Saksutredning 2P15 C3T 01)i Fra Daglig leder OKH, Inge lauritzen Til Styret iokh Dato 6. mars 2015 Tema : Overdragelse av Lenes Dansesenter til OKH Lenes Dansesenter ved eier Lene Skalleberg henvendt seg med ønske om at OKH overtar driftsansvar for dansesenteret. Hun fremmer samtidig et krav om at senterets eiendeler, dvs, kostymer, dansematter o.a. innløses til en sum av kr 300.000,-. I denne utredningen ser vi nærmere på mulige løsninger og hvilke konsekvenser en eventuell overdragelse vil kunne medføre for Oppdal kulturhus praktisk, økonomisk, administrativt og personalmessig. Til grunn for vurderingene ligger kulturhusets målsettinger og visjoner; VISJON : Oppdal kulturhus skal fremstå som en kulturell, sosial og inkluderende møteplass for publikum og kulturformidlere på tvers av alder og kulturelle ytringsformer. MÅL 1 : Oppdal kulturhus skal tilby et mangfold av aktiviteter og kulturtilbud på lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. MÅL 2 : Oppdal kulturhus skal legge til rette for et sunt og godt oppvekstmiljø for barn og unge, og bidra til en bevisstgjøring av egne kulturverdier. MÅL 3 : Oppdal kulturhus skal bidra til å utvikle Oppdal som reisemål og sikre inntjening ved at lokaler i kulturhuset leies ut til konferanse- og kongressformål, messer, stevner, festivalarrangement mv. Beskrivelse Lenes Dansesenter (LDS) ble startet opp i 1991 av Lene Skalleberg. Hun har siden vært primus motor i en virksomhet som har gitt et populært aktivitetstilbud til barn og unge i Oppdal og Rennebu. På det meste har nærmere 200 personer danset pr semester. Denne våren deltar ca 120 barn og unge fordelt på 13 grupper i dansesenterets tilbud. Øvingene foregår i hovedsak mandag-torsdag 17-20, dvs, til sammen 12 timer pr uke i lokaler i 3. etasje i Installasjonen sitt bygg. Det trenes vanligvis 12 uker i vårsemesteret og 15 uker i høstsemesteret. Fra starten av (1991) delte de lokaler med taekwon-do klubben, og fra 2003 fikk de et eget rom. Dette er på ca 70 m2 med speil langs vegger og golv som er tilpasset aktiviteten. Det er både kontor, garderober, toaletter og venteareal i tilknytning til øvingslokalet.
Tilbudet innen dans i Oppdal er innarbeidet og populært. I volum er det en av de aktiviteter for barn og unge i bygda som samler flest. Dansesenteret har opparbeidet seg et godt rennomme både i og utenom Oppdal. Lene Skalleberg, Jeanette Hansson og andre instruktører og pedagoger som har vært tilknyttet dansesenteret har tilført kompetanse og impulser som har kommet øvrig kulturliv i bygda til gode. Dette har særlig handlet om scenografi og koreografi. Personell Lene Skalleberg har vært leder, instruktør, renholder, syerske, administrator, markedsfører, sekretær, lønns- og faktureringsansvarlig og mye mer i virksomheten. Hun er ildsjel og griinder i egen virksomhet. Hun ønsker nå å trappe ned eget engasjement i virksomheten og ser gjerne at dans fortsetter som et tilbud inn under Oppdal kulturhus. I dag er 4 personer engasjert som dansepedagoger hos LDS. De jobber 3-5 timer pr uke. Tre av pedagogene reiser til Oppdal fra Trondheim. Regnskap 2014 Semesteravgiften er dansesenterets viktigste inntektskilde. I løpet av 2014 tok de inn til sammen kr 477.735 i slik avgift. På individuelt nivå ligger avgiften i dag på kr 1.850. Søsken får 25% rabatt slik at samlet sum for to søsken blir kr 3.250 og for tre kr 4.500. LDS mottar et kommunalt driftstilskudd via Oppdal kulturhus på kr 70.000 pr år. Lønn er som i de fleste andre virksomheter den største utgiftsposten. Til ledelse, administrasjon og dansepedagoger var det knyttet lønn og sosiale utgifter i størrelsesorden 322.650 for 2014. Av øvrige driftskostnader er den største posten husleie og strøm på til sammen kr 107.924. Arrangement, dvs. LDSårlige vårforestilling, hadde kostnader på kr 54.919. I tillegg fulgte utgifter til markedsføring på ca 12.000. 511 besøkende kjøpte billetter til kr 250/150, noe som ga en inntekt på kr 106.550. Regnskap Lenes Dansesenter 2014 Inntekter - Salgs- og driftsinntekter (semesteravgift og billettinntekter) 584.345 - Tilskudd drift 108.000 692.345 Utgifter Varekostnad (i fbm forestilling - kostymer, rekvisita, gjesteinstruktører, lyd, lys, leie kulturhus) 54.919 lønnskostnader 322.650 Driftskostnader (husleie, strøm, honorar, inventar) 161.424 Annen driftskostnad (markedsføring, forsikring, reise) 40.840 Rente og bankkostnader 5.097 584.930 Overskudd 107.415
Gjennom de årene LDS har vært i drift, har de opparbeidet en stor mengde utstyr. Det anslås at det bl.a. kan dreie seg om 1.500-2.000 kostymer. Innkjøpene har vært utgiftsført fortløpende, og det har vært mye gjenbruk av kostymene. Innkjøpsverdi på nye kostymer kommer fort opp i et snitt på kr 200 pr enhet. Romløsning Dansetilbudet som er opparbeidet gjennom 24 år med Lene Dansesenter i Oppdal både bør og kan opprettholdes og videreføres i regi av kulturskolen i Oppdal kulturhus. Både økonomisk og rent praktisk ligger det an til løsninger som gjør dette forsvarlig. Det betyr at vi må foreta endringer og tilpasninger når det kommer til bruk av rom. Dette involverer ungdomsklubben, kulturskolen (musikk, teater), ungdomsskolens musikkundervisning, juniorkorpset, songlaget og dansesenteret. Vi kan få til mer bruk av rom som altfor ofte står tomme. Dette gjelder særlig Aktiviteten (det gamle musikkrommet på ungdomsskolen), Salongen og Samspillet (hhv fremre og bakre del av det gamle biblioteket). I tillegg er Speilsalen, Allsalen og Storsalen aktuelle. Ungdomsklubben benytter Aktiviteten, Salongen og Samspillet til sine aktiviteter mandag og fredag kl 18-22. Det kan de fortsette med, men de må tilpasse seg endret bruk av andre. Vi har imidlertid ønsket rom til ungdomsklubben i andre lokaliteter i sentrum. Dette vil kunne gi ungdommene bedre mulighet til å sette eget preg både på lokaler og klubb. Dersom Ungdomsklubben flytter ut, vil vi kunne få leiekostnader, noe det kan være rom for innenfor eksisterende drift. Kulturskolens musikkundervisning benytter i dag Samspillet til noe øving for samspillgrupper. Teaterundervisningen bruker Aktiviteten og Samspillet til sine øvinger. På kveldstid er Samspillet en gang pr uke i bruk av Oppdal Songlag, juniorkorpsets aspirantopplæring og storband. Songlaget kan fortsette i Samspillet, men både de og de øvrige nevnte kan ta i bruk Salongen eller Aktiviteten som øvingsrom. Endringer her medfører ingen kostnader, men de omtalte aktørene må bytte rom og muligens skyve på noen tidspunkt fra det de har holdt på med tidligere. Oppdal ungdomsskole bruker Samspillet til bandundervisning. De har instrumenter låst inn bak gitterport, samt et lite rom til instrument og utstyr. Vi foreslår å flytte bandutstyr og dermed musikkundervisningen fra Samspillet til Salongen. Vi lager en liten scene på 4 4 m hvor instrumenter som er mest i bruk fast får stå montert, koblet og klar til bruk. Gitterporten i Samspillet demonteres og settes foran scena, slik at instrumenter er innlåst. Scene og flytting av port vil gi oss en mindre kostnad på materialer, men vi tar sikte på å kunne gjøre det meste av arbeidet selv. En positiv effekt av akkurat denne flyttingen er at vi legger en støykilde lengre unna andre avdelinger i huset. Bandvirksomheten på dagtid høres veldig godt i kulturskolens administrasjon. I tillegg bærer lyden også inn i andre avdelinger. På dagtid har ungdomsskolen en mulighet til å benytte Salongen i fbm avvikling av friminutt (storefri). Dette tilbudet kan opprettholdes. Musikklærer og rektor ved ungdomsskolen har signalisert at de er med på de foreslåtte endringene. Samspillet foreslås som hovedrom for dansetilbudet. Rommet tilrettelegges med golvbelegg og speil på sidevegger. Golvbelegget tar Lene med seg fra gamle lokaler, men det må suppleres med noen m2 nytt belegg. Nye speil må monteres. Nåværende gitterport demonteres og erstattes av skyvedører
med speil. Bak nåværende gitterporter anlegges kontorfasiliteter på den delen som er nærmest Salongen. I den øvrige delen lagres utstyr, matter, kostymer o.a. i fleksible hylleløsninger. I tillegg kan Aktiviteten brukes, og dermed tilrettelegges to rom for danseundervisning. Vi vil få utgifter til golvbelegg og speil i begge rom samt kontor-, hylle- og lagringsløsninger i Samspillet. Utenom de to nevnte rommene vil også Allsalen, Speilsalen og Storsalen kunne benyttes. Speilsalen har allerede speil på veggen og golv med svikt. I de to øvrige rommene er man avhengige av transportable løsninger når det kommer til dansematter. Salongen kan brukes som mottaksrom for danseskolen. Her er det også toaletter. De yngste kan ha plass her til å henge fra seg ytterklær. Det kan også være benker, stoler og sittegrupper for foreldre. Både de yngste og de eldste danserne kan benytte garderober med dusjfasiliteter med inngang på sørsiden av huset. Herfra er det lett tilgang videre til alle øvingsrom. Dansepedagoger kan benytte egen personalgarderobe som ligger på samme plan. Her er det også garderobeskap med lås samt dusj. Hovedinngang til danseskolen kan være døra mot ungdomsskolen. Som nevnt over kan man også gå inn via garderobene som har dører mot sør eller via foaje. I forkant av høstsemesteret må alle involverte aktører komme fram til en omforent tidsplan for øvinger og aktiviteter. Administrativ løsning Leieavtalen med Installasjonen AS har tre måneders gjensidig oppsigelse. Den ble sagt opp 28. februar 2015. Rektor ved kulturskolen, Tone Norbeck, vil være administrativ leder for danseskolens tilbud. I en overgangsfase er Lene Skalleberg med som kunstnerisk leder og rådgiver. Foruten tilrettelegging av nytt tilbud i kulturhuset fra september 2015, vil hun ha administrativt ansvar med oppfølging av medlemmer og semesteravgifter, organisering av kostymelager, og ansvar for vårforestillingen 2016. Hun kan også bistå med råd omkring scenografi og koreografi i fbm andre forestillinger som går i regi av avdelinger og aktører ved kulturhuset. Det skrives en arbeidskontrakt for perioden 1. august 2015 til 1. juni 2016. Skalleberg har opsjon på en forlengelse av kontrakten fram til 1. juni 2017 dersom hun finner dette ønskelig. Lene Skalleberg krever kr 300.000 for overdragelse av utstyr og kostymer. Dette innbefatter ca 70 m2 med golvbelegg, dansematter, veggbøyler, 1.500-2.000 kostymer, kontorutstyr m.m. Kulturskolen har i dag ca 190 elever inne på kurs innen bildefag, teaterfag og musikk, så det vil bli en markant økning i volum når 120 dansere kommer i tillegg. For å holde oversikt på danseskolens økonomi, skilles virksomheten ut som eget ansvarsområde i kulturhusets budsjett og regnskap. På sikt kan dans legges inn under ansvarsområde kulturskolen.
Saksutredning omkring mulig overdragelse av Lenes Dansesenter til Oppdal kulturhus Semesteravgiften i regi av dansesenteret er på kr 1.850 pr hode. For kulturskolens tilbud er det snakk om kr 1.100 pr elev. En differensiert pris kan forsvares siden timetallet pr elev er høyere i dansetilbudet enn i musikk. Tilpasning i form av golvbelegg og speil på veggene, krever investeringer i utstyr og arbeid. Dersom dansetilbudet blir en del av kulturhuset vil det bli et inntektsbortfall for kulturhusets storsal, men på den annen side vil det bidra til billettinntekter til huset. Nye elever og deres foreldre vil også kunne gi synergieffekter og inntekter til andre avdelinger i huset. Særlig kino, bad og kafevirksomheten vil kunne yte godt av økt trafikk, men det vil også bli lettere å stikke innom bibliotek samt å eksponere våre tilbud i Storsal og de øvrige avdelinger overfor de som er innom. Investeringer 2015 Dersom endringene skal gjennomføres må vi foreta noen investeringer for å legge til rette for de ulike aktivitetene i de ulike rommene. Det handler først og fremst om en tilrettelegging for danseskolens tilbud, men også for musikkundervisningen kreves investeringer i nye løsninger. Samspillet Speil, sidevegg 160*650 cm, sidevegg 60*650 cm + 100*650 cm = 24 m2 4.000 Skyvedører med speil 900*200 cm 6.000 Golvbelegg 800*100 cm = 8 m2 a 3.000 Kontorløsninger (bord, stol, småsaker) 5.000 Lagerhyller og -lagringsbokser 5.000 - ipad 6.000 Salongen Gitterport 0 - Scene 2.000 Benker, stoler, bord, klesheng 10.000 Aktiviteten - Speil, sidevegg 1100*160 cm = 13 m2 5.000 Golvbelegg 700*800 cm = 56 m2 a 23.000 Sum 69.000 Investeringsutgiftene dekkes i all hovedsak inn over danseskolens drift høsten 2015. Allerede avsatte midler til bygg/drift i kulturhusets budsjett for 2015 vil også kunne benyttes.
Budsjett 2016 Vi har satt opp et utkast til budsjett for et helt driftsår. Basert på tidligere års regnskap og en virksomhet som i sin helhet er lokalisert til kulturhuset, 30101 Regulativlønn 360000 30109 Variable tillegg 0 30201 Vikarer 10000 30209 Variable tillegg vikarer 2000 30904 Gruppelivs- og ulykkesforsikring 6000 30519 Telefongodtgjørelse 5000 30901 Pensjonspremie KLP 59000 30991 Arbeidsgiveravgift 30000 31002 Abonnement 2000 31151 Bevertning 2000 31205 Reiseutgifter etter billag 0 31210 Tjenester vedr lyd og lys 15000 31401 Trykking - kopiering 0 31402 Annonser 3000 31501 Kursutgifter 0 31601 Reise/diett statens satser 0 31703 Reiseutg ikke oppgavepl (tog, buss, fly) 20000 31851 Forsikringer, innbo, utstyr o.a. 3000 31951 Kontingenter - gebyr 3000 31953 Lisenser avgifter 2000 31955 Kopiering 2000 32001 Inventar (hyller, lagerrom, speil m.m.) 5000 32002 Utstyr (inkl PCog programvare) 3000 32005 Materiell, nye kostymer 5000 32305 Vedlikehold, utstyr og inventar 5000 34291 Merverdiavg utenfor mva-loven 10000 35401 Avsetning til disposisjonsfond 64000 Sum utgifter 616000 36001 Semesteravgift 432000 36002 Uteie av kostymer 10000 36291 Billettinntekter 94000 37291 Kompensasjon mva påløpt i driftsregnsk 10000 38801 Overføring fra Oppdal kommune 70000 Prosjektmidler 0 38903 Sponorinntekter (reklameinntekter) 0 Sum inntekter 616000 Sum
Noter: 1 Lønn danseskoleleder 20% stilling, dansepedagoger (4 pers à 5 t å 25 uker) 2 Refusjon til evt tilreisende lærere 3 Tono- og Gramoavgift 4 Elevbetaling - snitt 1800 pr elev pr semester, ca 120 elever i 2 semester = 5 Sats for leie av kostymer i fbrn forestillinger - kr 70 pr plagg å 150 aktører 6 Vårforestilling - 500 besøkende å kr 220 i snitt - 15% billettavgift Oppsummering I volum er danseskolen en av de aktiviteter for barn og unge i Oppdal som samler flest. Vi snakker om tusenvis av ungdommer som har funnet glede i dansen, og flere som også har gått videre og gjort dans til mer enn en fritidssyssel. Lenes Dansesenter har gjennom 24 års aktivitet opparbeidet seg et godt rennomme både i og utenfor bygda. Instruktører og pedagoger som har vært tilknyttet dansesenteret har tilført kompetanse og impulser som har kommet øvrig kulturliv i bygda til gode. Kulturhusets visjon er å være en kulturell, sosial og inkluderende møteplass for publikum og kulturformidlere på tvers av alder og kulturelle ytringsformer. Vi har som mål å tilby et mangfold av aktiviteter og kulturtilbud, og skal videre legge til rette for et sunt og godt oppvekstmiljø for barn og unge. Ved å inkludere danseskolen som et av våre tilbud, så tar vi våre mandat på alvor. Vi kan ikke la danseskolen bare forsvinne som aktivitetstilbud for barn og unge i Oppdal. Vi mener at vi har funnet gode løsninger for å kunne inkludere og videreføre danseskolen som et tilbud underlagt kulturskolen og Oppdal kulturhus. Vi fremmer derfor følgende Forslag til vedtak Tilbudene ved Lenes dansesenter avsluttes i nåværende form og gjenoppstår som et tilbud lagt inn under Oppdal kulturhus KF fra 1. august 2015. Danseskolen blir eget ansvarsområde underlagt rektor Tone Norbeck ved kulturskolen. Lokalene gjøres klar for ny bruk, og ferdigstilles senest 20. august 2015. Semesterstart blir første uke i september 2015. lene Skallebergs får arbeidskontrakt med Oppdal kulturhus som prosjektmedarbeider i 20% stilling fra 1. august 2015 til 1. juni 2016. Hun har opsjon på en evt forlengelse av arbeidsforholdet men da i 15% stilling til 1. juni 2017. Lene Skalleberg tilkjennes kr 300.000 for alt utstyr og alle kostymer som tilhører dansesenteret. Dette utbetales med kr 100.000 fordelt ut over 3 år med første avdrag 1. februar 2016. Det tilkjente beløp trekkes delvis av danseskolens drift ved at det budsjetteres inn en avsetning til dette på kr 50.000 pr år i seks år framover. I tillegg tas kr 50.000 fra våre fondsmidler. Vi havner i et minus på fondsavsetningene i 2018, men dette skal være inntjent igjen ved utgangen av 2021.