Medarbeidersamtale Veiledningshefte Mars 2004 Avdeling for økonomi og personal Steinkjer kommune Avdeling for økonomi og personal 1
Steinkjer kommune Avdeling for økonomi og personal 2
Medarbeidersamtale Medarbeidersamtalen er en planlagt, forberedt og tilbakevendende personlig samtale mellom leder og medarbeider. Dersom en finner det hensiktsmessig kan samtalen også gjennomføres som en gruppesamtale der flere på samme arbeidsgruppe deltar. Medarbeidersamtalen bør gjennomføres slik at den blir et nyttig lederverktøy. Dette er en generell orientering om prinsipper for og veiledning i gjennomføring av medarbeidersamtaler i Steinkjer kommune. Notatet beskriver hva som er målet for samtalen, hvordan en forbereder og gjennomfører den. Det er til enhver tid den leder som skal gjennomføre samtaler med sine medarbeidere, som gjennom det praktiske forarbeidet legger til rette for gode samtaler på den enkelte tjenesteenhet. Målet med medarbeidersamtalen er å: utvikle åpenhet og tillit fremme kommunikasjon og samarbeid gjøre medarbeiderne, tjenesteenheten og avdelingen bedre i stand til å løse nåværende og framtidige arbeidsoppgaver og utfordringer komme fram til forbedringer og nye arbeidsmål i åpen dialog mellom leder og medarbeider bidra til at den nåværende samlede kompetansen hos enkeltmedarbeidere og kollegiet blir brukt, og legge til rette for planmessig, framtidig kompetanseheving ut fra kjente tjenestemål Forutsetninger for gode medarbeidersamtaler: samtalen skal fokusere på arbeidet og det partene selv kan gjøre noe med samtalen må være godt forberedt og gjennomført på begge parters premisser samtalen bygger på trygghet, fortrolighet og gjensidig tillit samtalen forutsetter åpenhet fra begge parter samtalen er avtalt god tid i forveien samtalen bør foregå på et nøytralt sted samtalen må foregå uforstyrret samtalen bygger på realistiske forutsetninger samtalen skal være framtidsrettet samtalen avsluttes med konkrete oppfølgingsmål samtalen følges opp i henhold til konklusjoner, avtaler, inngåtte handlingsplaner Grunnlaget for medarbeidersamtalen Medarbeidersamtalen bygger på forståelsen av at jo klarere mennesket vet hva det vil oppnå, og hva organisasjonen ønsker at en skal oppnå, desto større blir sjansen for å oppnå det en ønsker. Den beste måten å vurdere framgang på, er å sammenligne resultatene med de mål en har satt seg. Konkretisering av mål i en medarbeidersamtale blir dermed et effektivt virkemiddel i utviklingen av medarbeidere og organisasjon. Det at den enkelte medarbeider Steinkjer kommune Avdeling for økonomi og personal 3
selv deltar i formuleringen av mål og oppgaver, og gis ansvar for eget arbeid, øker mulighetene for personlig engasjement og utvikling. De mange ulike arbeidsoppgaver og funksjoner i Steinkjer kommune er alle like viktige for å skape et best mulig sluttprodukt. Hver enkelt medarbeider bidrar til dette produktet med sine ressurser. Det er nødvendig at informasjon om mål og rammebetingelser er godt formidlet og forstått av alle. Mål en selv har bidratt til å formulere skaper større eierforhold og engasjement. Har vi denne kunnskapen, vet vi mer om hvordan vi kan bidra til et godt sluttresultat. Medarbeidersamtalens plass i organisasjonen Forutsetninger og planer for avdelingens og tjenesteenhetens videre utvikling er vesentlige som en del av grunnlaget for medarbeidersamtalen. Derfor er det nødvendig at informasjon om disse forholdene blir så entydige som mulig. For å oppnå dette, er det nødvendig at lederen selv har gjennomgått medarbeidersamtale med sin overordnede før han/hun gjennomfører samtaler med sine medarbeidere. Systematiske og tilbakevendende samtaler på alle nivå i organisasjonen er en del av grunnlaget for å sikre kvalitetsmessig utførelse av all kommunal tjenesteyting, og skal være gjennomgående i hele organisasjonen. Vurdering/tilbakemelding og planlegging Den gode samtalen skal både gi tilbakemelding om hvordan arbeidet har gått siden forrige samtale og se framover for perioden som kommer. Utviklingsmomentet for den enkelte medarbeider må tillegges mye vekt. Medarbeidersamtalen består i hovedsak av fire deler: Gjennomgang av resultater, mål og strategier Vurdering av arbeidsmiljø, arbeidsplasskultur, samarbeidsforhold Konkretisering av kompetansebehov og utviklingsoppgaver Utforming av handlingsplan og utviklingsplan for neste periode Det er viktig at ledere gir kontinuerlig tilbakemelding til sine medarbeidere om arbeidsresultater. Ros er viktig som motivasjonsfaktor. Konstruktiv kritikk skal gi hjelp til utvikling. Tilbakemelding i en medarbeidersamtale skal ikke erstatte den jevnlige tilbakemelding som alle har behov for, men være et supplement i form av en oppsummering. Medarbeideren skal selv gjøre seg opp en mening om sin arbeidsinnsats i perioden som har gått. I medarbeidersamtalen kan han/hun gi uttrykk for sin mening om hva som har gått bra og hva som har gått dårlig, og hva grunnen kan være til det. En viktig forutsetning for effektiv arbeidsinnsats er at samarbeidet fungerer godt. Medarbeidersamtalen er en møteplass som også egner seg til å diskutere dette. Det er viktig at kommunikasjonen går begge veier, slik at lederen også får tilbakemelding om hvordan han eller hun fungerer som leder. Medarbeidersamtalen skal likevel være medarbeiderens samtale, der han/hun står i fokus. Gjennomføring av medarbeidersamtalen Før runden med medarbeidersamtaler starter, kan det være hensiktsmessig å holde et møte med alle ansatte i avdelingen eller tjenesteenheten der en går gjennom de viktigste punktene. Dette kan eventuelt kombineres med informasjon om framtidige arbeidsoppgaver og vedtatte mål for avdelingen/tjenesteenheten, slik disse framkommer i økonomiplan og kommunedelplaner. En medarbeidersamtale må avtales minst én uke i forveien, slik at begge parter får tid til å forberede seg. Det er vanligvis lederen som inviterer til en medarbeidersamtale, men en Steinkjer kommune Avdeling for økonomi og personal 4
medarbeider har også full anledning til selv å be om en slik samtale. Samtaler bør gjennomføres en gang i året. Tidsforbruk anslås til 1-2 timer. Medarbeidersamtalen bør, dersom det er mulig, foregå på et nøytralt sted. Et møterom egner seg best, men i de tilfeller hvor dette ikke kan la seg gjøre, må en sørge for at samtalen ikke blir forstyrret av telefoner eller andre henvendelser. Innholdet i samtalen Det har stor betydning for samtalens innhold og kvalitet at begge parter har forberedt seg godt før samtalen. Det er utarbeidet et skjema for gjennomføring av samtalen, for å sikre at bestemte områder blir ivaretatt. Huskelisten kan være et supplement til samtalens innhold uten at denne er ment å være uttømmende. Medarbeiderens behov vil uansett være avgjørende for innholdet i den enkelte samtale. For at selve samtalen skal bli en god og nyttig opplevelse for både medarbeider og leder, kan det være verdt å merke seg noen tommelfingerregler: 1. Det er medarbeiderens samtale, la hun eller han stå for det meste av snakkingen. 2. Ikke lov mer enn det som kan holdes, og ikke si noe du ikke mener. 3. Lytt, spør og forklar gjerne, men ikke anklag, angrip eller gå i forsvar. 4. Gjennomgå resultater og kvalifikasjoner, og gi ærlig tilbakemelding om det medarbeideren har oppnådd. Vær raus med ros. 5. Still åpne spørsmål som inviterer til mer informasjon, og signaliserer genuin interesse for det medarbeideren har å si. 6. Bli enige om arbeids- og utviklingsmål og skriv dem ned i en handlingsplan. 7. Avslutt samtalen med begge parters underskrift på handlingsplanen. Samtalen kan deles inn i disse hovedpunkter: 1. Oppfølging av forrige samtale/vurdering av arbeidet: Hvilke resultater er oppnådd, og hvis ikke hvorfor. Medarbeiderens og lederens vurdering av oppnådde mål og innsats. Medarbeideren har krav på kontinuerlig tilbakemelding på utført arbeid i det daglige. I medarbeidersamtalen foretas en oppsummering av arbeidsinnsatsen over tid. 2. Arbeids- og utviklingsmål: I samtalen må rammen for medarbeiderens arbeidsoppgaver ses i sammenheng med kommunens og avdelingens/tjenesteenhetens prioriterte mål. Dette danner grunnlaget for å formulere konkrete arbeidsmål for den enkelte. Målene og arbeidsoppgavene som formuleres må være konkrete, utviklingsorienterte og realistiske. 3. Arbeidsmiljø, samarbeidsforhold: Her er det rimelig å trekke inn ulike forhold som virker inn på arbeidssituasjonen spesielt og arbeidsmiljøet generelt. Arbeidsmiljøspørsmål i vid forstand bør tas opp; for eksempel informasjon, kommunikasjon, samarbeid og fysisk arbeidsmiljø. 4. Utviklings- og kompetanseplanlegging: Når en ser medarbeiderens kompetanse i forhold til arbeidsoppgavene, får en rede på hvilke behov medarbeideren har for opplæring og utvikling. Kompetanse- og utviklingsbehovene knyttes til stillingens prioriterte områder og skal vurderes i forhold til avdelingens og tjenesteenhetens mål og knyttes opp mot planlagte tiltak i kompetanseplanen, eller tas med i neste års kompetanseplan for avdelingen/tjenesteenheten Steinkjer kommune Avdeling for økonomi og personal 5
Frivillig eller obligatorisk? Det bør være en frivillig sak å delta på en medarbeidersamtale. Avgjørelsen om å delta eller ikke må imidlertid bygge på en grundig informasjon om hva medarbeidersamtalen er, og hvorfor en gjennomfører den. Å tvinge gjennom en medarbeidersamtale med en person som er motvillig, vil uten videre være mislykket og dermed bortkastet bruk av tid. Enkeltsamtaler eller gruppesamtaler? På tjenesteenheter der det er mange ansatte, kan det være vel så hensiktsmessig å gjennomføre gruppesamtaler der flere medarbeidere som arbeider på samme team eller i andre arbeidsplassgrupper deltar sammen. Da vil samtalen primært ha utgangspunkt i arbeidsgruppens behov. Det vil være naturlig å legge opp innholdet i disse samtalene etter en egen mal. Det personlige aspektet vil ikke ha en så sentral plass i disse samtalene. Enkeltsamtaler kan gjennomføres som et supplement til gruppesamtalen. Oppsummering Ved samtalens slutt fyller leder og medarbeider ut konklusjoner i Handlingsplan og Utviklings- og kompetanseplan. Utfyllingen fungerer samtidig som en oppsummering av samtalen og bekreftelse på at den er gjennomført. Skjemaet skal brukes på en slik måte at det ikke får en unødig sentral plass i samtalen. Oppfølgingsfasen starter når runden med medarbeidersamtaler er over. Ansvaret for oppfølging ligger hos den enkelte leder. Avdeling for økonomi og personal Mars 2004 Steinkjer kommune Avdeling for økonomi og personal 6