Vår ref.: Lillehammer, 10. desember 2015 Deres ref.: AVSLUTNING AV REGNSKAPET FOR OVERGANG TIL NYTT REGNSKAPSÅR

Transkript

1 Økonomi Notat Til Se mottakerliste Fra Aud-Unni Kvalen Vår ref.: Lillehammer, 10. desember 2015 Deres ref.: AVSLUTNING AV REGNSKAPET FOR OVERGANG TIL NYTT REGNSKAPSÅR Årsregnskapet for 2015 skal være avlagt innen 15. februar Dette krever et stramt opplegg for årsavslutningen. Vi er avhengig av at følgende frister overholdes: Manuelle hovedboksbilag/e-bilag Innsending av anviste bilag for registrering Anvisning e-bilag Kjøp av varer og tjenester: E-handel Varer mottatt Fakturabehandling Anvisning av fakturaer Det er viktig at varemottak e-handel, attestasjon/anvisning blir foretatt fortløpende, ikke vent til siste frist. Periodisering Fakturaer med fakturadato i 2015 skal posteres i 2015 og fakturaer med fakturadato i 2016 skal posteres i Det er imidlertid leveringsdatoen som er avgjørende for når utgiften skal belastes i regnskapet. Varer/tjenester mottatt 2015 med fakturadato i 2016, eller varer/tjenester mottatt i 2016 med fakturadato i 2015 må periodiseres til riktig år. Det opplyses i notatfeltet ved attestasjon/anvisning av fakturaer dersom utgiften skal periodiseres. Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Aud-Unni Kvalen 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. nr: E-post: postmottak@oppland.org E-post: Aud-Unni.Kvalen@oppland.org

2 Manuelle periodiseringsbilag Varer og tjenester mottatt i 2015, der faktura ikke er mottatt og registrert i regnskapssystemet pr , skal også periodiseres. I slike tilfeller må det utarbeides et bilag for utgiftsbelastning som attesteres og anvises før oversendelse til fagenhet økonomi. Manuelle periodiseringsbilag Salg av varer og tjenester For inntekter er det også leveringstidspunktet som bestemmer når inntektsføring skal skje. Inntekter 2015 som faktureres t.o.m skal ha fakturadato Der fakturering skjer ved fagenhet økonomi, må det framgå av fakturagrunnlaget hvilket år inntekten gjelder. For vesentlige inntekter 2015 som ikke er fakturert innen fristen, må det utarbeides et inntektsbilag som attesteres og anvises før oversendelse til fagenhet økonomi for registrering. Fakturagrunnlag (fakturering fra fagenhet økonomi) NB Oppgi inntektsår Fakturering 2015 (etter ) med fakturadato Periodisering ikke fakturerte inntekter NB Det er enhetene som har ansvar for at inntekter og utgifter blir postert på riktig år. Regnskapskontroll Dersom det ved kontroll av regnskapet i tidsrommet til oppdages vesentlige feil, må dette tas opp med fagenhet økonomi. Vesentlige feil oppdaget etter Mottatte tilskudd/tilsagn om tilskudd Med betingede tilskudd menes overføringer til fylkeskommunen hvor gjennomføring av forutbestemte aktiviteter er stilt som betingelse for å motta midlene. Betingede tilskudd skal inntektsføres senest når midlene mottas. Dersom utgifter påløper før tilskudd mottas, skal tilskuddet inntektsføres i takt med at utgiftene knyttet til den tilskuddsberettigede aktiviteten påløper. I slike tilfelle må manuelt bilag utarbeides og sendes fagenhet økonomi. Ubenyttet del av mottatte betingede tilskudd pr skal avsettes til bundet fond. Avsetning/bruk betingede tilskudd

3 Utstyr /investeringer over kr Varige driftsmidler Beløp Levetid/frist Anlegg, utstyr, inventar m.m. Over kr Minst 3 år Kontroll alle driftskjøp Over kr Ompostering Budsjettregulering Driftsmidler med kostpris over kr og med levetid minimum 3 år skal føres i investeringsregnskapet (første siffer i art 3). I tillegg skal de føres på prosjekt med første posisjon U samt et anleggsnummer. Alle driftsenheter bes snarest kontrollere om bokføringen av utstyr til kostpris over kr er riktig regnskapsført. Avskriving av uerholdelige fordringer Det blir i løpet av desember tatt en gjennomgang av balansen for å få avskrevet uerholdelige fordringer. Se Økonomihåndboka del 2, punkt 5.4, hvor det framgår i hvilke situasjoner utestående fordringer skal avskrives. De uerholdelige fordringene skal utgiftsføres på eget ansvarssted (dvs. dekkes av egen budsjettramme), art Tap på fordringer. Avskrivninger på kundefordringer blir koordinert/utført ved fagenhet økonomi. Kassetelling I h.t. bokføringsloven skal alle balansekonti dokumenteres pr Dette medfører at alle kontanter skal telles. For dokumentasjon av beholdningen benyttes skjema for kassetelling og avstemming av kasse: Ansattportalen - skjema økonomi. Signert skjema sendes fagenhet økonomi innen 7. januar Informasjon Ber om at dere informerer aktuelle personer om gjeldende frister. Til Karriere Oppland Lillehammer Karriere Oppland Nord-Gudbrandsdal Karriere Oppland Gjøvikregionen Karriere Oppland Midt-Gudbrandsdal Karriere Oppland Valdres Ringebu folkehøgskole Grethe Stenberg, Arkivet Svein Amblie, Fylkesarkivet i Oppland Åsmund Haugstad Sandvik, HR-enheten Geir Hestetræet, Opplandstrafikk Tommy Forseth, Opplandstrafikk Randi Skaaraaen, Opplandstrafikk Toten folkehøgskole Marit Hosar, Fylkesarkivet i Oppland Bjørn Ellingsæter, Tannhelsetjenesten Eirik Strand, Opplandstrafikk

4 Hjalmar Nørstebø-Solbjør, Regionalenheten Inge Myklebust, Videregående opplæring Kyrre Dahl, Kulturenheten Sigurd Haaland, Eiendom Øystein Windingstad, IKT Anne Grete Skurdal, Videregående opplæring Bjørn Rune Holmen, Opplandstrafikk Gard Eimund Tekrø Rolid, Videregående opplæring Kristin Loe Kjelstad, Regionalenheten Lars Baukhol, Opplandstrafikk Liv-Kari Ringen, Videregående opplæring Synnøve Tollefsrud, Videregående opplæring Terje Storbakken, Videregående opplæring Stina Stenseth, Videregående opplæring Kjell Marius Mathisen, Kulturarvenheten Marianne Smelien, Servicesenter Tone Nyseter, Fylkesbiblioteket Åge Solheim, Økonomi Anita Brenden Moshagen, Regionalenheten Trond Carlson, Regionalenheten Erland Sandvik, Gausdal videregående skole Ingvild Rønn Sætre, Vinstra vidaregåande skule Kari Elisabeth Rustad, Valdres vidaregåande skule Kari Nordskogen, Fagskolen Innlandet Kristin Undseth, Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule Soon Elisabeth Øhrling, Hadeland videregående skole Torbjørn Ljones, Lillehammer videregående skole, avdeling Sør Torfinn Overn, Lena-Valle videregående skole Vegar Sommerstad, Dokka videregående skole Åse Sletten, Gjøvik videregående skole Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Dokka videregående skole Fagskolen Innlandet Gausdal videregående skole Gjøvik videregående skole Hadeland videregående skole Lena-Valle videregående skole Lillehammer videregående skole, avdeling Nord Lillehammer videregående skole, avdeling Sør Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule Raufoss videregående skole Valdres vidaregåande skule Vinstra vidaregåande skule Halvor Løkken, Fylkesrådmannen Rasmus Olav Vigrestad, Fylkesrådmannen Terje Kind, Fylkesrådmannen Karriere Oppland Hadeland Lillehammer videregående skole, avdeling Mesna Kopi Innlandet Revisjon IKS

5