Prosjektplan sykefraværsprosjekt i Vegårshei kommune 2010-2011 Oppdatert i orientering til Styringsgruppa 29.03.11 Kommunestyrets vedtak 28.09.2010 Kommunestyret iverksetter sykefraværsprosjekt i Vegårshei kommune, ihht utarbeidet prosjektskisse. Styringsgruppen gis fullmakt til å justere prosjektskissen etter behov. Prosjektperioden varer ut 2011, men med mulighet til forlengelse dersom det synes hensiktsmessig. Event. sak om forlenget prosjekt forelegges kommunestyret til behandling. Det legges til grunn at både Arbeidslivssenteret hos NAV og KS involveres i prosjektet, og at det hentes ut erfaringer fra andre kommuner, dette gjelder både kommuner som allerede har lavt fravær og kommuner som har jobbet lengre med fraværsprosjekter. I forbindelse med prosjektet bør det vurderes å benytte behandlingstilbud ved Igalo-senteret i Montenegro, ref. Kristiansand kommunes svært gode erfaringer på dette feltet.
Side 2 av 8 Bakgrunn for prosjektet Vegårshei kommune har et høyt sykefravær. Mens sykefraværet i landet generelt går ned, er tendensen motsatt i Vegårshei kommune. 1. kvartal 2010 var det legemeldte fraværet på 9,1 %, mens det var på 7,8 % 1. kvartal 2009. Samlet sykefraværet innenfor KS- området var 1. kvartal 2010 på 7,5 %. Det er langtidssykmeldinger som utgjør størstedelen av fraværet. Korttidsfraværet er lavt, og bruken av egenmeldinger svært liten. Enkelte enheter har svært høyt fravær sammenliknet med bransjen. En har forsøkt å kartlegge årsaker med tanke på å sette inn tiltak, uten at man har funnet frem til konkrete forklaringer i de aktuelle enhetene. (jf. Årsmelding 2009). Samarbeidet med NAV i Samfunnsprosjekt Øst, der NAV har hatt oppfølging av sykmeldte i 7.-9. uke, har heller ikke gitt ønsket resultat. Verdigrunnlag Det legges til grunn for prosjektet at kommunens kjerneverdier er av stor betydning, og vil være viktige verktøy for å sikre kvalitet i arbeidet for å redusere sykefraværet; Vegårshei kommunes kjerneverdier Gjensidig tillit og respekt Ansvar Dialog Kunnskap Trivsel og glede Mål for prosjektet Prosjektet tar sikte på å avdekke strukturelle og/eller kulturelle faktorer som påvirker fraværet. En ønsker å øke fokuset på at arbeidsplassen er hovedarena for et redusert fravær, og avklare om de strukturer og prosesser kommunen har, støtter opp under dette. Hovedmål Prosjektet har som Hovedmål å redusere sykefraværet til 6 % innen 31.12.2013. (I følge NAVs statistikk var det legemeldte fraværet i 2009 på 8,9 %, i 2008 6,8 % og 2007 6,4 %.) For 2010 var det samlede fraværet i kommunen 8,4%. Delmål 1: Redusere sykefraværet til 7% innen 31.12.2011 Avgrensninger/kritiske suksesskriterier Prosjektet retter seg mot delmål 1 i IA-avtalen, og ikke de øvrige delmålene. Prosjektet må være forankret hos ledelse og tillitsvalgte, og ha en prosjektleder som sikrer framdrift og evalueringer underveis.
Side 3 av 8 Delmål 1 i IA- avtalen: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Kort oppsummering av hovedutfordringene i prosjektet - Det er særlig langtidsfraværet som er en utfordring. Her kan det være at det er for lite fokus på aktivitet under oppfølgingssamtalene, at legemeldingen gir for få opplysninger om aktivitetsmuligheter i forhold til helsetilstand, at leder og medarbeider er for lite bevisste på de muligheter som eksisterer for raskere behandling, og andre tiltak og virkemidler hos NAV, og muligheter for utprøvings- og omplasseringsmuligheter i kommunen og andre IA-virksomheter. Det vil være naturlig å vurdere tiltak for å avdekke om overgang fra legemeldt til egenmeldt fravær kan ha positiv effekt på sykefraværet. Hovedtiltak Tiltakene i prosjektet foreslås delt i 1) basistiltak; tiltak rettet mot virksomhetens struktur, kultur og prosesser, 2) persontiltak; tiltak rettet mot personer i virksomheten, og 3) prosjekttiltak; tiltak rettet mot prioriterte grupper/områder og problemgrupper/problemområder i virksomheten. Basistiltak: 1. Evaluering av sykefraværsarbeidet 2. Oppdatering av oppfølgingsrutiner i tråd med ny IA-avtale 3. Vurdere å innføre egenmelding som alternativ til legemelding i arbeidsgiverperioden 4. Informasjon om nye rutiner til ledere og ansatte 5. Kurs for ledere med personalansvar om sykefraværsoppfølging roller og ansvar 6. I samarbeid med NAV arrangere møter med leger og enhetsledere for sammen å se på tiltak som kan redusere fraværet 7. Kartlegge tilretteleggingstiltak som gjennomføres og effekten av disse Persontiltak: 1. Gjennomføre oppfølgingsmøter i tråd med ny IA-avtale, dvs oppfølgingsplan innen 4 uker, dialogmøter innen 8 uker med alle sykmeldte 2. Øke bruken av andre avdelinger som utprøvingsarenaer for langtidssykmeldte 3. Innføre 45+ samtaler for alle ansatte hvor temaer er helse og senkarriere. Prosjekttiltak:
Side 4 av 8 1. Gravide arbeidstakere og leder tilbys samtale med jordmor for å planlegge tilrettelegging av arbeidet under svangerskapet. 2. Konkrete delprosjekter i- eller på tvers av enheter Organisering Prosjekteier (PE): Styringsgruppe (SG): Prosjektledelse (PL): Referansegruppe I (R1): Referansegruppe II (R2): Kommunestyret Adm. utvalget Kommunalsjef Skjævestad (Prosjektleder) Kommunalsjef Glemming NAV Arbeidslivssenter Enhetsledere Tillitsvalgte (alle nivåer) Tidsplan Prosjektstart 1.1. 2011: Tid Aktivitet Ansvarlig Kommentar/ Resultat 21. Januar Formøte LØFT- seminar IA- KS, PL ledelse 24 februar LØFT- Seminar IA- le4delse KS, Deltakere: PL, SG,R1,R2 Tydelig behov for ny forankring i organisasjonen. - Gode innspill til innsatsområder Mars/ april Utarbeide IA- Handlingsplan PL Ledelse/ tillitsvalgte i fellesskap. Forslag utarbeides av ledelsen. Samsvar i mål mellom HPL og prosjekt. Mars/ april Utarbeide forslag til nye rutiner for oppfølging av fravær i tråd med ny IA- Avtale 26 april Arbeidsmøte m. Ledere og tillitsvalgte Prosjektledelse/ NAV Arbeidslivssenter PL Deltakere: Mål: 1. Forankring
Side 5 av 8 Tema: 1. Ny IA- handlingsplan 2. Nye oppfølgingsrutiner( se kommentar) 3. Forslag til konkrete delprosjekter R1 og R2 2. Presentere, og drøfte forslag til HPL og sjekkliste for oppfølging. Vurdere bruk av egenmelding som alternativ til sykemelding i arb giverperioden. Mai - juni Mai - juni Juni Informasjonsmøter for ansatte i enhetene om nye rutiner Etablering og oppfølging av evt. delprosjekter Kurs for enhetsledere om sykefraværsoppfølging roller og ansvar Enhetsledere NAV- arb. livssenter Plasstillitsvalgte PL + delprosjektleder e NAV arbeidslivssenter Juni Høsten 2011 Datoer fastsettes ifbm evaluering og rapportering i juni Høsten 2011 Høsten 2011 Midtveisevaluering Rapportering til PE I samarbeid med NAV arrangere møte/r med leger og enhetsledere for sammen å se på tiltak, og fokusere på tilrettelegging Vurdere tiltak for å bidra til at syke blir friske herunder vurdere Igalo- senteret Etablere rutine for gravide arbeidstakere m. samtale m jordmor og leder Prosjektledelsen PL, NAV Arbeidslivssenter I dialogseminaret den 22? Kristiansand kommune har erfaring m. Igalo. - Trekke fysioterapeutene inn i arbeidet Planlegge tilrettelegging av arbeidet under svangerskapet
Side 6 av 8 Rapportering Det rapporteres til kommunestyret halvårlig. Det rapporteres til styringsgruppen i adm utvalgets møter hver 2. mnd. Referansegruppene benyttes som drøftingspartnere fortløpende. Ressursrammer og økonomi Det er mulig å søke tilretteleggingstilskudd til utviklingsaktiviteter fra NAV Arbeidslivssenter. PL og evt delprosjekter vurderer muligheter for å søke ulike tilskuddsordninger fortløpende.
Side 7 av 8
Side 8 av 8