C Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Siv Heim foreslått. Som protokollvitne ble

Transkript

1 1 Lille Ekeberg Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Lille Ekeberg Borettslag Møtedato: 8. april 2019 Møtetidspunkt: 19:00 Møtested: SEM-huset Til stede: 45 andelseiere, 4 representert ved fullmakt, totalt 49 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Siv Heim. Møtet ble åpnet av Karl Yngve Andersen Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Anders Thorud foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Siv Heim foreslått. Som protokollvitne ble Jana Stas foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsrapport og årsregnskap for 2018 A Behandling av årsrapport og regnskap Styrets årsrapport, resultatregnskap og balanse for 2018 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 3. Fastsettelse av godtgjørelser Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr

2 4. Behandling av innkomne forslag og saker 2 Lille Ekeberg Borettslag A Forslag fra Henriette Eriksen, endring av vedtektene (krever 2/3 flertall). Saksframstilling: Jeg foreslår følgende tilføyelse til vedtektenes paragraf 8-3, styrets vedtak, del (2), nytt punkt 7: "å fremforhandle eller inngå kontrakter eller andre juridisk bindende avtaler av noen art, også når tiltaket/tiltakene i en slik kontrakt/avtale faller inn under borettslagets vanlige forvaltning, dersom kontraktens/avtalens totale utgiftsramme overstiger 50% av borettslagets årlige driftsinntekter." Begrunnelse: Å sikre at beboerne har reell innflytelse når store kontrakter skal inngås. Pr i dag er det dessverre ikke slik. Hvis forslaget vedtas må altså styret få generalforsamlingens flertall og dermed informere beboerne før store kontrakter inngås, også når det gjelder borettslagets vanlige drift og forvaltning. Siden vi bl.a. har meget dyre våtromsprosjekter foran oss er dette viktig. [Se vedlegg 1 for oversikt over 8-3 og innpasning av nytt punkt 7 i del (2)] Styrets behandling av saken Styret er positive til forslaget fra beboer. Begrunnelsen om å sikre at beboerne har tilstrekkelig innflytelse når store kontrakter inngås er viktig. Dette gjelder blant annet kontrakt- og løsningsalternativer, finansieringsalternativer, prosess for gjennomføring, faglige vurderinger, prioritering, behov, osv. Erfaringen fra vindusprosjektet er at dette er noe vi kan bli bedre på. Styret ønsker derfor å etablere en mekanisme som hjelper sittende og fremtidige styrer med å involvere beboere i større vedlikeholdsprosjekter. Styret har bedt OBOS om å utrede forslaget fra Henriette Eriksen herunder, men ikke begrenset til å vurdere forslaget i forhold til: - Praksis i andre borettslag - Øvrige vedtekter i borettslaget - Borettslagsloven Saken er behandlet av Siv Heim i OBOS Forvaltning og Håvard Bakken hos Advokatene i OBOS. Under følger svar fra Bakken (merket i kursiv): Det er ikke mange borettslag som har vedtekter som avviker/supplerer borettslagsloven 8-9 og standardvedtektene, og jeg tror ikke en supplering a la den/de foreslåtte vil hjelpe dere så mye. Det vil fortsatt dukke opp spørsmål om hvorvidt noe er innenfor eller utenfor «vanlig forvaltning» og «nødvendig vedlikehold». Hovedregelen i borettslagsloven om styrets kompetanse er denne:

3 3 Lille Ekeberg Borettslag 8-8 Oppgåver for styret Styret skal leie verksemda i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlinga. Styret kan ta alle avgjerder som ikkje i lov eller vedtekter er lagde til andre organ. En vindusutskifting vil det eksempelvis klart ligge innenfor styrets kompetanse å vedta på egenhånd, uavhengig av hvor dyr den er. Styret har en plikt til å holde bygningsmassen ved like, og man bør ikke risikere at generalforsamlingen stemmer ned et forslag om en nødvendig vindusutskifting. Det ville være uholdbart om styret skulle være avskåret fra å utføre nødvendig vedlikehold fordi man ikke oppnår 2/3 flertall i en generalforsamling. Forutsetningen er at vedlikeholdet er «nødvendig», men den vurderingen kommer man ikke utenom uansett. [Se vedlegg 2 for nærmere om borettslagets vedlikeholdsplikt i henhold til vedtektene] Det er også tvilsomt om en kan innskrenke styrets kompetanse ut over tilfellene som omfattes av 8-9, hvor 2/3-tilfellene er oppramset. Spørsmål fra styret til OBOS: Er det riktig forstått at selv om vedtektene endres i tråd med forslaget fra Henriette Eriksen vil borettslagsloven kunne overstyre dette? Dette vil i så tilfelle bety at forslaget ikke har noen reell effekt. Ja, jeg mener i alle fall at det er tvilsomt om det er lovlig å innskrenke styrets formelle kompetanse mer enn det som følger av bestemmelsen i 8-9. Teoretisk kan man se for seg at hvis en hadde vedtatt endringen som foreslått og styret likevel hadde inngått en kontrakt som gikk ut over rammen i den nye bestemmelsen, kunne man fått en diskusjon om styret hadde gjort et ugyldig vedtak. Hvis spørsmålet hadde kommet opp for domstolene mener jeg at retten lett kunne kommet til at det var vedtektsbestemmelsen som var ugyldig, og at styrets inngåelse av kontrakten var i orden. Det er domstolene som til syvende og sist måtte avgjort dette, og det kommer sikkert ikke på spissen, men utgangspunktet mitt er i alle fall at det skal gå an å løse det meste med de formuleringene vedtektene deres allerede har. Mitt [H. Bakken] klare råd er derfor at dere beholder bestemmelsen som den er, slik at dere har vedtekter som bygger direkte på lovteksten. Styret ønsker å følge rådet vi har fått fra Advokatene i OBOS, og innstiller på at vedtektene ikke endres. Det understrekes imidlertid at styrene til enhver tid må være bevisste på å søke ryggdekning i generalforsamlingen dersom det er aktuelt å igangsette større prosjekter. I forbindelse med større låneopptak er det eksempelvis naturlig å involvere generalforsamlingen, uavhengig av om låneopptaket skal finansiere nødvendige vedlikeholdsarbeider. Vi erkjenner at dette kunne vært bedre i forbindelse med vindusprosjektet.

4 4 Lille Ekeberg Borettslag For å sikre at beboere blir involvert i prosessene rundt større vedlikeholdsplaner foreslår Styret at det etableres et fast årlig beboermøte, uavhengig av Generalforsamlingen. På beboermøtet skal et fast agendapunkt omhandle vedlikeholdsbehov, -planer og eventuelle prosjekter. Møtet skal sikre at beboerne blir informert om behov og planer, og ikke minst får anledning til å påvirke prosessen. For å sikre at et slikt beboermøte gjennomføres foreslår vi å ta det tas inn som et punkt i styrets instruks. Vedlegg 1 Forslag fra Henriette Eriksen utdypning Dagens tekst Tekst med endring Kommentar 8-3 Styrets vedtak 8-3 Styrets vedtak (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Vedtak kan treffes med mer enn (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Vedtak kan treffes med mer enn halvparten av de avgitte stemmene. halvparten av de avgitte stemmene. Står stemmene likt, gjør Står stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. De møtelederens stemme utslaget. De som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, må likevel utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene. (2) Styret kan ikke uten at generalforsamlingen har gitt samtykke med minst to tredjedels flertall fatte vedtak om: som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, må likevel utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene. (2) Styret kan ikke uten at generalforsamlingen har gitt samtykke med minst to tredjedels flertall fatte vedtak om: 1. ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som etter forholdene i borettslaget går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, 1. ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som etter forholdene i borettslaget går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, 2. å øke tallet på andeler eller å knytte andeler til boliger som 2. å øke tallet på andeler eller å knytte andeler til boliger som tidligere har vært benyttet til utleie, jf tidligere har vært benyttet til utleie, jf borettslagslovens 3-2 andre ledd, borettslagslovens 3-2 andre ledd 3. salg eller kjøp av fast eiendom, eller av andelsbolig i borettslaget 3. salg eller kjøp av fast eiendom, eller av andelsbolig i borettslaget 4. å ta opp lån som skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene, 4. å ta opp lån som skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene, 5. andre rettslige disposisjoner over 5. andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går ut over vanlig fast eiendom som går ut over vanlig forvaltning, forvaltning,

5 5 Lille Ekeberg Borettslag 6. andre tiltak som går ut over vanlig 6. andre tiltak som går ut over vanlig forvaltning, når tiltaket fører med forvaltning, når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg seg økonomisk ansvar eller utlegg for borettslaget på mer enn fem for borettslaget på mer enn fem prosent av de årlige prosent av de årlige felleskostnadene. felleskostnadene. 7. å fremforhandle eller inngå kontrakter eller andre juridisk bindende avtaler av noen art, også når tiltaket/tiltakene i en slik kontrakt/avtale faller inn under borettslagets vanlige forvaltning, dersom kontraktens/avtalens totale utgiftsramme overstiger 50% av borettslagets årlige driftsinntekter. Vedlegg 2 Utdrag fra borettslagets vedtekter 5-2 Borettslagets vedlikeholdsplikt (1) Borettslaget skal holde bygninger og eiendommen for øvrig i forsvarlig stand så langt plikten ikke ligger på andelseierne. Vedlikeholdsplikten omfatter også utvendig vedlikehold av vinduer og vedlikehold av malt trepanel på balkonger. (2) Felles rør, ledninger, kanaler og andre felles installasjoner som går gjennom boligen, skal borettslaget holde ved like. Borettslaget har rett til å føre nye slike installasjoner gjennom boligen dersom det ikke er til vesentlig ulempe for andelseieren. (3) Borettslagets vedlikeholdsplikt omfatter også utskifting av vinduer, herunder nødvendig utskiftning av termoruter og ytterdører til gateplan til boligen og reparasjon eller utskiftning av tak, bjelkelag, bærende veggkonstruksjoner, sluk og rør eller ledninger som er bygd inn i bærende konstruksjoner med unntak av varmekabler. Andelseieren skal gi adgang til boligen slik at borettslaget kan utføre sin vedlikeholdsplikt, herunder ettersyn, reparasjon eller utskifting. Ettersyn og utføring av arbeid skal gjennomføres slik at det ikke er til unødig ulempe for andelseieren eller annen bruker av boligen. Forslag til vedtak: Styret ønsker å følge rådet vi har fått fra Advokatene i OBOS, og innstiller på at vedtektene ikke endres. Samtidig foreslår styret at det etableres en styreinstruks om å gjennomføre minst et årlig beboermøte hvor et av agendapunktene skal omfatte større vedlikeholdsbehov, -planer og eventuelle prosjekter. Benkeforslag fra Henriette Eriksen (ført av Torbjørn Haug) Flytte forslaget fra 8-3 ledd (2) punkt 7, til 8-3 ledd (3) med flg. tekst: Styret kan ikke uten at generalforsamlingen har gitt samtykke med alminnelig flertall;

6 6 Lille Ekeberg Borettslag å fremforhandle eller inngå kontrakter eller andre juridisk bindende avtaler av noen art, også når tiltaket/tiltakene i en slik kontrakt/avtale faller inn under borettslagets vanlige forvaltning, dersom kontraktens/avtalens totale utgiftsramme overstiger 100% av borettslagets årlige driftsinntekter. Vedtak: Benkeforslaget ble vedtatt med 35 mot 12 stemmer. 5. Valg av tillitsvalgte Innstillingen er i skrivende stund ikke klar. Valgkomitéen har i løpet av perioden valgt å trekke seg. Styret vil hjelpe til med rekruttering, og dette vil fremlegges på årsmøtet. A Som styreleder for 2 år, ble Karl Yngve Andersen foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Jon Henry Rosseland foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Espen Fremgaard Johannessen foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Geir Millstein foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Stian Grannes foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Jana Stas foreslått. D Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Karl Yngve Andersen Varadelegert Jon Henry Rosseland E Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Henriette Eriksen Torbjørn Haug Møtet ble hevet kl.: Protokollen signeres av Møteleder Anders Thorud /s/ Fører av protokollen Siv Heim /s/ Protokollvitne Jana Stas /s/

7 7 Lille Ekeberg Borettslag Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Kartl Yngve Andersen Enoks vei Nestleder Jon Henry Rosseland Enoks vei Styremedlem Espen Fremgaard Johannessen Enoks vei Styremedlem Geir Millstein Enoks vei Styremedlem Janecke Løyning Vårsvingen