VEDLEGG 1 Kravspesifikasjon

Transkript

1 VEDLEGG 1 Kravspesifikasjon Hovedformål Designe, bygge, tilrettelegge for utstillerne og demontere en norsk paviljong til SPE Offshore Europe, Aberdeen, september Målet for paviljongen er å fremme Norge og norske bedrifter. SPE Offshore Europe er en av verdens viktigste møteplasser for olje og gassnæringen. Messen er internasjonal og en viktig møte- og salgsarena for norske bedrifter. Innovasjon Norge har prosjektlederansvaret for å tilrettelegge den nasjonale paviljongen på messen. Norske bedrifter deltar for å promotere sine produkter og bedriften for et fagpublikum. Tilbudet skal være en komplett løsning, og Innovasjon Norge vil ikke bli belastet for eventuelle mangler. Utforming av paviljongen Paviljongen er 279 kvm fordelt på 5 utstillerblokker. Disse blokkene kan ikke endres i størrelse eller utforming. I tillegg er det behov for ca kvm avsatt til kjøkken/lounge/restaurant i en 2 etg. Paviljongen har normalt rundt utstillere. Endelig utstillerliste er forventet å foreligge innen 31. mars Den enkelte bedriftsstand kan potensielt variere i størrelse fra 4 kvm-25 kvm ut i fra behov. Historisk sett ligger de fleste på +/- 10 kvm. Den endelige fordelingen gjøres på et senere tidspunkt når paviljongen er tilnærmet fullbooket. Tid og sted SPE Offshore Europe blir arrangert September 2015 i Aberdeen, UK. Venueadresse: AECC (Aberdeen Exhibition & Conference Centre) Exhibition Avenue Bridge of Don Aberdeen AB23 8BL Åpningstider: Tirsdag 8. September 2015: Onsdag 9. September 2015: Torsdag 10. September 2015: Fredag 11. September 2015: Eksakte tider med tanke på opprigging vil bli oppgitt når informasjon fra arrangør foreligger. Det forventes ferdigstillelse som følger

2 Søndag/mandag 6.-7 september: Utstillerne kommer med materiell og egen dekor Mandag 7. september kl. 16: Paviljongen ferdig Tirsdag 8. september: Messen åpner Paviljongen skal inneholde følgende elementer: 1) Generelt Paviljongen skal ha en innovativ innramming hvor hovedformålet om å fremme Norge og norske bedrifter tydelig fremgår Gjennomgående og helhetlig bruk av Norgesprofilen ( Det bør også inngå et profilelement fra Norgesprofilen i skillet mellom hver bedriftsstand Banner/profilering i taket/i høyden for tydelig markering av paviljongen Gulv med teppe og/eller parkett eller belegg Malte vegger (hvit eller lys grå), ca. 2,5 m høye. Veggene må tåle oppheng for skjermer og klargjøres for individuelle dekorasjoner fra de enkelte utstillerne Generell god lyssetting over hele paviljongen samt 1 halogen spotlight per løpemeter vegg. Spotlightene må være av en type som ikke sjenerer dekorasjoner eller tar oppmerksomhet Alle elektriske installasjoner, fremføringer ol. Lager for utstillerne, ca. 10 kvm med hylleløsninger Et lite infoområde/innovasjon Norge stand med Informasjonsdisk med stol for paviljongen og med Innovasjon Norge sin logo på forsiden. Låsbart skap/oppbevaring for brosjyrer og annet materiell i disken og dobbel stikkontakt Søppelbøtter i fellesområdene Trådløst nettverk Engelsk språkbruk 2) Enkeltstands for utstillere I grunnpakken til hver stand skal det minimum være Teppe/parkett/gulvbelegg Lys 1 halogen spot per løpemeter vegg. Bilde av spotter som er forventet brukt, må vedlegges Dobbel stikkontakt for elektrisk uttak, 1 stk. for stands under 20 kvm, 2 stk. for stands over 20 kvm Møbler:

3 < 9 kvm: 2 stoler, 1 bord 9-14 kvm: 3 stoler, 1 bord >14 kvm: 4 stoler, 1 bord Liten disk med låsbart skap 1 Brosjyrestativ Firmalogo og firmanavn Søppelkurv Norgesprofilen markert mellom standene 3) Restaurant/Lounge i 2. etg, brukes av ca personer pr dag, ca. 30 sitteplasser Loungen må plasseres over midtblokken (3B20) på høyre side og kan ikke overstige mer enn 50 % av arealet under (basert på tekniske krav fra messearrangør) Bord og stoler, ca. 30 sitteplasser, kan være en kombinasjon av runde firemannsbord, barbenker etc. Bæreevnen på 2 etg må være i overensstemmelse med gjeldende regler på messen Teppe på gulv Kjøkken med låsbar dør med vegghyller, arbeidsbenk min 2 m lang og 60 cm dyp med lagringsplass under, oppvaskkum med varmt og kaldt vann, avløp, 2 stk. store kjøleskap, vannkoker, søppeldunker med lokk og søppelposer, 3 doble stikkontakter. 24 timers strøm. Solid serveringsdisk minimum 2 meter lang, min 60 cm dyp, med hyller under Stikkontakter for vanndispenser Veggdekorasjoner på veggene rundt kjøkkenet 4 små søppelbøtter Stort kaffebord for selvbetjening med hyller under Grønne planter / dekorasjon av Loungeområdet Krav til koordinator fra standdesigner/-bygger: Skal sende ut teknisk informasjon, skisser av paviljongen og den enkelte utstillers stand Følge opp alle utstillere med påminnelser om tidsfrister Skal innhente nødvendige underlagsfiler fra utstillerne (logo, korrekt bruk av firmanavn) og bearbeide disse Håndtere alt som har med frakt av byggegods tilknyttet paviljongen inn og ut av hallene Samarbeide/koordinere standbyggere for utstillernes stander Være fleksibel på standtekniske løsninger og være serviceorientert overfor utstillere og prosjektleder hos Innovasjon Norge Beherske både norsk og engelsk språk Må tåle stress og stor arbeidspress/belastning Må være tilstede under oppbygging av paviljongen og ved åpningen av messen

4 Tilleggsytelser før/under arrangementet til utstillerne Standkontraktor skal i forkant av arrangementet gi utstillerne anledning til å bestille ekstrautstyr til standene. Det kan være ekstra stikkontakter, større strømtilgang, ekstra møbler, skjermer, brosjyrestativ, ekstra kapasitet på internett-tilkobling, kjøp/leie av planter/blomster osv. Standkontraktor er ansvarlig for å utarbeide informasjon og bestillingsskjema som sendes direkte til utstillerne. Det må tydelig fremkomme i teknisk informasjon til utstillerne hva som er inkludert og hva som kan bestilles som ekstrautstyr/ekstratjenester. Standkontraktor fakturer utstillerne direkte for ekstrabestillingene Standkontraktor kan tilby utstillerne veggdekorasjoner, spesialdesign av hele utstillerstanden, mv. Disse oppdragene må ikke gå på bekostning av arbeidet med paviljongen. Andre faktorer som skal inkluderes i tilbudet Full rengjøring av paviljongen før åpning Ansvar for å bestille generell rengjøring av paviljongen under messen Samarbeid med øvrige leverandører til paviljongen, f.eks. bistand til å ta imot utstillergods under oppbygging, hjelpe til med å få på plass gods for Innovasjon Norge Innhenting av tilbud, tillatelser og godkjenninger for bygging av paviljongen Tilstrekkelig med personell som fysisk vil være tilstede de to siste riggedagene før åpning (fredag og lørdag) og åpningsdagen for å hjelpe utstillerne på plass Fysisk tilstedeværelse under hele messen av person som kan utføre reparasjoner /yte service på en slik måte at problemer løses raskt Støvsuger tilpasset spenning på paviljongen Tilbudet skal omfatte Idéutforming, design, tekniske tegninger, produksjon av underlagsfiler, produksjon av paviljongen, bygging av paviljongen, montering av AV-utstyr inkludert i tilbudet, demontering og rydding av paviljongen. Alle fasiliteter og teknisk utstyr som naturlig hører med til en paviljong (strøm, fremføring av strøm, oppheng, trosser mv, skjermer, møbler, renhold, søppeltømming, vanntilførsel, ledninger, dekorbilder mv.) selv om de ikke alt er spesifisert i detalj i kravspesifikasjonen. Møter, løpende kontakt med prosjektleder og bedrifter, egne reise- og oppholdsutgifter. Innhenting av underlag fra deltakerne (logo, filer mv). Leverandør må på forhånd sette seg inn de regler og retningslinjer som gjelder for messen og det landet/staten paviljongen bygges i.

5 Transportkostnader for utstyret som følger standen (ikke utstillergods). Standbygger kan gi tilbud på tillegg til det som omfattet av denne anbudsforespørselen. Det må klart fremgå hva som er inkludert i tilbudet og hva som ikke er inkludert. Standbygger inngår i et team ledet av prosjektleder i Innovasjon Norge. Det forventes et nært samarbeid med prosjektleder og stor fleksibilitet i forhold til problemløsning og tilpasninger underveis. Standbygger må opptre profesjonelt overfor kunder og samråde seg med prosjektleder i kundedialogen overfor utstillerne. Det forutsettes at standbygger har bygget store fellesstands i utlandet tidligere.