Organisering "interne" enheter Allmøte 7. juni 2016
Agenda Mandat og føringer Presentasjon av alternative forslag til organisering av «interne» enheter Diskusjon og innspill
FR mandat Utarbeide beslutningsgrunnlag for effektiv organisering av «interne» enheter omfatter HR, IKT, Økonomi, Arkiv, Servicesenteret og Innkjøp Enheter/funksjoner som ikke omfattes av prosjektet er Kommunikasjon, Politisk sekretariat, Jus/kontroll, Eiendom og Fylkesarkivet
FR føringer Forenkle administrative arbeidsprosesser Høy kvalitet på støttetjenester Økt fleksibilitet og bedre utnyttelse av organisasjonens kompetanse Optimal bruk av ny teknologi og systemløsninger Ingen ansatte skal miste jobben Vise muligheter for innsparing på 1,5 mill kr pr år
Prosjektorganisering Prosjekteier: Rasmus Vigrestad Styringsgruppe: FR-ledergruppe Prosjektleder: Åge Solheim
Prosjektgruppe Navn Enhet Rolle Grethe Stenberg Arkivet Fagenhetsleder Åsmund Sandvik HR Fagenhetsleder Øystein IKT Fagenhetsleder Windingstad Marianne Servicesenteret Fagenhetsleder Smelien Aud-Unni Kvalen Regnskap Teamleder Elisabeth Lande Innkjøp Teamleder Tormod Palmesen Wibeke Gropen Tillitsvalgt Tillitsvalgt
Samlet oversikt «interne» enheter Netto budsjett 2016 er 59,0 mill kr Lønnsbudsjett er 41,2 mill kr (ca 70%) Antall faste stillinger er 54,9 (pr 1/8-16)
Kartlegging av sentrale arbeidsprosesser/funksjoner Tjenester til andre enheter, politisk/administrativ ledelse, ansatte, eksterne brukere og andre offentlige myndigheter Fellesløsninger/infrastruktur Arbeidsprosessene utøves av en enhet eller i samhandling mellom flere «interne» enhetene
Oversikt sentrale arbeidsprosesser/funksjoner 1. Post- og arkivtjeneste inkl postmottak/utgående post 2. Sentralbord og telefonitjeneste 3. Vertskapsfunksjon sentraladministrasjon 4. Felles bestiller/mottaksrolle telefoni/gaver/ikt-utstyr 5. Oppfølging ferie/fravær 6. Lønn (fast/variabel) 7. Reiseregning 8. Rekruttering 9. Forhandlinger
10. HMS/OU/arbeidsgiveroppgaver 11. Budsjett 12. Regnskap 13. Rapportering/prognoser 14. Fakturering ut/innfordring 15. Fakturabehandling inngående 16. Fakturabehandling generert i ehandel 17. ehandel 18. Avtaleinngåelse større innkjøp
19. Kontraktsoppfølging 20. Drift/utvikling felles IKT-løsninger/infrastruktur 21. Digitaliseringsstøttefunksjon 22. Felles brukerstøtte/support 23. Drift/brukeradministrasjon/utvikling av fellessystemer 24. Opplæring/praksis lærlinger (kontor og IKT)
Utfordringer og forbedringsområder Samhandling og kommunikasjon på tvers av enheter Bedre utnyttelse og mer fleksibel bruk av kompetanse på tvers av enheter Behov for en mer hensiktsmessig ledelses- og beslutningsstruktur Samordnet, enhetlig og tilgjengelig informasjon/kommunikasjon mellom "interne" og "eksterne" enheter Utnytte mulighetene som ligger i felles IKT-løsninger til å forenkle og optimalisere arbeidsprosesser
Forslag til organisering Forslagene tar utgangspunkt i: FR mandat og føringer Dagens organisering og kartlegging av sentrale arbeidsprosesser/funksjoner Utfordringer og forbedringsområder Organisasjonsmodellene har både fordeler og ulemper, og det vil være behov for ulike tiltak for å motvirke ulempene
Alternativ 0 «Dagens organisering» Dagens organisering med fagenheter og innkjøpsteam videreføres. Fordeler: Gir stabilitet og forutsigbarhet for organisasjonen, ansatte og brukere Unngår ressurstap som følge av uro/usikkerhet knyttet til omorganisering Etablerte rutiner videreføres
Alternativ 0 «Dagens organisering» Ulemper: Fortsatt utfordring med samhandling og kommunikasjon på tvers av enhetene Fortsatt utfordring med samordnet, enhetlig og tilgjengelig informasjon/kommunikasjon mellom "interne" og "eksterne" enheter Fortsatt utfordring med utnyttelse og mer fleksibel bruk av kompetanse på tvers av enhetene Fortsatt behov for en mer hensiktsmessig ledelsesog beslutningsstruktur
Alternativ 0 «Dagens organisering» Tiltak for å motvirke ulempene: Etablere styringsgruppe med de aktuelle fagenhetsledere/teamledere for å samordne og sikre effektive og brukerrettede arbeidsprosesser/funksjoner Fast representasjon fra de "interne" enhetene i FR ledergruppe Kontinuerlig arbeid med forbedring/forenkling av rutiner og arbeidsprosesser i og mellom enhetene Kontinuerlig arbeid med å utnytte IKT-løsninger og systemer optimalt
Alternativ 1 «Fellesenhet interne tjenester» Dagens "interne" enheter slås sammen til en fellesenhet for interne tjenester. Fordeler: En enhet/leder Bedre mulighet for samhandling og fleksibel utnyttelse av kompetanse på tvers av fagområder Bedre mulighet for samordning av tjenesteproduksjonen Bedre mulighet for samordnet, enhetlig og tilgjengelig informasjon/kommunikasjon mellom fellesenhet interne tjenester og andre enheter
Alternativ 1 «Fellesenhet interne tjenester» Ulemper: Stor enhet/mange medarbeidere med fortsatt behov for flere team med teamledere/personalledere og ulik lokalisering Fortsatt styringsutfordringer med flere ledernivåer Kan skape uro/usikkerhet blant medarbeidere og brukere
Alternativ 1 «Fellesenhet interne tjenester» Tiltak for å motvirke ulempene: Leder deltar fast i FR-ledergruppe Det etableres intern ledergruppe i fellesenheten hvor teamledere/personalledere møtes for å samordne og sikre effektive og brukerrettede tjenester Kontinuerlig arbeid med forbedring/forenkling av rutiner og arbeidsprosesser mellom teamene Kontinuerlig arbeid med å utnytte IKT-løsninger og systemer optimalt
Alternativ 1 «Fellesenhet interne tjenester» Særskilte forhold: FR bør vurdere om fellesenheten også skal omfatte "Jus/kontroll" slik at samhandlingsbehovet mellom Innkjøp og Jus ivaretas best mulig Utfra HR sin strategiske funksjon er det viktig at HRsjefen er fast medlem i FR ledergruppe. Dette kan imidlertid skape uklar rapporteringslinje ift FR og leder av fellesenheten. Organisering av teamene må vurderes nærmere utfra: faglige/kompetansemessige hensyn størrelse (antall medarbeidere) hensiktsmessig lokalisering
Krav til effektivisering Effektiviseringskravet er 1,5 mill kr pr år, ca 2,5% av netto budsjett 2016 Dette betyr 2,0 2,5 stillinger 1,0 stilling reduseres på økonomi fra 1. august, ytterligere 1,0 1,5 må reduseres ved naturlig avgang (av totalt 54,9)
Videre prosess Diskusjon i enhetene Avsluttende møte i prosjektgruppa 13/6 Prosjektgruppa overleverer beslutningsgrunnlaget til FR FR tar beslutning om organisering
Diskusjon/innspill!