Orientering om den forestående vindusutskifting og maling. 1. Bakgrunn I vårt brev av 12. november 2007 til beboerne redegjorde vi for hvorfor det var nødvendig med en husleieøkning på 10% fra 2008. En av hovedgrunnene var at det var en prioritert vedlikeholdsoppgave for 2008 i følge BEVAR avtalen å male alle vinduene utvendig, spesielt på nordsiden, men også på gavlveggene på øst- og vestveggen. På tidspunktet da dette brevet ble sendt ut visste vi bare om et par tilfelle av råteskade på vinduer, og vi poengterte derfor at vi ikke visste omfanget av vedlikeholdsoppgaven vi sto overfor. I vårt Styret Informerer skriv, datert 6.mai, ble det redegjort for hvor langt vi da var kommet i våre undersøkelser av råteskadene. Vi skrev da at det var nødvendig å foreta en omfattende gjennomgang av tilstanden til alle vinduene i Borettslaget, for å få en total oversikt over hvor omfattende råteskadene var. Alle vinduer er nå gjennomgått, og resultatet viser for det første at de ca 320 vinduene i borettslaget er skiftet til ulike tider og at de er i ganske forskjellig forfatning. - På nordveggen er det 146 vinduer fra 1994. Disse vinduene har 2 sidehengslede vinduer samt lufteluke. Av disse viste det seg at 54 var råteskadet i større eller mindre grad. Noen hadde råteskader i karmen, andre bare i vindusrammene, og noen begge steder. Verst rammet var vinduene i de 3 øverste etasjene, som naturlig nok skyldes at værbelastningen er størst der. - På gavlveggene, altså øst- og vestveggen, er det 17 like vinduer fra 1994. Disse har 1 mindre, sidehengslet vindu. I tillegg er det et større vindu i underetasjen på vestgavlen i vaktmesterleiligheten. Alle disse vinduene var i god stand. - På sørsiden, balkongsiden, er det 3 typer vinduer i 1. til 8. etasje. Det er de 72 vinduene som ble skiftet ut i forbindelse med montering av balkongene i 2000. Disse har som kjent en fast rute, samt et sidehengslet vindu. Disse er i bra stand, men både de og balkongdøren trenger å males. De 24 soveværelsesvinduene i 2-romsleilighetene er fra 1979 og består av et sidehengslet vindu, et topphengslet vindu samt lufteluke. Ved vår gjennomgang ble det funnet råteskade på 9 av disse vinduene, primært i rammene. Generelt er inntrykket at disse vinduene ikke er i tilfredsstillende stand. Endelig har vi stuevinduene i 3- og 4-romsleilighetene. Disse er fra ca 1986 og består av 2 topphengslede vinduer samt et fast undervindu. Disse viste seg å være i bra stand. 2. Vurderinger av tiltak Maling. Som redegjort for ovenfor startet det hele med at vi skulle male vinduene på nordsiden og østog vestgavlen, da dette var den prioriterte større vedlikeholdsoppgave ifølge den etablerte BEVAR-avtalen. I våre vedtekter står det at vedlikehold, herunder maling, av vinduer både utvendig og innvendig er andelseierens ansvar. Utskifting av vinduer er imidlertid borettslagets ansvar. Når det gjelder utvendig vedlikehold av vinduer på nord-, vest- og østveggen i vårt borettslag, virker det imidlertid helt urimelig og urealistisk at hver enkelt andelseier skal leie lift for å få malt vinduene. Her var det derfor ingen tvil om at borettslaget måtte påta seg den oppgaven. For vedlikehold av vinduene på balkongsiden er det imidlertid svært naturlig å følge vedtektene, slik vi har gjort hittil. Det er jo ingen problem å male vinduene utvendig når man kan stå på balkongene. Problemet er imidlertid at ikke alle overholder vedlikeholdsplikten. Et godt eksempel på det er at i forbindelse med montering av balkongene kom de nye vinduene ferdigmalt fra fabrikk, og alle andelseiere fikk tilbud om å få utlevert maling fra borettslaget for å male de andre vinduene på balkongene. Dessverre var det en del som ikke tok imot det tilbudet og dermed ikke overholdt vedlikeholdsplikten. Et
annet eksempel er de nye vinduene som ble installert i forbindelse med balkongene. De er nå malingslitte etter 8 år, men det er nok et fåtall som har malt disse! I underetasjen er det en god del treflater, både vinduer, dører, veggflater osv som bør males. Dette er det teoretisk mulig å gjøre på dugnad, men for det første er det et ganske omfattende arbeid, og det resulterer naturlig nok i svært varierende kvalitet. Råteskader og utskifting av vinduer Det endelige omfanget av råteskadene på vinduene på nordveggen mot Tverrbakken kom som et sjokk. Riktignok har vi ikke vedlikeholdt (les malt) vinduene siden de ble installert for 14 år siden, men det var jo ingen tegn på at malingen var slitt eller flasset av. Dette ble jo også bekreftet av teknisk avdeling ved USBL som gikk gjennom hele bygget da BEVAR avtalen ble etablert i høst. Det ble konstatert at malingen var noe matt og at det burde males, siden det var så lenge siden vi hadde gjort noe. Firmaet som hadde levert vinduene, som nå heter NATRE med hovedkontor på Gjøvik, var meget behjelpelig med å kartlegge skadene, men holdt fast ved reklamasjonstiden på 10 år, og at man kunne ikke vente bedre når man ikke hadde passet på vedlikeholdet. Likevel skjønte vel NATRE etter hvert at det var svært spesielt at deres vinduer skulle begynne å råtne etter 14 år. Dette resulterte i at vi fikk et tilbud på nye vinduer som lå godt under vanlig pris, ca 25-30% i rabatt. Vi ga oss imidlertid ikke med dette. Etter å ha undersøkt noe nærmere kom vi i kontakt med et konsulentfirma, Mycoteam, som arbeider i nært samarbeid med Norsk Byggforskningsinstitutt (NBI). De hadde kompetanse på sopp og råteskader på vinduer og treverk og spesielt på overflatebehandling. Mycoteam kunne fortelle om en liknende sak på Lillehammer hvor et borettslag hadde oppdaget råteskader på vinduer fra samme årgang og firma i 2002-2003, altså innenfor reklamasjonstiden. Blant annet ved hjelp av en rapport fra Mycoteam vant borettslaget godt fram i en forlikssak mot NATRE. Vi fikk derfor Mycoteam på befaring til Tverrbakken, og bestilte en tilsvarende rapport om vår råteskadesituasjon, og ba spesielt om det hadde hatt noen betydning for skadeomfanget hvis vi hadde foretatt normalt vedlikehold etter 5-8 år. Rapporten var knusende og konkluderte med at vår situasjon var svært tilsvarende den på borettslaget på Lillehammer. Problemene skyldes primært en produksjonsfeil ved overflatebehandlingen av vinduene som ble levert i 1994, at grunnlaget for råteskadene var til stede fra dag 1 og at et vedlikehold/maling etter 4-6 år ikke ville ha påvirket/hindret utviklingen av råteskadene. Vi sendte denne rapporten til NATRE og spurte om de hadde noen kommentarer og om de mente de kunne gi oss et enda bedre tilbud på nye vinduer. De tok rapporten til etterretning, og hadde ingen motargumenter. De ga oss imidlertid et bedre tilbud på nye vinduer, som gjør at vi sparer ytterligere 150-170.000,- kroner. Totalt betyr det at vi ikke betaler mer enn halvparten av vanlig pris (produksjonspris) for vinduene. Vi diskuterte om vi skulle gå videre rettslig vei for å oppnå enda større fordeler, men vurderte våre sjanser til å nå fram som tvilsomme, i og med at vi hadde oversittet reklamasjonsfristen på 10 år. Som NATRE sa hadde vi jo tross alt hatt fungerende vinduer i 14 år! Selv om de ved første besøk i Tverrbakken, sa at de kunne levere vinduer inklusiv lufteluken som så identisk like ut som de vi har i dag, ble det etter hvert klart at dette ikke var mulig. Lufteluka som de kunne levere hadde samme, og kanskje litt bedre funksjon, men hadde ikke identisk utseende som de vi har, og ville derfor ikke kunde blandes tilfeldig med disse. Dette reduserte i praksis de alternativene vi hadde for utskiftning til 2: - Skifte alle vinduene på nordveggen - Skifte til nye vinduer i de 3 øverste etasjer. Vi kunne da demontere 9 vinduer som er OK fra de 3 øverste etasjene og skifte dem inn i stedet for de skadede vinduene i de 5 nederste etasjene. Vi er faktiske så heldige at det stemmer med antall, og hensyn til venstre/høyrestilling av lufteluker. De eksisterende vinduene i de 5 nederste etasjene samt de 2 i vaktmesterleiligheten behandles med et spesielt stoff, Boracol, som skal
forhindre all videre utvikling av sopp og råte. Denne Boracol behandlingen viste seg å bli en god del dyrere enn opprinnelig antatt. Når det gjelder soveromsvinduene i 2-romsleilighetene var altså 9 av 24 vinduer råteskadet. De nye vinduene som skal erstatte disse vil bli likedan som de eksisterende, med 2 unntak: - Lufteluken vil også her bli tilsvarende annerledes enn den eksisterende. Dette forhindrer ikke at det på denne veggen neppe er noe problem å blande gamle og nye vinduer, fordi det neppe vil synes. - Det topphengslede vinduet erstattes av et fast vindu. Det nye vinduet får altså et sidehengslet vindu, et fast vindu samt lufteluke. Siden de eksisterende vinduene er fra 1979 og ikke er i en spesielt god forfatning må vi her vurdere om det er riktig å skifte alle 24 for å få en mer helhetlig løsning. Tross alt oppgir mange vindusleverandører at de regner en levetid på ca 30 år for vinduer! 3. Beslutninger om vedlikeholdsprosjektet 2008 Formelt ansvar For ordens skyld nevnes at ifølge vedtektene er det styret som har ansvaret for å ivareta de vedlikeholdsplikter som er pålagt borettslaget, og å fatte de vedtak som er påkrevet for å iverksette de nødvendige tiltak. I og med at nødvendige vedlikeholdsprosjekter er tiltak som er en del av vanlig forvaltning, gjelder ikke regelen om at generalforsamlingen må gi sitt samtykke hvis kostnadene overstiger 5% av de årlige felleskostnader. Hvis det skal opptas lån for å finansiere kostnadene må generalforsamlingen gi sitt samtykke til dette, men bare dersom lånet skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene. I det konkrete tilfellet med vindusutskifting og maling, må vi oppta lån, men regner med å kunne sikre det med pant etter innskuddene. Malerarbeid Når det gjelder maling vil alt treverk på blokka bli malt utvendig, med unntak av det som blir levert ferdigmalt fra fabrikk, så som alle nye vinduer. På nord-, øst- og vestveggen, samt alt treverk i underetasjen og kjelder/garasjeetasjer vil alt få den samme blåfargen som vi har på vinduene i dag. I underetasjen er det en del dører som naturligvis ikke skal males, men lakkes/beises med samme farge som i dag. På balkongsiden vil vinduer, dører og brannluker i 1. til 8. etasje få den antikkhvite fargen som er standard vindusfarge, og som vi for eksempel har innvendig på alle vinduer på nordveggen. Det ble diskutert å bytte til annen farge generelt, men vi valgte å beholde dagens farger, bl.a. fordi vi regnet med at enhver endring ville medføre så mange diskusjoner og uenigheter blant beboerne at det ikke var verd det. Vi har altså, med utgangspunkt i ovennevnte vurderinger, besluttet at borettslaget skal sørge for å male alle vinduer, dører og brannluker på balkongene. Vi overtar dermed, i et hvert fall i dette prosjektet, ansvaret for det ytre vedlikehold av vinduer osv. Når det gjelder villvinen på øst- og litt på nordveggen, vil den beholdes, men vinduer blir friklippet i forbindelse med malingen. Det samme vil eventuelt skje med de vertikale og horisontale fugene på veggen dersom nødvendig. Alle fuger på veggene blir undersøkt og eventuelt fuget på nytt hvis nødvendig. Vindusutskiftning. Å velge mellom de 2 alternativene vi hadde for utskiftning av vinduer på nordveggen var en av de vanskeligste beslutninger å ta. Total utskiftning av alle 146 vinduer er en dyrere løsning, men den gir en forhåpentlig større grad av forutsigbarhet på sikt over den fremtidige tilstanden, og den gir en mer sikker og oversiktlig totalstatus på vinduene i borettslaget. På styremøtet den 8.juli besluttet vi å gå for den totale utskiftning. Vi hadde da fått de endelige
prisene på vinduene, noe som gjorde at meromkostningene ved dette alternativet for nordveggen ble ca 350.000,- kr. For ordens skyld nevnes at på dette styremøtet ble det diskutert en ide om droppe luftelukene på vinduene, og å øke bredden av de 2 sidehengslede vinduene tilsvarende. Dette vil gi mer lys i rommene, og vinduene ville bli en god del billigere (lufteluka er nemlig et ganske fordyrende element). Vi trodde imidlertid at det var mange beboere som brukte luftelukene jevnlig og at dette ville oppfattes negativt, slik at forslaget ble frafalt. På balkongsiden/sørsiden besluttet vi, på bakgrunn av ovennevnte vurderinger, å skifte alle de 24 soveromsvinduene i 2-romsleilighetene. Begrunnelsen var at disse vinduene var nær ved forventet levetid for vinduer og bar tydelig preg av det. Dessuten bidro også dette til en mer sikker og oversiktlig totalstatus på vinduene i borettslaget. Alle de totalt 170 nye vinduer har luftespalte i overkant. 4. Organisering av arbeidet kostnader/finansiering. Som vi tidligere har informert om har vi leid inn USBL s tekniske avdeling til prosjekt- og byggeledelse. Styret i borettslaget ved styreleder er byggherre. Vår mann i USBL heter Dag Frode Træet, har lang fartstid og er utdannet tømrer/snekker. Han er ferdig med første fase, som besto av: - Utarbeide spesifikasjon og anbudsforespørsel. - Utsendelse av disse til 5 entrepenører - Befaring sammen med disse i Tverrbakken Borettslag. - Gjennomgang og kontrollregning av de 4 innkomne tilbud. - Gjennomgang med entrepenør av det billigste sammen med undertegnede - Vi vil antagelig inngå kontrakt med denne entrepenør i løpet av 1-2 uker. I gjennomføringsfasen vil Dag Frode være byggelder, stå for byggemøtene og skriving av referater, men fremfor alt ha ansvar for all kontroll av arbeidet underveis. På denne måten er vi sikret at arbeidet blir utført i henhold til spesifikasjonene, og, enda viktigere, på en faglig forsvarlig måte. På grunn av de spesielle omstendigheter omkring kjøp av vinduer, blir disse levert direkte fra NATRE til borettslaget. Vi betaler derfor også vinduene direkte til NATRE, slik at tilbudene fra entrepenørene ikke inneholder denne kostnaden, men naturligvis arbeidet med montering. For å gi et inntrykk av hvor stor sprik det var mellom tilbudene kan nevnes at det billigste lå på 870.000,- kr og det dyreste på 1.400.000,- kr. Selv om det er en god regel at man ikke nødvendigvis skal gå for det billigste tilbudet, vil vi sannsynligvis gjøre det i dette tilfellet av hovedsakelig 2 årsaker: - Det er et godt definert prosjekt. Alle operasjoner er velkjente for alle, og blir utførte i henhold til etablerte standarder. - Vi har en meget god kontrollmekanisme i og med vår prosjektleder i USBL. Han vil overvåke prosjektet og komme på hyppige kontroller (også uanmeldte). Total kostnadsramme for prosjektet slik det nå er definert ser ut til å bli mellom 2.2 og 2.5 millioner kroner inkl. MVA. Vi må naturligvis låne penger for å finansiere prosjektet. Dessverre er det ikke mulig å få låne penger i Husbanken til et slikt prosjekt. USBL har begynt å gi lån til mer kortsiktige prosjekter av denne typen, og foreløpige samtaler tyder på at vi kan få låne penger der. De tilbyr relativt gunstige betingelser. Vi tar sikte på et lån med ca 10 år nedbetalingstid. For å betjene dette lånet blir vi nødt til å øke husleien fra 1.1.2009 med forhåpentligvis ikke mer enn 10%. Vi beklager jo dette, men heldigvis har vi en solid
økonomi i borettslaget med beskjeden fellesgjeld. Husleien er gunstig i forhold til borettslag det er naturlig å sammenlikne oss med, selv etter den kommende økning. Prosjektet vil etter planen starte i siste halvdel av august, og byggetiden vil være opptil 3 måneder. For å spare kostnader, har vi sagt at de som arbeider på prosjektet for entrepenøren i byggetiden kan disponere fellesrommet i nr.1. Dog har vi sagt at det må ryddes i helgene slik at vi kan leie det ut da. 5. Praktiske konsekvenser for beboerne i byggetiden. I byggetiden vil hele nordveggen ha montert stillase. Dessuten vil det på balkongsiden være montert 3 smale stillaser m/heis festet i balkongene utenfor 2-roms leilighetene. Hva som vil bli brukt på gavlveggene, lift eller stillase er ennå ikke klarlagt. I de leiligheter hvor det skal monteres nye vinduer er det naturlig nok behov for å få adgang til leilighetene. Entrepenøren har ansvaret for å varsle i god tid når de trenger tilgang til de enkelte leilighetene, men vi skal hjelpe til om nødvendig. Når vinduer skal demonteres og det skal monteres nye, må beboerne rydde plass slik at arbeiderne ikke blir hindret i sitt arbeide. Når det gjelder maling av vinduer dør og brannluker på balkongene, vil de som skal male bruke brannlukene som tilgang til 3- og 4-romsleilighetene, slik at de ikke trenger tilgang til leilighetene når de maler. Det krever som dere skjønner at det må ryddes vei på balkongene til brannlukene, slik at man enkelt kan bruke dem for gjenomgang. 6. Innkalling til beboermøte Vi håper at denne orienteringen inneholdt nyttig informasjon om det forestående vedlikeholdsprosjekt, og at det ga svar på de fleste spørsmål dere måtte ha. Vi vil likevel innby til et beboermøte den Torsdag den 14. august kl 19:00 i fellesrommet for å gjennomgå dette materialet muntlig, samt gi adgang til spørsmål som dere måtte ha. Vi vil svare så godt vi kan. Med vennlig hilsen Styret i Tverrbakken Borettslag Per Tore Jacobsen