Prosjektmandat Evaluering av TSB-fusjonen i Helse Midt-Norge i 2013/2014 Godkjent av: Ledergruppen Helse Midt-Norge RHF Dato: 23. februar 2016
Innhold 1 Prosjektinformasjon og bakgrunn 3 2 Mål for prosjektet 4 3 Prosjektomfang 5 4 Prosjektgjennomføring 11 5 Prosjektorganisering 13 2
1 Prosjektinformasjon og bakgrunn Prosjektnavn: Evaluering av TSB-fusjonen i Helse Midt-Norge i 2013/2014 Prosjektet tar utgangspunkt i «Notat til Ledermøte» for ledermøtet 1. september 2015 fra Stab Mette Nilstad. Evalueringen er forankret i et styrevedtak i Helse Midt-Norge RHF av 20.06.2013, sak 55/13 Omdanning av Rusbehandling Midt-Norge, vedtakspunkt 6; «Styret understreker at hensikten med omdanningen er å styrke tilbudet til mennesker med sammensatte lidelser og styrke samhandlingen med kommunene og private for å sikre integrerte og gode pasientforløp. Styret ber om at administrerende direktør kommer tilbake med en evaluering av fusjonsprosessen, slik det er foreslått i forprosjektrapporten, og vil følge opp dette i den ordinære styringsdialogen.» I forprosjektrapporten står følgende om evaluering; «Fase 4 har også en evaluering i april 2015. Det må settes ned hva en vil evaluere allerede før fusjon. En kan tenke seg at det er nyttig å se på for eksempel endringer i forbruk, utbygging av tilbud (jf. sak 37/12), brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse. Det vil i år bli gjennomført brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse i Rusbehandling Midt-Norge som kan fungere som nullpunkt for senere evalueringer.» I følge notatet til Ledermøtet skal evalueringen ta utgangspunkt i hovedmålsettingene med fusjonen; «Styret understreker at hensikten med omdanningen er å styrke tilbudet til mennesker med sammensatte lidelser og styrke samhandlingen med kommunene og private for å sikre integrerte og gode pasientforløp.» Målsettingene med fusjon er (fra prosjektoppdraget til forprosjektet): Styrke utviklingen av tilbudet til mennesker med sammensatte lidelser. Et økende antall personer med rusavhengighet har samtidig også psykiske og somatiske lidelser. Videreutvikle TSB som selvstendig fagområde, og ivareta det som er bygget opp i løpet av inneværende opptrappingsplan. Overføre kulturelement fra Rusforetaket til øvrig spesialisthelsetjeneste og visa versa. Tilrettelegge for tettere samhandling med kommunenes satsing på rusfeltet Det er tidligere foretatt en intern evaluering av selve prosjektgjennomføringen av omdanningen av Rusbehandling Midt-Norge HF; jf. Evalueringsrapport omdanning av Rusbehandling Midt-Norge HF sak 7/14 i Avviklingsstyret. Deloitte ble valgt som leverandør til å utføre en ekstern evaluering. Oppdraget er en forlengelse av (opsjon til) - Programledelse og sekretariatsfunksjon til arbeidet med regional plan for psykisk helsevern og regional plan for tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelavhengighet, som Deloitte har bistått Helse Midt-Norge RHF med siden mai 2015. 3
2 Mål for prosjektet 2.1 Hovedmål Prosjektet skal evaluere effekten av avviklingen av Rusbehandling Midt-Norge HF med overføring av aktivitet til St. Olavs Hospital HF, Møre og Romsdal HF og Helse Nord-Trøndelag HF, for å se om målene for fusjonen er oppnådd. Målene for fusjonen er beskrevet i kapittel 1 i dette prosjektmandatet. 2.2 Delmål Prosjektet skal evaluere effekten av fusjonen opp mot de formelle prosesser, bevaringsområder og viktige forutsetninger som ble presisert i forprosjektrapporten fra 2013. I tillegg skal man se på utviklingen i tjenestetilbudet før og etter fusjonen. 2.3 Leveransemål Prosjektet skal levere en evalueringsrapport som leveres styringsgruppen. Styringsgruppen skal videre legge frem rapporten til styrene for St. Olavs Hospital HF, Møre og Romsdal HF og Helse Nord-Trøndelag HF som orienteringssak og videre til styret for Helse Midt-Norge RHF som vedtakssak. I vedtakssaken skal styret vedta at evalueringen som styret ba om i styresak 55/13 vedtakspunkt 6 nå er gjennomført og eventuelt vurdere videre hva styret vil gjøre med resultatene fra evalueringen. 2.4 Kritiske suksessfaktorer For å kunne gjennomføre evalueringen på en tilfredsstillende måte på den tid og til det budsjett som er lagt frem i dette mandatet, er Deloitte avhengig av at nødvendig datamateriell, informasjon og dokumenter tilgjengeliggjøres fra Helse Midt-Norge. I tillegg er evalueringen avhengig av at de som blir forespurt stiller på intervju og/eller spørreundersøkelse og svarer åpent og ærlig på spørsmålene som stilles. 4
3 Prosjektomfang 3.1 Evalueringsmetodikk Evalueringen vil bli gjennomført etter følgende metodikk og tilnærming. Temaer avklares mellom ekstern leverandør (Deloitte) og prosjektkoordinator fra Helse Midt-Norge og fastsettes i dette prosjektmandatet. Kriteriene utformes med utgangspunkt i temaene av leverandør i samråd med Helse Midt-Norge. Observasjoner gjøres gjennom dataanalyser, intervjuer og spørreundersøkelser med utgangspunkt i temaer og evalueringskriterier. Vurderingene av observasjoner gjøres opp mot evalueringskriteriene. Observasjoner og vurderinger gjøres kun av Deloitte som ekstern leverandør av evalueringen. Figur 1, Illustrasjon metodikk og tilnærming Omfanget av temaer, kriterier og kilder for observasjoner må tilpasses prosjektets ramme for tidsbruk. 3.2 Temaer fra overordnede mål for fusjonen Basert på de overordnede målene med fusjonen som er beskrevet i kapittel 1 i dette mandatet, samt anbefalingene fra forprosjektrapporten skal følgende temaer være gjeldende for evalueringen: Tjenestetilbud/organisering Fagutvikling og TSB som fagområde Mennesker og kultur Samhandling Under er hvert av temaene beskrevet med undertemaer. Noen av undertemaene er hentet direkte fra forprosjektrapporten. I de tilfellene skal det evalueres hvorvidt og i hvilken grad de konkrete anbefalingene fra forprosjektrapporten er gjennomført/ivaretatt. Evalueringskriteriene vil være knyttet direkte til undertemaene i tabellene under. I kolonnen med kommentarer er det presentert referanse til forprosjektrapporten der dette er aktuelt og/eller nevnt hvilken type kvantitativ data som vil være kilde til evalueringen av det gitte undertema. 5
Tjenestetilbud/Organisering Tabell 1, Undertema Tjenestetilbud Undertema Kommentar Aktivitet Aktivitetsdata (se Tabell 6) Tjenesteforbruk Data om tjenesteforbruk (se Tabell 6) Kvalitet Kvalitetsindikatorer (se Tabell 6) Pasientundersøkelser (se Tabell 6) Kapasitet Kapasitetsdata (se Tabell 6) Legedekning (jfr forprosjektrapporten kap 4.9) Utbygging av tilbudet (jfr sak 37/12) Funksjonsfordeling og pasientforløp i regionen Funksjonsfordeling og pasientforløp i regionen (jfr forprosjektrapporten kap 4.1) Vurderingsarbeid Vurderingsarbeid TSB (jfr forprosjektrapporten kap 4.3) Kostnad Kostnadsdata (se Tabell 6) Organisering i mottakende helseforetak Prosjektrapport mottaksprosjektene fra mottakende helseforetak Organisering i mottakende helseforetak (jfr forprosjektrapporten kap 4.5) Fagutvikling og TSB som fagområde Tabell 2, Undertema Fagutvikling og TSB som fagområde Undertema Kommentar TSB som likeverdig fagområde Regionalt fagledernettverk (jfr forprosjektrapporten kap 4.10) Fagutvikling KoRus Midt-Norge, Lærings- og mestringssenteret og FoU (jfr forprosjektrapporten kap 4.11) Mennesker og kultur Tabell 3, Undertema Mennesker og kultur Undertema Kommentar Brukermedvirkning Brukerutvalg for RMN (jfr forprosjektrapporten kap 3.5) Ivaretakelse av kultur Samarbeid med private aktører, vårmøter/ høstmøter TSB - brukerinvolvering/ ansatteinvolvering, Tillitsvalgte og verneombud,mm Medarbeidertilfredshet Medarbeiderundersøkelse Samhandling Tabell 4, Undertema Samhandling Undertema Kommentar Samarbeid med private, ideelle institusjoner Avtaler med private, ideelle institusjoner (jfr forprosjektrapporten kap 3.6) Samarbeid med kommunene Samarbeidsavtaler med kommunene (jfr forprosjektrapporten kap 3.7 og Tabell 6) Avtaler med kommunene om integreringstiltak (jfr 6
forprosjektrapporten kap 3.8) Integreringstiltak med kommunene (jfr forprosjektrapporten kap 4.7) Antall saker i ASU (se Tabell 6) Samhandling om TSB på tvers av HF Koordinerende funksjon i regionen (jfr forprosjektrapporten kap 4.4) Samhandling med psykiatri og somatikk i eget HF Prosjekt «Integrerte pasientforløp» (jfr forprosjektrapporten kap 4.6) IKT IKT-systemer (jfr forprosjektrapporten kap 4.12) 3.3 Temaer som ikke tas med Det er foretatt en intern evaluering av selve prosjektgjennomføringen av omdanningen av Rusbehandling Midt- Norge HF; jf. Evalueringsrapport omdanning av Rusbehandling Midt-Norge HF sak 7/14 i Avviklingsstyret. Temaer som er evaluert i denne rapporten vil ikke evalueres på nytt. I tillegg er det temaer som fra forprosjektrapporten som ikke er relevant for evalueringen. Disse er listet opp i tabellen under med en kort begrunnelse for hvorfor de er utelatt. Tabell 5, Temaer som ikke tas med i evalueringen Tema Formelle prosesser (jfr forprosjektrapporten kap 3.1) Fordeling av funksjoner og verdier (jfr forprosjektrapporten kap 3.2) Arkiv og arkivlov (jfr forprosjektrapporten kap 3.3) Overføring av ansatte (jfr forprosjektrapporten kap 3.4) Finansieringssystem (jfr forprosjektrapporten kap 4.2) Kommentar Ikke aktuelt for å evaluere effekt av omdanning Ikke aktuelt for å evaluere effekt av omdanning Evaluert i Evalueringsrapport omdanning Rusbehandling Midt-Norge HF Evaluert i Evalueringsrapport omdanning Rusbehandling Midt-Norge HF Ikke aktuelt da dette ikke er endret siden fusjonen, men det henvises til implementeringsprosjektet for endret finansieringssystem 3.4 Dataanalyser Med utgangspunkt i nåsituasjonsbeskrivelsene fra regional plan (fase1-rapporten) vil det gjøres ulike dataanalyser. Datagrunnlaget må utvides fra fase1-rapporten for å inkludere siste oppdaterte tall. For at tallmaterialet skal være relevant for evalueringen, må det minst være tall fra før og etter årsskiftet 2013/2014. Prosjektkoordinator og rådgiver fra SAP skal bistå Deloitte med å fremskaffe nødvendig datamaterialet utover det som ble fremskaffet i forbindelse med regional plan-arbeidet. I den grad tallene er tilgjengelig for 2015 vil disse også inkluderes i evalueringen. Tabell 6, Data som skal fremstilles og analyseres i evalueringsrapporten Kategori Hva Kilde Referanse i regional plan (fase1-rapport) Kvalitetsindikator Ventetid (gj.snitt HMN totalt og fordelt på innleggelser, polikliniske) HelseNorge.no og ventelistedata fra Helsedirektoratet (Nesstar) Figur 7-9 (tom 2014) 7
Kvalitetsindikator Andel fristbrudd HelseNorge.no Figur 10 og 11 (tom 2014) Kvalitetsindikator Andel epikriser sendt ut etter 1 og 7 dager HelseNorge.no Figur 22 - bør kun vise trend for HMN (tom 2014) Kvalitetsindikator Kvalitetsindikator Kvalitetsindikator Brudd på vurderingsgarantien Registrering av hoveddiagnose Pasientundersøkelsene 2013 og 2014 HelseNorge.no Figur 24 (tom 2014) HelseNorge.no Figur 26 (tom 2014) Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Kun beskrevet i tekst Aktivitet Antall pasienter Samdata 2013 Tabell 2 (har kun tall fra 2013 ingen trendtall) Aktivitet Tjenesteforbruk Tjenesteforbruk Tjenesteforbruk Antall innleggelser, oppholdsdøgn og konsultasjoner Antall innleggelser per 10 000 innbygger Antall oppholdsdøgn per 10 000 innbygger Antall polikliniske konsultasjoner per 10 000 innbygger Samdata 2013 Tabell 3 (har kun tall fra 2013 ingen trendtall) NPR Figur 14 (tom 2013) NPR Figur 16 (tom 2013) NPR Figur 18 (tom 2013) Tjenesteforbruk Antall pasienter NPR Tabell 8 (har kun tall fra 2013 ingen trendtall) Kostnad Totale driftskostnader SSB Figur 5 (tom 2014) Kostnad Kapasitet Driftskostnader per innbygger Dekningsrate døgnplasser SSB Figur 6 (tom 2014) Samdata 2013 Figur 20 (tom 2013) Kapasitet Antall døgnplasser per behandlingssted SAP Tabell 10 kan sammenlignes med forprosjektrapporten Kapasitet Dekningsrate personell Samdata 2013 Figur 21 (tom 2013) Samarbeid med kommunene Samarbeid med kommunene Antall saker i samarbeidsorganer (ASU) Innfasing av TSB i HFenes samarbeidsavtaler med kommunene HMN Ikke med i fase1-rapport Det skal sees på TSB representanter i samarbeidsorganer ( ASU) og/eller med i faglige samarbeidsutvalg HMN Ikke med i fase1-rapport 8
3.5 Intervjuer Det planlegges å gjennomføre 18-21 intervjuer i evalueringen. Tabellen under viser hvem som skal intervjues og hvem som skal plukke ut personer til å representere de ulike gruppene. Tabell 7, Planlagte intervjuer Intervjuobjekt Antall Ansvarlig for å plukke ut kandidater Klinikksjefer rusbehandling 3 (en per HF) - Klinikksjefer private ideelle institusjoner 3 (en fra hver institusjon) - Representanter fra psykisk helsevern 3 (en per HF) Fagdirektør i HF-ene Representanter fra somatikk 3 (en per HF) Fagdirektør i HF-ene Ansatt/leder ved Kompetansesenter rus (KoRus) 1-2 hvorav 1 fra forskning Leder av KoRus Seniorrådgiver Terje Haaland v/ St. Olavs Hospital HF, regional Seksjon for analyse og pasientkoordinering (SAP) 1 - Brukere og brukerorganisasjon 1-2 Elise via RBU Brukerorganisasjon 1 Elise via RBU Tillitsvalgte 1-2 Deloitte Representant fra RHF-et 1 Deloitte Intervjuene vil være på 1-1,5 time per intervju. Det vil primært være enkeltintervjuer. Deloitte vil stille to personer på hvert intervju for å kunne ivareta både selve spørsmålsstillingen og referering. Det vil tilstrebes å gjennomføre intervjuene ved fysisk møte gjennom å samle intervjuer på samme sted til samme dag. I de tilfellene hvor det er praktisk uhensiktsmessig å gjennomføre intervjuene ved fysisk møte, vil Lync/Skype eller telefon benyttes. 3.6 Spørreundersøkelser Det planlegges to ulike spørreundersøkelser. Medarbeiderundersøkelse Det ble i 2013 utført en medarbeiderundersøkelse blant alle medarbeidere i Rusbehandling Midt-Norge HF. Tilsvarende undersøkelse (med noen små endringer og presiseringer av spørsmålene) vil sendes ut i forbindelse med evalueringen. Undersøkelsen fra 2013 vil benyttes som et nullpunkt for sammenligning. Medarbeiderundersøkelsen vil sendes til lederne ved rusklinikkene/-avdelingene i St. Olavs Hospital HF (Klinikk for rus- og avhengighetsmedisin), Helse Møre og Romsdal HF (Klinikk for rus- og avhengigheitsbehandling) og Helse Nord-Trøndelag HF (Avdeling for rus og avhengighet), som distribuerer den videre til sine ansatte. Spørreundersøkelse til kommunene Det skal utarbeides og gjennomføres en spørreundersøkelse som sendes ut til alle kommunene i helseregionen Midt-Norge. Undersøkelsen skal gjennomføres ved bruk av QuestBack og vil inneholde 10-12 ulike spørsmål. Kommunene må selv plukke ut person med tilstrekkelig innsikt og kompetanse til å kunne svare på spørsmålene. Personene som svarer bør ha erfaring med samarbeid om rusbehandling med spesialisthelsetjenesten (gjerne både private og offentlige) både før og etter fusjonen. 9
3.7 Andre avgrensninger Rapporten vil ikke komme med forslag til tiltak eller videre arbeid for å oppnå enda bedre effekt av fusjonen Det gjennomføres ikke brukerundersøkelse, som ble nevnt i forprosjektrapporten. Kunnskapssenteret har gjennomført pasienterfaringsundersøkelse i 2013 og 2014 som benyttes til evalueringen Det vil ikke bli gjennomført andre dataanalyser eller observasjoner (intervjuer/spørreundersøkelser) enn de som er nevnt i dette mandatet. 10
4 Prosjektgjennomføring 4.1 Overordnet fremdriftsplan Uke feb mar apr mai Jun Jul Aug 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Fase 1: Oppstart Fase 2: Informasjonsinnhenting Fase 3: Analyse og vurdering Fase 4: Rapportutarbeidelse Fase 5: Styrebehandling Påskeferie Figur 2, Overordnet fremdriftsplan Fasene og milepælene beskrives i påfølgende delkapitler. 4.2 Prosjektfaser og hovedaktiviteter Fase 1: Oppstart (ansvarlig: Deloitte) Oppstartsmøte Avklare mandat og evalueringskriterier Utarbeide spørreundersøkelser Utarbeide intervjuguide og avtale intervjuer Fase 2: Informasjonsinnhenting (ansvarlig: Deloitte) Dokumentgjennomgang Datainnhenting Utsending av spørreundersøkelser Gjennomføring av intervjuer Fase 3: Analyse og vurdering (ansvarlig: Deloitte) Analysere data Analysere spørreundersøkelsene Oppsummere intervjuer Vurdere funn Utarbeide rapportutkast Fase 4: Rapportutarbeidelse (ansvarlig: Deloitte) Utarbeide rapport Levere rapport til styringsgruppe Avslutningsmøte 11
Fase 5: Styrebehandling (ansvarlig: styringsgruppen og prosjektkoordinator fra Helse Midt-Norge) Utarbeide styresaker Legge frem styresak med rapport for HF-ene (orienteringssak) Legge frem styresak med rapport for RHF-et (vedtakssak) Kontinuerlig i prosjektet vil det gjennomføres statusmøter med prosjektkoordinator fra Helse Midt-Norge. 4.3 Hovedmilepæler Tabell 8, Milepæler Dato Milepæl 27.01.2016 Prosjektoppstart 10.03.2016 Utsendelse av spørreundersøkelse og oppstart intervjuer 13.05.2016 Leveranse rapport ferdig 26.05.2016 Styrebehandling St. Olavs Hospital HF (orienteringssak) 01.06.2016 Styrebehandling Helse Møre og Romsdal HF (orienteringssak) 30.05.2016 Styrebehandling Helse Nord-Trøndelag HF (orienteringssak) 12.05.2016 Orientering i AU 13.06.2016 Orientering i RBU 24.06.2016 Orientering i ledermøte 08.09.2016 Styrebehandling Helse Midt-Norge RHF (vedtakssak) Det er ikke satt noe krav fra styret i Helse Midt-Norge RHF om når evalueringsrapporten skal foreligge styret. Prosjektet tar likevel sikte på å gjøre ferdig prosjektet våren 2016, slik at styret kan behandle rapporten i styremøte i starten av september. Hvis det underveis i prosjektet kommer opp noe som gjør at man vurdere det som hensiktsmessig å utsette styresaken, vil dette avgjøres av prosjektets styringsgruppe og Helse Midt-Norges prosjektkoordinator (se kapittel 5 i dette mandatet for prosjektorganisering). 4.4 Avhengigheter mot andre prosjekter og initiativer Regional plan TSB 2016-2020 Regional plan for TSB 2016-2020 legges frem for styret i Helse Midt-Norge 10. mars 2016. Evalueringsprosjektet vil vente med å sende ut spørreundersøkelser og holde intervjuer til planen er behandlet i styret. Tiden frem til 10. mars 2016 benyttes derfor til forankring av mandat, dokumentgjennomgang, forberedelse av spørreundersøkelse og intervjuer, samt datainnsamling og -analyser. Anskaffelsesprosessen TSB Helse Midt-Norge er i gang med en anskaffelsesprosess knyttet til private leverandører av tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). 12
5 Prosjektorganisering Prosjekteier for prosjektet er Kjell Åsmund Salvesen (Fagdirektør i Helse Midt-Norge RHF). Styringsgruppe for prosjektet er ledermøtet i Helse Midt-Norge RHF. Prosjekteier og styringsgruppe skal godkjenne prosjektmandat, samt motta evalueringsrapporten når den er ferdig. Det vil være lite involvering av prosjekteier og styringsgruppe underveis. Evalueringen skal utføres av Deloitte som ekstern leverandør. Fra Deloitte er det Matthias Baaske (prosjektleder) og Ingeborg Tveit Paulsrud (prosjektmedlem) som skal utføre evalueringen. Rådgiver Elise Solheim vil være Helse Midt-Norges fagressurs/ koordinator til Deloitte i forbindelse med evalueringen. Det innebærer blant annet tilgjengeliggjøring av nødvendig dokumentasjon og data som skal benyttes i evalueringen, tilgjengeliggjøring av kontaktinformasjon til de som skal intervjues eller få spørreundersøkelse, informasjon om prosjektet til organisasjonen og koordinering/informasjon til relevante interne møter/ utvalg før styresakbehandling av evalueringsrapporten i HF-ene og RHF-et. Som prosjektkoordinator er Elise Solheim med på utforming av prosjektmandat for å sikre at evalueringen gjøres etter Helse Midt-Norges mål for evalueringen. Prosjektorganiseringen er illustrert i figuren under. Figur 3, Illustrasjon av prosjektorganisering 13