Vår saksbehandler: Sigurd Holen Direkte tlf: 23 30 14 28 sigurd.holen@utdanningsdirektoratet.no Vår dato: 22.03.2011 Deres dato: 28.02.2011 Vår referanse: 2010/3555 Deres referanse: Stiftelsen Steinerskolen i Bærum Grav gårdsvei 5 1358 JAR Att: Styrets leder TILSYNSRAPPORT S T I F T E L S E N S T E I N E R S K O L E N I B Æ R U M
Side 2 av 20 1 T i l s y n m e d p r i v a t e s k o l e r - ø k o n o m i f o r v a l t n i n g... 3 2 O m g j e n n o m f ø r i n g e n a v t i l s y n e t... 4 3 I n n t a k r e g l e m e n t o g p r a k s i s... 5 Ret t s l i g u t g a n g s p u n k t... 5 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 6 4 B e r e g n i n g o g i n n k r e v i n g a v s k o l e p e n g e r... 9 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 9 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 10 5 K r a v t i l r e g n s k a p e t... 12 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 12 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 13 6 A n v e n d e l s e a v t i l s k u d d o g e l e v p e n g e r... 14 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 14 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 16 7 S t y r e t s o p p g a v e r k n y t t e t t i l t i l s k u d d s f o r v a l t n i n g e n... 17 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 17 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 18 8 P å l e g g o m r e t t i n g... 19
Side 3 av 20 1 T i l s y n m e d p r i v a t e s k o l e r - ø k o n o m i f o r v a l t n i n g Privatskolene er på grunnlag av sine godkjenninger etter privatskoleloven betrodd den viktige oppgaven med å forestå barn og unge opplæring. Privatskolenes virksomhet er fullfinansiert gjennom skolepenger og statlige tilskudd. Privatskolenes individualiserte midler, i form av ovennevnte ressurser, er således beregnet på bakgrunn av hva det etter en normalberegning koster å drive en kvalitativt god skole og til å oppfylle elevenes rettigheter til en likeverdig opplæring med elevene i den offentlige skole. I 2009 ble det utbetalt ca 2,6 milliarder kroner i statstilskudd fordelt på de om lag 300 skolene som per i dag er godkjent etter privatskoleloven. Av denne grunn stiller lovgiver krav til hvordan statstilskuddet og skolepengene skal benyttes, nærmere bestemt at disse midlene skal komme elevene til gode, jf. privatskoleloven 6-3. Dette innebærer bl.a. et forbud mot kommersiell drift av private skoler og krav til at kostnader som pådras har relevans for skolevirksomheten og ligger innen for rammen av markedspris. Kontroll med privatskolenes økonomiforvaltning er av disse grunner påkrevet ut i fra samfunnsmessige hensyn. Statsforvaltningen er forpliktet til å påse at Stortingets bevilgninger og skattebetalernes penger blir benyttet i samsvar med intensjonen og derigjennom bidra til en kvalitativt god skole og opplæring for elevene. Ønsket om skjerpet kontroll med de private skolenes tilskuddsforvaltning var dessuten en vesentlig del av motivasjonen for at det operative tilsynet med de private skolene ble overført fra fylkesmennene til Utdanningsdirektoratet i august 2009.
Side 4 av 20 2 O m g j e n n o m f ø r i n g e n a v t i l s y n e t Det overordnede temaet for tilsynet med Stiftelsen Steinerskolen i Bærum har vært kontroll av skolens økonomiforvaltning. Tema for tilsynet har vært: Inntak reglement og praksis, jf. privatskoleloven 3-1 Beregning og innkreving av skolepenger, jf. privatskoleloven 6-2 Krav til regnskapet, privatskoleloven 7-1 Anvendelse av tilskudd og skolepenger, jf. privatskoleloven 6-3 Styrets oppgaver knyttet til økonomiforvaltningen, privatskoleloven 5-2 Stiftelsen Steinerskolen i Bærum har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om innsendelse av dokumentasjon og etterfølgende anmodning om innsendelse av tileggsinformasjon. Denne tilsynsrapporten baserer seg således på innsendt dokumentasjon fra skolen, samt informasjon som er offentlig tilgjengelig gjennom skolens nettsider og offentlige registre (for eksempel Brønnøysundregistrene), og kontrollen er avgrenset til plikter etter privatskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne, samt forvaltningsloven av 10. februar 1967. Rettslige plikter etter annen lovgiving har ikke vært gjenstand for kontroll. Tilsynet er avgrenset av valgt metodikk og rapporten presenterer lovbrudd som ble avdekket under tilsynet. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av privatskolen innenfor tilsynstemaets ramme. For en nærmere angivelse av hvilke forhold som har vært gjenstand for kontroll, viser vi til vedlegg 1 til rapporten. Våre konklusjoner benevnes som lovbrudd og følges opp av pålegg. I tillegg opererer direktoratet med anbefalinger. - Med lovbrudd menes forhold som er i strid med krav som følger av privatskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. - Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta endringer for å rette opp lovbruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er privatskoleloven 7-2a første ledd. - Med anbefaling menes et råd fra Utdanningsdirektoratet som skolen ikke er rettslig forpliktet til å følge, men som etter vår oppfatning vil kunne bidra til å forbedre skolens rutiner knyttet til økonomiforvaltningen. I egenskap av å være øverste organ etter privatskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet.
Side 5 av 20 3 I n n t a k r e g l e m e n t o g p r a k s i s R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Enhver privatskole skal ha et inntaksreglement, jf. privatskoleloven 3-1. Inntaksreglement skal være fastsatt av styret, tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Formålet med inntaksreglement er å sikre at vilkårene for inntak av elever til private skoler er lik som for den offentlige skolen. Dette betyr at alle elever som søker skal få plass innenfor rammen av fastsatt elevtall ved skolen. Det følger av loven at de private skolene skal ha hele landet som inntaksområde. Søkere til private skoler skal derfor gis lik rett til utdanning og rett til likebehandling i inntaksprosessen som i den offentlige skolen. Inntaksreglementet kan ikke inneholde regler som positivt avgrenser hvem som kan søke om inntak til skolen. Som en følge av åpenhetskravet kan reglementet heller ikke inneholde regler om opptakskrav, for eksempel intervju. De skal ikke diskrimineres for eksempel ut i fra personlige forutsetninger, behov for spesialundervisning eller behov for spesiell tilrettelegging i opplæringssituasjonen. Skolen kan i forbindelse med inntaket ikke etterspørre annen informasjon enn det som er relevant for vurderingen av om eleven oppfyller kravene til grunnopplæring tilsvarende vilkårene for inntak i den offentlige skolen. Skolen kan operere med søknadsfrist, og skal da opplyse om denne. Fristen skal være lik for alle søkere. Reglementet må dessuten opplyse hvorvidt skolen åpner for fortløpende inntak slik at det gjelder et først i tid best i rett prinsipp, eller om vedtak om inntak først foretas etter søknadsfristens utløp. Videre må det informeres om eventuelle rettsvirkninger av for sent innkomne søknader, for eksempel at skolen etter søknadsfristens utløp bare tar inn elever på særskilt, objektivt og saklig grunnlag, selv om maksimum elevtall ikke er oppnådd. Dersom inntaksreglementet inneholder en slik bestemmelse, må det klart fremgå hva som er et særskilt og saklig grunnlag. Videre skal inntaksreglementet vise prioriteringen av søkerne ved oversøking (søkermassen er større enn fastsatt elevtall). I lov og forarbeider stilles det krav til saklige og objektive prioriteringsregler, for eksempel: De med rett til grunnskoleopplæring eller videregående opplæring skal prioriteres; a) Loddtrekning; b) Først i tid best i rett -prinsipp; c) Geografisk nærhet til skolen; d) Søkerens karakterer; e) Søker har søsken ved skolen;
Side 6 av 20 f) Søker er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen; g) Søker er barn av ansatt ved skolen Søknadsskjemaet skal ivareta de samme interessene som inntaksreglementet. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder alle relevante aktiviteter i forbindelse med inntak. Det kan derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet som er i strid med eller i uoverensstemmelse med inntaksreglementet. Beslutning om inntak/avslag er et enkeltvedtak, jf. privatskoleloven 3-1 sjette ledd. Dette innebærer at forvaltningslovens saksbehandlingsregler kommer til anvendelse. Inntaksreglementet skal sikre forutberegnelighet og skal derfor gjøres kjent for elever/foresatte. Publisering på skolens hjemmeside, at reglementet følger som vedlegg til søknadsskjemaet, eller at skolen utsteder kopi på forespørsel fra elev/foresatte, vil alle være hensiktsmessige fremgangsmåter i denne sammenheng. F u n n o g v u r d e r i n g e r For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. Spesifisering av søknadsfrist ved inntaksreglementet for barneskolen og videregående skole Det vises til inntaksreglementene for barneskolen og videregående skole. Søknadsfristen for barneskolen er 1. juni 1 og 1.mars for videregående skole 2. Det fremkommer imidlertid ikke hva som er rettsvirkningen av for sent innkomne søknader. Manglende spesifisering av konsekvensene ved for sent innkomne søknader i inntaksreglementet er i strid med privatskoleloven 3-1. Inntaksdepositum/forskuddsbetaling for barneskole og videregående skole Det fremgår av inntaksreglementet for både barneskolen og den videregående skolen at skolen krever et inntaksdepositum/forskuddsbetaling tilsvarende en måneds skolepenger ved aksept av skoleplass. Reglementet stadfester også at dette beløpet ikke vil bli refundert hvis eleven ikke møter til første skoledag. Vi forutsetter her at depositum/forskuddsbetaling betales tilbake eller kommer til fratrekk ved første betaling ved oppmøte på skolestart. Praksisen skolen har med å kreve inntaksdepositum/forskuddsbetaling er i strid med privatskoleloven 3-1 både i forhold til belastningen dette medfører den enkelte elevs/foresattes likviditet og som sanksjonsmiddel ved manglende oppmøte på første skoledag. 1 Jf. inntaksreglementet barneskolen 2 I henhold til opptaksopplysninger fra skolens hjemmeside og inntaksreglementet for videregående skole
Side 7 av 20 Inntaksreglement for videregående opplæring ved musikklinje, teaterlinje og allmennfaglig linje Det vises til inntaksreglementet for videregående trinn musikklinje, teaterlinje, allmennfaglig linje. Det fremkommer av inntaksreglementet at en søknad om skoleplass må inneholde en kort, skriftlig begrunnelse for søknaden. Det er også innført et krav fra skolens side om at det for søkere på musikk- og teaterlinjen vil avholdes en obligatorisk opptaksprøve for nye elever. Forutsetninger for inntak, slik som begrunnelse for søknad eller opptaksprøve, går utover de objektive krav som stilles ved inntak til den offentlige skole. Inntakskravene er ikke relevante for vurderingen av om eleven har rett til videregående opplæring og er dermed et brudd på privatskoleloven 3-1. Søknadsskjema barneskolen Det fremgår av tilsendte søknadsskjema 3 at det kreves en del opplysninger fremlagt, herunder opplysninger om: - Personnummer - Statsborgerskap - Morsmål - Søsken ved andre skoler - Kontaktinformasjon til elevens nåværende skole Disse opplysningene er ikke relevante for vurderingen av om eleven fyller vilkårene til inntak til offentlige skoler og representerer følgelig et brudd på privatskoleloven 3-1. Søknadsskjema videregående opplæring Det etterspørres en del opplysninger og informasjon ved søknad til videregående opplæring på musikk-, teater- og internasjonal linje, spesifisert under (for en eller flere retninger): - Personnummer - Foto - Utdannelse og yrkeserfaring utover grunnskole - Eierskap og erfaring med spilling av instrument - Tidligere erfaringer med deltakelse i ensemble - Notekunnskap - Interesse for musikkstilarter - Begrunnelse for søknad - Erfaring innenfor sang, dans og teater - Beskrivelse av interesser - Fremmedspråklig undervisning på ungdomstrinnet Disse opplysningene ikke er relevante for vurderingen av om eleven har rett til videregående opplæring og representerer følgelig et brudd på privatskoleloven 3-1. 3 Jf. søknadsskjema om skoleplass for elev i barneskole
Side 8 av 20 Skolens praksis ved inntak/avslag på søknad om skoleplass Skolen har fremlagt eksempler på vedtak om tildeling av skoleplass for grunnskolen og videregående skole 4. Vi har også mottatt et vedtak om avslag på skoleplass i videregående skole ved Musikklinjen/Teaterlinjen. Ved avslag på søknad til Musikk-/Teaterlinjen informeres det om at eleven settes på venteliste, men det gis ingen begrunnelse for enkeltvedtakets utfall. Kravene til begrunnelse er således ikke oppfylt, jf. forvaltningsloven 24. For vedtak om avslag gis det ikke opplysninger om søkers klagemuligheter, herunder klageadgangen, klagefrist, klageinstans og hvor klagen skal sendes. Skolens praksis er på dette punkt ikke i henhold til forvaltningslovens krav, da et enkeltvedtak skal gi opplysninger om klageadgang, jf. forvaltningsloven 27. 4 Jf. dokumenter oversendt fra skolen om inntak og avslag av søknad på skoleplass
Side 9 av 20 4 B e r e g n i n g o g i n n k r e v i n g a v s k o l e p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Private skoler godkjent etter privatskoleloven mottar tilskudd til godkjent opplæring med 85 % av et nærmere fastsatt tilskuddsgrunnlag per elev, jf. privatskoleloven 6-1 første ledd. I privatskoleloven 6-2 første ledd åpnes det for at skolene kan kreve at elevene dekker restbeløpet, altså inntil 15 % av tilskuddsgrunnlaget, i form av skolepenger. I tillegg åpner loven for at skolene kan kreve et tilleggsbeløp til dekning av utgifter til husleie/kapitalkostnader. Størrelsen på dette tilleggsbeløpet er fastsatt i forskrift til privatskoleloven 13-1, og utgjør per i dag kr 3 400 for grunnskoler, og kr 4 500 for videregående skoler per år. Beregningen av størrelsen på skolepengene skal skje med utgangspunkt i det fastsatte tilskuddsgrunnlaget. Tilskuddsgrunnlaget beregnes årlig, og det gjelder egne satser for henholdsvis barnetrinnet (1. til 7. klasse), ungdomstrinnet (8. til 10. klasse), samt de ulike utdanningsprogrammene i den videregående skolen, jf. privatskoleloven 6-1. Ved de videregående skolene er det fastsatt egne tilskuddssatser for de ulike utdanningsprogrammene, og skolenes tilskudd beregnes ut i fra antall elever som deltar på det enkelte utdanningsprogram. Det kan være stor forskjell på tilskuddssatsene for de enkelte utdanningsprogrammene. Dette innebærer at skolepengene enten må ligge innenfor den laveste tilskuddssatsen for alle skolens elever, eller beregnes særskilt ut i fra tilskuddsgrunnlaget for det enkelte utdanningsprogram. Eksempel på beregning av skolepenger For 2010 er tilskuddssatsen for studiespesialisering kr 99 100 per elev. Beregningen av høyeste tillatte skolepengesats for dette utdanningsprogrammet blir dermed som følger: 15 % av tilskuddsgrunnlag barnetrinnet, høyeste sats kr 14 865 + Forskriftsfestet tillegg kr 4 500 = Maksimale skolepenger per elev per år kr 19 365 I tillegg til de ordinære skolepengene etter privatskoleloven 6-2 første ledd, har videregående skoler som organiserer opplæringen på en måte som krever at elevene har bærbar pc, mulighet til å kreve en årlig egenandel fra eleven for å dekke deler av kostnadene med pc-en, se privatskoleloven 6-2 fjerde ledd, jf. forskrift til privatskoleloven 10-1a annet ledd. Egenandelen kan imidlertid ikke være høyere enn den laveste stipendsatsen i det årlige ikkebehovsprøvde læremiddelstipendet fra Lånekassen.
Side 10 av 20 Det finnes ingen tilsvarende bestemmelse for private grunnskoler, og elever/foresatte på grunntrinnet kan således ikke pålegges betalinger utover det som følger av privatskoleloven 6-2 første ledd. Privatskoleloven 6-2 er uttømmende med hensyn til hvilken betaling skolen kan kreve fra elever/foresatte, jf. bestemmelsens tredje ledd. Dette innebærer at skolen ikke kan kreve noen annen form for tilleggsbetaling ved siden av skolepengene, og eventuelt egenandel til pc. I den grad skolen opererer med for eksempel innmeldings- eller administrasjonsgebyr i forbindelse med inntaksprosessen, må det fremgå klart av informasjonen fra skolen at dette er kostnader som kommer til fradrag i de ordinære skolepengene når eleven starter ved skolen, og totalbeløpet må dessuten ligge innenfor den absolutte beløpsgrensen på 15 % av beregningsgrunnlaget med tillegg av det forskriftsfestede beløpet til dekning av husleie/kapitalkostnader. F u n n o g v u r d e r i n g e r Vurdering av skolepenger for barne- og ungdomstrinnet Den høyeste satsen for barnetrinnet ved private grunnskoler i 2009 kr 104 300. Beregningsgrunnlaget for skolepengene blir dermed som følger: 15 % av tilskuddsgrunnlag barnetrinnet, høyeste sats kr 15 645 + Forskriftsfestet tillegg kr 3 400 = Maksimale skolepenger per elev per år kr 19 045 Dette medfører at skolen kan ta en månedlig betaling på 1 904,50 kr per elev. Skolen opererer med en trappetrinnsformet skolepengemodell for elever på barne- og ungdomsskolen. Første trinn for skolepenger for én elev på dette utdanningsnivået er kr 1 650,- 5, og skolepengesatsen blir suksessivt lavere per elev en familie har på skolen. Skolepengesatsene som skolen benytter er følgelig i samsvar med kravene i privatskoleloven 6-2. Vurdering av skolepenger musikk- og teaterlinjen for videregående skole Tilskuddssatsen for videregående opplæring innenfor musikk, dans og drama er satt til kr 123 900 for 2009.6 Dette medfører at skolepengesatsen for skoleåret 2009 beregnes som følger: 15 % av tilskuddssats 2009 kr 18 585 + Forskriftsfestet tillegg kr 4 500 = Maksimale skolepenger per elev per år kr 23 085 5 Jf. skolens beregning av skolepenger for skoleåret 2008/2009. 6 http://www.udir.no/artikler/_privatskoler/tilskuddsatser-2009---videregaende-skoler-med-paralleller/
Side 11 av 20 Dette medfører at skolen maksimalt kan kreve skolepenger fra elevene for kr 2 301,- per måned i 10 måneder. Skolen har oppgitt at benyttet skolepengesats ligger på 2 400,-7 i måneden i 10 måneder. Skolen benytter en skolepengesats som overstiger maksimalt tillatt skolepengesats og dette er dermed et brudd på privatskoleloven 6-2. Vurdering av skolepenger Allmennfaglig/internasjonal linje for videregående skole Tilskuddssatsen for videregående opplæring for Steinerskolen av allmenne, økonomiske og administrative fag er satt til kr 102 100 for 2009. 8 Dette medfører at skolepengesatsen for skoleåret 2009 beregnes som følger: 15 % av tilskuddssats 2009 kr 15 315 + Forskriftsfestet tillegg kr 4 500 = Maksimale skolepenger per elev per år kr 19 815 Dette medfører at skolen maksimalt kan kreve kr 1 981,50 per måned i skolepenger i 10 måneder. Skolen krever i følge opptaksopplysningene 9 at elever ved allmennlinjen skal betale kr 2 000,- i skolepenger per måned. Skolen benytter en skolepengesats som overstiger maksimalt tillatt skolepengesats og dette er dermed et brudd på privatskoleloven 6-2. 7 Jf. skolens beregning av skolepenger for skoleåret 2008/2009. 8 http://www.udir.no/artikler/_privatskoler/tilskuddsatser-2009---videregaende-skoler-med-paralleller/ 9 http://www.stib.no/index.php?pageid=108&page=opptak
Side 12 av 20 5 K r a v t i l r e g n s k a p e t R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Privatskoleloven stiller krav til at skolene skal følge regnskapsloven, bokføringsloven og ha revisjon i samsvar med revisjonsloven. Privatskoler plikter også å legge frem revidert regnskap etter forskrift fastsatt av departementet. Det rettslige utgangspunktet for denne delen av tilsynet finnes i privatskoleloven 7-1 og økonomiforskriftens kapittel 2. For at en privatskole skal være omhandlet av kravene i privatskolelovens 7-1 og forskriftene til denne, er det en forutsetning at skolen mottar statstilskudd. Formålet med disse kravene i privatskoleloven er å sikre at grunnlaget for beregningen av statstilskuddet til den enkelte skole er korrekt, og at skolen anvender det offentlige tilskuddet og skolepengene i samsvar med loven og forutsetningene for godkjenningen. Regnskapet skal inneholde alle transaksjoner som er relevante for skolevirksomheten. I den grad skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2, skal regnskapet inneholde inntekter og utgifter knyttet til denne virksomheten. Ved skoler som driver slik annen virksomhet skal skoledriften føres på egen avdeling i regnskapet, jf. økonomiforskriften 3 andre ledd. Et regnskap som blir ført med bruk av flere avdelinger skal vise interne transaksjoner mellom avdelingene, og transaksjonene skal være tilfredsstillende dokumentert. Videre stilles det i økonomiforskriftens 4 visse krav til innholdet i notene til skolens årsregnskap: Offentlige finansieringskilder skal spesifiseres. Spesifikasjonen skal vise hvem som har ytt midlene, og hva som var formålet med ytelsen. Både statlige og eventuelle kommunale tilskudd er omfattet. Skolepengesatsene vedtatt av styret skal spesifiseres. Det skal fremgå hvilken sats som er brukt per elev, og ikke en angivelse av det totale beløpet skolen har krevd i skolepenger. Notene skal angi hvilke formål et eventuelt investeringsfond skal kunne benyttes til, og hvordan grunnlaget for fondsavsetningen er regnet ut. Dersom skolen har benyttet fondsmidlene, skal det i note til årsregnskapet stå hva de ble benyttet til. Det samme gjelder for de tilfeller hvor fondsmidlene er benyttet til noe annet enn det som opprinnelig planlagt. Dersom skolen driver annen virksomhet, jf. privatskoleloven 2-2, skal det i notene opplyses om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter. Det skal videre opplyses hva som ligger til grunn for fordelingen mellom avdelingene, og hvilken fordelingsnøkkel som er benyttet, herunder grunnlaget for denne.
Side 13 av 20 Årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning skal på skolens eget initiativ sendes til Utdanningsdirektoratet innen 1. juni året etter regnskapsåret. Dersom skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2 første ledd annet og tredje punktum, plikter skolen også å sende inn avdelingsregnskap. I økonomiforskriften 16 presiseres det at revisjon av skolens regnskap skal utføres av en statsautorisert eller registrert revisor i samsvar med revisorloven. F u n n o g v u r d e r i n g e r For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. Spesifisering av offentlige inntekter Skolen har spesifisert driftsinntektene under note 2 i årsregnskapet for 2009. Driftsinntektene er i all hovedsak fordelt på formål og bidragsyter. Den eneste inntektsposten som har mangelfull informasjon om formål og bidragsyter i noten er en samlepost for andre driftsinntekter på kr 733 624,-. Vi har mottatt en spesifisert kontoutskrift av andre driftsinntekter samt selskapets forklaring på denne posten 10. Det fremkommer av forklaring og spesifisert kontoutskrift at denne posten inkluderer visse kommunale tilskudd og tilskudd til skolefrukt. Manglende spesifisering av offentlige finansieringskilder med hensyn på bidragsyter og formål er i strid med økonomiforskriften 4. Spesifisering av skolepengesatsene Stiftelsen har spesifisert skolepengesatsene ved note 2 i årsregnskapet 2009. Skolepengesatsene for 2009 er vedtatt av styret. 11 Noten viser ikke til skolepengesatsen for elever som går allmennlinjen. Det er kun opplyst om skolepengesatsen knyttet til musikk- og teaterlinjen. Som en følge av at skolen er godkjent for å drive allmennfaglig linje og opptaksreglementet henviser til en skolepengesats på kr 2 000,- for disse elevene, skal dette medtas i note. Skoens mangelfulle spesifisering av skolepengesatsen i note til årsregnskapet representerer et brudd på notekravet i økonomiforskriften 4. 10 Se spesifisert kontoutskrift konto 3960 og selskapets forklaring på innsendelse av tilleggsinformasjon 11 Vedtatt ved styremøte, jf. styremøteprotokoll fra 09.08.2008.
Side 14 av 20 6 A n v e n d e l s e a v t i l s k u d d o g s k o l e p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Hovedbestemmelsen om anvendelse av statsstøtte og skolepenger er privatskoleloven 6-3, hvor det heter at: Alle offentlege tilskot og skolepengar skal kome elevane til gode. Dette inneber mellom anna at skolen ikkje kan a) gi utbytte eller på annan måte overføre overskot til eigarane eller deira nærståande, verken når skolen er i drift eller om drifta blir nedlagd b) pådra seg kostnader i form av leigeutgifter for eigedom eller lokale som tilhører skolens eigarar eller deira nærståande eller på anna måte pådra seg kostnader som kan innebere at alle offentlege tilskot eller eigendelar frå elevane ikkje kjem elevane til gode. Disse eksemplene nedfelt i bestemmelsens bokstav a) og b) gir holdepunkter og retning for de konkrete vurderingene som må foretas av skolens forvaltning av tilskudd og skolepenger. Med forankring i formålsbetraktninger sorteres kriteriene for lovlig anvendelse av statstilskudd og skolepenger i to kategorier: 1. Relevans type og omfang av kostnader Alle kostnader som skolen pådrar seg skal være relevante vurdert opp i mot skolens godkjenning etter privatskoleloven, det være seg både i type/art og omfang. Normalkostnader knyttet til drift av offentlige skoler er den generelle referanserammen for denne vurderingen, korrigert for eventuelle særegenheter som følger av privatskoleloven eller av skolens godkjenning. Skolen skal med andre ord ikke pådra seg kostnader til annet enn det som tilgodeser skolens virksomhet etter privatskoleloven og godkjenningen gitt med hjemmel i denne. Kostnadene skal foruten å være relevante i alminnelighet sett opp i mot virksomhetens formål også være nødvendige for den konkrete skoledriften vurdert opp i mot godkjenningen. Eksempelvis vil kjøp av skrivemateriell åpenbart være en relevant kostnad for en skole, men ikke være nødvendig utover et visst omfang. Tilsvarende vil kostnader knyttet til ansettelser og markedsføring kunne være relevante kostnader for en virksomhet som skal rekruttere elever og lærere, men ikke i større utstrekning enn hva behovet tilsier. For øvrig bør en skole alltid kunne begrunne hvorfor det er nyttig eller nødvendig for skolen å pådra seg kostnader som er atypiske i art eller omfang.
Side 15 av 20 Skolen har ikke anledning til å låne ut statstilskudd eller skolepenger jf. økonomiforskriften 5 annet ledd. Dette inkluderer lån eller forskudd på lønn gitt til ansatte. Skolen kan ikke foreta finansielle investeringer da dette er virksomhet som går utover skoledrift eller tilhørende virksomhet jf. privatskoleloven 2-2. 2. Prising Skolen kan ikke pådra seg kostnader for en ytelse som er større enn dens verdi. Dette vilkåret omtales normalt som et krav om at vederlaget for en ytelse ikke må overstige markedspris. Vurderingstemaet i denne sammenhengen er følgelig hva en alminnelig fornuftig forretningsdrivende ville ha gitt for den konkrete ytelsen på det aktuelle tidspunkt og sted. Overføringer av midler mellom regnskapsår og fondsavsetninger Statstilskuddet til private grunnskoler beregnes årlig, ut i fra skolens elevantall. Utgangspunktet er derfor at de pengene som tilføres skolen i form av statsstøtte og elevbetalinger skal brukes det året midlene mottas, jf. økonomiforskriften 5 første ledd. Av hensyn til skolens behov for langsiktig planlegging av drift og fremtidige investeringer har imidlertid lovgiver lempet noe på dette kravet. For det første er det i økonomiforskriften 7 åpnet for at styret kan vedta å overføre inntil 10 % av den mottatte statsstøtten fra ett regnskapsår til det neste. Forutsetningen for et slikt vedtak er at regnskapet viser overskudd, og at elevene har fått opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i skolens godkjenning for øvrig. For det andre gis styret i økonomiforskriften 8 adgang til å vedta at inntil 15 % av statstilskuddet skal settes av i et investeringsfond. Investeringsfondet skal brukes til innkjøp av driftsmidler som kommer elevene til gode, og som har en levetid på minst tre år. Styrets vedtak om avsetning i fond skal i tillegg inneholde beslutning om hva investeringsfondet skal kunne brukes til, og når investeringene skal være gjennomført. I særlige tilfeller kan styret i etterkant gjøre vedtak om at fondsmidlene skal brukes til andre formål enn det opprinnelige, jf. økonomiforskriften 10. Ved avsetning til investeringsfond er det et absolutt vilkår at elevene, i hele fondets levetid, får opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i godkjenningen for øvrig, og at fondsmidlene kommer elevene til gode, jf. økonomiforskriften 12 første ledd.
Side 16 av 20 F u n n o g v u r d e r i n g e r For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. Lån til ansatte Skolen har i regnskapsårene 2007 og 2008 lånt ut penger til ansatte jf. saldobalansene for de respektive årene, og inngående saldobalanse per 01.01.09 tyder på at skolen også har hatt lån til ansatte i 2009. Selskapet hadde ingen lån til ansatte ved utgangen av regnskapsåret 2009. Steinerskolen i Bærum har kommentert at de ikke har gitt lån til ansatte i 2009 eller 2010. Skolen uttaler at dette tidligere år har omhandlet mindre lønnsforskudd og at forholdet er rettet i forbindelse med tidligere tilsyn. Investering i datterselskap og lån til datterselskap Skolen hadde ved utgangen av regnskapsåret 2009 en investering i aksjer i datterselskapet Grav Gård AS på kr 350 000 samt et lån til samme selskapet på kr 160 000. 12 Skolen har dermed foretatt finansielle investeringer som går utover skoledrift eller tilhørende virksomhet. Dette er i strid med privatskoleloven 2-2. Skolen har foretatt finansielle investeringer som ikke direkte vil komme elevene til gode og investeringen er derfor også et brudd på privatskoleloven 6-3. Som en følge av at skolen også har lånt datterselskapet penger i forbindelse med investeringen er dette et brudd på økonomiforskriften 5. Skolens revisor har ved nummerert brev av 28. juni 2010 påpekt at dette forholdet ledet til en presisering på revisjonsberetningen for 2009 da forholdet var uavklart den 31.12.09. Det fremkommer ved samme nummererte brev at revisor har kontrollert formalia ved salg av aksjer samt tilbakebetaling av fordring på Grav Gård AS den 28. juni 2010. Vi anser med bakgrunn i dette at forholdet er brakt i orden og dermed for avsluttet fra Utdanningsdirektoratets side. Grunnfondsbevis Cultura Sparebank Ved gjennomgang av skolens årsregnskap fremkommer det at skolen investerte i grunnfondsbevis i Cultura Sparebank i 2007 som et ledd i å ta opp lån i sparebanken. Investeringen er på totalt kr 630 000,- ved utgangen av regnskapsåret 2009. 13 En investering i grunnfondsbevis medfører at ikke alle tilskudd og elevpenger kommer elevene til gode og er et brudd på privatskoleloven 6-3. Denne finansielle investeringen i et grunnfondsbevis er også et brudd på privatskoleloven 2-2 da dette er virksomhet som går utover skoledrift eller tilhørende virksomhet. 12 Jf. nummerert brev fra revisor vedrørende revisjonen av selskapet for regnskapsåret 2009 13 Jf. note til årsregnskapet 2009
Side 17 av 20 7 S t y r e t s o p p g a v e r k n y t t e t t i l t i l s k u d d s f o r v a l t n i n g e n R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Privatskolens styre skal i egenskap av å være privatskolens øverste organ sørge for at skolen drives i samsvar med privatskolelovens og økonomiforskriftens krav til regnskap, bokføring og revisjon. Dette gjelder selv om styret har sørget for regnskaps- og revisor bistand. Det rettslige utgangspunktet for dette kravet er privatskoleloven 5-2 og økonomiforskriften. Privatskolelovens 5-2 annet ledd stiller særskilte krav til styrets økonomi og regnskapsforvaltning. Disse oppgavene tilligger styret og kan ikke delegeres bort, jf. 5-2 fjerde ledd. I bestemmelsen følger det at styret skal [s]ørge for at skolen har en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning. Konkret innebærer dette at styret skal: fastsette størrelsen på skolepengene vedta budsjett og regnskap for skolen påse at offentlige tilskudd og skolepenger kommer elevene til gode Foruten å pålegge styret konkrete plikter, gir bestemmelsen i 5-2 visse føringer på hvilke saker som skal behandles i styrets møter. Styret skal behandle skolens økonomiske stilling og regnskapsforvaltningen for øvrig, og det må fremkomme av styreprotokoller at skolens økonomiske situasjon er fremlagt og drøftet. I kravet om forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning ligger det videre en forutsetning om at skolen har et administrativt system som synliggjør hvordan styret har sørget for arbeidsfordeling knyttet til økonomiforvaltning, herunder rutiner ved anskaffelser. De instrukser, delegasjoner og rutiner mv. som ligger i systemet må dessuten gjennomføres i praksis. Styret står relativt fritt ved utformingen av sitt eget administrative system for økonomiforvaltningen slik at det skal være tilpasset forholdene ved skolen. Instruksene, rutinene mv. må imidlertid vise hvilke oppgaver som skal utføres, når de skal utføres, samt hvem som har ansvaret for at oppgavene utføres. Videre må rutinebeskrivelser ol. være klare med hensyn til kravene til kommunikasjon, informasjon, rapportering, oppfølging og samhandling mellom styret og henholdsvis daglig leder/rektor og andre i skolens administrasjon som er tildelt oppgaver innenfor økonomi- og regnskapsforvaltningen. Det er dessuten et krav at instruksene, rutinene mv. er nedfelt skriftlig slik at de er etterprøvbare og robuste mot personelle og organisatoriske endringer i styret og skolens administrasjon for øvrig. Systemet i seg selv må dessuten revideres jevnlig for å sikre at det hele tiden fungerer etter intensjonen.
Side 18 av 20 Også andre bestemmelser i privatskoleregelverket pålegger styret plikter som har sammenheng med økonomiforvaltningen. I forbindelse med vedtakelsen av årsregnskapet pålegges for eksempel styret å fatte særskilt vedtak dersom et eventuelt overskudd skal avsettes til investeringsfond, jf. økonomiforskriften 8 flg. Styrets myndighet til å fatte vedtak om avsetning til investeringsfond kan ikke delegeres, jf. økonomiforskriften 12 annet ledd. Videre er det slått fast i økonomiforskriften 18 at styret har en selvstendig plikt til å gjøre revisor kjent med relevante regler i privatskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i loven, forutsetningene for godkjenningen, samt det årlige tilskuddsbrevet fra Utdanningsdirektoratet. F u n n o g v u r d e r i n g e r For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. Forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning Styret har avholdt 6 styremøter de siste 12 siste månedene 14. En gjennomgang av protokoller fra disse møtene viser at skolens økonomi- og regnskapsforvaltning er gjennomgående fremlagt som sak på møtene (saker om regnskap og/eller budsjett). Styret gjennomfører en kontroll over siste periodes økonomiske utvikling med innspill fra daglig leder og sammenstiller utviklingen mot et budsjettmål om et nullresultat ved årsregnskapet. Hyppigheten av økonomisk rapportering av daglig leder til styret og styrets gjentatte fokus på saker av økonomisk karakter tatt opp under styremøte tyder på at skolen har en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning jf. privatskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c og f. Det fremgår også av innsendt dokumentasjon at skolen har vedtatt skolepengesatsen ved vedtak i styremøte 15 i henhold til kravet i privatskoleloven 5-2 andre ledd bokstav b. Vi har gjennomgått skolens innkjøpsrutiner slik de står ved prosedyrer for anskaffelser samt skolens rutiner for kjøp av materiell for innkjøpsansvarlige. 16 Daglig leder har overlatt til avdelingsledere og kontorledere å foreta innkjøp av mindre driftsrelaterte gjenstander. Disse anskaffelsene har en øvre ramme på det enkelte avdelingsbudsjett med overordnet kontrollmyndighet fra daglig leder. Utdanningsdirektoratet anser på bakgrunn av ovennevnte dokumentasjon at skolens skriftlige innkjøpsrutiner for å være dekkende i forhold til kontrollkravet styret har om at offentlige tilskudd og elevpenger kommer elevene til gode, jf. privatskoleloven 5-2 andre ledd bokstav g. 14 Jf. styremøteprotokoller oversendt av skolen. 15 Jf. styremøteprotokoll 09.09.08 16 Jf. skolens innsendte dokumentasjon vedrørende innkjøp
Side 19 av 20 8 P å l e g g o m r e t t i n g På bakgrunn av det som fremgår av kapitlene 2 til og med 7 gir Utdanningsdirektoratet følgende pålegg: Inntak reglement og praksis, jf. kapittel 3 Styret ved Stiftelsen Steinerskolen i Bærum skal: 1. sørge for at det informeres om konsekvensene av at søknader kommer inn etter søknadsfristen, jf. privatskoleloven 3-1. 2. fjerne inntaksdepositumet/forskuddsbetalingen fra inntaksreglementet for nye elever ved skolen, jf. privatskoleloven 3-1. 3. fjerne inntakskravene i inntaksreglementet for videregående skole som går på skriftlig begrunnelse for søknaden og obligatorisk opptaksprøve, jf. privatskoleloven 3-1. 4. fjerne krav til fremleggelse av all informasjon i søknadsskjema som ikke er relevant for vurderingen av om eleven oppfyller de objektive kravene til inntak ved grunnskole og videregående skole, jf. privatskoleloven 3-1. 5. begrunne enkeltvedtak om avslag og det skal opplyses om klagemuligheter, jf. forvaltningsloven 24 og 27. Beregning og innkreving av elevpenger, jf. kapittel 4 6. Styret ved Stiftelsen Steinerskolen i Bærum skal sørge for at skolens skolepengesatser er innenfor høyeste tillatte skolepengesatser, jf. privatskoleloven 6-2. Krav til regnskapet, jf. kapittel 5 Styret ved Stiftelsen Steinerskolen i Bærum skal sørge for at årsregnskapet: 7. spesifiserer alle offentlige finansieringskilder med tanke på bidragsyter og formål henrunder offentlige tilskudd til frukt og grønt i skolen, jf. økonomiforskriften til privatskoleloven 4. 8. opplyser om alle skolepengesatsene, jf. økonomiforskriften til privatskoleloven 4. Anvendelse av statstilskudd og elevpenger, jf. kapittel 6 Styret ved Stiftelsen Steinerskolen i Bærum skal sørge for at det: 9. ikke foretas finansielle investeringer som kan føre til at elevpengene ikke kommer elevene til gode, jf. privatskoleloven 6-3.
Side 20 av 20 Bekreftelse på at lovbruddene er rettet Tiltak for å rette lovbruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er rettet skal styret inngi en skriftlig erklæring som bekrefter rettingen. Frist for innsendelse av slik erklæring er 1. juni 2011. Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. Klageadgang Den endelige tilsynsrapporten vil være et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. Med hilsen Håvard Tvinnereim avdelingsdirektør Sigurd Holen rådgiver Vedlegg: 1. Kontrollpunktliste 2. Oversikt over innsendt dokumentasjon Kopi: Fylkesmannen i Oslo og Akershus