Retningslinjer for besøksteamet

Retningslinjer for besøksteamet Hensikten Målsettingen: 1. validere hovedfunn i selvevalueringen 2. undersøk utfordringene identifiserte i selvevalueringen 3. tilby ideer og støtte for å bidra til at de utvikler en handlingsplan for å ta seg av utfordringene 4. hvis aktuelt sikte på to fokusområdene (lite aktuelt i 2015) 5. ved å henvise til fjorårets rapport identifiser fremgangen (ikke aktuelt i 2015) 6. få med deg det som er bra praksis ved enheten 7. undersøk om Akuttnettverket ha noe de kan bistå med bruk av deres web sider og lignende 8. gi feedback ved slutten av dagen og registrer respons til den 9. forbered en oppsummerende rapport Ikke aktuelt: 1. se på en dag i enhetens liv 2. bedømme tilbudet det er ikke en revisjon 3. tilby noe til behandlingen Forberedelse 1. Les enhetens selvevaluering enten ta med elektronisk (for eksempel på en ipad) eller skriv ut viktigst å legg merke til nivå 1 standardene som scores 0 eller 1, derette nivå 2 scoret 0 eller 1. Identifiser de standardene knyttet til fokusområder. NB selvevalueringsheftet er taushetsbelagt og skal IKKE deles med andre 2. (ikke 2015) Les fjorårets rapport Følg opp fjorårets handlingsplan hva er oppnådd og identifisering av barrierene til fremgang 3. Ankomst på dagen sikre at du er på plass til avtalt starttid vanligvis kl 09.45. Dagen gjennomføres med presisjon overfor avtalte tidspunkter mellom bolkene 4. Besøksteamets møte 09.45-10.00 prosjektleder er møteleder

kort introduksjon til hverandre undertegning av taushetsplikt allokering av roller i. skribent skriver kommentar på arbeidsheftet ved siden av punktene som drøftes, noterer en ev revidert scoring. Inkluder forslag til løsning i kommentar felt, og spesielt de som det enes om ii. tidsvakt passer på at tid disponeres slik at alt er dekket innen avslutning på hvert bolk iii. utspørrer under prosjektfasen blir det primært prosjektleder overfor seniorene ift selvevalueringen iv. deling av roller når bolker kjøres parallelt hvem intervjuer ungdommer og pårørende og blir skribent, sammen med brukerrepresentant, vs fortsatt gjennomgang av standardene med seniorene og andre ansatte. Hvem blir skribent i intervjuene med andre ansatte? 5. Oppstartsmøte 10.00-10.45 Du blir bedt om å gi en kort beskrivelse (2-3 min) av tilbudet ved din enhet aldersspenn, typiske henvendelser, kjennetegn til opptaksområde og lignende 6. Omvisning Dette bør bli uformelt, og ideelt ledet av ungdommene, med mål å ha sett hele enheten, inkl. skolelokaler. Mens du går rundt pass på ev miljøfaktorer av betydning for sikkerhet i mljøet, og ha i bakhode enhetens selvevaluering av miljøet. 7. Intervju med seniorene 11.20-11.45 Spørsmål prioriteres utfra «Forberedelse» pkt 1. Husk betydning av deling av erfaring fra egen enhet som kan bistå denne enheten ved å mestre de utfordringene de står overfor. Hvis det handler om mangel på skriftlige retningslinjer kan det tilbys de som besøksteammedlemmer bruker. Bruker erfaring kan belyse dilemma fra nye synsvinkler. (mindre akt. I 2015) Noter det som er oppnådde og visjon for fremtid ved slutten av hver seksjon. Det er nyttig å vite hvordan de oppnådde det de hadde som mål. Besøksteamet kan ha ideer baserte på egne erfaringer om hvordan de kan arbeide mot enhetens visjon for framtiden Åpne opp for andre momenter som ikke er spesifiserte i standardene men som de ønsker å drøfte HUSK: Hold fokus på standardene Fokus på fremtid og hvordan de vil arbeide videre med en standard som ikke oppnås

Hensikten er en støttende og forståelsesfull holdning med konstrukiv kritikk fremfor dømmende utsagn 8. Intervju med ungdommene/pårørende Det prioriteres at brukerrepresentant leder de intervjuer med støtte fra en besøksteamets representant som blir skribent. Sikre at alle har levert skriftlige samtykkeskjema Sjekk om alle er klare over formålet med intervjuet, har noen spørsmål, dobbelsjekke om de vil fortsatt delta Understrek at ingen blir navngitt i rapport men at deres synspunkter og utsagn blir brukt for å berike rapporten Intervjumal brukes av den som leder denne bolken. Spørsmålene skal brukes på en fleksibel måte. De er rådgivende. Prioritering skal gis til de områder ved standardsgjennomgang som peker seg ut, om tiden blir knapp. Skribenten noterer på intervjumalen i tydelig skrift. Noen utsagn noteres ordrett fordi de har verdi i belysning av tema i rapporten 9. Planlegging oppsummerende rapport 14.30-15.00 Synspunkter på dagen samles og klargjøres for presentasjon til enheten. De danner grunnlaget i rapporten som skrives innen 2 uker etter besøket. De bør begrunnes med bevis ut fra det som besøksteam har sett eller hørt i løpet av dagen. Begynn med drøfting av enhetens styrker, videre til hovedutfordringene og legg til ideer og støtte ut fra andre enheters/brukers erfaringer. 10. Feedback med diskusjon Prosjektleder leder feedback med bistand fra besøksteamet. Kommentar fra enheten innhentes og diskuteres Sjekk ut hvordan dagen har vært for alle involverte Ved slutten av denne bolken har alle skjema og skribent arbeid blitt levert til prosjektleder 11. Ev. meldte bekymringer Hvis det blir meldt om episoder som gir grunn til bekymring, for eksempel grenseoverskridende atferd fra ansatte eller andre overfor ungdommer, skal prosjektledelsen informeres uten opphold. Ikke ta opp episoden på dagen med mulig risiko for den som har benyttet anledning til å si fra. Prosjektledelsen tar ansvaret for å følge opp meldingen på en forsvarlig måte. Hvis du har spørsmål på noe tidspunkt ta kontakt med prosjektleder eller andre i prosjektledelse: Gerd Haugen Mariniusson, adm.leder 67968934, eller Anne Hexeberg, rådgiver, 67966524 1 1 I tilfelle det er av interesse finnes det en filmklipp som viser diverse scenarioer og passende respons på: www.rcpsych.ac.uk/training/reviewtrainer.aspx

Retningslinjer for intervjuer med ungdommer og pårørende Før et intervju må du bli sikkert at du har det nødvendig samtykke. Spør ungdommen/pårørende: Har det blitt forklart hvorfor du er her? Hvis ikke, henvis til opplysningsark om nødvendig. Er det greit å fortsette? Forklar: Det er mulig å trekke seg når som helst, eller be om at de ikke blir sittert. Deres kommentar blir inkludert i rapporten til enheten uten at de navngis. Du deltar ikke i intervjuet for å finne ut personlig eller klinisk informasjon, kun for å finne ut hva de synes om behandlingsopplegget. Til slutt: HUSK at du må ikke be om personlig eller klinisk opplysning. Hensikten er å finne ut hva de synes om behandlingstilbudet, og hvordan tilbudet kan forbedres. Hvis ungdommene eller pårørende forsøker å trekke deg inn i diskusjon av kliniske eller personlige momenter, på en vennlig måte styrer du samtalen tilbake til de aktuelle spørsmål. Hvis ungdommen eller pårørende antyder en risiko for misbruk fra ansatte, andre ungdommer, eller besøkende, må det umiddelbart etter intervjuet orientere prosjektlederen. Ikke orientere de ansatte av eget initiativ inntil situasjonen har blitt drøftet med prosjektlederen.

Intervju med ansatte Enheten: Antall ansatte (ev. inkl. faggrupper): Miljø og fasliteter 1. Oppfatter dere enheten som et behagelig, godt vedlikeholdt, rent sted å være? både for de ansatte og pasientene. 2. Er det rom øremerket dere? 3. Kan dere låse bort personlige eiendeler? 4. Har dere adekvat adgang til IKT med nok skrivebord? 5. Opplever dere at enheten tilbyr passende fritidssysler som spill, film, musikk og lignende? 6. Føler dere at enheten tilbyr et trygt miljø for både de ansatte og ungdommene? fungerer et alarm system godt? Bemanning og opplæring 7. Hvordan oppfatter dere bemanningsnivå: nok på dag, kveld, natt, helgene de forskjellige profesjoner, osv? 8. Kan ekstra bemanning tilkalles ut fra vurdering av pasientenes behov? Inkludert om natta og i helgene på kort varsel? 9. Fortell oss om veiledningen ved enheten. Er det regelmessig og for de under utdanning, i tråd med utdanningskravene? 10. Er det anledning for tverfaglig refleksjon på praksis på en regelmessig måte? 11. Er dere oppmuntret til å delta i etter- og videre-utdanninger? Er dette i tråd med en personlig utviklingsplan? Er dette tatt med i en årlig opplæringsplan ved enheten? 12. Er noe utviklingsbehov i fare for å ikke bli møtt? 13. Er det klarhet i differensiering i rollene og ansvar for alle i behandlingsteamene? 14. Fungerer vaktskiftene på en hensiktsmessig måte? nok tid? ev. forslag til bedring. 15. Er dere verdsatt som teammedlemmer? Hvordan er stemningen ved enheten? 16. Er aktuell informasjon skrevet ned, eller er det meste oppe i hodet til seniorene? Innleggelse og utskriving 17. Er dere passende inkludert under vurdering ifm innleggelsen, og planlegging av utredning/behandlings strategi? 18. Synes dere at ungdommene og sine familier er godt nok forberedt til utskriving? Hvordan oppnås en god utskriving? 19. Hvordan er samarbeid med poliklinikkene? med barnevern?

Behandling og omsorg 20. Er ungdommenes timeplan adekvat til å møte deres behov? balanse mellom forskjellige behandlinger, aktiviteter i miljøet, aktiviteter ute og skolegang - individ vs gruppe fokus? 21. Hvordan fungerer skoleopplegget? Møter det behovet til de som er innlagt over litt tid? 22. Er det nok aktiviteter for ungdommene? Er de planlagt sammen med ungdommene? 23. Fortell oss om ungdommenes rolle når planenes lages? krise/mestrings planer, behandlingsplaner, individualplaner. 24. Fortell oss om foreldrenes rolle ifm deres ungdomsopphold på enheten Informasjon, samtykke og taushetsplikt 25. Hva er deres oplevelse av ungdommenes forståelse for hvorfor de er ved enheten og planene som lages for deres fremtid? 26. Er det felles adgang til all behandlingsrelevant opplysning? Hvordan oppnåes dette? 27. Fortell oss om håndtering av samtykke og taushetsplikt, og opplysningsplikt, ved enheten. finnes det klare retningslinjer? Rettigheter og lovverket 28. Fungerer kontroll kommisjonen som en sikkerhet for ungdommenes rettigheter? 29. Får ungdommene opplysning om brukerorganisasjoner? Klinisk virksomhetsstyring 30. Finnes det de nødvendige retningslinjer ved enheten? Er de lett tilgjengelige ved behov? bruk av mobil tlf., røyking, besøk, utgang, rutiner for rask sedering og lignende. Finnes det barrierer til vellykkete bruk av retningslinjene?

Intervju med foreldrene Enheten: Antall foreldre: Miljø og fasliteter 1. Tror dere at dette er et greit sted for deres barn? 2. Er det nok plass for de å bruke om dagen? 3. Hva synes dere om uteplass muligheter? 4. Føler dere at deres barn er trygge ved enheten? 5. Er det lett å komme hit? 6. Hva synes dere om soverommene, badene mfl? Er det forandringer dere vil ble inført? 7. Er det privaterom hvor dere kan snakke sammen, utover soverommet? Bemanning og opplæring 8. Hvordan oppfatter dere bemannings nivå: nok på dag, kveld, natt, helgene de forskjellige progesjoner, osv? 9. Hvordan har dere det overfor de ansatte? 10. Kan dere få tak i de ansatte ved behov? Innleggelse og utskriving 11. Hva viste dere om enheten før deres barn ble innlagte? Hvilke opplysning fikk dere i det første døgn? 12. Hva gjorde det mer eller mindre lett for dere dagen deres barn ble innlagte? Er det noe annet de ansatte kunne ha gjort den dagen? Behandling og omsorg 13. Vet dere om deres barn har behandlingsplaner, krise/mestringsplaner, individalplaner? 14. Var dere inkludert under utviklingen av planene? 15. Hva synes dere om ev. undertegning av planene? 16. Vet dere hvem er deres ungdommens pasientansvarlig og informasjonsansvarlig ved enheten? og kontakt miljøterapeut/er? 17. Hvor ofte har dere møter med deres barns pasient ansvarlig og kontakt miljøterapeut/er? Kan det ordnes ved behov? 18. Hvilke erfaring har dere med skolen her? 19. Er dere fornøyde med skoleopplegget?

20. Hva synes dere om mattilbudet ved enheten? Kvalitet/mengde/adgang til ved behov/tilpassning til kultur, religion og lignende 21. Synes dere at opphold ved enheten har hjulpet deres barn? Vil dere peke ut noe som har hjulpet mest? Rettigheter 22. Opplever dere at de ansatte lytter til dere? Viser de respekt for deres rettighter og oppfatninger? 23. Vet dere hvordan dere kan fremme klager? Tror dere at en klage blir tatt alvorlig?

Intervju med ungdommene Enheten: Antall ungdommer: Miljø og fasliteter 1. Hvordan er det å være her? 2. Er det nok plass å bruke om dagen? 3. Hvor ofte er dere ute? 4. Har dere adgang til mye plass ute? 5. Er enheten passe varm? Kan dere justere temperatur på soverom? 6. Er dere tatt med ifm drøfting av endringer ved enheten: utseende til rommene og lignende 7. Er dere fornøyde med soverommene, bad, osv? 8. Hvor kan dere gå hvis dere ønsker å trekke dere tilbake? 9. Kan dere ringe ut privat slik at ingen overhører samtalen? 10. Hvordan er adgang til internet (inkl. Facebook mfl)? 11. Føler dere trygge ved enheten? Bemanning og opplæring 12. Hvordan oppfatter dere bemannings nivå: nok på dag, kveld, natt, helgene de forskjellige progesjoner, osv? 13. Hvordan har dere det overfor de ansatte? Innleggelse og utskriving 14. Hva viste dere om enheten før dere ble innlagte? Hvilke opplysning fikk dere i det første døgn? 15. Hva gjorde det mer eller mindre lett for dere dagen dere ble innlagte? Er det noe annet de ansatte kunne ha gjort den dagen? Behandling og omsorg 16. Få dere en timeplan som viser det som skal skje på dagen/uken? Er dere fornøyde med disponering av tiden til avtaler/aktivitetene osv? 17. Spør de ansatte dere om aktuelle aktiviteter (dagtid, kveldstid, helgene), inkludert fysiske aktiviteter ute? Er det nok å gjøre? 18. Har dere en krise og mestringsplan? en behandlingsplan? en indivualplan? 19. Var dere med under utviklingen av planene? 20. Hva synes dere om ev. undertegning av planene?

21. Vet dere hvem er deres pasientansvarlig og informasjonsansvarlig ved enheten? og kontakt miljøterapeut/er? 22. Hvor ofte har dere møter med deres pasient ansvarlig og kontakt miljøterapeut/er? 23. Hvilke erfaring har dere med skolen her? 24. Er dere fornøyde med skoleopplegget? ev. noe fag dere savner?.. andre savn? 25. Hva synes dere om maten ved enheten? Kvalitet/mengde/adgang til ved behov/tilpassning til kultur, religion og lignende 26. Synes dere at opphold ved enheten har hjulpet dere? Vil dere peke ut noe som har hjulpet dere mest?