MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 24. mai 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1515. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), første vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (deltok under andre del av sak 37). Økonomisjef Jan Christian Eriksen og økonomirådgiver Torill Hoel (begge deltok i under andre del av sak 36 og andre del av sak 37). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sakene 36 og 37). Fra Stange kommunale Boligforetak KF: Styreleder Eva Søgnebotten og daglig leder Jon Magne Svenkerud (begge deltok under andre del av sak 36). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 35/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.05.16 Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.05.16 godkjennes. SAK NR. 36/2016 ÅRSREGNSKAP 2015 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hedmark Revisjon IKS v/ oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor 1
Berit Bøhn om revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Under andre del av saken deltok Stange kommunale Boligforetak KF v/styreleder Eva Søgnebotten og daglig leder Jon Magne Svenkerud. Årsavslutningsbrevet fra revisor ble gjennomgått. Styreleder og daglig leder svarte deretter på spørsmål fra kontrollutvalget. Til stede under denne delen av saken var også økonomisjef Jan Christian Eriksen og økonomirådgiver Torill Hoel fra Stange kommune. Vedtak, enstemmig: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2015 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for 2015. Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene og orienteringer fra foretaket v/styreleder og daglig leder og fra foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at det er avlagt en revisjonsberetning uten merknader fra revisors side i forhold til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til foretakets årsrapport og årsregnskap: a) Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av realkapitalen/boligmassen: Vedlikeholdsnivået er for 2015 er beregnet til 207 kroner pr. m2. (2014: 213 kroner, 2013: 209 kroner). Hensyntatt type boliger og brukergrupper, kan det antas at dette er noe lavt i forhold til normtall uten at dette er synliggjort i årsberetningen. Det tas derimot til orientering at styret mener foretaket har «ivaretatt realkapitalen». Kontrollutvalget oppfordrer foretaket til å synliggjøre relevante sammenligningstall i årsrapporten (benchmarking). b) Fremtidig utvikling: På spørsmål fra kontrollutvalget har styreleder og daglig leder orientert om aktuelle prosesser i både selskapet og kommunen omkring foretakets fremtidige utvikling. Kontrollutvalget har i tillegg blitt informert om at foretaket vurderer å ta i bruk et elektronisk verktøy («IK-bygg») til å systematisere opplysninger om tilstanden til de enkelte bygg man eier. Kontrollutvalget vil be om en oppdatering om status for 2
dette arbeidet høsten 2016. Kontrollutvalget mener opplysninger omkring foretakets fremtidig utvikling med fordel kunne vært omtalt i årsrapporten. c) Styrets årsrapport innspill til videreutvikling: Kontrollutvalget ga i sin uttalelse til fjorårets regnskap flere innspill til utvikling av styrets årsrapportering. Kontrollutvalget kan ikke se at innspillene er fulgt opp, og tillater seg å gjenta disse. Hensikten med innspillene er å bidra til best mulig informasjon fra foretaket, hensyntatt at foretaket er en offentlig virksomhet og en del av Stange kommune. Stange kommune omtaler en rekke områder/tema i sin årsrapportering som også kan være relevant å omtale i årsrapporten for foretaket. Her kan nevnes: - Omtale av vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett. - Utfyllende økonomisk analyse, fremstilling av trender mv. for å belyse foretakets økonomiske stilling mv. - Målstyring: Kommunens visjon, strategier og fokusområder bør operasjonaliseres i konkrete og målbare mål så langt det er mulig. Det oppfordres også til å jobbe med å finne gode parametere å sammenligne selskapet med andre, god praksis mv. («benchmarking») - Etikk og internkontroll (jf. krav til kommunenes årsrapportering om dette i kommunelovens 48) - Fremtidig utvikling (jf. kommentar under pkt. b) ovenfor). Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 18. mai 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for 2015. SAK NR. 37/2016 ÅRSREGNSKAP 2015 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og oppsummerte revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon IKS deltok regnskapsrevisor Tommy Pettersen. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen, økonomirådgiver Torill Hoel og økonomirådgiver Torill Hoel. 3
Vedtak, enstemmig: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for 2015. Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det er avlagt en revisjonsberetning uten merknader fra revisors side i forhold til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsrapport: a) Kommunens økonomiske situasjon positiv utvikling: Hovedinntrykket er at kommunen har en god finansiell stilling og økonomisk handlefrihet. Kontrollutvalget begrunner dette med: Positivt netto driftsresultat 70,5 millioner kroner: Dette utgjør 4,7 % av driftsresultatet, dvs. godt over Fylkesmannens anbefalte nivå på minimum 1,75 %. Moderat lånegjeld sammenlignet med andre kommuner. Her er verd å merke seg at lånegjelden utgjør 78,8 % av driftsinntektene. Dette er over anbefalt nivå og vedtatt handlingsregel på maksimum 70 %. God likviditet. Bra andel frie midler/disposisjonsfond: Kommunen har pr. 31/12-15 ca. 196 millioner på disposisjonsfond, en økning på ca. 31 millioner fra 2014. En del av midlene er bundet opp gjennom vedtak i kommunestyret, men er frie ved at de kan omdisponeres om nødvendig. Vedtatte økonomiske handlingsregler (9 stk) i hovedsak innfridd. Det vises til omtale i årsrapporten s. 56. b) Kommunens drift og budsjettstyring: Den ordinære driften (virksomhetsområdene) viser et mindreforbruk/«overskudd» på ca. 9.1 millioner kroner. Samlet sett indikerer dette en gjennomgående god økonomistyring og budsjettdisiplin. Kontrollutvalget har merket seg at enkelte områder innenfor Helse- og omsorgsområdet har merforbruk. Her nevnes barnevern og helse- og omsorgssentre særskilt. I 4
tillegg er verdt å merke seg at Tilrettelagte tjenester går omkring i balanse etter at de ble tilført 15,2 millioner i økt ramme i 2015. c) Bekymringsfull utvikling i pensjoner: Kontrollutvalget vil uttrykke generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: - Premieavviket (=utsatt kostnadsføring av pensjon) er noe redusert i 2015, men utgjør fortsatt et stort beløp kr. 8,1 millioner. - Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) utgjør pr. 31/12-15 hele 360 millioner. Det antas at forpliktelsen må dekkes inn gjennom økte fremtidige premieinnbetalinger. d) Investeringsregnskapet: Avsluttet med udekket beløp på kr. 33 millioner: Kontrollutvalget har merket seg at investeringsregnskapet for 2015 er avsluttet med et udekket beløp på ca. 33 millioner, dvs. at det er investert for 33 millioner mer enn budsjettert. Årsaken til avviket skyldes ikke manglende bevilgninger fra kommunestyret til de ulike formålene/prosjektene, men at budsjettet ble nedjustert for mye i løpet av året ved justering av budsjett i forhold til fremdriften i prosjektene. Rådmannen har i årsrapporten signalisert at det vil bli foretatt en gjennomgang av rutinene for den årlige periodiseringen av investeringsbudsjettet. e) Årsmeldingens omtale av interkommunale samarbeid: Årsmeldingen for 2015 gir en fyldig og god fremstilling av kommunens drift og økonomi. Kontrollutvalget savner likevel en helhetlig oversikt over områder der man samarbeider med andre om levering av kommunale tjenester eller myndighetsutøvelse (vertskommunesamarbeid/ interkommunale samarbeid). Rådmannen oppfordres til å se nærmere på dette til neste år. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 12. mai 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for 2016. SAK NR. 38/2016 Vedtak, enstemmig: OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON 1. Oversikten over aktuelle tema til videre diskusjon suppleres med nye innspill fremkommet i møtet. 2. Saken følges opp på neste møte der virksomhetenes årsrapporter for 2015 legges ved saken. 5
3. Som ledd i arbeidet med overordnet analyse ønsker kontrollutvalget mer kunnskap om sykefraværet i Stange kommune. Saken følges opp høsten 2016 der rådmannen inviteres til å presentere detaljert sykefraværsstatistikk og orientere om kommunens sykefraværsarbeid. Stange, 24. mai 2016. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 24. mai2016. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 21. juni 2016 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019 foreløpige prioriteringer Orienteringer v/rådmannen: Eierstyring: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Status for del 2 - eierskapsmelding Barneverntjenesten: Status konkret barnevernssak Status anmodning om tilsyn fra Fylkesmannen Saker til senere oppfølging: Høsten 2016: Kostra: Presentasjon av rådmannens kostrahefte (KU-sak 12/16) Høsten 2016: Sykefravær: Presentasjon av detaljert statistikk og kommunens sykefraværsarbeid (KU-sak 38/16). Høsten 2016: Stange kommunale Boligforetak orientering (jf. uttalelse til årsregnskap 2015) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) 6
Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Tidligere vedtak til oppfølging: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging 2015/2016 Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): (ingen) Møteplan 2016: Tirsdag 19.01.16 kl. 0830 Tirsdag 01.03.16 kl. 0830 Tirsdag 12.04.16 kl. 0830 (i tillegg til vedtatt møteplan) Torsdag 12.05.16 kl. 0830 (endret fra opprinnelig planlagt tirsdag 10.05.16) Tirsdag 24.05.16 kl. 0830 (i tillegg til vedtatt møteplan) Tirsdag 21.06.16 kl. 0830 Tirsdag 06.09.16 kl. 0830 Tirsdag 25.10.16 kl. 0830 Tirsdag 13.12.16 kl. 0830 7