Karlsøy kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Hansnes Kro og Overnatting Møtedato: 13.06.2003 Tid: 0900 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0034/03 03/00047 OMORGANISERING AV KOMMUNAL REVISJON 0035/03 03/00689 TILSYNSBESØK SENTRALADMINISTRASJONEN 0036/03 02/00061 SKOGSFJORDVATN SKOLE - FORSLAG TIL AVTALE 0037/03 02/00846 SUPPLERING AV CONTAINERE 0038/03 03/00688 FINANSREGLEMENT KARLSØY KOMMUNE 0039/03 03/00690 PERMISJONSREGLEMENT Hansnes, 05.06.03 Hanny Ditlefsen ordfører
Sak 0034/03 OMORGANISERING AV KOMMUNAL REVISJON Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 03/00047 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0037/03 Formannskapet 12.02.2003 0007/03 Kommunestyret 26.02.2003 0034/03 Kommunestyret 13.06.2003 Rådmannens innstilling: 1. Karlsøy kommune slutter seg til prinsippene for et interkommunalt revisjonsselskap Komrev NORD IKS. 2. Karlsøykommune godkjenner utkast til samarbeidsavtale, selskapsavtale og avtale om revisjonstjenester og legger disse avtalene til grunn for deltakelse i selskapet fram til 31.12.06. 3. Med virkning fra 01.01.2004 overfører Karlsøy kommune sin forholdsmessige andel av revisjonsutgiftene til selskapet Komrev NORD IKS. Karlsøy kommune bevilger også sin forholdsmessige del til driftsfond for Komrev NORD IKS basert på innbyggertallet pr. 1.1.2002. Fondet skal totalt utgjøre kr 4.000.000,-. 4. Som representant til representantskapet i Komrev NORD IKS velges: Behandling/vedtak i Formannskapet den 12.02.2003 sak 0037/03 Behandling: Forslag til vedtak: Karlsøy formannskap vil komme med følgende uttalelse: Revisjonen av kommunene vil stå overfor betydelige utfordringer i framtiden. Dette henger blant annet sammen med kompleksiteten i kommunens oppgaver og organisasjon. Dette har også sammenheng med de krav til kostnadseffektivitet og måleffektivitet som kommunene vil stå overfor. Dette er sentrale elementer i moderniseringen av offentlig sektor, som vil innebære at kravene til kommunenes egne kontroll- og tilsynssystemer møter større utfordringer. Revisjonen vil kunne spille en viktig rolle i dette bildet. Forslaget innebærer at dagens revisjonsordning kan bli splittet på fire forskjellige aktører: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon skatteregnskapet sekretariat for kontrollutvalget Ved en slik splitting vil verdifull kompetanse kunne bli svekket og det er vanskelig å forestille seg at dette skulle føre til økt effektivitet og billigere revisjonstjenester. Kommunal revisjon har etter hvert bygget opp en betydelig kompetanse på forvaltningsrevisjon. Erfaringen er også at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon ofte griper inn i hverandre og krever god kommunalkunnskap. Dette antas også å være kostnadseffektivt. Ved å overlate bare regnskapsrevisjon til private revisjonsfirmaer så vil Side 2 av 2
Sak 0034/03 dette, etter vår oppfatning, svekke forvaltningsrevisjonen. Dersom både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon overlates til private revisjonsfirmaer så vil den betydelige kommunalkunnskap som finnes i dagens revisjonsordning bli svekket. Departementet konkluderer med at revisjon og kontroll av skatteregnskapet ikke skal kunne konkuranseutsettes. Dette betyr at en offentlig revisjonsordning må opprettholdes på skatteregnskapet. Revisjonen har siden ordningen med kontrollutvalget ble innført vært utvalgets sekretariat. Vår erfaring med dette er at både kontrollutvalgets og revisjonens rolle i forvaltningen har blitt styrket betydelig. Et sekretariat for kontrollutvalget stiller krav om god kunnskap og erfaring fra kommunal organisering, tjenesteyting og saksbehandling. Denne kompetansen har revisjonen i dag. En utelukkelse av revisjonen som sekretariat for kontrollutvalget vil vanskeliggjøre kontrollutvalgets arbeid i forhold til forvaltningen. Det må derfor åpnes adgang for å kunne benytte valgt revisor som sekretær for kontrollutvalget. I dag betaler kommunene for en tilsyns og kontrollordning som dekker hele spekteret av tjenester inkludert i prisen. Framtidas tilsyns- og kontrollordning tar sikte på større grad av bestilling av tjenester. Særlig vil dette gjelde forvaltningsrevisjon og andre oppgaver utenom den rene regnskapsbekreftelsen. Et viktig moment som departementet bør se på er hvordan kommunene kan forpliktes til å ivareta en forsvarlig forvaltningsrevisjon. Kommunens dårlige økonomi gjør at det er lett å se for seg et scenario hvor kommunen kjøper regnskapsrevisjon og hvor forvaltningsrevisjon og intern kontroll ikke blir tilstrekkelig ivaretatt fordi det er for dyrt. Formannskapet er uenig i at regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgavene skal splittes på flere aktører. Departementet åpner for å kunne bytte ut kontrollutvalget i valgperioden. Vi ser at kommunestyret i særlige tilfeller kan ha behov for å skifte ut kontrollutvalgets medlemmer. Vi vil anbefale at det legges føringer på i hvilke tilfeller dette kan skje. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Karlsøy formannskap vil komme med følende uttalelse: Revisjonen av kommunene vil stå overfor betydelige utfordringer i framtiden. Dette henger blant annet sammen med kompleksiteten i kommunens oppgaver og organisasjon. Dette har også sammenheng med de krav til kostnadseffektivitet og måleffektivitet som kommunene vil stå overfor. Dette er sentrale elementer i moderniseringen av offentlig sektor, som vil innebære at kravene til kommunenes egne kontroll - og tilsynssystemer møter større utfordringer. Revisjonen vil kunne spille en viktig rolle i dette bildet. Forslaget innebærer at dagens revisjonsordning kan bli splittet på fire forskjellige aktører: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon skatteregnskapet Side 3 av 3
Sak 0034/03 sekretariat for kontrollutvalget Ved en slik splitting vil verdifull kompetanse kunne bli svekket og det er vanskelig å forestille seg at dette skulle føre til økt effektivitet og billigere revisjonstjenester. Kommunal revisjon har etter hvert bygget opp en betydelig kompetanse på forvaltningsrevisjon. Erfaringen er også at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon ofte griper inn i hverandre og krever god kommunalkunnskap. Dette antas også å være kostnadseffektivt. Ved å overlate bare regnskapsrevisjon til private revisjonsfirmaer så vil dette, etter vår oppfatning, svekke forvaltningsrevisjonen. Dersom både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon overlates til private revisjonsfirmaer så vil den betydelige kommunalkunnskap som finnes i dagens revisjonsordning bli svekket. Departementet konkluderer med at revisjon og kontroll av skatteregnskapet ikke skal kunne konkuranseutsettes. Dette betyr at en offentlig revisjonsordning må opprettholdes på skatteregnskapet. Revisjonen har siden ordningen med kontrollutvalget ble innført vært utvalgets sekretariat. Vår erfaring med dette er at både kontrollutvalgets og revisjonens rolle i forvaltningen har blitt styrket betydelig. Et sekretariat for kontrollutvalget stiller krav om god kunnskap og erfaring fra kommunal organisering, tjenesteyting og saksbehandling. Denne kompetansen har revisjonen i dag. En utelukkelse av revisjonen som sekretariat for kontrollutvalget vil vanskeliggjøre kontrollutvalgets arbeid i forhold til forvaltningen. Det må derfor åpnes adgang for å kunne benytte valgt revisor som sekretær for kontrollutvalget. I dag betaler kommunene for en tilsyns og kontrollordning som dekker hele spekteret av tjenester inkludert i prisen. Framtidas tilsyns- og kontrollordning tar sikte på større grad av bestilling av tjenester. Særlig vil dette gjelde forvaltningsrevisjon og andre oppgaver utenom den rene regnskapsbekreftelsen. Et viktig moment som departementet bør se på er hvordan kommunene kan forpliktes til å ivareta en forsvarlig forvaltningsrevisjon. Kommunens dårlige økonomi gjør at det er lett å se for seg et scenario hvor kommunen kjøper regnskapsrevisjon og hvor forvaltningsrevisjon og intern kontroll ikke blir tilstrekkelig ivaretatt fordi det er for dyrt. Formannskapet er uenig i at regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgavene skal splittes på flere aktører. Departementet åpner for å kunne bytte ut kontrollutvalget i valgperioden. Vi ser at kommunestyret i særlige tilfeller kan ha behov for å skifte ut kontrollutvalgets medlemmer. Vi vil anbefale at det legges føringer på i hvilke tilfeller dette kan skje. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 26.02.2003 sak 0007/03 Side 4 av 4
Sak 0034/03 Behandling: Forslag fra ordføreren: 1. Kommunestyret slutter seg til KS sitt forslag til framtidig organisering av kommunal revisjon. 2. Formannskapet får i oppdrag å håndtere saken fram til neste kommunestyre møte. Enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til KS sitt forslag til framtidig organisering av kommunal revisjon. 2. Formannskapet får i oppdrag å håndtere saken fram til neste kommunestyre møte. SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYRET 13.06.03. Kontrollutvalget har behandlet saken i møte 27.05.03. Styret i KS Troms besluttet på møte den 12.02. 2003 og nedsette en arbeidsgruppe for å fremme forslag til organisering av kommunal og fylkeskommunal revisjon i Troms. Bakgrunnen er forslaget til endring av kommuneloven som åpner for konkurranseutsetting av revisjonstjenester i kommunene. Arbeidsgruppa har utarbeidet utkast til selskapsavtale, samarbeidsavtale og avtale om revisjonstjenester. I tillegg er det utarbeidet et prospekt for etablering av et interkommunalt revisjonsselskap i Troms. Den grunnleggende ideen har vært å berede grunnlag for at dagens distriktsrevisjoner og fylkesrevisjonen både faglig og økonomisk kan møte utfordringene ved at det vil bli åpnet for konkurranseutsetting av revisjonstjenester. Av forslaget går det fram at nåværende 5 distriktsrevisjoner og fylkeskommunens revisjonsenhet inngår i et interkommunalt selskap (med åpning for at kommuner i nabofylkene kan slutte seg til selskapet), med representantskap, styre og en daglig leder. De økonomiske forutsetningene bygger på budsjetterte overføringer fra hver enkelt kommune inklusiv indirekte kostnader i 2003. For hvert år i treårs perioden justeres overføringen med den kommunale deflator som brukes i statens kommuneopplegg for hvert år i treårs perioden. Det er også forutsatt at deltakerne skal innbetale en andel til et driftsfond på kr 4.000.000 hvorav fylkeskommunen bidrar med kr 1.000.000 og resten fordeles på deltakerne i forhold til folketall pr 1.1.2002. Denne andelen blir også uttrykk for deltakernes eierandel i selskapet (jfr. 5 i selskapsavtalen). Avtalene om det nye selskapet skal være bindende i tre år fra 01.01.04 frem til 31.12.06. Driftsfondet skal kunne brukes av ledelsen i det nye selskapet til dekning av kortsiktige forpliktelser og til å gi selskapet en tilfredsstillende likviditet. Side 5 av 5
Sak 0034/03 Lavere kostnader skal oppnås gjennom krav til at selskapet snarest råd og senest innen tre år skal redusere tallet på årsverk med 20 % fra 2003 nivå. Reduksjonene er nødvendige for å tilfredsstille kravet til effektivisering av revisjonstjenestene fra kommunene og for å sette selskapet i konkurransedyktig stand ved tre års periodens utløp. I tillegg vil endringer av oppgaver som er fremmet i lovforslaget fra regjeringen til endring av kommuneloven gjøre det nødvendig å vurdere ytterligere reduksjoner i forhold til at revisjon av skatteregnskapene vil gå over til riksrevisjonen og dersom som det ikke blir anledning for selskapet til å fungere som sekretariat for kontrollutvalgene. Størrelsen på disse vil ikke kunne fastsettes før alle konsekvenser knyttet til arbeidsoppgavene er avklart gjennom fastsettelsen av lov- og forskriftsverk. Det foreligger utkast til 3 avtaler: Samarbeidsavtale som er en fellesavtale mellom samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen om opprettelse av et interkommunalt revisjonsselskap. Det er en forutsetning at samtlige kommuner/fylkeskommunen forplikter seg til å benytte selskapet i en 3-års periode. Etter periodens utløp kan hver enkelt kommune velge revisjonstjeneste på fritt grunnlag. Ved eventuell uttreden vil kommunen ta med seg innskutt kapital fra selskapet. Selskapsavtale fungerer som selskapets vedtekter, men som i form og begreper følger lov om interkommunale selskaper av 29.01. 1999 nr. 6. Enkeltavtaler mellom respektiv kommune og selskapet om de oppgaver revisjonen skal gjøre i vedkommende kommune Vedlegg til kommunestyret 13.06.03 Prospekt for organisering av kommunal revisjon i Troms med utkast til selskapsavtale, samarbeidsavtale og avtale om revisjonstjenester. Ks-Troms v/arne Bergland var invitert til å møte for å redegjøre for KS sin arbeidsgruppe sitt forslag. Imidlertid va han forhindret i å møte. Vedlegg: Arbeidsgruppens rapport. SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYRET 26.02.03 Framtidig organisering av kommunal revisjon behandles i to adskilte saker: Høringsutkast endringer i kommuneloven (denne saken har formannskapet sluttbehandlet, og uttalelse om lovendringene er sendt departementet, jfr. vedlegg) Forslag fra KS om organisering av revisjonen i Troms (denne saken ligger nå til behandling i kommunestyret) Formannskapet har laget en høringsuttalelse til det som handlet om endringer i kommuneloven om kommunal revisjon. Side 6 av 6
Sak 0034/03 Når det gjelder omorganisering av kommunal revisjon har KS nedsatt ei arbeidsgruppe som har utarbeidet en rapport om omorganisering av kommunal revisjon, jfr. brev datert 13.01.03 med svarfrist 11.04.03. Svarfristen 11.04.03 betyr at kommunestyrets møte 26.02.03 må behandle saken. Arbeidsgruppen hadde følgende mandat: Arbeidsgruppen har som oppgave å kartlegge interessen for en omorganisering av den kommunale revisjonen og forberede etableringen av en eventuell landsdekkende enhet for kommunal revisjon. I stortingsproposisjon nr. 64 (2001 2002) varslet regjeringen at de ville fremme et forslag om å åpne for konkuranseutsetting av kommunal revisjon og Kommunaldepartementet sendte 13.12.02 ut høringsnotatet forslag om endringer i kommuneloven kommunal revisjon. Formannskapet har uttalt seg til dette. Arbeidsgruppen har tatt som utgangspunkt at revisjonens innhold fortsatt vil være som i dag: Revisjon av kommunens regnskaper Revisjon av kommuens interne kontroll Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert slik: Revisjonen skal kontrollere at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. For å få kvalitet i revisjonstjenesten er det behov for både bred og dyp kompetanse om revisjon og kommunal sektor. Arbeidsgruppen har videre tatt utgangspunkt i noen generelle krav som må stilles. Konkuransekraft Revisors uavhengighet Kommunens innflytelse på selskapet Nærhet mellom kommunene og revisor Organiseringen av kommunal revisjon er hjemlet i kommuneloven (KL) 60, der det i nr 3 slås fast at revisjon skal skje ved egen kommunal eller fylkeskommunal revisjon, eller ved felles revisjon for flere kommuner eller fylkeskommuner innen revisjonsdistrikt. Kommunaldepartementets høringsnotat foreslår endringer i kommuneloven som vil medføre flere mulige måter å organisere revisjonen på. Det er et mål at arbeidsgruppens forslag til omorganisering skal gjennomføres i løpet av 2003. Omorganiseringen må derfor oppfylle kravene i KL 60 nr. 3, som betyr at selskapet må organiseres som et revisjonsdistrikt. Et revisjonsdistrikt kan enten organiseres etter KL 27 som et interkommunalt samarbeid eller etter lov om interkommunale selskap (IKS). I høringsnotatet fra departementet om kommunal revisjon foreslås muligheten for å organisere etter KL 27 fjernet. Side 7 av 7
Sak 0034/03 Ved organisering som IKS vil selskapet bli et eget rettssubjekt. Både av praktiske årsaker og for å sikre revisors uavhengighet anbefales organisering etter lov om IKS. Et IKS er et selvstendig rettssubjekt og eierne blir forpliktet av de beslutninger som fattes i selskapets organer. Kommunene kan bare øve innflytelse gjennom sine medlemmer i selskapets representskap. Alle kommunene skal være representert i representskapet, men et IKS skal ha et styre som velges på fritt grunnlag. Et revisjonsdistrikt må oppfylle kravene i KL 60 nr. 4 om at alle kommunene skal være representert i styret for revisjonsdistritket. Styret i et revisjonsdistrikt er eierorganet. Etter gjeldende rett må et revisjonsdistrikt organisert som IKS både oppfylle kravet om at alle kommunene skal være representert i selskapets representantskap og kravet i KL 60 nr. 4 om at alle kommunene skal være representert i revisjonsdistrikts styre. Dette kan løses ved at representantskapet i selskapet får funksjon som styre for revisjonsdistriktet. I departementets høringsnotat om lovendring for kommunal revisjon foreslås 60 fjernet, og det er ikke foreslått tilsvarende bestemmerlser om styret i revisjonsdistrikt. Det foreslås videre at kommunene skal stilles fritt i å velge sammenslutningsform enten det er som IKS, aksjeselskap, stiftelse eller annet. Det er et mål at den nye strukturen skal gi lavere kostnader enn dagens ordning. Det må skilles mellom kostnadene til ordinær drift og kostnadene til etablering. Kostnadene knyttet til drift vil avhenge av blant annet tidsbruk på oppdraget og geografiske forhold. Personalkostnadene vil bli den viktigste komponenten i kostnadsbildet. Dagens kommunale revisjonsenheter får som regel overføringer fra eierkommunene. En situasjonem med konkuranse vil gi behov for startkapital. Dette må innarbeides fra kommunene ved oppstart. Arbeidsgruppen har konsentrert seg om to alternative modeller. Et alternativ er etablering av fylkesvise/store region selskaper med landsdekkende overbygning. Det andre alternativet arbeidsgruppen ser er ett landsdekkende selskap etablert med avdelingskontorer etter behov. Arbeidsgruppen mener at nærhet til kommunene og muligheten for å etablere selskap som kan være et reelt alternativ til de store aktørene i markedet både i forhold til pris og kvalitet må vektlegges. Arbeidsgruppen konkluderer videre med at et alternativ 2 vil kunne skape for stor avstand mellom revisjonen og den enkelte kommune. Arbeidsgruppen anbefaler alternativ 1 med etablering av fylkesvise/store regionale selskap. Forslag til videre framdrift Administrasjonen vil være forsøke med å legge føringer i denne saken. Ordfører og rådmann har vært til stede i KS -møter og kontrollutvalget hvor saken er drøftet. Side 8 av 8
Sak 0034/03 Rådmannen vil anbefale at kommunestyret gir sin tilslutning til KS-arbeidsgruppen sitt forslag, og at formannskapet får fullmakt til å arbeide videre med saken. Forslag til selskapsavtale og finansieringsmodell forutsettes fremlagt til kommunestyret i særskilt sak. SAKSUTREDNING TIL FORMANNSKAPET DEN 12.02.03 I St. prp. N64(2002 2002) regjeringen at den vil fremme et forslag om å åpne for konkuranseutsetting av kommunal revisjon. Kommunal- og regionaldepartementet sendte 13.12.02 ut høringsnotat om saken, med høringsfrist 14.02.03.. KS har nedsatt en arbeidsgruppe som har utarbeidet en rapport om omorganisering av kommunal revisjon, jfr. brev dat. 13.01.03 med svarfrist 11.04.03. Ordfører og rådmann deltok på KS-seminar i Tromsø 30.01.03 som drøftet framtidig organisering av kommunal revisjon og tilhørende endringsforslag på kommuneloven. Kontrollutvalget vil drøfte saken i sitt møte 11.02.03. I formannskapsmøte 12.02.03 vil KS-Troms v/ordfører Arne Bergland Lenvik, møte for å redegjøre for forslaget om et interkommunalt revisjonsselskap i Troms. Vedlegg: Side 9 av 9
Sak 0035/03 TILSYNSBESØK SENTRALADMINISTRASJONEN Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: Arkivsaksnr.: 03/00689 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0035/03 Kommunestyret 13.06.2003 Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapport vedr. tilsynsbesøk i sentraladministrasjonen til orientering. Saksutredning: Rapporten fra tilsynsrapporten i sentraladministrasjonen den 28.11.02 legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet rapporten i møte 03.02.03 i sak 04/03. Vedlegg: Kontrollutvalgets behandling Rapporten fra tilsynsbesøket. Side 10 av 10
Sak 0036/03 SKOGSFJORDVATN SKOLE - FORSLAG TIL AVTALE Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 02/00061 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0023/02 Formannskapet 30.01.2002 0140/02 Formannskapet 13.09.2002 0060/02 Kommunestyret 16.10.2002 0075/03 Formannskapet 30.04.2003 0084/03 Teknisk utvalg 23.05.2003 0036/03 Kommunestyret 13.06.2003 Rådmannens innstilling: Forslag til avtale godkjennes. Behandling/vedtak i Formannskapet den 30.01.2002 sak 0023/02 Behandling: Enstemmig som innstillingen. Vedtak: 1. Ansvarsgruppa for aktivitet ved Skogsfjordvatn skole får leie skolebygningen som omsøkt. 1. For dette leieforholdet settes det opp følgende avtale der ansvarsgruppa er leietaker og Karlsøy kommune eier. - Leietaker kan disponere hele skolebygningen bortsett fra guttegarderoben, biblioteket, kontoret og grupperommene mot nordvest. Disse rommene skal være avlåst og tjene som lager for en del utstyr og læremidler som kommunen eier. - Inventar og utstyr som står framme kan brukes. - Skader som oppstår som følge av skjødesløshet betales av leietaker. - Framleie med leietaker som ansvarlig aksepteres. - Leietaker gir skriftlig beskjed til eier så snart det oppdages feil og større mangler med bygningen. - Leietaker må selv betale for snørydding. - Skolen skal være vasket og ryddet for leietakers eiendeler når leieforholdet opphører. - Leieforholdet gjelder fra 01.02.02 til 31.12.02, men kan sies opp skriftlig i løpet av perioden med 2 måneders frist for begge parter. Side 11 av 11
Sak 0036/03 - Leia settes til kr 1500,- pr. måned og betales etterskuddsvis hvert kvartal. Innbetalingsdatoer: 30.04.02, 30.07.02, 30.10.02, 31.12.02. Strøm er inkludert i leieprisen. Det påhviler leietaker et stort ansvar i å holde strømutgiftene på et lavmål. Behandling/vedtak i Formannskapet den 13.09.2002 sak 0140/02 Behandling: Formannskapets forslag til nytt pkt. 3: Karlsøy kommune som selger forutsetter at den nye eier holder eiendommen forsikret til en hver tid, Pkt. 3 i innstillingen blir pkt. 4 i vedtak. Innstilling med endring enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Eiendommen Skogsfjordvatn skole gnr. 13, bnr. 32 og 33, i Karlsøy overdraes til det nystiftede A/L Skogsfjordvatn grendehus for kr 1.000,-. 2. Kommunen forbeholder seg tinglyst forkjøpsrett til kr 1.000,- hvis eiendommen legges ut til salgs. 3. Karlsøy kommune som selger forutsetter at den nye eier holder eiendommen forsikret til en hver tid. 4. Eiendommen kan ikke belånes eller fradeles uten kommunens samtykke. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 16.10.2002 sak 0060/02 Behandling: Administrasjonen endret ordet forsikret i pkt. 3 til fullverdiforsikret. Vedtak: 1. Eiendommen Skogsfjordvatn skole gnr. 13, bnr. 32 og 33 i Karlsøy overdraes til det nystiftede A/L Skogsfjordvatn grendehus for kr 1.000,-. 2. Kommunen forbeholder seg tinglyst forkjøpsrett til kr 1.000,- hvis eiendommen legges ut til salgs. 3. Karlsøy kommune som selger forutsetter at den nye eier holder eiendommen fullverdiforsikret til en hver tid. 4. Eiendommen kan ikke belånes eller fradeles uten kommunens samtykke. Side 12 av 12
Sak 0036/03 Behandling/vedtak i Formannskapet den 30.04.2003 sak 0075/03 Behandling: Forslag til vedtak fra formannskapet: Søknaden kan ikke imøtekommes og kommunestyrets vedtak opprettholdes. Dersom Skogsfjordvatn Grendehus A/L ikke ønsker å inngå kjøpekontrakt i henhold til kommunestyrevedtak 16.10.02, vil formannskapet anbefale eiendommen lagt ut for salg på det åpne markedet. Skogsfjordvatn Grendehus A/L får frist fram til 01.06.03 med få ordnet med kontrakt med kommunen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Søknaden kan ikke imøtekommes og kommunestyrets vedtak opprettholdes. Dersom Skogsfjordvatn Grendehus A/L ikke ønsker å inngå kjøpekontrakt i henhold til kommunestyrevedtak 16.10.02, vil formannskapet anbefale eiendommen lagt ut for salg på det åpne markedet. Skogsfjordvatn Grendehus A/L får frist fram til 01.06.03 med få ordnet med kontrakt med kommunen. Behandling/vedtak i Teknisk utvalg den 23.05.2003 sak 0084/03 Behandling: Vedtak: Teknisk utvalg gir i medhold av plan- og bygningslovens 7 og med hjemmel i samme lovs 20-4 dispensasjon fra kommuneplan for bruksendring fra skole til grendehus med overnatting på følgende betingelser: 1. Hvis berørte sektoretater som ikke har uttalt seg har vesentlige innsigelser til bruksendringen faller tillatelsen bort. 2. Eventuell oppbevaring/omsetning av næringsmidler må foregå i henhold til aktuelt lovverk. 3. Skulle det under arbeid i marken komme frem gjenstander eller andre levninger som viser eldre aktivitet i området, må arbeidet stanses og melding sendes Sametinget og Kulturetaten, Troms fylkeskommune omgående, jfr. Lov av 9. juni 1978 nr. 50 om kulturminner (KML) 8. 4. Det må søkes om formell tillatelse for bruksendringen. En slik tillatelse er delegert bygningssjefen å avgjøre. Vedtaket kan påklages til fylkesmannen i Troms via Teknisk utvalg i Karlsøy kommune, jfr. Plan- og bygningslovens 15 og forvaltnuingslovens 28. Klagefristen er i henhold til forvaltningslovens 29, 3-tre uker fra vedtaket er mottatt. Nærmere opplysninger om klagerett fremgår av vedlagte oppsett. Enstemmig. Side 13 av 13
Sak 0036/03 SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYRET DEN 13.06.03. Forslag til avtale mellom Skogsfjordvatn Grendehus A/L og Karlsøy kommune godkjennes, Saksutredning: Skogsfjordvatn skole ble ferdigstilt i 1964 og er oppført i 2 etasjer. Skolen er senere bygd ut og bruttoarealet er nå på ca. 470 m 2 i henhold til NS3940. Skolen har for det meste vært brukt som barneskole. I forbindelse med skolen er det parkeringsplass og idrettsplass. Skogsfjordvatn skole ble nedlagt fra skoleårets begynnelse 2001/2002. Skolen ligger ved Skogsfjordvatnet på Ringvassøya, nærmere bestemt like ved Moltebærneset på oversiden av Fylkesvei 302. Området består i dag av spredt bolig- og hyttebebyggelse. Skolen ligger ca 50 meter fra Skogsfjordvatnet. Sammendrag av brev fra bygdelaget Skogsfjordvatn grendehus : Bygda Skogsfjordvatn har hatt en del fraflytting samtidig som få nye har etablert seg i bygda. Jordbruk som har vært hovednæring er redusert og mange bruk er nedlagt. Denne utviklingen har ført til at skolen er nedlagt. Bygdelaget ble stiftet 20.07.2002. Der ble det enighet om at formålet med laget er å få til en avtale med Karlsøy kommune om overtakelse av skolen, og deretter drive skolebygget til beste for områdets befolkning. Hensikten med overtakelsen er å få til flere aktiviteter og styrke samholdet i bygda. Bygdas befolkning kan da bruke skolen til egne formål som selskaper, møteplass, aktivitetssenter, aktiviteter for barn, leirskole m.v. og finansiere utgifter med diverse salg og utleie av overnattingsplasser. Bygdefolkets oppfatning er at skolebygget vil bidra til den mest positive utviklingen for bygda hvis den eies og drives av bygdefolket i felleskap. Det må også anføres at en del av skolen (det eldste bygget) er oppført gjennom gaver og dugnadsinnsats fra bygdefolket. Den eldste delen av skolen ble etablert som et forsamlingshus for bygda. Tomteareal til forsamlingshuset ble tildelt som grunneiers bidrag til bygget. Saken er sendt på høring til følgende berørte sektoretater: 1. Miljø- og landbrukskontoret, Her. Ingen innsigelser. 2. Kultur- og oppvekstetaten, Her. Ingen innsigelser. 3. Troms fylkeskommune, Regional utviklingsetat. Ikke besvart. 4. Troms fylkeskommune, Kulturetaten. Ikke besvart. 5. Reindriftsforvaltningen. Ikke besvart. 6. Sametinget, Miljø- og kulturavdelingen. Se pkt. 3 under betingelser. 7. Statens vegvesen. Ikke besvart. 8. Helse- og sosialetaten, Her. Se pkt. 2 under betingelser. 9. Fylkesmannen i Troms, Miljøvernavdelingen. Ikke besvart. Plansituasjon: Eiendommen omfattes ikke av stadfestet reguleringsplan. Det pågår ikke regulering i området. Side 14 av 14
Sak 0036/03 Eiendommen ligger innenfor LNF-område sone III i kommuneplanens arealdel. I denne sonen kan det tillates spredt utbygging av bolig-, ervervs- og fritidsbebyggelse. Bebyggelsen må ikke komme i konflikt med viktige reindrifts-, naturvern-, og/eller landbruksinteresser. Kommunen har i bestemmelsene til kommuneplanens arealdel ikke tatt stilling til omfang og utstrekning av bebyggelsen. Soneinndelingen i planen er derfor retningsgivende, og ikke rettslig bindende. Konsekvensen av dette er at søknader om bygging/fradeling som ikke hører inn under stedbunden næring må skje på bakgrunn av dispensasjon, jfr. Plan- og bygningslovens 7. Det er i kommuneplan forbudt å føre opp spredt bolig-, ervervs- og fritidsbebyggelse langs vassdrag inntil 50 meter fra strandlinjen målt i horisontalplanet ved gjennomsnittlig flomvannstand, før området inngår i bebyggelsesplan. Skogsfjordvatnet er en del av det varig verna Skogsfjordvassdraget. Dermed skal rikspolitiske retningslinjer for verna vassdrag, av 10.11.1994, også legges til grunn for behandlingen av denne saken. De rikspolitiske retningslinjene skal bl.a. ivareta nasjonale mål for forvaltningen av verna vassdrag. Disse målene er gitt ved Stortingets behandling av verneplanen for vassdrag, bl.a. i Innst.S. nr. 10 (1980.81). For å oppnå målene, må det særlig legges vekt på å: 1. Unngå inngrep som reduserer verdien for landskapsbildet, naturvern, friluftsliv, vilt, fisk, kulturminner og kulturmiljø. 2. Sikre referanseverdien i de mest urørte vassdragene. 3. Sikre og utvikle friluftsverdien, særlig i områder nær befolkningskonsentrasjoner. 4. Sikre verdien knyttet til forekomster/områder i de vernede vassdragenes nedbørsfelt som det er faglig dokumentert at har betydning for vassdragets verneverdi. 5. Sikre de vassdragsnære områdenes verdi for landbruk og reindrift mot nedbygging der disse interessene var en del av grunnlaget for vernevedtaket. Vurdering: LNF-kategorien er ment å ivareta landbruks-, herunder reindrifts-, natur- og friluftsinteresser. Byggeforbudet i 50-metersbeltet langs vassdrag er begrunnet med hensynet til allmennhetens interesser, spesielt frilufts- og ferdselsinteresser, landskapshensyn og verneinteresser. Som hovedregel vil gjelde at dersom det omsøkte tiltaket strider mot nevnte hensyn bak bestemmelsene, foreligger det ikke særskilte grunner. Da er det ikke adgang til å gi dispensasjon. For å kunne gi dispensasjon betinger at det foreligger særlige grunner. Hvis særlige grunner foreligger, er det opp til kommunens frie skjønn, jamfør ordet kan i bestemmelsenes første setning, om dispensasjon skal gis. Dette innebærer at ingen har krav på å få dispensasjon. Et avslag fra kommunens side må imidlertid bygge på saklige grunner. Tiltaket er tenkt brukt av hele bygdas befolkning, samt at tilreisende vil bli gitt mulighet til å ta del i bruken og aktivitetene i forbindelsen med den planlagte bruksendringen fra skole til grendehus. Den planlagte bruken og aktivitetene i forbindelse med tiltaket vil i følge bygningsmyndighetene i Karlsøy kommunes vurdering være med på å styrke natur - og friluftsinteressene i området. Det er også positivt at det er bygdefolket som har tatt initiativ til dette tiltaket, noe som kan være med på å sikre at de gode intensjonene bak tiltaket vil bli ivaretatt også på lang sikt. Side 15 av 15
Sak 0036/03 Tiltaket vil ut fra bygningsmyndighetenes vurdering ikke føre til ytterligere inngrep i naturen rundt Skogsfjordvatnet, og vil være med på å sikre friluftsverdien generelt i området. Dette er med tanke på at det er eksisterende bygningsmasse som tas vare på og tenkes utnyttet til et samfunnsnyttig formål, som vil være spesielt nyttig for bygdefolket i Skogsfjordområdet. Trafikksikkerhet: Da skolen var i bruk var privatbil trafikken til skolen svært begrenset. Den planlagte bruksendringen vil sannsynligvis føre til noe økt privatbil trafikk til og fra nevnte skole. Fartsgrensen i dette området er 60 km/t. Statens vegvesen er bedt spesielt om å vurdere om det er nødvendig å sette i verk eventuelle trafikksikkerhetsmessige tiltak i forbindelse med en eventuell bruksendring. Hvis det ikke kommer spesielle innsigelser i forhold til verneplan for Skogsfjordvatn, mener bygningssjefen at bruksendringen ikke vil være i strid med de hensyn som denne skal ivareta. Hvis pkt. 1-3 oppfylles mener bygningssjefen at det er en overvekt av forhold som taler for å gi dispensasjon. Lovens krav om særskilte grunner vil da være oppfylt. Dispensasjon kan vurderes. Side 16 av 16
Sak 0037/03 SUPPLERING AV CONTAINERE Saksbehandler: Freddy Ø. Sørensen Arkiv: 646 Arkivsaksnr.: 02/00846 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0037/03 Kommunestyret 13.06.2003 Rådmannens innstilling: 1. Det bevilges kr 90 000,- til supplering av containere i renovasjonsordningen. Beløpet belastes disposisjonsfondet. Saksutredning: I forbindelse med innføring av renovasjon for hytter og fritidshus har vi mottatt en rekke henvendelser, både konstruktive og mindre konstruktive. Vårt mål er å tilpasse renovasjonsordningen slik at flest mulig oppfatter den som positiv og brukervennlig. I dag er det plassert ut container i Mikkelvik, Hessfjord, Åbornes, Reinskard og Skåningsbukt. Mange hytteeiere ønsker at dette antallet øker slik at kjøreavstanden til tømmepunktene minskes. Områder som har dårlig dekning er Rebbenesøya, Karlsøya og Vannøya. Vi ønsker derfor å supplere med conatinere på Rebbenesøya og Karlsøya, samt en i Kristoffervalen og en på Vannareid. I tillegg kommer det klager på for liten kapasitet på glasscontainere. Vi ønsker derfor å supplere med glasscontaiere på Vannareid og på Gamnes. Disse innkjøpene vil kunne realiseres innenfor en ramme på kr 90 000,-. Side 17 av 17
Sak 0038/03 FINANSREGLEMENT KARLSØY KOMMUNE Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 03/00688 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0038/03 Kommunestyret 13.06.2003 Rådmannens innstilling: Det framlagte finansreglement godkjennes. Troms Kommunerevisjon, Distrikt 1 kvalitetssikrer reglementet. Vedtaket forutsettes at Troms Kommunerevisjon, Distrikt 1 ikke har merknader til reglementet. Saksutredning: Kommunelovens 52 og Forskrifter om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning av 05.03.2001 forutsetter at kommunen har vedtatt finansreglement. Karlsøy kommunestyre vedtok i K.sak 41/02-20. juni 2002 finansreglement. If. reglementet skal kommunestyret i forbindelse med avlegging av årsregnskap vedta videreføring av gjeldende reglement eventuelt vedta nytt. I henhold til 5 i Forskrifter om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal kommunestyret la uavhengig kompetanse vurdere rutinene som er etablert i henhold til 4 og reglementet for finansforvaltning, jfr. 2 og 3. Vi kan bruke Troms Kommunerevisjon, Distrikt 1 til å kvalitetssikre reglementet. Vedlegg: Forslag til nytt finansreglement. Brev fra Troms kommunerevisjon, Distrikt 4 av 02.01.03. Side 18 av 18
Sak 0039/03 PERMISJONSREGLEMENT Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: 460 Arkivsaksnr.: 03/00690 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0039/03 Kommunestyret 13.06.2003 Rådmannens innstilling: Forslag til permisjonsreglement for Karlsøy kommune vedtas. Saksutredning: Kommunestyret vedtok i forbindelse med budsjettbehandlingen å kutte med kr 50.000,- på permisjonsreglementet. Administrasjonsutvalget gjennomgikk reglementet i møte 25.03.03 der de vedtok flg. endringer: I forbindelse med utdanning er det nå foreslått; Dersom utdanning er av verdi for arbeidsgiver kan det vurderes permisjon med hel eller delvis lønn. Fritid-/lese- og eksamensdager; Her er det foreslått permisjon med lønn kun til de som tar et fag som har betydning for kommunen, jfr. avtaleverket. (tidligere har alle fått selv om faget ikke hadde betydning for kommunen). Permisjon for tillitsvalgte i henhold til Hovedavtalen er foreslått til 50 % lønn. (tidligere har tillitsvalgte fått permisjon med lønn). Alvorlig sykdom/dødsfall nærmeste familie. (tidligere har alle s om skulle i begravelse fått permisjon med lønn). Tilvenning i barnehage inntil 1 dag med lønn (tidligere inntil 3 dager). Permisjon 1 dag med lønn i forbindelse med bryllup, konfirmasjon, dåp - er tatt ut. Permisjon 1 dag med lønn i forbindelse med flytting til eget hus/leilighet er tatt ut. Deltakelse i større kultur- og idrettsarrangement er nå endret til inntil 5 dager uten lønn (tidligere inntil 5 dager med lønn). Permisjon med lønn til tannlegebesøk - er tatt ut. For øvrig er det en del endringer i forhold til lov og avtaleverket som er byttet ut/eller tatt inn. Administrasjonen har ut fra administrasjonsutvalget vedtak i mars skrevet om hele permisjonsreglementet med ny nummerering og inndeling slik at det skulle bli mer oversiktlig. Administrasjonsutvalget skal i møte den 10.06.03 ta stilling til et par punkt som de ønsker mer utredet, samt godkjenne den nye inndelingen av permisjonsreglementet. Saken legges deretter fram for kommunestyret til endleig behandling i møte 13.06.03. Side 19 av 19
Sak 0039/03 Administrasjonsutvalgets endelige innstilling legges fram for kommunestyret i møte. Vedlegg: Forslag til nytt permisjonsreglement Det gamle permisjonsreglementet Side 20 av 20