Bilag 1 - Kravspesifikasjon 1.0 Innledning Messer Sjøfartsdirektoratet deltar jevnlig på messer i ulike sammenhenger hvor det er viktig at vi deltar. Sjøfartsdirektoratet ønsker en leverandør som både kan bistå oss med ide/konsept for stand og leveranse av selve standutstyret i forbindelse med messer eller andre utstillinger. Sjøfartsdirektoratet deltar jevnlig på følgende messer, som normalt avholdes på følgende tidspunkt og varighet: Bergen Dra til Sjøs uke 7, 4 dager Lillestrøm Sjøen for alle uke 12, 10 dager Haugesund Båtmesse uke 14, 3 dager Ålesund Båtmesse uke 14, 3 dager Sandvika Båter i sjøen, uke 35, 4 dager Kabelvåg Lofotfishing uke 14/15, 3 dager (2.hvert år) Trondheim Norfishing uke 35, 4 dager (2.hvert år de årene det ikke er Lofotfishing) Lillestrøm Norshipping uke 21, 5 dager (2.hvert år) Det understrekes at det også vil kunne være aktuelt at Sjøfartsdirektoratet deltar på andre messer /andre lokasjoner i Norge og i utlandet. Profileringsartikler Sjøfartsdirektoratet ønsker å være en tydelig og profesjonell aktør og i den forbindelse ønsker vi en leverandør som kan tilby oss profileringsartikler. Sjøfartsdirektoratet benytter profileringsartikler i sammenheng med for eksempel kunderelasjoner, messer, konferanser, møter, ansatte, gaver og for øvrig i ulike andre sammenhenger. Sjøfartsdirektoratet benytter profileringsartikler i mange sammenhenger og det er derfor ikke lett å angi, hvilke produkter som vi i fremtiden vil kunne få behov for og antall. Sjøfartsdirektoratet har imidlertid i år 2010 brukt ca. kr.750 000 på forskjellige profileringsartikler og standutstyr.
Artiklene som det skal gis pris på er basert på hva som tenkt benyttet ved en utstilling og mulige profileringsartikler i avtaleperioden. Prisene som leverandørene oppgir vil bli brukt i evalueringen og vil være forpliktende for de produkter som blir bestilt realisert. Det vil imidlertid kunne oppstå behov utover de etterspurte artiklene. Leverandøren må derfor være behjelpelig med å skaffe et bredt utvalg av andre typer materiell. I tilbudet skal det inntas en beskrivelse av varesortimentet gjennom en produktkatalog eller lignende som kan leveres, men som ikke er med i listene. Om avtalen Sjøfartsdirektoratet ønsker å inngå kontrakt med en leverandør om bistand til idé til stand og leie/kjøp av standutstyr til lokasjoner i Norge, samt kjøp av profileringsartikler. Avtalen vil også gjelde ved kjøp av andre profileringsartikler enn de som er eksplisitt nevnt, samt bistand og leie / kjøp av standutstyr til andre messer i Norge enn de som er eksplisitt nevnt. Antall messer vil kunne endres slik at noen vil kunne falle bort mens andre vil komme til. Prisene ved kjøp av andre produkter og ved eventuelle andre endringer skal likevel ta utgangspunkt i tilbudte priser og kvalitet. I tillegg ønsker Sjøfartsdirektoratet opsjon på bistand og leie av standutstyr i utlandet. Valgt leverandør må bruke Sjøfartsdirektoratets profileringshåndbok og logoer ved avrop på avtalen. Gjeldende profileringshåndbok er inntatt i bilag 1-1, men leverandørene må ta høyde for at det vil komme en ny profileringshåndbok i forbindelse med sammenslåingen med Skipsregistrene 1.1.2012. Sjøfartsdirektoratet må kunne hente ut design og trykket materiell vederlagsfritt fra leverandøren i redigerbar form. 2.0 Ide og konsept til stand Sjøfartsdirektoratet ønsker en profesjonell leverandør som kan levere gode ideer og konsept til stander. Leverandør skal derfor i bilag 2 beskrive ide og konsept til en stand på 3x9 m med minimum følgende innhold: hvite vegger på tre sider, låsbart rom Filtteppe på gulvet spotlight inkl. rigg videokanon med hylle hvor kanonen kan stå, den skal monteres oppe i taket Informasjonsdisk med skyvedør brosjyrehylle
skøyteledning og padde I denne beskrivelsen skal alle messeprodukter beskrives, og standen samt produktene skal bildeillustreres. Standen skal være i henhold til Sjøfartsdirektoratets profileringshåndbok. I tillegg står leverandør fritt til å legge til nye utstillingsprodukter til overnevnte liste. Leverandør skal oppgi timepris for bistand med å utvikle stand med innhold og utforming samt antall medgåtte timer for utarbeiding av ide og konsept for nevnte stand i tabell 1 i bilag 3. Timeprisen skal være inklusiv merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter. 3.0 Leie av standardstand på faste lokasjoner Sjøfartsdirektoratet ønsker tilbud på leie av standardstand inklusiv montering/demontering og alle utgifter forbundet med frakt av stand til og fra lokasjon. En standardstand skal minimum inneholde følgende: hvite vegger på tre sider, låsbart rom filtteppe på gulvet spotlight inkl. rigg videokanon med hylle hvor kanonen kan stå, den skal monteres oppe i taket Informasjonsdisk med skyvedør brosjyrehylle skøyteledning og padde 2 ståbord og 4 barkrakker Elementene som inngår i standen skal være av god kvalitet og ikke ha synlige slitasjemerker og funksjonsslitasje.
Vi gjør oppmerksom på at prisene skal oppgis fritt levert avtalt messe / lokasjon. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter. Standen skal være ferdig oppsatt og klar til bruk maksimalt 3 timer før åpning av utstillingen. Likevel vil det være ulike riggetider for den enkelte utstilling og leverandør må ta hensyn til disse ved montering. Leverandørene skal fylle ut og prissette alle priselementer i tabell 2 som fremkommer i bilag 3. 4.0 Leie av ekstra utstyr til stand Sjøfartsdirektoratet ønsker tilbud på leie pr. døgn av ekstra utstyr til stand (utover standard stand) inklusiv montering/demontering. Ekstrautstyret til stand skal være av god kvalitet og ikke ha synlige slitasjemerker og funksjonsslitasje. Det tilbudte ekstrautstyret skal beskrives og bildeillustreres i farger i en varekatalog og vedlegges bilag 2. Produktene i varekatalog skal samsvare med de som det gis pris på. Leiepris for ekstrautstyret inklusiv merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter skal oppgis i bilag 3 tabell 3. 5.0 Kjøp av stand utstyr Sjøfartsdirektoratet ønsker tilbud på kjøp av standutstyr inklusiv frakt til avtalt lokasjon. I tillegg ønskes opsjon på montering / demontering av utstyret på messe samt opsjon på lagring av utstyret hos leverandøren. Sjøfartsdirektoratet ønsker en god kvalitet på standutstyr som skal kjøpes. De tilbudte produkter skal bildeillustreres i farger og, dersom det vedlegges varekatalog, skal produktene samsvare med de som det gis pris på i vedlegg til bilag 2. Kvaliteten på produktene skal for øvrig være av en slik kvalitet at de har god fargestyring. Profilfargene som Sjøfartsdirektoratet bruker må videre ikke avvike på like produkter og det må ikke være misspass på trykte plater, plakater, messevegg, jf. profileringshåndboka og logoer (bilag 1-1). Vi gjør oppmerksom på at prisene skal oppgis fritt levert Sjøfartsdirektoratet i Haugesund eller direkte til annen mottaker etter avtale. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift, frakt og eventuelle andre utgifter, herunder også offentlige avgifter. Leverandøren bes fylle sine priser inn i tabell 4 i bilag 2.
Leverandøren bes også oppgi leveringstid i antall dager (tid i dager fra bestilling er mottatt av leverandøren til levert produkt) i tabell 4 som fremkommer i bilag 2. 6.0 Messedeltakelse i utlandet -opsjon Sjøfartsdirektoratet deltar også annen hvert år på messe i Posidonia (Aten, Hellas), neste gang sommeren 2012. Vi ønsker opsjon på et pristilbud på leie av en standard stand 3x4 m som beskrevet i kapittel 3.0 for en periode på 5 dager. Det kan komme andre messelokaliteter i utlandet i tillegg til Posidonia. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter i Norge eller i utlandet. Leverandøren bes oppgi leveringstid i antall kalenderdager (hvor mange dager før messen må leverandøren ha mottatt siste bestilling av stand og utstyr for å kunne levere ferdig montert stand) i tabell 5 i bilag 3. Leverandørene bes fylle inn pris og leveringstid inn i tabell 5 i bilag 3. 7.0 Kjøp av profileringsartikler Sjøfartsdirektoratet ønsker tilbud på profileringsartikler av god kvalitet til en fornuftig pris. Artiklene må ha en slik kvalitet at de har god fargestyring. Profilfargene som Sjøfartsdirektoratet bruker må ikke avvike på trykk. Fargene må være jevne på alle artikler, der samme farge er benyttet. Det må være vaskekte trykk på klær og øvrige produkter som må kunne vaskes, som for eksempel termos og kopper, skal tåle vann og oppvaskmaskin. Det skal være lysekte trykk på flagg og broderi skal ha kvalitet med minimum 6000 sting. Klær skal kunne tilbys i størrelsen XS-XXL. Leverandørene må for øvrig kunne bruke og alle artiklene skal tilfredsstille Sjøfartsdirektoratets profileringshåndbok og logoer ved avrop på avtalen.
Vi gjør samtidig oppmerksom på at Sjøfartsdirektoratet benytter profileringsartikler i mange sammenhenger. Det er derfor ikke lett å angi alle artikler som vi i fremtiden vil kunne få behov for og antall. Sjøfartsdirektoratet tar forbehold om at nye artikler kan komme til og andre kan falle fra. Listen i bilag 3 gir dog et så korrekt bilde av mulige profileringsartikler som tenkes å bli benyttet i avtaleperioden. I året 2010 kjøpte vi ulike profileringsartikler for ca. kr 450 000. Leverandørene skal gi pris på de etterspurte artiklene i bilag 3 tabell 6. Prisene skal oppgis fritt levert Sjøfartsdirektoratet i Haugesund eller direkte til annen mottaker etter avtale. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter. Oppgitte priser er forpliktende for de artiklene som blir bestilt/realisert. Leverandørene bes også oppgi leveringstid i antall dager (tid i dager fra bestilling er mottatt av leverandøren til levering finner sted) i bilag 2 - tabell 6. Fyll ut alle felter i bilag 3 tabell 6 bortsett fra de feltene som er grå. Leverandørene skal beskrive kvaliteten på de etterspurte artiklene i henhold til konkurransegrunnlaget punkt 3.17.2 i løsningsbeskrivelsen i bilag 2. 8.0 Vareprøver Vi ber om å få vareprøver slik at vi kan bedømme kvaliteten på artiklene. Hvilke artikler det skal leveres vareprøver på fremgår nedenfor. Det gjøres oppmerksom på at vareprøver ikke returneres med mindre det blir bedt om dette særskilt. Det må leveres både vareprøve og gis henvisning til produktkatalog med sidetall/varenr. Vareprøvene skal samsvare med de artikler som det gis tilbud på i prisskjema. Trykket og broderingen som vareprøvene illustrer skal være av den kvalitet som tilbys Sjøfartsdirektoratet. Vi ber om å få tilsendt vareprøver på følgende: kulepenner m trykk flagg m trykk krus m trykk t-shirt m trykk
nøkkelring m trykk nøkkelsnor m trykk sekk m brodering bag m brodering fleecejakke m brodering termos og kopp m trykk multiverktøy m trykk Dropsprøver og karameller Saksnummer: 201110982