B-håndbok for avdeling LUNA

B-håndbok for avdeling LUNA 1 Innledning... 3 2 Mål for helse, miljø og sikkerhet ved... 3 3 Forkortelser og definisjoner... 4 4 Organisering, ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet... 5 4.1 Organisasjonskart... 5 4.2 Ansvar i linjen... 6 4.2.1 Høgskolestyret... 6 4.2.2 Administrerende direktør har overordnet ansvar for:... 6 4.2.3 Dekan har ansvar for:... 6 4.2.4 Stabsleder/seksjonsleder/enhetsleder/instituttleder har ansvar for:... 6 4.2.5 Arbeidstakere skal:... 6 4.2.6 Studenter og lærlinger... 6 4.3 Vernetjenesten organisert ved avtale.... 7 4.3.1 Verneombud (VO)... 7 4.3.2 Hovedvernombud (HVO)... 7 4.3.3 Lokale arbeidsmiljøutvalg (AMU)... 7 4.3.4 Hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU)... 7 4.3.5 Bedriftshelsetjenesten (BHT)... 8 4.3.6 Ressursgruppe... 8 4.4 Annet HMS-ansvar... 8 4.4.1 Stoffkartotek... 8 4.4.2 Samordning... 8 4.4.3 Elektrisk anlegg og utstyr... 8 4.4.4 Brannvern.... 9 4.5 Opplæring... 9 4.5.1 Grunnopplæring i arbeidsmiljø... 9 4.5.2 Introduksjonsprogram for nyansatte.... 9 4.5.3 Annen HMS-opplæring... 9 5 Systematisk HMS-arbeid... 9 5.1 Kartlegging... 9 5.1.1 Vernerunder... 9 5.1.2 Personalmøter... 9 5.1.3 Medarbeidersamtaler... 10 5.1.4 Arbeidsmiljøundersøkelser... 10 5.1.5 Omstillingssamtaler...10 5.2 Risikovurdering... 10 5.2.1 Kartlegging av risiko... 10 5.2.2 Fremgangsmåte for vurdering av Risikoforhold... 11 5.3 Handlingsplaner... 11 5.4 Avviksbehandling... 11 5.5 Sykefravær, ulykker og nestenulykker... 12 5.6 Intern revisjon... 12 5.7 Krav om dokumentasjon... 12 6 Miljøvern ytre miljø... 13 6.1 Generelt... 13 6.2 Avfall... 13 6.3 Spesialavfall... 13 6.4 Utslipp... 13

6.5 Energi... 14 6.6 Innkjøp... 14 6.7 Transport 13 7 Beredskap... 14 7.1 Brannvern... 14 7.2 Førstehjelpsutstyr... 14 7.3 Beredskap ved kriser og ulykker... 15 8 Avdelingens prosedyrer... 15 8.1 Retningslinjer for oppfølging ved sykefravær... 15 8.2 Retningslinjer for ulykker, nestenulykker og yrkessykdommer... 15 8.3 Retningslinjer for stoffkartotek... 15 8.4 Retningslinjer for rusmiddelarbeid AKAN... 16 8.5 Retningslinjer mot seksuell trakassering... 17 8.6 Retningslinjer mot mobbing... 17 8.7 Retningslinjer for varsling... 17 8.8 Retningslinjer for forebygging og håndtering av konflikter.18 8.9 Retningslinjer for ergonomi, skjerm og databriller... 18 8.10 Retningslinjer for sikkerhet i laboratorier og verksted.19 8.11 Retningslinjer for saksgang i HMS-saker...20 9 Sjekklister og skjemaer 21 10 Avdelingens årskalender for HMS-aktiviteter 22 11 Samling av lover og forskrifter 25 12 Dokumentasjon. 27

1 Innledning Høgskolens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal Fremme menneskenes trivsel og trygghet Gi vern mot personskader Forebygge skader på miljøet Bidra til høy kvalitet på studietilbudet Håndboka for helse-, miljø- og sikkerhet ved Høgskolen i Hedmark består av: A-del (A-håndbok). Dette er den overordnede og styrende delen av systemet. Denne angir de grunnleggende og prinsippielle sider ved HMS-arbeidet og overordnet målsetting for HMS-arbeidet. B-del (B-håndbok) Denne delen konkretiserer og operasjonaliserer de overordnede bestemmelser i A-håndboka ut fra avdelingenes særpreg og ulike utfordringer. C-del Denne delen inneholder dokumentasjon som viser at de utarbeidede rutiner i A og B- håndboka blir gjennomført og fulgt opp. 2 Mål for helse, miljø og sikkerhet ved LUNA For å bli en integrert del av høgskolens virksomhet skal HMS stå på dagsorden på ledermøter og personalmøter. Alle ledere og ansatte skal læres opp i hms-systemet for å sikre et godt arbeidsmiljø.. De ansatte skal ivaretas gjennom god kommunikasjon og informasjon. i omstillingsog endringsprosesser. Oppfølgingssamtaler og medarbeidersamtaler skal gjennomføres rutinemessig. Dette for at de ansatte skal stimuleres til fornyelse og vekst samt føle seg ivaretatt og sett. Det skal rettes særlig fokus på fysisk/kjemisk arbeidsmiljø i laboratorier og verksteder. Det skal kjøpes inn elektronisk stoffkartotek og rutinebeskrivelser skal på plass.

3 Forkortelser og definisjoner VO : Verneombud HVO : Hovedvernombud HTV : Hovedtillitsvalgte VHP : Verne- og helsepersonale AML :Arbeidsmiljøloven AMU :Arbeidsmiljøutvalg HAMU :Hovedarbeidsmiljøutvalget BHT :Bedriftshelsetjenesten HMS :Helse, miljø og sikkerhetsarbeid HH :Høgskolen i Hedmark HMS-håndbok:Håndbok for systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid IK-system : Internkontroll, system for systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid ØSIR :Avdeling for økonomi, samfunnsfag og informatikk LUNA :Avdeling for lærerutdanning og naturvitenskap HSE :Avdeling for helse- og sosialfag SUE :Avdeling for skogbruks- og utmarksfag HA : Høgskoleadministrasjonen AKAN : Arbeidslivets komite mot alkoholisme og narkomani Avvik :Mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav. I praksis vil dette si brudd på krav fastsatt i eller i medhold av lover, forskrifter, prosedyrer og instrukser Verneområde :Arbeidstakere og oppgaver innenfor et bestemt arbeidsmiljøområde Verneombud :Person som er valgt som arbeidstakernes talsmann i helse, miljø- og sikkerhetssaker innenfor et verneområde. HMS-revisjon :Systematisk granskning av virksomheten for å fastslå at HMS-aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med HMS-systemet, og at aktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå virksomhetens mål for helse, miljø og sikkerhet.

4 Organisering, ansvar, oppgaver og myndighet i HMSarbeidet 4.1 Organisasjonskart UFD Høgskolestyret Rektor Adm. direktør Prorektor leder av bibliotek tjenesten Høgskoleadministrasjonen Direktør for strategi og kvalitetsstyring leder av IKTtjenesten personalog org. direktør plan- og økonomi direktør, arkiv leder studie.-, forsk. og utvikldirektør, infoleder leder for internasj. kontor Dekan LUNA Dekan HI Dekan ØSIR Dekan SUE LUNA institutt for samfunnsfag institutt for kunstfag og informasj.vitensk institutt for humanistiske fag institutt for naturfag og bioteknologi stabsleder enhet for fellesfunksj. og kvalitetssikring enhet for drift og service enhet for studieog forskningsadm. HI stabsleder sek. leder, 1.år sek. leder, 2.år sek. leder, 3.år sek. leder, vid. ut ØSIR stabsleder sek. leder, økonomi sek. leder, samf.fag sek. leder,info.tikk

4.2 Ansvar i linjen 4.2.1 Høgskolestyret Høgskolestyret vedtar overordnede mål, planer, bevilger midler til høgskolens helse, miljø og sikkerhetsarbeid. 4.2.2 Administrerende direktør har overordnet ansvar for: Helse-, miljø og sikkerhet ved Høgskolen i Hedmark 4.2.3 Dekan har ansvar for: Helse-, miljø og sikkerhet ved respektive avdeling Internkontroll av HMS-aktiviteter og dokumentasjon av disse på sine avdelinger Utarbeidelse og vedlikehold av avdelingens B- og C-del av HMS-systemet Avdelingens årsrapport Skjema for HMS-årsrapport 4.2.4 Stabsleder/enhetsleder/instituttleder har ansvar for: Det daglige og operative ansvaret for HMS- arbeid innen sin enhet/sitt institutt Løpende kartlegging av arbeidsmiljøet Se til at lover, forskrifter og interne prosedyrer overholdes Sørge for at avvik behandles etter gjeldende prosessbeskrivelser og at korrigerende tiltak iverksettes. Enhetsleder Drift og service har hovedansvar for brannvernet på LUNA. Stabsleder har ansvar for løpende kartlegging av arbeidsmiljøet og vernerunder 1 g/år. 4.2.5 Arbeidstakere skal: Kjenne lover og forskrifter om sitt arbeid Sette seg inn i HMS-håndbokens bestemmelser og rette seg etter disse Bruke nødvendig verneutstyr og sikkerhetsinnretninger Melde avvik eller ta opp med sine ledere når det skjer hendelser som går ut over hva man sammen har avklart som fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Aktivt medvirke til et sikkert og godt indre og ytre miljø og delta i det organiserte HMS-arbeidet 4.2.6 Studenter og lærlinger Arbeid som utføres som praktisk opplæring av studenter med undervisning eller forskning som formål, skal når arbeidet foregår under forhold som kan innebære fare for liv og helse, være underlagt tilsyn etter loven når det gjelder Arbeidsmiljølovens kap. I, II, III, V og VI. Dette innebærer at bestemmelsene i disse kapitlene av Arbeidsmiljøloven gjelder når det i undervisningen brukes maskiner eller stoffer som kan innebære fare for liv og helse, f. eks. laboratoriefag, undervisning på verksted og praksis. Studentenes rettigheter og plikter i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet blir i disse tilfellene som for arbeidstakere (aml 1.6 og Kgl. res. av 17. juni 1977). Studenter, lærlinger og vernepliktige tjenestepliktige skal sette seg inn i HMS-håndbokens bestemmelser og rette seg etter disse.

I studiesituasjonen for øvrig (klasserom, auditorier, lesesal, datarom o.a.) gjelder ikke arbeidsmiljøloven for studentene. Student-tillitsvalgt kan rette evt. henvendelser om undervisningsrommene til den enhet som driver de lokalene studentene i hvert tilfelle benytter. Lærlinger har lærekontrakt som innebærer at de har rettigheter og plikter som arbeidstakere i henhold til arbeidsmiljølovens 1.6.f, og sivile tjenestepliktige i henhold til arbeidsmiljølovens 1.6.c. 4.3 Vernetjenesten organisert ved avtale. 4.3.1 Verneombud (VO) Følgende er valgt som verneombud for perioden 01.08.08 31.07.09: Bergljot Østerås verneombud Hamar Stein Morthov verneombud Blæstad Svein B. Wærvågen verneombud laboratoriene Kart over vernetjenesten ved HH Oversikt over verneområder, VO, HVO, AMU og hovedarbeidsmiljøutvalget 01.08.08 31.07.079 4.3.2 Hovedvernombud (HVO) I hht til Avtale om organisering av vernetjenesten er det valgt 1 hovedvernombud for Høgskolen i Hedmark. For perioden 01.08.08 31.07.09 er dette Solveig Westerheim. 4.3.3 Lokale arbeidsmiljøutvalg (AMU) Arbeidsmiljøutvalget består av følgende personer for perioden 01.08.08 31.07.09: Verneombud Bergljot Østerås Verneombud Stein Morthov Verneombud Svein B. Wærvågen Dekan Bjørn Berg Stabsleder Turid Kårhus Enhetsleder drift Gunn Walstad Personalkonsulent Kirsten Eliassen - sekretær Arbeidstakerrepresentantene har lederskapet i AMU i 2009. 4.3.4 Hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU) Det er opprettet 1 hovedarbeidsmiljøutvalg for Høgskolen i Hedmark. Hovedverneombud for perioden 01.08.07 31.07.09 er: Solveig Westerheim

4.3.5 Bedriftshelsetjenesten (BHT) Høgskolen har inngått avtale om bedriftshelsetjeneste med HMS Øst. Bedriftshelsetjenestens virksomhet bygger på arbeidsmiljølovens 3.3 og Forskrift om hvilke bedrifter som skal ha verne- og helsepersonalet. BHT skal bistå arbeidsgiver, arbeidstaker, arbeidsmiljøutvalg, hovedarbeidsmiljøutvalget, verneombudene og hovedverneombudet i deres arbeid for å skape trygge og sunne arbeidsforhold. Den har en fri og uavhengig stilling. 4.3.6 Ressursgruppe Det er opprettet en ressursgruppe for å styrke beredskapen ved omstillinger ved Høgskolen i Hedmark. Ressursgruppen består av verneombudene hovedvernombudet representanter fra personal- og organisasjonsseksjonen i Fellesadministrasjonen bedriftshelsetjenesten Ressurspoolens oppgaver er beskrevet i: mandat for ressursgruppen 4.4 Annet HMS-ansvar 4.4.1 Stoffkartotek Særskilt verneombud for laboratoriene, Svein Birger Wærvågen er ansvarlig for stoffkartoteket ved LUNA 4.4.2 Samordning Det skal inngås skriftlig avtale mellom utleier av bygg og høgskolen som leietaker for hvem som har ansvar for å samordne internkontrollen for felles aktiviteter. Avtalen skal beskrive ansvar og myndighet. Når Høgskolen leier ut lokaler til andre virksomheter skal det inngås tilsvarende avtale. Dekan er ansvarlig for inngåelse av avtale. Det er inngått avtale for Biohus. 4.4.3 Elektrisk anlegg og utstyr Biohus A/S ved Utstillingsplassen Eiendom er ansvarlig for at elektriske anlegg til enhver tid er i orden i Biohus. Enhet for Drift & Service, LUNA er ansvarlig for at elektriske anlegg til enhver tid er i orden på Blæstad Statsbygg er ansvarlig for at elektriske anlegg til enhver tid er i orden i øvrige bygninger på Campus Hamar. Drift & Service er ansvarlig for at kopimaskiner på LUNA til enhver tid er i orden. For privat småutstyr på kontor som for eksempel kaffetraktere og lignende er hver enkelt eier ansvarlig for at dette til enhver tid er i orden. Eier er ansvarlig for at slikt utstyr er avslått når det ikke er i bruk.

4.4.4 Brannvern. Ansvar og myndighet i tilknytning til brannvern beskrives i avdelingens brannvernplan. Ved avdelinger der det er mer enn 1 bruker, velges det 1 brannvernkoordinator. Dette reguleres av samordningsavtalen, j.fr pkt 4.3.2. Brannvernkoordinator på LUNA er vaktmester Bjørn Holm. Han er også brannvernleder på Blæstad. Brannvernleder på LUNA er Statsbygg. Kart over brannvernorganisasjonen 4.5 Opplæring 4.5.1 Grunnopplæring i arbeidsmiljø Aml 3-5 pålegger virksomheten å gi grunnopplæring i helse, miljø- og sikkerhetsarbeid for verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og ledere. Verneombud oa tilbys HMSgrunnkurs etter behov. 4.5.2 Introduksjonsprogram for nyansatte. HMS er en del av Høgskolens introduksjonsprogram for nytilsatte. Introduksjonsprogram for nytilsatte Avdelingens rutiner for introduksjon av nytilsatte: Nærmeste leder 4.5.3 Annen HMS-opplæring I samsvar med 5.2 i Internkontrollforskriften skal alle tilsatte få opplæring og nødvendige kunnskaper i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. På LUNA skal nytilsatte få informasjon om avdelingens HMS-rutiner når de introduseres til arbeidsplassen. Et punkt om HMS ligger i introduksjonsprogrammet. Det gis informasjon om endringer i HMS-systemet på personalmøter. Ansvarlig: Nærmeste leder. 5 Systematisk HMS-arbeid 5.1 Kartlegging 5.1.1 Vernerunder Vernerunder gjennomføres årlig i løpet av 1. halvår og senest innen utgangen av juni mnd. Deltakere på vernerundene er: Enhetsleder for Drift & Service Verneombud for det aktuelle område Bedriftshelsetjenesten inviteres med på vernerunde etter behov. Kartleggingsskjema for vernerunder 5.1.2 Personalmøter HMS tas opp på personalmøter i instituttene og stabsenhetene.

5.1.3 Medarbeidersamtaler Høgskolen i Hedmark bruker medarbeidersamtaler som et personalpolitisk virkemiddel. Medarbeidersamtaler skal medvirke til at høgskolens personale får utnyttet sine ressurser og videreutviklet sin kompetanse til det beste for personalet og høgskolen. Det skal gjennomføres en medarbeidersamtale årlig med hver ansatt eventuelt med oppfølgingssamtale. Høgskolen har utarbeidet plan for seniorpolitiske tiltak. Denne finnes på Kvalitetssikringssystemet til høgskolen under tittelen Seniorpolitiske tiltak. Seniorenes spesielle situasjon må tas opp særskilt i medarbeidersamtalen. Ansvarlig for gjennomføring av medarbeidersamtale: Nærmeste leder Skjema for medarbeidssamtaler med ansatte på LUNA ligger under relevante dokumenter på interne sider. 5.1.4. Arbeidsmiljøundersøkelse Som et ledd i høgskolens kvalitetssystem skal det annethvert år gjennomføres arbeidsmiljøundersøkelse. Gjennom undersøkelsen kartlegges medarbeidernes opplevelse av vesentlige forhold innen arbeidsmiljøet og således vil resultatene av undersøkelsen være et viktig verktøy for ledelsen i et målrettet og forebyggende arbeidsmiljømessig arbeid. I høgskolens mål- og resultatstyring er det valgt å bruke arbeidsmiljøundersøkelsens spørsmål om trivsel som et av styringsparameterne. Dette innebærer at det kontinuerlig vil være fokus å på oppfølgingsarbeidet og resultatet av dette. Undersøkelsen skal gjennomføres annethvert år og neste gang for LUNA i 2009. Det gjennomføres en evaluering av innhold og gjennomføring i etterkant av undersøkelsen. 5.1.5. Omstillingssamtaler I Omstillingsavtalen for Høgskolen i Hedmark er det beskrevet hvilke individuelle samtaler som arbeidsgiver ved LUNA skal gjennomføre i en omstillingsprosess. 5.2. Risikovurdering Hver avdeling foretar risikovurdering minimum hvert 4. år, med mindre det skjer vesentlige endringer i virksomheten. Avdelingen skal ha gjennomført risikovurdering etter følgende plan: Blæstad innen 2009 Biohus innen 2009 Øvrige lokaler innen 2009 5.2.1 Kartlegging av risiko Risiko utrykker et potensielt tap. I tap ligger at vi mister noe av verdi som i HMS sammenheng kan være: * Mennesker (liv og helse) * Ytre miljø * Utstyr, materiell og bygg

Høgskolen har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke risiko, problemer, feil og mangler som ikke blir håndtert eller rettet opp straks. Høgskolens medarbeidere skal delta aktivt i dette arbeidet. På denne måten sikrer vi at ledelsen og medarbeiderne samarbeider om forhold som kan forbedres. 5.2.2. Fremgangsmåte for vurdering av Risikoforhold 1. Hva kan gå galt? Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte i vår virksomhet, utstyr, materiell og bygg eller påvirke det ytre miljø? 2. Sannsynlighet for hendelse og konsekvens hvis dette skjer 3. Hva kan vi gjøre for å hindre dette Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer? Hver avdeling har kartlagt de mest kritiske aktivitetene/områdene Framgangsmåte og skjema for risikovurdering 5.3.Helsefremmende arbeid LUNA har tiltak som bidrar til at høgskolen er en helsefremmende arbeidsplass. 5.4 Handlingsplaner Det utarbeides årlig handlingsplan for arbeidsmiljøutfordringer på LUNA. Det gjøres på bakgrunn av gjennomførte vernerunder, risikovurdering samt avvik fra lover, forskrifter, instrukser og høgskolens egen bestemmelser. Den skal videre beskrive konkrete mål og tiltak, hvem som skal sørge for at tiltakene gjennomføres og tidsfrist for det enkelte tiltak. Handlingsplanen vil fungere som en del av dokumentasjonen på LUNA s hms-arbeid. Skjema for handlingsplan 5.5 Behandling av feil og mangler avvik Avvik skal som hovedregel og så lang som mulig løses på lavest mulig nivå, jfr. saksgangen i HMS-saker pkt. 8.9. Ansatte som opplever feil og mangler i forhold til regler og rutiner kan fylle ut skjema Melding om avvik og hendelse ved Høgskolen i Hedmark som finnes elektronisk på LUNA s interne sider. Skjema finnes også i papirversjon i resepsjonen. Det kan meldes om - Avvik fra kravene fra departement og andre myndigheter - Avvik relatert til planer og forventninger - Avvik på leverte tjenester - Forhold eller handling som har ført til skade, ulempe eller problem relatert til drift, praktisk gjennomføring av undervisning og/eller administrasjon. Skjemaet skal behandles etter klare rutiner, og den som har kommet med innspillet skal få tilbakemelding om hvordan det er behandlet.

For å følge opp kvalitetsarbeidet ved avdelingen, har LUNA en egen kvalitetsgruppe bestående av Karin Moen (leder), Kari Finsås, Guro Grimstad og Truls O. T. Hansen (studentrepresentanter), Annne Holt, Ragnhild Narum (sekretær) og Turid Kårhus. Dersom det oppstår nestenulykker, feil eller andre uheldige forhold, skal om mulig feilen rettes straks. Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt og kan for eksempel være innskjerping av rutiner, klarere ansvarshold eller tekniske forbedringer. Feil, mangler og andre avvik som ikke kan rettes umiddelbart eller som ikke har sikkerhetsmessige konsekvenser meldes på avviksskjema. Tiltak registreres i handlingsplanen. Dersom tilsynsmyndighetene spør etter avviksbehandling og korrigerende tiltak, kan vi vise til handlingsplaner, møtereferat og forklare hva som gjøres dersom rutiner ikke følges 5.6 Sykefravær, ulykker og nestenulykker Oversikt over sykefravær, ulykker og nestenulykker framkommer av LUNA s årlige HMS-rapport. 5.7 Intern revisjon Internkontrollforskriften stiller krav om at det minst en gang i året foretas en mer omfattende gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (systemrevisjon) og vurdere om det fungerer i praksis. Interrevisjon gjennomføres vekselvis annet hvert år av avdelingen selv og av høgskolens revisjonsteam. Ansvarlig for revisjon av B-håndboka: Stabsleder 5.8 Krav om dokumentasjon I følge IK-forskriften 5 skal virksomheten dokumentere skriftlig punktene 4-8, j.fr. kap. 11.../Documents and Settings/karikj/Programdata/Microsoft/Dokumentasjonskrav for HMS.doc Dette innebærer at den enkelte enhet skal skriftliggjøre mål, organisering av ansvarsforhold i HMS-arbeidet, risikovurderinger, resultater fra kartlegginger, vurderinger av HMS-problemer/utfordringer, rutiner, tiltak og evalueringer av HMS-arbeidet. Dette skriftlige materiale skal være tilgjengelig for høgskolens styrende organer, revisjonsteamet og eksterne kontrollmyndigheter eller andre som i sitt arbeid har behov for innsyn i dette materiale. Dokumentasjon skal oppbevares i C-delen (perm) Kap. 4.1 og 4.2 viser organisasjonskartet og ansvar i linjen. Alle ledere m/personalansvar på LUNA skal forholde seg til B-håndboka og dokumentere i C- permen.

Disse er: Dekan Stabsleder (som også er enhetsleder for fellesfunksjoner og kvalitetssikring) 2 (3) enhetsledere 4 instituttledere Dekan har overordnet ansvar for at lover og forskrifter avdelingen er underlagt følges opp. Stabsleder, enhetsledere og instituttledere har ansvar for å følge opp og iverksette tiltak under sine områder. Enhetsleder for drift og service har hovedansvar for brannvernet på LUNA. Alle skal dokumentere sitt HMS-arbeide i C-permen. Dette kan være skade- og sykefraværsstatistikk, skaderegistreringer, brannverndokumentasjon, avtale om avfallshåndtering, kartlegginger, risikovurderinger, handlingsplaner og andre rapporter, plan for gjennomføring av medarbeidersamtaler, avviksmeldinger, opplæring oa. Alle inngåtte arbeidsavtaler skal legges i ephorte. 6 Miljøvern ytre miljø er under arbeid 6.1 Generelt Det stilles krav til arbeidsgiver om vern av ytre miljø. Der det er valgmuligheter skal det mest miljøvennlige alternativ velges. Der Høgskolen i Hedmark har innretninger som kan medføre risiko for ytre miljø, skal rutiner for å redusere risikoen framgå av den enkelte avdelings B-håndbok 6.2 Avfall Avdelingen har rutiner for avfallsrutiner. Ansvarlig: Hver ansatt er ansvarlig for at avfall legges i riktige beholdere. Ansvarlig for å fjerne avfallet fra høgskolens område: Drifts- og serviceenheten 6.3 Spesialavfall Avdelingen har rutiner for håndtering av spesialavfall. Ansvarlig: Hver ansatt som håndterer spesialavfall. Ansvarlig for å fjerne avfallet fra høgskolens område: Drifts- og serviceenheten 6.4 Utslipp Avdelingen har oversikt over utslipp på høgskolens område og vurderer jevnlig hvordan eventuelle utslipp kan reduseres, dette inkluderer også støy. Ansvarlig for vurdering av hvordan eventuelle utslipp kan reduseres (også støy): Drifts- og serviceenheten

6.5 Energi Høgskolen har oversikt over høgskolens energiforbruk og vurderer muligheter for å redusere energiforbruket. Alle ansatte er ansvarlige for å bidra til å redusere energiforbruket. Ansvarlig for vurdering ved avdelingen: Drifts- og serviceenheten 6.6 Innkjøp Leder er ansvarlig for innkjøp dersom annet ikke er avtalt. Høgskolens sentrale innkjøpsavtaler skal benyttes. Innkjøpte varer, utstyr, tekniske innretninger og innleide varer og tjenester skal tilfredsstille kravene i gjeldende lover, forskrift som helse, miljø og sikkerhetsarbeidet omfattes av. Ved innhenting av anbud skal miljøhensyn være et av utvelgelseskriteriene. Ved innkjøp må alltid følgende vurderes før produkt velges: For tekniske innretninger: tidsmessig/hensiktsmessig ergonomi støy/vibrasjoner evt behov for verneutstyr. hensyn til det ytre miljøet For kjemiske stoffer: helsefare hensyn til det ytre miljøet HMS Øst har personell med spesialkunnskap innen disse områder og kan kontaktes før innkjøp foretas. Ansvarlig for høgskolens innkjøpsavtaler: Innkjøpssjefen 7 Beredskap 7.1 Brannvern Krav i Brann og eksplosjonsvernloven, og Lov om tilsyn med elektriske anlegg, med tilhørende forskrifter, skal beskytte mot brann og skader dette måtte påføre mennesker og bedrifter. Som ledd i det brannforebyggende arbeidet skal bedriftene utarbeide brannbok for hvert brannobjekt, definert som: Ethvert bygg, anlegg, lager, område m.v., hvor brann kan oppstå og true liv, helse, miljø, eiendom eller produksjon. Avdelingens brannvernplan. Ved brann skal alle forholde seg til avdelingens branninstruks. Ved personskade gis egnet førstehjelp og/eller ring 113 for bistand. 7.2 Førstehjelpsutstyr Relevant førstehjelpsutstyr finnes på/i laboratorier og verksteder samt Ansvarlig for kontroll og følge opp innholdet: Drift & Service

Brukerne må melde fra til Drift & Service om mangler i førstehjelpsskapene. 7.3 Beredskap ved kriser og ulykker Høgskolen har beredskapsplan ved kriser, ulykker og dødsfall. Planen ligger på høgskolens interne side under Beredskapsplan. Varslingsliste LUNA Hver leder skal ha oppdatert pårørendeliste der det skal stå navn på nærmeste pårørende og telefonnummer. 8 Avdelingens prosedyrer 8.1 Helsefremmende arbeid LUNA har følgende tiltak som bidrar til at høgskolen er en helsefremmende arbeidsplass:. Høgskolen er IA-bedrift. Gjennom den tilknytningen er man pålagt en del prosedyrer for sykefraværsoppfølging som kan virke forebyggende og med det helsefremmende. Dette i tillegg til noen økonomiske virkemidler som bla. kjøp av helsetjenester. Høgskolen er tilknyttet bedriftshelsetjenesten HMS Øst. Høgskolen er AKAN-bedrift og skal med det drive forebygging av rusmisbruk og oppfølging ved mistanke om rusmisbruk blant ansatte. I hht ny arbeidsmiljølov skal arbeidsgiver i tilknytning til hms-arbeidet, vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne. AML. 3-4. Ansatte har tilbud om å trene Friskis og Svettis 3 dager pr. uke i gymsal på LUNA og har reduksjon i pris ved kjøp av halvårskort samme som studenter. Det vurderes forløpende andre og nye tiltak som skal stimulere ansatte til å være i fysisk aktivitet. Høgskolen har egen plan for Seniorpolitiske tiltak som ivaretar denne gruppen arbeidstakere spesielt.. 8.2 Sykefravær LUNA har faste rutiner for oppfølging av sykemeldte. Rutinene er å finne ved å klikke på linjen Rutiner for oppfølging av sykemeldte. I tillegg ligger det rutiner for melding av sykefravær på interne sider/relevante dokumenter. 8.3 Ulykker/nestenulykker Håndtering av ulykker/nestenulykker på LUNA.

Høgskolen registrerer alle ulykker og nestenulykker på skjema for avvik http://intern.hihm.no/intranet/luna/dokumenter/2006/avviksskjema.doc som skjer i virksomheten, både for å gi de som utsettes for en ulykke nødvendig hjelp og for å kunne sette i verk tiltak slik at fremtidige ulykker kan forhindres Dersom en ulykke fører til personskade, skal politiet og arbeidstilsynet varsles på hurtigste måte. Det skal sendes skademeldingsskjema til Trygdekontoret (Rikstrygdeverkets blankett 11.01.A) innen 72 timer Trygdeetatens skademeldingsskjema og til Statens pensjonskasse SPK's skademeldingsskjema Høgskolens definisjon av ulykke/nestenulykke: Hva er en ulykke? En plutselig og uventet hendelse som medfører en ytre påkjenning eller belastning på en person med legemsskade som konsekvens. En hendelse som medfører skade på materiell, utstyr eller det ytre miljø. Hva er en nestenulykke? En fare for at en personskade er utløst, men at personen har unngått å bli skadet. Tilsvarende gjelder for materiell, utstyr og ytre miljø. En fare for skade er utløst, men ikke førte til reelle skader. Lenke til www.arbeidstilsynet.no om arbeidsgivers varslings- og meldeplikt med definisjon på alvorlig skade som skal meldes dit. ANSVAR: Det er den nærmeste overordnede ved skade-/ulykkesstedet som er ansvarlig for at ulykken/nestenulykken følges opp, både overfor den/de skadede og for å gi melding på de skjema som er nevnt ovenfor. For ansatte: nærmeste leder er instituttleder event. Enhetsleder For studenter: nærmeste leder er studieleder Høgskolen internt skal alltid ha melding dersom ulykken/nestenulykken faller inn under definisjonene ovenfor. Nærmere om prosedyrer mm framkommer på skjemaet. Ansvarlig ledelse skal også sørge for at det henger oppslag i alle arbeidslokaler om legehjelp og nødnummer ved arbeidsulykker/skader. I lokaler som laboratorier og andre arbeidslokaler der aktiviteten tilsier mulighet for uhell, bør det henge flere oppslag. Telefonnummer til brann (110), politi (112) og medisinsk nødhjelp (113) skal stå samt til Arbeidstilsynet 81548222. Tilsvarende oppslag skal henges ved alle førstehjelpsskap. Oppslagene skal være lett synlige. 8.4 Stoffkartotek Avdelingen skal i samsvar med forskrift Stoffkartotekforskriften ha et stoffkartotek som er bygget opp slik at det er lett å søke frem informasjon om det enkelte helsefarlige stoffet. Ansvarlig for ajourhold: verneombud for laboratoriene Studenter og tilsatte skal ha lett tilgang til stoffkartoteket. På LUNA er det anskaffet et EDBbasert stoffkartotek-system. Det finnes på BIOHUS.

Høgskolen krever produktdatablad ved innkjøp av farlige stoffer og velger det som gir minst helsefare. Alle ansatte som er eksponert gis opplæring i bruk av stoffkartotek. Aktuelle produktdatablad er tilgjengelige for de som bruker stoffene. Verneombudet skal ha et eksemplar av stoffkartoteket som gjelder eget verneområde. Hovedvernombudet skal ha tilgang til det komplette stoffkartoteket for Høgskolen. Produktdatablad skal sendes med til sykehus/lege dersom det skjer en alvorlig ulykke med helsefarlige stoffer. 8.5 Trakassering og mobbing Tilfeller der medarbeidere eller studenter opplever seksuell trakassering skal håndteres i samsvar med Retningslinjer for håndtering av seksuell trakassering For annen form for trakassering og mobbing følges samme prosedyrer. Ansvarlig for oppfølging ved mobbing og trakassering blant ansatte: Nærmeste leder Kontaktperson på avdeling LUNA for studentene er: Elin Bakke Det vises for øvrig til pkt. 8.9 i håndboka om tjenestevei i HMS-saker. 8.6 Ergonomi, skjerm og databrille Alle nytilsatte ved Høgskolen i Hedmark skal få tilbud om arbeidsplassvurdering. For øvrig gjennomføres det arbeidsplassvurdering hvert 3. år. Høgskolen har retningslinjer for framgangsmåte ved og godtgjøring av utgifter i forbindelse med databriller. Retningslinjer og skjema for databriller 8.7 Sikkerhetsrutiner i laboratorier og verksted I laboratorier og verksteder på LUNA er det rutiner for hvordan medarbeidere og studenter som er i berøring med kjemikalier, helsefarlig biologisk materiale, farlige maskiner og tekniske innretninger skal beskyttes mot helseskade. Disse gjennomgås når det er påkrevet på de aktuelle steder som er som følger: I institutt for naturvitenskap og teknologi. I institutt for kunstfag og informasjonsvitenskap. Alle medarbeidere og studenter har tilgang til personlig verneutstyr og skal informeres om når, hvor og hvordan det skal brukes. Ansvarlig for opplæring og kontroll er: Nærmeste leder Ansvarlig for opplæring og kontroll for studenter: Faglærer

Blir bruk av verneutstyr tatt på alvor? Hva skjer hvis noen ikke bruker verneutstyr 8.8 Rusmiddelarbeid Høgskolen har rutiner for hvordan forebygge rusproblemer blant medarbeidere samt hvordan mistanke om rusmisbruk skal håndteres gjennom sitt medlemskap i AKAN. Fremgangsmåten i slike saker er å finne under Retningslinjer for AKAN-arbeid. Ansvarlig for oppfølging i enkeltsaker: Nærmeste leder AKAN-kontakt for hele høgskolesystemet er: Kari Kjærnet. 8.9 Tjenestevei i HMS-saker Arbeidstaker Fagforening Nærmeste Verneombud Bedriftshelseoverordnede tjeneste Lokalt AMU Dekan/ stabsleder Hovedverneombud HAMU

Personaldirektør/ Direktør Arbeidstilsynet = Tjenestevei (skal alltid prøves først) = Veien om vernetjenesten = Andre veier å gå

Vanlig saksgang: 1) Alle saker skal løses på det laveste nivå, dvs. der saken er oppstått. 2) For at den ansvarlige i en sak skal få mulighet til å rette på den aktuelle feil eller mangel, samt at hver enkelt som er berørt av saken skal få mulighet til å uttale seg, skal verne- /miljøsaker følge de vanlige organisasjonslinjer, dvs. tjenestevei innen høgskolen. 3) Tjenestevei vil i korthet si at enhver ansatt henvender seg til sin nærmeste overordnede når en ønsker å ta opp et verne-/miljøproblem. Blir ikke saken løst kan eier av saken ta den opp på neste ledelsesnivå, evt med støtte av verneombud eller tillitsvalgt. Nærmeste leder skal informeres hvis dette gjøres. 4) Svar i en sak skal vanligvis ikke overskride 14. dager, og skal gå samme vei tilbake. Et eventuelt negativt svar må begrunnes skriftlig. I de tilfeller en sak ikke blir løst tilfredsstillende via tjenestevei, kan den tilsatte ta saken opp på ny f. eks. med verneombud, hovedvernombud, BHT, AMU, HAMU, sin tjenestemannsorganisasjon eller personalseksjonen (sistnevnte har et delegert ansvar fra adm direktør for administrasjon av det systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeid ved høgskolen). Hvis saker tas opp på denne måten (utenom tjenestevei), bestemmer eier av saken hvem eller hvor saken skal forelegges, noe som i stor grad vil avhenge av hva saken dreier seg om. Nærmeste leder skal være orientert hvis saken tas opp utenom tjenestevei. 6) Hvis Hovedarbeidsmiljøutvalget finner det påkrevet for å verne om arbeidstakeres liv og helse, kan utvalget vedta at det skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet innenfor rammen av arbeidsmiljøloven. En sak kan meldes inn for Arbeidstilsynet dersom den ikke finner sin løsning innad i høgskolen. 7) Personalseksjonen og bedriftshelsetjenesten bistår med råd og veiledning i verne- og miljøspørsmål. I enkelte saker vil det være naturlig at vernetjenesten og tjenestemannsorganisasjonene samarbeider.