisystemet og presenterer resultatet i en egen visningsdel. Denne er beskrevet senere i dette kursheftet. Det samme gjelder for arkivfunksjonen, som gir deg mulighet til å hente fram tidligere arkiverte rapporter enten fra «Mine rapporter» eller fra «Felles rapporter». Hvis du har fått rettigheter i Brukeradministrasjonen til å lagre i «Felles» kan du også arkivere rapporter som andre kan benytte. Velg rapport Fra menyvalget «Velg rapport» har du tilgang til alle rapportene. Dette er også utgangspunktet for å redigere, slette eller kjøre eksisterende rapporter. Oversikten er standard sortert alfabetisk etter rapportnavn. 4 Visma Enterprise - Økonomirapportering

11 Rapporter sorteres i følgende kategorier. Rapportmal/Mine Rapportmal/Felles Arkiverte/Mine Arkiverte/Felles I alle kategoriene kan du gjøre frisøk på rapportnavn. Rapporter presenteres med 3 kolonner (5 i arkivet). Alle kolonnene kan sorteres ved å klikke på de. Id rapport Id. Denne er unik for hver enkelt rapport. Rapport Navn på rapporten Sist endret Dato I arkivet har du også egne kolonner som spesifiserer år og periode rapporten gjelder for. Ved å merke en rapport i oversikten får du ytterligere detaljer om rapporten Beskrivelse Detaljert beskrivelse hvis angitt i rapporten. Oppgavetype Opprettet av Bruker og dato for opprettelse av rapporten. Når en rapportmal er merket kan du velge Rediger Sender deg videre inn i vedlikehold av rapporten. Slett Rapporten slettes, kun hvis du har rettighet til sletting. Kjør Kjører rapporten. Vis rapport Hvis rapporten er tidligere kjørt og ligger i lagret i temporære tabeller, kan du hente den uten å kjøre på nytt. Gjelder rapporter som er definert som ordinær rapport. Når en Arkivert rapport er merket kan du velge Kopier Lar deg kopiere rapporten og lagre den som en rapportmal. Arkiverte rapporter kan ikke endres. Hent data Henter den arkiverte rapporten og presenterer den. Ny rapport Skal du lage en ny rapport klikker du på «Ny rapport», og du kommer inn i følgende bilde: For å fortsette velger du aktuell oppgavetype og klikker på «Ny rapport». Kun de oppgavetyper du har tilgang til vil være tilgjengelige her. Visma Enterprise Økonomirapportering 5

12 Innstillinger Under innstillinger kan du endre innlogget selskap og/eller år. Innlogget selskap styrer hvilket selskap du kan kjøre/hente rapporter i. Styrer også standard selskap ved opprettelse av ny rapport. Innlogget år styrer rapporter som har dynamiske utvalg på periode/år mot valgte år. Velg rapport kan her velge om du vil ha «Mine» eller «Felles» som standard plassering. Velg rapport kan her velge om du vil ha «Rapportmal» eller «Arkiverte» som standard rapporttype. Standard underfane redigering kan her velge om du vil ha «kolonner» eller «rader» som standard valg eller om begge skal være «Lukket». Vis rapportinfo ved kjøring alternativene her er «Lukket» eller «Åpent». Nederst i bildet vises tilgangene du har i selskapet. Oppgavetyper Oppgavetyper er utgangspunktet for å lage ny rapporter. Oppgavetypen bestemmer om rapporten lar seg arkivere eller ikke. På sikt vil oppgavetypen også definere saksgang for virksomhetsrapporter. Oppgavetyper kan opprettes både i Økonomirapportering og Økonomi Windows. Opprettelse og vedlikehold av oppgavetyper i Økonomi Windows gjøres under følgende meny: «Grunndata > Selskapsinnstillinger > Oppgavetyper for økonomirapportering». For å opprette ny oppgavetype trykk på knappen «Ny». Alle feltene i oppgavetypen kan senere endres. Oppgavetype uten tilknyttede rapporter kan slettes. 6 Visma Enterprise - Økonomirapportering

13 Oppgave Her angis nr. og navn på oppgavetypen Rapporttype Virksomhetsrapport eller ordinær rapport. Forskjellen er om du kan arkivere rapporten eller ikke. Saksgang Saksgang i forbindelse med virksomhetsrapportering. Funksjonaliteten er ikke klar ennå. Informasjon om oppgavetypen Beskrivelse av innhold i oppgavetypen. Tilgang Feltet viser hvem som har tilgang til de aktuelle oppgavetypene. Menyvalget forutsetter at din bruker har tilgang til å opprette/vedlikeholde oppgavetyper. Dette begrenses i brukeradministrasjonen ved hjelp av en ny tilpasset ressurs for Økonomi. ACCESS_EDITTASKTYPES = YES Tilgang til oppgavetyper kan også tildeles under modulspesifikke egenskaper i Brukeradministrasjonen. Visma Enterprise Økonomirapportering 7

14 8 Visma Enterprise - Økonomirapportering

15 Definisjon av rapporter Lage ny rapport Du ønsker å lage en ny rapport. Det gjør du ved å klikke på «Ny rapport» i menyen. Deretter markerer du hvilken oppgavetype rapporten tilhører og klikker på «Ny rapport». Rediger rapport Du kommer da inn i bildet for «Rediger rapport». Tittelen i vinduet forteller deg hva slags rapporttype du jobber på. Eksempel «Rediger ordinær rapport». Legg inn navn og en beskrivelse av hva rapporten skal benyttes til. Både navnet og beskrivelsen presenteres i det generelle oppstartsbildet for rapporter. Selskap Foreslår automatisk innlogget selskap. Dette kan overstyres. Basis-år Som standard står denne til innlogget år. Innlogget år er dynamisk og kan overstyres i innstillingene. Rapporter kan også legges mot et fast år. Budsjettområde Det er mulig å benytte Økonomirapportering for kjøring mot Visma Enterprise Budsjett. Du må da først definere det budsjettområdet i Budsjett som rapporten skal kjøres for. Presentasjon Hvordan tall skal presenteres. Gjelder alle tall i hele rapporten. Ta med nullbeløp Hvis huket av vil rapporten liste ut alle tilfeller i utvalget selv om det ikke er regnskap/budsjett-tall. Beskrivelse I beskrivelsesfeltet er det plass til 998 tegn. Hvis du limer inn en beskrivelse, og den er lenger en 998 tegn, kuttes teksten på 998 tegn. Når du har fylt inn navn og beskrivelse, går du videre til «Rader» og «Kolonner». Visma Enterprise Økonomirapportering 9

16 Rader og kolonner Du får presentert rader og kolonner i samme overflate hvis du har valgt «Lukket» i «Standard underfane redigering» i innstillinger. Ønsker du å endre rekkefølge på rader eller kolonner, merk feltet og flytt ved hjelp av «flytte pilene». Du kan legge inn rader og kolonner før du velger «Vis detaljer» for å legge inn ytterligere utvalg. For hver konteringsdimensjon kan du sette inn begrensninger. Begrensningene legges inn som intervall atskilt av kolon, eller som enkeltverdier atskilt av komma, eller som kombinasjoner av disse. Du har også mulighet til å legge inn unntak. Unntak legges inn i parentes. Når du drar musepekeren over et utvalg av konteringsdimensjoner, vises hele utvalget i egen tool-tip. 10 Visma Enterprise - Økonomirapportering

17 Ved å klikke på den lille knappen bak «Utvalg» kommer du inn i følgende bilde med oppslag mot konteringskombinasjoner. Det er zoom funksjon mot kontoplan på alle dimensjoner. For å velge en konteringsdimensjon klikker du på linjen for dimensjonen. For å velge et utvalg legger du inn utvalget og klikker «Velg utvalg». For å fjerne et utvalg klikker du på utvalget under «valgte dimensjoner» og deretter på «Fjern utvalg». I tillegg kan du velge om inntekter/utgifter skal spesifiseres; «I/U-brudd». Kolonnen «Sifferbrudd» gir mulighet til å angi at det skal være brudd på f.eks. 2. siffer i art/konto. «SB konteringstype» gir deg mulighet til å knytte en administrativ gruppe til sifferbruddet, slik at beskrivelsen til summene sifferbruddet gir i rapporten kan hentes fra denne gruppen. Hvis du for eksempel har bygd en administrativ gruppe for konto 10, 11, 12 osv. og gitt disse navn og medlemmer i økonomi kan du hente fram denne administrative gruppen når du velger å bruke det samme sifferbruddet i Økonomirapportering. Det går også fint an å bruke sifferbrudd uten å legge inn noen «SB konteringstype», men da får summen en generell tekst. Ønsker du å skjule en dimensjon på rapportresultatet huk av for «Skjult». Visma Enterprise Økonomirapportering 11

18 Bestilling av rapport på gruppenivå (administrative grupper) gjør du slik: Velg aktuell gruppe på linje 1 (for eksempel gruppeansvar). I eksempelet under er det laget administrativ gruppe på gruppeansvar og avdelingsansvar. Når du velger gruppeansvar kommer avdelingsansvar og ansvar automatisk opp. I «Kolonner» bestemmer du hva slags tall som skal rapporteres. Under kolonner velger du ytterligere utvalg for talltyper. Tittel Tittel på kolonnen, foreslås med samme navn som talltypen. Du kan endre Tittel på alle kolonner, tilpasset hva som er kjente begreper i organisasjonen. Vi anbefaler at hvis du ønsker å ha samme kolonne flere ganger, bør du endre Tittel på de kolonnene som er like. Ønsker du f.eks. å ha flere kolonner med regnskap, kan du f.eks. kalle kolonnene for regnskap 2011, regnskap 2012 osv. Du kan velge å rapportere regnskapstall, opprinnelig budsjett, budsjett inklusiv budsjettendringer, kun budsjettendringer, alternativt budsjett eller tall fra en budsjettversjon i Visma Enterprise Budsjett. Det finnes også en talltype for Disponert, dersom virksomheten benytter ehandel og har definert i oppsett av ehandel at disposisjonsregnskap skal benyttes. 12 Visma Enterprise - Økonomirapportering

19 Periode Velg mellom forhåndsdefinerte utvalg eller skriv inn et egendefinert utvalg. Hvis du ikke velger periode vil du bli bedt om å velge periode når du kjører rapportmalen. Velg periode og klikk «OK». Ønsker du å legge inn en periode, klikk på listeknappen «Velg ved kjøring», og du får opp følgende valg. Velger du «Egendefinert» kan du få hjelp til hvordan du gjør dette ved å trykke på «?» Visma Enterprise Økonomirapportering 13

20 NB! Ved bruk av periode 13 eller 14, må du legge inn konstant # hvis du skal ha rapport per periode 12 slik som vist under. Periodisering - Du kan velge å periodisere en kolonne per måned, to måneder, kvartal, tertial og halvår. Når en rapport en periodisert trenger du ikke å lage egne kolonner for hver periode med samme talltype. Skjult Kolonner kan skjules i rapportvisning. Dette er hensiktsmessig hvis du ønsker å ha kolonner med i formelutvalg, men ikke nødvendigvis ønsker å vise kolonnen. Formel Du kan definere kolonner for avvik, enten i kroner eller prosent samt forbruk i prosent. Det er også mulig å definere en kolonne der du adderer, subtraherer, multipliserer eller dividerer 2 eller flere kolonner eller en eller flere kolonner og en konstant. Ved å klikke på i feltet for «Formel», kommer du inn i bilde hvor du kan velge type formel. Alternativt kan du skrive formelen rett inn i feltet. Tilbake til visning Bildet for redigering av rapporter har en knapp «Tilbake til visning». Fra liste- eller utforskervisning i rapporten, kan du trykke på knappen «Rediger». Du kommer da over i redigeringsbildet. Ved hjelp av knappen «Tilbake til visning» kan du komme tilbake til liste- eller utforskervisning (for å se rapportresultatet) uten å kjøre rapporten på nytt. Hvis du gjør endringer i redigeringsbildet, må du trykke på knappen «Kjør» for å oppdatere rapportresultatet. 14 Visma Enterprise - Økonomirapportering

21 Lagring av rapporten Nå kan du lagre rapportdefinisjonen. Alternativt kan du vente med å lagre rapporten til etter at du har kjørt en testkjøring. Slik lagrer du: Trykk på knappen «Lagre som». Du får nå spørsmål om du ønsker å lagre rapporten som «Mine rapporter» eller «Felles rapporter». Får du ikke opp valget «Felles», så er det fordi du ikke har tilgang til å arkivere Felles rapporter. Merk deg at det er rapportdefinisjonen du lagrer, ikke rapportresultatet. Økonomirapportering husker rapportresultatet i opptil 12 timer, etter dette må rapporten kjøres på nytt for å hente nytt uttrekk av data fra Visma Enterprise Økonomi. Kjøring av den definerte rapporten For å kjøre rapporten trykker du på knappen «Kjør rapport» nede til høyre. Det foretas nå et uttrekk av data fra økonomisystemet eller budsjettmodulen. Ventetiden vil avhenge av størrelsen på utplukket og mengde data hos deg. Når utplukket er ferdig legges dataene ut, og du kan velge ulike visninger av dataene. Hvis du i rapportdefinisjon ikke har valgt periode rapporten skal kjøres for, men har lagt inn valget «Velg ved kjøring», får du opp følgende bilde: Velg periode og klikk på «OK». Visma Enterprise Økonomirapportering 15

22 Visning av rapportresultat Når rapporten er kjørt, dvs. den har hentet data direkte fra Visma Enterprise Økonomi, lagres dette i temporære filer. Resultatet presenteres på en fleksibel måte, og du kan selv bestemme både presentasjonsform og hvilken del av utvalget som skal presenteres. Funksjonaliteten er laget slik at uttrekket av data kun kjøres en gang og deretter bearbeides etter behov. Rapportinfo Øverst i høyre hjørne er det en knapp hvor du kan skjule eller vise rapportinformasjon. Tallvisning Endrer presentasjon av tall i rapporten Sorter kolonner Kun tilgjengelig hvis du har periodiserte tall i rapportutvalget. Som standard vil «Pr. kategori» være valgt. «Pr. periode» bygger nye kolonner Rapportinfo Her kan du se hvilket utvalg du har lagt inn under «Rader» og «Kolonner» Liste I eksempelet over er det valgt «Liste» som visningsalternativ. Ønsker du å endre på dette, gjøres dette i nedtrekksmenyen slik som vist under. I listevisningen kan du drille opp og ned i rapporten og se på flere nivåer samtidig. 16 Visma Enterprise - Økonomirapportering

23 Kolonnebredden kan justeres ved å peke med musepeker på skillevegg mellom to kolonner og dra kolonnen bredere eller smalere. Dobbeltklikk direkte på skillelinjen mellom to kolonner fører til at kolonnen tilpasses til innholdet i kolonnen. I nedtrekksmenyen under valget for «Skjul og Sorter» kan du skjule og sortere presentasjonsrekkefølgen på konteringsdimensjoner og grupperinger. Ønsker du å skjule noen dimensjoner, ta vekk «avhukningen». Ønsker du å endre på rekkefølgen gjøres dette ved å klikke på pilene. I nedtrekksmenyen på kolonner, kan du velge å skjule kolonnen. I bildet under ser du at du kan velge å legge inn desimaler i formelkolonnen. Valget «Periodiser» er tilgjengelig hvis kolonnen har periodiseringsutvalg på seg. Velger du periodiser deler kolonnen seg opp i periodiserte «underkolonner». Visma Enterprise Økonomirapportering 17

24 Utforsker Med utforsker som visningsformat blir et og et dimensjonsnivå presentert. I utforsker kan du når som helst endre presentasjonsformen i rapporten. Nivået står som standard dynamisk. Drilldown funksjon Visma Enterprise Økonomirapportering gir deg mulighet til å drille deg nedover til lavere nivåer i datagrunnlaget. Dette kan gjøres både i «Liste» og «Utforsker» som visningsmulighet. Hva som presenteres som øverste nivå, er avhengig av den valgte rekkefølge av konteringsdimensjoner. Du kan drille deg helt ned til laveste nivå som er bilagslinjer, og videre helt ned for å se på innskannet faktura, grunnlag utgående faktura evt. lønnstransaksjoner. For å komme helt ned til bilagsnivå, klikk på et regnskap- budsjett- eller budsjettendringstall fra listevisning eller fra utforsker. Det vil da åpnes en ny fane/vindu med oversikt over tilhørende transaksjoner. Du kan gjøre drilldown på totalsummer eller periodesummer. For å komme videre ned for å få mer informasjon om bilaget, klikk på aktuell linje og du får opp følgende bilde. 18 Visma Enterprise - Økonomirapportering

25 Du kan klikke deg videre helt ned for å se en innskannet faktura, informasjon om lønnstransaksjoner, eller som i eksempelet over se på opprinnelsen på en utgående faktura. Fakturering webservice må være på plass for å kunne drille seg ned på utgående faktura. Du må også ha tilgang til modul Fakturering. Eller som her, drilldown mot lønnstransaksjon: Ved å gå på «Vis lønnsdetaljer», kan du få fram summer pr. (lønns-)art, eller Sum pr. ansatt for den aktuelle saldoen du driller ned på. Visma Enterprise Økonomirapportering 19

26 Følgende applikasjoner under modul Økonomi under fane Ressurser må være på plass i Brukeradministrasjon for å få fram detaljerte lønnstranser via Økonomi Windows og Økonomirapportering. AV902BIL for windows og AV902BIL_C4J for Økonomirapportering på web. Applikasjonene legges inn med standardtilgang NONE på Modul og overstyres til DELETE på aktuelle brukergrupper som skal få ha innsyn i lønnsdetaljer. Hva den enkelte bruker får se, er også avhengig av tilgang til aktuelle konteringsdimensjoner selvfølgelig. I Økonomirapportering er det også mulig med drilldown til ebudsjettendringen sin opprinnelse (saksgang, vedlegg og notat). Klikk direkte på et aktuelt budsjettbeløp (Budsjett inkl. endringer og/eller Budsjettendringer). Det åpnes et nytt vindu for videre drilldown. Klikk deretter direkte på den endringen du ønsker å se opprinnelsen til og klikk på lenken «Budsjettendring». Det åpnes et nytt vindu der du kan se ebudsjettendringen sin opprinnelse. Du kan se hodenotat, saksgangslogg, saksgangsnotateter og vedlegg, med unntak av de som er merket som sensitive, og du kan skrive ut budsjettendringene med og uten periodiserte beløp. 20 Visma Enterprise - Økonomirapportering

27 Grafikk For å få fram grafikk trykker du på knappen opp til høyre i bildet. I grafikkvisning kan du velge om du vil ha liggende/stående søyler eller kakediagram. Du kan også velge hvilke av de periodiserte kolonnene du ønsker med i grafikken. Visma Enterprise Økonomirapportering 21

28 Utskrift Ved å klikke på ikonet for skriver, kan du skrive ut «Hele rapporten» eller du kan skrive ut «Den synlige rapporten». Ønsker du utskrift til Excel kan du «Laste ned den fullstendige rapporten som et Excel ark» eller «Laste ned den synlige rapporten som Excel ark» ved å klikke på ikonet for Excel. Under vises eksempel på hvordan du kan skrive ut «Den synlige rapporten». Velger du å skrive ut den synlige rapporten får du ut rapporten slik du har definert den i liste- eller utforskervisning. F5 eller høyreklikk og velg «Print» for å skrive ut. Ved å trykke på knappen «Alt» på tastaturet får du opp «File» i verktøylinjen, og du kan videre velge enten å lagre rapporten, skrive ut eller sende rapporten på epost. Du kan også ved bruk av «klipp og lim inn» få rapporten over i Word i tabell-format. 22 Visma Enterprise - Økonomirapportering

29 Kopiere rapport fra «Felles rapporter» til «Private rapporter» En vanlig situasjon er at en superbruker har lagt ut en rapport på «Felles» og du ønsker å hente denne over som en av «Mine» rapporter. Utgangspunkt for eksempelet er rapporten «Budsjettkontroll». Denne skal kopieres til «Mine» rapporter. Løsningen er da å markere rapporten «Budsjettkontroll» og deretter velge ark-fanen «Rediger». Du får da frem dette i bildet: Her kan du endre navn eller bare lagre den med samme navn, bare ikke navnet forekommer fra før i dine private rapporter. Legg gjerne inn nytt navn og en liten forklarende tekst til deg selv og velg så «Lagre som». Visma Enterprise Økonomirapportering 23

30 Du velger nå å lagre rapporten i «Mine». (Denne brukeren har også tilgang til å lagre i felles, ellers vil ikke denne knappen være synlig.) Når du nå åpner «Velg rapport» vil du nå se at rapporten finnes under «Mine» rapporter. 24 Visma Enterprise - Økonomirapportering

31 PROSESSEN VIRKSOMHETSRAPPORTERING Visma Unique understøtter prosessen rundt virksomhetsrapportering gjennom å tilby ulik funksjonalitet i Visma Enterprise Økonomirapportering. Figuren nedenfor viser en skjematisk framstilling av en tenkt virksomhetsrapportering og hvilke nivåer i organisasjonen som kan tenkes å være involvert i prosessen. Økonomiavdelingen kan tilrettelegge faste rapporter for hele organisasjonen og kjøre disse til avtalte tidspunkter og på denne måten bidra til at virksomhetsrapporteringen kan foregå mest mulig elektronisk. De rapporteringsansvarlige ute i organisasjonen kan på sin side legge inn kommentarer til tall, lage prognose for årsresultat og foreslå tiltak innenfor sitt eget område. Når rapporten låses etter sluttført intern prosess, vil den være tilgjengelig for oppslag ved senere rapporteringer og som dokumentasjon for ansvarlige på alle nivåer. Visma Enterprise Økonomirapportering har en del funksjonalitet som understøtter de ulike rollene og behovene i forbindelse med virksomhetsrapporteringen. Det kreves tilgang til å arkivere fellesrapporter under systemspesifikke egenskaper Økonomi i Brukeradministrasjonen for å kunne tilrettelegge for virksomhetsrapporteringen. BRUK AV VARSLING Generell beskrivelse Visma Enterprise Økonomirapportering gir mulighet for å benytte en egen kolonne med varsler om avvik, hvor den enkelte organisasjon selv kan definere de grenseverdier som skal utløse et slikt varsel. Denne funksjonaliteten er utviklet for å gjøre det enkelt å få fram den/de poster i rapporten som den rapporteringsansvarlige skal kommentere særskilt eller følge opp på bestemte måter. Visma Enterprise Økonomirapportering 25

32 Grenseverdier for når avvik skal varsles defineres i Visma Enterprise Økonomi. Grenseverdiene settes på konteringsverdier og vil være gjennomgående for hele selskapet for det aktuelle konteringsbegrepet. Varslingen er også slik oppbygget at det er mulig å definere unike varsler på enkelte konteringsverdier. Videre er det mulig å definere ulike nivåer for varslene og at varslet har ulikt symbol ut i fra grenseverdier satt i Økonomi. Grenseverdier kan settes både som beløpsgrenser og prosenter. Varsler iverksettes i Visma Enterprise Økonomirapportering og defineres for den enkelte rapport. Det vil si at virksomheten kan ha varsler i noen rapporter og velge ikke å benytte varsler i andre rapporter. Varslene vil fremkomme som symboler i rapportens resultat. Opprette varsel Menyvalg i Visma Enterprise Økonomi: I bildet vedlikehold av Grenseverdier i Virksomhetsrapportering defineres de konteringsbegrep, grenseverdier og symboler som skal utløse et varsel i Visma Enterprise Økonomirapportering. I kolonnene fra venstre mot høyre legges følgende verdier inn: Konteringsbegrep: Det legges inn det konteringsbegrepet du ønsker å igangsette et varsel på. Det er kun konteringsbegrep 1-10 som kan benyttes. Varsel kan ikke knyttes mot administrative grupper eller grupper med summering. 26 Visma Enterprise - Økonomirapportering

33 Konteringsid: I feltet kan du sette inn eksaktverdier eller intervall varslet skal gjelde for. Verdien kan registreres direkte eller du kan markere feltet og benytte for å få en liste til å velge verdier fra. Velger du ikke å angi noe i feltet, betyr dette at grenseverdien gjelder alle konteringsverdier. OBS! Dersom du velger å angi en spesiell grenseverdi for f.eks. lønnsarter og vil ha andre grenseverdier for alle andre arter, må du angi et og et kontointervall og angi en grenseverdi for hver av dem. I eksempelet over er det angitt tre grenseverdier for art 1010:1099 og tre andre grenseverdier for 1100:1999 med tilhørende ikoner. Type: Her angir du om grenseverdien skal gjelde en formel for beløp eller prosent. For at varslet skal fungere i Økonomirapportering må det være samsvar mellom valg av prosent/beløp i Økonomi og prosent/beløp i Økonomirapportering. Grenseverdi: Her setter du opp fra hvilken grenseverdi du ønsker at varslet vises. Dersom du vil at en formel i Visma Enterprise Økonomirapportering f.eks. skal varsle dersom det er benyttet kr mer i regnskapet enn budsjettert, angir du med type beløp. Dersom du vil at det skal varsles i Økonomirapportering når budsjettet overstiges med mer enn 10 % så angis 110 med type prosent. Ved ulike intervaller av varsler på et konteringsbegrep, gjelder alltid et varsel fra angitt grenseverdi og fram til ny grenseverdi med nytt varsel inntreffer. Du bør altså ha tenkt igjennom hva slags formler du planlegger å bruke i rapporteringen før du definerer opp de ulike varslene og grenseverdiene. Ikon: Her får du se hvilket symbol du har valgt at skal vises i Visma Enterprise Økonomirapportering når grenseverdien inntreffer. Ved førstegangs registrering kommer du rett inn i bildet for å velge ikon. Visma Enterprise Økonomirapportering 27

34 Dersom du ved en senere anledning velger å bytte Ikon kan du trykke venstre i grenseverdibildet og tilsvarende bilde kommer fram igjen. nede til Filnavn: Dette feltet er kun informasjon om filnavnet på valgt ikon. Informasjon: Mulighet for å legge inn forklarende tekst til varslet. Dette vil vises i web (som tool-tip) dersom brukeren peker på varslet. Vi gjør oppmerksom på følgende områder: Grenseverdier kan ikke defineres som en kombinasjon av 2 konteringsbegreper. Du kan for eksempel ikke angi at grenseverdien kun skal gjelde dersom kontoen er 1010 og ansvaret Grenseverdier kan ikke defineres som en kombinasjon av ikke angitt (blank) konteringsid og en bestemt verdi/ett intervall på samme konteringsid. I det øyeblikk du velger å definere bestemte verdier av et konteringsbegrep, må alle verdier av begrepet du ønsker varsel på defineres, ellers vil varsel kun vises for verdier som blir definert. Ønsker du for eksempel at avvik på 5 % på alle arter skal gi et varsel, men på lønn skal det varsles allerede på 2 %, må det lages et varsel for lønnsarter på 2 % og et hvor alle andre arter defineres opp på 5 %. Det er heller ikke da mulig å slå sammen et varsel for alle artene igjen f.eks. når avviket kommer opp i 25 %. Da vil noen varsler for enkelte intervaller du tidligere har angitt falle ut. Det er mulig å lage flere grenseverdier med ulike varsler innenfor et konteringsbegrep. Du kan for eksempel sette en grenseverdi på 100 som skal varsle grønt, en verdi på 125 som skal varsle gult og en verdi på 150 som skal varsle rødt. En registrert grenseverdi slettes ved å stille seg på aktuell linje og trykke Ctrl+d, eller benytte knappen i menyen helt øverst i skjermbildet. 28 Visma Enterprise - Økonomirapportering

35 Enkel anbefaling i bruk av varsler Det kan være greit å bygge opp noen «varselsett»for beløp og noen for prosent på de konteringsbegrepene en tenker å bruke til virksomhetsrapporteringen. For overordnet nivå er det kanskje mest interessant med varsler på ansvar/koststed, mens for en virksomhetsleder som kanskje har bare ett eller noen få ansvar/koststeder vil tjeneste eller art/konto være mer tjenlig. Løsningen gjør det mulig å tilfredsstille flere nivåer samtidig og tilpasse det til deres egen kontoplan og styringsmodell. Vi anbefaler dere å finne noen symboler som vil være intuitivt riktige til de ulike grenseverdiene. Vi anbefaler også at du ikke benytter for stor variasjon og kombinasjon i symboler og farger. Det enkle er ofte det beste. Vår erfaring tilsier at brukerne ute i virksomhetene lett kan miste informasjon, dersom absolutt alt som kan være verd å merke seg skal gis egne symboler. Et eksempel på vei til kaos! Visma Enterprise Økonomirapportering 29

36 Iverksette varsling i Økonomirapportering I denne delen av heftet går vi ikke igjennom hvordan du lager en rapport, men konsentrerer oss om det som gjelder rapporteringsprosessen. Varsel i Visma Enterprise Økonomirapportering iverksettes ved å velge «Varsel» som definisjon på en kolonne. I formel defineres beregningen av varslet, enten som et beløpsavvik eller et prosentavvik. Her bør du være sikker på at du har tenkt på samsvar mellom grenseverdiene du har satt i Visma Enterprise Økonomi og den formelen du setter for varselet. Vi anbefaler å bruke knappen for å foreta defineringen av valget. Vi gjør oppmerksom på følgende: Varslet vil kun vises på det konteringsbegrep det er definert for i Økonomi. Ønsker du samme varsel på f.eks. både ansvar og tjeneste må du opprette grenseverdiene både på ansvar og tjeneste. Varsel vil ikke kunne vises på gruppenivå, da grenseverdier kun kan defineres på basisbegreper og ikke f.eks. administrative grupper. Varsel er ikke rapportavhengig, men gjennomgående for hele selskapet. Dersom du ønsker å endre grenser eller symboler, så vil dette altså medføre endringer for alle rapporter som bruker samme varsel. 30 Visma Enterprise - Økonomirapportering

37 Eksempel med varsel I dette eksemplet er det laget et varsel på ulike nivåer mot «Ansvar». Konkret er det tenkt: et forbruk under eller rundt 100 % behøver ikke særlig fokus. et forbruk over 110 % må følges nøye et forbruk over 115 % må rapporteres og håndteres med tiltak på ansvarsnivå BRUK AV ARKIV Hva er arkiv? Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet som gjør at det kan kjøres rapporter fra sentralt hold som dekker hele eller store deler av organisasjonen. Det ferdige rapportresultatet kan lagres i et arkiv. Deretter kan virksomhetsledere legge inn kommentarer / tiltak til de områder de er ansvarlig for og kvittere for at dette er gjort. Ledelsen kan etter dette kontrollere tiltakene og eventuelt avvise tiltaket. Kommentarer kan lagres for gjenbruk i form av senere analyse eller senere rapporter. Systemadministrator legger til rette hvilke brukere som skal ha tilgang til å lagre rapporter i fellesarkiv og/eller arkivere fellesrapporter i Brukeradministrasjonen under Modulspesifikke egenskaper Økonomi på det enkelte selskapet. Det kan også settes standardverdier for lagring, slik at bare brukere som skal ha avvik fra standard trenger å bli vedlikeholdt. Vanlige brukere vil vanligvis ikke ha rettigheter til å lagre fellesrapporter eller arkivere kjørte rapporter, kun lagre til privat arkiv. Visma Enterprise Økonomirapportering 31

38 Dersom du ønsker å benytte arkivfunksjonen utover å lagre resultat og benytte dette som en ren arkivfunksjon, må det defineres fullmakter mot den enkelte bruker i Brukeradministrasjonen for Økonomi. Dette fordi fullmaktene vil gjøre det svært mye enklere å håndtere rapporteringen som en samlet rapport for perioden og ivareta at overordnet nivå kan få et totalbilde. Ved klart definerte fullmakter får den enkelte leder kun tilgang til sine data og kan legge inn kommentarene i en samleversjon uten at det påvirker andre områder enn sitt eget. Uten definerte fullmakter må dette løses med rapporter for den enkelte virksomhet og overordnet nivå vil ikke like effektivt kunne danne seg et totalbilde. Fullmaktene tildeles i Brukeradministrasjon under fanen fullmakt, og angis for det enkelte selskap. I eksempelet under har brukeren tilgang til ansvar og alle driftskonti. 32 Visma Enterprise - Økonomirapportering

39 Arkivere en rapport Arkivering av rapporten kan kun gjøres fra rapporter med oppgavetype Virksomhetsrapport. For å arkivere en rapport klikker du på knappen «Arkiver». Følgende felter fylles ut: Navn: Rapportens navn som skal presenteres i arkivet f.eks. Virksomhetsrapport 4, År: Her legger du inn det året rapporten gjelder for. Periode: Her kan du legge inn den perioden rapporten gjelder for. Beskrivelse: Hva rapporten inneholder (Informasjonsfelt) Lagres i: Her har du 2 valg Mine: Dette rapportresultatet kan kun sees og behandles av deg selv Felles: Dette rapportresultatet kan sees og behandles av alle, men vil likevel være begrenset av eventuell adgangskontroll i Visma Enterprise Økonomi. Visma Enterprise Økonomirapportering 33

40 Arkiverte rapporter For å finne arkiverte rapporter går du på «Velg rapport» og knappen for «Arkiverte» Øverst til høyre i bilde har du mulighet for å søke på rapporter. Velg aktuell rapport og trykk på knappen for «Hent data» for å få opp rapporten. Adgangskontrollen i Visma Enterprise Økonomi bestemmer hvilke deler av rapporten du får se. Du har samme visningsmuligheter og funksjonalitet som du har i ordinær rapport, med unntak av funksjonen «Skjul og sorter». Behandlingen av arkivert rapport Når du har arkivert en rapport vil notatfunksjonaliteten komme til syne ved at alle rader i visningsformat «Liste» og «Utforsker» har fått et symbol som kan klikkes på for å legge inn eller lese et notat. Det er mulig å knytte til notat mot alle nivåer i rapporten. Det er rapportoppsettet og fullmaktene som bestemmer hvilke rapportnivå som er tilgjengelig. Det betyr at du som bruker bare får se de nivåer og de notater som er tilgjengelige for deg i henhold til tildelte fullmakter. I dette tilfelle er det angitt at notatet skal knyttes til ansvar. 34 Visma Enterprise - Økonomirapportering

41 Klikk på teksten for å legge inn et notat. Dersom du krysser av for at notatet skal kopieres til neste versjon av rapporten, betyr det at gjeldende notat også vil bli produsert dersom du bestiller en ny rapport i Visma Enterprise Økonomirapportering og arkiverer denne. Du vil altså kunne gjøre gjenbruk av notatet og de opplysninger som er registrert her. Settes det ikke kryss her, vil notat kun følge denne spesifikke arkiverte rapporten. Ønsker du ved en senere anledning å se notatet, må gjeldende arkiverte rapport søkes frem og notat leses på denne rapporten. Når et notat er under etablering eller etablert, dvs. at du har startet å registrere et notat, fullført det eller avvist et notat vil dette symboliseres ved at notatsymbolet endre seg. Notatfunksjon tilgjengelig ikke benyttet Notat under arbeid Notat klart Notat avvist Visma Enterprise Økonomirapportering 35

42 Statusendringer blir loggført. Når du har foretatt en registrering eller endring, må du benytte lagrefunksjonen for at registreringen skal beholdes og bli loggført. Når du lagrer, kommer du automatisk tilbake til rapportresultatet. På den måten er det enkelt å kommentere område for område. Saksgangsloggen forteller om alle statusendringer som er foretatt, samt presenterer fortløpende meldinger som er registrert og lagret. Endringer i øverste «boksen» av notatet loggføres ikke, men vises som blanke felt på lagringstidspunktet for endringen. Ønsker du legge inn en ny kommentar som skal loggføres gjøres det i nederste «boks» av notatfeltet. Vi gjør oppmerksom på at et lagret notat ikke kan slettes av brukeren. Dersom et notat ikke skal videreføres, anbefales det å sikre at notatet blir avvist og at notatet ikke har kryss på at det skal kopieres til neste versjon av rapporten. 36 Visma Enterprise - Økonomirapportering

43 Administrere rapporter Etter at en arkivert rapport er ferdig behandlet i organisasjon vil du kunne låse rapporten for videre behandling. Det vil si at du har stengt for at du eller andre kan tilføre eller endre notatene i rapporten. Tallresultatet er allerede låst gjennom at rapporten er arkivert. Det er viktig å merke seg at rapporter som er ment for arkivering ikke bør defineres med periodevalget hittil i år, men bruke eksakte perioder. Dette for å sikre at drill-down på alle data på den arkiverte rapporten vil stemme med saldo som vises i rapporten. Administrasjon av rapporter som låsing, flytting, kopiering eller sletting skjer i et eget administrasjonsbilde. Dette bildet ligger i Visma Enterprise Økonomi under menyen: Avansert > Drift > Administrasjon av rapporter Øverst i bildet velger du hvilken rapporteier du ønsker å se rapportene til. Alle rapporter i alle selskaper for den valgte brukeren vil bli vist i resultatet. Deretter har du to hovedfelt for Vis type og Velg type. I eksempelet over vises alle typer rapporter som er opprettet av brukeren. I tillegg til fellesrapporter og private rapporter kan du ha temporære rapporter. En temporær rapport er definert og kjørt i Økonomirapportering, men ikke lagret ennå. Temporære rapporter vil ha ID -1 inntil de blir lagret. Da vil de få tildelt neste ledige løpenummer som ID. I feltet Velg type kan du markere en eller flere rapporttyper dersom du f.eks. vil slette alle temporære rapporter, eller flytte alle fellesrapporter denne brukeren har laget over til private rapporter. Selve rapportoversikten er i gridform, og har vanlig grid-form-funksjonalitet. Det betyr at du f.eks. kan velge å sortere på hvilken kolonne du ønsker, f.eks. navn eller opprettet. Velg kryss av den eller de rapportene du ønsker å gjøre noe med. Kan gjøres manuelt eller samlet for alle rapporter av samme type. ID rapportløpenummer tildelt av systemet Visma Enterprise Økonomirapportering 37

44 Type henviser til om dette er en privat rapport, fellesrapport eller en temporær rapport Arkiv- viser om rapporten er arkivert eller ikke Låst - viser om rapporten er låst for redigering eller ikke Navn rapportnavn Opprettet- viser når rapporten første gang ble opprettet Endret- viser når rapporten sist ble endret. I dette eksempelet vises bare fellesrapporter for brukeren, og rapport nr. 311 er valgt manuelt. Ved å trykke på knappen Lås arkivert rapport kan rapporten låses slik at det ikke er mulig å fortsette å redigere eller legge til notater på rapporten. Da er både tall og kommentarer låst, slik at rapporteringen ute i organisasjonen er avsluttet og videre behandling i ledelsen kan ta til. Når du velger å låse rapporten, får du opp en dialogboks for å bekrefte at du ønsker å låse rapporten. Dersom du likevel finner ut at rapporten må redigeres eller kommenteres ytterligere, kan den låses opp ved å gjenta prosessen. Når du trykker på knappen Lås arkivert rapport på nytt, får du opp denne dialogboksen: 38 Visma Enterprise - Økonomirapportering

45 Rapporten blir da tilgjengelig for videre arbeid i Økonomirapportering igjen inntil den låses på nytt. Det er også mulig å flytte rapporter fra en bruker til en annen. Dette kan være aktuelt f.eks. dersom en bruker bytter funksjon eller slutter i virksomheten. Når du skal flytte en rapport får du fram følgende valg under «Type» Behold Hvis det er en privat rapport du skal kopiere vil denne legge seg på privat område til den personer du flytter rapporten til. Privat Felles Ved å markere den aktuelle rapporten og trykke på knappen Flytt kommer denne dialogboksen opp: Velg «Type» og klikk på knappen for «Utfør» Hvis du isteden ønsker å kopiere rapporten over til en eller flere nye brukere, kan du gjøre dette ved å velge «Kopier». Da kommer følgende dialogboks opp som gir deg anledning til å oppgi bruker som skal ha kopi. Dette er f.eks. aktuelt dersom en bruker har definert en spesiell rapport som en annen bruker også kan ha nytte av. Da slipper du å definere hele rapporten på nytt for denne brukeren, og kan dele den ut ved behov. I tillegg kan du altså slette rapporter i bildet. Det kan være aktuelt å flytte eller slette noens private rapporter når de slutter eller dersom rapporter er lagret i felles arkiv ved en feil osv. Hent opp brukeren du skal slette for, vis og velg den/de rapporter du skal slette og trykk «Slett». Du får da opp denne dialogboksen for å bekrefte at utvalget skal slettes. Visma Enterprise Økonomirapportering 39

46 Presentasjon av arkiverte rapporter Under følger en kort presentasjon av hvordan arkiverte rapporter vises i de ulike fanene. Utforsker: Liste: 40 Visma Enterprise - Økonomirapportering

47 For utskrift: Regneark: Visma Enterprise Økonomirapportering 41

48 BRUK AV PROGNOSE Generell beskrivelse Funksjonalitet med prognoser i Visma Enterprise Økonomirapportering gjør at virksomheten kan benytte rapporten for å anslå hva som er sannsynlig utfall av aktiviteten for en gitt periode. Prognosen kan gi grunnlag for virksomheten til å vurdere om aktiviteten bør endres i kommende periode eller om forutsetninger i gjeldende budsjett bør endres. Utarbeidede prognoser kan bevares til senere rapportering og endres på et senere tidspunkt om ønskelig. Virksomheten kan selv bestemme hvilket nivå prognosene skal utarbeides for i rapportene sine. Eksempelet under viser prognose på ansvarsnivå: Etablere prognose i rapport Når rapporten etableres tar vi stilling til hva som skal være utgangspunkt for første prognose. Det vil her være 2 valg: Årsbudsjettet som utgangspunkt for prognosen Prognosen ikke utfylt men 0 Valget tas i bildet under, i feltet Hent prognose fra arkiv : Dersom du ved etablering av rapporten kjører denne med avhuking, vil prognosekolonnen være tom. Dersom rapporten har vært i arkiv og det er lagt inn ny prognose i arkiv, vil den nye prognosen bli presentert. Dersom du ved etablering av rapporten kjører denne uten avhuking, vil prognosekolonnen være utfylt med årsbudsjettet første gang du kjører den. Bestemme rapporteringsnivå for prognose I rapporten kan du fritt velge hvilket nivå du ønsker at virksomheten skal utarbeide og rapportere prognosen på. Det er ikke mulig å rapportere på to nivåer samtidig. Rapporteringsnivået i rapporten fastsettes ved å huke av som i bildet under i kolonnen «Prognosenivå» på det aktuelle begrep som gjenspeiler rapporteringsnivået. I dette tilfellet er det valgt ansvar som prognosenivå. 42 Visma Enterprise - Økonomirapportering

49 Opprette prognosekolonner Prognosekolonnen må opprettes som en del av utvalget. Kun kolonnen «Prognose» vil vises i ordinær kjøring av rapport i Økonomirapportering. Kolonnen «Endret prognose» og «Ny prognose» vil vises i tillegg i den arkiverte utgaven av den samme rapporten: Bruke prognosen i arkiv Rapporten som er arkivert i arkiv og som inneholder prognosedelen kan videre bearbeides av den enkelte virksomhet. Mulighetene til å drille seg ned i detaljer er ivaretatt og den enkelte bruker kan korrigere prognosen etter behov direkte i bildet under kolonnen Endret prognose Visma Enterprise Økonomirapportering 43

50 Det er endringen som legges inn. I dette tilfellet er prognosen dannet med årsbudsjett som første prognose. Det er også mulighet for å legge inn notater til utvalget som kommenterer resultat og /eller prognose. Dersom rapporten er dannet uten avhuking for å «hente prognose i arkiv» i bildet «Rediger virksomhetsrapport» vil den endrede prognosen fremkomme som gjeldende prognose ved senere kjøringer. Du kan på denne måten sikre at tidligere prognose kan benyttes i den videre arbeidet. Det samme gjelder notater. Dersom notatet du legger på hvert ansvar hukes av for å vises i neste versjon av rapporten, kan du se tidligere kommentarer til resultat/prognose og evt. endre dem når tallene endres. På den måten blir rapporteringen og prognosene levende verktøy for virksomheten. OBS! Notatikonet vil være tilbakestilt når ny rapport kjøres, men tidligere kommentarer ligger lagret dersom dette ble valgt ved forrige rapportering. Et vanlig rapporteringsforløp kan altså se omtrent slik ut: Økonomiavdelingen definerer en rapport med varsler, notater og prognose etter behov Rapporten kjøres sentralt og lagres i felles arkiv slik at alle virksomhetene kan hente den fram og kommentere/legge inn prognoser mv. på respektive områder i henhold til interne retningslinjer og frister. Det er drill-down funksjonalitet i rapporten som gjør at virksomheten kan se underliggende transaksjoner ved behov i arbeidet med prognose og kommentarer. Når virksomhetene er ferdige, låses rapporten i arkiv og er ferdigstilt. Ved neste rapportering kjøres rapporten på nytt igjen for den nye perioden, og nå vil den kunne hente evt. prognoser og tidligere notater fra den tidligere arkiverte rapporten. Rapporten arkiveres i fellesmappe med nytt navn for denne periodens rapportering. Den nye rapporten kommenteres og evt. justeringer av prognoser og tidligere kommentarer gjøres av den enkelte virksomhet. Den nye rapporten låses i arkivet når rapporteringen er gjennomført. 44 Visma Enterprise - Økonomirapportering

51 KORREKSJONSKOLONNE På samme måte som man kan benytte prognoser, kan det også legges inn en egen kolonne for korreksjon. Dette kan benyttes til å korrigere selve regnskapstallene i stedet for, eller i tillegg til, prognoser og kommentarer. Hvis for eksempel en inntekt eller kostnad er kommet på feil periode og du ikke ønsker å åpne perioden for å korrigere feilen, kan det heller korrigeres i rapporteringssammenheng. Som for prognosen, må det angis hvilket konteringsbegrep korreksjonskolonnen skal vises for, i eksempelet er det valgt Ansvar. På fanen for kolonner, må så korreksjonskolonnen legges inn, og for å få et «oppdatert» regnskapstall som kan benyttes til f.eks. sammenligning med budsjett eller for å lage en prognose, må det lages en sumkolonne av regnskap + korreksjonen. Dette gjøres ved å velge talltypen «Formel», og angi en passende overskrift for det korrigerte regnskapet og selve formelen (her kolonne 1 + 2). Når rapporten er kjørt første gang og arkivert, kommer korreksjonskolonne og evt. andre kolonner knyttet til prognoser og notat fram slik at brukerne ute i organisasjonen kan legge inn eventuelle korreksjoner, endret prognose og/eller notat. Kun kolonnen «Korrigert regnskap» vil vises i ordinær kjøring av rapport i Økonomirapportering. Visma Enterprise Økonomirapportering 45

52 Kolonnen «Korreksjon» vil vises i tillegg i den arkiverte utgaven av den samme rapporten: For å lykkes med bruk av verktøyet er det viktig at en eller flere sentrale brukere setter seg ned og jobber med hva organisasjonen har behov for, hvilke retningslinjer som skal kommuniseres ut med tanke på kommentarer og evt. bruk av prognose og/eller korreksjonskolonne og varsler. Det kan kanskje være lurt å begynne litt forsiktig og heller bygge ut med mer funksjonalitet når organisasjonen har blitt litt kjent med verktøyet og fortrolig med de «vanlige» rapporteringsrutinene. 46 Visma Enterprise - Økonomirapportering

53 SØK Søk bilag og kontoplan er lagt på Enterprise oppstartssiden under fanenvalget: Økonomi > Søk Modulens vertikalmeny har standard funksjonalitet for minimering og ekspandering. Menyen viser innlogget selskap og år. Søk bilag Menyvalget «Bilag» inneholder funksjoner for å søke deg frem til regnskapsførte bilag. Funksjonaliteten tar hensyn til brukerens adgangskontroller i Visma Enterprise Økonomi. Skjermbildet viser hvordan det er mulig å søke på et bredt antall kriterier på et gitt selskap og år, fra kontodimensjoner til beløp, tekst, periode og annet som det måtte være mulig å søke Visma Enterprise Økonomirapportering 47

54 på. Nede til høyre kan en bestemme hvor mange rader som maks skal vises (standard er 100 rader), knapper for å nullstille søk og for å søke. Helt til høyre på linjen «Resultat» vil du se hva det totale søkeresultatet er. Utvalg legges direkte inn i ønskede felt. For konteringsdimensjoner gjelder følgende tegn: Kolon angir intervall. Eks. 1000:1999 (fra dimensjon 1000 til 1999) Komma separerer flere utvalg. Eks. 1010,1050, 1070 Unntak angir et unntak i intervall. Eks. 1000:1999,(1500:1999). Unntaket er i parentes. For oppslag mot kontoplan klikker du på hyperlink for ønsket konteringsdimensjon. Oppslag mot kontoplan vil avhenge av din brukers begrensninger i fullmakter. Oppslaget gir deg mulighet til å velge en og en eller intervaller med utvalg tilbake. For å velge en og en dimensjon, klikker du på dimensjonen i tabellen. For å velge et intervall, legg inn fra-til verdier og klikk på «Velg utvalg». Du kan også klikke på dimensjoner for å velge vekk. For eksempel for å ta vekk enkelte verdier i et intervall. Feltet for Bilagstype har funksjonalitet for auto fullfør. Begynn å skriv navn på bilagstypen og du vil motta forslag på bilagstyper som svarer til det du har skrevet i feltet. Du kan også angi tegnet % for å få en oversikt over alle tilgjengelige bilagstyper. Resultat Resultat vil avhenge av din brukers fullmakter. Resultat presenteres med en standardbegrensning på 100 linjer per søk. Begrensningen gjøres for å sikre god hastighet i søket, men kan utvides etter eget behov. Fra den enkelte bilagslinje kan du zoome deg ned til detaljer for den valgte linje. Det er i tillegg overgang for å få søkeresultatet i eget regneark. 48 Visma Enterprise - Økonomirapportering

55 Se bilagsdetaljer For å komme videre ned for å få mer informasjon om bilaget, klikk på aktuell linje og du får opp følgende bilde. Du kan klikke deg videre helt ned for å se en innskannet faktura, informasjon om lønnstransaksjoner, eller som i eksempelet under se på opprinnelsen på en utgående faktura. Klikk på «Vis fakturadetaljer» og du ser opprinnelsen for bilaget. Visma Enterprise Økonomirapportering 49

56 Kontoplan I menyvalget «Kontoplan» er det mulighet for oppslag mot kontoplan. Funksjonaliteten tar hensyn til brukerens adgangskontroller i Økonomi. Du kan søke på ulike kontodimensjoner, på verdier fra-til eller på navn. Standardverdi for selskap og år er pålogget selskap og år. Du kan også legge inn søkekriterier på «Kontotyper» og «Status». I eksempelet er det søkt på alle arter som inneholder teksten «lønn». Ved å legge inn prosenttegn foran «lønn» får du opp alle som slutter med lønn, prosent-tegn både foran og bak «lønn» angir alle arter som inneholder lønn og prosent-tegn etter «lønn» vil gi et søkeresultat på alle arter som begynner på lønn. 50 Visma Enterprise - Økonomirapportering

57 Reskontro Du kan søke på en kombinasjon av reskontrotype, reskontronummer, navn, person- eller organisasjonsnummer, bankkontonummer, epostadresse, søkenavn 1 og 2, adresse, postnummer og poststed. Feltet «Reskontrotype» er obligatorisk og må alltid fylles ut. Både søkekriteriene og søkeresultatet er avgrenset av tilgangene dine i Brukeradministrasjon. Det er viktig å være klar over at reskontro inneholder store mengder data. Du bør derfor avgrense søket så mye som mulig for å finne svaret raskest mulig. Du kan søke på en kombinasjon av reskontrotype, reskontronummer, navn, person- eller organisasjonsnummer, bankkontonummer, epostadresse, søkenavn 1 og 2, adresse, postnummer og poststed. Feltet «Reskontrotype» er obligatorisk og må alltid fylles ut. Både søkekriteriene og søkeresultatet er avgrenset av tilgangene dine i Brukeradministrasjon. Feltene «Navn», «Epostadresse», «Søkenavn 1», «Søkenavn 2», «Adresse» og «Poststed» er alfanumeriske felt der det er mulig å benytte jokersøk (%). Eks. 1: Hvis jeg er usikker på hvordan hele navnet skrives, kan jeg søke slik: lars% for å få fram alle reskontroer (for valgte reskontrotype) som har et navn som starter med «lars». Eks. 2: Hvis jeg er usikker på hvordan adressen skrives, kan jeg søke slik: %veien for å få fram alle reskontroer (for valgte reskontrotype) som har en adresse som slutter med «veien». For feltet «Reskontronr.» kan du, ved å klikke direkte på teksten «Reskontronr.», gjøre oppslag i reskontroregisteret for valgte reskontrotype. Reskontroregisteret viser kun de 50 første reskontroene for valgte reskontrotype. Visma Enterprise Økonomirapportering 51

58 Feltene «Reskontronr.» og «Postnr.» er numeriske felt der du kan søke med eksakt verdi, intervall adskilt med kolon og enkeltverdier adskilt med komma. Du kan også benytte < (mindre enn) og > (større enn) i søket. I feltene «Person-/org.nr.» og «Bankkontonr.» kan du kun benytte eksakt verdi. For å starte søket, trykk på knappen «Søk». For å nullstille alle felt, klikk på «Nullstill». I feltet «Maks antall resultater per side» kan du selv bestemme hvor mange reskontroer som skal vises pr. side i resultattabellen (200 er satt som standard). For kunder som er registrer med personnummer vises ikke de siste 5 sifrene i personnummeret i resultattabellen. Det er mulig å justerer kolonnebredden på en enkelt kolonne ved å holde musepekeren over linjen mellom den kolonnen du vil justere og den neste for deretter å klikke, holde og dra mot høyre eller venstre. Resultatvinduet har fast bredde. Hvis du justerer bredden på en kolonne vil dette påvirke bredden på andre kolonner. Resultatet kan sorteres stigende eller synkende ved å klikke direkte på overskriften på en kolonne. Alle kolonner kan sorteres på denne måten. Du kan bla til neste eller forrige side, til en spesifikk side og til siste eller første side ved hjelp av valgene: Det er mulig også å søke direkte på personer under 18 år. Resultattabellen vil da kun vise personer som er under 18 år på søketidspunktet. Personer under 18 år som det i tillegg er registrert foresatte på (forutsetter at du har tatt i bruk denne funksjonaliteten) vises slik i resultattabellen: 52 Visma Enterprise - Økonomirapportering

59 Du kan se foresatt registrert på en reskontro ved å klikke direkte på den aktuelle linjen: Det er viktig å merke seg at det kun er personer under 18 år som det er registrert foresatt på, som har denne funksjonen. Visma Enterprise Økonomirapportering 53

60 Faktura Du kan søke på en kombinasjon av reskontrotype, reskontronummer, fakturanummer, fakturadato, forfallsdato, fakturabeløp, fakturasaldo, KID-nummer, person- eller organisasjonsnummer, navn, adresse, postnummer og poststed. Både søkekriteriene og søkeresultatet er avgrenset av tilgangene dine i Brukeradministrasjon. Feltene «Fakturanr.», «Navn», «Adresse» og «Poststed» er alfanumeriske felt der det er mulig å benytte jokersøk (%). Feltene «Reskontronr.», «Fakturabeløp», «Faktursaldo» og «Postnr.» er numeriske felt der du kan søke med eksakt verdi, intervall adskilt med kolon og enkeltverdier adskilt med komma. Du kan også benytte < (mindre enn) og > (større enn) i søket. For feltet «Reskontronr.» kan du, ved å klikke direkte på teksten «Reskontronr.», gjøre oppslag i reskontroregisteret for valgte reskontrotype. I feltene «Person-/org.nr.» og «KID-nummer.» kan du kun benytte eksakt verdi. Reskontroregisteret viser kun de 50 første reskontroene for valgte reskontrotype. Fakturatabellen inneholder store mengder data. Jo mer du avgrenser søket jo raskere finner du fram til den eller de fakturaene du vil søke fram. Store datamengder vil også påvirke hastigheten når du sorterer, blar fram og tilbake og eksporterer til regneark. Bildet er 2-delt. For å starte et søk, må du først velge en reskontrotype (reskontrotype er et obligatorisk felt). For reskontrotype kan du enten velge en fagreskontrotype eller hovedreskontrotypen for å kunne søke på tvers av fagreskontroene. Du kan deretter avgrense søke ved avgrense på en eller flere spesifikke reskontroer, et intervall av reskontroer osv., ved å skrive direkte i feltet eller ved å klikke på teksten «Reskontronr.» for å gjøre oppslag i reskontroregisteret. Søket kan avgrenses ytterligere ved å registrere inn begrensninger i feltene «Navn», «Person-/org.nr.», «Adresse», «Postnr.» og «Poststed». 54 Visma Enterprise - Økonomirapportering

61 Etter å ha begrenset søker i utvalg reskontro-delen, kan du avgrense hvilke fakturaer det skal søkes etter - i utvalg faktura-delen. Reskontrotypen kopieres automatisk fra utvalg reskontrodelen til utvalg faktura-delen, men dette kan endres. Hvis du ønsker å søke fram faktura på tvers av alle reskontrotyper kan du velge blank verdi i dette feltet. Det er mulig å søke kun på ubetalte faktura, kun på betalte faktura eller både ubetalte og betalte faktura For å starte søket, trykk på knappen «Søk». For å nullstille alle felt, klikk på «Nullstill». I feltet «Maks antall resultater per side» kan du selv bestemme hvor mange reskontroer som skal vises pr. side i resultattabellen. 100 er satt som standard, men kan endres. For kunder o.a. som er registrer med personnummer vises ikke de siste 5 sifrene i personnummeret i resultattabellen. Det er mulig å justerer kolonnebredden på en enkelt kolonne ved å holde musepekeren over linjen mellom den kolonnen du vil justere og den neste for deretter å klikke, holde og dra mot høyre eller venstre. Resultatvinduet har fast bredde. Hvis du justerer bredden på en kolonne vil dette påvirke bredden på andre kolonner. Resultatet kan sorteres stigende eller synkende ved å klikke direkte på overskriften på en kolonne. Alle kolonner kan sorteres på denne måten. Du kan bla til neste eller forrige side, til en spesifikk side og til siste eller første side ved hjelp av valgene: Trykk på knappen for å eksportere resultatet til regneark. I resultatdelen er der funksjon for drilldown til tilhørende bilag. Klikk direkte på en aktuell faktura: Helt til høyre i resultatdelen finner du en kolonne for vedlegg. Klikk direkte på vedleggsikonet helt til høyre, for å få fram vedleggene på en faktura. Visma Enterprise Økonomirapportering 55