Statens vegvesen Likelydende brev Se vedlagt liste Behandlende enhet: Saksbehandler/innvalgsnr: Vår referanse: Deres referanse: Vår dato: Vegdirektoratet Richard Muskaug - 22073466 2008/087841-001 20.05.2008 NA-rundskriv 08/8 Miljø- og trafikksikkerhetspolicy for kjøp av transporttjenester 1 Innledning Denne policy gjelder for kjøp av transporttjenester i Statens vegvesen og hos bedrifter som arbeider for Statens vegvesen. Policyen gjelder for transport på veg utført av lette og tunge biler. For traktorer og alle slags arbeidsmaskiner vises det til Håndbok 066, der både miljø- og sikkerhetskrav for slike blir beskrevet. For Statens vegvesens egne tjenestereiser gjelder en egen policy. Policyen for kjøp av transporttjenester omhandler ikke forhold som dekkes av gjeldende lover, forskrifter og andre rammebetingelser, men omfatter bestemmelser utover dette for å ivareta hensynet til miljøet og trafikksikkerheten. 2 Hensikt/målsetning I denne transportpolicyen stilles det krav om at nullvisjonen skal legges til grunn for all transportvirksomhet som direkte eller indirekte utføres for Statens vegvesen. Videre skal nasjonale mål for miljø legges til grunn. Miljø- og sikkerhetstanken skal tydelig vises gjennom etatens kvalitetssystemer. Etaten er som transportkjøper ansvarlig for utvikling av en god miljø- og sikkerhetskultur innen vegtransporten. Gjennom krav til transportbedrifter vil Statens vegvesen sørge for at hensyn til miljø og trafikksikkerhet skal prege all transportplanlegging og gjennomføring av oppdrag. Policyen stiller krav til miljø, sikkerhet og kvalitet både når det gjelder person- og godstransport. Den stiller krav til kjøretøystandard, transportutstyr, trafikkatferd og til håndtering av uforutsette hendelser på veg, som trafikkulykker, ras, brann og havari. Postadresse Telefon: 02030 Kontoradresse Fakturaadresse Statens vegvesen Telefaks: 22 07 37 68 Brynsengfaret 6A Statens vegvesen Vegdirektoratet firmapost@vegvesen.no 0667 OSLO Regnskap Postboks 8142 Dep Båtsfjordveien 18 0033 Oslo Org.nr: 971032081 9815 VADSØ Telefon: 78 94 15 50 Telefaks: 78 95 33 52

2 Policyen skal være en del av transportørenes kvalitetssystem. Den krever systematisk og rutinemessig oppfølging. I samhandling med leverandører av vegtransporttjenester skal miljø og sikkerhet settes i fokus. En transportør som ikke oppfyller etatens krav til miljø og trafikksikkerhet, skal kunne utelukkes som transportør. 3 Miljø- og trafikksikkerhetskrav til transportbedrifter Miljø og trafikksikkerhet er et ledelsesansvar og skal prioriteres. Sammen med de ansatte må det etableres et kvalitetssikringsopplegg som skal ivareta hensynet til miljøvennlig og trafikksikker atferd, miljøvennlige og trafikksikre kjøretøyer samt miljøvennlig og sikker transportutøvelse. Det skal legges til rette for at ansatte får en god opplæring i miljø og transportsikkerhet og mulighet for å følge de krav som derav følger i utførelsen av transporten. Statens vegvesen er i ferd med å utvikle et kurs i sikker og miljøvennlig kjøring, som etter hvert vil bli gjort tilgjengelig for personer utenfor etaten. Et slikt kurs vil kunne dekke det behovet som oppstår på bakgrunn av denne policyen. 4 Transportutøvelsen Vegtrafikkloven med forskrifter er et grunnlag for all transportutøvelse. Det skal alltid legges til rette for at den kan følges. For øvrig gjelder følgende: Bedriften skal ha klar og uttrykt nulltoleranse i forhold til overtredelse av vegtrafikklovgivningen med hensyn på fart, rus og bilbelte. Bedriften skal ha et kvalitetssystem som minst inneholder: - Påbud om sikring av lasten i henhold til gjeldende lover og forskrifter - Rutiner for at bilbelter blir brukt - Rutiner for å forhindre teknisk overlast av kjøretøyene og for å sikre at forskrift om kjøretøyets vekt, last og lengde følges - Rutiner som gjør at kjøre- og hviletidsbestemmelsene og arbeidstidsbestemmelsene 1 blir overholdt - Ulykkesberedskapsplan (skade på personer, materiell eller miljø) - Godkjent sikkerhetsrådgiver ved transport av farlig gods (ADR) Bedriften skal ha en uttrykt policy som ivaretar førerens oppmerksomhet ved bruk av - for eksempel: - IKT (PC, fax og liknende) - Mobiltelefon - Musikkanlegg - Audiovisuelt utstyr (TV/Video/DVD) - Navigasjonssystemer 1 Forskrifter om arbeidstid for sjåfører og andre innenfor vegtransport, og Arbeidsmiljøloven

3 5 Grunnleggende førerkompetanse Bedriften skal ha et kvalitetssystem som sikrer at enhver fører har: - Gyldig førerrett for vedkommende kjøretøygruppe - Førstehjelpskurs tilsvarende kurs som trafikalt grunnkurs kl B, ikke eldre enn 5 år - Opplæring i bedriftens HMS og trafikksikkerhetskrav - Kompetansebevis som er nødvendig for det aktuelle transportoppdraget - Kunnskap om optimal utnyttelse av kjøretøyet tilsvarende kurs i økonomisk og miljøvennlig kjøring som gis av trafikkskolene 6 Vedlikehold og oppdatering av førerkompetanse: Bedriften skal ha en intern kvalitetsplan med rutiner for oppdatering av førerkompetanse 7 Kjøretøyene Krav til kjøretøyer for person- gods- og spesialtransport Ethvert kjøretøy skal: - Oppfylle gjeldende forskriftskrav - Ha minimum Euro-2 motor - Minst tilfredsstille støynivåer etter direktiv 92/97/EØF, eventuelt etter ECEreg. nr. 51-02 (kjøretøyforskriften 24-5) - Tilfredsstille kravene til CO 2 -utslipp i Trafikksikkerhetspolicy for tjenestereiser m.v. i Statens vegvesens (gjelder for personbiler) - Ha dekk med minimum 3 millimeter mønsterdybde - Medbringe brannslokningsapparat av størrelse som er tilpasset kjøretøyet - Medbringe førstehjelpsutstyr I tillegg skal det være: - Rutiner for gjennomføring og oppfølging av daglig/ukentlig/månedlig vedlikehold av kjøretøyene - Rutiner for oppfølging av at periodisk kjøretøykontroll blir gjennomført 8 Oppfølging, kontroll og sanksjoner i bedriften Bedriften skal ha: - System for oppfølging og revisjon av bedriftens kvalitetssystem - Rutiner for rapportering av hendelser og avvik - Rutiner for behandling av avviksrapporter og iverksettelse av tiltak I enhver transportbedrift skal det være et opplegg for hvordan kvalitetssystemet tas med i ansettelseskontrakter, og for hvordan brudd på dette følges opp og eventuelt får konsekvenser. Kvalitetssystemer, rutiner og liknende skal være åpne for Statens vegvesen og skal kunne dokumenteres.

4 9 Oppfølging og kontroll gjennomført av Statens vegvesen Statens vegvesen vil føre kontroll i forbindelse med: - Kontraktsinngåelse - Byggemøter - Byggherrerevisjoner - Stikkprøver Det skal tas inn i kontraktsbestemmelsene at manglende oppfyllelse av de ovenfor spesifiserte krav kan føre til kansellering av transportoppdraget. Bedrifter hvor det avdekkes grove eller gjentatte brudd på gjeldende lover, regler eller denne policyen av betydning for miljøet eller trafikksikkerheten kan ekskluderes fra videre oppdrag for Statens vegvesen. For øvrig kreves det at bedriften følger internkontrollforskriften samt Prosedyrehåndboka for Kvalitet og miljø på veg (NLF) eller tilsvarende. Denne policyen gjelder for transportbedrifter som engasjeres direkte av Statens vegvesen og for transportbedrifter som engasjeres av firmaer som arbeider på oppdrag for Statens vegvesen. Avtaler som Statens vegvesen inngår mer enn tre måneder etter at denne policy er vedtatt skal tilfredsstille denne policy. Policyen evalueres i god tid før 1. januar 2012 Med hilsen Terje Moe Gustavsen

5 Eksterne mottakere: Interne mottakere: Postmottak vest Postmottak øst Postmottak sør Postmottak midt Postmottak nord

Statens vegvesen Notat Til: Fra: Kopi: 0.Postmottak øst, 0.Postmottak sør, 0.Postmottak vest, 0.Postmottak midt, 0.Postmottak nord Veg- og transportavdelingen Saksbehandler/innvalgsnr: Ole Molstad - 22073640 Vår dato: 26.11.2010 Vår referanse: 2010/028430-005 NA-rundskriv 2010/8 Veiledning i vurdering av tilbyders kvalifikasjoner Dette rundskrivet gjelder for konkurranser iht håndbok 066 Konkurransegrunnlag, og erstatter NA-rundskriv 2010/2. Målsetting Kvalifikasjonsvurderinger etter dette rundskriv er den formelle vurdering av kvalifikasjoner, jf forskrift om offentlige anskaffelser (foa) 8-4 og 17-4. Kvalifikasjonsvurderingen skal sikre at tilbydere som ønsker å inngå kontrakt med Statens vegvesen har det tekniske, finansielle og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å utføre og ferdigstille arbeidene i overensstemmelse med kontraktens forutsetninger. Generelt om krav til kvalifikasjoner Generelt gjelder at det kreves at tilbyder er kvalifisert for å utføre de arbeider det gis tilbud på. Veiledning for utforming av kravene ligger i egen Veileder for utarbeidelse av konkurransegrunnlag. Dette rundskriv omhandler hvordan tilbydernes kvalifikasjoner skal vurderes på grunnlag av opplysninger og dokumentasjon fra tilbyder. Rundskrivet er ikke ment å være detaljerte og fullstendige saksbehandlingsregler, men skal være et hjelpemiddel i skjønnsutøvelsen. Dokumentasjon I kapittel E er det gitt skjemaer for dokumentasjon av opplysninger som kreves for kvalifikasjonsvurderingene. En kan generelt be om at framlagt dokumentasjon suppleres eller utdypes, jf foa 12-4 og 21-4. Med referanse til forhandlingsforbudet i foa 12-1 og 21-1 vil vi minne om at andre tilleggsopplysninger som regel ikke skal innhentes hos tilbyderen selv, men hos referanser Postadresse Telefon: 02030 Kontoradresse Fakturaadresse Statens vegvesen Telefaks: 22 07 37 68 Brynsengfaret 6A Statens vegvesen Vegdirektoratet firmapost@vegvesen.no 0667 OSLO Regnskap Postboks 8142 Dep Båtsfjordveien 18 0033 Oslo Org.nr: 971032081 9815 VADSØ Telefon: 78 94 15 50 Telefaks: 78 95 33 52

2 som er oppgitt, og eventuelt hos offentlige og private registre, som f.eks. Brønnøysundregistrene, kredittopplysningsfirma etc. Eventuelle evalueringsskjema fra avsluttede kontrakter vil også være med i grunnlaget for vurderingene. Det er viktig at en bare tar hensyn til skriftlig dokumentasjon. Dersom dokumentasjon mangler, eller den ikke er tilfredsstillende, kan tilbyder avvises, jf foa 11-10 (2)g, evt. 20-12 (2)g. Arbeidsfellesskap Arbeidsfellesskap kan rammes av konkurranselovgivningen. Det er først og fremst et ansvar som påhviler deltakerne i et slikt arbeidsfellesskap. Men Statens vegvesen skal også forsikre seg om at tilbudet er lovlig. Dersom tilbyder er et arbeidsfellesskap, skal hvert enkelt deltakende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd i konkurransegrunnlaget. Arbeidsfellesskapet vil bli vurdert under ett for alle kvalifikasjonskrav unntatt HMS og egenkapital. For HMS og egenkapital skal hver enkelt deltaker i arbeidsfellesskapet tilfredsstille de krav som er stilt. Erklæring om solidarisk ansvar overfor byggherre og tredjemann skal følge tilbudet. Praktisering av kvalifikasjonsvurdering Det er meget viktig at Statens vegvesen praktiserer kvalifikasjonsvurderingen enhetlig. Det skal etterstrebes at etaten har lik oppfølging av entreprenører for all virksomhet hvor den er byggherre. Også her gjelder de alminnelige og uskrevne regler for skjønnsutøvelse, som forbyr vilkårlig skjønn, skjønn som beror på usaklig forskjellsbehandling eller er grovt urimelig. Ordningen skal praktiseres slik at den er med på å stimulere etablering, mangfold og konkurranse i markedet, og utvikle firmaer som ønsker å inngå kontrakter med Statens vegvesen. Hensikten er å forhindre at vi inngår kontrakt med firmaer som ikke har de nødvendige forutsetninger for å gjennomføre kontraktsarbeidene, ikke å skille mellom tilbydere som er gode nok. Det skilles ikke mellom mer eller mindre kvalifisert, bare mellom kvalifisert og ikke kvalifisert. Enten tilfredsstiller tilbyder kravene og er kvalifisert, eller så gjør han det ikke, og er følgelig ikke kvalifisert, og skal avvises. Dette gjelder for hvert enkelt kriterium. I det følgende er det angitt hvordan vurderingene av det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag skal gjøres på grunnlag av opplysningene i tilbudet og eventuelle tilleggsopplysninger. Kvalifikasjonsvurderingene skal gjøres i forhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Vurderingene skal ikke være strengere enn nødvendig. Tilbakemelding på firmakvalifiseringen Tilbyderen har rett til å få kjennskap til om det er forhold som Statens vegvesen ikke finner tilfredsstillende, og som fører til at tilbyderen blir vurdert å ikke være kvalifisert, jf forskrift om offentlige anskaffelser 11-14 og 20-16.

3 Vurdering av de enkelte kriterier Nedenfor gis veiledning for kvalifikasjonsvurdering av tilbyder basert på opplysninger i tilbudet og andre innhentede opplysninger. Oppdragsgivers skjønn knytter seg bare til vurdering av om det enkelte krav er oppfylt, og ikke til om tilbyder skal avvises eller ikke når kravet ikke er oppfylt. For hvert enkelt kriterium gjelder at dersom en vurderer kravet så dårlig oppfylt at dette anses uakseptabelt, skal tilbyder avvises som ikke kvalifisert, jf foa 11-10 (1)a, evt. 20-12 (1)a. 1. HMS-egenerklæring Ifølge anskaffelsesforskriftene er det et obligatorisk krav at HMS-egenerklæring skal følge tilbud. Dersom slik ikke følger tilbud kan tilbyder få en kort frist til å ettersende den, jf foa 12-3 og 21-3. Statens vegvesen skal praktisere dette slik at tilbyder skal få en kort tilleggsfrist til å ettersende HMS-egenerklæring. Dersom HMS-egenerklæring likevel ikke foreligger, skal tilbyder avvises, jf foa 11-10 (1)c, evt. 20-12 (1)c. HMS-egenerklæringen er et dokument som gir byggherren alle de opplysninger, erklæringer og tillatelser til inspeksjon, ettersyn og dokumentasjon som er nødvendig. 2. Skatteattester Framleggelse av skatteattester for merverdiavgift og skatt fra hhv skattefogd og kemner er obligatorisk. Dersom slike ikke følger tilbud kan tilbyder få en kort frist til å ettersende dem, jf foa 12-3 og 21-3. Statens vegvesen skal praktisere dette slik at tilbyder skal få en kort tilleggsfrist til å ettersende skatteattest. Dersom skatteattester fra skattefogd og kemner likevel ikke foreligger, skal tilbyder avvises, jf foa 11-10 (1)b, evt. 20-12 (1)b. Det er viktig å huske at det ikke nødvendigvis er noe galt om tilbyder skylder skatter eller avgifter. Dersom attestene viser dette, skal det tas hensyn til årsaker (det kan f. eks. være omtvistet krav), og om det eventuelt foreligger en avtalt betalingsplan. Skyldig merverdiavgift eller skatt er alene ikke grunn til avvisning. 3. Erklæring om solidaransvar for arbeidsfellesskap Dersom slik erklæring ikke følger tilbudet, må en vurdere øvrig dokumentasjon. En må se på formuleringene i tilbudsbrevet, og om alle deltakerne har undertegnet. Dette kan gi anledning til å be om utdypende eller supplerende opplysninger. Tilbyder som er arbeidsfellesskap og som ikke har dokumentert eller på annen måte sannsynliggjort gjensidig forpliktelse, skal avvises.

4 4. Dokumentasjon av kvalifikasjoner 4.1 Erfaringer Tilbyder som er nyetablert firma og som ikke kan framlegge referanser, må være særlig nøye med å sannsynliggjøre at han har forutsetninger for å gjennomføre kontrakten. Tilbyder skal redegjøre for selskapsdannelsen og ansattes kompetanse. Planlagt organisasjon for oppdraget og CV for nøkkelpersoner i prosjektorganisasjonen er særlig viktig. Dette gjelder også for firma som fusjonerer eller kjøpes opp av annet firma mens tilbudsbehandling pågår. Innhenting av tilleggsopplysninger kan være aktuelt. Ved tvil om oppfyllelsen av krav skal en særskilt vurdere om nøkkelpersoner som tilbyder disponerer for oppdraget har nødvendig kompetanse og erfaring som er krevd. 4.1.1 Erfaring fra tilsvarende arbeider. Referanseprosjekter Jf skjema E2-4.1.1. Her vektlegges erfaring fra arbeid av samme art og vanskelighetsgrad. Grunnlaget for bedømmelsen er de arbeider tilbyder selv har hatt ansvaret for utførelsen av. Her skal en vurdere om tilbyder tilfredsstiller det generelle kvalifikasjonskravet: Generelt kreves at tilbydere er kvalifisert for å utføre de arbeider det gis tilbud på. Tilbyder skal ha nødvendig kompetanse og erfaring, både teknisk, faglig, organisasjonsmessig og administrativt. Tilbyder som ikke kan dokumentere å ha utført relevante tilsvarende arbeider, eller at han disponerer over nøkkelpersoner som har slik kompetanse og erfaring som er krevd, skal avvises. 4.1.2 Byggherrers erfaringer. Referanseprosjekter Jf skjema E2-4.1.2. Grunnlaget for bedømmelsen er referanser fra byggherrer for tidligere arbeider som tilbyder har hatt ansvaret for gjennomføringen av. Forhold det kan legges vekt på kan være knyttet til bl. a.: dokumentasjon av utført kvalitet oppfyllelse av kontrakter rutiner for HMS, og etterlevelse av disse overholdelse av frister oppfølging i reklamasjonstiden Eventuelle evalueringsskjema for tidligere utførte entrepriser for Statens vegvesen kan være med som grunnlag for vurderingen. Det skal bare tas hensyn til forhold som er skriftlig dokumentert. Derfor skal det eventuelt innhentes skriftlig dokumentasjon fra referanser. Punktene som er nevnt ovenfor er eksempler på hva en kan innhente dokumentasjon på. For vurdering av det systematiske HMS-arbeidet kan en be om slike dokumenter som etter arbeidsmiljøloven skal utarbeides.

5 Det er viktig at en her vurderer gjennomgående trekk hos tilbyder. Enkelttilfeller kan bare legges til grunn dersom de har vært av særlig stor alvorlighetsgrad. Når Statens vegvesen eller andre byggherrer har svært dårlig erfaring med tilbyder, kan tilbyder avvises. Når tilbyder ikke kan vise til relevante kontrakter som er gjennomført på tilfredsstillende måte, skal tilbyder avvises. 4.2. HMS 4.2.1 Ulykkesfrekvens (H1-verdi) Jf skjema E2-4.2.1. H1-verdi uttrykker ulykkesfrekvensen og angis som årlig verdi for antall arbeidsulykker med fravær i forhold til antall utførte timeverk multiplisert med 10 6. Dersom gjennomsnittsverdien for de siste tre år er høyere enn kravet, skal en også vurdere utviklingstendensen for H1-verdien, og ta hensyn til denne. Videre skal en før eventuell avvisning også vurdere F-verdien, som vil uttrykke alvorligheten i eventuell høy H1-verdi, eventuell redegjørelse for iverksatte forbedringstiltak, og eventuell dokumentasjon av effekten av disse. Tilbyder som ikke kan dokumentere tilfredsstillende resultater for ulykkesfrekvens, og eventuelt ikke kan redegjøre for iverksatte forbedringstiltak, skal avvises. 4.3 Økonomisk situasjon 4.3.1 Egenkapital. Soliditet Jf skjema E2-4.3.1. Generelt skal tilbyder avvises dersom egenkapitalen er negativ. Det gjelder alle konkurranser. Forøvrig vurderes tilbyders egenkapital i forhold til de krav som er satt i konkurransegrunnlaget. Ved vurderingen skal det tas hensyn til dokumenterte opplysninger om eventuelle vesentlige endringer i firmaets egenkapital og soliditet i forhold til siste revisorbekreftede regnskap. Dersom egenkapitalen er lavere enn kravet, skal det gjøres en helhetlig vurdering av tilbyders økonomiske situasjon. Dersom tilbyder ikke kan dokumentere tilfredsstillende egenkapital, skal tilbyder avvises. 4.4 Gjennomføringsevne Her vurderes tilbyders teoretisk og praktisk kompetanse og eventuell organisering og bemanningssituasjon. Det gjelder særlig at de er kompetente, har erfaring og kan vise til referanser - både teknisk, faglig, organisasjonsmessig og administrativt.

6 For tilbyder som er nyetablert firma vil vurdering av gjennomføringsevne være gjort i forbindelse med vurderingene under punkt 4.1. Før tilbyder avvises på grunn av forhold i kriteriene 4.4.1, 4.4.2 eller 4.4.3 skal det gjøres en samlet vurdering av tilbyders gjennomføringsevne. 4.4.1 Tilbyders omsetning Jf skjema E2-4.4.1. Her vurderes tilbyders omsetning som et uttrykk for tilbyders virksomhetsstørrelse, og dermed evne til å handtere kontrakten administrativt og økonomisk. Ved vurdering av om omsetningen er tilfredsstillende skal det også tas hensyn til utviklingen i tilbyders omsetning. Videre skal det tas hensyn til om kontrakten inneholder større andel innkjøpte materialer, sesongbetonte arbeider som f.eks. asfalt, grøntanlegg osv. I slike tilfelle korrigeres kontraktens årsomsetning tilsvarende. Dersom tilbyder ikke kan dokumentere tilfredsstillende omsetning, eller hvis utviklingen i firmaets omsetning vurderes å være så dårlig at det er stor grunn til å anta at tilbyder ikke kan klare å utføre arbeidene, skal det gjøres en samlet vurdering av om tilbyder skal avvises på grunn av manglende gjennomføringsevne. 4.4.2 Nøkkelpersoners kompetanse Jf skjema E2-4.4.2. Her vurderes teknisk og faglig kompetanse og relevant erfaring hos nøkkelpersonell som disponeres for oppdraget i relevante posisjoner i organisasjonen. Grunnlaget for bedømmelsen er de arbeider tilbyder selv har hatt ansvaret for utførelsen av. Kompetanse og erfaring dokumenteres med f. eks. CV. Særlig vil CV til entreprenørens representant bli bedømt ut fra erfaring med ledelse av arbeid av tilsvarende art og vanskelighetsgrad. Dersom ingen av de som i tilbudet er oppført som nøkkelpersoner har relevant erfaring, eller dersom det i tilbudet ikke er angitt hvor nødvendig kompetanse hentes, eller det ikke er sannsynliggjort at tilbyder kan skaffe slik kompetanse, skal det gjøres en samlet vurdering av om tilbyder skal avvises på grunn av manglende gjennomføringsevne. 4.4.3 Organisering Her vurderes tilbyders organisering mot krav i konkurransegrunnlaget. Viktige forhold her er blant annet at organisasjonen er tilstrekkelig bemannet og at tilbyder har kapasitet og evne til å håndtere uforutsette forhold i kontrakten. Opplysningene må være gitt på en slik måte at en er i stand til å vurdere om organiseringen er tilfredsstillende.

Dersom tilbyder ikke kan dokumentere tilfredsstillende organisering for kontraktsarbeidene, skal det gjøres en samlet vurdering, sammen med punktene 4.4.1 og 4.4.2, av om tilbyder skal avvises på grunn av manglende gjennomføringsevne. 7 Veg- og transportavdelingen med hilsen Lars Erik Hauer direktør Eirik Øvstedal

Statens vegvesen Veiledning levering av avdragsnota på elektronisk format februar 2005 Beskrivelse av avdragsnota på digitalt format basert på NS 3459

Statens vegvesen Merk! Innholdet i dette dokumentet kan endres uten forutgående varsel.

Statens vegvesen Side 1 Innholdsfortegnelse Introduksjon...3 Generelt...3 NS 3459 utg. 3...3 Metode og format...4 Metode for utveksling av filer...4 Filformat...4 Nye felter (opsjon)...4 Eksempel...6 Generelt...6 Kontraktsfil eksempel med Sted-Element...6 Kontraktsfil eksempel uten Sted-Element...8 Avdragsnota eksempel uten Sted-Element...10 Avdragsnota eksempel med Sted-Element...12 Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 3 Introduksjon Generelt NS 3459 utg. 3 Statens vegvesen benytter databasert økonomi- og prosjektstyringsverktøy for sine utbyggingsprosjekter. Denne veilederen beskriver hvilke krav Statens Vegvesen stiller til levering av avdragsnota på elektronisk format. Statens Vegvesen har utviklet et program, e-anota, som sikrer levering av avdragsnota på ønsket format. Dette programmet gjøres tilgjengelig for de kontraktsparter som ønsker å benytte dette, i aktuelle kontrakter med Statens vegvesen. Kontraktspartnere som ønsker å benytte egne verktøy ved levering av elektronisk avdragsnota stilles det spesifikke krav basert på og definert i NS 3459 utg. 3. Veilederen henvender seg mot de entreprenører og leverandører som ønsker å levere elektronisk avdragsnota til Statens vegvesen fra egne system. NS 3459 "Elektronisk overføring av prosjektdata" utgave 3, 2004. Denne standarden definerer et format for elektronisk overføring av prosjektdata mellom programsystemer. Standarden utgis av Standard Norge og kan bestilles hos Pronorm. Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 4 Metode og format Metode for utveksling av filer Etter inngåelse av kontrakt mellom Statens Vegvesen og entreprenør leveres grunnlagsfil (kontraktsfil) på NS 3459 utg. 3 format. Filen importeres til entreprenørens oppfølgingssystem eller til A-nota programmet, e-anota, levert av Statens Vegvesen. For hver periode, fortrinnsvis hver måned, skal entreprenøren levere avdragsnota med akkumulerte utførte mengder for hver enkelt prosess i kontrakten. Filformat Filformatet i NS 3459 utg. 3 er XML (Extended Markup Language) som er et godt egnet og vidt utbredt "språk" for utveksling av data mellom programsystemer. Utveksling av informasjon mellom Statens Vegvesens prosjektstyringsverktøy og andre programsystem må skje ved hjelp av NS 3459 utg.3. Denne standarden ble endelig vedtatt våren 2004. Det forutsettes at entreprenøren har en programvareleverandør som holder ITløsningene oppdatert i forhold til den gjeldende utgaven av NS 3459. Statens Vegvesen er kjent med at NS 3459 har vært godkjent og kjent i så lang tid at det pr. dato vil være mulig å stille slike krav til programvareleverandører. Det forutsettes også at entreprenøren stiller disse kravene videre til sine programvareleverandører, gjerne ved å formidle denne veiledningen videre til leverandøren. I en eventuell periode inntil entreprenørens programvareleverandør har innfridd kravene, har entreprenøren mulighet til å innfri Statens Vegvesens krav ved å anvende det fritt tilgjengelige A-Nota programmet, e- Anota. Nye felter (opsjon) For å kunne overføre mest mulig komplett kontraktsinformasjon fra Statens Vegvesens prosjektstyringsverktøy har det vært ønskelig å definere noen nye felter utover de standard felter som omfattes av NS 3459 standarden. Disse feltene blir nærmere beskrevet nedenfor. Det stilles ikke krav om at disse feltene hensyntas så lenge disse ikke er en del av NS 3459. Det minnes om at NS 3459 er tilrettelagt slik at utvidelser kan skje innenfor de rammene som standarden definerer. En fil uten disse utvidede feltene skal fortsatt kunne håndteres. Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 5 Følgene felter er nye i forhold til "Standard" NS 3459 utg. 3: <SVV:Byggesakspart>Bygg-i-vei AS</SVV:Byggesakspart> <SVV:Kontraktsnr>0003</SVV:Kontraktsnr> <SVV:Prosjektnr>600417</SVV:Prosjektnr> <SVV:PeriodeStart>2004-10-27</SVV:PeriodeStart> <SVV:PeriodeSlutt>2005-08-27</SVV:PeriodeSlutt> Feltene i filen er merket med prefiks SVV: som indikerer at de er produktspesifikke for Statens Vegvesens prosjektstyringsverktøy. Byggesakspart: Statens Vegvesen betegnelse på kontraktspart/leverandør. Kontraktsnr: Unikt nr. på kontrakten Prosjektnr: Unikt nr. på prosjektet PeriodeStart: Dato for periodestart (YYYY-MM-DD) PeriodeSlutt: Dato for periodeslutt (YYYY-MM-DD) Disse feltene er å betrakte som hjelpefelter slik at entreprenøren slipper å definere disse manuelt i sitt eget programsystem. Se også eksempelfilen hvor disse feltene er markert med lysgrå. Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 6 Eksempel Generelt Nedenfor følger fire eksempler på NS 3459 filer. Filene er av type.xml som er standard for filer etter NS 3459 utg. 3. Filen kan åpnes i for eksempel Internett Utforsker. Eksemplene viser kontraktsfiler levert av Statens Vegvesen og avdragsnota filer henholdsvis med og uten Sted-Element koder. Når mengder for en periode er lagt inn i entreprenørens oppfølgingssystem eller A-Nota programmet gjøres en eksport til NS 3459 format. Merk: det er alltid de akkumulerte mengdene som skal overføres, ikke periodens mengder. Kontraktsfil eksempel med Sted-Element Denne filen er en NS 3459 utg. 3 (XML fil) av typen Pristilbud. For nærmere informasjon om de 4 ulike typene av NS 3459 filer vises det til standarden. <?xml version="1.0"?> - <NS3459 Versjon="3.0" xmlns="http://www.standard.no/ns3459" xmlns:gprog="http://www.gprog.no/ns3459" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xsi:schemalocation="http://www.standard.no/ns3459 ns3459.xsd"> - <Generelt> <Dato>2004-11-04</Dato> <Informasjon>Prosessene er hentet fra kontrakt: 0003 Veg- Anlegg, RecID: 2448 Byggesakspart for kontrakten: 1234 Entreprenør AS, RecID: 1435 Periodedatoer er hentet fra koststed: 01 Anlegg -, RecID: 3882</Informasjon> - <Avsender> - <Person> <Navn>Ann Legg</Navn> <Stilling>Prosjektmedarbeider</Stilling> </Person> </Avsender> <Mottaker /> </Generelt> - <Prosjekter> Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 7 - <ProsjektProsess> <ID>3882</ID> <Navn>Ann Legg</Navn> <Valuta>NOK</Valuta> <SVV:Byggesakspart>NN AS</SVV:Byggesakspart> <SVV:Kontraktsnr>0003</SVV:Kontraktsnr> <SVV:Prosjektnr>600417</SVV:Prosjektnr> <SVV:PeriodeStart>2004-10-27</SVV:PeriodeStart> <SVV:PeriodeSlutt>2005-08-27</SVV:PeriodeSlutt> - <Pristilbud> - <Post> <ID>2;2#75.321</ID> <Postnr>75.321</Postnr> - <Postnrdeler> - <Postnrdel> <Type>Prosess</Type> <Kode>75.321</Kode> </Postnrdel> - <Postnrdel> <Type>Sted</Type> <Kode>2</Kode> </Postnrdel> - <Postnrdel> <Type>Element</Type> <Kode>2</Kode> </Postnrdel> </Postnrdeler> - <Kode> <ID>75.321</ID> <Type>Prosess-V</Type> - <Overskrift> <Uformatert>Stålflettverksgjerde på stålstolper i jo rdveiarbeider - Private veier, plasser</uformatert> </Overskrift> </Kode> - <Prisinfo> <Enhet>m</Enhet> <Mengde>165</Mengde> <Enhetspris>448</Enhetspris> <Sum>73920</Sum> </Prisinfo> </Post> </Pristilbud> </ProsjektProsess> </Prosjekter> </NS3459> Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 8 Kontraktsfil eksempel uten Sted-Element Denne filen er en NS 3459 utg. 3 (XML fil) av typen Pristilbud. For nærmere informasjon om de 4 ulike typene av NS 3459 filer vises det til standarden. <?xml version="1.0"?> - <NS3459 Versjon="3.0" xmlns="http://www.standard.no/ns3459" xmlns:gprog="http://www.gprog.no/ns3459" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xsi:schemalocation="http://www.standard.no/ns3459 ns3459.xsd"> - <Generelt> <Dato>2004-11-04</Dato> <Informasjon>Prosessene er hentet fra kontrakt: 0003 Veg- Anlegg, RecID: 2448 Byggesakspart for kontrakten: 1234 Entreprenør AS, RecID: 1435 Periodedatoer er hentet fra koststed: 01 Anlegg -, RecID: 3882</Informasjon> - <Avsender> - <Person> <Navn>Ann Legg</Navn> <Stilling>Prosjektmedarbeider</Stilling> </Person> </Avsender> <Mottaker /> </Generelt> - <Prosjekter> - <ProsjektProsess> <ID>3882</ID> <Navn>Kontrakt uten SE -</Navn> <Valuta>NOK</Valuta> <SVV:Byggesakspart>AA AS</SVV:Byggesakspart> <SVV:Kontraktsnr>0002</SVV:Kontraktsnr> <SVV:Prosjektnr>600417</SVV:Prosjektnr> <SVV:PeriodeStart>2004-10- 27</SVV:PeriodeStart> <SVV:PeriodeSlutt>2005-01- 27</SVV:PeriodeSlutt> - <Pristilbud> - <Post> <ID>#65.27</ID> <Postnr>65.27</Postnr> - <Postnrdeler> - <Postnrdel> <Type>Prosess</Type> <Kode>65.27</Kode> </Postnrdel> </Postnrdeler> - <Kode> <ID>65.27</ID> <Type>Prosess-V</Type> Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 9 - <Overskrift> <Uformatert>Slitelag av asfaltbetong (Ab)</Uformatert> </Overskrift> </Kode> - <Prisinfo> <Enhet>tonn</Enhet> <Mengde>103</Mengde> <Enhetspris>650</Enhetspris> <Sum>66950</Sum> </Prisinfo> </Post> - <Post> <ID>#75.2221</ID> <Postnr>75.2221</Postnr> - <Postnrdeler> - <Postnrdel> <Type>Prosess</Type> <Kode>75.2221</Kode> </Postnrdel> </Postnrdeler> - <Kode> <ID>75.2221</ID> <Type>Prosess-V</Type> - <Overskrift> <Uformatert>Standard elementer</uformatert > </Overskrift> </Kode> - <Prisinfo> <Enhet>m</Enhet> <Mengde>270</Mengde> <Enhetspris>1050</Enhetspris> <Sum>283500</Sum> </Prisinfo> </Post> </Pristilbud> </ProsjektProsess> </Prosjekter> </NS3459> Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 10 Avdragsnota eksempel uten Sted-Element Denne filen er en NS 3459 utg. 3 (XML fil) av typen Avregning. For nærmere informasjon om de 4 ulike typene av NS 3459 filer vises det til standarden. Nedenfor vises et eksempel hvordan en avdragsnota levert av entreprenøren skal se ut. Legg merke til tegnet foran selve prosessen som er Skigard (Hash) #. Se også eksempel med Sted-Element kode. <?xml version="1.0"?> - <NS3459 Versjon="3.0" xmlns="http://www.standard.no/ns3459" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xsi:schemalocation="http://www.standard.no/ns3459 ns3459.xsd"> - <Generelt> <Dato>2004-11-17</Dato> <Informasjon>Statens Vegvesen ANota</Informasjon> - <Avsender> - <Firma> <Navn>Anleggsbygg AS</Navn> </Firma> </Avsender> </Generelt> - <Prosjekter> - <ProsjektProsess> <ID>3882</ID> <Navn>Kontrakt uten SE -</Navn> <Valuta>NOK</Valuta> - <Avregning> <Avregningsdato>2004-11-08</Avregningsdato> - <Post> <ID>#12.1</ID> - <Prisinfo> <Enhet /> <UtfortMengde>0</UtfortMengde> <UtfortSum>0</UtfortSum> </Prisinfo> </Post> - <Post> <ID>#12.11</ID> - <Prisinfo> <Enhet>R.S.</Enhet> <UtfortMengde>0.1</UtfortMengde> <UtfortSum>5000</UtfortSum> </Prisinfo> </Post> - <Post> <ID>#12.12</ID> - <Prisinfo> <Enhet>R.S.</Enhet> <UtfortMengde>0.5</UtfortMengde> Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

<UtfortSum>10000</UtfortSum> </Prisinfo> </Post> </Avregning> </ProsjektProsess> </Prosjekter> </NS3459> Statens vegvesen Side 11 Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Statens vegvesen Side 12 Avdragsnota eksempel med Sted-Element Denne filen er en NS 3459 utg. 3 (XML fil) av typen Avregning. For nærmere informasjon om de 4 ulike typene av NS 3459 filer vises det til standarden. Nedenfor vises et eksempel hvordan en avdragsnota levert av entreprenøren skal se ut. Legg merke til at skilletegn mellom Sted og Element er Semikolon ; Skilletegn mellom Element og Prosess er Skigard (Hash) #. <?xml version="1.0"?> - <NS3459 Versjon="3.0" xmlns="http://www.standard.no/ns3459" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xsi:schemalocation="http://www.standard.no/ns3459 ns3459.xsd"> - <Generelt> <Dato>2004-11-17</Dato> <Informasjon>Statens Vegvesen ANota</Informasjon> - <Avsender> - <Firma> <Navn>Anleggsbygg AS</Navn> </Firma> </Avsender> </Generelt> - <Prosjekter> - <ProsjektProsess> <ID>3882</ID> <Navn>Vækerøveien-</Navn> <Valuta>NOK</Valuta> - <Avregning> <Avregningsdato>2004-11-08</Avregningsdato> - <Post> <ID>3;1#21.1</ID> - <Prisinfo> <Enhet>m2</Enhet> <UtfortMengde>350</UtfortMengde> <UtfortSum>13699</UtfortSum> </Prisinfo> </Post> - <Post> <ID>3;1#21.19</ID> - <Prisinfo> <Enhet>RS</Enhet> <UtfortMengde>0.3</UtfortMengde> <UtfortSum>3774.96</UtfortSum> </Prisinfo> </Post> - <Post> <ID>3;1#21.22</ID> - <Prisinfo> <Enhet>m3</Enhet> <UtfortMengde>30</UtfortMengde> Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

<UtfortSum>4989.6</UtfortSum> </Prisinfo> </Post> </Avregning> </ProsjektProsess> </Prosjekter> </NS3459> Statens vegvesen Side 13 Byggherreseksjonen Vegdirektoratet februar 2005

Konteringsbilag for Entreprenørfaktura Kontraktsnummer/Disp.nummer/Sveis nummer Firmanavn Prosjektnummer Faktura/avdragsnota n Adresse Ansvar Utført arbeid pr. Tekst utført arbeid Art 4511 - Entrepriser art 4512 - Tilleggsarbeider Kontrakts- Utført kvantum Enhet Enhets- Verdi Avgiftspliktig i beløp Totalt Tidligere I perioden pris Totalt kr Tidl. fakt. kr I perioden kr perioden kr 0 0 0 RS 1 0 0 0 0 0 RS 1 0 0 0 0 0 Sum 0 0 0 0 Prosess Art Samlet forskudd Kr. 0 1) Tilbakeholdelse av innestående beløp 096 2996 Samlet avdrag på forskudd Kr. 0 25% Merverdiavgift 094 0 0 0 4513 Prosess Art Gjenstående forskudd Kr. 0 2) Avdrag på forskudd 093 0 0 0 1721 Prosess Art 3) Utbet. av tidl. tilbakeholdt innestående beløp 096 0 0 0 2996 Prosess Art 4) Konvensjonalbot/dagmulkt 4515 Prosess Art Max innestående beløp som kan trekkes: (5%) #VERDI! Til utbetaling 0 Totalt innestående beløp 0 Tilbakebetalt innestående beløp 0 Sum innestående beløp 0 1) Konteres til kredit (-) ved tilbakeholdelse 2) Konteres til kredit (-) ved inntrekking (avdrag) 3) Konteres til debet ved tilbakebetaling 4) Konteres til kredit(-)