Lillesand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Lillesand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 01.06.2015 Møtested: Møteleder: Forfall: Medlem Til stede: Leder Medlem Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Rådhuset, møterom ved kantina Bjørn Melbye Ivar Fahsing Bjørn Melbye Alexander Iversen Kari Lise Svaleng Elen Mona Arentz Sæsbøe Ole Morten Kjendlie Alexander Etsy Jensen Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud Rådmann Jan Henning Windegaard (sak 20/15 og 26/15) Økonomisjef Espen Grimsland (sak 20/15 og 26/15) Utviklings- og Ramon Bermudez (sak 20/15 og 26/15) fagleder regnskap Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 20/15, 26/15, 19/15, 21/15-25/15. Lillesand, 01.06.15 Bjørn Melbye Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 19/15 15/567 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 27.04.2015 20/15 15/431 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 LILLESAND KOMMUNE 21/15 14/433 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING" 22/15 15/432 FORVALTNINGSREVISJON - SAKSBEHANDLING INNENFOR TEKNISK SEKTOR 23/15 15/435 INNSPILL TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 24/15 15/568 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 01.06.2015 25/15 15/569 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 01.06.2015 26/15 15/593 FINANSREGLEMENT - RULLERING 2015 Side 2 av 8
Sak nr. 19/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 27.04.2015 Protokollen fra møte 27.04.2015 godkjennes. Protokollen fra møte 27.04.2014 ble enstemmig godkjent. Protokollen fra møte 27.04.2015 godkjennes. Sak nr. 20/15 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 LILLESAND KOMMUNE Kontrollutvalgets uttalelse til Lillesand kommunes årsregnskap 2014: Kontrollutvalget har behandlet Lillesand kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret 2014. Lillesand kommunes årsregnskap viser kr 773.025.865 til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr 33.193.183. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse, med udisponert/udekket beløp på kr 0. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Lillesand kommune for 2014 og viser til revisors beretning av 15.04.2015. Kontrollutvalget er bekymret for innsparingstiltakene knyttet til administrasjon og konsekvensene av tiltakene. Uttalelsen sendes bystyret med kopi til formannskapet. Rådmann Jan Henning Windegaard og økonomisjef Espen Grimsland presenterte kommunens årsregnskap og årsrapport. I tillegg redegjorde de for 1. tertialrapport og da med særlig fokus på inndekning av regnskapsmessig merforbruk for 2014. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes redegjorde for revisors oppsummeringsbrev og revisjonsberetningen. Side 3 av 8
Uttalelsen sendes bystyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalgets leder fremmet slikt tilleggsforslag i møte: Kontrollutvalget er bekymret for innsparingstiltakene knyttet til administrasjon og konsekvensene av tiltakene. Innstillingen med tilleggsforslag fremsatt av leder enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets uttalelse til Lillesand kommunes årsregnskap 2014: Kontrollutvalget har behandlet Lillesand kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret 2014. Lillesand kommunes årsregnskap viser kr 773.025.865 til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr 33.193.183. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse, med udisponert/udekket beløp på kr 0. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Lillesand kommune for 2014 og slutter seg til revisors beretning av 15.04.2015. Uttalelsen sendes bystyret med kopi til formannskapet. Sak nr. 21/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING" Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Lillesand kommune», samt tilleggsnotat fra revisjonen til etterretning og oversender saken for endelig behandling i bystyret. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Lillesand kommune», samt tilleggsnotat fra revisjonen til etterretning. Bystyret ber rådmannen følge opp de anbefalte fokusområdene som revisjonen belyser i forvaltningsrevisjonsrapporten. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen 01.11.15 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Side 4 av 8
Sekretariatet redegjorde for behandlingen av saken i tjenesteutvalget. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Lillesand kommune», samt tilleggsnotat fra revisjonen til etterretning og oversender saken for endelig behandling i bystyret. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Lillesand kommune», samt tilleggsnotat fra revisjonen til etterretning. Bystyret ber rådmannen følge opp de anbefalte fokusområdene som revisjonen belyser i forvaltningsrevisjonsrapporten. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen 01.11.15 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Sak nr. 22/15 FORVALTNINGSREVISJON - SAKSBEHANDLING INNENFOR TEKNISK SEKTOR Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Saksbehandling innenfor teknisk sektor» godkjennes og legges til grunn for revisjonens arbeid med prosjektet. Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud redegjorde for prosjektplanen som ligger til grunn for prosjektet. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Saksbehandling innenfor teknisk sektor» godkjennes og legges til grunn for revisjonens arbeid med prosjektet. Sak nr. 23/15 INNSPILL TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Side 5 av 8
Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: Gjennomgang av kommunens næringseiendommer (Sørlandsparken Øst) Kommunens eierrolle Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: Struktur1 Felles barnevern for Birkenes og Lillesand kommuner Sekretæren redegjorde for bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget kom med følgende innspill til neste plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: Gjennomgang av kommunens næringseiendommer (Sørlandsparken Øst) Kommunens eierrolle Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: Struktur1 Felles barnevern for Birkenes og Lillesand kommuner Kontrollutvalgets innspill ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 24/15 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 01.06.2015 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om løpende regnskapsrevisjon. b. Pågående prosjekter Camilla N. Eriksrud kunne meddele at revisjonen ikke har kommet i gang med selskapskontrollen i BIVA AS. I den forbindelse gjorde kontrollutvalgets leder oppmerksom på at Biva AS og Avigo AS er i ferd med å fusjonere. Revisjonen fikk i oppdrag å sjekke om arbeidet med en fusjon mellom de to selskapene er et faktum. Dersom det er tilfelle er kontrollutvalgets vurdering at det ikke er hensiktsmessig å gjennomføre en selskapskontroll i BIVA AS da selskapet står ovenfor en fusjonsprosess. c. Sammenslåingsprosess mellom revisjonsenhetene i Aust-Agder Side 6 av 8
Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om den pågående sammenslåingsprosessen. Resultatet blir trolig at Aust-Agder fylkeskommune (fylkesrevisjonen) og Arendal Revisjonsdistrikt IKS blir en enhet. 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Søknad om permisjon/fritak for verv Kontrollutvalget (bystyresak 060/15) Sekretæren orienterte om utfallet av bystyrets behandling av Signe Ann Jørgensen (SV) sin søknad om permisjon/fritak for verv Kontrollutvalget. Elen Mona Arentz Sæsbøe (SV) er valgt som nytt fast medlem i plassen for Signe Ann Jørgensen (SV). Alexander Iversen (V) er valgt som ny nestleder i plassen for Signe Ann Jørgensen (SV). Saken tas til orientering. Sak nr. 25/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 01.06.2015 Vedtak i Lillesand kommune kontrollutvalget Saken tas til orientering. 1. Innkommen post Sekretæren redegjorde for innkommen post. 2. Neste møte 21.09.15 kl. 13:00 Neste møte avholdes i henhold til planen 21.09.15 kl. 13:00. 3. Eventuelt Sekretæren gjorde oppmerksom på at det vil bli sendt ut et skriv til alle eierkommunene i Temark v/rådmann, der formålet er å rette fokus på kontrollutvalget etter valget. Saken tas til orientering. Sak nr. 26/15 FINANSREGLEMENT - RULLERING 2015 Side 7 av 8
Kontrollutvalget tar rådmannens forslag til finansreglement til orientering. Økonomisjef Espen Grimsland redegjorde for endringsforslagene i forbindelse med rullering av finansreglement 2015. Kontrollutvalget tar rådmannens forslag til finansreglement til orientering. Side 8 av 8