Erik Hole, Flesberg Sivilstatus: gift, 2 barn, 2 hunder, ivrig jeger Utdanning: Økonomi, Organisasjon og ledelse, Norges brannskole Arbeidsforhold: Leder FDV-BYGG, Flesberg Leder Beredskap, Flesberg brannvesen
Hva er det brannvesenet trener særlig mye på?
Påstand: De fleste avdelinger i en og samme jobber systematisk, men avdelingene jobber systematisk hver for seg.
Påstand: Alle r jobber med sikkerhetsforvaltning, men veldig mange jobber for dårlig systematisk.
Påstand: Mange r mangler intern samhandling i arbeidet med systematisk sikkerhetsforvaltning.
Her er noen viktige kriterier for god systematisk sikkerhetsforvaltning: 1. Det er opprettet en egen avdeling/forvalter (eiendomsavdeling, driftsavdeling e.l) som har ansvar for FDV-arbeidet 2. Eierne har vedtatt målsetninger for FDV-arbeidet.
Her er noen viktige kriterier for god systematisk sikkerhetsforvaltning: 3. Forvalteren synliggjør bygningstilstanden med årlig rapportering. 4. Den årlige rapporten gir status på bygningstilstanden og forslag til tiltak, målt opp mot vedtatte målsetninger for FDV-arbeidet.
Her er noen viktige kriterier for god systematisk sikkerhetsforvaltning: 5. Alle i organisasjonen som har et personalansvar er kjent med målsetningene for FDV-arbeidet, og har god kunnskap om hvordan det jobbes for å nå målene. 6. Prioritering av tiltak er basert på årlig rapportering og langsiktige planer.
Her er noen viktige kriterier for god systematisk sikkerhetsforvaltning: 7. Det foreligger skriftlig avtale om ansvarsområdene innenfor FDV mellom eier, forvalter, utfører, bruker. 8. Det benyttes et helhetlig system for avviksrapportering. Dvs et ensartet system som sikrer oppfølging i alle ledd og i alle ansvarsområder inntil avviket er ferdig behandlet/lukket.
Slik er hverdagen i mange r (satt litt på spissen): Brukerne er misfornøyd fordi eiendomsavdelingen ikke gjør nødvendig vedlikehold Eiendomsavdelingen er misfornøyd fordi de ikke får midler til å utføre nødvendig vedlikehold Rådmannen er misfornøyd fordi Eiendomsavdelingen ikke klarer å synliggjøre behovene Kommunestyret er misfornøyd fordi n ikke får overført mer midler fra staten og sånn går no dagan! ;-)
Hvorfor er det slik? Hvorfor lukkes ikke et avvik på f.eks utskifting av dører pga brannkrav (eks.sum 80.000 kr)? Typiske problemstillinger: Forvalter har lite penger til vedlikehold og synliggjør avviket som et investeringstiltak Krav til minstebeløp på 100.000 kr på investeringstiltak Forvalter klarer kanskje ikke synliggjøre behovet (ikke investering) Forvalter synliggjør (slår sammen tiltak), men får ikke tildelt midler
Eks. fortsetter: Hvorfor lukkes ikke et avvik på f.eks utskifting av dører pga brannkrav (eks.sum 80.000 kr)? Typiske problemstillinger: Synliggjøres kun internt i etaten, så rådmann og politikere blir ikke kjent med situasjonen Eier har ikke vedtatt målsetninger for FDV-arbeidet Det mangler et system for avvikshåndtering, eller avvikssystemet fungerer ikke tilfredsstillende på tvers av ansvarsområdene. Ingenting blir gjort og alle skylder på hverandre
Annet eksempel: endring i arealbehov og romløsning på skolen pga brukerbehov. Kostnad 50.000 kr. Typiske problemstillinger: Det foreligger ingen skriftlig brukeravtale, så brukeren har ikke forstått at ansvaret for å skaffe midlene ligger hos brukeren selv. Brukeren melder behovet til forvalteren. Hva er hensikten med å melde behovet til forvalter? Hjelp til utredning, aksept for bruksendring, råd om tekniske løsninger etc = Bra! Forventning om at forvalter skal ta kostnaden = ikke bra! Forvalter har lite penger til vedlikehold og ønsker ikke å bruke sitt budsjett til reine brukerbehov
eks. forts: endring i arealbehov og romløsning på skolen pga brukerbehov. Kostnad 50.000 kr. Typiske problemstillinger: Verken bruker eller forvalter synliggjør behovet (enten fordi de glemmer eller ikke vil) Bruker synliggjør, men får ikke penger. Årsak til avslag er gjerne at det ikke er vedtatt målsetninger for FDV-arbeidet (andre viktige tiltak går foran)
Eks. forts: endring i arealbehov og romløsning på skolen pga brukerbehov. Kostnad 50.000 kr. Typiske problemstillinger: Forvalter synliggjør, men i prioritering mellom andre viktige gjøremål innen egen sektor så nedprioriteres tiltaket. Tiltaket blir meldt inn som avvik pga arealmangel. Blir ikke fulgt opp pga svakheter i avvikshåndteringen. Ingenting blir gjort og alle skylder på hverandre
Årets lokalsamfunn med MOT 2012
Tilsyn Påstand: De fleste tilsyn resulterer i forbedringer ute i bedriften, men mange tilsyn har et stort forbedringspotensial!
Et godt tilsyn: - skjer i samspill med bedriften og i samhandling med utviklingen i samfunnet (lovverk etc) - skal redusere risikoen for uønskede hendelser - bidrar til varige endringer i bedriften Tenk etter: Hvordan gjennomføre et godt tilsyn?
Klassisk tilsyn: Fokus på feil og mangler på konkrete tekniske løsninger Liten/ingen vurdering av samhandling og dynamikk i organisasjonen Resultatet av slike tilsyn er ofte at bedriften foretar utbedring av enkeltmoment (skifte pære i defekt ledelys = case closed!) Skjer sjelden endringer i bedriften som reduserer risikoen for gjentakende avvik. Kortsiktig forbedring
Moderne tilsyn: Fokus på samhandling og dynamikk i organisasjonen Etterspør dokumentasjon på overordnete vedtak og avtaler, som gir tydelige rammevilkår for utførende tjeneste Etterspør dokumentasjon på at avviksrapportering blir fulgt opp i hele organisasjonen. Fokus på at avvik skal resultere i varig endringer. Eks 1: ett ledelys virker ikke, men det kan dokumenteres rutiner/avtaler for kontroll og vedlikehold av ledelys. Eks 2: Ledelys virker, men det kan ikke dokumenteres rutiner/avtaler for kontroll og vedlikehold av ledelys.
I Flesberg har vi det pr dato slik: (Grønn=OK, Orange=delvis, Rød=mangler) 1. Det er opprettet en egen avdeling/forvalter (eiendomsavdeling, driftsavdeling e.l) som har ansvar for FDV-arbeidet 2. Eierne har vedtatt målsetninger for FDV-arbeidet. 3. Forvalteren synliggjør bygningstilstanden med årlig rapportering. 4. Den årlige rapporten gir status på bygningstilstanden og forslag til tiltak, målt opp mot vedtatte målsetninger for FDV-arbeidet. 5. Alle i organisasjonen som har et personalansvar er kjent med målsetningene for FDV-arbeidet, og har god kunnskap om hvordan det jobbes for å nå målene. 6. Prioritering av tiltak er basert på årlig rapportering og langsiktige planer. 7. Det foreligger skriftlig avtale om ansvarsområdene innenfor FDV mellom eier, forvalter, utfører, bruker. 8. Det benyttes et helhetlig system for avviksrapportering. Dvs et ensartet system som sikrer oppfølging i alle ledd og i alle ansvarsområder inntil avviket er ferdig behandlet/lukket.
Årets lokalsamfunn med MOT 2012