Kommunikasjonsstrategi og medvirkningsprosess

Kommunikasjonsstrategi og medvirkningsprosess

1. Innledning Ringerikstinget besluttet 26. november 2014 følgende: 1. Kommunene Hole, Jevnaker og Ringerike går åpent inn i utredningsarbeidet for eventuelt å skape en ny kommune. 2. Det utarbeides felles verdigrunnlag og prinsipper som skal legges til grunn i den videre prosessen. 3. Ringerikstinget anmoder rådmennene om å utarbeide likelydende saksframlegg til behandling i de tre kommunestyrene i februar i samsvar med de forslag rådmennene har skissert i saksframlegget og ovenstående punkt 1 og 2. Herunder lages en felles informasjonsstrategi og medvirkningsprosess. Jevnaker og Ringerike arbeidet videre ut fra oppdraget fra Ringerikstinget, etter at Hole besluttet ikke å delta i utredningsprosessen. Kommunikasjonsstrategien er utarbeidet på grunnlag av pkt.3 i vedtaket. I etterkant har Hole kommune fattet følgende vedtak den 21.12.2015: 1. Hole kommune avslutter samarbeidet med kommunene i sør. 2. a) Hole kommune slutter seg til Ringerike og Jevnakers utredningsprogram, og ny omforent fremdriftsplan fra 2016. b) Det oppnevnes to politiske representanter til arbeidsgruppen Demokrati. Valgkomiteen oppnevner disse. c) Ordfører deltar i Styringsgruppen. 3. Kommunereformutvalgets/ formannskapets evaluering av om Hole kan bestå som egen kommune ferdigstilles innen kommunestyrets møte 25.4. 2016. 2. Mål/hensikt a) Kommunikasjonsstrategien skal sikre at innbyggerne kan gjøre seg opp en mening og delta i samfunnsdebatten basert på fakta, entusiasme og innsikt. b) Hensikten med kommunikasjonsstrategien er videre å sikre at alle involverte parter har en felles forståelse for de kommunikasjonsutfordringene som vi står ovenfor i prosessen, og at alle har et bevisst forhold til hvordan vi møter disse. c) Hensikten er også å forankre betydningen av å informere om prosessen og kommunisere med målgruppene i kommunene. Uansett hvilket resultat som kommer ut av prosessen skal alle oppleve prosessen som åpen og inkluderende, i tillegg til at de skal ha opplevd muligheter for medvirkning. 3. Verdigrunnlag Følgende verdier skal legges til grunn for arbeidet og disse skal også gjenspeiles i all kommunikasjon og informasjon fra kommunene i prosessen. 1. Gjensidig respekt for hverandres ståsted og synspunkter og for de ulike boområdene i kommunene. 2. Likeverdighet. Det er forskjell på å være størst og det å være stor. Alle må oppleve at de enkelte kommunene er av like stor verdi i reformprosessen, og at alle er villige til å lytte til hverandre. 2

3. Stedsidentitet videreføres. Grunnleggende og viktige offentlig institusjoner innen ulike tjenesteområder skal opprettholdes. Lokale kommunesentra og næringsområder skal utvikles videre. 4. Sammen om utvikling av ny kommune. Det er viktig at vi skal arbeide for en positiv samfunnsutvikling som kan bidra til minst like gode tjenester som i dag, at sammenslåing av kommunene gir økt handlingsrom, større påvirkningskraft og at lokaldemokratiet styrkes. 5. Forsvarlig og rettferdig omstilling. Dette innebærer at det skal være kontinuitet i tjenesteleveranser til innbyggerne, medvirkning og trygghet for våre ansatte, aktiv innbyggerdialog og åpenhet i forholdet til media og nabokommuner. 4. Utfordringer Balanse Ringerike, Jevnaker og Hole er likeverdige parter i prosessen. Kommunikasjonsmessig er det en fare for at folk oppfatter det som at én av kommunene tar mer plass i prosjektet enn den andre. Dette kan gi en negativ innstilling til hele prosessen. Formidle tilstrekkelig med fakta Spørsmålet om etablering av en ny kommune vil kunne vekke sterke følelser i noen målgrupper. Gjennom utredningene sitter kommunen med førstehåndskjennskap til de ferskeste faktaene. Får vi ikke formidlet fakta, øker sannsynligheten for at folk gjør seg opp en mening kun basert på følelser og i verste fall feilinformasjon. Gjøre kompliserte utredninger forståelig Utredninger kan være komplekse og vanskelig tilgjengelige. I tillegg til å gjøre de tilgjengelige på nettet er det også viktig å formidle konklusjonene enkelt, engasjerende og på en slik måte at debatten handler om fordelene og ulempene ved en evt. etableringen av en ny kommune. Ressursbruk For å lykkes med kommunikasjon, er det viktig å fokusere like mye på gjennomføring og oppfølging av tiltaket, som på planlegging og igangsetting. Det krever at det settes av nok ressurser til dette i hele prosessen. Flere parallelle utredninger og prosesser gir et komplisert budskap Det er vanskelig å kommunisere helheten med mange delprosjekter og prosesser. Begrepet «kommunestrukturutredning» er tungt, vanskelig og kan være fremmedgjørende i seg selv. Begreper kan begrense Det er behov for å ha en bevissthet omkring ordbruk og begreper. I en prosess som handler om å utrede mulighetene for en ny kommune, kan for eksempel ord som «sammenslåing» bidra til å begrense og innskrenke. Identitetsoppfatningen hos innbyggerne utfordres Hva betyr en etablering av en ny kommune for mitt lokalmiljø? Emosjonelle faktorer blir dominerende, og det blir vanskelig forholde seg til fakta. Svakt engasjement blant innbyggerne Hvordan engasjere innbyggerne tas opp i tiltaksplanen. 3

5. Kommunikasjonsmål Hva ønsker vi å oppnå når vi kommuniserer om prosessen? Gi fakta, åpenhet og trygghet til innbyggerne Bidra til godt omdømme for kommunene og den fremtidige løsningen Ivareta å utvikle lokaldemokratiet Skape god dialog mellom innbyggere og politikere Sikre en strukturert og profesjonell kommunikasjonsprosess overfor alle målgrupper Ivareta verdigrunnlaget og vedtaket fra Ringerikstinget 6. Målgrupper Behovet for informasjon vil blant annet avhenge av hvilken livsfase innbyggeren er i. Ulike målgrupper vil kreve ulike virkemidler og kanaler. En innbygger kan spørre seg om «Hva betyr en ny kommune for de tjenestene jeg mottar?». En kommuneansatt vil vite hvordan vil dette innvirke på arbeidshverdagen, mens en politiker kan lure på hva en ny kommune vil innebære for demokratiet og for rollen som politiker. Valg av budskap må tilpasses målgruppene og treffe målgruppene på de arenaer målgruppene er. Dette kan være alt fra Facebook og internettsider til folkemøter og avisartikler. For å nå kommunikasjonsmålet må det i tillegg til god faktainformasjon, også legges stor vekt på reell medvirkning. Dette handler om å lage gode møteplasser for dialog, debatt og faktabasert kommunikasjon både for innbyggere og ansatte. Noen av de viktigste målgruppene er: Innbyggerne i de tre kommunene generelt Spesielle målgrupper blant innbyggerne kan være o Barnefamilier o Ungdommer Ansatte i de tre kommunene Media Politikere Næringsliv Frivillige organisasjoner/lag og foreninger 7. Prinsipper for kommunikasjon Vi vil legge vekt på følgende prinsipper når vi kommuniserer om prosessen. Dette er prinsipper som også er i tråd med den statlige kommunikasjonspolitikken: Åpenhet a) Det skal legges til rette for en åpen og opplyst samfunnsdebatt. b) Det skal være god dialog med media og det skal sikres innsyn for både media og innbyggerne. Medvirkning a. Det skal legges til rette for innbyggernes medvirkning og medinnflytelse. 4

b. Vi skal aktivt dele informasjon og det skal opprettes fysiske og elektroniske arenaer slik at innbyggerne får gode mulighet til å fremme sine synspunkter. Inkludering a) Vi skal anstrenge oss for å nå alle berørte parter med relevant informasjon ved å tilpasse informasjon og kommunikasjon best mulig til alle målgruppene. Aktiv a) Vi skal aktivt, raskt og til riktig tid gi korrekt og aktuell informasjon. Vi skal aktivt sørge for at informasjonen deles eller legge til rette for at den kan deles. 8. Kanaler Fakta fra utredningene må formidles på en åpen og inkluderende måte. Informasjonen skal være åpen og tilgjengelig på nett, men må også komme helt frem i postkassen til innbyggeren. Informasjonen må være planlagt og komme ut regelmessig. Skal informasjonen være inkluderende, må den være formidlet på en måte som gjør at målgruppene skjønner den. Konkret vil vi anbefale at det jobbes med å ta i bruk og etablere følgende kanaler for å nå målgruppene: Nettsider Det etableres en felles nettside som knyttes opp fra kommunenes offisielle nettsider. Siden brukes til nyheter, informasjon, lenker og utredninger. Informasjonen er dermed identisk for kommunene, og er en viktig kanal for å nå ut eksternt, men også overfor ansatte. Facebook og sosiale medier Sosiale media egner seg godt som debattarena og med sin uformelle og umiddelbare form vil den trolig treffe en del målgrupper lettere enn for eksempel et folkemøte. En god og levende kanal i sosiale media krever daglig oppfølging. Innbyggeravis/skriv/brosjyre Det bør produseres informasjonsskriv/brosjyrer som distribueres hjem til innbyggerne. Dette skal bidra til at alle får informasjon om at prosessen har startet, hva som skal skje og hvordan de kan finne informasjon og medvirke underveis. Når det nærmer seg større og viktige milepæler må det også informeres om dette. Folkemøter og temamøter Det bør arrangeres folkemøter og temamøter på ulike steder og i ulike formater for å komme i kontakt med innbyggerne. Det må legges opp til en reell innflytelse og informasjon om fakta på slike arenaer. Erfaringsvis vil åpne folkemøter tiltrekke seg folk i den godt voksne delen av befolkningen. Derfor anbefaler vi i tillegg også møter for spesielle målgrupper, for eksempel frivillige lag og organisasjoner, næringsliv, eller fokusgrupper med dybdeintervjuer av målgrupper. Ansatte Kommunene bør arrangere ansattmøter for internkommunikasjon gjennom hele prosessen, gjerne fellesmøter. Det kan også være sosiale arrangementer. De ansattes medvirkning må skje på to nivåer; gjennom arbeidstakerorganisasjonene og ved at det legges til rette for god informasjon og muligheter for å komme med innspill. 5

Spørreundersøkelse En spørreundersøkelse blant innbyggerne bør gjennomføres i tid da innbyggerne har fått god og rikelig informasjon til å kunne gjøre seg opp en mening basert på fakta. Det er viktig at denne lages og gjennomføres «profesjonelt». God informasjon om undersøkelsen er helt avgjørende for at folk besvarer den, og tilbakemelding om resultatet er en viktig del av tiltaket. Materiell Det bør utarbeides materiell og faktagrunnlag på en slik måte at også politikerne kan benytte dette uavhengig av politisk ståsted. Politikerne er i sin rolle som ombudsmenn for innbyggerne en viktig «kanal» for debatt, dialog og folkelig engasjement. Større arrangementer Vurdere muligheten for å bidra med fakta og informasjon på større arrangementer slik som for eksempel Ringeriksmaraton, Ringeriksdagen og Ringerikskonferansen. Kontakt med media Det bør etableres god kontakt med lokale media slik at de ser nytten av å kunne opptre ryddig, rasjonelt og oversiktlig i forhold til deres dekning av prosessen. Lokalavisen er en kanal for å nå viktige målgrupper. Det er derfor viktig å gjøre informasjonen lett tilgjengelig og ha en åpen dialog mot media med tips til aktuelle tema og saker i prosessen. Aktiviteter rettet inn mot ungdom Vi involverer ungdomsrådene i de tre kommunene for å formalisere samarbeidet med denne målgruppen. SMS Verktøy/system for SMS til innbyggerne foreligger allerede, eller vil foreligge i løpet av 1. kvartal 2016. SMS vil være et nyttig verktøy for å varsle og minne om utsendelser/aktiviteter m.m direkte til den enkelte innbygger. 9. Aktivitetsplan I tillegg kommer en aktivitetsplan med informasjons- og kommunikasjonstiltak. Eksempler på aktiviteter kan være: folkemøter, aktiviteter på kommunenes nettsider og facebooksider, møter med næringslivet, informasjonshefte med spørsmål og svar. Aktivitetsplanen blir et levende dokument som oppdateres kontinuerlig og inneholder dato, aktivitet og ansvar. Det opprettes en representant fra hver kommune til en kommunikasjonsgruppe. Informasjonsstrategi og medvirkningsprosess ble presentert 5. mars 2015 på felles oppstartsmøte for Jevnaker og Ringerike, som deltok i prosessen på det tidspunktet. Dokumentet er revidert etter at Hole kommune har valgt å delta i kommunereformarbeidet sammen med Ringerike og Jevnaker. 6

Aktivitetsplan kommunikasjon våren 2016 Tid Milepæl Tiltak Ansvar ASAP Oppdatert framdriftsplan og delrapporter ut på nett Felles nettsted «Form din framtid» og kommunevise nettsider 2/2 Sluttrapport oversendt fra KS-Konsulent 4/2 Felles kommunestyremøte 17/2 Ungdomskonferanse for de tre kommunene Publiseres på felles nettsted + Respektive kommune Oppspill i forkant av møtet med kommunestyrene - forhåndsinformasjon til RB og NRK om sluttrapporten med sperrefrist til etter møtet 4/2 Invitere RB og NRK, legge til rette for «pressekonferanse» Diskusjoner reform og fremtid Ungdomsrådene 18/2 Nettmøte hos Ring Blad Innbyggerne inviteres til å stille spørsmål om kommunereformen til ordførerne Uke 8 og 9 VINTERFERIE VINTERFERIE Febr. - mars Forslag til felles intensjonsavtale utarbeides 1/3 Høringsfrist nytt inntektssystem for kommunene Medio- ultimo mars Intensjonavtalen behandles politisk En plattform og styringsdokument med målsetninger for videre samarbeid mellom de tre kommunene Essensen og virkninger kommuniseres i media, nettsteder/sosiale medier Vedtak i respektive kommune 19. 28.3 PÅSKE PÅSKE April Felles kronikk fra En kronikk om fremdrift og ordførere intensjoner Ring Blad/ Ordførene/kommunikasjonsgruppa Administrativ prosjektgruppe Rådmenn og kommunikasjonsgruppa Ordførere Ordførere/ April mai Oppspill til innbyggerundersøkelsen og involvering, pågår fram til gjennomføring Brosjyre med oversikt over aktiviteter og fremdrift i prosessen til innbyggere. Oppfordre innbyggere til å stille spørsmål og kommentere til et bredt sammensatt svarpanel på nettsiden "form din framtid". Quiz for å øke deltakelsen m/ premie. 7

Tid Milepæl Tiltak Ansvar Mars el. mai Enten før el. etter innbyggerundersøkelsen Fokusgrupper/utvalgte målgrupper med dybdeintervju for å øke innsikt, skape dialog og gi målgruppene større mulighet for å fremme sine synspunkter. Utfyller den kvantitative innbyggerundersøkelsen. Ungdom Barnefamilier Næringsliv inkl. primærnæring Ansatte Samarbeid med RNF og RU, samt eksternt byrå, for eksempel Kunnandi, Høgskolen April, uke 16 Felles «folkemøte» Møte med debattpanel bestående av politikere m/ innleder og debattleder. Styringsgruppa og kommunikasjonsgruppa 25.4 10.5 Innbyggerundersøkelse Telefonintervju KS- Konsulent/ Styringsgruppa/ / eksternt byrå Omlag 18. mai Resultat av innbyggerundersøkelsen er klar «Pressekonferanse» med de tre ordførerne + nettmøte Mai, uke 22 Felles «folkemøte» Møte med politikere i panelet. Debattleder. Mai/juni Folkeavstemning Individuelt pr. kommune Ordførerne Ordførerne/ Ordførere/styringsgruppa/ Juni Kommunestyremøter Felles dag for Jevnaker og Hole? Ringerike har møte i slutten av juni. Ordførerne (for å unngå at respektive vedtak påvirker beslutninger). 30/6 Kommunestyrevedtak sist frist 30/9 Fylkesmannens endelige innstilling til KMD Eventuell sammenslåing og videre framdrift Ny kommunestruktur i Buskerud 8