Konkurransegrunnlag renholdstjenester HELFO Helseøkonomiforvaltningen Region nord Direkte anskaffelse HELSEØKONOMIFORVALTNINGEN Tel: 75 42 78 40 e-post: regionnord@helfo.no Region Nord 8607 MO I RANA Fax: 75 42 78 41 www.helfo.no
INNHOLD INNHOLD... 2 Del I Betingelser... 3 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Anskaffelsens formål... 3 1.4 Dokumentstruktur... 4 1.5 Planlagt fremdrift... 4 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 4 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 2.1.1 Skatteattester... 4 2.1.2 HMS-egenerklæring... 4 2.2 Øvrige krav... 5 3 Krav til tilbudet... 5 3.1 Tilbudets utforming og levering... 5 3.2 Tilbudsfrist... 5 3.3 Vedståelsesfrist... 6 3.4 Innleveringssted... 6 3.5 Priser... 6 3.6 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon... 6 4 Avgjørelse av konkurransen... 6 4.1 Avvisning av leverandører... 6 4.2 Tildelingskriterier... 6 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 7 Vedlegg 2 Tegninger over lokaler... 8 2. etg.... 8 3. etg.... 8 4. etg.... 8
Del I Betingelser 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver HELFO region nord, heretter kalt oppdragsgiver, ber om tilbud vedrørende anskaffelse av daglig renhold i våre kontorlokaler i Torggata 2, Mo i Rana Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) har til sammen ca. 650 ansatte. HELFO er organisert som et hovedkontor i Tønsberg samt 6 regioner med egne regionskontor plassert i Fredrikstad, Oslo, Tønsberg, Sola, Ørsta og Mo i Rana. Alle regioner har i tillegg fjernarbeidsplasser. I tillegg kommer HELFO servicesenter (Tønsberg) samt HELFO pasientformidling (Fredrikstad). Til sammen har HELFO ca 30 arbeidssteder. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I, jf. FOA 2-1 (1). Denne anskaffelsen følger prosedyren for direkte anskaffelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta avklaringer med leverandørene i den grad det er nødvendig. 1.3 Anskaffelsens formål Fra 01.03.2012 og frem til 31.12.2013, med opsjon på ytterligere 1 + 1 år, er det daglige renholdet i våre lokaler i Torggata 2 ledig. Som utgangspunkt ønsker vi vask/tilsyn mandagfredag. I tilbudet skal vaskemidler og annet nødvendig utstyr være med. Lokalet er på om lag 1300 m2 fordelt på inngangsparti, samt 2,3 og 4. etasje, og har for tiden 31 arbeidsplasser, 1 lunsjrom, 4 møterom, 8 toalett, arkiv og gangareal/fellesareal. Viser til vedlagte tegning. Vi ønsker følgende renhold: - kontorarbeidsplasser: 1 vask per uke og tilsyn 1 gang i uka - gangareal/fellesareal/heis: 1 vask per uke og tilsyn 1 gang i uka - lunsjrom: 3 vask per uke - Møterom: 1 vask per uke - Teknisk rom: 1 gang pr. mnd. - arkiv: 1 vask annenhver uke og 1 tilsyn annenhver uke - toalett: daglig på hverdager - hygieneboks-tjenester til toaletter Arbeidsinnhold i vask og tilsyn: - gulvrenhold: o Gulvene blir moppet/vasket - inventarrenhold: o Tømme bosskorger o Skrivebord m/tilbehør, møtebord, stoler, telefoner, skap, reoler, hyller og vindusposter blir avtørket, (frie flater) - Tilsyn: o Synlig smuss blir fjernet fra gulvet o Bosskorger blir tømt o Skrivebord med tilbehør blir avtørket, (frie flater) - Periodisk arbeid: o Møbler blir børstet/tørket av o Tørke lister o Støvtørking av bilderammer o Skap og reoler blir tørket
I tilbudet skal det være separat pris på innvendig og utvendig vask av vinduene en gang i året. 1.4 Dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Betingelser og tilbudsgrunnlag Vedlegg I: Mal for HMS-erklæring Vedlegg II: Tegninger over lokalene 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Annonsering/utlysning i lokalavisa 19.12.11 Mulig befaring Primo januar Tilbudsfrist 16.01.12 kl. 11:00 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om tildeling av kontrakt 01.02.12 Frist for eventuell klage på tildeling av kontrakt 21.02.12 Kontrakt inngås 01.03.12 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes skriftlig til: Kontaktperson: Stig Våtvik Postadresse: 8607 Mo i Rana E-post: stig.vatvik@helfo.no Mobil: 99036052 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget vil bli skriftliggjort, anonymisert og kunngjort til øvrige tilbydere, slik at alle tilbydere får tilgang til lik informasjon i tilbudsfasen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring 2.1.1 Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF- 1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale skatteoppkreverkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet.
Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.1.3 Lønns- og arbeidsvilkår Det gjøres oppmerksom på endringene og at det stilles krav til at leverandøren følger Forskrift om endringer i forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter http://www.regjeringen.no/nb/dep/ad/dok/lover_regler/forskrifter/2011/forskrift-omendringer-i-forskrift-8-feb.html?id=663253 2.2 Øvrige krav Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Framleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Erklæring om foretakets omsetning de siste 3 årene med relevans til denne kontrakten Dokumentasjonskrav knyttet til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget (gjelder tjeneste-, og bygge- og anleggskontrakter) Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter) Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev. 2. Tilbudet skal leveres på norsk. 3. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen, eller sendes med post. 4. Tilbudet skal legges i egen lukket konvolutt og merkes Tilbud renhold-2012 5. Tilbudet legges deretter i ny konvolutt merket med vår adresse v/stig Våtvik 6. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Tilbudet leveres også på cd/minnepenn i samme lukkede konvolutt Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt 3.6. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 16.01.12, kl 11.00. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen.
3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 2 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse Besøksadresse 8607 Mo i Rana Torggt. 2 3.5 Priser Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i eget prisbilag. Dersom leverandøren ønsker å spesifisere andre priser, skal disse prisene identifiseres og gis i bilaget. 3.6 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Løsningsbeskrivelse, som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon, jf. Punkt 1.3. 5. Priser 6. avtalevilkår Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Avvisning av leverandører Leverandører som ikke har innlevert skatteattester og HMS-egenerklæring vil bli avvist fra konkurransen. 4.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Totalkostnad / Pris 30% 2. Kvalitet, herunder: 40% - Oppfyllelse av kravspesifikasjonen - Tjenesteinnhold - Gjennomføringsevne 3. Forbehold til avtalevilkår som har økonomisk og/eller risikomessig betydning (15%) 4. Erfaring/referanser (15%) Kriteriene er ikke oppgitt i prioritert rekkefølge
Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato:
Vedlegg 2 Tegninger over lokaler HELFO region nord har inngang på gateplan (1.etg). Inngangsparti inngår i arealet, men fremgår ikke av disse tegningene. 2. etg. 3. etg. 4. etg.