SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER HØSTEN 2016 ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL

Transkript

1 Møtested: Møtedato: Onsdag Møtetid: Kl Saksliste 4/16 Stavern menighetsråd INNKALLING Faste medlemmer samt 1. vara innkalles Forfall meldes Kari Dahle Halvorsen, mobil eller Kirkestua SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT SAKNR. 29/16: SAKNR. 30/16: REFERATSAKER UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER HØSTEN 2016 SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT 2016 SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16: SAKNR. 38/16: ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL UTSENDING AV MAIL EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR EVENTUELT SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT INNSTILLING: Referatet fra godkjennes. SAKNR. 29/16: REFERATSAKER -Brev fra MF om pilgrimsled i Vestfold -Håndbok til alle i MR som ønsker det -Himalpartner ang. evt. markering av jorskjelvet for 1 år siden -Mulig å søke Matteus 7,7-fond om midler til ungdomsarbeid (oversendt trosopplærer). -Represnetantskapsmøte i Kirkens SOS- Ingebjørg Hovland representerte Stavern - Referat fra trosopplæringsutvalg, gudstjenesteutvalg, givertjenestekomitè, menighetshuskomitè, menighetsbladkomitè, musikkutvalg, diakoniutvalg, fellesråd, stab INNSTILLING: Referatene tas til etterretning.

2 SAK NR 30/16: Saksbehandling: UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE 1. Søknad fra ekstern arrangør sendes til menighetsrådet v/sogneleder. 2. Menighetsrådets sogneleder: har ansvar for at tilstrekkelige opplysninger; sangtekster, navn på aktører etc., foreligger før søknaden behandles. utarbeider sak for behandling i menighetsrådet, eventuelt saksbehandler selv dersom det foreligger delegasjon fra menighetsrådet. Den respektive stab får saken til uttalelse før behandling. 3. Menighetsrådets vedtak sendes LKFR v/kirkevergen(anita S.Borge) som inngår eventuell kontrakt med leietager og ivaretar rutiner i forhold til betalingssatser, ansatte og ledige lokaler. 4. Menighetsrådets vedtak, eventuelt med kontrakt, sendes søker. 5. Saksbehandlingen skjer i samsvar med Forvaltningsloven. Vedtak skal foreligge skriftlig og grunngis. 6. Etter avtale med MR kan LKFR selv stå som ansvarlig arrangør av konsert og inngå kontrakt med ekstern aktør. Betaling og ansvarsforhold: Ved utleie av kirken gjelder LKFRs betalingssatser. Dersom menighetsrådet ber om det, kan kirkevergen redusere LKFR leietakster. Arrangementer der menighetsrådet er arrangør: Kirkelig fellesråd samtykker i at menighetsrådet kan ta betaling ved kirkekonserter og andre kulturelle arrangementer der menighetsrådet selv er arrangør. Innkreving av inngangspenger, f.eks. ved salg av billetter, bør ikke skje i kirkerommet, men kan f.eks. skje i våpenhuset. Menighetsrådet er ansvarlig for å dekke evt. underskudd og disponerer evt. overskudd. I forkant av hvert arrangement sendes orientering til kirkevergen, som kan trekke tilbake dette samtykke dersom intensjonen om at det skal være menighetens eget arrangement er brutt, eller satsene er uakseptable. Utleie v/private selskap: LKFR får inntektene, men MR har anledning til å tilby tjenester som feks: Servering, pynting, renhold, vask av duker. Her må MR selv sende faktura. Det oppfordres om at man ikke har lokale pengekasser. Ansatte kan leie lokaler til private arrangement til 50% av normal utleiesats. Vedtatt i LKFR møte Vi har ikke sogneleder lenger; dette må rettes i reglement fra Menigheten bør få godtgjøring hvis de skal stå for plakatopphenging osv. Uklart om hvilke leiesatser som gjelder hvis MR arrangerer selv. Søknader bør tas opp i stab i forhold til tid. Prest og organist kan gi råd til MR i forhold til innhold m.m. INNSTILLING: Stavern MR mener at både organist, prest og MR skal være musikk og programansvarlig. Programmet skal være med ved søknad, evt. endringer må underrettes om og godtas underveis..

3 SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING Fått muntlig ja fra prosten om at lysmessa gjelder som kveldsgudstj for des., selv om den kommer i nov. Ønsker dette skriftlig. Enig med Frikirken om sønd. etter påske (oppfølging av Tårnagenter) og andre sønd. i nov. (oppfølging av Lys Våken). Kveldsgudstj. i mars er fastegudstj. INNSTILLING: Stavern MR vedtar planen for fordeling av de 10 søndagene som skal være på kvelden eller i annen menighet. SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER SOMMER/HØST 2016 MND DATO AKTIVITET SAKER TIL MR ANSVAR Juni Juli August Sep tember Okto ber ? MR kl hos Kari Gudstjeneste dåp LOS leie kirken Gudstjeneste nattverd Gudstjeneste dåp Friluftsgudstjeneste med Frikirken kl 1100 Kammermusikk 1900 Baptistkirken leier kirken Berliner Kamerata 2000 Black Sea Don Cossacks Quertetto di Roma Konf.leir Kragerø Moscow Chamber Music Aca Fauna vokalkvintett kl 1900 (Sjømannsmisj.) MR (Kirkestua) Gudstj.natt konf-gullkonf Mus.guds. kl MR Gudstj. nattv Frivillighetsfest kl 1800 Ung.gudstj m Fredtun kl1900 Konf. Sportskap? Forbønnsgudstj. Tanum kl 18 Avslutning med ansatte Oppsummering halvåret Oppstart høst strategiplan Oppsummering valg offerliste Planer vår, budsjett Mat: Kari pynter, deler ut progr., Kaffe: Sj.mannsmisj Kaffe/lunsj mh

4 Nov ember Des ember Gudstj (Lys Våken) Tirsdag MR bededag Gudstj allehelgensdag Gudstj Frikirken kl Julespill barnehagene? Adventverksted kl.1300 Lysmesse kl 1700 MR kl hos Kari Skriftemål? Kl 1030 Avslutning med ansatte Oppsummering høst/året budsjett Kaffe? Kaffe Mat: Kari Diakonidag Kakao Mhus Konsert Rakkestuten 11.12? Julaften 1430 og 1600 Høytidsgudstj 1030 Julesang i kirken kl 1800? Mat: Nyttårsaften kl 1700 INNSTILLING: Stavern MR godkjenner planen (med mulighet for endringer). SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER I henhold til sentralt vedtak økes satsene fra og med året 2016 for godtgjørelse til tillitvalgte i menighetsrådene fra kr til kr pr. år. INNSTILLING: Årlig godtgjørelse til leder av Stavern Menighetsråd økes fra kr til kr Budsjettet for 2016 endres tilsvarende. SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT 2016 TO regnskap 2016 pr. 17/3 Regnskap Stavern Budsjett 2016 Regnskap Fastlønn Vikarer Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikrings KLP - AFP utjevning Gruppeliv- og ulykkesforsikring Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrelatert forbruksmateriell/utstyr/t Fordelte kostnader Annet forbruksmateriell/råvarer og tjenester Matvarer Post, banktjenester Telefon

5 3140 Reklame, informasjon Annonser Gaver i ht. Gavereglement Opplæring, kurs Reiseutgifter - opplæring (ikke oppg.pliktig) Utg./godtgj.for reiser,diett,bil m.v. oppgave Husleie, leie av lokaler og grunn Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Moms generell kompensasjonsordning Til menighetsråd i egen kommune (kun FR) Avsetninger til bundne fond Betaling fra deltakere Refusjon for mva - drift Fra menighetsråd i egen kommune (kun FR) Refusjon fra andre Andre statlige overføringer Overføring fra Larvik kommune Bruk av bundne fond SUM TOTAL INNSTILLING: Stavern MR tar budsjettet til etterretning. Trenger mer midler for å dekke vår del av trosopplærerlønn. SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16 SAKNR. 38/16 ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL INNSTILLING: Tegnepermer og farger til kirken dekkes fra småbarnssang/ torsdagsklubb-konto. Dåpsmateriell som deles ut til foreldre dekkes fra dåpsopplæringskonto. UTSENDING AV MAIL Når det sendes mail til flere, må blindkopi-feltet benyttes til adresser. Dette for å sikre mot spam og virus. Både MR, stab og administrasjonen i R4 må være oppmerksom på dette. EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR EVENTUELT Kaffemat: Tor

6