Institusjonell plan for gjennomføring av medarbeiderundersøkelse 2015 (MU-15). godkjent i Høgskolens strategiske ledergruppe- Innhold 1. Innledning... 1 1.1 Målsetting... 1 1.2 Roller og ansvar... 1 2. Fasene i gjennomføringen av undersøkelsen... 2 2.1 Fase 1 Forberede og forankre... 2 2.2 Fase 2 Gjennomføre undersøkelsen... 4 2.3 Fase 3 Presentere resultatene.... 4 2.4 Fase 4 Utvikle tiltak og handlingsplan... 6 2.5 Fase 5 Iverksette tiltak... 7 2.6 Fase 6 Evaluere... 7 3. Ekstern bistand.... 7
1. Innledning Høgskolen gjennomførte i 2012 en medarbeiderundersøkelse (MU-12) blant alle ansatte. Det vil bli gjennomført ny undersøkelse i mars 2015 (MU-15). Erfaringer fra tidligere medarbeiderundersøkelser viser at oppfølgingsarbeidet er krevende. Arbeidsmiljøutvalgene har arbeidet med å beskrive tiltak som er gjennomført og prosesser som er igangsatt etter forrige undersøkelse. Verneombud og tillitsvalgte har uttrykt ønske om å styrke prosessene rundt oppfølgingsarbeidet på en slik måte at medarbeiderne kan oppleve at ting følges opp. Med denne institusjonelle planen ønsker vi å synliggjøre og tydeliggjøre viktige elementer både når det gjelder forberedelser, involvering og oppfølging av resultatene ved MU-15. 1.1 Målsetting MU-15 skal bidra til å gi bedre kunnskap om hva som er viktig for den enkeltes trivsel og motivasjon for å arbeide ved høgskolen. Den skal være et verktøy for å utvikle arbeidsmiljøet, både for å bevisstgjøre oss på det som er bra og vedlikeholde dette samt styrke områder hvor vi bør bli bedre. 1.2 Roller og ansvar HSL har et overordnet ansvar for gjennomføring av MU-15. Dekanen på hver avdeling har ansvar for å planlegge, koordinere, gjennomføre og følge opp på sin avdeling. Dekanene er også ansvarlig for at det foreligger en enhetlig og samlet dokumentasjon av oppfølgingsarbeidet ved alle enheter og for avdelingen samlet. Øvrige ledere har ansvar for å planlegge, koordinere, gjennomføre og følge opp innenfor sine institutt/enheter. Lederstøtte og prosessledere. Personal og organisasjonsseksjonen og bedriftshelsetjenesten (BHT) kan bistå som prosessledere og bidra med råd- og veiledning overfor ledere i oppfølgingsprosessene. Verneombud og tillitsvalgte skal involveres i alle faser av undersøkelsen. I tråd med AML 6-2 (1) skal verneombudet ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og i hht 6-2 (4) skal verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøutvalget. Avdelingenes planer for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen forankres i de lokale arbeidsmiljøutvalg. 1
2. Fasene i gjennomføringen av undersøkelsen 2.1 Fase 1 Forberede og forankre Informasjon Som et ledd i å forankre MU-15 bredt i organisasjonen og motivere for å delta, styrker vi arbeidet med å gi informasjon i forkant av undersøkelsen. Opplevelsen av oppfølging etter forrige undersøkelse er en viktig motivasjonsfaktor, både for å besvare på undersøkelsen og i oppfølgingsarbeidet i etterkant. Informasjonen til medarbeideren bør omfatte: Hva som faktisk er gjennomført av tiltak som en oppfølging av forrige medarbeiderundersøkelse. Målet med å gjennomføre undersøkelse Hvordan presentasjon av resultatene og oppfølging av disse er tenkt lagt opp. Framdriftsplan Forventninger til både lederes og medarbeideres deltakelse og involvering i oppfølgingsarbeidet. Hvor informasjon vil bli tilgjengelig (nettside) og hva som legges ut der. Forhold en bør ta hensyn til ved forberedelse. I forberedelsesfasen bør det gjøres en vurdering av hvorvidt det eksisterer spesielle utfordringer, f.eks pågående konflikter, planlagte eller gjennomførte omorganiseringer, andre relevante prosesser, språkbarrierer, manglende tilgang til PC osv, slik at dette kan tas hensyn til i forberedelse, gjennomføring eller oppfølging av undersøkelsen. Forankring hos lederne. Erfaringer fra forrige undersøkelse viser at det er behov for å forankre undersøkelsen bedre i ledergruppene på alle nivå, både for at lederne på forhånd er kjent med AVANT (verktøyet som brukes for å gjennomføre spørreundersøkelsen), hvilke områder som skal måles og at de får mulighet til å drøfte hvordan resultatene best skal presenteres og følges opp. Dekanene: Gjennomgå innholdet i undersøkelsen på ledermøte Lage plan for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen på avdeling og gjennomgå denne på ledermøte utarbeider presentasjon som dekanen kan benytte kan delta på møtene Forankring hos vernetjenesten og tillitsvalgte. Medvirkning av de ansattes representanter vurderes som en viktig suksessfaktor, og de bør involveres i prosessen, både i forkant av undersøkelsen og i oppfølgingsarbeidet. Planer for gjennomføring drøftes i HAMU/AMU og i møter mellom ledelsen og medbestemmelsesmøter på institusjons- og avdelingsnivå. 2
Dekanene: Gjennomgå innholdet i undersøkelsen og plan for gjennomføring og oppfølging med verneombud og tillitsvalgte, i AMU-møter eller gjerne i samme møte som med ledergruppa. Høgskoledirektøren: Gjennomgå innholdet i undersøkelsen og plan for gjennomføring og oppfølging på medbestemmelsesmøte. : utarbeider presentasjon som dekanen kan benytte kan delta på for eksempel AMU-møter der det er ønskelig Forankring hos medarbeiderne. God informasjon om undersøkelsen, hva som er iverksatt etter forrige undersøkelse, framdriftsplan med mer kan bidra til å motivere medarbeidere til å delta i undersøkelsen. Dekanene: Presentere plan for gjennomføring og oppfølging for medarbeiderne på personalmøter. : utarbeider presentasjon som dekanen kan benytte kan delta på møte for ledere som ønsker dette. Lederstøtte / materiell til bruk for lederne. Bedriftshelsetjenesten (BHT). I samarbeidsplanen mellom HH og BHT for 2015 settes det av en pott som kan brukes dersom ledergrupper og/eller enkeltledere ønsker bistand fra BHT i oppfølgingsarbeidet. Dersom ledergrupper eller enkeltledere ønsker bistand Materiell Følgende materiell vil være tilgjengelig for lederne i forberedelses- og oppfølgingsarbeidet: PP-presentasjoner Skjemaer for handlingsplaner Tips og råd til gjennomføring av oppfølgingsprosessene Dekanen: 3
Gjennomgå på ledermøte det som finnes av tilbud om lederstøtte og verktøy, og drøfter hva lederne synes er relevant og ønskelig å benytte. 2.2 Fase 2 Gjennomføre undersøkelsen Et par dager før spørreundersøkelsen starter sendes det ut e-post fra høgskoledirektøren til alle ansatte med informasjon om undersøkelsen. Spørreundersøkelsen sendes ut til medarbeiderne i en e-post som inneholder en unik lenke til spørreskjemaet som skal fylles ut av den enkelte ansatte. Spørreskjemaet vil bli holdt åpent for besvarelse i inntil to uker. I denne perioden vil det bli sendt opptil to påminnelser. Avdelingene vil bli oppdatert regelmessig på oppslutningen og kan vurdere tiltak for å rette oppmerksomheten mot undersøkelsen for å oppfordre medarbeiderne til å svare. : sørge for at alt det tekniske er lagt til rette for gjennomføringen sende oppdatering over svarprosent til avdelingene Dekanene og institutt-/administrative ledere: oppfordre medarbeiderne til å svare på undersøkelsen følge med på oppdatering over svarprosenten og vurdere tiltak for å rette oppmerksomheten mot undersøkelsen 2.3 Fase 3 Presentere resultatene. Høgskolenivå Når resultatene foreligger presenteres resultatene på høgskolenivå i et møte som tillitsvalgte, hovedtillitsvalgte, verneombud, hovedverneombud og ledere inviteres til å delta. Resultatene presenteres i form av en hovedrapport med analyser fra Rambøll AS. Resultatene drøftes i felles møte med HSL, HTV og HAMU for å identifisere om det skal iverksettes tiltak på institusjonsnivå. Personal- og organisasjonsdirektøren og høgskoledirektøren: Planlegge og gjennomføre møte med tillitsvalgte, hovedtillitsvalgte, verneombud, hovedverneombud og ledere der hovedrapporten på HH-nivå presenteres Drøfte resultatene på HH-nivå i felles møte med HSL, HTV og HAMU. Gjennomføre møte i et partssammensatt utvalg for å identifisere bevarings- /forbedringsområder og utvikle tiltak. 4
Avdelingsnivå Resultatene presenteres ledergruppene supplert med verneombud og tillitsvalgte for å gjennomgå resultatene og drøfte aktuelle problemstillinger. Dersom det er forhold som kan ha betydning for oppfølgingsarbeidet, må man tenke gjennom og avklare hvordan dette skal håndteres. Dekan/Høgskoledirektøren (HA): Gjennomføre ledermøte med deltakelse av verneombud og tillitsvalgte. Innholdet i møtet vil være å: o presentere avdelingsresultater med innledende analyser og sammenligning med forrige undersøkelse. o avklare hvordan presentasjonen på tilbakemeldingsmøtene (institutt-/enhets- /seksjonsmøter) skal foregå og hva som skal presenteres (for eksempel avklare hvordan verneombud og tillitsvalgte skal bidra i presentasjonene på institutt/enhet) o vurdere om det er forhold som kan ha betydning for tilbakemeldingsmøtet og avklare hvordan dette skal håndteres. Gjennomføre personalmøte med presentasjon av HH - og avdelingsresultater med sammenligning mot forrige undersøkelse. Det informeres om hvordan det skal arbeides videre med oppfølgingen. kan delta på møtene Tilbakemeldingsmøte (institutt-/enhets-/seksjonsmøte der resultatene presenteres) Tidspunkt for tilbakemeldingsmøtet bør være klart før undersøkelsen sendes ut, og framgå av avdelingenes planer for gjennomføring og oppfølging. For å få best utbytte av tilbakemeldingsmøtet bør både ledere og medarbeidere være godt forberedt. Før tilbakemeldingsmøtet får medarbeiderne tilsendt: rapporten for gjeldende institutt/enhet/seksjon en oversikt over de fem høyeste score, fem laveste score og de områder det har vært størst endring siden 2012. I tilbakemeldingsmøtet presenterer leder hovedfunnene i resultatene og sin tolkning av disse. Leder trekker fram de fem områder som ser ut til å være enhetens sterke sider og de fem områdene som leder har oppfattet at medarbeiderne mener det er behov for å styrke, og medarbeiderne blir invitert til refleksjon over disse. Medarbeiderne skal sammen med leder identifisere og prioritere noen få områder for bevaring/forbedring, og forslag til tiltak. Dersom en ikke kommer i havn med prioritering av tiltak, avtale prosessen videre framover og hvem som skal delta videre. 5
Institutt- /administrative ledere: Gjennomføre tilbakemeldingsmøte for enhetens medarbeidere, med deltakelse av verneombud og tillitsvalgte, for å presentere enhetens hovedfunn. kan delta på møtene 2.4 Fase 4 Utvikle tiltak og handlingsplan Tiltakene som en ønsker å gjennomføre på institutt-/enhetsnivå prioriteres og nedfelles i en handlingsplan, der aktiviteter, konkrete handlinger, ansvarlige personer og tidspunkt for gjennomføring beskrives. Ledelsen sikrer at handlingsplan utarbeides ved å etterspørre dette gjennom de ordinære lederlinjene. Det er utarbeidet en mal for handlingsplaner. Dersom det identifiseres tiltak som må løses på et høyere nivå enn innen instituttet/enheten, løftes dette til avdelingsnivå. Dersom det identifiseres tiltak som må løses på et høyere nivå enn avdelingen, løftes dette til høgskolenivå. Institutt-/enhetsledere: Utarbeide tiltak og handlingsplaner for enheten i samarbeid med medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte. Sørge for at institutt-/enhetsovergripende tiltak løftes til avdelingsnivå. Dekan/Høgskoledirektøren (HA): Etterspørre handlingsplaner i ledermøter Utarbeide institutt-/enhetsovergripende tiltak og handlingsplaner for avdelingen i samarbeid med ledergruppen, verneombud og tillitsvalgte. Sørge for at avdelingsovergripende tiltak løftes til høgskolenivå. Personal- og organisasjonsdirektøren og høgskoledirektøren: Etterspørre handlingsplaner i HSl Utarbeide tiltak og handlingsplaner på høgskolenivå i samarbeid med hovedarbeidsmiljøutvalget og hovedtillitsvalgte. kan delta på møter for å bidra i prosessene 6
2.5 Fase 5 Iverksette tiltak Når handlingsplanen er besluttet med tiltak, ansvarlige og frister iverksettes planen. Ledelsen følger opp at tiltakene blir gjennomført ved å etterspørre resultatene gjennom de ordinære lederlinjene. Ledelsen bør tydelig kommunisere de tiltakene som blir gjennomført og at disse er et resultat av MU -15. Ledere på sitt nivå: Sikre at tiltak iverksettes Presentere status i oppfølgingstiltakene på institutt-/enhetsmøter Dekan/Høgskoledirektøren (HA): Gjennomføre oppfølgingsmøte med AMU, tillitsvalgte og lederne med gjennomgang av handlingsplaner og status i oppfølgingsarbeidet. 2.6 Fase 6 Evaluere Evalueringen dokumenteres. Dokumentasjon samles og systematiseres for bruk i høgskolens samlede evaluering og forberedelse til gjennomføring av neste medarbeiderundersøkelse. Ansvarlig Dekan/Høgskoledirektøren (HA): Utarbeide samlet rapport over hva som er gjennomført på institutt-, enhets- og avdelingsnivå/ha. Rapporten drøftes i AMU og med tillitsvalgte, og deretter presenteres på personalmøte. Personal- og organisasjonsdirektør/høgskoledirektør: Utarbeide evalueringsrapport for tiltak gjennomført på høgskolenivå. Rapporten legges fram for hovedtillitsvalgte og HAMU 3. Ekstern bistand. AVANT er utviklet av konsulentfirmaet Rambøll AS på vegne av DIFI. Rambølls kommenterte hovedrapport og presentasjon av denne for HSL var svært nyttig og det anbefales at det bestilles tilsvarende for kommende gjennomføring. Ansvarlig. Personal- og organisasjonsdirektør/høgskoledirektør: Innkaller til og gjennomfører et utvidet lederforum med deltakelse av verneombud, hovedtillitsvalgte og tillitsvalgte der Rambøll presenterer rapport med hovedfunn på HH-nivå. 7