SAK 24/12 DRAMMEN KJØKKEN KF RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2012 Styrebehandlet 24.september 2012 Side 1 av 12
Innhold 1. Økonomi... 3 2. Personale... 8 3. HMS helse, miljø, sikkerhet og balansert målstyring... 9 4. Mengdetall... 10 5. Internkontroll systemer... 11 6. Nytt produksjonskjøkken for Drammen Kjøkken KF... 12 Side 2 av 12
1. Økonomi Regnskapet viser et overskudd på kr 1,835 mill. i forhold til periodisert budsjett. Budsjettet er satt opp med bakgrunn i regnskapstall for 2011. Totalt overskudd for foretaket hittil i år er på kr 5,184 mill. Grunnet diverse uklarheter fra ny kolonialvareleverandør i forhold til fakturering og anbudets forutsetninger, har faktura for juli og august ikke blitt bokført. Dette utgjør ca kr 0,6 mill. I tillegg har foretaket måttet si opp avtale med ekstern transportør. Regning for juli og august er ikke bokført og utgjør ca 0,2 mill kroner. Husleie på kr. 360 000 som er budsjettert i august har ikke blitt bokført før i september. Dette utgjør til sammen ca. kr.1,2 mill. Det reelle overskuddet vil da være på. ca. kr. 0,6 mill. i forhold til periodisert budsjett. Det er gjennom slutten av 2009 og begynnelsen av 2010 utarbeidet ny leveringsavtale med Pleie- og omsorgstjenesten i Drammen Kommune. Dette for å motivere til at avtalen overholdes og for å få en forenkling av samhandlingen mellom partene. Avtalen bygger på ønske fra institusjonstjenesten om en døgnporsjonspakke. For å definere en slik pakke er det tatt utgangspunkt i retningslinjer fra Statens råd for ernæring og fysisk aktivitet og døgnporsjonspakken inneholder matvarer som skal sikre kundene/brukerne et variert og riktig sammensatt kosthold. Døgnporsjonspakken faktureres pr. måned à konto etter antall normerte sengeplasser pr. institusjon eller avdeling. Avtalen er prisjustert med kommunal deflator til kr. 144,56 pr. døgnporsjon pr. 01-01-2012. Dette gir en budsjettert totalramme til institusjonstjenesten på kr 25,656 mill i 2012. - Mat og drikke: Dette er en post som står i forhold til all aktivitet på inntektssiden. Økte utgifter i denne posten skal gjenspeiles ved en positiv tendens i inntekter. Posten viser et underskudd på kr. 387 000,- og må ses spesielt i sammenheng med overskudd i cateringsalg. Henviser her til kommentarer under økonomi. - Personale: : Totale personalkostnader viser et overskudd på kr. 558 000,-. Skyldes blant annet permisjon uten lønn som kun delvis er dekket opp med personale med lavere lønn. - Engangsutstyr: Posten viser et overskudd kr.182 000. Skyldes blant annet tiltak for mindre bruk av engangsutstyr jfr miljøhensyn og gode avtaler for innkjøp av engangsutstyr. - Strøm/husleie: Postene justeres med kommunal deflator og skal være et nullspill i forhold til budsjett og fakturert beløp. Postene viser et overskudd på kr. 383 000,-, som følge av for sent mottatt faktura for august. - Transport: Utgifter til transport er justert for 2012 grunnet innleie av ekstern transportør til enkelte tjenester. Årsaken til dette er at en sjåfør har sluttet. Overskudd på kr.190 000,-. Henviser her til kommentarer under økonomi. - Andre utgifter: er knyttet til rammeavtaler med leverandører. Non - food, transport, vedlikehold av utstyr, datautstyr, forsikringer mv. Overskudd på kr.133 000,-. Side 3 av 12
Resultat pr. ansvarsområde i forhold til periodisert budsjett: Budsjettet for foretaket er i 2012 splittet opp i 6 forskjellige ansvarsområder. Kafeteria kr 296 000,- i underskudd Internsalg kr 668 000,- i overskudd Hjemmeboende kr 548 000,- i overskudd Ekstern catering kr 794 000,- i overskudd Rådhuset politisk i balanse Intern catering kr 162 000,- i overskudd Kommentarer: I forhold til periodisert budsjett. * Inntekter pr ansvar: - Kafeteria (ansvar 110): Inntekter fra 10 kafeteriaer. Driftstilskudd 2012 er på kr 3 851 597,- Driftstilskudd er redusert med 2 millioner kroner i 2009 og ytterligere 1 million kroner i 2010 og har medført at 3 kafeteriaer er ubetjent. Dette er de kafeteriaene med lavest omsetning de siste år. Kafeteriainntekter viser et underskudd på kr 384 000,-. - Internsalg (ansvar 120): Dette er inntekter av salg til institusjonstjenesten i Drammen kommune og omfatter à konto - fakturerte døgnporsjoner i forhold til normerte sengeplasser. Internsalg viser et overskudd på kr.176 000,-. - Hjemmeboende (ansvar 130): Alle inntekter knyttet til matlevering til hjemmeboende som har vedtak om levering av varm middag. Dette faktureres gjennom Gerica (samlefaktura for hjemmetjenester) og overføres til Drammen Kjøkken KF en gang pr. mnd. Posten viser en økning i forhold til samme periode i 2011. Salg til hjemmeboende viser et overskudd på kr. 286 000,-. - Ekstern catering:(ansvar 140): Salg til eksterne kunder har hatt en jevn stigning de siste år. Eksternsalg viser store variasjoner etter årstid, selv om regnskapet viser økning i forhold til samme periode i 2011. Overskudd på kr. 690 000,-. - Rådhuset politisk:(ansvar 150): Viser et underskudd på kr. 25 000,-. - Intern catering:(ansvar 160): Overskudd på kr. 92 000,-. Skyldes noe mer møtevirksomhet med matlevering internt i kommunen. Side 4 av 12
* Utgifter pr. ansvar: På linje med inntektsposter er også alle utgiftsposter splittet opp i 6 forskjellige ansvarsområder for å gi en riktig oversikt over faktiske kostnader knyttet til hvert enkelt ansvarsområde. - Kafeteria: Har et overskudd på kr. 149 000,-. Dette skyldes hovedsaklig lavere personalkostnader. - Internsalg: Viser et overskudd på kr. 650 000,-. I forhold til internsalg er det foretatt omstillinger vedrørende plukking av varer og effektivisering av varmmatproduksjon. - Hjemmeboende: Har et overskudd på kr. 271 000,-. Overskudd som følge av blant annet tiltak for mindre bruk av engangsutstyr jfr. miljøhensyn og gode avtaler for innkjøp av engangsutstyr. - Ekstern catering: Viser et overskudd på kr. 112 000,-. Økt aktivitet i forhold til tidligere og mer effektiv personalbruk. - Rådhuset politisk: Har et overskudd på kr. 28 000,-. I følge avtalen om leveranser her går dette i balanse. - Intern catering: Viser et overskudd på kr. 73 000,-. Overskudd her begrunnes i en mer bevisst bruk av personalressurser, både i forhold til produksjon og transport. Side 5 av 12
Tabell økonomi - totalt Side 6 av 12
Tabell pr. ansvar Side 7 av 12
2. Personale SYKEFRAVÆR 2. KVARTAL 2012 i % 2011 2012 1.kvartal 7,05 11,52 2.kvartal 7,87 8,16 Totalt sykefravær på 8,16 % for 2.kvartal 2012 fordeler seg slik: Sykemelding fra lege 84,7 % Egenmeldt fravær 15,3 % Andre permisjoner 1,0 dag Barns sykdom 3,0 dager Det er perioden avholdt lovpålagte dialogmøter med behandlende lege og bedriftshelsetjenesten. Utover lovpålagt oppfølging opprettholdes kontakt med langtidssykemeldte minst 1 gang pr. måned. Noen av disse er tilbake i full jobb og resten er gradert sykemeldt og på vei tilbake i full jobb. Foretaket gjennomfører tett oppfølging av den enkelte i sykmeldingsperioden i samarbeid med NAV, bedriftshelsetjenesten (Synergi Helse) og NAV Arbeidslivssenter. Tilrettelagt arbeid med gradert sykemelding for å få den sykemeldte tilbake i arbeid gjennomføres der dette er mulig. 2. kvartal 2012 Egenmeldt dager Sykemeldt < 16 dager Sykemeldt > 16 dager Sykemeldt > 8 uker Fravær % Kvinner 11,4 6,0 152,6 55,0 9,99 Menn 18,0 3,0 0,0 0,0 3,29 Sum 29,4 9,0 152,6 55,0 8,16 Sammenligning sykefravær 2011/2012: Side 8 av 12
Personalets gjennomsnittsalder ved foretaket er høyt, ca 50 år. Sammen med høy gjennomsnittsalder og lokalenes lite hensiktsmessige fysiske utforming kan dette også antas å være en medvirkende årsak til sykefravær blant de ansatte. Se for øvrig HMS rapporten. Det er utarbeidet handlingsplan for bedriftshelsetjenesten (Synergi Helse) sitt arbeid i foretaket. Handlingsplanen bygger på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (FOR 2009-09-10 nr 1173.) og omhandler blant annet å forebygge og forhindre påvirkninger i arbeidet som kan føre til arbeidsrelaterte skader, ulykker og sykdommer. I tillegg skal disse utføre lovpålagte helsekontroller og konsultasjoner. Arbeidere av Ikke-vestlig opprinnelse pr. 1. tertial 2012 Opprinnelse Årsverk % Ikke vest - europeisk 7,30 18,96 Vest - europeisk 30,47 74,59 Vakante stillinger med tilfeldige vikarer 0,73 1,90 (SSB s definisjon av ikke-vestlige innvandrere legges til grunn, dvs. personer fra Asia inkl. Tyrkia, Afrika, Mellom- og Sør-Amerika samt Øst-Europa.) 3. HMS helse, miljø, sikkerhet og balansert målstyring HMS. Personalet påvirkes negativt av byggets tekniske standard og utforming. Dette er fyldig beskrevet i tidligere rapporter. Drammen Eiendom KF utfører fortløpende nødvendige reparasjoner på de mest kritiske feil og mangler av byggteknisk art. Det er registrert 14 mindre saker i HMS permen. I tillegg har det vært noen større og mindre reparasjoner på utstyr i perioden. Den mest alvorlige var en elektrisk feil på en 400 liter kokegryte som førte til alvorlig feil på kokegryten og el - tavlen. Dette ble raskt reparert ettersom Drammen Eiendom KF og leverandør/reperatør av utstyret begge stilte på meget kort varsel. Feilen førte ikke til skader på personell eller forsinkelser i leveransene. Side 9 av 12
Personellskader Hittil i år har vi registrert følgende skader på personell: Dato Type skade Lokal behandling Behandlet på lege/legevakt Påfølgende sykemelding Tiltak 02.04.2012 Fall/bløtdelsskade Ingen Etter 2 uker Nei Ingen 16.04.2012 Brannskade Fjernet plagg med varm saus. Nedkjøling med vann Ja 3 dager Gjennomgang av plassering av bakker i varmeskap 21.05.2012 Kutt i finger Plaster/bandasje Ja Nei, annet arbeid tildelt Ingen nødvendige tiltak 19.06.2012 Støtskade i håndledd Nei Ja, etter hvert Nei Ingen nødvendig BMS Balansert målekart for Drammen kommune benyttes med noen utvidede punkter for eget foretak. Intern utdanning Alle ledere deltar i Drammen kommunes lederutviklingsprogram. 4. Mengdetall TOTALE TALL FOR FORETAKET 2.tertial 12 2.tertial 11 Totalt antall måltider 368 508 389 107 Totalt antall middager 125 990 134 827 Totalt antall middager pr. dag 1 033 1 108 Antall måltider pr. normert stilling pr. dag 79,1 79,7 Antall måltider og middager viser en nedgang. Dette skyldes annen og mer riktig telle- og beregningsmåte for leveranser til institusjonstjenesten. Andre leveranser er relativt stabile. Side 10 av 12
5. Internkontroll systemer IK - MAT for kjøkken og kafeteria IK - systemene er under kontinuerlig utvikling og revisjon. Svar på forrige kontroll fra Mattilsynet er sendt ihht. krav og nye rutiner er innført i perioden. Revisjon Ble i sin helhet revidert november 2010. Innhold som revideres fortløpende er opplysninger tilknyttet leverandør-, kunde- og personalinformasjon som er i stadig endring. Beredskap Beredskapsrutinen er revidert siste gang 12.01.2012 og kontrollert sist 12.01.2012 og er funnet i orden. Sjekkliste for kommunens nettsider Virksomhetsleder/daglig leder er ansvarlig for at nettsider med informasjon om virksomheten/ foretaket, dens tjenester og aktiviteter til enhver tid er oppdatert. Virksomheten/foretaket har en webansvarlig. 1. Virksomheten/foretaket har rutiner for kontinuerlig oppdatering og kvalitetssikring av informasjon på nettet, som et minimum 3 ganger årlig. 2. Informasjon om virksomhetens/foretakets tjenester er korrekt i henhold til gjeldende overordnede dokumenter (økonomiplan, serviceerklæring m.m.) 3. Informasjon om priser og gebyrer for virksomhetens/foretakets tjenester er korrekt. 4. Alle lenker på nettstedet til relevante søknadsskjemaer, nettsider og annet er korrekte. 5. All informasjon om virksomhetens/foretakets prosjekter og aktiviteter er oppdatert. 6. Kontaktinformasjon (adresser og telefonnumre) til virksomheten/foretaket/ansatte er korrekt 7. Alle navn og telefonnumre til virksomhetens/foretakets ansatte er oppdatert i kommunens interne telefonkatalog. Merk punkt 7: Gjøres jevnlig opp mot D-IKT og vil ha full gjennomgang opp mot det nye intranettsystemet Side 11 av 12
6. Nytt produksjonskjøkken for Drammen Kjøkken KF Eksisterende leieavtale mellom Drammen Eiendom KF og Drammen Kjøkken KF omfatter ca 1500 m2 fordelt mellom 2 etasjer i Landfalløya 80 A. Leieforholdet gjaldt til 31.12.2009 med opsjon på ytterligere 3 år. Fra leieavtalen er beskrevet følgende i pkt. 5. Lokalenes beskaffenhet: Som følge av kort leietid, planlegges ikke iverksatt større vedlikeholdstiltak. De senere år er det ikke budsjettert med investeringsmidler for foretaket. Det er ikke forsvarlig å investere i nytt utstyr med bakgrunn i lokalenes beskaffenhet. Gjenbruksverdien av utstyr som tas i bruk i nåværende bygg er begrenset. Ofte er det vanskelig å tilpasse grensesnittet på gammelt utstyr til ny teknologi som velges når et nybygg planlegges. Alderen på det meste av utstyret ved dagens kjøkken er nå på 15 år eller mer. Dette utgjør en driftsrisiko selv om utstyret vedlikeholdes og repareres i henhold til driftsrutinene. Samtidig er dette et faremoment i forhold til økte kostnader til drift og vedlikeholdsutgifter. Videre er det beskrevet i pkt 8. Offentlige krav og pålegg: Krav og pålegg fra offentlig myndighet som gjelder eiendommen og utløser investeringsbehov, som brann- og el - krav, er utleiers ansvar. Leietaker har ansvar for at virksomheten foregår i tråd med lover og forskrifter og dekker alle kostnader for å ivareta dette. Drammen Kjøkken KF har tatt initiativ og opprettet kontakt med Drammen Eiendom KF for å vurdere ulike alternativer når det gjelder fremtidig lokalisering av foretaket. Det er budsjettert 400 000,- kr. i prosjektmidler til dette formålet. Midlene disponeres av Drammen Eiendom KF. I tillegg er det etter 1.tertial 2012 avsatt kr. 10 mill til anskaffelse av tomt. Det er foreløpig ikke funnet tilgjengelig tomteareal som Drammen kommune besitter. Det er heller ikke planlagt kommunale byggeprosjekter som umiddelbart kan sees i sammenheng med etableringen av et nytt kjøkken. Det ble i februar 2012 søkt etter tilgjengelige tomter i naturlig geografisk område. 10 forslag til tomter er levert. Det står igjen 2-3 tomter som er aktuelle og utredes videre. Det er gjennomført arkitektkonkurranse av Drammen Eiendom KF som er til gjennomgang og vurdering i september. Avgjørelse er forventet tatt i midten av oktober. Hoveddokument for nytt sentralkjøkken er produsert og tar for seg : Økonomiske konsekvenser Bemanningsplaner Romplan og tekniske løsninger Drammen Eiendom KF har engasjert prosjektleder for å ivareta videre arbeid med prosjektet. Arbeidsfordelingen i prosjektet består nå av en prosjektgruppe og en styringsgruppe. Side 12 av 12