INNHOLDSFORTEGNELSE: DEL I: KONKURRANSEBETINGELSER... 4 1 Generell informasjon... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Oppdragsgiver Vestviken Kollektivtrafikk AS... 4 2 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.1 Roller i prosessen... 4 2.2 Konkurranseform... 4 2.3 Kunngjøring og registrering... 5 2.4 Konferanse... 5 2.5 Fremdriftsplan... 5 2.6 Informasjonsformidling før tilbudsfristen... 5 2.7 Retningslinjer for spørsmål til konkurransegrunnlaget... 6 2.8 Endring og tilbakekalling av tilbud... 6 2.9 Tilbudsfrist... 6 2.10 Tilbudsåpning... 7 2.11 Avlysning, avvisning og totalforkastelse... 7 2.12 Offentlighet... 7 3 Krav til tilbyder... 7 3.1 Kvalifikasjonskrav... 7 3.1.1 Skatt og mva... 8 3.1.2 Lovlig etablert foretak... 8 3.1.3 HMS-egenerklæring... 8 3.1.4 Krav til opplysninger om organisering... 8 3.1.5 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.1.6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 3.2 Frist for levering av tilbud... 9 3.3 Leveringsadresse... 10 3.4 Merking av tilbud... 10 3.5 Åpning av tilbud... 10 3.6 Tilbyders deltakelseskostnader... 10 4 Krav til tilbudet... 10 4.1 Tilbudsdokumentene... 10 4.2 Forretningshemmeligheter... 11 4.3 Forbehold... 11 4.4 Alternative tilbud... 11 4.5 Tilbudets gyldighet... 11 5 Avgjørelse av konkurransen... 11 5.1 Tildelingskriterier og evaluering... 11 5.2 Kontraktstildeling og meddelelse... 11 DEL II: KRAVSPESIFIKASJON... 12 6 Transportørens ytelse... 12 6.1 Generelle krav til utførelsen... 12 6.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak... 12 6.3 Kommunikasjon/varsling... 12 6.4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger... 12 Side 1 av 23
7 Kvalitet... 12 7.1 Informasjon og profilering... 12 7.2 Forsinkelser... 13 7.1 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder... 13 7.1 Klagehåndtering... 13 8 Transportørens administrasjon... 13 8.1 Bestilling av turer... 13 8.2 Beredskap... 14 8.3 Krav til sjåfør... 14 8.3.1 Kjøringens karakter... 14 8.3.2 Sjåførens fremtreden... 14 8.3.3 Informasjon ved bomtur... 14 8.3.4 Bistand ved hentested... 14 8.3.5 Uniform og legitimasjon... 14 8.3.6 Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr... 14 8.3.7 Kontroll av sikkerhetsutstyr... 14 9 Materiell... 15 9.1 Krav til kjøretøy... 15 9.2 Miljøhensyn... 15 DEL III: TRANSPORTOMFANG OG PRISER... 16 10 Transportomfang og samordning... 16 10.1 Transportomfang... 16 10.2 Samkjøring... 16 11 Pris... 17 11.1 Prisskjema... 17 11.2 Kostnadsberegning Maksimalprisforskriften... 17 11.3 Rullestol... 17 11.4 Ventetid... 17 11.5 Minstepris pr. tur... 17 11.6 Bompenger... 17 12 Vederlag... 17 12.1 Avregnings- og oppgjørsrutiner... 17 12.1.1 Billettpris/egenandel... 17 12.1.2 Fakturering... 18 12.1.3 Krav til faktura... 18 12.1.4 Vedlegg til faktura... 18 12.2 Prisregulering... 18 12.2.1 Ordinær regulering... 18 DEL IV: KONTRAKTSBESTEMMELSER... 19 13 Ansatte og undertransportørers lønns- og arbeidsforhold... 19 14 Endringer... 19 14.1 Formkrav endringsavtale... 19 14.2 Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer... 19 15 Mislighold... 19 15.1 Hva anses som mislighold?... 19 15.2 Varslingsplikt... 20 Side 2 av 23
15.3 Sanksjoner... 20 15.3.1 Tilbakehold av betaling... 20 15.3.2 Retting... 20 15.3.3 Erstatning... 20 15.3.4 Heving... 20 15.4 Reklamasjon... 20 16 Force majeure... 21 17 Konkurs, akkord el.... 21 18 Erstatningsansvar og forsikring... 21 18.1 Skader på oppdragsgivers personell og eiendeler... 21 18.2 Erstatningsansvar overfor tredjemann... 21 18.3 Forsikring... 22 19 Samarbeid mellom transportør og oppdragsgiver... 22 19.1 Kontraktens varighet og opsjon... 22 19.2 Overdragelse... 22 19.3 Konfidensialitet... 22 19.4 Partene og deres representanter... 22 19.5 Oppdragsgivers kontroll... 23 19.6 Transportørens opplysningsplikt... 23 Vedlegg 1 - Tilbudsbrev Vedlegg 2 - Avtaledokument Vedlegg 3 - Prisskjema Vedlegg 4 - Egenerklæring HMS Vedlegg 5 - Ruteplan Vedlegg 6 Omfang av tjenesten Vedlegg 7 - Maksimalprisforskriften Side 3 av 23
DEL I: KONKURRANSEBETINGELSER 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 Bakgrunn Staten ved samferdselsdepartementet har bevilget midler til Telemark fylkeskommune (TFK) til et forsøksprosjekt for samordning av bestillingstransport og TT-transport (Transporttjenesten for funksjonshemmede) i kommunene Tokke, Drangedal og Skien. Prosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom TFK, Vestviken Kollektivtrafikk AS og forsøkskommunene. I prosjektet har man åpnet opp de opprinnelige fellesturene i TT-transporten slik at de er blitt tilgjengelige for alle, og i tillegg er transporttilbudet utvidet. Ordningen går nå under merkenavnet Flexiruter. Mer informasjon om forsøksprosjektet finnes på oppdragsgivers hjemmeside www.vkt.no og www.flexiruter.no Det skal inngås kontrakt om kjøring av Flexiruter i Skien kommune. Ytterligere opplysninger om oppdraget er beskrevet senere i dokumentet. 1.2 Oppdragsgiver Vestviken Kollektivtrafikk AS Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) er et selskap som har ansvar for planlegging og koordinering av kollektivtrafikk og skoleskyss i Telemark og Vestfold. VKT eies av Telemark og Vestfold fylkeskommuner, og inntil videre av Buskerud fylkeskommunene. VKT er ikke selv et operatørselskap, men kjøper tjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige driften. For ytterligere informasjon om VKT vises det til oppdragsgivers hjemmeside www.vkt.no 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Roller i prosessen VKT vil være kontraktspart for den tilbyder som tegner kontrakt om kjøring av Flexiruter i Skien kommune, og betegnes i kontraktsdokumentene som oppdragsgiver. Med tilbyder forstås den transportør/transportselskap som deltar eller vurderer å delta i konkurransen om kjøring av Flexiruter i Skien kommune. 2.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens Del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen tilbudskonkurranse. Denne prosedyren tillater alle kvalifiserte transportører å gi tilbud. Det er ikke tillatt med forhandlinger. Side 4 av 23
2.3 Kunngjøring og registrering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen under tittelen Flexiruter i Skien kommune den. Den blir også kunngjort i Tenders European Daily (TED) databasen. Konkurransen blir dessuten annonsert på VKT sin hjemmeside og i lokalaviser i Telemark. Det vil i kunngjøringen bli henvist til oppdragsgivers hjemmeside for nedlasting av konkurransegrunnlaget. et og registreringsskjema blir lagt ut på oppdragsgivers hjemmeside på adressen www.vkt.no for nedlasting. Tilbydere anbefales å registrere seg hos VKT på fastsatt registreringsskjema som er lagt ut på oppdragsgivers hjemmeside. Ved slik registrering skal tilbyder oppgi kontaktperson. Alle tilbydere som registrerer seg vil automatisk, på oppgitt e-post, motta alle oppdateringer av konkurransegrunnlaget. Ved manglende registrering må tilbydere selv ta ansvar for å sette seg inn i oppdateringer av konkurransegrunnlaget. 2.4 Konferanse Det vil ikke bli avholdt konferanse i forbindelse med konkurransen. 2.5 Fremdriftsplan VKT har satt opp følgende foreløpige tidsplan for gjennomføring av prosessen. Det gjøres oppmerksom på at endringer kan inntreffe. Milepæl Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen Frist for innsendelse av spørsmål 17.12.2010 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 05.01.2011 kl. 10.00 Kontraktstildeling Innen 14.01.2011 Kontraktsinngåelse Innen 31.01.2011 Vedståelsesfrist 05.04.2011 2.6 Informasjonsformidling før tilbudsfristen I perioden fram til frist for innlevering av tilbudet har VKT rett til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. et på oppdragsgivers hjemmeside vil løpende bli oppdatert med oppdragsgivers evt. oppdateringer. Alle tilbydere som har registrert seg vil automatisk, på oppgitt e-post, motta alle oppdateringer av konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil VKT forlenge fristen for innlevering av tilbud. Side 5 av 23
2.7 Retningslinjer for spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål angående konkurransegrunnlaget skal gjøres skriftlig og oversendes pr e-post til flexiruter2011@vkt.no Dersom spørsmål kommer fra tredjeparter; herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en tilbyder, skal det fremgå hvilken tilbyder tredjepart representerer. Dersom e-post ikke kan benyttes sendes spørsmålene skriftlig til: Vestviken Kollektivtrafikk AS Porsgrunnsveien 48 N 3733 Skien, Norge Kontaktinformasjon for øvrig: Telefon : + 47 33 30 01 00 E-post : flexiruter2011@vkt.no Kontaktperson : Wenche Fougner Siste frist for spørsmål er 17.12.2010. Relevante spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for alle tilbydere i anonymisert (omarbeidet) form, ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. et på oppdragsgivers hjemmeside vil løpende bli oppdatert med tilbyderes evt. spørsmål, og oppdragsgivers svar på disse. Alle tilbydere som har registrert seg vil automatisk, på oppgitt e-post, motta alle oppdateringer av konkurransegrunnlaget. VKT forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom VKT vurderer spørsmålene til ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. På samme grunnlag forbeholder VKT seg også retten til å korte ned evt. omformulere spørsmål før disse besvares å gjøres tilgjengelige for alle tilbydere. 2.8 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kapittel 3 og 4. 2.9 Tilbudsfrist Tilbudet skal være VKT i hende senest: Onsdag 5.januar 2011 kl. 10.00 Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist som for sent innkommet og vil bli returnert uåpnet. Side 6 av 23
2.10 Tilbudsåpning Det vil bli avholdt lukket åpning av tilbudene etter innleveringsfristen. Tilbudsåpningen vil finne sted onsdag 5.januar 2011 kl. 11.00. De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. 2.11 Avlysning, avvisning og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Dette gjelder for eksempel dersom det er mangelfull konkurranse. Hvis tilbud ikke er levert inn i henhold til konkurransegrunnlaget, har VKT rett til å avvise tilbudet. Et tilbud vil bli avvist når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Dette gjelder for eksempel dersom oppdragsgiver vurderer prisene som urimelig høye. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 2.12 Offentlighet Det vises til Offentlighetsloven av 19.mai 2006 nr 16. 3 KRAV TIL TILBYDER 3.1 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det kreves at tilbyderen oppfyller og dokumenterer kvalifikasjonskravene for å kunne delta i konkurransen. Dokumentasjonen skal vedlegges tilbudet. Manglende dokumentasjon av oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, gir VKT rett til å avvise tilbudet. Krav til informasjon og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene fremgår av pkt 3.1.1 3.1.6. Dersom det planlegges å benytte undertransportører (dvs. at transportør vil støtte seg på undertransportørs kapasitet), må det fremlegges en forpliktende erklæring med følgende ordlyd: «Undertegnede bekrefter at selskap X stiller de nødvendige ressurser til disposisjon for selskap Y for oppfyllelse av kontrakten med Vestviken Kollektivtrafikk AS - Flexiruter». Side 7 av 23
3.1.1 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Attest 1: Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Attest 2: Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Når tilbyders hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for forespørselen. 3.1.2 Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyder har et lovlig, etablert foretak. Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Attest fra foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i tilbyderens hjemland. 3.1.3 HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha et HMSsystem. Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Signert HMS egenerklæring, jfr. vedlegg 4. 3.1.4 Krav til opplysninger om organisering Tilbyder skal oppgi foretakets eierforhold. Dersom det foretaket som gir inn tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger gis om disse eller morselskapet slik at det dokumenteres at disse selskaper også tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Dersom det foretak som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak, skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det skal fremgå av tilbudet hvilke foretak eller personer som deltar i samarbeidet, og hva samarbeidet innebærer. Tilbyder skal beskrive planlagt organiseringsform for gjennomføring av kontrakten, både den interne organisering i det enkelte selskap i samarbeidet samt organiseringsform selskapene imellom. Det forutsettes at et eventuelt samarbeid ikke strider mot konkurranselovgivningen. Det stilles krav om at partene er solidarisk ansvarlige. Side 8 av 23
3.1.5 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves økonomisk forsvarlig drift Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets reviderte årsregnskap og årsrapport (2009), evt. kopi av Næringsoppgave. Oppdragsgiver vil om nødvendig innhente kredittrating rapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Dersom tilbyder støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og undertransportør vedlegges tilbudet. Der tilbyder har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle stilling med et annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal han før tilbudsinnlevering ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.1.6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Krav 1: Det kreves god gjennomføringsevne Krav 2: Tilbyder må oppfylle vilkårene for utøvelse av persontransport i yrkestransportforskriften av 26. mars 2003 nr 401 Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt Oversikt over firmaets totale bemanning og hvilken beredskap som finnes ved sykdom og lignende. Oversikt over bilpark og annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. I tillegg bes opplyst hvor mange passasjerer kjøretøyet har plass til og evt. kapasitet for transport av passasjerer i rullestol. Oversikten må også inneholde opplysninger om kjøretøy for eventuelle undertransportører. Oversikt over løyver med detaljert oversikt som gir opplysning om det enkelte løyve, evt. kopi av løyver. Oversikten må også inneholde opplysninger om løyver for eventuelle undertransportører. 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbudet skal være VKT i hende senest: Onsdag 5.januar 2011 kl. 10.00 Det er tilbyder som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at forsendelsen fysisk er kommet frem til oppdragsgiver. Det er derfor ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato. Side 9 av 23
3.3 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres/sendes i lukket innpakning til: Vestviken Kollektivtrafikk AS Post/besøksadresse: Porsgrunnsveien 48 N 3733 Skien, Norge Tilbudet eller øvrige dokumenter omfattet av tilbudet, kan ikke sendes som e-post eller telefaks, og blir dermed avvist. 3.4 Merking av tilbud Tilbudet skal være merket Flexiruter 2011. 3.5 Åpning av tilbud Tilbydere har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. 3.6 Tilbyders deltakelseskostnader Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudsdokumentene Tilbudet som sendes inn skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyder, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbudet skal være på norsk og leveres i to eksemplarer og dokumentene skal ligge i den rekkefølge som er angitt her. Det bør ikke stiftes eller bindes inn, slik at det er enkelt å kopiere. Eventuelt vedlegges også en sladdet versjon av tilbudet, jfr. punkt 4.2. Komplett tilbud skal bestå av: 1. Tilbudsbrev (vedlegg 1) undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Det skal oppgis hvem som er tilbyders kontaktperson. 2. Skatteattest for skatt (punkt 3.1.1). 3. Skatteattest for merverdiavgift (punkt 3.1.1). 4. Firmaattest (punkt 3.1.2). 5. HMS egenerklæring (punkt 3.1.3 og vedlegg 4). 6. Dokumentasjon vedr. tilbyders eierforhold og beskrivelse av tilbyders juridiske stilling samt organisering (punkt 3.1.4). 7. Reviderte årsregnskap og årsrapport (2009), eventuelt næringsoppgave (punkt 3.1.5). 8. Dokumentasjon for oppfyllelse av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. dokumentasjonskrav under punkt 3.1.6 9. Oversikt over eller kopi av eksisterende løyver (punkt 3.1.6). 10. Pristilbud som består av komplett utfylt prisskjema (vedlegg 3). 11. Bekreftelse på at det ikke er tatt forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. 12. Eventuell forpliktende erklæring fra undertransportør, jfr. punkt 3.1. Side 10 av 23
4.2 Forretningshemmeligheter Krav om innsynsrett med henvisning til offentlighetsloven kan medføre krav om innsyn i tilbud som oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før kontrakt er inngått. Hvis tilbydere mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det sammen med tilbudet leveres en komplett versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet. VKT forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. Pris er å anse som forretningshemmelighet. VKT forbeholder seg retten til å levere ut den sladdede versjon til tredjepersoner som ber om innsyn i samsvar med offentlighetsloven. Er det ikke levert sladdet versjon forbeholder VKT seg retten til å levere ut tilbudet til tredjepersoner. 4.3 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold til vilkårene som fremgår av konkurransegrunnlaget. Som forbehold regnes også dersom tilbudet avviker fra kravene i konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal bekrefte at det ikke er tatt forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Dersom det likevel er tatt forbehold har VKT rett til å avise tilbudet. 4.4 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere et alternativt tilbud i forhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget 4.5 Tilbudets gyldighet Tilbudet er bindende for tilbyder i tre (3) måneder fra siste frist for innlevering av tilbudet. 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Tildelingskriterier og evaluering Oppdragsgivers intensjon er å inngå kontrakt for hele oppdraget med den tilbyderen som har gitt lavest pris på oppdraget. Evaluering av tilbudene blir beregnet ut fra summen av rabatt/tillegg for transport av 1 4 passasjerer i forhold til Maksimalprisforskriften, og rabatt/tillegg for transport av 5 eller flere passasjerer i forhold til Maksimalprisforskriften. Pris for transport av 1 4 passasjerer vektlegges med 75 prosent og pris for transport av 5 eller flere passasjerer vektlegges med 25 prosent. 5.2 Kontraktstildeling og meddelelse Før det inngås kontrakt vil alle tilbydere få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med. Det vil bli gitt klagefrist i.h.t. regelverket. Kontrakt vil bli inngått etter utløp av klagefristen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå kontrakt med, evt. har inngått kontrakt med, og hvilke tilbydere som deltok i konkurransen. Side 11 av 23
DEL II: KRAVSPESIFIKASJON 6 TRANSPORTØRENS YTELSE 6.1 Generelle krav til utførelsen Transportøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Transportøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Transportøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. 6.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Transportøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene. 6.3 Kommunikasjon/varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Transportør skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver om forhold transportøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring. 6.4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger Transportøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i transportørens organisasjon eller hvis transportøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av oppdraget i henhold til kontrakten. 7 KVALITET 7.1 Informasjon og profilering Transportør skal i rutetransporten bruke merkemateriell, som produseres og utleveres av oppdragsgiver, samt hjelpe til å distribuere dette, og informere om rutene. Side 12 av 23
7.2 Forsinkelser Den kundegruppe som hovedsakelig transporteres, er eldre, funksjonshemmede og personer uten tilgang til egen bil. Dette er transporter som skjer til faste forutsigbare tider. Kravet til å være presis gjelder derfor både kunde og transportør. Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for kunden. Transportør skal ha et system som sikrer at kunden blir informert ved forsinkelser. Hvis transportøren ikke kan kjøre en enkelt tur i henhold til avtale, er transportøren ansvarlig for å få annen godkjent transportør med gyldig løyve til å kjøre den aktuelle turen. 7.1 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder Transportøren er forpliktet til å delta i møter med oppdragsgiver (driftsmøter) og/eller andre representanter for kundene når oppdragsgiver ber om det. Det kan avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og transportør. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Referat fra driftsmøter skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. 7.1 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra kunder direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av transportør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle øvrige klager plikter transportøren å besvare. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagene og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder sms og e-post, ved klagebehandlingen. Klager som gjelder forhold som oppdragsgiver har ansvar for, besvares av oppdragsgiver. 8 TRANSPORTØRENS ADMINISTRASJON 8.1 Bestilling av turer Kundene skal bestille transport direkte fra transportør med mindre annet avtales. Transportøren er ansvarlig for samordning, optimalisering og samkjøring av rutene. Transportør har ansvar for daglig kommunikasjon vedr. de transporter som transportøren skal utføre, samt motta og koordinere nye og gamle transportoppdrag. Transportøren plikter å ta imot bestillinger som kommer innen kl 1800 dagen før turdagen, og å transportere de som har bestilt innen denne fristen. Transportør kan selv sette kortere tidsfrist for bestilling. Transportør plikter også å ta med passasjerer som bestiller senere hvis det er plass i bilen. Transportør er pliktig til å operere med ett felles telefonnummer for bestilling av alle turene. Side 13 av 23
8.2 Beredskap Transportør må ha nødvendig beredskap slik at feil og mangler ved utførelse av transportoppdrag kan rettes opp med minst mulig ulempe for kunden. 8.3 Krav til sjåfør 8.3.1 Kjøringens karakter Kjøringen skal skje innenfor veitrafikklovens bestemmelser. Det skal vises spesiell varsomhet ved kjøring over fortauskanter og humper, gjennom krappe svinger, ved oppbremsing osv. Sjåføren skal med kunder i bilen begrense mobilsamtaler til et minimum. Ved gjentatte klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra oppdragsgivers kjøring. 8.3.2 Sjåførens fremtreden Sjåføren skal beherske norsk språk. Sjåføren skal yte ekstraservice til passasjerer med spesielle behov. I oppdraget for Flexirutene skal det legges særskilt vekt på å gi en god service med hensyn til: De som har behov for å bli hentet ved/kjørt tilbake til hjemmet skal så langt som mulig få en slik service innenfor den tiden som er anslått for kjøringen, visse forsinkelser må også aksepteres for å gi slik service, når den er nødvendig. Sjåføren må også hjelpe til med å bære bagasje og annet nødvendig utstyr som passasjerene har med seg. Sjåføren skal gi passasjerene kvittering for betalt billett. Det er spesielt viktig å opptre høflig og imøtekommende, mange av passasjerene er eldre og sårbare. 8.3.3 Informasjon ved bomtur Sjåføren plikter å informere sin sentral (eller tilsvarende) når det foreligger bomtur slik at dette blir tatt hensyn til ved fakturering. VKT betaler da kun fremmøtetakst, jfr. Maksimalprisforskriften. 8.3.4 Bistand ved hentested Dersom kunden ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av kunden på ankomststedet på en sikker måte. Skal kunden møte/treffe en annen person/ ledsager, er det sjåførens ansvar å sørge for at dette skjer på en for kunden tilfredsstillende måte. 8.3.5 Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent. Sjåfør skal kunne legitimere seg og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. 8.3.6 Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Transportører er erstatningsansvarlig for skade på passasjerer og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven. 8.3.7 Kontroll av sikkerhetsutstyr Sjåfør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc. til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Side 14 av 23
9 MATERIELL 9.1 Krav til kjøretøy Alle kjøretøyer som benyttes skal tilfredsstille alle offentlige bestemmelser som har gyldighet for kjøretøytypen. Oppdragsgiver stiller også følgende krav til kjøretøyene: Det skal være mobiltelefon i alle kjøretøy for kontakt med oppdragsgiver og kunder. Alle kjøretøyer skal ha godkjent barnesete tilgjengelig. Kjøretøyer som benyttes i oppdragene skal være rene og røykfrie. Ingen kjøretøyer skal være eldre enn 10 år i noen del av kontraktsperioden. Det skal være setebelter på alle passasjerplasser. 9.2 Miljøhensyn Oppdragsgiver ønsker at det ved anskaffelse, bruk og vedlikehold av materiell tas miljømessige hensyn. Dette innebærer bl.a. at: Kjøretøy bør i størst mulig grad benytte miljøvennlig drivstoff. Nye dekk bør oppfylle kravene til svanemerking av bildekk. Det settes mål for bruk av drivstoff og forbruket kontrolleres. Det gis opplæring i riktig bruk av aktuelle kjøretøy når det gjelder økonomisk/miljøvennlig kjøring. Det søkes å redusere CO2 utslipp. Det bør benyttes miljøgodkjente vaskehaller. Kjemikalier som benyttes til rengjøring bør tilfredsstille svanemerkekravene. Det unngås tomgangskjøring. Det bør benyttes motorvarmer dersom bilen om natten står parkert på ikke oppvarmet område. Side 15 av 23
DEL III: TRANSPORTOMFANG OG PRISER 10 TRANSPORTOMFANG OG SAMORDNING 10.1 Transportomfang Flexiruter er et tilbud som er åpent for alle. Tilbudet er et supplement til det ordinære kollektivtilbudet som i hovedsak utføres med rutegående buss. Flexirutene skal kjøres i henhold til den til enhver tid gjeldende ruteplan. Oppdragsgiver har full styringsrett over ruteplanen, men drøfter avganger og etterspørselen med transportøren før hver ruteendring. Siden rutetilbudet er etterspørselstyrt, vil rutetilbudet bli evaluert hyppig. Vedlegg 5 viser dagens ruteplan. Antall reisende antas å være ca. 2500 per år. Vedlegg 6 viser anslag for hvor mange turer og passasjerer som har reist i perioden juni - oktober 2010 i Skien. Det kan variere hvor mange avganger som blir kjørt per rute/uke. Normalt kjøres mellom halvparten og 2/3 deler av avgangene som tilbys i ruteplanen. Turenes lengde er ikke fastsatt. Faktisk omfang av transporttjenesten vil ikke være fastlagt ved inngåelse av kontrakten. Omfanget av transporter i kontraktsperioden kan avvike fra de oppgitte tall i vedlegg 6. Det vil kunne variere på bakgrunn av endringer i transporttilbud, bevilgninger og andre rammevilkår. De oppgitte tall må derfor betraktes som anslag, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Anskaffelsens årlige verdi anslås til ca. kr 500.000 ekskl. mva. samlet for de tjenestene som kontrakten omfatter. 10.2 Samkjøring Transportør skal samkjøre passasjerer som bestiller ruta så langt det er mulig. Oppdragsgiver kan kontrollere og gi pålegg om endringer i transportopplegget dersom det ikke er optimalt for oppdragsgiver. Flere av rutene har uklare grenser mellom de områder de er forutsatt å dekke. Hvis det er få påmeldinger, skal trafikkledelsen søke å slå sammen ruter så fremt det gir akseptabel total kjøretid for passasjerene. Oppdragsgiver forutsetter at daglige og midlertidige avvik eller endringer håndteres av transportør. I løpet av kontraktsperioden vil det være behov for tilpasninger i forbindelse med endringer i transporttilbudet eller i forbindelse med oppdragsgivers kontinuerlige arbeid med å effektivisere transportløsningene med hensyn til samkjøring og økonomi. Justeringer vil kunne medføre at transportoppdrag tilbakekalles og eventuelt overføres en annen transportør. Slike justeringer gir ikke transportør krav på økonomisk kompensasjon. Transportør og oppdragsgiver må begge tilstrebe en mest mulig effektiv bruk av transportmidlene på hele turen. Den enkelte tur/avgang skal utføres slik at den gir lavest totalpris for oppdragsgiver. Side 16 av 23
11 PRIS 11.1 Prisskjema Tilbyder må benytte Prisskjema som vist i vedlegg 3 for å gi pristilbud på oppdraget i denne kontrakt. Tilbyder skal gi tilbud på rabatt/tillegg i prosent i forhold til prisene i Maksimalprisforskriften for transport av 1 4 passasjerer og rabatt/tillegg i prosent i forhold til prisene i Maksimalprisforskriften for transport av 5 eller flere passasjerer. 11.2 Kostnadsberegning Maksimalprisforskriften Det gis ikke godtgjørelse for fremkjøring til Flexiruter som starter fra Skien sentrum (Eksempel: Lietorvet, Landmannstorvet). Startpris som for tiden er kr 35 benyttes fra disse stedene, jf. Maksimalprisforskriften. Det kan ikke beregnes tillegg for forhåndsbestilling som beskrevet i 9 i Maksimalprisforskriften. For øvrig gjelder reglene om prisberegning i Maksimalprisforskriften. 11.3 Rullestol Det godtgjøres for tiden med kr 42 for transport pr. passasjer i rullestol dersom passasjeren er avhengig av å sitte i rullestol under transporten, jf. Maksimalprisforskriften. I tillegg aksepterer oppdragsgiver at disse turene godtgjøres som for transport av 5 eller flere passasjerer. 11.4 Ventetid Det godtgjøres bare for ventetid avtalt med oppdragsgiver. 11.5 Minstepris pr. tur Minstepris reguleres av maksimalprisforskriften og med rabatter /tillegg gitt i pristilbudet. 11.6 Bompenger Bompenger godtgjøres ikke særskilt. 12 VEDERLAG 12.1 Avregnings- og oppgjørsrutiner 12.1.1 Billettpris/egenandel Billettpris/egenandel, som p.t. er kr 30 pr passasjer, er en del av vederlaget for tjenesten, og skal trekkes fra ved fakturering. Oppdragsgiver utbetaler differansen mellom avtalt pris jf prisskjema vedlegg 3 og billettinntekter. Transportøren har ansvar for korrekt fakturering. Side 17 av 23
12.1.2 Fakturering Transportøren skal innen den 14. i påfølgende måned sende oppdragsgiver faktura på godtgjørelse for utført kjøring med forfall siste virkedag i samme måned. Fakturaer som er oppdragsgiver i hende innen den 10. i påfølgende måned, godtgjøres innen den 20. Erstatning for bomturer skal spesifiseres separat, og det skal oppgis årsak til bomtur i hvert enkelt tilfelle. Det kan ikke kreves utbetalt forskudd eller a konto til transportøren. 12.1.3 Krav til faktura Det skal sendes særskilt faktura. I tillegg til lovpålagte formalkrav skal fakturaen også inneholde: Perioden som fakturaen gjelder for. Fakturabeløp for perioden. Antall kjørte avganger som fakturabeløpet dekker. 12.1.4 Vedlegg til faktura På fakturaen spesifiseres følgende for gjennomførte transporter, om ikke annet er avtalt med oppdragsgiver: Dato for turen og klokkeslett for start og slutt på turen. Løyve nummer. Antall kjørte kilometer per avgang og totalt for måneden. Antall avganger som fakturabeløpet dekker/per rute. Egenandel per avgang Antall passasjerer per avgang Spesifiserte bomturer Sum som refererer til fakturaen. Opplysningene skal være sortert pr rute. Vedleggene ønskes primært mottatt som en fil som enkelt kan benyttes i Excel eller konverteres til en Excel-fil. Som dokumentasjon for vederlag kreves log av Taksameter, GPS eller tilsvarende som registrerer turen og turens lengde. 12.2 Prisregulering 12.2.1 Ordinær regulering Prisregulering skjer som en konsekvens når Konkurransetilsynet fastsetter ny Maksimalprisforskrift. Side 18 av 23
DEL IV: KONTRAKTSBESTEMMELSER 13 ANSATTE OG UNDERTRANSPORTØRERS LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD Transportøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle undertransportører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Kravet gjelder for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av transportørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler transportøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom transportøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontrakt summen, tilsvarende ca 2 ganger innsparingen for transportøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Transportøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver og transportøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Transportøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av transportørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også undertransportører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og transportøren bestrider dette, kan oppdragsgiver kreve at transportøren og undertransportører legger frem dokumentasjon for oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 14 ENDRINGER 14.1 Formkrav endringsavtale Endring av eller tillegg til avtalen herunder av oppdragets innhold eller omfang skal avtales skriftlig. 14.2 Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer Innenfor det transportøren med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan oppdragsgiver pålegge transportøren kvantitetsmessige og/eller kvalitetsmessige endringer i tjenesten. Vederlag for endringer skal være i samsvar med avtalens opprinnelige prisnivå. 15 MISLIGHOLD 15.1 Hva anses som mislighold? Det foreligger mislighold fra transportørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de formål, krav, spesifikasjoner og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom transportøren ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes oppdragsgivers forhold eller force majeure. Side 19 av 23
15.2 Varslingsplikt Hvis transportørens ytelser ikke kan leveres som avtalt, skal transportøren så raskt som mulig gi oppdragsgiver varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. 15.3 Sanksjoner 15.3.1 Tilbakehold av betaling Ved mislighold kan oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det misligholdet synes å utgjøre av det samlede vederlaget. 15.3.2 Retting Transportøren skal, dersom misligholdet kan rettes, gis en rimelig frist, normalt 14 dager, til å rette opp forholdet. Dersom transportøren ikke retter forholdet innen utløpet av den frist som er satt, har oppdragsgiver rett til, selv eller ved tredjepart, å foreta retting for transportørens regning. 15.3.3 Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kunne forutses som en mulig følge av misligholdet. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg oppdragsgiver er påført ved misligholdet, regnes som direkte tap. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap. Har transportøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, er han også ansvarlig for indirekte tap. 15.3.4 Heving Oppdragsgiver har rett til å heve kontrakten med umiddelbar virkning ved vesentlig mislighold, eller der det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Dersom transportøren ikke lenger innehar nødvendige tillatelser, forsikringer, garanti eller sertifikater er dette alltid å anse som vesentlig mislighold. Ved heving av kontrakten har oppdragsgiver krav på dekning av økonomisk tap forårsaket av hevingen. Erstatningen skal minimum være 20 % av antatt årlig godtgjørelse. 15.4 Reklamasjon Er ikke mislighold påberopt innen rimelig tid etter at det ble eller burde vært oppdaget, tapes retten til å gjøre gjeldende sanksjoner som følge av misligholdet. Side 20 av 23