årsmelding 2011
2 Innhold Organisasjonskart og økonomiske nøkkeltall 4 Organisasjonen 6 IKT 8 Materiell 10 Samband 12 Sikkerhet 13 Juridisk og anskaffelser 14 Eiendom, bygg og anlegg 16 Kommunikasjon 18 Utgiver: Kommunikasjonsavdelingen, PDMT Redaktør: Janne Værnø Opplag: 2000 Design, illustrasjoner og layout: Wittusen & Jensen Foto: Thomas Hildrum, Peder Austrud, Espen Strai, Kjetil Skjønhaug, Gitte Granstrøm, Wemunn Strand Aabø, Shutterstock
3 Lars Henrik Bøhler, direktør Strategier og verdier 2011 ble året der mange langsiktige strategier ble satt i verk, basert på den nye overordnede strategiplanen for Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) for perioden 2011-2015. Planen setter en felles ramme for hvordan vi leder og driver PDMT og bidrar til å understøtte Politidirektoratets hovedmål for den samme perioden. Samtidig vedtok PDMT nye kjerneverdier for virksomheten. Verdiene handlekraft, engasjement og lagånd gir uttrykk for et felles fundament for hva slags kultur vi skal ha i PDMT. Det er verdier alle skal kunne kjenne igjen og skape stolthet, begeistring og entusiasme. Etaten skal ha fokus på den operative virksomheten og PDMT kan gjennom gode råd, veiledning og støtte bidra med å spare og effektivisere der det er mulig. Men vår virksomhet skal først og fremst være tuftet på en realisering av våre verdier til det beste for våre brukere og publikum. En prosess for anskaffelse av nye lokaler i Oslo ble sluttført i 2011. Kontrakt forventes å bli underskrevet i begynnelsen av 2012, med antatt flytting i 2013. PDMT er en organisasjon i vekst, og nye felles lokaler vil gi bedre muligheter for samhandling og kompetansedeling i organisasjonen. For øvrig ble 2011 igjen et år der PDMT leverte produkter og tjenester til politietaten i bøtter og spann i både stort og smått. Vi startet utrulling av nytt driftskonsept for IKT i politietaten, det såkalte D#2. Vi startet prosessen med å opprette to redundante datasentre, som skal trygge driften av politiets IKT-systemer. Vi bidro i oppbyggingen av straffesaksprogrammet, som skal sørge for at politiet får moderne informasjonssystemer som støtter dagens og fremtidens behov. Og vi inngikk nye bilavtaler for norsk politi, med mye medieomtale både underveis i prosessen og ved tildeling av kontrakter. Vi og våre tjenester og leveranser er blitt mer og mer etterspurte; også fra flere kunder utenfor etaten som ønsker vår bistand. Det er både hyggelig og gledelig, men vår prioritet vil alltid være hos politiet. En lang rekke andre leveranser kan du lese mer om senere i årsmeldingen. Men la meg bare nevne den spennende milepælen som ble nådd da PDMTs nettbutikk fylte 10 år i 2011. Dette er landets første offentlige nettbutikk, og i jubileumsåret kom det flere nyheter. PDMT og hele politiet er fortsatt preget av hendelsene 22.07.2011. PDMT gjorde en stor innsats på mange områder, blant annet forsyning av materiell, utvikling av eget webkart for Utøya, håndtering av samband og IKT under hendelsen, og tiltak for å sikre publiseringsløsning for internett i tiden etterpå. Jeg er stolt over hva PDMTs medarbeidere gjorde både i denne viktige perioden og gjennom hele året 2011 for å bidra til et tryggere samfunn for alle. Engasjert hilsen Lars Henrik Bøhler Direktør
pdmt 4 pdmt Politiets data- og materielltjeneste Gjennom våre produkter og tjenester skal vi bidra til å øke politiets evne til å bekjempe kriminalitet. Slik er PDMT med på å bidra til et tryggere samfunn. PDMT er et særorgan i politietaten. VI leverer produkter og tjenester til politiet, og er en viktig bidragsyter til politiets samfunnsoppdrag: å forebygge og bekjempe kriminalitet. PDMTs produkter og tjenester har om lag 12000 brukere i politiet i 27 politidistrikt og sju særorgan. I tillegg benytter også Tollvesenet, Kriminalomsorgen og Den høyere påtalemyndighet seg av PDMTs tjenester. PDMT leverer blant annet uniformer til ansatte i kriminalomsorgen. Direktør Lars Erik Bøhler la Juridisk Anskaffelser Sikkerhet Avdelingsdirektør Jan Westbye Vi bidrar til effektive og korrekte anskaffelser og rådgir politidistrikt og særorgan ved lokale anskaffelser. Avdelingen er også politiets kompetansemiljø innenfor informasjonssikkerhet. IKT Avdelingsdirektør Per Håvard Pedersen IKT-avdelingen utvikler, drifter og forvalter mer enn 100 IKT-systemer i politiet. fellesfunksjon Kommunikasjon Avdelingsdirektør Espen Strai Avdelingen har ansvar for intern og ekstern kommunikasjon, og bruker kommunikasjon som virkemiddel for å nå PDMTs mål. Materiell Avdelingsdirektør Signe M. Amundsen Materiell-avdelingen anskaffer og leverer materiell av høy kvalitet til politietaten, blant annet kjøretøy, uniformer våpen og verneutstyr. Virksomhetsområde Stab og administrasjon Avdelingsdirektør Anita Wattum Avdelingen har ansvar for økonomi, personal og intern service i PDMT Eiendom, bygg og anlegg (EBA) Avdelingsdirektør Erik Trehjørningen EBA bistår etaten! i forvaltning og anskaffelse. Avdelingen gir også juridisk og teknisk rådgivning i forbindelse med leieavtaler, flytteprosesser og nybygg. Samband Avdelingsdirektør Knut Henriksen PDMTs sambandsavdeling har ansvaret for at politiet alltid har en tilgjengelig og funksjonell sambandsløsning. PDMT står også for utbygging og drifting av Nødnett i politiet.
0.9% Kommunikasjon PDMT hadde en disponibel budsjettramme i 2011 på 901,3 millioner kroner. Denne besto av tildelt budsjettramme fra Politidirektoratet på 783,7 millioner kroner, Overskridelsesfullmakter fra andre kapitler på 17,4 millioner, merinntekter på 96,1 millioner kroner som i hovedsak er inntekter fra salg av materiell og rådgivning, samt refusjoner på 4,1 millioner kroner. 5 Økonomi Vignett Aktiviteten for PDMT i 2011 hadde et kostnadsnivå på 878,5 millioner kroner. Mindreforbruket i forhold til disponibel budsjettramme er i hovedsak knyttet til prosjekter finansiert av øremerkede midler. 5.0% Samband 2.7% JAS 1.6% EBA Drift og forvaltning 525,5 millioner kroner PDMTs ordinære aktivitet skal sørge for kostnadseffektive tjenesteleveranser med høy kvalitet innenfor hovedvirksomhetsområdene IKT, samband, materiell og logistikk, anskaffelser og bygg og anlegg. Figuren under viser andel av kostnadene fordelt på de ulike virksomhetsområdene/ fellesfunksjonene: 21.6% Materiell/salg 57.2% IKT! 10.9% Administrasjon 0.9% Kommunikasjon 20% Øvrige prosjekter 25% PASS-produksjon 2% Rammeavtale nasjonalt ID-kort 14% SIS II 4% Skuddbeskyttende kjøretøy 7% Risikoreduserende tiltak 1% Oppslag sentrale registrerte Forvaltningsoppgaver øremerket finansiering 29% D#2 (IKT-infrastruktur) Utviklingsprosjekter øremerket finansiering Forvaltningsoppgaver øremerket finansiering Øremerkede midler: 352,9 millioner kroner PDMT utfører både forvaltningsoppgaver og utvikling av nye produkter/- tjenester som finansieres gjennom øremerkede tildelinger fra Politi direktoratet. I 2011 har det vært 2 store utviklingsprosjekter; ny infrastruktur for etaten og SIS II. Oppgaver av mer forvaltningsmessig karakter er produksjon av pass, drift av mobil voldsalarm og risikoreduserende tiltak. 5% Mobil voldsalarm økonomiske nøkkeltall* Drift og forvaltning Øremerkede oppgaver Totalt 2010 Totalt 2011 Brutto kostnad 525 503 352 946 777 335 878 448 Salgsinntekt 87 828 8 329 80 792 96 157 Refusjoner 4 096 3 426 4 096 20% Øvrige prosjekter Netto kostnad 433 579 344 617 693 117 778 196 25% PASS-produksjon 2% Rammeavtale nasjonalt ID-kort Mindreforbruk 3 52 22 539 57 673 22 891 14% SIS II *PDMT hadde en disponibel budsjettramme i 2010 på 834,9 millioner kroner. Denne besto av tildelt budsjettramme fra Politidirektoratet på 711,2 millioner kroner, Overskridelsesfullmakter fra andre kapitler på 37,0 millioner kroner, merinntekter på 77,2 millioner kroner som i hovedsak er inntekter fra salg av materiell og rådgivning samt refusjoner på 9,5 millioner kroner. Aktiviteten for PDMT i 2010 hadde et 4%! Skuddbeskyttende kostnadsnivå kjøretøypå 777,3 millioner kroner. Mindreforbruket i forhold til disponibel budsjettramme er i hovedsak knyttet til prosjekter finansiert av øremerkede midler. 7% Risikoreduserende tiltak Utviklingsprosjekter øremerket finansiering 1% Oppslag sentrale registrerte Forvaltningsoppgaver øremerket finansiering
6 Organisasjonen
7 Handlekraft, engasjement og lagånd Verdier Handlekraft, engasjement og lagånd er de nye kjerneverdiene for PDMT. De gir uttrykk for et felles fundament og hvilken kultur vi skal ha i PDMT. Dette er verdier alle skal kjenne igjen og skal skape stolthet, begeistring og entusiasme. Ny strategi PDMT har utarbeidet en ny strategi for perioden 2011-2015 med fem satsningsområder. Fokusområdene i 2011 har vært serviceorientering og styring og kontroll. Strategien følges opp og blir konkretisert gjennom årlige virksomhetsplaner som beskriver resultatmål. Nye lokaler Det ble gjennomført en anbudskonkurranse for å skaffe nye lokaler for PDMT i Oslo. Det er planlagt flytting i 2013. PDMT er i dag lokalisert på Jaren på Hadeland og på Majorstua i Oslo. Grønn stat I 2011 etablerte PDMT et virksomhetsstyringssystem som også omfatter bedre styring av utviklingen mot Grønn stat. Dette skal brukes til å bygge kompetanse og bevisstgjøre ansatte. Det blir også bedre oppfølging av energiforbruket i organisasjonen. Traineeordning PDMT er godkjent som lærebedrift. I 2011 har PDMT hatt to lærlinger, én innen kontor- og administrasjonsfaget og én fra IKT servicefaget. Mangfold PDMT har fokus på mangfold i mange sammenhenger. Det legges til rette for at medarbeidere skal stå i jobb så lenge som mulig. Arbeidet skal legges til rette for ulike livsfaser og det er inngått ny IA-avtale mellom partene. PDMT har utarbeidet en egen veileder for å rekruttere søkere med annen etnisk bakgrunn. I 2011 hadde PDMT 19 medarbeidere med bakgrunn fra andre land enn Norge. Visjon Vi bidrar til et tryggere samfunn Våre verdier: Handlekraft Engasjement Lagånd fakta PDMT har totalt 289 faste stillinger ved utgangen av året. Av disse er seks politistillinger. I 2011 utlyste PDMT 36 stillinger og 25 ble besatt. Det ble arrangert tre introduksjonskurs for nyansatte. Kvinneandelen i PDMT er på 37 prosent. Sykefraværet i 2011 var på 4,2 prosent.
8 virksomhetsområde ikt IKT
9 Politiets IKT-systemer Støtte til kundene I inneværende år har det vært stort fokus på prosessforbedringer og tilnærming til ISO 9001 og 7001. Alt med formål om enda bedre kvalitet for å styrke kundetilfredsheten, samt styring og kontroll i alle ledd. Utviklingsavdelingens to største faggrupper ble reorganisert i fem nye grupper. Dette ble blant annet gjort for å gi den enkelte gruppe et tydeligere og spissere ansvarsområdene. Blant annet ble det opprettet egne grupper for både Support og Test. Ny teknisk infrastruktur til politet PDMT leder arbeidet med fornyelse av politiets tekniske infrastruktur (operativsystem, nettverk, fysisk utstyr etc), kalt Driftskonsept 2 eller D#2. Dette arbeidet er et nødvendig løft for å sikre at politiet har stabile IT-løsninger med høy sikkerhet, tilgjengelighet og kapasitet. I løpet av 2011 har mer enn 5 200 personer i politiet tatt i bruk en ny teknisk plattform. Prosjektet har også tilrettelagt applikasjoner og systemer i henhold til mandat. Arbeidet med å utvide løsningen til å ta i mot resten av politiets brukere startet i 4. kvartal 2011 og vil fortsette inn i 2012. Rett over nyttår skal om lag 4 000 brukere fra andre politidistrikt over på ny infrastruktur. Straffesakssystemer I 2010 startet Politidirektoratet et forprosjekt for å fornye politiets straffesakssystemer. PDMT bistår i dette arbeidet. Samtidig blir dagens straffesakssystemer vedlikeholdt, og to ganger årlig kommer nye versjoner som inneholder endringer i forhold til ønsker og krav fra eiere og brukere. De nye versjonene ivaretar endringer både for politi- og lensmannsetaten, den høyere påtalemyndighet, politiets særorgan og Spesialenheten for politisaker. Automatisk trafikkontroll (ATK) er en del av straffesaksporteføljen og er oppgradert i forhold til nye prikktildelingsregler fra 1. juli. Oppdateringer Indicia er politiets felles etterretningsverktøy, og informasjonen i løsningen er tilgjengelig for politiet på tvers av distrikter. I 2011 ble løsningen oppgradert til å kunne visualisere utvalgte data i web-kart. En egen telefoniløsning er også forbedret. Formålet med telefoni er å standardisere og samkjøre politiets henvendelser til teletilbyder, slik at det ikke blir sendt parallelle begjæringer om trafikkdata fra flere driftsenheter. Politiets hjemmeside www.politi.no er oppdatert, og mulighetene for anmeldelser på nett er noe forbedret. Politiets system for å administrere av turnus- og tjenestelister som gir oversikt over disponering av personellressurser, er under innføring i en ny oppgradert versjon med forbedret/forenklet funksjonalitet. Web-kart Politiets operative system er sammen med kart noen av de viktigste løsningene operasjonssentralene i politidistriktene benytter. Disse fikk ny funksjonalitet i løpet av året, samtidig som også web-kart ble oppgradert. Grensekontroll PDMT forvalter løsningene som skal sikre grensekontroll. Dette omfatter blant annet løsninger for å søke om ID-dokumenter som pass, oppholdstillatelse og grenseboerbevis. PDMT drifter også biometrikiosk med kamera, fingeravtrykksopptaksenhet og signaturpad for opptak av biometri, i tillegg til skanner for å skanne inn foto for de som ikke kan opptas i biometrikiosk. Norge er en del av Schengen-samarbeidet og følger de føringer og krav som kommer fra EU/-Schengen. Det sentrale prosjektet Schengen Information System (SIS II) har lagt bak seg et meget travelt år med utvikling og test av en ny sentral løsning. Parallellt med utviklingen av den sentrale løsningen har alle medlemsstatene jobbet i parallellt med utviklingen av sine nasjonale SIS II-løsninger. Norge har gjennomført alle nødvendige tester i inneværende år og er i rute, men ytterligere arbeid vil pågå sentralt i Brussel og i de enkelte medlemsland i hele 2012 før nye versjoner kan tas i bruk. fakta PDMT har ansvaret for politiets landsdekkende IKT-infrastruktur, herunder ansvar for å sikre at politiets datanettverk har tilstrekkelig kapasitet. PDMT forvalter mer enn 100 IKT systemer, og mange av dem er avgjørende for hvordan politiet skal kunne gjøre jobben sin. Det er registrert i overkant av 18 000 brukere i politinettet. PDMT sikrer en effektiv brukerstøttefunksjon for avtalte IKT-løsninger. Det ble totalt registrert 27 244 henvendelser til brukerstøtte i 2011. Det er en minimal økning i forhold til 2010, da det ble registrert 26 796 henvendelser. PDMTs IKT-avdeling har 155 ansatte.
10 materiell
11 Funksjonelt og sikkert utstyr til norsk politi Politibiler PDMT inngikk i 2011 tre nye bilavtaler for norsk politi. Volkswagen Passat med firehjulstrekk og automatgir som vanlig patruljebil. Mercedes Benz Vito som lett transportkjøretøy. Mercedes Benz Sprinter som tungt transportkjøretøy. Tildelingen er basert på at bilene tilfredsstiller de krav som ble stilt i forkant. Økonomi, sikkerhet og funksjonalitet er blant disse kriteriene. Gassvåpen PDMT har anskaffet nytt gassvåpen til politiog lensmannsetaten i tett samarbeid med brukergruppen i etaten. Bestilling av våpen skjer i PDMTs nettbutikk. Politihøgskolen er ansvarlig for å gjennomføre opplæring i bruk av de nye våpnene før de blir tatt i bruk. Nye funksjoner i nettbutikken PDMTs nettbutikk er landets første offentlige nettbutikk, og har vært i drift i ni år. I 2011 kom det flere nye funksjoner i nettbutikken for å forenkle hverdagen for brukerne. Nettbutikken fikk en grafisk ansiktsløftning med enklere brukergrensesnitt og ny design. I 2011 ble det også lagt til funksjoner som gjør det mulig å bestille politibiler og MC via nettbutikken. Prosessforbedring I 2011 har PDMT også hatt en positiv utvikling av materielleveranser til etaten. Det er ikke restanser på rammeavtaler, og det arbeides mer proaktivt og med fokus på kvalitet og prosessforbedringer. Dette bidrar til at PDMT kan være leveransedyktig og levere rett produkt til rett tid. Samarbeid med Forsvaret PDMT og Forsvarets logistikkorganisasjon har hatt faste samarbeidsmøter for å planlegge felles anskaffelser i 2011. Samarbeidet inkluderer også Oslo politidistrikt når det gjelder anskaffelser til spesialstyrkene i Forsvaret og Politiet. Politiet benytter også Forsvaret til all destruksjon av ammunisjon og våpen. Kler opp politistudentene Hver høst leverer PDMT uniformer til studentene på Politihøyskolen. I 2011 ble 717 studenter utrustet. Logistikken er krevende, men med PDMTs nye lager på Jaren ble oppdraget effektivt gjennomført. fakta PDMT leverer uniformer, trafikk- og kriminalteknisk materiell, kjøretøy, våpen og annet vernemateriell av høy kvalitet til 15 000 brukere. PDMTs nettbutikk har omlag 220 unike besøk på hverdager, noe mindre i helgene. Det registreres og håndteres i gjennomsnitt 100 ordre daglig. 98 prosent av disse pakkes og sendes fra PDMTs lager på Jaren. Polititjenestemenn kan velge mellom totalt 4 900 produkter i nettbutikken.
12 Vignett samband samband Fra analogt til digitalt Nødnett I 2011 har PDMT påbegynt jobben med å bygge ut politiets del av Nødnett til hele landet etter at Stortinget før sommeren besluttet full utbygging. Arbeidet skal etter planen gå over flere år og består hovedsaklig av teknisk koordinering og implementering av nytt kommunikasjonsutstyr på operasjonssentralene. I tillegg håndterer PDMT programmering og utrulling av nye politiradioer. Brukerne som i 2010 tok i bruk nødnett i forbindelse med prøveprosjektet, melder om gode resultater og gir positive tilbakemeldinger på løsningen. PDMT har i 2011 forberedt neste fase i utbyggingen av digitalt nødnett. I 2011 driftet PDMT følgende brukere i Nødnett: Politidistriktene, Politiets sikkerhetstjeneste PST, Utrykningspolitiet UP, Kripos, Økokrim, Politiets utlendingsenhet PU, Norges Bank, Stortingets Biltjeneste og Departementenes biltjeneste. fakta 10 kontrollrom med 60 operatørplasser driftes i Nødnett. 5000 politiradioer driftes av PDMT i nødnett. 8000 analoge politiradioer driftes av PDMT.
13 sikkerhet Holdningsskapende arbeid Informasjonssikkerhet PDMT er politiets ledende kompetansemiljø innen informasjonssikkerhet. I 2011 har PDMT gjennomført en rekke tiltak innen holdningsskapende arbeid, både i PDMT og innen etaten. Et av flere tiltak er Politiets nasjonale sikkerhetsdag, som PDMT arrangerer i samarbeid med Politidirektoratet. Satsningsområde Arbeidet med sikkerhet er et satsningsområde i PDMT. I siste halvår av 2011 startet arbeidet med å få en ny arbeidsform i avdelingen i forbindelse med innføring av nytt styringssystem for informasjonssikkerhet (ISMS). Det er opprettet en ny funksjon som Leder av Informasjonssikkerhet (LIS), som rapporterer direkte til direktøren. Leder av Informasjonssikkerhet ble ansatt høsten 2011, og starter arbeidet tidlig i 2012. Respons team PDMT fikk i 2011 oppgaven med å lede etableringen av Computer Security Incident Response Team (CSIRT) for justissektoren. Arbeidet ble innledet høsten 2011. fakta PDMTs bistår og rådgir politidistrikter og særorgan ved spørsmål om informasjonssikkerhet. PDMT samarbeider med andre kompetansemiljøer innen informasjonsikkerhet, som Datatilsynet og Nasjonal sikkerhetsmyndighet.
14 juridisk og Anskaffelser
15 Profesjonalisering og effektivisering av prosesser Omfattende anskaffelsesprosesser PDMT er politiets ledende kompetansemiljø innen offentlige anskaffelser, og har gjennom ført flere omfattende anskaffelsesprosesser. I 2011 ble det blant annet inngått nye rammeavtaler for politibiler, telefoni og konsulent avtaler for utvikling og fornyelse innen IKT. Innkjøpslederne gir også rådgivning til politidistriktene i deres lokale anskaffelser. Telefonitjenester PDMT inngikk kontrakt med Ventelo for levering av telefonitjenester til norsk politi. Dette er en viktig avtale for norsk politi og vil berøre alle ansatte. I avtalen er det også lagt inn ny funksjonalitet som gjør at brukerne vil oppleve positive nyvinninger. Avtalen har en verdi på rundt 200 millioner kroner og en varer i to år. Avtalen omfatter Politidirektoratet med alle underliggende etater, Kriminalomsorgen, Domstolsadministasjonen og Den høyere påtalemyndighet. Dette utgjør om lag 10 000 mobilabonnenter og 1000 abonnementer på fasttelefoni. Ny innkjøpshåndbok PDMT har utarbeidet en ny innkjøpshåndbok. Denne ble gjennomgått på politiets nasjonale innkjøpsdager, en todagers samling for innkjøpere i etaten. Flere henvendelser til juridisk avdeling Det var en markant økning i antall henvendelser og oppdrag til juridisk avdeling i 2011. Juridisk avdeling gir råd innen offentlig anskaffelse, eiendom og bygg og på spørsmål av generell juridisk karakter. EU direktiv PDMT har jobbet for at et nytt EU-direktiv for anskaffelser skulle bli tatt i bruk og har fortsatt arbeidet med å implementere direktivet. Endringene i direktivet vil få betydning for tilretteleggelse av fremtidige anskaffelser i politiet. fakta Anskaffelser 42 kontrakter ble signert. 33 av de signerte prosessene ble overlevert til drift. 34 er fortsatt pågående prosesser i 2012.
16 Eiendom, bygg og anlegg Effektiv og økonomisk bygg- og e Tjenestemenyen I løpet av 2011 har PDMT levert rådgivningstjenester til samtlige politidistrikt i landet. Vi videreutvikler hele tiden vår spesialkompetanse på rådgivning og i 2011 er vår tjenestemeny til politietaten ytterligere forbedret. Miljøledelse Også politietaten har fokus på miljø. Politidirektoratets mål er at politi- og lensmannsetaten skal redusere det totale energiforbruket med 20 prosent. For å bidra til dette målet har PDMT i 2011 bistått etaten med å utarbeide lokale energiplaner og etablert egen rapporteringsrutine for måloppnåelse. Veiledere Våre veiledere er viktige verktøy i arbeidet med å sikre effektiv og økonomisk bygg- og eiendomsforvaltning. I 2011 har vi videreutviklet og bearbeidet flere veiledere og maler som går inn i vår tjenestemeny. Prosessveilederen for anskaffelse av nye leiekontrakter er bearbeidet og tatt i bruk med gode resultater. PDMT vil anbefale denne som politiets beste praksis på området. PDMT har i løpet av året samarbeidet med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) om utvikling av tilsvarende veiledere for andre offentlige leietagere. Veileder i behovs- og romprogrammering er ferdigstilt og bidrar til at politi- og lensmannsetaten planlegger for et korrekt og effektivt arealbehov. Veileder for gjennomføring av flytteprosesser er aktivt i bruk og oversendes stadig flere brukere. Byggeprogram Sammen med Statsbygg og representanter fra politidistriktene har vi fortsatt arbeidet med å utvikle et nytt byggeprogram på funksjonsnivå. Dette skal legge føringer for valg av tekniske løsninger for politispesifikke arealer. Mulighetsstudier PDMT har også i 2011 fortsatt arbeidet med å gjennomføre studier som avdekker innsparingspotensialer både på lokalt og distriktsnivå, også benevnt mulighetsstudier. PDMT har gjennomført en lokal studie i Vestoppland politidistrikt og ferdigstilt en mulighetsstudie for Politihøyskolen. Politiet er en av de offentlige etatene i Norge som disponerer mest arealer. Erfaringene fra fakta PDMT er et kompetansesenter innenfor byggeprosjekter, husleieavtaler og daglig forvaltning av politihus, politistasjoner og lensmannskontorer. Bistår politi- og lensmannsetaten i anskaffelse av eiendom, bygg og anlegg. Bistår politi- og lensmannsetaten i forbindelse med juridisk og teknisk forståelse av leieavtaler, flytteprosesser osv. PDMT fikk ca. 1000 forespørsler om rådgivning innen eiendom, bygg og anlegg i 2011. PDMT tilbyr rådgiving til 420 lokasjoner. PDMT bidrar til effektiv forvaltning av om lag 600 000 kvadratmeter bygningsmasse i politiet.
17 iendomsforvaltning i politiet studiene viser at arealbehovet i politiet bør kunne reduseres og at det er et stort innsparingspotensiale. Resultatreform PDMT har også i 2011 bistått Politidirektoratet (POD) i arbeidet med den videre behandlingen av delutredningen Distriktsstruktur i politi og lensmannsetaten. Det er tidligere foretatt en omfattende registrering av datamateriale som har betydning for kostnader knyttet til eiendom, bygg og anlegg. Geografiske analyser og beregninger kombinert med innsamlede data og foreliggende datasett, samt avklarte forutsetninger med POD, har bidratt til å gi grunnlag for å angi konsekvenser og teoretiske potensialer innen EBA-området. Konkrete gevinster PDMT har også i 2011 hatt fokus på måleindikatorer for eiendom, bygg og anlegg. Dette har konkret ført til redusert arealbruk og lavere kostnader innenfor områdene leiekostnad, energi, og renhold. PDMTs tjenestemeny innen eiendom, bygg og anlegg 1. Anskaffelse av renholdstjenester for distriktene. 2. Analyse og gjennomgang av eksisterende leieavtaler. 3. Maler som er konkurransegrunnlag for anskaffelser, husleiekontrakt og drift. 4. Geografiske informasjonsstudier som støtte for lokaliseringsvurderinger. 5. Generell rådgivning i byggeprosjekter fra utledning av behov til innflytting. 6. Veiledning i ledelse av flytteprosesser. 7. Mal og veiledning ved behovs- og funksjonsanalyser. 8. Rammeavtale for elektrisk kraft. 9. Energiovervåkning og kartlegging av energiforbruk i distriktet. 10. Generell juridisk, merkantil og teknisk rådgivning i forbindelse med anskaffelser innen eiendom, bygg og anlegg. 11. Rådgivning i valg av tekniske løsninger for politispesifikke arealer. 12. Rådgivning i strategisk planlegging og utarbeiding av virksomhetsplaner for eiendom bygg og anlegg i politidistriktene. 13. Mulighetsstudier for å avdekke innsparingspotensiale i distriktene.
18 Kommunikasjon Et virkemiddel for å nå våre mål Konsolideringsåret 2011 I 2011 var det et strategisk fokus å konsolidere og styrke stillingen som en sterk faglig avdeling i PDMT. Det innebar blant annet forankring og videreutvikling av konsepter som ble innført i 2010, ikke minst de elektroniske kommunikasjonskanalene. Samtidig ble kommunikasjonspolitikken revidert. Et eget arbeid ble gjort for å sikre målrettet struktur på avdelingens tekniske hjelpemidler. Hektisk medieår Flere anskaffelsesprosesser i 2011 ble gjenstand for mye medieomtale, særlig prosessen med å skaffe nye bilavtaler og ny avtale for telefonitjenester. Men også på mange andre områder fikk PDMT medieomtale, blant annet knyttet til fornyelse av IKT-infrastruktur, mobil voldsalarm, videre utrulling av digitalt nødnett og det nye straffesaksprogrammet. I 2011 ble det et rekordår med hensyn til antall mediehenvendelser. Dette skyldtes ikke minst tema knyttet til terrorhendelsen 22. juli. PDMTs kommunikasjonsavdeling deltok også i Politidirektoratets evaluering av egen innsats i forbindelse med terrorhendelsen innenfor området kommunikasjon. Et fremtidsblikk Den årlige PDMT-konferansen for alle ansatte i PDMT ble gjennomført 12. januar 2012, der gjester fra inn- og utland bidro til å belyse temaet fremtid på ulike måter. Årets konferanse fikk navnet Horisont. Målsettingen var å synliggjøre muligheter og gevinster for etaten, samt evnen til å levere fremtidsrettede løsninger. Utveksler erfaring Høsten 2011 gjennomførte avdelingen en befaring hos Londons Metropolitan Police Service (MPS), der det ble etablert nye kontakter. Samtidig fikk vi innsikt i erfaringene britisk politi har gjort med opptøyene sist sommer, offentlige kampanjer og planlegging av sikkerhet for OL i 2012. Besøket førte senere til oppstart av samarbeid på flere områder. Kommunikasjonsavdelingen har også Skrevet flere artikler til fagblader. Tilrettelagt for besøk i våre lokaler på Jaren, blant annet fra NRK, lokalpolitikere og Rotary Club. Forbedret og relansert felles bildearkiv. Laget presentasjonsmateriell og en rekke informasjonsbrosjyrer. Forbedret interne kommunikasjonskanaler. Etablert elektronisk nyhetsbrev knyttet til flytting i nye lokaler i Oslo. fakta Kommunikasjonsavdelingen skal Synliggjøre betydningen av kommunikasjon som strategisk verktøy i PDMT. Bidra til at PDMT har en intern åpenhetskultur preget av samhandling, kompetansedeling og samhørighet. Sikre troverdig og forsvarlig kommunikasjon med alle deler av politiet, med eksterne kunder og samarbeidspartnere. Jobbe for at PDMT er en synlig aktør i politietaten som underbygger felles målsetninger og styrker politiets omdømme i befolkningen.
19
Politiets Data- og Materielltjeneste Postboks 8031 Dep NO-0030 Oslo Telefon: 61 31 80 00 Kundeservice: 61 31 80 80 E-post: post.pdmt@politiet.no PDMT - Oslo Sørkedalsveien 27B 0369 Oslo PDMT - Jaren Rognebakken 8 2770 Jaren